DIGITALISASI BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA
UTARA( UMSU )
Kertas Karya
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Study untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md.S.I)
dalam Bidang Perpustakaan Oleh
MOUDIA ARDA SARAGIH 162201003
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya akhir ini dengan judul “ DIGITALISASI BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SUMATERA UTARA “. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program studi D-3 Perpustakaan.
Dalam penyusunan kertas karya ini penulis telah mendapatkan bimbingan, dorongan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang setulusnya kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono,M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos,M.I.Kom, selaku Ketua Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Dirmansyah, M.A, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun kertas karya ini.
4. Terima kasih juga saya ucapkan kepada Dosen Penguji I, dan Dosen Penguji II yaitu, Ibu Drs. Eva Rabita M.Hum dan Ibu Nur’Aini S.Sos.M.IP yang telah meguji dan memberikan masukan kepada Kertas Karya yang telah saya buat .
5. Seluruh Dosen dan Staff pengajar Program Studi D3 Perpustakaan yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan.
6. Teristimewa penulis ucapkan Terima kasih kepada keluarga tercinta, terutama untuk ayah dan ibu terhebat yaitu Ahmad Rudi Saragih SH dan Darwati Sinambela, juga kakak dan adik saya Ariyanti Arda Saragih SE dan Raihan Oktavian Saragih yang telah mengasisi, menyayangi, membimbing, selalu memberikan yang terbaik, mendoakan dan memberikan dukungan moral maupun material selama ini.
7. Kepada ibu Elfinawati A.md, dan Bapak Khairul Rosyadi D, selaku pustakawan di Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara yang telah mengajari dan memberikan informasi tentang bagaimana proses digitalisasi bahan pustaka kepada penulis.
8. Teruntuk sahabat seperjuangan ku GENGSTERR( Nur Fatimah, Weni Rahmadiyanti, Florentina Br. Tanggang, dan Risma Fajar Mtd ). Dan terimakasih juga teman COA-COA yang menyebalkan Rija, Talen yang selalu membuat penulis naik darah.Terima kasih telah menjadi sahabat terbaik yang takkan pernah terlupakan semasa perkuliahan karena selalu memberikan motivasi dan dukungan dalam penyusunan kertas karya ini.
9. Terima kasih juga kepada SOBAT MISSQUEEN ( Ayu Mustika ws dan Nur Qoriah ) yang selalu memberikan motivasi, masukan walaupun kebanyakan menyusahkan penulis dalam pembuatan kertas karya ini.
10. Untuk sahabat GERRUP NYAAA ( Anggie, Dedew, Nurul, Hanna, Jihan) terima kasih atas motivasi dan masukan yang diberikan kepada penulis 11. Dan terima kasih kepada seluruh anak IMIP 2016 selaku teman-teman
seperjuangan yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
12. Terima kasih juga saya ucapkan kepada sahabat KPDI , terutama bg sufi, bg sandy, bg ryan, manna,nurul. Yang selalu memberikan semangat dan ajaran tentang tugas akhir dengan baik.
13. Dan terakhir terima kasih saya ucapkan kepada sahabat pena saya Alul Ginting yang telah memberikan semangat dan motivasi yang baik dalam pembuatan Kertas Karya ini.
Demikian yang dapat penulis sampaikan.Jika ada kesalahan dan kekurangan dalam penulisan Kertas Karya ini penulis mohon maaf. Dan mohon ampun kepada Tuhan Yang Maha Esa , semoga Kertas Karya ini dapat memberikan banyak manfaat bagi semua yang membaca. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Medan, Juli 2019 Penulis
Moudia Arda Saragih NIM : 162201003
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN……… i
LEMBAR PENGESAHAN………. ii
KATA PENGANTAR………. iii
DAFTAR ISI……… vi
DAFTAR GAMBAR………... viii
BAB I PENDAHULUAN……… 1
1.1 Latar Belakang Masalah……… 1
1.2 Tujuan Penelitian………... 3
1.3 Manfaat Penulisan………. 3
1.4 Ruang Lingkup………. 4
1.5 Metode Pengumpulan Data……….. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……… 5
2.1 Pengertian Digitalisasi………... 5
2.2 Tujuan Digitalisasi……… 6
2.3 Manfaat Digitalisasi Bahan Pustaka………. 7
2.4 Faktor Yang Mempengaruhi Pembangunan Perpustakaan Digital………. 8
2.5 Alat Teknologi Media Perangkat Keras………... 9
2.6 Proses Digitalisasi Bahan Pustaka……… 10
BAB III PEMBAHASAN………... 13
3.1 Sejarah Perpustakaan Fakultas Kedoktera UMSU………... 13
3.2 Visi dan Misi……… 14
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU……….. 15
3.4 Jenis Koleksi Digitalisasi……… 16
3.5 Persiapan Digitalisasi Bahan Pustaka………. 17
3.6 Proses Digitalisasi Bahana Pustaka di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU………... 18
3.7 Keuntungan Digitalisasi Bahan Pustaka di Perpustakaan FK UMSU……… 22
3.8 Kendala Yang Dihadapi Dalam Proses Digitalisasi Bahan Pustaka di Perpustakaan FK UMSU…………... 22
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN………... 24
4.1 Kesimpulan………. 24
4.2 Saran……… 25
DAFTAR PUSTAKA……… 26 LAMPIRAN ………..
