Laporan Audit Internal Obat Edit

LAPORAN AUDIT INTERNAL UNIT PELAYANAN OBAT

LAPORAN AUDIT INTERNAL UNIT PELAYANAN OBAT

1.

1. LATAR BELAKANG

LATAR BELAKANG

Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas perlu dilakukan audit internal.

Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas perlu dilakukan audit internal.

Dengan adanya audit internal akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang

Dengan adanya audit internal akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang

menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem

menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem

 pelayanan maupun sistem manajemen.

 pelayanan maupun sistem manajemen.

Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas

Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas

dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi

dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan.

yang digunakan.

2.

2. TUJUAN AUDIT

TUJUAN AUDIT

a.

a. Mencapai visi misi dan tujuan organisasi

Mencapai visi misi dan tujuan organisasi

 b.

 b. Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan

Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan

c.

c. Dasar pengambilan keputusan

Dasar pengambilan keputusan

d.

5. INSTRUMEN AUDIT

 No Uraian Kegiatan Ada Sebagian Tidak

ada Analisa Tindak lanjut

1 Input: 10 5 0 a. Dasar Hukum/SK,SOP. Pedoman, Panduan: Pedoman eksternal

-  _jalan Standar alat kamar obat puskesmas rawat inap/rawat_{( Permenkes 75 )} 8229 Pedoman penggunaan psikotropiksa dan narkotika √

Pedoman internal

8216 Daftar Formularium obat Puskesmas √

SK

8213 SK penanggung jawab pelayanan obat √

8214 SK tentang penyediaan obat yang menjamin

ketersediaan obat √

8215 SK tentang pelayanan obat selama 6 hari dalam seminggu

8221 SK tentang persyaratan petugas yang berhak memberi

resep √

8222 SK tentang persyaratan petugas yang berhak menyediakan obat

8223 SK tentang pelatihan bagi petugas yang diberi_{kewenanangan menyediakan obat}

8253 SK penanggung jawab tindak lanjut pelaporan √

SK penggunaan obat yang dibawa sendiri oleh pasien

atau keluarga _√

SK penangganan obat kadaluarsa/rusak √

SK penyediaan obat2 emergensi di unit kerja √

Berkas SOP

8211 SOP penilaian,pengendalian, penyediaan dan  penggunaan obat

8212 SOP prosedur penyediaan dan penggunaan obat 8214 SOP tentang penyediaan obat yang menjamin

ketersediaan obat

√

8217 SOP ketersediaan obat terhadap formularium,hasil_{evaluasi dan tindak lanjut}

8218 SOP evaluasi kesesuaian peresepan dengan_{formularium, hasil evaluasi dan tindak lanjut} √ 8224 SOP peresepan, pemesanan dan pengelolaan obat √ 8225

SOP menjaga tidak terjadinya pemberian obat kadaluarsa, pelaksanaan FIFO dan FEFO, kartu stok / kendali

√

8227 SOP peresepan psikotropika dan narkotika √

8228 SOP penggunaan obat yang dibawa sendiri oleh pasien / keluarga √

8229 SOP pengawasan dan pengendalian penggunaan  psikotropika dan narkotika

√

8231 SOP penyimpanan obat √

8233 SOP pemberian obat kepada pasien dan pelabelan √

8234 sOP pemberian informasi penggunaan obat

8235 SOP pemberian informasi tentang efek samping obat_{atau efek yang tidak diharapkan} √ 8236 SOP tentang petunjuk penyimpanan obat di rumah

