2.1 Pengertian Manajemen Oprasional
Manajemen oprasional didefinisikan sebagai manajemen proses konversi, dengan bantuan fasilitas seperti : tanah, tenaga kerja, modal dan manajemen masukan (input) yang di ubah menjadi keluaran yang di inginkan, berupa barang atau jasa. Didalam memproduksi barang atau jasa akan dapat terjadi penambahan sumber daya lainnya yang di butuhkan untuk melengkapi dan menyempurnakan proses konversi tersebut, sehingga output yang di hasilkan sesuai selera yang di inginkan. Adapun Fungsi Manajemen Oprasional, Ada tiga pengertian yang penting untuk mendukung pelaksanaa kegiatan manajemen operasional, yaitu :
1. Manajemen oprasional yang dapat dinyatakan, bahwa manajer oprasional bertanggung jawab untuk mengelola bagian dan fungsi di dalam yang menghasilkan barang dan jasa.
2. Mengenai sistem yang berkaitan dengan perumusan sistem transformasi (konversi) yang menghasilkan barang dan jasa.
3. Merupakan unsur terpenting di dalam manajemen oprasional, yaitu pengambilan keputusan, khususnya pengambilan keputusan yang tidak terprogram dan berisiko.
Sedangkan pengertian manajemen operasional menurut Richard L. Daft (2006 : 216) adalah ”Bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang, serta menggunakan alat-alat dan tekhnik-tekhnik khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi.
”Operasional berasal dari kata operasi yang mempunyai arti menurut Subagyo (2000:1) ialah “kegiatan untuk mengubah bentuk untuk menambah manfaat atau menciptakan manfaat baru dari suatu barang atau jasa.”
2.2 Manajemen persediaan
Manajemen persediaan berada diantara fungsi manajemen operasi yang terpenting sebab persediaan membutuhkan modal yang sangat banyak dan mempengaruhi pengiriman barang sampai di konsumen, persediaan merupakan salah satu asset terpenting dalam banyak perusahaan karena nilai persediaan mencapai 40% dari seluruh investasi modal. Manajer oprasional sangat memahami bahwa persedian merupakan hal yang krusial. Di satu sisi perusahaan selalu berusaha mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan di tangan ( on-hand ) sementara itu di sisi lain pelanggan menjadi sangat tidak puas ketika jumlah pengalami kehabisan ( stockout ). Oleh karena itu perusahaan harus mengusahakan terjadinya keseimbangan antara investasi persediaan dengan tingkat layanan pelanggan dan minimisasi biaya merupakan faktor penting dalam membuat keseimbangan ini.
Persediaan merupakan sumber daya yang disimpan yang dapat digunakan untuk kebutuhan sekarang dan yang akan datang, persediaan secara umum
didefinisikan sebagai stok bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen. Persediaan dalam industri manufaktur merupakan stok item yang dijaga oleh perusahaan agar memenuhi permintaan baik pelanggan internal maupun eksternal, setiap perusahaan memiliki jenis persediaan yang berbeda-beda bergantung pada usaha yang dikelolanya, seperti persediaan dalam bidang retail berupa barang-barang yang mereka akan jual.
Menurut Prasetyo (2006 : 65), “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan / prosesproduksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi”.
Menurut Warren Reeve (2005 : 452), “Persediaan juga didefenisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Menurut Stice dan Skousen (2009 : 571), “Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual”.
Dalam Manajemen Persediaan terdapat 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan yaitu menurut Fien Zulfikarijah (2005:9) yaitu:
1.Keputusan persediaan yang bersifat umum merupakan keputusan yang menjadi tugas utama dalam penentuan persediaan baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Keputusan kuantitatif bertujuan untuk mengetahui:
a.Barang apa yang akan di stock?
b.Berapa banyak jumlah barang yang akan dip roses dan berapa banyak barang yang akan dipesan?
c.Kapan pembuatan barang akan dilakukan dan kapan melakukan pemesanan? d.Kapan melakukan pemesanan ulang ( Re Order Point)?
e.Metode apakah yang digunakan untuk menentukan jumlah persediaan?
2 Keputusan kualitatif adalah keputusan yang berkaitan dngan tekhnis pemesanan
yang mengarah pada analisis data secara deskriptif. a.Jenis barang yang masih tersedia di perusahaan?
b. Perusahaan atau individu yang menjadi pemasok barang yang dipesan perusahaan?
c.Sistem pengendalian kualitas persediaan yang digunakian perusahaan?
Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun adanya masalah lain.
2.3 Definisi persediaan
Persediaan secara umum didefinisikan sebagai stok bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen.
