PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
UNTUK PT. XYZ
Chandra Kurniawan, dan Win Ce
Laporan Teknis
Jakarta, 17 September 2011 Menyetujui:
Pembimbing
1
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
UNTUK PT. XYZ
Chandra Kurniawan1, Win Ce2
1,2
Program Pascasarjana MMSI, Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk Jakarta Jakarta Barat 11530, 1yut4k4@gmail.com 2wn@binus.edu
ABSTRACT
To manage and documenting the knowledge to become a reference for an employee within the company required the development and implementation of appropriate knowledge management systems. The application of knowledge management systems, must be supported by features to store and organize existing knowledge. It is also important to provide a medium that supports a culture of knowledge sharing among staff through knowledge management system. The design and implementation of knowledge management is the systematic planning using a knowledge management information system using five phases of the IRIS group, added with preparation of the change phase. These phases consist of the current condition analysis, preparation of the change, knowledge audit, map knowledge representation, categorization of knowledge and plan design-implementation of knowledge management. Knowledge management in the company is divided into five sites, which are R&D, R&D-Silviculture, R&D-Tree Improvement, R&D-Laboratory and IT Training. Site have several key features, wiki page, document libraries, discussion forums and innovations. The evaluation of system is done with the analysis of the people, process, technology and system performance analysis. From the evaluation of knowledge management systems that have been implemented, it is concluded that the application of knowledge management get positive responses from management and can help employees for improving their knowledge possessed.
2
ABSTRAK
Untuk mengelola dan mendokumentasikan knowledge sehingga menjadi referensi bagi karyawan dalam perusahaan diperlukan penyusunan dan penerapan sistem knowledge management yang tepat. Penerapan sistem knowledge management, tentunya harus didukung oleh fitur-fitur yang dibutuhkan untuk menyimpan dan mengorganisasikan knowledge yang ada. Yang tidak kalah penting adalah memberikan media yang mendukung terciptanya budaya sharing knowledge antar staff melalui sistem knowledge management. Perancangan dan implementasi knowledge management ini menggunakan sistematika perencanaan sistem informasi knowledge management dengan menggunakan lima fase dari grup IRIS
ditambahkan dengan tahap persiapan perubahan. Fase-fase ini terdiri dari analisa keadaan sekarang, persiapan perubahan, audit knowledge, representasi knowledge map, kategorisasi knowledge dan rencana desain serta implementasi knowledge management. Knowledge management dalam perusahaan dibagi menjadi lima site utama, yaitu R&D, R&D Silviculture, R&D Tree Improvement, R&D Laboratory dan IT Training. Site tersebut memiliki beberapa fitur utama, yaitu wiki page, document library, discussion forum dan innovations. Evaluasi sistem dilakukan dengan analisa dari sisi people, process, technology dan analisa kinerja sistem. Dari evaluasi terhadap sistem knowledge management yang telah diterapkan, diperoleh simpulan bahwa penerapan knowledge management mendapatkan tanggapan positif dari pihak manajemen, dan dapat membantu karyawan dalam meningkatkan knowledge yang dimiliki.
3
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terjadi dengan sangat cepat. Oleh karena itu, kemampuan sebuah perusahaan dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi salah satu faktor daya saing yang sangat penting. Saat sebuah perusahaan mencoba berkembang untuk menjadi yang lebih baik, dibutuhkan tingkat pengetahuan yang sangat luas pada setiap karyawan yang ada untuk dapat berkompetisi dan bertahan.
Perkembangan ilmu pengetahuan tidak terlepas oleh knowledge manusia yang terus melakukan inovasi. Knowledge dalam suatu perusahaan merupakan asset tak berwujud (tacit) yang bila dimanfaatkan dengan benar akan memiliki daya saing bagi perusahaan itu sendiri. Hanya saja, terkadang knowledge itu sering dimiliki oleh individu itu sendiri. Knowledge yang hanya dimiliki oleh individu dalam suatu perusahaan seringkali tidak terdokumentasi dengan baik. Sehingga adakalanya individu-individu yang lain sering bergantung pada individu yang satu karena tidak adanya referensi atau dokumentasi yang memadai untuk dipelajari.
Knowledge dalam perusahaan perlu dikelola dan didokumentasikan, sehingga dapat menjadi referensi bagi individu-individu yang lain untuk mendapatkan knowledge
tanpa harus bergantung dengan individu yang lain. Dengan didokumentasikannya suatu
knowledge, maka penelusuran maupun untuk mendapatkan kembali knowledge itu akan lebih mudah meskipun individu itu sendiri sudah tidak bekerja lagi di perusahaan.
PT. XYZ merupakan salah satu company yang bergerak di bidang forestry. Perusahaan ini berkembang dengan sangat cepat dan memiliki sumber daya manusia yang cukup banyak di berbagai bidang, seperti nursery, harvesting, plantation, dan lain lain. Di samping itu, perusahaan menyadari masih kurang optimalnya upaya dari sisi internal perusahaan untuk meningkatkan daya saing sumber daya manusia yang ada. Dengan adanya hal itu, perusahaan ingin mengembangkan sistem internal perusahaan yang berupa knowledge management system demi mencapai tujuannya.
Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. XYZ tidak pernah lepas dari peran teknologi dan manusia sebagai pendukung kegiatannya. Dalam kinerja operasional sehari-hari, PT. XYZ menggunakan aplikasi internal yang dikembangkan sendiri untuk kegiatan operasional sehari-hari. PT. XYZ selalu memberikan training kepada setiap karyawannya. Training yang diberikan berupa training untuk pengoperasian maupun training untuk pengembangan diri dalam mendukung kegiatan operasional tersebut. Saat ini, training tersebut hanya bermanfaat bagi karyawan yang mendapatkan training saja. Proses ini berlangsung setiap kali ada karyawan baru yang masuk dan seandainya jika ada karyawan yang berkompeten di bidangnya keluar, maka pengetahuannya tidak dimiliki oleh orang lain. Hal ini terjadi karena knowledge pada PT. XYZ tidak didokumentasikan sehingga pemanfaatan kembali knowledge seseorang tidak bisa diterapkan pada individu yang lain. Dengan adanya pendekatan sistem knowledge management, maka sistem tersebut dapat digunakan untuk menyimpan pengetahuan serta pengalaman staf yang nantinya pengetahuan tersebut dapat disimpan untuk kepentingan perusahaan dan disebarkan pada karyawan lain supaya pengetahuan setiap karyawan merata.
Rumusan Masalah
Pada Internship Project ini akan mendesain sistem knowledge management dengan merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Penerapan Knowledge Management seperti apa yang sesuai dengan proses bisnis PT. XYZ?
4
2. Bagaimana cara menyimpan knowledge yang ada di dalam perusahaan?
3. Bagaimana struktur model Knowledge Management yang dapat mendukung penerapan knowledge management di PT. XYZ?
Tujuan
Adapun tujuan dari desain dan penerapan knowledge management system ini adalah:
1. Mendesain dan menerapkan Knowledge Management System pada perusahaan. 2. Menyediakan fitur-fitur pada aplikasi Knowledge Management System yang
dibutuhkan PT. XYZ untuk menyimpan dan mengorganisasikan knowledge yang dimiliki.
3. Memberikan media yang mendukung tercipta budaya sharing knowledge antar staff itu sendiri melalui knowledge management system.
4. Melakukan evaluasi terhadap sistem knowledge management yang telah diterapkan.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang digunakan dalam pembahasan internship project ini mencakup departemen R&D PT. XYZ secara menyeluruh yang mencakup divisi-divisi yang ada di dalam departemen R&D baik yang berada di Jakarta maupun di Kalimantan. Untuk proses evaluasinya dilakukan sampai 11 Agustus 2012.
5
METODE PENELITIAN
Kerangka Pikir
Gambar 1 Kerangka Pikir
Kerangka pikir pada gambar 1 menggunakan metodologi Knowledge Management dari grup IRIS (Chalmeta dan Granger, 2008) yang ada di Universitat Jaume I in Castelló (Spanyol) dan ditambahkan proses perubahan menggunakan metode delapan perubahan Kotter dan Cohen (2006). Menurut Jafari dan Akhafan (2007), proses perubahan ini diperlukan supaya implementasi knowledge management dapat berjalan dengan optimal. Sesuai dengan kerangka pikir diatas, dalam membangun suatu Sistem Knowledge Management yang diharapkan bisa untuk meningkatkan daya saing pada PT. XYZ ini maka muncul beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan perancangan dan penerapan
Knowledge Management System (KMS), yaitu:
1. Bagaimana kondisi sistem perusahaan saat ini, dalam hal ini menggunakan model seperti apa dalam menjalankan bisnisnya.
2. Masalah dan kendala seperti apa yang dihadapi oleh perusahaan sehingga mereka sulit untuk berkembang, khususnya berkaitan dengan perbedaan dan penyebaran knowledge diantara kalangan staff
3. Apa yang dapat dilakukan untuk mendapatkan terobosan terbaru melalui pendekatan KM dalam perusahaan
4. Bagaimana strategi yang digunakan untuk membangun KMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan
5. Serta Knowledge Management System seperti apa yang cocok untuk diterapkan pada PT. XYZ.
6 Metodologi
Perancangan dan implementasi KMS ini menggunakan sistematika perencanaan sistem informasi dengan menggunakan lima fase dari grup IRIS (Chalmeta dan Granger, 2008) yang ada di Universitat Jaume I in Castelló (Spanyol). Fase-fase ini terdiri dari analisa sistem yang ada sekarang, identifikasi kebutuhan dari sistem yang baru, representasi dalam bentuk knowledge map, dan mempersiapkan rencana desain serta implementasi knowledge management IT. Untuk mengoptimalkan hasil dari penerapan KMS ini maka ditambahkan bagian persiapan perubahan setelah tahap analisa sistem yang ada sekarang selesai (Jafari dan Akhafan, 2007).
Dalam fase analisa sistem yang ada sekarang akan diketahui hal–hal yang menjadi masalah serta hambatan yang memperlambat laju perusahaan, kemudian dilakukan pemberian solusi serta action yang besar kemungkinannya berdampak perubahaan pada perusahaan. Analisa ini menggunakan analisa komponen knowledge management, yaitu people, process dan technology (Awad dan Ghaziri, 2004) dan analisa porter (Rice, 2010).
Setelah analisa keadaan sekarang selesai maka dilakukan tahap pendataan perubahan-perubahan yang akan diterapkan dalam perusahaan dan langkah apa yang harus diambil perusahaan karena adanya rencana perubahan tersebut. Proses perubahan ini menggunakan teori delapan perubahan menurut Kotter dan Cohen (2006), yaitu: 1. Kebutuhan untuk menciptakan suatu perubahan
2. Membentuk tim
3. Membentuk dan mengembangkan visi perubahan dan strategi untuk mencapai visi tersebut.
4. Mensosialisasikan visi dan strategi perubahan 5. Mendorong orang lain untuk mencapai visi tersebut 6. Menentukan target jangka pendek
7. Selalu melakukan perbaikan dan melakukan perubahan
8. Proses perubahan yang dilakukan harus dilakukan secara berkesinambungan.
Setelah persiapan proses perubahan dilakukan , maka dilakukan audit pada
knowledge terhadap perusahaan untuk memahami seberapa besar pengetahuan yang dimiliki perusahaan saat ini dan pengetahuan apa yang perlu dimiliki perusahan dalam menjalankan bentuk proses barunya nanti. Audit knowledge ini menggunakan Zack framework (Tiwana, 2002). Setelah proses audit dilakukan maka akan digambarkan secara keseluruhan core knowledge yang didapat dari audit knowledge (Tiwana, 2002). Lalu dilanjutkan dengan design knowledge map dan memberikan list fitur yang ada pada sistem knowledge management ini (Chalmeta dan Granger, 2008).
