ANLISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN
PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN
PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Melva Resarina Sidabutar
08.12.3092
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYSIS AND SYSTEM INFORMATION DESIGN OF OFFICIAL GOVE RNMENT DATA COLLE CTION IN INDUSTRY AND TRADE COOPERATION OF NA BIRE
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN P EGAWAI PADA DINAS KOP ERASI PERINDUSTRI AN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE
Melva Resarina Sidabutar Krisnawati
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Computer-based information technology, now increasingly covering almost all aspects including service KOPERI NDA G Kab Nabire. Therefore,now many companies and government organizations in indonesia technology. Nevertheless there are still many goverment agencies still face difficulties because of the problems and weak nesses of the system are made. Therefore we need a new data processing system which computerized data processing system. Data processing was done carefully,thoroughly and precisely so as not to cause delay in the presentation of an information.
Data processing applications have a very important influenc e in an institution k eadministrasian,especially in terms of processing and presenting data. Nevertheless there are still many government agencies are still doing manual processing system,causing various problems and slowness in processing and presenting data. Computer is one tool that can process data quick ly and precisely than human capabilities. Especially in data proc essing that is big enough and fast information is needed both for internal and external.
Conc rete meas ures undertak en service K OPERINDAG Kab. Nabire to be able to compete is to use information technology such as information system application which can later be eas y to create employment report. One of these applications are staffing information system which is to facilitate the processing of data that previously was done manually. By using the computer all data can be collected even become one and canb be easily used at anytime. Very berbada far with that done manually, because the data is stored neatly and very difficult to be tak en at anytime due to storange that is not effective, because the computerized system is needed for those who still do it manually.
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputerisasi mendorong banyak instansi dan perusahaan-perusahaan milik negara maupun swasta untuk dapat memanfaatkan teknologi ini agar mampu bersaing dalam era globalisasi seperti sekarang ini.
Kantor dinas koperasi perindustrian dan perdagangan di kabupaten nabire, memiliki sistem pengolahan data yang masih terdapat kekurangan dan kelemahan, menghambat proses administrasi kepegawaian, karena memperoleh data dilakukan dengan memeriksa dari sekian tumpukan arsip yang ada,sehingga memerlukan banyak waktu.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Da sar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Suatu sistem mempunyai maksuda tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu t ujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suat u sasaran (objectives )
2.2 Konsep Da sar Informa si 2.2.1 Pengertian Informasi
Menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengembalian keputusan saat ini atau mendatang
2.2.2 Siklus Informasi
Data yang diolah melalui s uatu model sehingga menjadi beberapa informasi yang cukup penting oleh sipenerima,yang ak an digunakan sebagai bahan masuk an unt uk melakukan pengambilan keputusan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali yang lebih bermanfaat lagi.
2.2.3 Kualitas Informa si
a. Akurat, informasi yang dihasilkan har us bebas dari kes alahan -kesalahan menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat Waktu, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang nilainya akan berkurang bahkan mungkin tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengembalian sebuah keputusan. c. Relevan, informasi yang dilakukan harus memberikan manfaat bagi
pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.3 Konsep Da sar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Letih dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
Sistem informasi adalah suat u sistem didalm suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tert entu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.3.4 Sistem Informa si Kepegawaian
Merupakan sistem yang mengolah data kepegawaian. Dimana sistem ini dibuat untuk mempermudah pengolahan data pegawai dalam suatu instansi atau perusahaan. Adapun tujuan dari sistem kepegawaian ini adalah unt uk membentuk mekanisme pengumpulan data,entry data, sehingga data yang ada dapat dijamin kebenaranya dan memberikan informasi yang optimal yang dapat membantu pimpinan menentukan kebijakan kepegawaian dan dapt membantu manajemen kepegawaian.
2.4 Konsep Anali si s dan Perancangan Sistem 2.4.1 Analisi s Si stem
Analisis sistem penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke d alam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempaan,hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharpakan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
2.5 Konsep Da sar Ba si s Data
Basis data adalah s ekumpulan data yang saling berkaitan sat u dengan yang lain sehingga dapat menyajikan sebuah informasi yang ses uai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
3.3 Identifikasi Masalah
Dari penjelasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan beberapa masalah yang timbul pada dinas KOPERINDAG kab. Nabire yaitu :
1. Pengolahan dat a yang kurang efektif dan efisiensi dikarenakan belum optimalnya penggunaan komputer.
2. Proses pembuat an laporan yang masih lambat dan kurang ak urat
3. Pegawai yang menangani proses pembuat an laporan sudah bekerja secara maksimal namun kemampuan kerja sistem masih dirasakan kurang.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.4.2 Analisi s Kebutuhan Informa si
Informasi merupak an hal y ang penting bagi s ebuah organisasi. Dengan informasi yang lengkap organisasi-organisasi dapat membuat keputusan-keputusan yang lebih baik sehingga tujuan organisasi akan dapat tercapai.