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1 Proses Digitalisasi……….. 12 Gambar-2 Struktur Organisasi Perpustakaan
Fakultas Kedokteran UMSU………. 17 Gambar-3 Proses Digitalisasi Bahan Pustaka di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU……… 18
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Sebagai wadah penyedia informasi keberadaan perpustakaan sangat berguna didunia pendidikan, dan dengan teknologi yang semakin berkembang perpustakaan diharuskan untuk bisa menjadi penyedia informasi tercetak maupun digital yang dibutuhkan oleh seluruh pengguna.Dengan mewujudkan perpustakaan digital yang terhubung dengan jaringan internet dan akses terbuka tentunya koleksi yang tersedia didalam perpustakaan berbentuk digital. Dalam akademi peran perpustakaan bukan hanya untuk menunjang kegiatan belajar para mahasiswa tetapi juga mempunyai peran penting bagi para dosen akademi dalam memperluas wawasan. Sehingga para dosen menambah pengetahuanpribadi agartidak ketinggalan informasi .
Transformasi perpustakaan biasa menuju perpustakaan yang menggunakan sistem digitalisasi tidak dapat dihindari , guna melayani kebutuhan komunitasmahasiswa/mahasiswi dalam mengalihkan ilmu pengetahuan berbasis digital informasi dan ilmu pengetahuan yang selalu ada dan siap sedia saat di perlukan secara cepat atau mendadak.Perpustakaan dituntut tidak hanya memberikan saran infrastruktur saja , tetapi akses sumber informasi yang bisa diakses secara cepat .Salah satu fungsi diadakannya digitalisasi untuk perpustakaan di Perguruan Tinggi adalah sebagai sarana pengelolaan dan penyebaran informasi ilmiah dilingkungan Perguruaan Tinggi dan akan di sebar informasi tersebut dalam bentuk digital kepada intern maupun eksetrn kampus.
Berdasarkan alasan tersebut, makapembangunan jaringan perpustakaan berbasis elektronik yang memungkinkan kerjasama setiap perpustakaan dapat saling bertukar informasi melalui jaringanglobal. Dengan tetap menyepakati peraturan tentang keamanan data, hak milik intelektual/hak cipta dan hak akses.
Digitalisas merupakan sebuah terminology untuk menjelaskan proses alih mediadari bentuk tercetak, audio, maupun videomenjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsipdokumenbentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksiperpustakaandigital. Digitalisasi memerlukan peralatan seperti komputer,scanner, operatormediasumberdan softwarependukung. Dokumen tercetak dapat dialihkan ke dalam bentuk digitaldengan bantuan programpendukung scanning dokumenseperti Adobe Acrobatdan Omnipage. Dokumenaudio dapat dialihkan kedalam bentuk digitaldengan bantuan programpengolah audio seperti CoolEdit dan JetAudio.
Dokumenvideodapat dialihkan ke dalam bentuk digitaldengan bantuan programpengolah video
Dalam kegiatan digitalisasi koleksi bahan pustaka dapat meminimalisir hilang atau rusaknya koleksi bahan pustaka dan juga dapat meminimalisir ruang perpustakaan agar tidak memakanbanyak tempat . Maka dari itu kekhawatiran akan hilangnya koleksi, rusak di makan rayap, rusak dikarenakan suhu yang berubah-ubah, atau sobek akibat ulah pengguna pun dapat dicegahdengan mengubah koleksi bahan pustaka dari bentuk tercetak kedalam bentuk elektronik dengan cara itu bahan pustaka dapat juga di simpan dalam waktu yang lama.
Sebagai contoh penerapan perpustakaan universitas yang telah menerapkan sistem digitalisasi bahan pustaka adalah Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara, hingga penulis tertarik untuk meneliti tentang proses ” DIGITALISASI BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN KEDOKTERAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA “
1.2 Tujuan Penulisan
Berdasarkan latar belakang , tujuan penulisan yang ingin di teliti pada Perpustakaan FK UMSU adalah sebagai berikut :
1. Agar mengetahui langsung bagaimana prosedur digitalisasi bahan pustaka yang telah dilakukan di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara?
2. Mengetahui bahan pustaka yang telah diproses menjadi digital
3. Dalam melakukan kegiatan tersebut kendala terjadi pada proses kegiatan digitalisasi bahan pustaka di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara?
1.3 Manfaat Untuk Perpustakaan Fakultas UMSU
Kegiatan digitalisasi bahan pustaka di perpustakaan fakultas kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara mendapat manfaat yang baik untuk perkembangan perpustakaan fakultas kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara di era digital,
1. Memudahkan pengguna dalam mengakses pencarian bahan pustaka.
2. Perpustakaan juga jadi lebih akurat dalam menyimpan bahan pustaka dengan cara digitalisasi.
3. Dengan digitalisasi Karya Akhir dari seluruh mahasiswa dan Karya dari para Dokter dan Profesor fakultas kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dapat disimpan dengan baik dan lebih menghemat tempat penyimpanan.