Setelah semua langkah dilakukan maka dilakukan perencanaan awal desain dan implementasi dari sistem knowledge management pada PT. XYZ. Setelah tahap implementasi dilakukan evaluasi dari sistem knowledge management tersebut. Evaluasi ini dilakukan dengan membandingkan target yang diinginkan dengan realisasi dokumen/artikel yang ada di sistem knowledge management ini (Shannak,2009). Selain itu evaluasi juga dilakukan dengan melakukan tes performa hardware dari sistem tersebut yaitu dengan analisa memori, prosesor dan disk I/O (Woodman dan Shakshober, 2006) dan tes performa aplikasi (Eyerman dan Eeckhout, 2008) yaitu dengan analisa terhadap response time dan throughput dari sistem.
7
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisa Keadaan Sekarang
Pada tabel 1 diberikan detail analisa keadaan sekarang menurut porter dan people-process-technology
Tabel 1
Tabel Analisa Keadaan Sekarang
No Aspek Analisa Usulan Solusi Jenis Perubahan
Porter
1 • Turnover karyawan baru dan yang keluar cukup tinggi
• Sulitnya melakukan koordinasi karyawan dengan
lokasi berjauhan
• Posisi perusahaan masih sebagai pemula dalam bidang forestry, sehingga perlu mengejar ketinggalan knowledge dari market leader
Membuat suatu knowledge management yang dapat menyimpan knowledge karyawan dan dapat diakses dari lokasi yang berjauhan. Knowledge management tersebut juga digunakan untuk mengejar ketinggalan
knowledge dari market leadernya.
Teknologi
People
2 • Adanya gap pengetahuan antara karyawan baru dan karyawan yang lebih senior
• Belum ada pemerataan kemampuan karyawan dalam menjalankan kegiatan penelitiannya
• Team work saat ini berjalan kurang optimal karena masih berjalan di setiap lokasi dan belum terintegrasi antar setiap lokasi.
• Tidak adanya media untuk melakukan knowledge sharing yang terintegrasi dengan baik.
Membuat suatu sistem untuk knowledge sharing terintegrasi antar karyawan sehingga tidak perlu bertanya berulang kali
Teknologi
3 • Knowledge Sharing dilakukan secara lisan dan via email
sehingga tidak terdokumentasi dengan baik
Sistem knowledge
management dapat menyimpan informasi mengenai semua artikel yang ada.
Teknologi
4 • Usulan mengenai penelitian R&D, usulan selalu diberikan dari manajer atau supervisor
Untuk membantu penerapan knowledge management maka diberikan target penulisan artikel yang harus dipenuhi setiap periode tertentu yang diterapkan dalam kpi departemen R&D.
Program
8
serta media untuk para staf dalam menuangkan ide–ide serta inovasi yang ada pada diri mereka.
karyawan untuk menuangkan ide mereka di dalam sistem sharing knowledge
management. 6 • Belum sepenuhnya para staf
mempunyai skill penggunaan dasar komputer.
Memberikan training dasar penggunaan komputer ke karyawan yang membutuhkan.
Program
7 • Masih ada karyawan yang masih terpaku pada sistem perusahaan sebelumnya tempat karyawan tersebut bekerja.
• Budaya sharing knowledge antar staff dari person ke person belum seutuhnya berjalan.
Pembentukan culture baru pada perusahaan tentang budaya knowledge sharing.
Program
Proses
8 • Belum adanya pemisahan job description yang jelas di dalam departemen R&D.
• Masih ada tumpang tindih terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan
Melakukan pembagian job description terhadap staff-staff R&D.
Program
9 • Belum semua divisi mempunyai best practice.
Membuat struktur format penyimpanan file yang ada di server
Program
10 • Belum semua SOP dan Best Practice R&D terdokumentasi dengan baik
• Penamaan SOP dalam departemen R&D masih belum terstruktur.
• Tidak semua kegiatan operasional dan pelaksanaan kegiatan terdokumentasi dengan baik
• Penyimpanan file dan hasil penelitian di lapangan masih belum terstruktur
Pembentukan, penyusunan dan pengorganisasian dokumen perusahaan (SOP, laporan), research-research, best practice dan kegiatan analisa lapangan yang pernah dilakukan
Program
11 • Beberapa SOP dan Best Practice belum terupdate sesuai dengan keadaan sekarang.
SOP & Best Practice harus selalu terupdate dan
dimasukkan ke dalam sistem knowledge management
Program
12 • Adanya kesulitan untuk menemukan referensi eksternal yang ada di dalam
referensi penelitian
Sistem knowledge
management yang diterapkan harus dapat menghandle penyimpanan referensi eksternal yang digunakan dalam penelitian, baik dalam
9
berupa file dokumen, gambar ataupun video.
Technology
13 • Data di server masih belum terorganisasi dengan baik.
Membuat folder-folder di server yang digunakan untuk pengelompokan data-data R&D
Program
14 • Komunikasi antar site dan pusat hanya menggunakan email
Memberikan bentuk solusi lain untuk komunikasi, yaitu dengan fasilitas chatting dan VOIP.
Teknologi
15 • Tidak adanya sistem untuk melakukan diskusi dengan rekan kerja lain yang berada di dalam suatu divisi.
• Tidak adanya media untuk menuangkan ide dan inovasi baru.