Menurut Shore (1973) mendefinisikan persediaan sebagai sumberdaya menganggur yang memiliki nilai potensial, definisi tersebut memasukan perlengkapan dan tenagakerja yang menganggur sebagai persediaan.Persediaan dalam industri manufaktur merupakan stok item yang dijaga oleh perusahaan agar memenuhi permintaan baik pelanggan internal maupun eksternal. Sedangkan persediaan dalam bidang ritel sendiri adalah barang-barang yang akan mereka jual.
Persediaan dapat membantu fungsi-fungsi penting yang akan menambah fleksibilitas operasi perusahaan. Terdapat 7 tujuan penting dari persediaan yaitu:
1. Fungsi ganda. Fungsi utama persediaan adalah memisahkan proses produksi dan distribusi. Pada saat penawaran atau permintaan item persediaan tidak teratur, maka pengamankan persediaan merupakan keputusan yang terbaik.
2. Mengantisipasi adanya inflasi. Persediaan dapat mengantisipasi perubahan harga dan inflasi, penempatan persediaan kas dalam bank merupakan pilihan yang tepat untuk pengembalian investasi. Di sisi lain, persediaan mungkin akan meningkat setiap saat.
3. Memperoleh diskon terhadap jumlah persediaan yang di beli. Fungsi persediaan yang lain adalah memanfaatkan keuntungan dari diskon
terhadap jumlah persediaan yang dibeli. Banyak pemasok yang menawarkan diskon untuk pembelian dalam jumlah besar.
4. Menjaga adanya ketidakpastian. Dalam sistem persediaan terdapat ketidakpastian dalam hal: permintaan, penawaran dan waktu tunggu. Persediaan pengaman dijaga dalam persediaan untuk memproteksi adanya ketidakpastian.
5. Menjaga produksi dan pembelian yang ekonomis. Sering terjadi memproduksi skala ekonomis pada bahan baku dalam lot. Dalam hal ini, lot diproduksi melebihi priode waktu dan tidak dilanjutkan ke produksi sampai lot mendekati habis. Kondisi ini tentu saja memungkinkan membengkaknya biaya persiapan mesin produksi melebihi jumlah item yang besar dan ini juga akan terjadi dalam penggunaan peralatan produksi pada produk yang berbeda, hal serupa akan terjadi pada saat pembelian bahan baku.
6. Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran. Terdapat beberapa jenis situasi yang apabila terjadi perubahaan permintaan dan penawaran dapat diantisipasi yaitu pada saat harga atau kemampuan bahan baku yang diharapkan berubah.
7. Memenuhi kebutuhan terus menerus. Persediaan transit terdiri dari bahan baku yang bergerak dari satu titik ke titik lainya.
2.4 Tolok ukur kinerja manajemen persediaan 2.4.1. Tolok ukur kinerja
Menilai kinerja suatu fungsi di perlukan ukuran tertentu, dalam hal ini tentu saja di butuhkan suatu ukuran kinerja, ukuran kinerja atau tolok ukur kinerja adalah suatu ukuran untuk mengetahui seberapa jauh suatu pekerjaan dilakukan dengan baik, tolok ukur ada dua jenis, yaitu tolok ukur kualitatif dan tolok ukur kuantitatif.
1. Tolok ukur kualitatif
Tolok ukur yang cara menggambarkanya dilakukan dengan penjelasan atau deskripsi kata-kata, tidak menggunakan deskripsi angka.
2. Tolok ukur kuantitatif
Tolok ukur yang cara mengukur kinerja dengan deskripsi angka, kurva, dan lain-lain cara yang bersifat kualitatif
2.4.2.Tolok ukur kinerja manajemen persediaan
Dalam manajemen persediaan barang, pengukuran dilakukan umumnya untuk setiap bidang kegiatan, karena fungsi pengelolaan barang meliputi beberapa fungsi pokok, yaitu:
1. Pengendalian persediaan,
2. Pembelian,
3. Pergudangan, dan
2.4.2.1.Tolok ukur pengendalian persediaan
Dalam pengendalian persediaan ada dua tolok ukur kinerja yang perlu diperhatikan yaitu tolok ukur efisiensi dan tolok ukur efektivitas.Tolok ukur efisiensi mengukur tingkat efisiensi pengelolaan barang di persediaan atau seberapa jauh persediaan barang dikelola secara efisien, ini berkaitan dengan keekonomian, pemborosan, pengorbanan, biaya, dan hal lain-lain yang serupa.Tolok ukur efektivitas pengelolaan barang menggambarkan seberapa jauh persediaan barang berguna atau mendukung operasi perusahaan.
