TESIS: Perbaikan Perencanaan Pada Pembelian Material Inner Box di PT. ECCO Indonesia

(1)

TESIS:

Perbaikan Perencanaan Pada Pembelian Material

Inner Box di PT. ECCO Indonesia

Mono Senggono Patriabudi

NRP. 9107 201 323

Program Magister Manajemen Teknologi

Bidang Keahlian Manajemen Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya

(2)

Latar Belakang Penelitian



-

Demand

- yang berubah sesuai pasar memberi

dampak perencanaan produksi.



Adanya

Forecasting Error

yang berdampak pada

penyediaan material.



Keterbatasan jumlah

Supplier

dalam menjamin

penyediaan material sesuai kebutuhan produksi.



_Waste

pada proses

Procurement

dan

Planning

(3)

PERMASALAHAN



Ketidaksesuaian

stok

material

Inner

Box

dengan kebutuhan produksi akibat perubahan

pesanan order.



Kelebihan jumlah

inventory

material

Inner

Box

dan tidak sesuai kebutuhan.



Proses transaksi

procurement

material Inner

Box yang komplek dan kurang proaktif pada

perubahan pesanan order.



Sering terjadi perubahan rencana produksi

berakibat pada ketersediaan material.

Permasalahan

(4)



Mengidentifikasi dan mengurangi

waste

pada

proses

Procurement

material

Inner Box

.



_{Memperbaiki proses pemesanan, pembelian,}

penyimpanan dan penyediaan material Inner

Box.



_{Mengidentifikasi}

_{dampak perbaikan}

_pada

proses procurement

Inner Box terhadap

tingkat perubahan rencana produksi.



Menciptakan pengaturan pengiriman dari

Supplier

yang responsif terhadap adanya

perubahan

rencana

dan

penyesuaian

kebutuhan produksi.

Tujuan Penelitian

(5)

Manfaat Penelitian



Menjamin ketersediaan material Inner Box

sesuai dengan kebutuhan produksi.



Mengurangi

stok

inventory

sehingga

menghemat

penggunaan

area

gudang

penyimpanan.



Memperbaiki aliran material

Inner Box

dari

supplier

.



Memperbaiki sistem yang sudah ada selama ini

(6)

Batasan dan Asumsi

Batasan



Penelitian ini mencakup proses perencanaan,

pemesanan dan pengiriman material

Inner

Box

pada satu musim produksi.

Asumsi



Faktor perubahan

main plan

tidak karena

material lainnya yang berpengaruh pada

perubahan kebutuhan material

Inner Box

.



Variasi pemakaian satu jenis material

Inner

Box

hanya untuk maksimal 2 jenis artikel

(7)

TINJAUAN PUSTAKA



Konsep

Supply Chain

.



Struktur

Supply Chain.



Modern Supply Practice.



JIT

Production

dan Konsep Kanban.



Konsep dari

Strategic Procurement &

(8)

(9)

(10)



Migrasi dari Sistem

Push

ke Sistem

Pull

.

Membangun

kolaborasi

dan

hubungan

komunikasi

Real Time

dengan

Supplier.



Merancang Sistem

Supply Chain

yang fleksibel

dan responsif.

Mengurangi waktu kirim material dengan

Lead

Time

panjang dengan strategi

Postponement

.



Menghilangkan

kemungkinan

waste

pada

siklus

Procurement

material.

(11)

(12)

(13)

(14)

ANALISA DAN PEMBAHASAN

No. Mat. Code Mat. Name Art Use Req. Stock Lateness

1 R70900100000 ECCO NEW INFANT BOX A 49 5358 3028 2330

2 R70900200000 ECCO NEW KIDS BOX B 37 4303 2509 1794

3 R70900300000 ECCO NEW KIDS BOX C 103 10367 3977 6390

4 R70900300000 ECCO NEW STANDARD BOX D 376 56365 14026 42339

5 R70900500000 ECCO NEW STANDARD BOX E & F 43 6678 4517 2161

Tabel Kebutuhan dan Ketersediaan Material Inner Box

Ketidaksesuaian antara stok

dan kebutuhan mencapi 61%

yang berakibat adanya

perubahan plan produksi.