1.4 Ruang Lingkup
Dengan proses digitalisasi yang dilakukan pada perpustakaan FK UMSU , Digitalisasi yang di maksud adalah proses pemindahan bahan pustaka yang semulanya tercetak diubah ke bentuk digital melalui beberapa tahapan, guna untuk menjaga kelestarian koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara. Dengan beberapa proses tahapan yaitu dengan cara Scanning, Editing,dan Uploading,
Dari penjelasan diatas bahan pustaka dari mahasiswa dan karya ilmiah dokter yang telah didigitalisasikan adalah berupa KTI ( Karya Tulis Ilmiah ) E- BOOK dan E-journal. Bahan pustaka Karya Tulis Ilmiah tersebut kemudian disimpan dan di akses ke Repository Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dengan beberapa tahapan digitalisasi. Namun dalam proses digitalisasi ada kendala yang dihadapi pustakawan yaitu jaringan koneksi internet yang tidak stabil, SDM , waktu yang dapat menghambat proses digitalisasi bahan pustaka
1.5 Metode Pengumpulan Data
1. Studi kelayakan pustaka, dengan pengambilan data dengan cara membaca , mempelajari, menganalisis bahan-bahan berupa bahan pustaka,jurnal, atau peraturan tertulis yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas . 2. Observasi langsung melakukan pengamatan ke tempat objek penelitian.
3. Dokumentasi Data sekunder atau sumber data dari instansi dan lembaga terkait di di perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara
4. Wawancara
Penulis melakukan wawancara langsung denganpustakawan dan bertanggung jawab mengenai proses digitalisasi bahan pustaka yang telah dilakukan di perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Digitalisasi
Perpustakaan digital memberikan keluasan untuk pengguna dalam mengakses sumber-sumber bahan elektronik dengan alat yang baikdan tanpa akses yang terbatas .Pengguna dapat menggunakan sumber informasi tersebut tanpa harus terikat pada waktu operasional perpustakaan seperti waktu kerja atau waktu buka perpustakaan.
Berdasarkan (Gatot Subroto, 2009)Perpustakaan Digital adalah penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Atau secara sederhana dapat dianalogikan sebagai tempat menyimpan koleksi perpustakaan yang sudah dalam bentuk digital.
Berdasarkan ( Saffady Saleh, 2010 ) Digital library adalah perpustakaan yang mengelola semua atau sebagian yang substansi dari koleksi-koleksinya dalam bentuk komputerisasi sebagi bentuk alternative , suplemen atau pelengkap terhadap cetakan konvensional dalam bentuk mikro material yang saat ini didominasi koleksi perpustakaan ..
Dari berbagai defenisi yang disimpulkan perpustakaan digital merupakan perpustakaan menggunakan bentuk elktronik dalam menyampaikan informasi dengan sumber yang dimilikinya dan terdapat koleksi-koleksi,pelayanan yang mendukung penuh siklus penciptaan, disseminasi, pemanfaatan dan penyimpanan informasi serta pengetahuan dalam segala bentuk yang dievaluasi ,diatur, diarsip, dan disimpan dalam bentuk elektronik.
2.2 Tujuan Digitalisasi
Tujuan dari digitalisasi bahan pustaka adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dan arsip dengan alih bentuk dengan menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat diigunakan secara optimal ( Sulistyo – Basuki, 1991: 271).
Beberapa tujuan yang dapat disimpulkan dari proses digitalisasi bahan pustaka
a. Untuk memudahkan pengguna dalam mengakses informasi tanpa harus datang keperpustakaan karena bahan pustaka yang telah didigitalisasikan dapat di akses secara online.
b. Pada jarak yang cukup jauh, pengguna dapat mengakses layanan sepuasnya tanpa harus terkendala dengan jarak, waktu, dan tempat.
c. Untu mempertahankan dan melestarikan koleksi bahan pustaka yang bernilai guna tinggi dengan aman .
d. Untuk dapat bekerjasama dengan badan atau lembaga yang berperan dalam pemanfaatan sumber informasi bersama (E-Resource )
Beberapa contoh koleksi bahan pustaka pada perpustakaan yang dibuat secara digitalisasi dan alat elektronik lainnya yaitu :
1. Karya akhir dari mahasiswa seperti , kertas karya , skripsi, tesis dan disertasi yang diubah formatnya dari manual ke digital
2. Gray literatur yaitu bahan-bahan perpustakaan yang tidak dipublis atau bisa disebut publikasinya secara terbatas atau lokal contohnya laporan penelitian, kertas kerja, prosiding seminar,atau tulisan-tulisan staff.
3. E-book (Electronik Book ) yaitu buku yang sudah dimasukkan dalam bentuk format elektronik .
4. E-journal ( Elektronik Jurnal ) yaitu koleksi jurnal nasional dan internasional yang ada diperpustakaan sudah dimasukkan kedalam bentuk format elektronik.
