UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2007 / 2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88
Lilies Suphany NIM : 0700728186
Abstrak
Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional perusahaan. Ketersediaan informasi yang cukup dan berkualitas akan menunjang kegiatan operasional perusahaan sehari – hari dalam lingkungan persaingan bisnis dan industri yang saat ini mengalami perkembangan yang cepat dan dinamis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan dari sistem akuntansi pembelian berjalan pada Notebook88 dan memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah studi kepustakaan, studi lapangan, dan metode analisis dan perancangan yang berorientasi objek dimana semuanya itu dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan.
Berdasarkan hasil analisis sistem akuntansi pembelian pada Notebook88 maka ditemukan kelemahan bahwa tidak terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang tepat, tidak terdapat dokumen – dokumen yang cukup dalam mendukung pengendalian internal yang baik, serta tidak memadainya laporan – laporan pembelian dan persediaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Untuk itu, perusahaan disarankan untuk menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan lebih efisien dan efektif serta mendukung pengendalian internal yang lebih baik dan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat.
Kata Kunci :
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat, anugerah, dan pimpinan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini.
Meskipun banyak sekali kesulitan yang terjadi selama proses penyusunan skripsi, namun pada akhirnya semua itu dapat dilalui dengan baik. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang dalam kepada : 1. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM. selaku Dosen Pembimbing yang telah
mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing.
2. Bapak Siswono, S.Kom., MM. selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing.
3. Tjek Amin, S.E., selaku General Manager Notebook88 yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan survei skripsi di perusahaan.
4. Segenap staf Universitas Bina Nusantara, terutama Ibu dan Bapak Dosen, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa kuliah serta staf Perpustakaan yang telah melayani peminjaman buku selama masa kuliah.
5. Yang terkasih oang tua dan rekan – rekan PAZ yang telah memberikan dukungan dan doa dalam penyusunan skripsi ini.
karena itu, segala kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini sangat diharapkan.
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak – pihak yang membutuhkan.
Jakarta, 31 Januari 2008 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul Luar………. i
Halaman Judul Dalam……….. ii
Halaman Persetujuan Hard Cover……….. iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji……… iv
Abstrak………. v
Kata Pengantar………. vi
Daftar Isi……….. viii
Daftar Tabel………. xiv
Daftar Gambar………. xviii
Daftar Lampiran………... xxv
BAB1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang……… 1
1.2 Ruang Lingkup Penelitian………... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat………. 4
1.4 Metodologi Penelitian………. 5
1.5 Sistematika Penulisan………. 6
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi………... 8
2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi……….. 9
2.3.1 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian... 9
2.3.1.1 Unit yang Terkait……… 11
2.3.1.2 Dokumen yang Terkait……..……… 12
2.3.1.3 Laporan yang Dihasilkan………….. 13
2.3.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan... 15