Pembentukan aplikasi
Knowledge Management
sebagai media penyimpanan, pengelolaan, menuangkan ide, diskusi dan penyebaran informasi dan pengetahuan di dalam departemen
Teknologi
16 • Tidak adanya suatu sistem
terintegrasi untuk penyimpanan file yang dapat
diakses oleh semua karyawan yang berada dalam lokasi berbeda.
Sistem knowledge management harus dapat menjadi tempat penyimpanan dokumen sehingga dapat diakses oleh semua karyawan yang berada dalam lokasi berbeda.
Teknologi
Persiapan Perubahan
Berikut diberikan persiapan perubahan di bidang teknologi:
1. Membentuk suatu sistem dengan dukungan infrastruktur IT yang berfungsi sebagai media penyimpanan, penyebaran dan pencarian pengetahuan dan informasi serta dokumen / file penting perusahaan serta memungkinkan sebagai media sharing antar cabang dan karyawan didalamnya. Sistem knowledge management ini nantinya dapat diakses oleh setiap karyawan departemen R&D. 2. Pembentukan wadah atau media bagi para staf berupa forum diskusi yang
diharapkan bertujuan sebagai tempat pertukaran informasi, ide dan pengetahuan yang didalamnya dapat digunakan dan disimpan sebagai aset perusahaan.
3. Mempersiapkan infrastruktur IT dan aplikasi chatting yang mendukung untuk mewujudkan komunikasi chatting internal antar karyawan PT. XYZ.
Berikut diberikan persiapan perubahan di bidang program: 1. Sosialisasi ulang tujuan utama departemen R&D, yaitu
Saat ini dari semua penelitan yang dilakukan dalam departemen R&D, 60% dari hasil penelitian tersebut harus dapat diimplementasikan ke perusahaan.
2. Pembuatan KPI untuk target penulisan artikel yang dilakukan oleh karyawan (Moor dan Smits, 2002). Penilaian KPI ini dimulai pada tahap review 1.
3. Membiasakan karyawan untuk melakukan sharing knowledge di hari Jumat setelah makan siang. Waktu untuk knowledge sharing perlu diberikan supaya program knowledge sharing dapat berhasil (Wang dan Noe, 2010). Dalam hal ini, perlu dipilih knowledge leader di setiap divisi untuk memantau kegiatan knowledge sharing dan memberikan motivasi bagi karyawan lain. Knowledge leader dalam setiap divisi adalah supervisor dari divisi tersebut. Jika dalam divisi itu belum memiliki supervisor maka knowledge leadernya adalah manager R&D.
10
4. Mempersiapkan materi training penggunaan dan pelatihan aplikasi umum yang sering digunakan oleh karyawan R&D yang membutuhkan.
5. Membentuk culture baru bagi departemen R&D, yaitu 3CS yang berisikan:
• Continuous Improvement (Irani et al, 2004)
Dengan adanya culture ini diharapkan karyawan selalu belajar untuk mendapatkan pengetahuan baru demi mengembangkan diri sendiri dan perusahaan.
• Continuous Innovation (Cole, 2001)
Dengan terbentuknya mindset karyawan untuk selalu berkembang maka diharapkan banyak inovasi-inovasi baru yang muncul.
• Collaboration (Ireson dan Burel, 2010)
Kolaborasi merupakan poin penting dari departemen R&D karena mereka perlu bekerja sama dengan beberapa pihak untuk melakukan penelitian. Dalam sistem knowledge management, kolaborasi antar karyawan juga diperlukan untuk menambah kualitas sebuah artikel.
• Share (Ireson dan Burel, 2010)
Pengetahuan yang didapatkan karyawan harus diberikan ke karyawan lain dalam bentuk penulisan ke dalam sistem knowledge management.
Gambar 2
Struktur Baru Organisasi Departemen R&D
Sumber: PT XYZ
6. Dibentuklah suatu struktur organisasi baru R&D yang dapat dilihat pada gambar 2. Di struktur organisasi yang baru ini telah dilakukan pemisahan tugas-tugas yang dilakukan oleh karyawan.
7. Pembagian folder itu perlu dilakukan untuk mempermudah penggunaan kembali knowledge yang ada (Rader,2010). Pembagian folder-folder di server diterapkan sesuai dengan divisi-divisi yang ada di departemen dan masing-masing dari folder tersebut berisi:
• Standard Operational Procedure (SOP), berisi prosedur yang harus dilakukan dalam kegiatan operasional ataupun penelitian.
• Best Practices, berisi langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam kegiatan operasional ataupun penelitian untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
• Operational Activity, berisi dokumentasi kegiatan selama survey di lapangan, kendala-kendala apa yang dihadapi, dan laporan dari kegiatan operasional tersebut.
11
• Research Activity, berisi dokumentasi kegiatan penelitian dan laporan penelitian yang dilakukan oleh staff R&D.
• Training, berisi materi-materi training untuk karyawan baru dalam divisi tersebut.
• Reference Files, berisi file-file pendukung yang digunakan dalam penelitian di departemen R&D.
File-file yang disini berupa file mentah dan nantinya diupdate ke sistem knowledge management ketika file-file tersebut telah dalam versi lengkapnya. 8. Pembentukan, penamaan, penyusunan dan pengorganisasian dari file perlu
dilakukan untuk mempermudah pencarian file tersebut (Rader, 2010). Pada setiap file yang berisikan informasi dan knowledge tersebut diberikan format penomoran dokumen dan kemudian dijadikan penamaan untuk file–file tersebut yang berfungsi mempermudah dalam pembuatan, penyusunan dan pencarian. Formatnya adalah:
R&D-DIVSUB-DOCYYMM-NUM – NAMAFILE
Berikut diberikan penjelasan dari penamaannya:
• R&D merupakan kode departemen dari PT XYZ
• DIV merupakan divisi dari departemen R&D
• SUB merupakan sub divisi dari divisi yang ada di departemen R&D
• DOC merupakan sub divisi dari divisi yang ada di departemen R&D
• YYMM merupakan dua digit tahun paling belakang dan dua digit bulan
• NUM merupakan nomor file
• NAMAFILE merupakan nama file dari document tersebut
Berikut diberikan kode dari divisi dan subdivisi yang ada di departemen R&D, yaitu:
• Silviculture, yang berkode SLV
Divisi Silviculture terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu Silviculture Plantation (PLN), Plant health (HLT), Soil (SOL), dan Growth Modelling (GRO).