5. Terbitan lain seperti foto-foto, majalah, artikel , dan dokumen-dokumen tentang perpustakaan untuk diarsipkan dan dipublikasikan secara digtal melalui website perpustakaan tersebut.
2.3 Manfaat Digitalisasi Bahan Pustaka
Perpustakaan digital mempunyai manfaat untuk semua pengguna. Bukan hanya pengguna perpustakaan namun dapat juga dinikmati oleh pustakawan seluruh pegawai perpustakaan. Manfaat yang didapat adanya perpustakaan digital bagi pemustaka adalah sebagai berikut :
1. Menurut Hartinah ( 2009 : 16)
a. Nilai informasi yang dilestarikan
b. Akses informasi yang meningkat pada pengetahuan tersembunyi
c. Memperkenalkan sumber daya yang ada dalam sejarah, budaya, dan pengetahuan lain-lain.
d. Untuk memperkenalkan suatu lembaga atau badan sebagai sumber dokumen
Selanjutnya Achmad (2006) juga mengutip pendapat Arms (2000) tentangmanfaat perpustakaan digitalsebagai berikut:
1. Perpustakaan digital membawa perpustakaan ke pengguna. Untuk memanfaatkanperpustakaan pemakai memerlukan akses.
2. Komputer dapat dimanfaatkan untuk mengakses dan merawak (browsing) informasi.
3. Informasinya dapat digunakan secara bersama (resource sharing) Perpustakaan mengoleksi berbagai macam informasi.
4. Informasi yang ada mudah untuk perbaharui(di up-date).
5. Informasi selalu tersedia sepanjang hari, sepanjang masa, sepanjang hayat 6. Memungkinkan bentuk informasi baru
2.4 Faktor Yang Mempengaruhi Pembangunan Perpustakaan Digital
Factor yang dipertimbangkan dalam membangun perpustakaan digital antara lain menurut (Soekartawi, 2003) yaitu
a. Analisa Kebutuhan
Tujuan ini harus di dasarkan visi, dan misi perpustakaan. Melakukan analisa kebutuhan agar kedepannya perpustakaan mengetahui kekurangan apa saja yang harus diperbaiki.
b. Kajian Kelayakan
Penilaian studi kelayakan ini meliputi apakah secara teknisi layak, apakah secara ekonomi menguntungkan, dan secara social dapat diterima.
1. Technically feasible (apakah secara teknis layak). . 2. Economically profitable (apakah secara ekonomi menguntungkan).
3. Socially acceptable (secara sosial dapat diterima).
c. Memilih Software
Pemilihan software diperlukan bila ingin membangun database perpustakaan sebagai penyedia informasi , namun pemilihan software yang baik yaitu pertama (software) yang memiliki acces point dapat ditelusuri dari judul, pengarang, dan subjek atau dikombinasikan. Kedua user friendly digunakan tanpa memerlukan waktu pelatihan khusus , pada saat komputer dibuka para pengguna dapat langsung berinteraksi dengan mudah dan cepat. Dan yang terakhir sustainability yaitu untuk jangka panjang perpustakaan digital mengininvestasikan yang ditanamkan agar tidak terbuang sia-sia
d. Pelaksanaan
Dalam pelaksanaan ini dalam pembentukan database harus mempunyai prioritas. Penulis menyarankan untuk membentuk suatu database dari hasil pengabdian masyarakat, tesis, disertasi , skripsi dan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh lembaga lainnya
e. Evaluasi
Tujuan dari evaluasi adalah mengetahui tingkat kepuasan dan mengetahui apakah tujuan yang telah dicadangkan sudah tercapai dan apakah program tersebut memuaskan pengguna perpustakaan
2.5 Alat Tekhnologi Media Perangkat Keras
Menurut Suryandari (2007) menyatakan proses aplikasi program digitalisasi yaitu:
1. Scan, yaitu kegiatan pemindahan dokumen tercetakkemudian diubah ke bentuk digital. Dokumendimaksud adalah berbentuk PDF.
2. Edit, Kegiatan mengolah berkas PDF dikomputer dengan memberikan password, daftar pustaka, catatan kaki, daftar isi link, dan sebagainya.
Dengan ketentuan yang perlu diedit dan dilingdungi dalam dokumen tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Contoh, pemindahan sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolhh dengan program pengolahan kata.
3. Upload, adalah kegiatanmengupload file dokumen ke digital. Dokumen yang diupload adalah dokumen PDF yang berisi karya akhir mahasiswa mulai dari halaman judul hingga lampiran setiap mahasiswa, yang telah selesai diediti. Pada bagian akhir, dapat disimpulkan sebuah karya hanya dapat diakses dari LAN, jika melalui internet, sebuah karya hanya dapat diakses abstraknya saja. Melalui kegiatan sistem digitalisasi komputer, diharapkan mampu meningkatkan minat baca semua lapisan masyarakat terutama warga belajar. Dengan minat membaca tinggi yang dimiliki oleh
warga belajar akanmenjadikan mereka sebagai generasi yang cerdas sehingga memiliki kemampuan untuk membangun bangsa dengan optimal.