2.4.2.2.Tolok ukur manajemen pembelian
Fungsi manajemen pembelian dapat di ukur dari tiga segi, yaitu harga barang/jasa yang dibeli, efisiensi proses pembelian dan efektivitas fungsi pembelian. Harga barang/jasa yang dibeli pengukuranya dapat dilakukan dengan membandingkan dengan pembelian-pembelian pada kurun waktu sebelumnya, dengan harga yang dibeli oleh perusahaan-perusahaan lain. Efisiensi proses pembelian menyangkut biaya pembelian, ketepatan kedatangan barang, penggunaan staff atau tenega pembelian. Efektivitas fungsi pembelian seberapa jauh yang dibeli itu betul-betul sesuai dengan keperluan dan dipergunakan dalam oprasi perusahaan.
2.4.2.3.Tolok ukur pengelolaan pergudangan
Beberapa tolok ukur pergudangan dapat dikembangkan memjadi rasio biaya pergudangan dan biaya logistic yang menunjukan efisiensi pengelolaan gudang, rasio penggunaan luas/volume gudang dan kapasitas gudang yang
mendekati 100% karena berarti hampir seluruh kapasitas gudang dimanfaatkan. Biaya pengelolaan gudang per ruangan menunjukan efisiensi pengelolaan gudang milik sendiri dapat dibandingkan dengan biaya penyewaan gudang di luar.
2.4.2.4.Tolok ukur manajemen angkutan
Rasio biaya angkutan dengan harga barang yang diangkut dapat di bandingkan dari tahun ke tahun dan juga dari berbagai cara. Rasio penggunaan armada angkutan menunjukan tingkat utilisasi dan efisiensi penggunaan armada angkutan.Biaya pemeliharaan alat angkut dapat dibandingkan dari tahun ke tahun untuk menunjukan kemajuan atau kemunduran dalam efisiensi.Biaya oprasi alat angkut, perbandingan yang dilakukan baik secara horizontal atau vertical untuk melihat efisiensi perusahaan.
2.4.3. Rasio perputaran persediaan
Rasio antara pengeluaran/penggunaan/penjualan dan persediaan. Makin tinggi TOR berarti makin cepat perputaraan persediaan, yang berarti pula pemanfaatan investasi makin tinggi atau dengan kata lain makin efisien. Makin rendah TOR berarti percepatan perputaran modal atau investasi makin lambat dan makin tidak efisien. TOR adalah sebagai berikut:
TOR (akhir tahun) =
Konsep TOR dapat diekspresikan dalam bentuk lain, yaitu yang menggunakan tingkat persediaan, pesediaan yang dinyatakan dalam “bulan pemakaian”
2.4.4. Rasio persediaan dan pendapatan
Dengan membandingkan tingkat persediaan barang dengan tingkat pendapatan yang diperoleh. Beberapa yang melatarbelakangi pengembangan konsep ini ialah, TOR merupakan tolok ukur sementara atau kurang memberi ukuran efisiensi yang sebenarnya, efisiensi sebenarnya akan terlihat kalau di bandingkan dengan pendapatan perusahaan dan bukan penjualan, dalam konsep SBU (strategi business unit)para manajer biasanya dituntut untuk mencapai pendapatan dan keuntungan tertentu (meskipun juga melalui target penjualan tertentu)
2.4.5. Tingkat layanan
Untuk menghitung tingkat efektivitas persediaan barang, biasanya digunakan rasio layanan atau tingkat layanan sebagai tolok ukurnya.Tingkat layanan menunjukan tingkat pelayanan tertentu, rasio layanan adalah perbandingan antara jumlah/nilai permintaan yang dapat dijauhi dari persediaan dan jumlah/nilai seluruh permintaan dari pemakai.Makin tinggi rasio layanan, berarti persediaan makin mampu memenuhi keperluan perusahaan.
2.4.5.1. Rasio persediaan surplus dan persediaan mati
Persediaan surplus adalah rasio (perbandingan) antara nilai barang gudang yang di anggap surplus dan nilai barang keseluruhan.Barang yang dianggap surplus adalah barang yang melebihi tingkat persediaan tertentu yang di tetapkan oleh perusahaan.
1. Rasio persediaan surplus
Makin tinggi rasio persediaan surplus bararti makin banyak barang yang berlebih sehingga pengelolaan persediaan makin tidak efisien. Barang surplus adalah barang yang sebenarnya masih dapat dipakai untuk keperluan yang akan datang, tetapi dianggap berlebihan dan barang ini di timbun dalam gudang.
