LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL SEJARAH KEBUDAYAAN ISLAM

(1)

i

LAPORAN HASIL

AUDIT INTERNAL SEJARAH KEBUDAYAAN ISLAM

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UIN RADEN FATAH PALEMBANG

2018

Lembaga Penjaminan Mutu

Jalan Prof. K.H. Zainal Abidin Fikri Komp. UIN Raden Fatah Palembang, 30126 Telp. 0711-354668 Fax.(0711)356209 Email : [email protected]

(2)

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ………iii

BAB I Penetapan Ruang Lingkup …….………..1

BAB II Penetapan Audit ………..2

BAB III Penetapan Instrumen Audit..……….……….3

BAB IV Pelaksanaan………...4

BAB V Analisis……… ………5

BAB VI Penutupan ………..8

(3)

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberi kekuatan, kesehatan dan kemudahan sehingga kegiatan audit mutu internal pada tahun 2018 ini dapat terlaksana dengan baik. Laporan audit ini disiapkan berdasarkan pada hasil wawancara dan pengecekan dokumen di program studi yang diaudit. Laporan audit mutu internal ini merupakan penugasan dari siklus sistem penjaminan mutu internal dan akan dijadikan sebagai baseline data untuk meningkatkan kepatuhan terhadap kriteria yang ditetapkan.

Hasil ini juga akan dijadikan informasi untuk menyusun kebijakan universitas dalam pencapaian visi misi di program studi dan fakultas. Demikianlah laporan ini dibuat untuk disajikan sebagai dokumen pelaksanaan audit mutu internal. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan ini, semoga memberi manfaat untuk peningkatan mutu di program studi dan fakultas.

Palembang , September 2018 Ketua,

Fajri Ismail

(4)

1

BAB I

PENETAPAN RUANG LINGKUP AUDIT

Dalam melaksanakan audit internal perlu ditetapkan ruang lingkup .Ruang lingkup audit internal tingkat fakultas. Kriteria audit pada pelaksanaan audit internal ini menggunakan instrument dari BAN PT yakni AIPT 7 standar BAN PT. Instrumen ini meliputi standar 1 tentang Visi Misi Tujuan dan Sasaran serta Strategi Pencapaian, Standar 2 tentang Tata Pamong dan Kepemimpinan, serta Sistem Penjaminan Mutu, Standar 3 tentang Mahasiswa dan Alumnni, Standar 4 tentang Sumber Daya Manusia, Standar 5 tentang Kurikulum dan Suasana Akademik, Standar 6 tentang Pembiayaan, Sarana Prasarana, dan Sistem Informasi, dan terakhir Standar 7 tentang Penelitian, Pengabdian pada Masyarakat, dan Kerja sama.

Pemilihan instrument ini dilakukan untuk mendukung pencapaian akreditasi yang unggul pada tahun 2020. Dengan menetapkan instrument ini sebagai instrument audit diharapkan semua auditee dapat memahami dan mengimplementasikan hal-hal yang termuat dalam instrument.

Dengan demikian akan terdapat gambaran awaal sebagai baseline untuk menetapkan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan akademik dan nonakademik di masa yang akan datang.

(5)

2

BAB II

PENETAPAN AUDITOR

UIN Raden Fatah memiliki 60 orang auditor aktif yang direkrut dan lulus dari Pelatihan Auditor baik yang diselenggarakan oleh UIN Raden Fatah maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal seperti BSI dalam training audit internal ISO 9001:2015. Auditor aktif ini dibagi dalam auditor yang bertugas di Universitas dan bagian-bagian serta auditor yang bertugas secara silang di tingkat prodi.

(6)

3

BAB III

PENETAPAN INSTRUMEN AUDIT

Instrumen audit yang digunakan yakni:

1. Borang Sasaran Mutu Fakultas/Prodi 2. Form Ceklist Audit

3. Form Catatan Audit 4. Form Ringkasan Kondisi 5. Form Deskripsi Kondisi 6. Form Laporan

(7)

4

BAB IV

PELAKSANAAN

Pelaksanaan kegiatan audit ini dimulai dari penetapan audit plan meliputi waktu perencanaan, sumber daya, dan kebutuhan lain yang berhubungan dengan audit. Pada masa persiapan ini juga ditetapkan jadwal dan waktu audit yang disepakati bersama antara auditor dan auditee. Demikian pula dipersiapkan tim yang akan melakukan audit di berbagai tempat atau bagian-bagian di kantor Pusat Akademik UIN Raden Fatah. Dalam masa persiapan ini juga selalu dilakukan refreshment untuk mengingat kembali hal-hal yang berhubungan dengan audit.