• Tree Improvement, yang berkode TRM
Divisi Tree Improvement terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu Breeding (BRE) dan Nursery (NSR).
• Laboratory, yang berkode LAB
Divisi Laboratory terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu Tissue Culture (TCL), Soil water fertilize plant environment (ENV), Climate and Weather (CLW).
Kode document yang digunakan dalam penamaan ini, yaitu:
• SOP untuk Standard Operational Procedure
• BPR untuk Best Practice
• OPR untuk Operational Activity
• RES untuk Research Activity
• TRN untuk Training
• REF untuk References Files.
• JOB untuk Job Description.
Salah satu contoh dari penamaan file tersebut adalah
R&D-SLVPLN-SOP1204-001 – SOP Penelitian Tanah.
Untuk memastikan program-program yang diinginkan berjalan dengan lancar maka diperlukan review setiap bulan dan melakukan diskusi dengan karyawan dan mencari solusi untuk perbaikan berdasarkan masukan dari karyawan dan pertimbangan dari management.
12 Audit Knowledge
Disamping melakukan perubahaan pada sisi operasional perusahaan, maka perlu juga melakukan audit knowledge pada perusahaan untuk mengetahui apa saja informasi maupun knowledge yang ada pada perusahaan saat ini dan informasi atau knowledge yang belum dimiliki saat ini namun dibutuhkan oleh perusahaan demi mendukung perubahaan perusahaan yang akan dilakukan agar tetap searah dan sesuai dengan tujuan bisnis yang akan dicapai, penulis menggunakan Zack Framework dalam mengidentifikasikan Knowledge apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan (Tiwana,2002).
Gambar 3
Knowledge yang Diketahui dan yang Belum Diketahui Perusahaan
Sumber: Tiwana, 2002, The Knowledge Management Toolkit.
Kemudian hasil dari analisa ini dapat kita ketahui Coreknowledge apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan, berikut analisa audit knowledge pada perusahaan.
Dari hasil analisa menggunakan Zack Framework pada gambar 3 maka didapatkan
13
perusahaan” dibagian kotak kiri bawah dan Knowledge yang belum dimiliki oleh perusahaan terdapat pada area “harus diketahui oleh perusahaan” dibagian kotak kiri atas serta kebudayaan yang ada pada perusahaan saat ini pada area yang “Dilakukan oleh perusahaan”
Semua area yang telah dihasilkan oleh analisa Zack Framework merupakan Core Knowledge yang diperlukan dan digunakan oleh departemen R&D dalam mencapai tujuannya, knowledge ini akan di simpan, disusun, digunakan dan diorganisasikan dalam KMS yang akan dibentuk untuk perusahaan. Core Knowledge tersebut adalah:
1. Dokumen – dokumen perusahaan, yang terdiri dari: Standard Operational Procedure (SOP), Best Practice, Operational activity, Research Activity, External References Files, materi Training.
2. Informasi dan artikel yang berhubungan dengan silviculture.
Silviculture ini mencakup tanah, pupuk, perkembangan tanaman, kesehatan tanaman. 3. Informasi dan artikel yang berhubungan dengan tree improvement.
Hal yang berkaitan langsung dengan core knowledge tree improvement adalah bibit, yang mencakup cara untuk menghasilkan bibit yang baik, uji spesies bibit, uji benih bibit yang baru didapat.
4. Informasi dan artikel yang berhubungan dengan laboratory
Laboratory ini mencakup teknik tissue culture, keadaan lingkungan sekitar termasuk tanah, air, kesuburan tanah, iklim dan cuaca.
Organisasi perlu mengklasifikasikan dan mengidentifikasi knowledge-knowledge yang ada. Hal ini berguna untuk menentukan kebutuhan apa yang diperlukan dalam mendukung knowledge tersebut. Mapping knowledge ini didapat dari pemetaan dan pengorganisasian core knowledge dari tahap sebelumnya (Debowski, 2006). Tabel mapping knowledge dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2
Tabel Mapping Goal of Knowledge
Pemetaan Knowledge Goal
People
- Pengetahuan cara kegiatan operasional dan prosedur-prosedurnya
Mendapatkan dan memperkaya knowledge perusahaan agar tersimpan dan diterapkan serta dapat dimanfaatkan kembali jika dibutuhkan
- Pengetahuan mengenai
tanaman, kondisi areal, tanah, hama, penyakit, cara
menghasilkan benih yang baik - Mengadakan kegiatan sharing knowledge
Process
- Penyimpanan dan penyusunan document / knowledge
Mempermudah dalam
penyusunan dan penyimpanan Informasi/knowledge
- Pengorganisasian dan
penamaan dokumen / Knowledge
Mempermudah dalam pencarian Informasi/knowledge - Pembentukan dan pengorganisasian knowledge repository Mempermudah dalam penyebaran informasi / knowledge
14
Technology
- Pembentukan strukturasi penyimpanan knowledge
Memberikan strukturisasi dan kategori pada media
penyimpanan knowledge - Pembentukan repository dan
kategori folder knowlegde
Kemudahan dalam
pengorganisasian knowledge - Pembentukan media sharing
knowledge Memberikan media / fitur dalam berbagai pengetahuan
Feature Knowledge Management System
Setelah melakukan analisa mengenai kebutuhan sistem knowledge management melalui tahap sebelumnya kemudian dilakukan tahap pemilihan daftar fitur yang diperlukan (Chalmeta dan Granger, 2008). Dibawah ini diberikan fitur-fitur yang nantinya ada di dalam sistem knowledge management, antara lain:
1. Wiki Page
Feature ini digunakan untuk saling berbagi informasi mengenai suatu topik tertentu. Setiap orang dapat membuat wiki page ini sesuai dengan divisi dari topic tersebut 2. Document library
Feature ini digunakan untuk bisa saling berbagi dokumen baik itu dokumen berupa SOP, best practices , laporan, dan lain-lain, disediakan juga menu untuk
mendownload dan juga mengupload dokumen 3. Discussion
Feature ini digunakan untuk berdiskusi antar karyawan melalui suatu discussion room, sehingga dengan adanya discussion room ini diharapkan issue yang muncul dapat diselesaikan dengan cepat.