2.3.2.1 Manajemen Persediaan... 18
2.3.2.2 Metode Penilaian Persediaan... 19
2.3.2.3 Laporan yang Terkait... 20
2.4 Pengendalian Internal... 21
2.4.1 Pengertian... 21
2.4.2 Komponen – Komponen... 22
2.4.3 Tujuan Pengendalian... 23
2.4.4 Pengendalian Internal dalam Pembelian dan Persediaan... 25
2.4.4.1 Tujuan Pengendalian Internal Pembelian dan Persediaan... 25
2.4.4.2 Unsur Pengendalian Internal... 26
2.5 Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek... 30
2.5.1 Pengertian... . 30 2.5.2 Aktivitas Utama... 30
2.5.3 System Definition……… 31
2.5.4 FACTOR Criterion……….. 32
2.5.5 Rich Picture………. 33
2.5.6.1 Class………... 34
2.5.6.2 Structure………. 35
2.5.6.3 Behaviour………... 39
2.5.7 AnalisisApplication Domain………... 40
2.5.7.1 Usage……….. 41
2.5.7.2 Functions……… 42
2.5.7.3 Interface………. 45
2.5.8 Architectural Design……… 48
2.5.8.1 Criteria………... 49
2.5.8.2 Component Architecture……… 51
2.5.8.3 Process Architecture……….. 54
2.5.9 Component Design………... 57
2.5.9.1 Model Component……… 58
2.5.9.2 Function Component……… 61
BAB 3 ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88 3.1 Sejarah Perusahaan………. 67
3.2 Visi dan Misi Perusahaan……… 68
3.3 Struktur Organisasi……….. 68
3.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab………… 69
3.6 Gambaran Sistem Akuntansi Pembelian yang Sedang
Berjalan………... 72
3.7 Formulir pada Sistem Berjalan……… 85
3.8 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan... 92
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88 4.1 The Task……….. 97
4.1.1 Purpose……… 97
4.1.2 System Definition………. 97
4.1.3 Context……… 99
4.2 The Problem Domain……….. 104
4.2.1 Cluster……… 104
4.2.2 Structure………... 105
4.2.3 Class………. 108
4.2.4 Event……… 109
4.2.5 Event Table……….. 110
4.2.6 Class Diagram………. 113
4.2.7 Behaviour……… 115
4.2.7.1 Pemasok………... 115
4.2.7.2 Barang Gudang………. 116
4.2.7.3 Barang Outlet………... 117
4.2.7.6 Pengeluaran Barang………. 119
4.2.7.7 Permintaan Pembelian……….. 119
4.2.7.8 Permintaan Penawaran Harga…….. 120
4.2.7.9 Order Pembelian………... 121
4.2.7.10 Penerimaan Barang……….. 121
4.2.7.11 Retur Pembelian………... 122
4.2.7.12 Penjualan Outlet………... 123
4.2.7.13 Perhitungan Fisik Persediaan……... 123
4.2.7.14 Hutang……….. 124
4.2.7.15 Pengeluaran Kas………... 125
4.2.7.16 Bagian Pembelian……… 125
4.2.7.17 Bagian Gudang………. 126
4.2.7.18 Bagian Akuntansi………. 127
4.2.7.19 Bagian Penerimaan dan Pengiriman Barang……….. 128
4.3 Application Domain……… 129
4.3.1 Overview……… 129
4.3.2 Actors……… 131
4.3.3 Use Case……….. 133
4.3.4 Sequence……….. 144
4.3.5 Function List……… 165
4.3.6 User Interface………. 169
4.3.6.2 Overview……….. 172
4.4 Architecture Design………. 184
4.4.1 Criteria………. 184
4.4.2 Component Architecture……….. 185
4.4.3 Process Architecture……… 187
4.5 Component Design………. 188
4.5.1 Model Component……… 188
4.5.1.1 Spesifikasi Class………... 190
4.5.2 Function Component……… 196
4.6 Spesifikasi Tabel Data... 206
4.7 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan.. 210
4.8 Rencana Implementasi……… 210
4.8.1 Tata Laksana Sistem yang Diusulkan... 210
4.8.2 Jadwal Implementasi Sistem ... 212
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan……….. 213
5.2 Saran……… 214
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Siklus Pengeluaran……… 10
Tabel 2.2 Tujuan Pengendalian……… 24
Tabel 2.3 Aktivitas dalam Analisa Problem Domain………... 34
Tabel 2.4 Contoh event table……… 35
Tabel 2.5 Aktivitas dalam Analisa Application Domain……….. 41
Tabel 2.6 Function List……… 45
Tabel 2.7 Aktivitas dalam Architectural Design………...………... 49
Tabel 2.8 Kriteria untuk Kualitas Software……….. 51