Pelaksanaan audit dimulai dengan melakukan pembagian instrument yang dapat diamati oleh auditi dan auditi dapat langsung memberikan respon pada instrument tersebut.

Setiap akan memulai audit selalui didahului dengan opening meeting untuk menjelaskan tujuan melakukan audit, instrument yang digunakan, dan metode serta instrument yang akan digunakan dalam audit. Hal ini dilakukan agar terdapat persamaan persepsi dengan auditor dan auditee.

Langkah selanjutnya adalah proses wawancara. Dari proses wawancara kemudian dapat ditentukan temuan audit berupa hal-hal yang sudah sesuai (S), ketidaksesuaian (KTS), dan observasi (OB). Pelaksanaan ini kemudian ditutup dengan closing meeting dan menyepakati rekomendasi perbaikan. Audit internal pada periode ini adalah audit kecukupan dokumen terhadap instrument baru BAN PT. Hal ini dilakukan agar dapat terdeteksi lebih awal mengenai kecukupan dokumen yang dibutuhkan pada saat visitasi reakreditasi tahun mendatang. Dengan demikian, audit internal ini dapat berjalan dengan baik.

(8)

5

BAB V

HASIL ANALISIS

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)

RADEN FATAH PALEMBANG

Jl. Prof. K.H. Zainal Abidin Fikry Kode Pos :30126 Kotak Pos: 54 Telp (0711) 353276 Palembang

DESKRIPSI KONDISI AUDIT

Auditi Kriteria

SKI S1 Standar 1 s.d.7 BAN PT

Lokasi Ruang Lingkup Tanggal Audit

Adab dan Humaniora Tahun akademik 2018/2019 21 Agustus 2018

Wakil Auditi Auditor Ketua Auditor Anggota :

Lenny Marzulina Abdul Hadi

Distribusi Auditi x Auditor 0 LPM x Arsip x

No Deskripsi Kondisi Hasil Krite- ria

Akar Masalah Akibat Rekomendasi Tanggap an Auditi

Rencana Perbaikan Jadwal Perbaika n

Penangg ung Jawab

Rencana Pencegaha n

Jadwal Penceg ahan

Penangg ung Jawab 1. Dokumen

penyusunan visi misi belum terdokumentasi

OB 1 Belum ada koordinasi antara pihak dekanat dan prodi

Prodi tidak punya dokumen

Prodi melakukan koordinasi dengan dekanat

Akan diupaya kan

Prodi dan fakultas menjadwalkan rapat koordinasi untuk melengkapi dokumen tersebut

9 Oktober

kaprodi GPMF agar diaktifkan

Seme ster ganjil 2019

kaprodi

(9)

6

2 Belum ada dokumen formal tentang kebijakan mutu, sasaran, dan strategi

pencapaian

OB 1 Prodi belum menyadari pentingnya dokumen tersebut

Sasaran mutu dan strategi pencapaian tidak dapat ditunjukkan dengan baik

Prodi mengusulkan kepada dekanat untuk membuat kebijakan mutu, sasaran, dan strategi pencapaian

Akan diupaya kan

Prodi dan fakultas menjadwalkan rapat koordinasi untuk melengkapi dokumen tersebut