4. Chatting
Fasilitas chatting diberikan karyawan sebagai penunjang yang memiliki sistem terpisah dengan sistem knowledge management ini. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan komunikasi antar karyawan dengan karyawan lain karena tidak semua karyawan membuka web knowledge management ini setiap saat.
5. Upload, Download & Organizing file
Feature upload and organizing file ini merupakan salah satu fitur utama yang dipergunakan oleh karyawan. Hal ini dikarenakan lokasi hutan yang berjauhan sehingga membutuhkan suatu sistem terintegrasi sehingga dokumen bisa dibaca oleh karyawan R&D di lokasi manapun.
6. Collaboration
Feature collaboration ini merupakan salah satu poin penting dari knowledge
management karena artikel di knowledge management dapat dibuat dan direvisi oleh beberapa orang yang berbeda.
7. Play Streaming Audio & Video
Adanya kebutuhan untuk penyimpanan beberapa file audio dan video dan dibutuhkan sistem yang bisa menjalankan streaming file tersebut
8. Editor Page
Editor page merupakan fitur standard yang harus dimiliki oleh suatu sistem knowledge management. Seharusnya semua sistem menyediakan fitur ini tetapi tingkat kemudahan untuk menggunakannya yang berbeda-beda
9. Online File Editor
Merupakan suatu fitur tambahan yang ingin dimiliki oleh sistem knowledge management perusahaan. Dalam fitur ini, para pengguna sistem dapat melakukan editing file secara online.
15
10. Search Article
Fitur search sangat diperlukan dalam sistem knowledge management ini terutama jika jumlah artikel yang ada sudah sangat banyak.
Kategorisasi Knowledge
Tahap selanjutnya dibuatlah kategori-kategori knowledge yang ada di sistem (Chalmeta dan Granger, 2008). Dari hasil analisa, kategori knowledge ini dibagi sesuai dengan sub divisi yang ada di departemen R&D, yaitu:
1. Silviculture Plantation
Kategori ini berisi kegiatan atau penelitian yang berhubungan dengan pemupukan, jarak tanam tanaman, herbisida, pestisida.
2. Planth Health
Kategori ini berisi dengan kegiatan atau penelitian yang berhubungan dengan hama dan penyakit tanaman, ketahanan tanaman terhadap penyakit, serta pengendalian hama dan penyakit tanaman
3. Soil
Kategori ini berisi hal-hal yang berhubungan dengan tanah, seperti kesuburan tanah, pemetaan tanah, dan penelitian-penelitian lain yang berhubungan dengan tanah. 4. Growth Modelling
Kategori ini berisi kegiatan operasional dan penelitian yang berhubungan dengan pertumbuhan tanaman serta melakukan analisa terhadap pertumbuhan tanaman tersebut.
5. Breeding
Kategori ini berisi dengan hal-hal yang bertujuan untuk mendapatkan benih yang unggul untuk perusahaan seperti melakukan uji spesies serta pemeliharaan terhadap benih tersebut dan melakukan analisis terhadap spesies-spesies yang ada.
6. Nursery
Kategori ini berisi dengan hal-hal yang berhubungan dengan benih, seperti mempersiapkan benih untuk kebun, pempupukan dan pemilihan bibit sebelum ditanam.
7. Tissue Culture
Kategori ini berhubungan dengan hal-hal yang berhubungan dengan kualitas kayu, seperti analisis tanah, uji benih yang akan ditanam, dan lain lain.
8. Soil, Water, Fertilize, Plant Environment
Kategori ini berhubungan dengan lingkungan sekitar, seperti tanah, air, kesuburan, dan tanaman lain yang ada di area kebun.
9. Climate & Weathers
Kategori ini berhubungan dengan cuaca di area perkebunan, seperti kualitas air, fotosintesis, angin, dan lingkungan sekitar.
10. Application Training
Kategori ini berisi materi training yang dapat dipelajari oleh karyawan baru sebelum melaksanakan kegiatan operasionalnya.
Struktur menu utama dalam knowledge management system ini mengikuti divisi-divisi dan subdivisi yang ada pada departemen R&D di PT XYZ. Pada gambar 4 dapat dilihat structur menunya. Berikut diberikan detail struktur menu yang digunakan dalam knowledge management system, antara lain:
16
Dalam silviculture ini terdiri dari sub kategori menu silviculture plantation, planth health, soil, dan growth modeling.
2. Tree Improvement
Dalam tree improvement ini terdiri dari dua sub kategori yaitu breeding dan nursery. 3. Laboratory
Dalam laboratory ini terbagi menjadi tiga kategori, yaitu tissue culture, soil- water-fertilize-plant environment dan climate-weather.
4. IT Training
IT Training berisi manual penggunaan aplikasi-aplikasi yang umum digunakan karyawan.