Tabel 2.9 Bentuk – bentuk Client Server Architecture………... 54
Tabel 2.10 Aktivitas dalam Component Design………. 58
Tabel 2.11 ContohOperation Specification………... 66
Tabel 4.1 Event Table………... 110
Tabel 4.2 Eventdan Atribut dari Pemasok………... 115
Tabel 4.3 Eventdan Atribut dari Barang Gudang……… 116
Tabel 4.4 Eventdan Atribut dari Barang Outlet………... 117
Tabel 4.5 Eventdan Atribut dari Pengiriman antar Outlet………... 118
Tabel 4.6 Eventdan Atribut dari Permintaan Pengiriman Barang... 119
Tabel 4.7 Eventdan Atribut dari Pengeluaran Barang………. 119
Tabel 4.8 Eventdan Atribut dari Permintaan Pembelian………. 120
Tabel 4.9 Eventdan Atribut dari Permintaan Penawaran Harga……….. 120
Tabel 4.10 Eventdan Atribut dari Order Pembelian……….. 121
Tabel 4.12 Eventdan Atribut dari Retur Pembelian……….. 123
Tabel 4.13 Eventdan Atribut dari Penjualan Outlet……….. 123
Tabel 4.14 Eventdan Atribut dari Perhitungan Fisik Persediaan………... 124
Tabel 4.15 Eventdan Atribut dari Hutang ……….... 125
Tabel 4.16 Eventdan Atribut dari Pengeluaran Kas……….. 125
Tabel 4.17 Eventdan Atribut dari Bagian Pembelian……… 126
Tabel 4.18 Event dan Atribut dari Bagian Gudang……… 127
Tabel 4.19 Eventdan Atribut dari Bagian Akuntansi……… 128
Tabel 4.20 Eventdan Atribut dari Bagian Penerimaan dan Pengiriman Barang... 129
Tabel 4.21 Actor Tableuntuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian………. 130
Tabel 4.22 Spesifikasi Aktor “Karyawan Pembelian” ……….. 131
Tabel 4.23 Spesifikasi Aktor “Karyawan Gudang” ……….. 131
Tabel 4.24 Spesifikasi Aktor “Karyawan Penerimaan dan Pengiriman Barang” ………... 132
Tabel 4.25 Spesifikasi Aktor “Karyawan Akuntansi” ………... 132
Tabel 4.26 Use Case Specification untuk “Login” ………... 135
Tabel 4.27 Use Case Specification untuk “Membuat Surat Pengiriman antar Outlet” ………. 135
Tabel 4.28 Use Case Specification untuk “Membuat Surat Permintaan Pengiriman Barang” ……… 136
Tabel 4.30 Use Case Specification untuk “Membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga” ……… 137
Tabel 4.31 Use Case Specification untuk “Meng-updateSurat Permintaan
Penawaran Harga” ……… 137
Tabel 4.32 Use Case Specification untuk “Membuat Surat Order Pembelian”. 138 Tabel 4.33 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Penerimaan
Barang” ……… 138
Tabel 4.34 Use Case Specification untuk “Membuat Form Pengeluaran
Barang” ……… 139
Tabel 4.35 Use Case Specification untuk “Membuat Surat Retur Pembelian” . 139 Tabel 4.36 Use Case Specification untuk “Membuat Hasil Perhitungan Fisik
Persediaan” ……….. 140
Tabel 4.37 Use Case Specification untuk “Meng-updatePenjualan Stok
Outlet” ………. 140
Tabel 4.38 Use Case Specification untuk “MaintenanceHutang” ……… 141 Tabel 4.39 Use Case Specification untuk “Membuat Bukti Pengeluaran Kas” 141 Tabel 4.40 Use Case Specification untuk “Meng-updateBukti Pengeluaran
Kas” ………. 141
Tabel 4.41 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Pembelian Per
Pemasok” ………. 142
Tabel 4.42 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Pembelian Per
Barang” ……… 142
Tabel 4.44 Use Case Specification untuk “Membuat Laporan Hutang”……. 143
Tabel 4.45 Use Case Specification untuk “Membuat Jurnal Pembelian”…… 143
Tabel 4.46 Use Case Specification untuk “Membuat Jurnal Retur Pembelian” 143 Tabel 4.47 Use Case Specification untuk “Membuat Jurnal Pengeluaran Kas” 143 Tabel 4.48 Function List………. 165
Tabel 4.49 User Interface Windowsdan Printouts……… 171
Tabel 4.50 Criteria………... 184
Tabel 4.51 Spesifikasi Revised Class Diagram……….. 190
Tabel 4.52 Spesifikasi Fungsi Laporan Pembelian Per Pemasok………... 196
Tabel 4.53 Spesifikasi Fungsi Laporan Pembelian Per Barang……….. 198