44,8 % disebabkan oleh

ketersediaan material Inner

Box. 44.8 17.3 2.7 7.7 27.5

Faktor Penyebab Perubahan Plan Produksi Inner Box Production Shoe Planning Technical Upper

(15)

C o u n t P e rc e n t Cause Count Percent 33.7 19.6 17.2 11.7 8.0 4.3 3.7 1.8 Cum % 55 33.7 53.4 70.6 82.2 90.2 94.5 98.2 100.0 32 28 19 13 7 6 3 Othe r Reje ct Over cons umpt ion Mainp lan ch ange Orde ring prob lem Wro ng sc hedu ler Deliv ery p roble m Stoc k not match 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 100 80 60 40 20 0

Pareto of Plan Change by Inner Box

Dari Pareto Analysis terlihat 4 faktor yang berkontribusi sampai 82,2%

1. Stock Inner Box tidak sesuai sebesar 33,7%

2. Delivery Problem sebesar 19,6%

3. Wrong Scheduler termasuk pemesanan sebesar 17,2%

4. Ordering Problem sebesar 11,7%

(16)

1. Stok

In

ner

Bo

x

tid

ak

sesuai

k

eb

ut

uh

an

(33,7

%)

No. Type Box Week 5

Requirement Stock Missing Qty Availability %

1 ECCO NEW INFANT BOX A 120 2,395 463 -1,932 19.33

2 ECCO NEW INFANT BOX A 140 2,394 503 -1,891 21.01

3 ECCO NEW INFANT BOX A 160 1,130 233 -897 20.62

4 ECCO NEW KIDS BOX B 160 10 50 40 100.00

5 ECCO NEW KIDS BOX B 180 1,434 1,954 520 100.00

6 ECCO NEW KIDS BOX B 200 4,278 1,091 -3,187 25.50

7 ECCO NEW KIDS BOX B 220 3,890 1,280 -2,610 32.90

8 ECCO NEW KIDS BOX C 120 314 1,081 767 100.00

9 ECCO NEW KIDS BOX C 140 252 826 574 100.00

10 ECCO NEW KIDS BOX C 160 2,486 2,664 178 100.00

11 ECCO NEW KIDS BOX C 180 2,503 2,017 -486 80.58

12 ECCO NEW KIDS BOX C 200 788 1,725 937 100.00

13 ECCO NEW KIDS BOX C 240 567 2,623 2,056 100.00

14 ECCO NEW KIDS BOX C 260 1,945 4,733 2,788 100.00

15 ECCO NEW STANDARD BOX D 140 15,094 3,951 -11,143 26.18

18 ECCO NEW STANDARD BOX D 200 27,456 978 -26,478 3.56

27 ECCO NEW STANDARD BOX D 380 2,179 1,290 -889 59.20

31 ECCO NEW STANDARD BOX D 460 766 475 -291 62.01

(17)

1. Stok Inner Box tidak sesuai kebutuhan (33,7%) - Inventories

Rata-rata tingkat ketersediaan material Inner Box untuk memenuhi

kebutuhan produksi hanya sebesar 42%. (Tabel sebelumnya)

2. Masalah pengiriman material Inner Box (19,6%) - Transport

Week P a b o xi n 10 8 6 4 2 53 51 49 47 45 43 41 77500 75000 72500 70000 67500 65000 62500 60000 Accuracy Measures MAPE 5 MAD 3436 MSD 16733056 Variable Actual Fits

Trend Analysis Plot for Paboxin

Linear Trend Model Yt = 72583.3 - 260*t Week In ti 10 8 6 4 2 53 51 49 47 45 43 41 70000 65000 60000 55000 50000 Accuracy Measures MAPE 6 MAD 3872 MSD 20942729 Variable Actual Fits

Trend Analysis Plot for Inti

Linear Trend Model Yt = 64615.9 - 362.609*t

Trend performance dari 2 supplier menunjukkan

penurunan kemampuan supply material dan variasi jumlah pengiriman yang tidak stabil.