3.5 Analisi s kelayakan si stem
Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisa kelayakan adalah menguji apak ah sistem baru y ang akan diterapkan sebagai pengembang dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.
3.7 Perancangan Sistem
Ranc angan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan peranc angan secara rinci dengan sistem baru yang akan dit erapkan.
3.7.1 Rancangan Model
Ranc angan model yang dibuat menggunakan 2 sistem, yang pertama yaitu diagram alir (Flowc hart ) yaitu sistem yang akan mengidentifikasi urut -urutan atau prosedur kerja pada sebuah sistem. Sistem flowc hart ini sangat berpengaruh terhadap pembuatan sistem. Sedangkan yang kedua adalah logical model yang digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram),model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja.
3.8 Perancangan Basi s Data
Database merupakan kumpulan dari dua data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, t ersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi dat anya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemak ai.
3.9 Perancangan Tabel
Ranc angan tabel bertujuan untuk merancang struktur tabel. Rancangan struktur tabel bertujuan untuk menentukan tipe data dan ukuran masing-masing tabel,sehingga data dapat disimpan dengan ukuran dan tipenya.
4. IMPLEMENTASI DAN P EMBAHASAN 4.1 Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi merupakan tahap dimana program aplikasi siap dioperasikan pada keadaan y ang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program aplikasi benar -benar dapat menghasilakan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
4.2 Rencna Implementasi
Renc ana implement asi merupakan suatu arah dan batas an yang harus dilaksanakan. Rencana t ersebut mencakup anggaran dan biay a dengan t ujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.3 Pelaksanaan Prose s Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini,yaitu untuk menyiapk an perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.
4.3.1 Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemlihan Personil
Proses pemilihan personil untuk menjadi user atau admin dalam menjalankan sistem diambil dari pegawai dinas KOPERINDAG yang sudah ada. Selain tidak perlu lagi mencari pegawai yang baru, maka dengan menggunakan pegawai yang lama diharapkan kinerja sistem tidak akan banyak mengalami gangguan karena pegwai yang alam bisa mengerti.
2. Pelatihan Personil
Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih unt uk hal-hal yang belum mereka pahami. Met ode yang bisa ditempuh untuk melak ukan pelatihan personil,yaitu:
a. Pelatihan Prosedur b. Pelatihan Tutorial c. Pelatihan Praktek Kerja
1. Instalasi SQL Server 2000 2. Instalasi Aplikasi
4.3.3 Pengetesan Program
Pengetesan sistem dilaksanakan setelah dilakukan pengetesan program. Tujuan pengetesan program sistem untuk memastikan bahwa komponen -komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termas uk juga pengetesan program secara menyeluruh. Uji c oba sistem dilakukan secara menyeluruh dengan kata lain apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam satu sistem.
Pengetesan sistem dilakukan agar diketahui apakah program telah bebas dari kesalahan-kesalahan yang timbul dalam penulisan program pengolahan data pegawai adalah :
a. Kesalahan bahasa atau kesalahan penulisan yaitu kesalah didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan apa yang telah disyaratkan.
b. Kesalahan waktu proses yaitu kesalahn yang t erjadi sewaktu executable program dijalankan. Keselahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya,karena kompiler menentukan kondisi -kondisi yang belum terpenuhi kerena tidak dapat dikerjakan.
4.3.4 Tindak Lanjut Implementasi
Pada tahap tindak lanjut implementasi ini terdapat tahapan pemeliharaan sistem dilaksanakan selagi sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi :
a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis kearah pengembangan.
b. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan sistem unutk digunakan sebegai referensi.
4.3.5 Konversi Si stem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan penget esan program dan sistem selesai dengan baik,tanpa ada masalah pada sistem yang baru. K onversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunak an,diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.
4.4 Pembahasan Program
Pembahasan program (manual program) dimaksuda untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penentuan yang akan menggunakannya.
4.4.1 Form Login
Gambar 4.18 Form Login
Fungsi form password adalah aunt etifikasi hak ases pengguna untuk masuk kemenu utama. Untuk memulai program terlebih dahulu memasukkan nama dan password kemudian klik tombol Login at au tekan enter.