Tabel 4.54 Spesifikasi Fungsi Laporan Persediaan……… 200
Tabel 4.55 Spesifikasi Fungsi Laporan Hutang……….. 202
Tabel 4.56 Spesifikasi Tabel Data... 206
Tabel 4.57 Perbandingan Sistem Berjalan dengan yang Diusulkan…………... 210
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Konversi dalam Perusahaan Dagang... 17
Gambar 2.2 Komponen dan Pertimbangan Utama Struktur Pengendalian Internal... 23
Gambar 2.3 Aktivitas Utama dan Hasilnya Dalam Analisa dan Desain Objek Berorientasi Objek... 31
Gambar 2.4 Generalization Structure... 36
Gambar 2.5 Cluster Structure... 37
Gambar 2.6 Aggregation Structure... 38
Gambar 2.7 Association Structure... 38
Gambar 2.8 Statechart Diagramuntuk Class“Customer“……….. 40
Gambar 2.9 Use Case Diagram dariAutomatic Payment System... 42
Gambar 2.10 Navigation Diagram... 48
Gambar 2.11 Layered Architecture Pattern... 52
Gambar 2.12 Generic Architecture Pattern... 53
Gambar 2.13 Client Server Architecture Pattern... 54
Gambar 2.14 Centralized Pattern... 55
Gambar 2.15 Distributed Pattern... 56
Gambar 2.16 Decentralized Pattern... 57
Gambar 2.17 Revised Class Diagram... 59
Gambar 2.18 Menyusun Kembali Class Diagram... 59
Gambar 2.20 Contoh Revisi Classatas Embedded Iteration... 61
Gambar 2.21 Update Functiondan Operasinya... 62
Gambar 2.22 Read Functiondan Operasinya... 63
Gambar 2.23 Compute Functiondan Operasinya... 64
Gambar 2.24 Signal Functiondan Operasinya... 65
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Notebook88……… 69
Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan... 73
Gambar 3.3 Rich PictureSistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan... 80
Gambar 3.4 Surat Pengiriman antar Outlet... 85
Gambar 3.5 Surat Permintaan Pengiriman Barang... 86
Gambar 3.6 Surat Permintaan Pembelian... 87
Gambar 3.7 Surat Order Pembelian... 88
Gambar 3.8 Form Pengeluaran Barang... 89
Gambar 3.9 Surat Retur Pembelian... 90
Gambar 3.10 Hasil Perhitungan Fisik Persediaan... 91
Gambar 4.1 Rich Pictureyang Diusulkan... 103
Gambar 4.2 Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian pada Notebook88... 104
Gambar 4.3 Struktur dari Barang ... 105
Gambar 4.4 Struktur dari Pembelian ... 105
Gambar 4.5 Struktur dari Hutang... 106
Gambar 4.7 Struktur dari Pengiriman antar Outlet... 106
Gambar 4.8 Struktur dari Retur Pembelian……… 106
Gambar 4.9 Struktur dari Karyawan……….. 107
Gambar 4.10 Struktur dari Pengiriman Barang Gudang... 107
Gambar 4.11 Struktur dari Penjualan Outlet……… 107
Gambar 4.12 Struktur dari Perhitungan Fisik Persediaan... 108
Gambar 4.13 Class Diagram………... 113
Gambar 4.14 Statechartdari Pemasok………. 115
Gambar 4.15 Statechartdari Barang Gudang……….. 116
Gambar 4.16 Statechartdari Barang Outlet………. 117
Gambar 4.17 Statechartdari Pengiriman antar Outlet……… 118
Gambar 4.18 Statechartdari Permintaan Pengiriman Barang………. 118
Gambar 4.19 Statechartdari Pengeluaran Barang………... 119
Gambar 4.20 Statechart dari Permintaan Pembelian………... 120
Gambar 4.21 Statechartdari Permintaan Penawaran Harga……… 120
Gambar 4.22 Statechartdari Order Pembelian……… 121
Gambar 4.23 Statechartdari Penerimaan Barang……… 122
Gambar 4.24 Statechartdari Retur Pembelian……… 122
Gambar 4.25 Statechartdari Penjualan Outlet……… 123
Gambar 4.26 Statechartdari Perhitungan Fisik Persediaan……… 124
Gambar 4.27 Statechartdari Hutang………... 124
Gambar 4.28 Statechart dari Pengeluaran Kas……… 125
Gambar 4.30 Statechartdari Bagian Gudang……….. 127 Gambar 4.31 Statechartdari Bagian Akuntansi……… 128 Gambar 4.32 Statechartdari Bagian Penerimaan dan Pengiriman Barang…. 129 Gambar 4.33 Use Caseuntuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian……... 134 Gambar 4.34 Sequenceuntuk use case“Login”……….. 144 Gambar 4.35 Sequenceuntuk use case“Membuat Surat Pengiriman antar