(18)

Week D a ta 10 8 6 4 2 53 51 49 47 45 43 41 150000 125000 100000 75000 50000 Variable Total Inti Paboxin Week Target Target

Time Series Plot of Delivery of Paboxin Vs Inti Permata

Tingkat kemampuan pengiriman supplier berada dibawah target kebutuhan produksi mingguan sebanyak 150 ribu pasang tampak pada grafik, dimana rata-rata pengiriman dari 2 supplier hanya

sebesar 125 ribu Inner Box.

(19)

3. Kesalahan penjadwalan (17,2%) pada pemesanan material (11,7%) Waiting and Over Process

Week 1 Week 2

M T W T F S M T W T F S

Draft Prod Plan In SAP for all upper

in stock

Calculation by MRP

Call Off from Vendor

Delivery from vendor (for upper in stock at least for Mon & Tue)

Fix weekly Prod Plan

Re-Calculation by MRP for rest upper

Week 1 Week 2

Call Off from Vendor

Delivery from vendor (for the rest upper

for Wed onward))

Upper ready in stock that planned for next week, ussualy around 50.000 pairs.

Shoe Planning make plan for Monday and Tuesday only by upper ready in stock.

(20)

Implementasi Metode Lean Production and Planning

Proses Perencanaan Produksi

PUSH SYSTEM P ro d u c ti o n In te rn a l P la n G lo b a l P la n Start Allocation Demand Sales Season Plan 10 week plan

Weekly plan Upper Stock

check NO Order Plan OK MRP Process Supplier Check PO Process NO Fixed Order OK PO released Material Recieved Order Production Order Finished End Mould Check OK Back to Weekly plan NO

1. Migrasi dari sistem Push ke Pull.

Sistem Push yang terjadi dimana

pembuatan rencana produksi beracuan pada ketersediaan material Upper.

Sistem ini menuntut apa yang ada menurut stok Upper maka artikel tersebut yang akan di jalankan di

produksi. Hal ini menimbulkan masalah pada ketersediaan material Inner Box

saat proses shoe production.

Dari gambar di samping perubahan rencana akibat ketersediaan material sering terjadi di area pengecekan terhadap ketersediaan Moulds untuk proses Injection, sehingga dari flow yang terjadi akan merubah rencana produksi mingguan. Kontribusi ketersediaan

material Inner Box berhubungan dengan

Moulds terhadap perubahan rencana

(21)

Proses Perencanaan Produksi PULL SYSTEM P ro d u c ti o n In te rn a l P la n G lo b a l P la n Start Season Plan Allocation Demand Sales OK OK Supplier Check Material Recieved PO Process MRP Process Mould Check Fixed Order Upper Stock Check 10 week plan PO released Order Plan Weekly plan NO OK End Order Finished Order Production NO NO

Perbaikan yang diterapkan melalui

Sistem Pull ditujukan untuk mengurangi

Waste Inventories berupa tingkat

ketersediaan material Inner Box yang hanya 42% menjadi 83% (Tabel 4.7) Adapun perbaikan yang dilakukan melalui sistem Pull berupa menarik proses pengecekan terhadap

ketersediaan Upper dari sebelumnya saat membuat rencana produksi mingguan menjadi saat rencana 10 mingguan dan menarik proses

pengecekan terhadap ketersediaan

Moulds dari saat penerimaan material

menjadi saat dibuat rencana produksi mingguan sehingga terjadi sinkronisasi antara stok Upper dengan ketersediaan

Moulds yang memberi efek langsung

pada pengurangan perubahan rencana produksi.

(22)

2. Sistem Supply Chain yang fleksibel dan responsif

Langkah ini ditujukan guna memperbaiki faktor pengiriman material Inner Box dengan memperhatikan faktor yang disebabkan oleh supplier. Langkah penerapan strategi ini diantaranya;

1. Menambah jumlah supplier dari 2 supplier menjadi 4 supplier. 2. Mengatur jumlah lot setiap pengiriman.

3. Mengatur frekuensi dan waktu pengiriman material dari kombinasi 4 supplier

4. Memastikan supplier berkomitmen dalam hal penyediaan kebutuhan material Inner Box.

Week D a ta 49 46 43 40 37 34 31 28 160000 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0 Variable Inti Target I Diamond Target D SGS Target S Week Target Total Paboxin Target P

Time Series Plot of Supplier Delivery

Gambar disamping menunjukkan hasil perbaikan dari

pengiriman material IB oleh 4 supplier yang memenuhi target kebutuhan produksi.

