Pengantar Manajemen

(1)

(2)

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen → kata "to manage“

yang berarti mengatur, mengurus atau mengelola.

Manajemen adalah

suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan

(seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan)

yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui

pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

(3)

PENGERTIAN MANAJEMEN

• Menurut Mary Parker Follet (1997),

• Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain.

• Menurut Nickels, Mc. Hugh & Mc. Hugh (1997),

• Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian

kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya.

• Menurut Siswanto (2009)

• Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan

pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.

(4)

Antara ILMU dan SENI?

• ILMU, karena..

• Penyelesaian masalah dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan rasional, logika, objektif dan cara yang sistematis

• Membutuhkan pengetahuan dan keahlian teknis, diagnostik, dan kemampuan pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah

• SENI, karena..

• Keputusan dibuat dan masalah terpecahkan dengan mempergunakan gabungan intuisi, pengalaman, insting dan pandangan pribadi

• Membutuhkan kemampuan konseptual, komunikasi, interpersonal dan manajemen waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas manajerial

(5)

Perencanaan(Planning)

Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk

mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Pengorganisasian(Organizing)

Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan

lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

Penggerakan(Actuating)

Proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh

seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

Pengendalian & Pengawasan(Controlling)

Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun ada berbagai perubahan dalam

lingkungan yang harus dihadapi.

FUNGSI MANAJEMEN

(6)

Unsur Manajemen

1. Man (Manusia) 2. Material (Barang) 3. Machine (Mesin) 4. Money (Uang) 5. Method (Metode) 6. Market (Pasar)

(7)

Dasar Kemampuan Manajemen

• Teknis

• Keahlian dibutuhkan untuk menyelesaikan atau untuk memahami bidang pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi

• Konseptual

• Kemampuan untuk berpikir abstrak dan melihat organisasi sebagai satu kesatuan unit dan untuk mengintegrasikan dan memberikan arahan sehingga tujuan dapat dicapai

• Diagnostik

• Kemampuan untuk memvisualisasikan respon yang paling tepat terhadap situasi tertentu

• Komunikasi

• Kemampuan baik menyampaikan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain maupun menerima ide dan informasi secara efektif dari luar

• Interpersonal

• Kemampuan untuk berkomunikasi, memahami, dan memotivasi diri maupun tim

• Pengambilan Keputusan

• Kemampuan untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dan kesempatan secara tepat dan kemudian memilih serangkaian aksi yang tepat untuk menyelesaikan masalah dan memperbesar kesempatan

• Manajemen Waktu

• Kemampuan menentukan prioritas kerja, bekerja secara efektif, dan untuk mendelegasikan pekerjaan secara tepat

(8)

Fungsi Operasional Manajemen

• Manajemen Sumber Daya Manusia

• memperoleh SDM yang terbaik bagi organisasi yang dijalankan

• Manajemen Produksi

• menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan

• Manajemen Pemasaran

• berusaha mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan konsumen & bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan

• Manajemen Keuangan

• memastikan bahwa segala kegiatan organisasi yang dilaksanakan mampu mencapai tujuan secara ekonomis (berdasarkan profit)

• Manajemen Informasi

• memastikan bahwa organisasi yang dijalankan tetap mampu terus bertahan dalam jangka panjang dengan menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan.

• Manajemen …

(9)

HIRARKI MANAJEMEN

^`

❖ Manajemen tingkat puncak (Top Management),

• Terdiri dari dirut, presiden direktur/wakil direktur

→ Keahlian yang diperlukan konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen global & manajemen waktu.

❖ Manajemen tingkat menengah,

• Terdiri dari manajer, kepala divisi/departemen/kepala cabang

→ Keahlian yang diperlukan konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu dan teknis.

❖ Manajemen tingkat pertama/supervisi,

• Terdiri dari supervisor, ketua kelompok,

→ Keahlian yang diperlukan: komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu

& teknis.

❖ Manajemen pelaksana,

• Terdiri dari tenaga kerja (Buruh, pekerja bangunan, dll).

→Keahlian yang diperlukan teknis, komunikasi & manajemen waktu.

Piramida Manajemen

(10)

MANAJEMEN PROYEK

Kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan

dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas.

Awal PROSES Akhir

Perbedaan

Operasional dikerjakan untuk menjaga bisnis tetap berjalan Proyek berakhir saat target telah tercapai

(11)

Ciri Pokok Proyek

• Memiliki tujuan khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.

• Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan telah ditentukan.

• Bersifat baru, unik, atau sementara (dibatasi oleh selesainya tugas).

• Nonrutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepajang proyek berlangsung.

