Nama Dokumen : XXX-023-2004
Nomor : OT0102/XXX00/006/2004
BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Kawasan Puspiptek Serpong 15314 Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx
DAFTAR ISI
1 TUJUAN ... 2 2 LINGKUP ... 2 3 ACUAN ... 2 4 DEFINISI ... 2 4.1 Audit ... 2 4.2 Audit internal ... 2 4.3 Tindak lanjut ... 2 5 TANGGUNG JAWAB ... 2 5.1 Kepala XXXXX ... 2 5.2 Kepala Bidang Xxxxxx ... 35.3 Kepala Sub Bidang Audit ... 3
5.4 Auditor Kepala ... 3 5.5 Tim Auditor ... 3 6 URAIAN ... 3 6.1 PERSIAPAN ... 3 6.2 PELAKSANAAN ... 4 7 LAMPIRAN ... 5 8 REKAMAN ... 5
1 TUJUAN
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.
2 LINGKUP
Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.
3 ACUAN
Pedoman Mutu xxxxx
4 DEFINISI
4.1 Audit
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.
4.2 Audit internal
Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
4.3 Tindak lanjut
Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.
5 TANGGUNG JAWAB
5.1 Kepala XXXXX
a. Pengesahan program audit internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja
5.2 Kepala Bidang Xxxxxx
a. Koordinasi kegiatan audit internal b. Pendistribusian audit status log
5.3 Kepala Sub Bidang Audit
a. Penyusunan draft program audit internal
b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan “audit status log”
5.4 Auditor Kepala
a. Penyusun jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit
5.5 Tim Auditor
a. Membuat Daftar periksa audit (Check list) b. Melaksanakan audit internal
c. Membuat laporan audit internal
6 URAIAN
6.1 PERSIAPAN
6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut. 6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor.
6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx.
6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
6.2 PELAKSANAAN
6.2.1 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan.
6.2.2 Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani.
6.2.3 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai.
6.2.4 Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit.
6.2.5 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan.
6.2.6 Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan.
6.2.7 Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit.
6.2.8 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak.
6.2.9 Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati.
6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk “audit status log ”.
6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.
7 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Program Audit Internal XXXXX Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Audit Internal Lampiran 3 : Laporan Temuan Audit Internal Lampiran 4 : Program Tindak Lanjut Audit Intenal Lampiran 5 : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal Lampiran 6 : Surat Perintah Kerja
8 REKAMAN
No. Nama rekaman Uraian Lokasi penyimpanan Masa penyimpanan 1. Program audit internalJadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor
Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan 5 tahun 2. Daftar periksa (Check List Audit) Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee
Sub bidang Audit dan para Auditor
5 tahun 3. Laporan
Temuan Audit internal
Laporan hasil temuan
Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor 5 tahun 4. Laporan program tindak lanjut Audit Internal Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan
Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor 5 tahun 5. Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal
Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan
Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor
5 tahun
6. Audit status
log. Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX
Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU 5 tahun 7. Surat Perintah Kerja Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit
Sub bidang Audit dan Tim auditor
LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX
PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX TAHUN ….
No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN
Serpong, Kepala XXXXX
LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL
DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL
BAGIAN/KEGIATAN : TGL. PELAKSANAAN :
AUDITOR :
No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN
Serpong, A U D I T O R
LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL
LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL NO. :
TANGGAL :
AUDITOR : BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT
TEMUAN : KLASIFIKASI
MINOR : % MAYOR : %
USULAN TINDAK LANJUT :
PENGESAHAN :
AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.
LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
TANGGAL : AUDITOR :
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT TINDAK LANJUT :
SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL :
AUDITEE AUDITOR KEPALA
LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT
INTERNAL
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL
TANGGAL : AUDITOR :
BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT
PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :
SELESAI TANGGAL :
AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx
LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA
SURAT PERINTAH KERJA No. : ……….
Berdasarkan Program Audit Internal tahun……….dengan nomor Dokumen……….bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada :
1. ……….. Sebagai Auditor Kepala 2. ……….. Sebagai Auditor
3. ……….. Sebagai Auditor untuk melakukan audit mutu internal
Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx.
Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.
Serpong, ……… Kepala XXXXX,
BUKTI PENGESAHAN
Status : Revisi 0 Tanda Tangan :
Tanggal : Nama :
URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DAFTAR KONTRIBUSI
Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :
01. 13. 02. 14. 03. 15. 04. 16. 05. 17. 06. 18. 07. 19. 08. 20. 09. 21. 10. 22. 11. 23. 12. 24.
DAFTAR DISTRIBUSI
No. Salinan
Dokumen Nama Distribusi Jabatan
01 Kepala XXXXX
02 Wakil Manajemen
03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx 05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx 07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 08 Kepala Bidang xxxxxx 09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
