BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan arsip. Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang
2
diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Mengingat pentingnya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada suatu orgnisasi, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui bagaimana pengelolahan arsip di Kantor Dinas Pendapatan Kota Medan. Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul “ PEMELIHARAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI PADA DINAS PENDAPATAN KOTA MEDAN “
1.2. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian penulis yang ingin dicapai penulis dalam penulisan
kertas karya ini adalah:
1) untuk mengetahui pemeliharaan arsip pada dinas pendapatan kota medan
2) untuk mengetahui pemeliharaan dokumentasi pada dinas pendapatan kota
3
1.3. Ruang Lingkup
Untuk mempermudah pemahaman dan penulisan pada kertas karya ini, maka
penulis memberikan batasan dalam memberikan pengerjaan kertas karya ini, yaitu
meliputi: pemeliharaan arsip dan dokumentasi.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi instansi
A. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk
mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan instansi khusus di
bidang kearsipan.
B. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan kearsipan dinas
pendapatan dengan hasil analisa serta bahan untuk kepentingan
Tugas Akhir ini.
2. Bagi penulis
Menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis di bidang
kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan perbandingan antara
teori dan praktek.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya merupakan cara untuk memperoleh data
maupun informasi yang dibutuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
4
Data diperoleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya
dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis.
Misalnya melalui buku-buku, literatur dan sumber-sumber lain yang
berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk
penyusunan kertas karya ini.
2. Penelitian lapangan
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
