Bab 3
Metode dan Perancangan Sistem
3.1. Tahapan Penelitian
Untuk mendukung tercapainya proses penelitian dibuat sebuah rancangan yang terdiri dari 5 tahap, yaitu : persiapan, pengumpulan data dan kebutuhan program, desain sistem, pembuatan sistem, dan penyusunan laporan dan publikasi.
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian Tahap I : Data & Kebutuhan
Program - Spesifikasi user requirement - Spesifikasi user requirement
Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa tahap pertama yang
dilakukan dalam penelitian ialah membuat persiapan rencana
kerja dengan melakukan survey dan studi pustaka. Tahap kedua
dilakukan wawancara dan observasi untuk melihat proses yang
berjalan dan juga menggali apa saja permasalahan pihak Candi
Baru. Tahap ketiga, penelitian dilanjutkan dengan melakukan
desain sistem sesuai dengan analisis dari kebutuhan Candi Baru
guna menghasilkan sistem yang dapat mengatasi permasalahan
perusahaan.
Tahap keempat, dilakukan instalasi ADempiere dan
database PostgreSQL dan dilanjutkan dengan melakukan kustom
ADempiere sesuai desain yang telah dibuat sebelumnya. Pada
tahap ini dilakukan juga berbagai pengujian untuk melihat apakah
aplikasi sudah berjalan dengan baik atau belum. Setelah aplikasi
berjalan, dilakukan juga proses pelatihan bagi pihak Candi Baru.
Penelitian diakhiri dengan melakukan penulisan laporan,
3.2. Analisis
3.2.1 Proses Pemesanan
Candi Baru memiliki 3 proses bisnis yaitu proses
pemesanan barang, proses pembelian, dan proses penjualan. Pada
proses bisnis pemesanan barang Candi Baru dimulai dari pemilik
yang melakukan pemesanan langsung ke supplier, pihak supplier
yang menerima pemesanan mengecek apakah barang ada atau
tidak. Apabila ada, pihak supplier membuat nota penjualan serta
langsung mengirimkan barang sesuai tanggal yang telah
disepakati, pihak admin gudang menerima nota penjualan dan
barang dari supplier. Pihak gudang mengecek jumlah barang,
kemudian melakukan input data ke database gudang, membuat
bukti penerimaan lalu memberikan kepada pihak supplier untuk
Gambar 3.2 ProsesPemesanan Barang
Berdasarkan analisis proses pemesanan barang yang ada
di Candi Baru, proses yang akan diotomasi melalui sistem ialah
proses pencatatan pesanan, input data barang, dan pembuatan
bukti penerimaan.
3.2.2 Proses Pembelian
Proses pembelian barang dimulai dari pihak supplier yang
mengirimkan sales untuk mengajukan penawaran. Jika pemilik
pembelian untuk Candi Baru.Proses transaksi dilakukan secara
langsung, sehingga barang dapat langsung diantar ke gudang,
bagian admin melakukan input ke database gudang.
Gambar 3.3 Proses Pembelian
Berdasarkan analisis proses pembelian, proses yang akan
diotomasi melalui sistem ialah proses input data barang, serta
pencatatan pembelian. Sistem akan secara otomatis menyimpan
3.2.3 Proses Penjualan
Proses penjualan dimulai dari pihak sales Candi Baru
mendatangi toko – toko yang sudah menjadi pelanggan ataupun
belum untuk menawarkan barang. Apabila pihak toko menerima
tawaran, mereka memesan kepada sales kemudian sales membuat
nota pemesanan barang dan menyerahkannya ke bagian admin
gudang untuk mempersiapkan barang, menginputkan data
pemesanan serta membuat nota penjualan untuk pembeli.
Gambar 3.4 Proses Penjualan
Berdasarkan proses penjualan yang ada, proses yang akan
diotomasi melalui sistem ialah proses pembuatan nota penjualan,
3.3. Metode Pengembangan Sistem
3.3.1 Metode Linier
Menurut Dhewanto dan Wawan (2007) sistem ERP tidak
dapat diterapkan tanpa melakukan serangkaian modifikasi. Dalam
beberapa literatur disebutkan bahwa tingkat kostumisasi ini
tergantung pada ukuran organisasi. Semakin besar organisasinya
maka semakin besar peluang modifikasi. Meskipun sistem tidak
akan dimodifikasi,tetap saja diperlukan beberapa pemilihan atau
penyesuaian, misalnya lokalisasi (kostumisasi konfigurasi sistem
agar sesuai dengan kondisi lokal tertentu misalnya bahasa, mata
uang, sistem waktu, dan penanggalan).
Lebih lanjut Dhewanto dan Wawan (2007) menjelaskan
modifikasi dapat terjadi dalam rangkaian proses
analisis-konfigurasi dan pengujian hingga batasan waktu tertentu. Di
akhir modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.
Analyze Configure Test Training
Gambar 3.5 Tahapan Modifikasi secara Linier (Dhewanto dan Wawan, 2007)
Pada gambar 3.5 terdapat empat tahap dalam
pengembangan dengan metode linear, yaitu analyze, configure,
kebutuhan yang diperlukan dalam perancangan perangkat lunak,
meliputi analisis sistem, analisis kebutuhan yang meliputi
kebutuhan antar muka, analisis kebutuhan input, analisis
kebutuhan proses berdasarkan wawancara pada pemilik Candi
Baru dan admin gudang, serta melakukan observasi untuk melihat
resi apa saja yang dipakai dalam proses transaksinya.