9 Oktober

kaprodi

3 Penjaminan mutu prodi belum melakukan review kesesuaian silabus, RPS, mata kuliah dan soal ujian.

OB 2 Prodi belum mendalami tugasnya sebagai pengendali mutu

Tidak ada review mutu pembelajara n

Prodi melakukan review mutu pembelajaran

setuju Prodi membuat tim review dan mereview

9 Oktober

kaprodi

4 Umpan balik terhadap dosen, mahasiswa dan alumni belum dilakukan

OB/

KTS

3 Prodi belum mendalami tugasnya sebagai pengendali mutu

Tidak ada umpan balik dan tindaklanjutn ya

Prodi mengusulkan pelaksanaaan umpan balik

setuju Prodi menyiapkan instrumen umpan balik dan merencanakan pelaksanaannya

9 Oktober

kaprodi

5 Belum ada dokumentasi partisipasi alumni

KTS 3 Prodi belum mendalami tugasnya sebagai pengendali mutu

Prodi tidak mendokume ntasikan bentuk partisipasi alumni

Prodi mengusulkan pelaksanaaan pendokumentasia n partisipasi alumni

setuju Prodi menyiapkan instrumen dan merencanakan pelaksanaannya

9 Oktober

kaprodi

6 Belum ada sistem penelusuran masa tunggu kerja alumni

OB 3 Prodi belum mendalami tugasnya sebagai pengendali mutu

Prodi tidak mendokume ntasikan bentuk partisipasi alumni

Prodi mengusulkan pelaksanaaan dan pendokumentasia n masa tunggu kerja alumni

setuju Prodi menyiapkan sistem penelusuraan masa tunggu kerja

9 Oktober

kaprodi

7 Tidak ada kebijakan tersistem dari Fakultas untuk mereview kurikulum

KTS 5 Fakultas tidak membuatnya dalam Renstra

Review kurikulum by accident

Review kurikulum dimasukkan dalam renstra

setuju Fakultas mereview renstra

9 Oktober

kaprodi

8 Monitoring perkuliahan di bagian akademik tidak terkontrol

KTS 5 Prodi belum menyadari perannya sebagai pengendali mutu

Masih ditemukan dosen yang tidak mengumpul monitoring perkuliahan

Bagian akademik membuat instrumen kontrol monitoring perkuliahan

setuju Fakultas menyarankan bagian akademik agar membuat instrumen kontrol

9 Oktober

kaprodi

(10)

7

9 Proses

pembelajaran di kelas ada ruang multimedia tetapi fasilitas hilang

KTS 6 Sistem pengamana fakultas belum baik

Fasilitas belajar hilang

Peningkatan pengamanan fakultas

setuju Fakultas

mengupayakan sistem pengamana yang efektif

9 Oktober

kaprodi

10 Tesis dan disertasi di perpustakaan fakultas tidak sebanding dengan jumlah dosen.

Prodi belum dapat memastikan jumlah buku teks sesuai keilmuan prodi

OB 5 Dosen belum menyadari pentingnya karya ilmiahnya disimpan di perpustakaan

Hanya ada 14 Tesis dan satu disertasi

Perpustakaan dapat dipenuhi dengan buku teks, tesis dan disertasi.

setuju Prodi merencanakan agar dapat meemnuhi perpustakaan dengan buku teks, tesis, dan disertasi

9 Oktober

kaprodi

11 Pengabdian masyarakat belum terdokumentasi.

OB 7 Dosen belum menyadari pentingnya mendokument asikan bentuk pengabdian

Tidak ada dokumentasi dan tidak terlihat varisi pengabdian masyarakat

Prodi membuat daftar pengabdian masyarakat dosen

setuju Prodi meminta kepada dosen agar bentuk pengabdian

masyarakat dilaporkan kepada prodi

9 Oktober

kaprodi

12 pengabdian masyarakat tidak melibatkan mahasiswa

KTS 7 Dosen tidak menyadari pentingnya melibatkan mahasiswa

Mahasiswa tidak pernah dilibatkan

Mahasiswa harus dilibatkan dalam pengabdian masyarakat

setuju Prodi bersama dosen merancang bentuk pengabdian masyarakat bersama mahasiswa

9 Oktober

kaprodi

13 Penelitiaan dosen tidak melibatkan mahasiswa

KTS 7 Dosen tidak menyadari pentingnya melibatkan mahasiswa

Mahasiswa tidak pernah dilibatkan

Mahasiswa harus dilibatkan dalam penelitian

setuju Prodi bersama dosen merancang bentuk penelitian bersama mahasiswa

9 Oktober

kaprodi

Tempat Persetujuan

Pimpinan Auditi Tanda Tangan

ttd

Ketua Auditor Lenny Marzulina Tanda Tangan ttd

Direview oleh : Penjamin Mutu Audit Dr.Siti Rochmiyatun,S.H,M.Hum

(11)

8

BAB VI PENUTUP

Demikian laporan pelaksanaan audit internal pada periode tahun 2018. Diharapkan bahwa pelaksanaan audit dapat lebih berkualitas baik dari segi kompetensi auditor maupun partisipasi auditee dalam memberikan respon terhadap audit internal.

Harapan kita semua agar temuan audit dapat segera ditindaklanjuti sesuai dengan waktu yang telah disepakati dan perbaikannya dapat menjadi hal yang berguna untuk pengembangan mutu universitas.

Di samping itu, diharapkan pula agar semua pihak yang berhubungan dengan aktivitas di tingkat universitas dapat menunjukkanpartisipasinya pada pelaksanaan audit internal ini karena audit internal ini adalah salah satu cara untuk melakukan introspeksi diri atau evaluasi diri dalam penyelenggaraan kehidupan kampus yang lebih baik.