8237 SOP penanganan obat kadaluarsa / rusak √

8241 SOP pelaporan efek samping obat √

8243 SOP pencatatan, pemantauan, pelaporan efek samping_{obat, KTD ( Kejadian Tidak Diharapkan)}

8244 SOP tindak lanjut efek samping obat dan KTD √

8251 SOP identifikasi dan pelaporan kesalahan pemberian_{obat dan KNC ( Kejadian Nyaris Cidera )} √ SOP penyediaan obat emergensi di unit kerja √ SOP monitoring penyediaan obat emergensi di unit kerja

c. SDM

8112 Jumlah dan Jenis petugas obat minimal 1 orang_{(Asisten Apoteker/DIII Farmasi / Sarjana Farmasi )}

√

8113 Sertifikat pendidikan petugas (Asisten Apoteker/DIII_{Farmasi / Sarjana Farmasi )}

√

8114 Sertifikat pelatihan Pelayanan Kefarmasian petugas_{dikamar obat}

√  fotocopy

- Kamar Obat √

- Luas Kamar Obat minimal 9 meter persegi -  _{pencahayaan, cukup ventilasi}Kondisi ruangan: tidak bocor, tidak lembab, cukup

- Kebersihan ruangan

- Gudang Obat √

- Luas Gudang Obat minimal 9 meter persegi

-Kondisi ruangan: tidak bocor, tidak lembab, cukup  pencahayaan, cukup ventilasi, ada pengatur suhu/AC

20-28 C

√

- Kebersihan ruangan

e.

Peralatan / ASPAK dan kondisi alat

- Peralatan Kamar Obat

- Penggerus Obat √

- Blender Obat berfungsi baik _Rusak

- Jam / ARI sound timer √

- Tempat sampah √ - Peralatan Gudang Obat - Palet - Rak Obat

-Lemari narkotika, adalah lemari untuk menyimpan obat narkotika

AC befungsi baik Sedang  proses  pengajuan - Mebelair Kamar Obat - Meja kerja √ - Kursi Kerja √ - Rak Kerja √

- Lemari simpan obat √

- Seperangkat Komputer

- Bahan Habis Pakai

- Plastik Obat √ - Kertas Puyer √ - ATK √

2 PROSES/PDCA Ada Sebagian

Tidak ada

a. Perencanaan / Plan 10 5 0

- Menyusun POA ( Perencanaan anggaran, kegiatan

kamar obat) √  Secepatnya

- Menyusun RPK (Rencana pelaksanaan anggaran kamar obat)

-Menyusun program keselamatan/ keamanaan kamar obat puskesmas yang mengatur resiko keselamatan yang potensial di kamar obat dan area lain yang mendpatkan pelayanan obat ( bagian dari program

keselamatan di puskesmas)

- Menyusun dan menyepakati indikator kinerja kamar

obat √

 b.

Do/Pengorganisasian, Pelaksanaan, Pencatatan Pelaporan dan rekam implementasi

Pengorganisasian

- Workshop mutu dan keselamatan pasien,Kerangka

Acuan,dll √

Sosialisasi pada tenaga medis untuk peresepan obat sesuai dengan formularium

Menyusun daftar stok obat √

Pelaksanaan SOP

Membuat label obat √

- Pemberian label yang lengkap dan akurat pada  pemberian obat

√

-  _{pelaporan hasil yang kritis dan pemeriksaan diagnostik}Metode kolaboratif untuk mengembangkan prosedur 8211 Penilaian,pengendalian,penyediaan dan penggunaan_{obat sesuai SOP}

√

8212 Penyediaan dan penggunaan obat sesuai SOP 8217 Evaluasi ketersediaan obat terhadap formularium,dan_{hasil evaluasi dan tindak lanjut sesuai SOP}

√

8218 Evaluasi kesesuaian peresepan dengan_{formularium,hasil evaluasi dan tindak lanjut sesuai}

SOP (satu minggu 3 kali)

8224 Peresepan,pemesanan,dan pengelolaan obat sesuai SOP

√

8225 Pelaksanaan FIFO dan FEFO ,kartu stok/kendali. √

8227 Peresepan psikotropika da narkotika sesuai SOP Jarang

dipakai

8228

Penggunaan obat yang di bawa sendiri oleh  pasien/keluarga sesuai SOP

√ Pasien  bertanya obat yang dibawa ke petugas obat 8231 Pelaksanaan SOP Penyimpanan obat