11

(12)

Batasan Proyek

• Proyek Engineering-Konstruksi

• Proyek Engineering-Manufaktur

• Proyek Penelitian dan Pengembangan

• Proyek Pelayanan Manajemen

• Proyek Kapital

• Proyek Event

Macam-macam Proyek

(13)

Tahap Siklus Proyek

• Tahap Konseptual dan Inisiasi

• Tahap Perencanaan dan Pemantapan (PP)/Definisi

• Tahap Implementasi

• Tahap Operasi atau Utilisasi

• Tahap Akhir

13

(14)

Manajemen Proyek adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.

14

MANAJEMEN PROYEK

Project Management-Body of Knowledge (PM-BOK)

Batang Tubuh Ilmu Manajemen Proyek

atribut yang berkaitan dengan konsep dan prinsip yang spesifik dari profesi yang bersangkutan

Fungsi PM-BOK menurut Project Management Institue

• 4 Fungsi Dasar

1. Pengelolaan Lingkup Proyek 2. Pengelolaan Waktu/jadual 3. Pengelolaan Biaya

4. Pengelolaan Kualitas atau mutu

• 4 Fungsi Integrasi

1. Pengelolaan Sumber Daya (Manusia dan Non Manusia) 2. Pengelolaan Kontrak dan Pembelian

3. Pengelolaan Resiko 4. Pengelolaan Komunikasi

(15)

Project Management Skills

Leadership

Communications Problem Solving Negotiating

Influencing the Organization Mentoring (menasehati)

Process and technical expertise

Keahlian untuk proyek

- Keahlian Teknis

(Budgeting, Scheduling, Documenting, WBS, Reports)

- Keahlian Sosial

(Leading, Motivating, Listening, Empathising, Problem solving, Negotiation, Politics, Customer Expectation)

(16)

PIMPINAN PROYEK

PM-BOK

(PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE) oleh

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE A.S

(17)

(18)

O R G A N IS A S I D A N P R O S E S P R O Y E K

(19)

Project Stakeholders

Stakeholders

pihak-pihak yang terlibat dalam/ terpengaruhi oleh kegiatan proyek 1. Sponsor proyek

2. Manajer proyek 3. Tim proyek

4. Staf pendukung 5. Pelanggan

6. Pengguna

7. Penyedia/ supplier

8. Oponen terhadap proyek

(20)

Struktur Organisasi

- Functional Organization - Projectized Organization - Matrix Organization

* Strong Matrix

* Weak Matrix

* Balanced Matrix

(21)

- Hirarki

- Birokrasi– Rantai komando

- Setiap departemen mengelola secara mandiri

- Proyek dilaksanakan secara internal dalam departemen - Kepala Departemen sebagai Manajer Proyek

- Proyek lintas fungsi – anggota tim sesuai manajer masing-masing

Functional Organization

(22)

- Manajer proyek memiliki otoritas tertinggi

- Departemen pendukung dapat melapor langsung pada Manajer Proyek - Anggota tim melapor langsung pada Manajer Proyek

Projectized Organization

(23)

Matrix Organization

- Karyawan melapor pada setidaknya manajer Proyek dan manajer fungsional

- Manajer Fungsional memiliki tugas administratif

- Manajer Proyek bertanggung jawab untuk penugasan kerja - Ada komunikasi, negosiasi, dan keseimbangan wewenang

antara Manajer Proyek dan Manajer Fungsional - Staf ditugaskan berdasarkan kebutuhan

(24)

(25)

PROSES

• Inisiasi

- Pendahuluan proyek

- Target utama memilih dan memulai proyek - Output

> tugas proyek manajer

> identifikasistakeholderkunci

> Dokumen proyek (Business Case/ Project Charter)

> pengesahan dokumen

• Pelaksanaan

- Penggunaan waktu dan sumber daya

• Pemantauan dan Pengendalian

- Mengukur kemajuan proyek, pencapaian tujuan, penyimpangan rencanan, Tindakan koreksi

• Penutupan

- Pelaporan

- Serah terima produk/jasa

• Perencanaan

- Panduan pelaksanaan - Output

> Kontrak

> Pernyataan ruang lingkup

> Work Breakdown Structure (WBS)

> Jadwal proyek

> Daftar risiko

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

PROSES

• Inisiasi

> Dokumen proyek (Business Case/ Project Charter)

• Pelaksanaan

• Penutupan

- Pelaporan

• Perencanaan

> Kontrak

> Work Breakdown Structure (WBS)

> Jadwal proyek

> Daftar risiko

(32)

(33)

(34)

PROSES

• Inisiasi

> Dokumen proyek (Business Case/ Project Charter)

• Pelaksanaan

• Penutupan

- Pelaporan

• Perencanaan

> Kontrak

> Work Breakdown Structure (WBS)

> Jadwal proyek

> Daftar risiko

(35)