(23)

Week 1

Week 2

M T W T F S M T W T F S

Draft Prod Plan for Week 2

Calculation by MRP for all upper in stock for week 2

Delivery from supplier for fixed plan Sunday & Monday Prod.

Fix week 2 Prod Plan

Re-Calculation by MRP for rest week send fixed plan order to supplier

Week 1 Week 2

Delivery from supplier for fixed plan Friday & Saturday Prod

Material IB ready in stock that planned for next week, should be around 50.000 pcs (2 days Prod) MRP will break down fixed weekly plan in to daily plan need

Future State

Fixed plan For Sunday & Monday

Fixed calc for Sunday & Monday Sent to supplier

Delivery from supplier for fixed plan Tuesday to Thursday Prod.

3. Perbaikan pada Proses Pemesanan dan Penjadwalan Pengiriman Material Inner Box – Waste Procurement

(24)

Hasil Perbaikan Metode Lean Procurement and Planning

No. Plan Change Factor Current Process Improvement

1.

2.

3.

Stock not Match with Requirement

Delivery and Ordering Problem

Wrong Scheduler

-Make Plan base on Uppers Availability

-10 weeks uppers plan base derived to weekly plan

-Ordering base on weekly plan

-Supplier confirmation on request -Delivery on weekly basis base on draft plan

-Control inventory on stock system -Supply from 2 Supplier with fixed product type

-Calculation material need base on weekly base plan for whole week -Scheduling for supplier one a week delivery base on weekly draft plan

-Pull system on Plan base on Machine Moulds Availability

-Pull system base on materials injection plan

-Ordering weekly base with review on daily basis

-Supplier confirmation on each delivery -Delivery on fixed plan 2 days basis

-Inventory control on Min-Max Level (Replenishment Kanban)

-Supply from 4 supplier with flexibility support

-Calculation material need base on daily base plan (2 days prod plan)

-Scheduling for supplier delivery 3 times a week base on weekly base with fixed plan

(25)

No. Type Box

Week 5 Week 43

% Improve

Req. Stock Bal. %Acc. Req. Stock Bal. %Acc.

1 BOX D 140 15,094 3,951 11,143 26.18 17,340 15,976 1,364 92.13 65.96 2 BOX D 160 36,369 4,644 31,725 12.77 41,674 38,653 3,021 92.75 79.98 3 BOX D 180 73,577 3,955 69,622 5.38 69,743 50,786 18,957 72.82 67.44 4 BOX D 200 27,456 978 26,478 3.56 30,872 25,846 5,026 83.72 80.16 5 BOX D 220 38,943 917 38,026 2.35 35,647 33,422 2,225 93.76 91.40 6 BOX D 240 17,589 1,356 16,233 7.71 16,798 17,544 -746 104.44 96.73 7 BOX D 260 36,761 1,825 34,936 4.96 38,973 35,683 3,290 91.56 86.59 8 BOX D 280 25,661 5,459 20,202 21.27 25,528 25,022 506 98.02 76.74 9 BOX D 300 3,162 324 2,838 10.25 4,277 4,678 -401 109.38 99.13 10 BOX D 320 7,623 634 6,989 8.32 8,476 7,945 531 93.74 85.42 11 BOX D 340 7,382 633 6,749 8.57 6,523 6,516 7 99.89 91.32 12 BOX D 360 2,808 936 1,872 33.33 4,972 4,476 496 90.02 56.69 13 BOX D 380 2,179 1,290 889 59.20 1,599 2,053 -454 128.39 69.19 14 BOX D 400 3,275 14 3,261 0.43 5,145 4,955 190 96.31 95.88 15 BOX D 420 11,868 868 11,000 7.31 10,863 9,726 1,137 89.53 82.22 16 BOX D 440 10,975 43 10,932 0.39 12,359 12,864 -505 104.09 103.69 17 BOX D 460 766 475 291 62.01 576 773 -197 134.20 72.19 18 BOX D 480 1,521 200 1,321 13.15 769 845 -76 109.88 96.73

(26)