Ada Sebagian Tidak ada Menata penempatan stok obaat di gudang dan kamar

obat sesuai dengan abjad _{√ sesuai abjad}Sirop tidak

8233  _{pelabelan sesuai SOP}Pelaksanaan SOP Pemberian obat kepada pasien dan √ 8234 Pelaksanaan SOP Pemberian i nformasi penggunaan

obat

8235 Pelaksanaan SOP Pemberian informasi tentang efek_{samping obat atau efek yang tidak di harapkan} √

8236

Pelaksanaan SOP Petunjuk penyimpanan obat di rumah √ Label expaired  belum di cantumkan 8237 Pelaksanaan SOP Penanganan obat kadaluwarsa/rusak

Pelaksanaan SOP penyimpanan obat emergensi di unit kerja terkait ( UGD, gigi, KB)

Pencatatan, pelaporan dan rekam implementasi

Daftar obat emergensi di UGD, Poli Kesga 8252 Laporan kesalahan pemberian obat dan KNC 8254 Laporan dan bukti perbaikan kesalahan pemberian

obat dan KNC

-  _{pemeriksaan di kamar obat}Banner jenis pelayanan di kamar obat, Alur Belum ada  banner Alur pelayanan di kamar obat

Jam buka √

Bukti pelaksanaan pengawasan terhadap penggunaan dan pengolaan obat oleh DKK

Pendokumentasian efek saamping obat

Pencatatan pelaporan efek samping obat dan KTD

√ _kasusTidak ada

c.

Check /

Pemantauan/Evaluasi dan analisa

Kelengkapan pemberian label pada obat √

8214

kebijakan dan prosedur yang menjamin ketersediaan obat-obat (Kepala puskesmas,penanggung jawab farmasi,dan pelaksana)

8216 Tersedianya daftar formularium obat di puskesmas √ 8221 terdapat ketentuan petugas yang berhak memberi resep 8222 terdapat ketentuan petugas yang menyediakan obat_{dengan persyaratan yang jelas}

8224  _{peresepan,pemesanan,dan pengelolaan obat.}tersedianya kebijakan dan proses 8225  _{pemberian obat yang kadaluwarsa}terdapat prosedur untuk menjaga tidak terjadinya

√

8226 Bukti pelaksanaan pengawasan 8233

 pemberian obat kepada pasien disertai dengan label obat yang jelas(mencakup nama,dosis,cara pemakaian

obat dan frekuensi penggunaanya) _√

8237 tersedianya kebijakan dan prosedur penanganan obat_{yang kadaluwarsa/rusak.}

Ke kesling 8241 tersedianya prosedur pelaporan efek sa mping √

8243

tersedianya kebijakan dan prosedur untuk

mencatat,memantau, dan melaporkan, bila terjadi efek samping penggunaan obat dan KTD termasuk kesalahan pemberian obat.

8251 terdapat prosedur untuk mengidentifikasi dan_{melaporkan kesalahan pemberian obat KNC.}

8262

ada kebijakan yang menetapkan bagaimana obat emergensi di simpan,dijaga,dan di lindungi dari kehilangan atau pencurian.

Belum dilaksanakan

d.

8263

Monitoring penyediaan obat emergensi di unit terkait ( UGD, gigi, KB) dan di ganti secara tepat waktu sesuai kebijakan puskesmas setelah di gunakan atau bila

kadaluwarsa/rusak Belum

Pemantauan efek samping obat dan KTD √

Pemantauan stok obat yang kadaluarsa √

Action: ,tindak lanjut serta evaluasi hasil tindak lanjut

8226  _{pengelolaan obat oleh Dinas Kesehatan Kabupaten}dilakukan pengawasan terhadap penggunaan dan √ 8229  _{peresepan dengan formularium}dilakukan evaluasi dan tindak lanjut kesesuaian √