Dibutuhkan alat dan bahan dalam proses digitalisasi 1. Perangkat Keras Komputer ( Hardware )
Faktor yang disebut sebagai perangkat keras komputer adalah operasi sistem, processor, memori , kapasitas hard disk, layar monitor, dan media penyimpanan data.
2. Perangkat Lunak ( Software)
Kemudian bagian yang `perlu dibenahi adalah perangkat lunak. banyak perangkat lunak yang beredar dalam mengelola dokumen digital atau elektronik.Dalam pemilihan perangkat lunak ini, kita juga harus menyesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan.
sebagai struktur dari sebuah data. (Jawa Hosting, 2011) Metadata tidak hanya digunakan untuk digital saja, akan tetapi tercetak juga dapat menggunakan metadata. Seperti pada koleksi monograf (buku)
2.6. Proses Digitalisasi Bahan Pustaka
Halwa, (2012) menguraikan beberapa kegiatan Digitalisasi yaitu:
1. Menyeleksi sumber bahan perpustakaan yang akan dialih mediakan.
Sumber materi bahan perpustakaan bisa diperoleh dari pihak luar maupun dalam
a. Pihak dalam ( Internal ): seluruh koleksi yang diterbitkan pada perpustakaan bersumber dari pusat layanan jasa dan informasi
b. Pihak Luar (eksternal ): koleksi yang dimaksud berupa hubungan kerjasama antar instansi yang terkait.
2. Melakukan pengecekan hak cipta (copyright) dan kepemilikan dari seluruh sumber bahan perpustakaan yang kemudian diproses. Jika sudah diproses maka tidak perlu dilakukannya proses perjanjian tertulis terhadap penulis,pengarang atau penerbit yang bersangkutan.
3. Kondisi fisik seluruh sumber harus diperiksa. Jika terdapat kerusakan yang buruk bagi sumber materi ketika melakukan proses pemindaian (scanning),. Contoh jika tidak sesuai, kerusakan fisik lainnya yang harus segera dilakukan dengan baikmaka selanjutnya dalam kegiatan konservasi dilakukan dengan atas persetujuan pihak perpustakaan ,agar koleksi lainnya yang rusak agar segera diperbaiki.
4. Melakukan kegiatan ( Digitalisasi ), bentuk kegiatan yang dimaksud adalah memindahkan dokumen yang tercetak ke dalam bentuk digital dengan tujuan agar bahan pustaka dapat terjaga dengan baik.
5. Sebelum dilakukannya digitalisasi terlebih dahulu melakukan pengeditan gambar (image) berupa file digital, audio dan video untuk dipublikasi. Pengeditan dilakukan dalam bentuk aplikasi khusus berupa Adobe Photoshop Micromedia. Proses pengeditan biasanya dilakukan dengan ukuran dan warna yang telah ditentuka,
Skema digitalisasi bahan pustaka secara sederhana yang harus dilakukan
Gambar 2.1 Skema Alur Digitalisasi Bahan Pustaka
1. Mulai : Pustakawan atau staff perpustakaan dibagian pengelolaan TI melakukanseleksibahanpustaka khususnya yang akan di alih media kan.
1. Seleksi Dokumen : pustakawan melakukan seleksi dokumen yang akan didigitalisasikan dengan mengecek file CD yang telah di berikan mahasiswa kepada pustakawan.
2. Scanning Pemindaian : Kemudia setelah di seleksi file tersebut kemudian dipindai dan di masukkan ke dalam database local perpustakaan.
3. Edit Hasil : Jika selama proses digitalisasi terjadi kesalahan , pihak pustakawan akan melakukan pengeditan ulang file tersebut.
4. Unggah Hasil : Setelah semua telah selesai di edit file tersebut kemudian di unggah ke dalam database local perpustakaan
BAB III
GAMBARAN UMUM PROSES DIGITALISASI BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA (UMSU)
3.1 Sejarah Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU
Perpustakaan UMSU berdiri di lingkungan kampus I sejak tahun 1957 tepatnya pada tanggal 17 Februari bersamaan dengan berdirinya Fakultas Filsafat.
Sebagaimana yang telah diuraikan di atas, oleh karena meningkatnya jumlah manusia yang mendaftar ke UMSU Medan dimulai pada tahun 1982, pusat penyelenggaraan akademik UMSU Medan yang sebelumnya berada pada kampus I pindah kekampus III termasuk gedung Rektorat UMSU Medan. Untuk melengkapi fasilitas dan sarana pendidikan dilingkungan kampus III, maka pada tahun 1994 Pimpinan UMSU mendirikan sebuah perpustakaan baru.
Seiring dengan berkembangnya Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara lokasi kampus berkembang menjadi 3 Lokasi, masing-masing kampus mempunyai gedung perpustakaan sendiri yang dipimpin oleh satu kepemimpinan di pusat yaitu perpustakaan induk dibantu dengan koordinator perpustakaaan di masing-masing cabang yaitu :
1. Kampus I Fakultas Kedokteran di Jl. Gedung Arca No.53 2. Kampus II Pasca Sarjana di Jl. Denai
3. Kampus III (Kampus Pusat) Jl.Muchtar Basri No. 3 Medan
o Luas Daerah Perpustakaan UMSU Medan.