Gambar 4
Struktur Menu Knowledge Management
Pada umumnya, sub kategori berisi dari tiga bagian penting, yaitu wiki, document library dan discussion room. Khusus untuk document library, masih dapat terbagi menjadi
17
beberapa sub folder, antara lain SOP, Best Practice, dan sub folder lain yang isinya bisa bervariasi antara satu dengan lainnya.
Grand Design Knowledge Management yang diterapkan pada perusahaan dapat dilihat pada gambar 5. Untuk koneksinya, kantor di hutan Kalimantan Barat dan Timur menggunakan VSAT, sedangkan untuk kantor pusat di Kalimantan Barat menggunakan MPLS. Aplikasi knowledge management system ini hanya dapat digunakan oleh intern perusahaan saja. R&D Kalbar Sharing Knowledge R&D HQ Discussion R&D Kaltim Operational Activity
R&D Kalbar User Edit Article Create
Activity Report R&D Kaltim User
Chatting R&D HQ User
Chatting Knowledge Portal Chat Server
Database Server Knowledge Repository Wiki Page Document Library Discussion Streaming Audio&Video Chatting Transfer File Voice Call Group Chat Gambar 5
Grand Design Knowledge Management System
Grand Design Knowledge Management System dapat dilihaat pada gambar 5. Dalam grand design ini memiliki tiga server, yaitu knowledge portal server, database server dan chat server. Knowledge portal berfungsi sebagai web dan application server. Server database menjadi tempat penyimpanan datanya. Dengan adanya knowledge management yang berbasis web dan fasilitas chatting maka karyawan yang berada di Kalimantan Barat, Kalimantan Timur dan HQ dapat melakukan sharing knowledge, discussion, membuat artikel dan report, serta bisa melakukan chatting dengan karyawan yang berada di lokasi lain.
Untuk mengimplementasikan perancangan knowledge management system website diatas, maka dilakukan perbandingan terhadap beberapa sistem knowledge management open source seperti media wiki, deki wiki, twiki dan alfresco.
Dari perbandingan tersebut, hampir semua aplikasi memiliki document library tetapi tidak semua aplikasi memiliki document library yang bagus. Dari keempat aplikasi tersebut, Alfresco memiliki keunggulan di bagian document librarynya. Selain dari sisi document library, Alfresco juga unggul karena memiliki fitur untuk edit file secara online. Dari
18
hasil analisa tersebut diputuskan bahwa sistem knowledge management ini akan menggunakan sistem alfresco.
Di dalam alfresco, terdapat beberapa role yang digunakan oleh karyawan departemen R&D, antara lain:
• Consumer
User yang terdaftar sebagai consumer hanya dapat melihat artikel, diskusi yang ada di dalam suatu site.
• Contributor
User yang terdaftar sebagai contributor diperbolehkan untuk melakukan pengisian artikel, melakukan diskusi, melakukan upload document library di dalam suatu site. Role ini dimiliki oleh semua staff dari departemen R&D.
• Collaborator
Role collaborator ini memiliki semua hak yang diperbolehkan seperti contributor ditambahkan hak untuk melakukan perubahan artikel yang telah dibuat oleh karyawan lain. Role ini dimiliki oleh knowledge leader dalam departemen R&D.
• Manager
Role manager ini adalah role paling tinggi yang berada dalam sistem knowledge management ini. Role ini memiliki hak seperti collaborator ditambahkan dengan hak untuk mendelete content yang ada di dalam site tersebut. Dalam knowledge
management sistem ini, role manager dimiliki oleh manager departemen R&D
Evaluasi Sistem
Data pada evaluasi sistem diambil dari awal penerapan sistem sampai 11 Agustus 2012. Total karyawan R&D yang menggunakan sistem knowledge management ini mencapai 60%. Dari sisi people, karyawan mengalami kemajuan karena pada awalnya karyawan tidak memiliki keinginan untuk melakukan sharing knowledge, dan dengan adanya program knowledge management ini karyawan mulai melakukan aktivitas sharing knowledge dengan menuliskan artikel tentang pengetahuan yang dimiliki. Untuk evaluasi penulisan artikel ini dilakukan dengan metode Shannack (2009), yaitu dengan membandingkan artikel dan inovasi yang telah dibuat dengan target yang diinginkan.
Tabel 4.8 Tabel Evaluasi Sistem
No Divisi R&D Target Artikel / Best Practices Realisasi Artikel Target Inovasi Realisasi Inovasi 1 R&D Site 5 artikel 5 artikel - - 2 R&D Silvaculture Site • Silviculture Plantation • Planth Health • Soil • Growth Modelling 5 artikel 5 artikel 5 artikel 5 artikel 5 artikel 5 artikel 4 artikel 2 artikel 2 inovasi 1 inovasi 3 R&D Tree Improvement Site • Breeding • Nursery 5 artikel 5 artikel 2 artikel 3 artikel 2 inovasi -
19 4 R&D Laboratory Site • Tissue Culture • Soil, Water Fertilize, Plant Environment • Climate & Weathers 5 artikel 5 artikel 5 artikel 2 artikel 5 artikel 2 artikel 2 inovasi -
Tabel 4.8 memberikan informasi mengenai target, realisasi artikel dan inovasi dari penerapan sistem knowledge management pada perusahaan. Jumlah realisasi artikel yang dibuat oleh karyawan mencapai 70% (35 artikel) dari target yang diharapkan (50 artikel). Realisasi inovasi mencapai 16% (1 inovasi) dari target yang diharapkan (6 inovasi). Sedangkan forum diskusi, masih belum digunakan oleh karyawan.Hal ini dikarenakan pihak management masih berfokus pada knowledge yang dibuat karyawan dalam bentuk artikel. Dari sisi proses, semua artikel yang telah dibuat oleh karyawan telah sesuai dengan kondisi lapangan perusahaan. Hal ini disebabkan karena adanya knowledge leader yang selalu memberikan pengarahan kepada karyawan tentang pengisian artikel. Dari informasi ini dapat disimpulkan bahwa pemakaian sistem ini masih belum maksimal karena target yang diharapkan belum terpenuhi.