8233

hasil evaluasi pemberian obat kepada pasien disertai dengan label obat yang jelas (mencakup

nama,dosis,cara pemakaian obat dan frekuensi

 penggunaanya) Belum

8234

 pemberian obat di sertai dengan informasi penggunaan obat yang memadai dengan bahasa yang dapat

dimengerti oleh pasien dan keluarganya) _√

- Rapat mengenai monitoring pelaksanaan kamar obat

- Pengamatan prosedur

Tindak lanjut efek samping obat dan KTD

√

Tindak lanjut obat yang mendekati kadaluarsa

Ada Sebagian Tidak ada

Berita acara ke kesling dan dinas Hasil monitoring dan tindak lanjut penyediaan obat

emergensi di unit kerja

-Kalibrasi/validasi instrumen/alat ukur tepat waktu oleh  pihak yang kompeten dan bukti dokumentasi ( yang

6. AUDITOR

- Drg. N Ratna. A H - Isniaty Am.Keb

-  Nurlaila Ruswida Am.Keb

- Bukti dokumen tindakan perbaikan bila ada

 penyimpangan Belum ada

- Dokumentasi pelaksanaan PME dan PMI _{Belum ada}

-  _{pemberian obat di kamar obat.}Identifikasi, analisa dan tindak lanjut risiko dalam - Orientasi staf kamar obat untuk prosedur dan praktek_{keselamatan/keamanan pemberian obat}

Output

- Peresepan obat sesuai dengan formularium 100 % √

- Grafik Trend Pemeberian obat √

- Grafik Kunjungan kamar obat Puskesmas Belum ada

- Capaian PKP ( Penilaian Kinerja Puskesmas) Belum ada

- Evaluasi kinerja kamar obat Belum ada

Indikator pelabelan tepat pada obat 80 %

7. PROSES AUDIT

Metode yang digunakan adalah wawancara terhadap auditee, telusur dokumen, melihat proses pelayanan dan mencari informasi dari sumber luar (Pasien).

8. ANALISA HASIL AUDIT

NO Kriteria Audit Daftar pertanyaan /

Observasi

Observasi Dokumen / Rekam Kegiatan

Fakta Lapangan Temuan Audit Verifikasi Audit

Rekomendasi Audit

1 Peralatan yang digunakan untuk kegiatan obat sesuai standart

Ada

 beberapa alat yang rusak

Blender obat rusak Diusulkan untuk  pengadaan alat baru

2 Sarana di ruang obat sesuai standar

Sarana tidak lengkap

Belum ada AC Pengajuan pengadaan  barang

3 Perencanaan anggaran POA untuk kamar obat

Belum ada POA yang terperinci

Rencana tertulis tidak ada

Harus ada rencana tertulis 4. Perencanaan keselamatan Kerja (K3) di Kamar obat Belum ada  petunjuk safety kamar obat

Bagan atau stiker keselamatan kamar obat

Pembuatan stiker atau alur keselamatan kerja kamar obat

5 SOP tentang obat yang dibawa sendiri oleh  pasien/keluarga Ada sebagian  pasien yang membawa obat sendiri dari rumah - Kejelasan SOP tentang obat yang dibawa pasien sendiri - Daftar nama

 pasien/alamat/diag nosa sakit/jenis obat yang dibawa harus ada 6 Penempatan obat sesuai abjad Ada  penempatan obat sirup tidak sesuai abjad

Semua jenis obat  penempatan harus sesuai abjad 7 SOP penyimpanan obat di rumah Label expire  belum dicantumkan

Harus ada label expired, dan cara minum obat

8 Kejelasan sistem  pelayanan di kamar obat Harus ada alur  pelayanan di kamar obat Pengajuan banner  pelayanan kamar obat

9 Pencatatan efek samping obat dan KTD

Buku catatan efek samping obat

Pembuatan buku efek samping obat dan KTD

10 Penanganan obat rusak dan kadaluwarsa Kebijakan  penanganana n obat rusak/ kadaluwarsa Harus jelas kebijakan/SOP  penanganan obat

rusak dan kadaluwarsa

11 Keamanan  penyimpanan obat emergensi dari  pencurian Kebijakan tentang keamanan obat emergensi

Harus ada kebijakan  penyimpanan obat emergensi 12 Monitoring  penyediaan obat emergensi di unit terkait di puskesmas SOP monitoring obat emergensi di unit terkait