Luas keseluruhan Area Perpustakaan UMSU adalah 1504 m2, yang trdiri dari area baca 600 m2, area Pemustaka 450 m2, area staff 225 m2, area lainnya 225 m2. Pada area-area tersebut terbagi pada tiga perpustakaan yang ada di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara yaitu Perpustakaan Induk, Perpustakaan Kedokteran dan Perpustakaan Pasca Sarjana.
Perpustakaan induk memiliki luas 729 m2, dan perpustakaan Pascasarjana memiliki luas 425 m2, sedangkan perpustakaan cabang Kedokteran memiliki luas 350 m2.
3.2 Visi dan Misi Visi
Menjadi pusat unggulan bagi pendidikan kedokteran dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan sumber daya manusia yang profesional dan berorientasi komunitas berdasarkan nilai-nilai al-Islam dan kemuhammadiyahandi Indonesia pada tahun 2030
Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran ilmu kedokteran yang berbasis kompetensi dan berlandaskan nilai-nilai Islam dan kemuhammadiyahan.
2. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang ilmu kedokteran berlandaskan nilai-nilai Islam dan kemuhammadiyahan.
3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat berkelanjutan di bidang ilmu kedokteran berlandaskan nilai-nilai Islam dan kemuhammadiyahan.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU
Struktur perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU memiliki tiga pustakawan yaitu ibu ELVINAWATI, AMD sebagai coordinator, pakKHAIRUL ROSYADI DAULAY, S.Sos dan pak BAHREIN UTOMO BATUBARA, AMD sebagai staff. Para pustakawan tersebut melayani pengguna yang ingin menelusuri koleksi bahan pustaka apa yang diperlukan setiap mahasiswa di perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU. Pada halaman selanjutnya dapat dilihat gambar struktur organisasi Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU.
STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN FK UMSU
WAKIL REKTOR II Akrim,S.Pdi.MHum
Kepala UPT Perpustakaan Muhammad Arifin,MPd
Koor. Perp.Fak.Kedokteran Elfinawati A.Md
Unit Layanan Perpustakaan Bahrein Utomo BB
Unit Pengolahan Bahan Perpustakaan Khairul Rosyadi D
3.4Jenis Koleksi Digitalisasi
Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU telah melakukan kegiatan digitalisasi sejak 2017. Kurang lebih sekitar 1.905 eks koleksi bahan pustaka yang telah didigitalisasikan diantaranya adalah :
1. Buku Kedokteran
Sebagian besar koleksi bahan pustaka berupa buku tentang kedokteran yang menunjang aktivitas akademik mahasiswa Fakultas Kedokteran UMSU.
2. E-book dan E-Journal
Koleksi bahan pustaka E-book dan E-Journal yang tersedia di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU adalah seluruh karya tulis ilmiah yang ditulis dan dibuat oleh Profesor dan Dokter Fakultas Kedokteran UMSU. E-book dan E-Journal yang dibuat oleh para Profesor dan Dokter tersebut di sesuaikan dengan kebutuhan khusus pembelajaran untuk mahasiswa kedokteran baik mahasiswa Kedokteran UMSU maupun bukan mahasiswa Kedokteran Umsu , dan mahasiswa dari universitas lain dapat menikmati E-book dan E-Journal tersebut tersedia dalam bentu PDF Drive secara gratis kapan pun dan dimana pun ( open acces ) melalui website perpustakaan digital Fakultas Kedokteran UMSU (www.digilib.fk.umsu.ac.id).
3. KTI ( Karya Tulis Ilmiah )
Berupa Karya Tulis akhir dari seluruh mahasiswa sebelum mendapat gelar S.Ked.
4. OPAC
katalog pencarian buku yang dibuat secara digital dalam beberapa bahasa agar mahaiswa mudah dalam mencari buku yang diinginkan.
3.5 Persiapan Digitalisasi Bahan Pustaka
Proses digitalisasi bahan pustaka yang telah dilakukana diperpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu :
1. Pengumpulan dan penyeleksian bahan pustaka
Koleksi bahan bacaan yang akan didigitalisasikan adalah sekumpulan Karya Tulis Ilmiah ( KTI ) pada setiap mahasiswa yang akan menyelesaikan pendidikan kedokteran .
2. Mengecek kondisi Fisik Bahan Pustaka
Sebelum ke proses digitalisasi setiap Karya Tulis Ilmiah ( KTI ) dipindahkan (burning) ke CD berbentuk 1 folder
3. Scanning / Capturing file
Selanjutnya pada proses ini CD yang telah di cek apakah isinyasudah sesuai dengan prosedur perpustakaan, kemudian mengubah file setiap Karya Tulis Ilmiah ( KTI ) dari berentuk WORD ke bentuk PDF.
4. Editing dan Compiling
Kemudian login ke website Repository Fakultas Kedokteran UMSU, dan mulailah proses editing , yaitu masukkan folder yang sudah diubah ke PDF dan ikuti petujuk yang telah tersedia.