4.4.2 Form Menu Utama
Setelah memasukan password yang benar maka akan masuk ke menu ut ama yang menampilkan t ombol tombol ut ama. Dan bila di klik tombol utama tersebut akan muncul sub -subnya, kemudian bila diklik tombol sub-s ubny a tersebut akan masuk ke form yang dituju.
4.4.3 Form Input Data Pegawai
Gambar 4.21 Form input data pegawai
Sub menu data pegawai digunakan untuk memasukan dat a-data pegawai yang ada di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire.
Gambar 4.22 Form Input data Jabatan
Sub menu data jabat an digunakan untuk memasukkan data -data jabatan pegawai yang ada di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire
4.4.5 Form Input Data Pangkat
Gambar 4.23 Form Input data jabatan
Sub menu data pangkat digunak an unt uk memasukan data pangkat para pegawai, dan dapat diubah apabila ada kesalahan.
4.4.6 Form Input data golongan
Gambar 4.24 Form Input data golongan
Sub menu data golongan untuk mengisi data golongan, merubah data g olongan, dan mencari data golongan.
4.4.7 Form Input data User
Gambar 4.25 Form Dat a User
Sub menu data user untuk menentukan siapa saja yang biasa mengelola atau masuk kedalam aplikasi ini
4.4.8 Form Input data mutasi
Gambar 4.26 Form Input data Mutasi
Sub menu data mutasi unt uk mengisi datas mutasi, merubah data mutasi,mencari data mutasi,menghapus data mutasi, dan menyimpan data mutasi.
4.4.9 Form Input data Pangkat Pegawai
Gambar 4.27 Form input data pangkat p egawai
Sub menu data pangkat pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data pangkat pegawai,merubah data pangkat pegawai,mencari data pangkat pegawai,menghapus data pangkat pegawai,dan menyimpan data pangkat pegawai.
4.4.10 Form Input data golongan pegawai
Gambar 4.28 Form Input data golongan pegawai
Sub menu data golongan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data
golongan pegawai,merubah data golongan pegawai,mencari data golongan
4.4.11 Form Input data jabatan pegawai
Gambar 4.29 Form input jabatan pegawai
Sub menu data jabat an pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data jabatan pegawai, merubah data jabatan pegaw ai, mencari data jabatan pegawai, menghapus data jabatan pegawai, dan menyimpan data jabatan pegawai.
4.4.13 Laporan data mutasi
4.4.15 Laporan data pangkat
4.4.17 Laporan data golongan pegawai
5. Kesimpulan dan saran 5.1 Kesimpulan
Pada dasarnya penelitian dilakukan sebagai modal utama penyusunan skripsi. Bagaimana dan bagaimana sistem informasi pengolahan data diterapkan, penulis memnbuat kesimpulan sebagai berikut :
a. Sistem yang berjalan pada saat ini masih diproses secara manual, baik dalam pelaksanaan dan media penyimpanannya dapat memungkinkan adanya kesulitan dimasa yang akan datang. Meskipun pada saat ini permasalahan tersebut berupa lambatny a penyajian informasi yang dibutuhkan sistem,sehingga sistem kurang efektif.
b. Sistem yang baru telah terkomputerisasi yang dibangun berdasarkan sistem yang sedang berjalan,sehingga dapat dikonversikan secara lebih sederhana dan mudah pengoperasiannya.
c. Dalam penggunaan sistem baru dengan software visual basic 6.0 dan microsoft SQL server 2000 diharapkan dapat membuat sistem yang sudah berjalan menjadi efektif serta dapat menyajik an informasi secara tepat,cepat dan akurat. Aplikasi yang dibuat sudah lay ak untuk dipak ai meskipun masih sederhana.
5.2 Saran
a. Sistem informasi ini berbasis komputer dapat diterapkan untuk membantu pihak instansi atau lembaga atau pengguna yang bersangkutan dalam melakuk an pengolahan data dengan jumlah besar.
b. Agar lebih efektif maka hendak nya sistem inrformasi pengolahan data pegawai yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang
terkomputerisasi. Dengan sistem yang komputerisasi maka semuanya akan berjalan dengan efektif dan efisiensi, sehingga akan menguntungkan pihak pemakai.
Dengan kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Dengan mempertimbangkan saran tersebut diat as, penulis berharap sistem yang diusulkan dapat diterima dan diterapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Andi sunyoto (2007), pemrograman database dengan visual basic dan microsoft sql server
2000
Hanif Al Fatta. (2007), Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : penerbit Andi Offset. Yogyakarta
Jogiyanto,HM. Analisis dan des ain sistem informasi pendek atan terstruk tur teori dan prak tek
aplik asi bisnis. Andi Offset. Yogyakart a