No. Change Plan Factor

Week 1 - 26 Week 27 - 53

Occurance Percentage Occurance Percentage

1 Inner Box 163 44.78 25 7.51 2 Production 63 17.31 90 27.03 3 Shoe Planning 10 2.75 7 2.10 4 Technical 28 7.69 81 24.32 5 Upper 100 27.47 130 39.04 Total 364 100 333 100 Total Order Plan 4212 4734

Order Accuracy 92.93% 93.28%

Perbaikan dalam hal ketersediaan Material Inner Box terlihat

bahwa ada penurunan kontribusi terhadap perubahan rencana produksi dari 44,78% menjadi hanya 7,51%. Untuk ketersediaan material IB sendiri data tabel menunjukkan perbaikan sebesar 83%.

Data Perubahan Rencana Produksi akibat Ketersediaan

(27)

KESIMPULAN

 Faktor penyebab penyediaan material Inner Box mengakibatkan

terjadinya perubahan rencana produksi yaitu:

1. Ketidakcocokan antara stok dengan kebutuhan produksi

2. pengiriman material dari supplier

3. pemesanan serta penjadwalan material Inner Box

 Penerapan metode Strategic Procurement and Planning melalui 3

langkah yaitu:

1. Migrasi dari sistem Push ke Pull

2. Merancang sistem Supply Chain yang fleksibel dan responsif

3. Meminimalkan waste pada proses pemesanan dan penjadwalan

material

 Penerapan metode SPP untuk permasalahan penyediaan material

Inner Box ini menunjukkan hasil dengan meningkatnya

ketersediaan material Inner Box sesuai kebutuhan produksi

sampai 83%, perubahan rencana produksi karena ketersediaan

material Inner Box menurun dari 44, 78% menjadi 7,51% dalam

(28)

SARAN

Penerapan metode Strategic Procurement and Planning dapat menjadi

acuan perbaikan dalam sistem Supply Chain, dimana untuk

pengembangan lebih lanjut dari penelitian ini dapat berupa:

1. Alangkah lebih baik jika aplikasi dan penerapan metode SPP ini

diperluas pada jenis material lainnya yang menjadi kebutuhan produksi sehingga akan lebih banyak keuntungan yang diperoleh pihak perusahaan.

2. Penyertaan perhitungan dari segi biaya yang dihemat atau

penambahan aplikasi Six Sigma yang berfokus pada

penyedehanaan variasi proses serta parameter pengukuran cost

(29)

DAFTAR PUSTAKA

Aptium Global, Inc., (2005). Lean Sourcing: Creating Sustainable Purchasing Savings.

Executive whitepaper.

Brunt, D.C. (2000). From Current State to Future State : The Steel to Component Supply

Chain. International Thomson Business Process, London.

CSS International, (2006). Lean Procurement: The Future of Supply Chain Management

in a Demand Driven World. Redwood, CA. An Oracle White Paper.

Gianni, G., Laporte, G. and Musmanno, R. (2004). Introduction to Logistics Systems

Planning and Control, West Sussex, John Wiley & Sons.

Hafner, A. D. (2003). Analysis of the Effect of Ordering Policies for A Manufacturing

Cell Transitioning to Lean Production, Master Thesis, Virginia Polytechnic Institute and

State University

Hines, Peter and Rich, Nick. (1997). The Seven Value Stream Mapping Tools. Lean Enterprise Research Centre, Cardiff Business School, Cardiff, UK. International Journal

(30)

DAFTAR PUSTAKA

Hopp, W. J. and Spearman, M. L. (2002). Factory Physics, 2nd. Ed., Boston, Massachusetts, Irwin McGraw-Hill.

Hugos, M. (2003). Essentials of Supply Chain Management, Hoboken, New Jersey, John Wiley & Sons.

Seifert, M. and Wüst, T. (2009). Guide to a Strategic Procurement Approach on

Regulated Community Markets. Bremen, IFIP International Federation for Information

Processing.

Wild, T. (1997). Best Practice in Inventory Management, New York, John Wiley & Sons. Wincel, J. P. (2004). Lean Supply Chain Management : A Handbook for strategic

procurement. New York , NY, Productivity Press.

Womack, J. P., Jones, D. T. and Roos, D. (1990). The Machine that Changed the World. New York, NY, Macmillan Publishing Company.