Outlet” ……… 145
Gambar 4.36 Sequenceuntuk use case“Membuat Surat Permintaan
Pengiriman Barang” ………... 146 Gambar 4.37 Sequenceuntuk use case“Membuat Surat Permintaan
Pembelian”………. 147
Gambar 4.38 Sequenceuntuk use case“Membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga” ………. 148 Gambar 4.39 Sequenceuntuk use case“Meng-updateSurat Permintaan
Penawaran Harga” ………. 149 Gambar 4.40 Sequenceuntuk use case“Membuat Surat Order Pembelian” 150 Gambar 4.41 Sequenceuntuk use case“Membuat Laporan Penerimaan
Barang” ………... 151
Gambar 4.42 Sequenceuntuk use case“Membuat Form Pengeluaran
Barang”……….. 152
Gambar 4.43 Sequenceuntuk use case“Membuat Surat Retur Pembelian”. 153 Gambar 4.44 Sequenceuntuk use case“Membuat Hasil Perhitungan Fisik
Gambar 4.45 Sequenceuntuk use case“Meng-updatePenjualan Stok
Outlet” ……….. 155
Gambar 4.46 Sequenceuntuk use case“MaintenanceHutang”……… 156
Gambar 4.47 Sequenceuntuk use case“Membuat Bukti Pengeluaran Kas” 157 Gambar 4.48 Sequenceuntuk use case“Meng-updateBukti Pengeluaran Kas” ………... 158
Gambar 4.49 Sequenceuntuk use case“Membuat Laporan Pembelian Per Pemasok” ………... 159
Gambar 4.50 Sequenceuntuk use case“Membuat Laporan Pembelian Per Barang” ……….. 160
Gambar 4.51 Sequenceuntuk use case“Membuat Laporan Persediaan”…… 161
Gambar 4.52 Sequenceuntuk use case“Membuat Laporan Hutang”……... 162
Gambar 4.53 Sequenceuntuk use case“Membuat Jurnal Pembelian”……… 163
Gambar 4.54 Sequenceuntuk use case“Membuat Jurnal Retur Pembelian”.. 164
Gambar 4.55 Sequenceuntuk use case“Membuat Jurnal Pengeluaran Kas” 165 Gambar 4.56 Navigation Diagram……… 173
Gambar 4.57 Window “Login”………... 174
Gambar 4.58 Window “Main Menu”……… 174
Gambar 4.59 Window “Pengiriman Barang antar Outlet” ……… 175
Gambar 4.60 Window “Permintaan Pengiriman Barang” ……… 175
Gambar 4.61 Window “Permintaan Pembelian” ……… 176
Gambar 4.62 Window “Permintaan Penawaran Harga” ……… 176
Gambar 4.63 Window “Order Pembelian” ……….. 177
Gambar 4.65 Window “Pengeluaran Barang” ………. 178
Gambar 4.66 Window “Retur Pembelian” ……….... 178
Gambar 4.67 Window “Penjualan Outlet”………... 179
Gambar 4.68 Window “Perhitungan Fisik Persediaan” ……….. 179
Gambar 4.69 Window “Hutang” ………. 180
Gambar 4.70 Window “Pengeluaran Kas” ……….. 181
Gambar 4.71 Window “Master Karyawan” ………. 181
Gambar 4.72 Window “Master Pemasok” ………... 182
Gambar 4.73 Window “Master Barang” ………. 182
Gambar 4.74 Window “Mencetak Laporan Pembelian Per Pemasok”……… 183
Gambar 4.75 Window “Mencetak Laporan Pembelian Per Barang”………... 183
Gambar 4.76 Window “Change Password” ………. 183
Gambar 4.77 Window “Pemilihan Laporan”……… 184
Gambar 4.78 Window “Pemilihan Jurnal”………... 184
Gambar 4.79 Component Architecture……… 186
Gambar 4.80 Deployment Diagram………. 187
Gambar 4.81 Revised Class Diagram………... 188
Gambar 4.82 Function Component……….. 196
Gambar 4.83 Function Componentdari ”Membuat Laporan Pembelian Per Pemasok”……… 198
Gambar 4.84 Function Componentdari ”Membuat Laporan Pembelian Per Barang” ………. 200
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Surat Pengiriman antar Outlet... L1 Surat Permintaan Penawaran Harga………. L2 Surat Order Pembelian... L3 Form Pengeluaran Barang... L4 Surat Retur Pembelian... L5 Hasil Stok Opname... L6 Bukti Pengeluaran Kas... L7 Laporan Pembelian Per Pemasok... L8 Laporan Pembelian Per Barang... L9 Laporan Persediaan... L 10 Laporan Hutang... L 11 Jurnal Pembelian... L 12 Jurnal Retur Pembelian... L 13 Jurnal Pengeluaran Kas... L 14