Analisa Kinerja Sistem
Dalam proses analisa kinerja sistem ini, pengukuran mengikuti beberapa faktor gabungan antara hardware server (Woodman dan Shakshober,2006) dan performa sistem itu sendiri (Eyerman dan Eeckhout,2008), yaitu :
1. Penggunaan Memory 2. Disk I/O
3. Penggunaan Processor 4. Throughput
5. Response Time
Dalam analisa kinerja sistem ini menggunakan bantuan tools Web Performance Load Tester (http://www.webperformanceinc.com), dan diuji akses 100 user secara concurrent selama 30 menit. Selama pengetesan ini, server yang digunakan adalah server Intel® Xeon® E5620, 2.4 Ghz dengan 4 GB RAM.
Dari data hasil testing dapat diketahui bahwa ketika diakses 100 user, utilisasi CPU yang digunakan mencapai 80%. Dari data ini diketahui bahwa sistem tidak mengalami masalah ketika diakses 100 user secara bersamaan. Dari sisi performa disk sistem Dari performa sistem dari sisi disk I/O, proses ketika diakses 100 user secara serentak masih memiliki nilai maximum sekitar 4 ms. Menurut Cromar (2011), batasan disk I/O yang dapat membuat performa akses menurun adalah 20 ms. Response time ketika web tersebut diakses 100 user secara serentak. Maksimum durasi waktu yang dibutuhkan sekitar 40 detik dan hanya terjadi di menit akhir saja. Average dari response time ada di 1-15 detik. Hardware dapat merespons akses 600 halaman tiap waktu dan utilisasi prosesor, memori mencapai 80 persen.
Dari analisa-analisa performa hardware dan sistem, diketahui bahwa hardware dan sistem yang ada mampu diakses sekitar 100 user secara bersamaan.
20
SIMPULAN
Dari penulisan Thesis mengenai desain dan penerapan KM pada PT. Fajar Surya Swadaya ini, dapat disimpulkan bahwa:
1. Penerapan knowledge management mendapatkan tanggapan positif dari pihak manajemen dan karyawan karena sangat membantu sharing knowledge antar karyawan yang berada di lokasi berjauhan.
2. Penerapan KMS membantu karyawan karena memiliki beberapa fitur yang dibutuhkan oleh karyawan. Fitur-fitur yang telah diimplement di knowledge management system ini antara lain: wiki page, document library, discussion, chatting, upload download & organizing file, collaboration, play streaming audio & video, editor page, online file editor, search article. Fitur-fitur tersebut membantu karyawan dalam kegiatan operasional dan research sehari-hari. 3. Pembentukan KMS memberikan fungsi dalam meningkatkan dan memperkaya
pengetahuan yang dimiliki perusahaan, sehingga dari pengetahuan tersebut dapat digunakan untuk memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
4. Penggunaan sistem knowledge management masih belum maksimal. Hal ini dikarenakan jumlah realisasi artikel-inovasi belum mencapai target yang diinginkan perusahaan.
Adapun saran yang dapat diberikan adalah
1. Dikarenakan penerapan Knowledge Management pada perusahaan ini masih sampai tahap sosialisasi, maka review secara keseluruhan harus dilakukan saat tahap review 1 dan 2 selesai
2. Penerapan KMS perlu ditingkatkan dan nantinya dapat diterapkan pada departemen yang lain.
21
DAFTAR PUSTAKA
Awad, E. M., & Ghaziri, H. M. (2004). Knowledge Management, international edition, New Jersey: Pearson Education, Inc.
Chalmeta, R., & Grangel, R., (2008). Methodology For The Implementation Knowledge Management Systems. Journal of The American Society for Information Science and Technology, 59, 742-755.
Cole, Robert E. (2001). From Continuous Improvement to Continuous Innovation,QMJ, 8, 7-21.
Cromar, Scott. (2011), Troubleshooting and Performance Tuning Hints for Solaris 10 and OpenSolaris, St. Augustine, FL:Cromar & Cromar
Debowski, S. (2006), Knowledge Management. Brisbane: John Wiley & Sons. Eyerman, Stijn, & Eeckhout, Lieven. (2008). System-Level Performance Metrics For
Multiprogram. IEEE Computer Society, 28, 42-53.
Irani, Z., & Beskese, A. (2004). Total Quality Management and corporate Cult re: Constructs of Organizational Excellence, P.E.D. Love Technovation, 24, 643-650. Kotter, John & Cohen, Dan .S. (2006). The Heart of Change. 3rd edition. Boston: Harvard
Business Press.
Moor, Aldo de, & Smits, Martin. (2002). Key Performance Indicator for Knowledge Management in a Community of Practice, Center for Research on Information Systems Management School of Economics, Tilburg University,37,1-9.
Rice, John.F .(2010). Adaptation of Porter’s Five Forces Model to Risk Management.
[Electronic Version]. Available: http://www.dtic.mil/cgi-bin/GetTRDoc?AD=ADA523879 [2012, Maret 10].
Shannack. (2009). Measuring Knowledge Management Performance. European Journal of Scientific Research.36, 242-253.
Tiwana, Amrit. ( 2002). The Knowledge Management Toolkit, 2nd edition. New Jersey: Prentice Hall PTR.
Wang, Seng, & Noe, Raymond A. (2010). Knowledge Sharing: A Review and directions for Future Research, Human Resources Management Review, 20, 115-131.