5. Publish
Tahapan terakhir adalah setelah proses editing dan Compiling selesai, publish ke Repository Fakultas Kedokteran UMSU agar proses digitalisasi bahan pustaka dapat dilihat pada website Repository.fak.kedokteran.umsu
3.6 Proses Digitalisasi Bahan Pustaka di PerpustakaanFakultas Kedokteran UMSUterbagi dua yaitu :
A. Proses digitalisasi bahan pustaka dari karya akhir mahasiswa kedokteran yaitu KTI ( Karya Tulis Ilmiah ).
Setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan KTI agar segera menyerahkan kepada pihak perpustakaan untuk didigitalisasikan dengan melalui beberapa tahapan yaitu sebagai berikut :
2. Proses pertama pustakawan dibagian TI melakukan pengubahan file KTI (Karya Tulis Ilmiah ) tersebut dari word kedalam bentuk PDF. Dengan melakukan beberapa tahapan .
3. Kemudian pustakawan menyimpan file KTI ( Karya Tulis Ilmiah ) tersebut di database local perpustakaan. Agar file tersebut dimasukkan kedalam kumpulan KTI yang akan dilakukan pemindahan ke bentuk digital.
4. Sebelum selesai, Pustakawan akan mengganti file KTI tersebut ke dalam menu “ save as type “ dan pilih PDF agar file word tersebut berganti menjadi filePDF
5. Setelah selesai proses pemindahan file dokumen tersebut, langkah selanjutnya pustakawan ke mmudian memasukkan file kedalam repository dengan beberapa tahapan yang harus diisi oleh pustakawan, mulai dari pengisian judul, nama penulis,pengisian abstrak, dann lainnya,agar dapat di akses secepatnya oleh pengguna lain.
Pada gambar di atas pustakawan bagian TI melakukan pemindahan file KTI yang berbentuk word, kemudian akan diganti ke bentuk file PDF, dengan cara:
A. Pustakawan membuka dokumen KTI yang masih berbentuk word
B. kemudian mengganti file tersebut ke bntuk PDF dengan tahapan sebelum file tersebut disimpan , pustakawan memilih “ Save type PDF” atau dengan aplikasi PDF lainnya .
C. Setelah file berhasil diubah , file PDF KTI tersebut kemudian akan di pindahkan dan dimasukkan ke dalam Repository FK UMSU.
1. Proses Digitalisasi Bahan Pustaka Karya dari Mahasiswa berupa Karya Tulis Ilmiah ( KTI ) dan diterbitkan ke Repository
Penjelasan gambar diatas adalah :
1. Pustakawan bagian TI melakukan Log in ke akun website repository perpustakaan FK UMSU .
2. Kemudian pustakawan bagian TI akan memasukkan seluruh pengisian data identitas KTI tersebut sesuai dengan bagian – bagian yang telah ditetapkan .
3. Setelah pustakawan melakukan pengisian data , langkah selanjutnya pustakawan akan mengunggah seluruh file KTI yang telah selesai di isi dan kemudian menunngu proses selanjutnya . 4. Setelah semua berhasil terunggah , file KTI tersebut sudah terdata
di repository FK UMSU dan mahasiswa lainnya dapat melihat KTI tersebut dan menjadikannya bahan bacaan.
B. Digitalisasi Bahan Pustaka Karya atas kerjasama Dosen dan Profesor Fak. Kedokteran UMSU
Penjelasan gambar E-Journal
1. E-Journal
Koleksi jurnal elektronik di perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU di kelola atas kerjasama para Dokter dan Profesor , khusus untuk mahasiswa jurusan kedoteran. Jurnal-jurnal tersebut kemudian
diserahkan ke perpustakaan dan di upload ke website e-journal UMSU.
PenjelasanGambar E-book 2. E-BOOK
Sama halnya dengan koleksi jurnal yang ada di perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU , E-book juga di kelola khusus atas kerja sama para Dokter dan Profesor agar mempermudah mahasiswa jurusan
kedokteran dalam mencari pengetahuan atau referensi. Kemudian E-book tersebut diserahkan kepada anggota perpustakaan untuk di kelola secara efektif.Sehingga E-book dapat open akses, dapat didownload dalam bentuk PDF diwebsite fk.umsu.ac.id/e-book atau digilib.fk.umsu.ac.id ,terbuka untuk umum , dan mahasiswa jurusan kedokteran dari universitas lain juga dapat mengaksesnya dengan mudah.