Harus ada jadwal monitoring obat emergensi di unit terkait

13 Hasil evaluasi

 pemberian obat kepada  pasien disertai dengan

label obat yang jelas (mencakup

nama,dosis,cara  pemakaian obat dan

frekuensi  penggunaanya) Bukti evaluasi  pemberian obat kepada  pasien

Tanda tangan pasien di lembar belakang resep sudah dilaksanakan, tapi  belum di lakukan evaluasi 14 Bukti dokumen tindakan perbaikan  bila ada penyimpangan

Belum pernah ada kasus  penyimpangan

obat

15 Dokumentasi

 pelaksanaan PME dan PMI

Belum ada Blm dilaksanakan

16 Grafik Kunjungan kamar obat Puskesmas

Belum ada Dibuatkan grafik

kunjungan kamar obat 17 Capaian PKP (

Penilaian Kinerja Puskesmas)

18 Evaluasi kinerja kamar obat

Belum ada

19 Indikator pelabelan tepat pada obat 80 %

Belum ada

9. REKOMENDASI DAN BATAS WAKTU PENYELESAIAN

 NO URAIAN KETIDAKSESUAIAN / MASALAH RENCANA TINDAK LANJUT TARGET WAKTU PENYELESAIAN PENANGGUNG JAWAB WAKTU PELAKSANAAN TINDAK LANJUT STATUS PENYELESAIAN

1 Peralatan dan sarana yang digunakan untuk kegiatan kamar obat belum sesuai standart

Diusulkan untuk mempunyai blender obat dan AC

apoteker Barang sudah ada (AC)

tinggal pasang, blender  belum datang

2 Perencanaan di kamar obat mencakup anggaran dan keselamatan kerja

Harus ada perencanaan kamar obat yang lengkap

3 bln apoteker Belum dilaksanakan

3 SOP obat yang dibawa sendiri oleh keluarga, dilengkapi dengan daftar nama pasien dan  jenis obat yang dibawa

Ada buku Daftar nama  pasien, umur, alamat,

diagnosa sakit, obat yang dibawa

3 bln apoteker Monitoring

keterkaitan antara kamar obat dengan dokter

4 Alur pelayanan kamar obat harus jelas

Ada banner tentang  pelayanan kamar obat

3 bln apoteker Sedang dalam proses

 pembuatan 5 Penempatan obat sesuai abjad semua obat termasuk

obat sirup ditempatkan sesuai abjad

3 bln apoteker Obat sesuai abjad

6 SOP penyimpanan obat di rumah

Label expire dan kocok dahulu perlu

dicantumkan pada obat yang membutuhkan.

3 bln apoteker Belum dilaksanakan

7 Pencatatan bila terjadi efek samping obat dan KTD

Laporan efek samping obat dan KTD

3 bln apoteker Belum ada kasus

8 Penanganan obat rusak dan kadaluarsa

Ada Kebijakan tentang  penanganan obat

rusak/kadaluarsa

3 bln apoteker Keterkaiatan antara

kamar obat dan kesling

9 Keamanan penyimpanan obat emergensi

Ada Kebijakan  penyimpanan obat

emergensi

3 bln apoteker Label expired belum

tercantumdi luar tempat  penyimpanan

10 Monitoring obat emergensi di unit terkait

Jadwal monitoring obat emergensi di unit terkait

3 bln apoteker Belum ada monitoring

11 Evaluasi pemberian obat pada  pasien

Bukti evaluasi  pemberian obat pada  pasien

12 Grafik kunjungan kamar obat Pembuatan grafik kunjungan kamar obat

3 bln apoteker Belum ada grafik

Mengetahui,

Kepala Puskesmas Margaasih Ketua Tim Audit