Tahap configure akan dilakukan kostumisasi ADempiere
berdasarkan proses bisnis di Candi Baru yaitu transaksi,
pengadaan barang, penghitungan barang masuk dan keluar,
sehingga dapat mendukung menyelesaikan masalah di Candi
Baru. Perancangan sistem di Candi Baru digambarkan dengan
Data Flow Diagram.Data Flow Diagram merupakan alat yang
digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah
sistem sehingga akan lebih mudah untuk dipahami pengguna.
Berikut Data Flow Diagram Level 0 – 1 yang menggambarkan
sistem yang telah dibuat.
Tahap test akan dilakukan pengujian pada ADempiere
yang telah dikostumisasi. Pada tahap ini ADempiere diberikan
versi untuk memudahkan dalam pengembangan
berikutnya.Dilakukan penilaian dan masalah - masalah yang
masih terdapat pada aplikasi untuk mendukung menyelesaikan
masalah dalam proses bisnis di Candi Baru Salatiga, sehingga
bisa menjadi materi perbaikan.Pada tahap training jika
dalam proses bisnis Candi Baru Salatiga, maka dilakukan
pelatihan bagi pengguna untuk mengetahui dan mempelajari
sistem yang dibuat agar bisa mengoperasikannya secara benar.
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)
Perancangan sistem di Candi Baru Salatiga digambarkan
dengan Data Flow Diagram. Data Flow Diagram merupakan alat
yang digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah
sistem sehingga mudah dipahami oleh pengguna. Berikut Data
Flow Diagram Level 0 - 2 yang menggambarkan proses bisnis
transaksi, pengadaan barang dan inventori :
Data Flow Diagram Level 0
Sistem Pengadaan Barang, dan
Gudang
Pemilik Data Harga Barang, Data Pembayaran, Admin Gudang
Data Laporan
Gambar 3.6 menunjukkan rancangan sistem yang akan
pengadaan barang, sistem transaksi, dan sistem gudang.Data
dapat diperoleh dari data barang, data harga barang, data
transaksi, data pembayaran, data rekan bisnis, data laporan.
Dengan data yang diperoleh, sistem akan mengolahnya dan
menghasilkan informasi barang, informasi transaksi, informasi
gudang, informasi rekan bisnis, informasi pembayaran, dan juga
Data Flow Diagram Level 1
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 Pemilik 1.0
Data Barang Admin Gudang
Gambar 3.7 menjelaskan sistem penggunaan dan proses
kerja. Untuk user pemilik dijelaskan bahwa pemilik dapat
memasukkan data harga barang dan juga memproses data
pembayaran. Sedangkan pada user gudang dijelaskan bahwa
pengguna user gudang dapat memasukkan data barang, data
rekan bisnis, data pembelian, dan data penjualan.
Proses input data barang, untuk user admin gudang
dibatasi hanya melakukan input data barang selain harga barang.
Sedangkan untuk user pemilik, user diberi akses untuk input
harga beli barang dan juga harga jual barang. Data yang sudah
dimasukkan akan masuk ke database barang.
Proses input rekan bisnis, hanya dilakukan oleh user
admin gudang. Data yang dimasukkan akan disimpan di database
untuk rekan bisnis. Data dari database rekan bisnis berguna untuk
proses pembelian, penjualan, dan pembayaran.
Proses pembelian barang, dilakukan oleh user admin
gudang. Pada proses ini, data dari database barang dan database
rekan bisnis akan dipanggil untuk otomatisasi proses. Setelah
input selesai, data akan disimpan pada database pembelian.
Proses pembayaran, dilakukan oleh user pemilik. Proses
ini terintegrasi dengan proses pembelian barang, penjualan
barang, dan juga rekan bisnis. Setelah proses selesai, data akan
Proses penjualan barang, dilakukan oleh user admin
gudang. Pada proses ini, data dari database barang dan database
rekan bisnis akan dipanggil untuk otomatisasi proses. Setelah
input selesai, data akan disimpan pada database penjualan.
Proses laporan berguna untuk melihat informasi dari
proses yang telah berjalan. Proses laporan ini berisi laporan
barang, laporan gudang, laporan pembelian, dan laporan
penjualan.
Data Flow Diagram Level 2
Gambar 3.8Data Flow Diagram Level 2 Pembelian
Gambar 3.8 menjelaskan proses untuk pembelian barang.
pembelian ialah pemesanan barang, setelah melakukan
pemesanan, data akan masuk ke database pemesanan dan
dilanjutkan ke tahap penerimaan barang, pada tahap penerimaan
barang, user bisa mengatur kuantitas barang yang akan diterima.
Tahap terakhir pada proses pembelian ialah proses tagihan dari
supplier.
Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Pembayaran
Gambar 3.9 menjelaskan proses untuk pembayaran.
Proses pembayaran dilakukan setelah ada proses tagihan dari
supplier maupun tagihan kepada customer. Pada proses
pembayaran, diperlukan data dari rekan bisnis untuk
menampilkan data rekening ataupun nama dari rekan bisnis, data
tagihan untuk menampilkan jumlah penagihan serta bukti
penagihan. Setelah proses pembayaran dilakukan, maka data akan
Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 2 Penjualan
Gambar 3.10 menjelaskan proses untuk penjualan barang.
Tahap pertama yang dilakukan ialah tahap penjualan, pada tahap
penjualan diperlukan data rekan bisnis, data barang, serta data
gudang.Setelah tahap penjualan, dilakukan tahap antar barang.
Data yang diperlukan antara lain data rekan bisnis, data barang,
Gambar 3.11 Data Flow Diagram Level 2 Laporan
Gambar 3.11 menjelaskan proses laporan. Pada proses
laporan, diperlukan data dari gudang untuk membuat laporan
inventori, sedangkan untuk laporan penjualan didapat dari
