• Tidak ada hasil yang ditemukan

Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal"

Copied!
14
0
0

Teks penuh

(1)

Nama Dokumen : XXX-023-2004

Nomor : OT0102/XXX00/006/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL

XXXXXXXXXXXXXXXXX

Kawasan Puspiptek Serpong 15314 Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx

(2)

DAFTAR ISI

1 TUJUAN ... 2 2 LINGKUP ... 2 3 ACUAN ... 2 4 DEFINISI ... 2 4.1 Audit ... 2 4.2 Audit internal ... 2 4.3 Tindak lanjut ... 2 5 TANGGUNG JAWAB ... 2 5.1 Kepala XXXXX ... 2 5.2 Kepala Bidang Xxxxxx ... 3

5.3 Kepala Sub Bidang Audit ... 3

5.4 Auditor Kepala ... 3 5.5 Tim Auditor ... 3 6 URAIAN ... 3 6.1 PERSIAPAN ... 3 6.2 PELAKSANAAN ... 4 7 LAMPIRAN ... 5 8 REKAMAN ... 5

(3)

1 TUJUAN

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.

2 LINGKUP

Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.

3 ACUAN

Pedoman Mutu xxxxx

4 DEFINISI

4.1 Audit

Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.

4.2 Audit internal

Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

4.3 Tindak lanjut

Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

5 TANGGUNG JAWAB

5.1 Kepala XXXXX

a. Pengesahan program audit internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja

(4)

5.2 Kepala Bidang Xxxxxx

a. Koordinasi kegiatan audit internal b. Pendistribusian audit status log

5.3 Kepala Sub Bidang Audit

a. Penyusunan draft program audit internal

b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan “audit status log”

5.4 Auditor Kepala

a. Penyusun jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit

5.5 Tim Auditor

a. Membuat Daftar periksa audit (Check list) b. Melaksanakan audit internal

c. Membuat laporan audit internal

6 URAIAN

6.1 PERSIAPAN

6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut. 6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.

6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx.

6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

(5)

6.2 PELAKSANAAN

6.2.1 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.

6.2.2 Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani.

6.2.3 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai.

6.2.4 Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit.

6.2.5 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.

6.2.6 Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan.

6.2.7 Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.

6.2.8 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.

6.2.9 Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.

6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati.

6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.

6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”.

6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.

(6)

7 LAMPIRAN

Lampiran 1 : Program Audit Internal XXXXX Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Audit Internal Lampiran 3 : Laporan Temuan Audit Internal Lampiran 4 : Program Tindak Lanjut Audit Intenal Lampiran 5 : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal Lampiran 6 : Surat Perintah Kerja

8 REKAMAN

No. Nama rekaman Uraian Lokasi penyimpanan Masa penyimpanan 1. Program audit internal

Jadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor

Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan 5 tahun 2. Daftar periksa (Check List Audit) Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee

Sub bidang Audit dan para Auditor

5 tahun 3. Laporan

Temuan Audit internal

Laporan hasil temuan

Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor 5 tahun 4. Laporan program tindak lanjut Audit Internal Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan

Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor 5 tahun 5. Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal

Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan

Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor

5 tahun

6. Audit status

log. Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX

Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU 5 tahun 7. Surat Perintah Kerja Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit

Sub bidang Audit dan Tim auditor

(7)

LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX

PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX TAHUN ….

No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN

Serpong, Kepala XXXXX

(8)

LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

BAGIAN/KEGIATAN : TGL. PELAKSANAAN :

AUDITOR :

No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN

Serpong, A U D I T O R

(9)

LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL

LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL NO. :

TANGGAL :

AUDITOR : BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT

TEMUAN : KLASIFIKASI

MINOR : % MAYOR : %

USULAN TINDAK LANJUT :

PENGESAHAN :

AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.

(10)

LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL : AUDITOR :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT TINDAK LANJUT :

SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL :

AUDITEE AUDITOR KEPALA

(11)

LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT

INTERNAL

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL

TANGGAL : AUDITOR :

BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :

SELESAI TANGGAL :

AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx

(12)

LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA

SURAT PERINTAH KERJA No. : ……….

Berdasarkan Program Audit Internal tahun……….dengan nomor Dokumen……….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada :

1. ……….. Sebagai Auditor Kepala 2. ……….. Sebagai Auditor

3. ……….. Sebagai Auditor untuk melakukan audit mutu internal

Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.

Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.

Serpong, ……… Kepala XXXXX,

(13)

BUKTI PENGESAHAN

Status : Revisi 0 Tanda Tangan :

Tanggal : Nama :

URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSI

Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

01. 13. 02. 14. 03. 15. 04. 16. 05. 17. 06. 18. 07. 19. 08. 20. 09. 21. 10. 22. 11. 23. 12. 24.

(14)

DAFTAR DISTRIBUSI

No. Salinan

Dokumen Nama Distribusi Jabatan

01 Kepala XXXXX

02 Wakil Manajemen

03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx 05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx 07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 08 Kepala Bidang xxxxxx 09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx

Referensi

Dokumen terkait

Tim monitoring penyusunan RUK harus membuat feed back kegiatan paling lambat 1 minggu setelah pelaksanaan kegiatan kepada penanggung jawab program dan laporan

Kepala Auditor membuat Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal sesuai dengan lingkup audit mutu internal yang akan dilakukan, yang telah disetujui oleh Dekan FMIPA

Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), STT-PLN akan melakukan Audit Mutu Internal (AMI) untuk unit kerja, program studi, bagian dan lembaga pada

5.7 Sesuai rencana tahunan Audit Internal, Audit Internal atau Auditor yang ditunjuk oleh Ketua Tim AMI dapat melaksanakan Internal Audit terhadap unit kerja tanpa

Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Auditor AMI dalam kegiatan Audit Mutu Internal Siklus III Tahun 2020 Universitas Jabal Ghafurd. Berdasarkan hasil

Penyusunan laporan pelaksanaan audit mutu internal untuk standar lulusan, standar isi pembelajaran, standar proses pembelajaran, standar evaluasi pembelajaran,

Agar pelaksanaan audit internal mutu akademik sesuai dengan Standar Audit Internal Mutu Akademik yang ditetapkan Universitas Brawijaya, disusunlah Pedoman Audit Internal

Melaksanakan Audit Auditor Internal bertanggung jawab atas pelaksanaan audit sesuai dengan jadwal audit dan membuat chekclist audit berdasarkan Quality Manual, Prosedur atau IK,