2. Rasio persediaan mati
Barang dinamakan persediaan mati adalah barang persediaan yang tidak ada kemungkinanya sama sekali untuk digunakan lagi. Konsekuensi dari pernyataan persediaan mati biasanya adalah barang bersangkutan dijual atau dibuang karena tidak ada gunanya menyimpanya terus, atau kalau disimpan terus akan menimbulkan biaya yang besar.
2.4.5.2. Benchmarks kinerja manajemen persediaan
Benchmarks adalah ukuran kinerja perusahaan andalan dalam bidang tertentu yang dapat dijadikan acuan suatu perusahaan. Sedangkan benchmarking
adalah proses pengukuran dan perbandingan kinerja perusahaan sendiri dengan kinerja perusahaan andalan (benchmarks)
2.4.5.3.Laporan untuk manajemen
Tolak ukur kinerja agar mempunyai kegunaan yang maksimum harus memenuhi beberapa ketentuan, baik dalam cara pencatatan, isi pencatatan dan cara pelaporanya, seperti berikut ini:
Pencatatan dapat di lakukan dengan computer atau secara manual pencatatan harus lengkap, semua yang diperlukan dicatat.Data tidak hanya menyangkut keadaan sekarang, tetapi dapat juga selama beberapa waktu terakhir dan mungkin prediksi masa mendatang.
2. Dilaporkan kepada pihak yang memerlukan
Laporan biasanya dilakukan secara tertulis dan dibuat secara berkala. Pihak yang memerlukan biasanya adalah manajemen yang terdiri dari pimpinan tertinggi, manajer senior, manajer yunior,ataupun penyelia langsung. Laporan harus di buat secara jelas, singkat, disertai data kuantitatif, dan langsung ke inti masalah.
3. Dilakukan evaluasi atas isi laporan
Evaluasi yang menyangkut penilaian apakah kinerja sudah atau belum memenuhi ketentuan atau target, ada kemajuan atau kemunduran, dan sebagainya.Evaluasi menyangkut pula kesimpulan seperti apakah oerlu tindak lanjut, apakah menunggu dulu untuk melihat perkembanganya, dan sebagainya.
4. Dilakukan tindak lanjut untuk memperbaiki kinerja, sekiranya diperlukan
Tindak lanjut yang diperlukan biasanya menyangkut langkah-langkah perbaikan, atau percepatan perbaikan kinerja, langkah-langkah perbaikan dapat
menyangkut prosedur, SDM, pengawasan, dan sebagainya.Kelemahan yang umum adalah kuat dalam laporan, tetapi sangat lemah dalam tindak lanjut.
Mengenai laporan ke manajemen yang di maksud adalah laporan hasil kerja fungsi-fungsi berdasarkan tolak ukur yang sudah di tetapkan dan dapat di bedakan, misalnya:
1. Laporan strategis
Laporan yang menyangkut atau sangat mempengaruhi hidup-matinya perusahaan.Laporan ini jumlahnya sangat terbatas dan sangat singkat, dan dilaporkan langsung ke manajemen puncak. Seperti kelangkaan barang berjangka panjang atau keluarnya peraturan pemerintah yang akan mempengaruhi kinerja manajemen persediaan dan mungkin dapat membahayakan kelangsungan hidup perusahaan
2. Laporan manajerial
Laporan ini memerlukan perhatian manajer tingkat menengah.Jumlahnya terbatas dan cukup dibuat secara ringkas. Seperti Turn Over Ratio dan tingkat layanan barang-barang penting dan strategis. Hal-hal detail yang tidak perlu di laporkan ke manajemen tingkat menengah ini jangan sampai dilaporkan karena akan menghabiskan waktu mereka.
3. Laporan oprasional
Laporan lain yang sifatnya untuk kepentingan operasional diperlukan oleh penyelia atau menajer setempat. Jumlah laporan ini dapat lebih banyak, dilaporkan secara berkala kepada penyelia langsung atau dapat juga, apabila diperlukan kepada manajer setempat.
Tolok ukur kinerja manajemen persediaan ini sangat penting dilakukan perusahaan, karena dapat memberikan masukan pada perusahaan, sekaligus dapat membuat perbaikan kinerja staff gudang agar nantinya tidak terjadi lagi selisih yang besar antara fisik barang yang ada di gudang dengan data yang ada.Sehingga masalah yang selama ini ada dapat terselesaikan dan hak ilang yang di berikan oleh manajemen perusahaan dapat menjadi insentif bagi staff gudang.