3.7 Kentungan Digitalisasi Bahan Pustaka Di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU
Keuntungan kegiatan digitalisasi diperpustakaan FK UMSU yaitu
1. Dapat mempertahankan keaslian bentuk maupun sumber informasi yang terkandung didalamnya tanpa harus merusak buku asli
2. Lebih mudah dalam penyebaran informasi 3. Lebih hemat dan mudah dalam penyimpanan
4. Memudahkan mahasiswa dalam mencari informasi yang relefan
3.8 Kendala Yang Dihadapi Pada Proses Digitalisasi Bahan Pustaka Di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU
Berdasarkan hasil wawancara observasiyang telah dilakukan di Perpustakaan FK UMSU, penulis mendapatkan informasi berupa kendala yang dialami dalam proses digitalisasi bahan pustaka di FK UMSU Medan yaitu :
1. Sebagian besar terkendala oleh koneksi jaringan internet yang lambat, jaringan internet diperpustakaan FK UMSU memakai jaringan internet berupa LAN, namun ada kalanya sewaktu-waktu koneksi internet
tersebut melambat dikarenakan server yang sedang sibuk dan menyebabkan arus data menjadi padat ketika proses digitalisasi pemindahan data menjadi lambat. Sehingga bahan pustaka yang akan didigitalisasikan dalam jumlah sangat banyak kemudian diupload jadi terganggu. Jika koneksi internet atau jaringan terputus maka bahan pustaka yang akan didigitalisasikan seketika akan eror dan pustakawan harus mengulang dari awal untuk memasukkan bahan pustaka yang akan didigitalisasikan kembali dan itu akan membuat proses digitalisasi memakan waktu cukup lama. Sampai saat ini alternative yang digunakan yaitu menunggu koneksi jaringan tersebut setelah diperbaiki.
2. SDM ( Sumber Daya Manusia )
Jika dilihat dalam jumlah koleksi bahan pustaka keseluruhan koleksi yang telah didigitalisasikan sebanyak 1.905, namu dengan demikiann sumber daya manusia di perpustakan FK tersebut bisa dikatakan kurang , karena hanya ada 2 pustakawan yang menangaani hal tersebut.
Kurangnya sumber daya manusia pada proses digitalisasi mengakibatkan pemindahan dokumen ke bentuk digitalisasi menjadi lama.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1Kesimpulan
1. Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU menyadari bahwa pentingnya melakukan kegiatan digitalisasi. Maka dari itu perpustakaan fakultas kedokteran umsu telah melakukan digitalisasi sejak tahun 2017 awal . dengan adanya digitalisasi dapat memudahkan pengunjung maupun pustakawan dalam mencari dan menemukan informasi secara efektif 2. Dalam melakukan kegiatan digitalisasi ini pustakawan dituntut untuk lebih
giat dan cepat dalam proses pemasukan data bahan pustaka yang akan didigitalisasikan, agar informasi tersebut cepat didapat oleh pengguna.
Namun dengan demikian didalam proses digitalisasi di Fakultas Kedokteran UMSU pustakawan juga mengalami kendala yaitu jaringan internet. Walaupun sudah memakai sistem jaringan internet LAN namun sewaktu-waktu server mengalami penumpukan data sehingga menyebabkan kapasitas server melebihi batas dan otomatis digitalisasi melambat ataupun eror.
3. Kegiatan digitalisasi didasari oleh pentingnya merawat dan menjaga koleksi bahan pustaka yang tidak akan bertahan dalam waktu jangka panjang. Dengan dilakukannya kegiatan ini banyak keuntungan yang didapatkan yaitu, menghemat tempat, pelestarian koleksi, penyusunan tidak berdasarkan klasifikasi, serta koleksi bahan pustaka tersebut dapat diakses semua pengguna.
4.2 Saran
1. Dalam penerapan koleksi E-book disarankan perpustakaan lebih memperbanyak koleksinya. Pustakawan juga dapat menerbitkan koleksi E-book sendiri atau bekerjasama dengan penerbit buku lainnya dan tidak hanya koleksi E-book yang dibuat oleh Dokter dan Profesor Fakultas Kedokteran UMSU saja yang menjadi koleksi E-book di perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU.
2. Untuk meninngkatkan kualitas pelayanan , diharapkan kendala jaringan internet Perpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU agar lebih diperbesar jaringan khusus untuk pengelolaan perpustakaan, agar tidak menghambat proses berjalannya digitalisaasi bahan pustaka. Jika terjadi kendala sebainya pihak perpustakaan memiliki alternative cadangan seperti jaringan koneksi provider telkomsel yang berlangganan berdasarkan jumlah pemakai yang ada diperpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU, agar koneksi tidak terputus, apalagi listrik diperpustakaan Fakultas Kedokteran UMSU berjalan otomatis 24 jam tanpa adanya kendala.
3. Diharapkan melakukannya penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) ,agar kegiatan digitalisasi yang di lakukan diperpustakaan FK UMSU tidak terhambat yang diakibatkan kurangnya sumber daya manusia yang mengelola dibagian IT.
DAFTAR PUSTAKA
Putranto, M. T., & Husna, J. (2015). PROSES DIGITALISASI KOLEKSI DEPOSIT DI UPT PERPUSTAKAAN. Jurnal Ilmu Perpustakaan.
Hartono. (2016). Manajemen Perpustakaan Profesional : Dasar-dasar Teori Perpustakaan dan Aplikasinya . Jakarta : Sagung Seto .
Pendit, P. L., Suryandari, A., Amiprasetyo, B., Makarim, E., Aditirto, I. U., Ruldeviyani, Y., et al. (2007). Perpustakaan Digital : Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia . Jakarta: Sagung Seto.
Saleh, A. R. (2010). Membangun Perpustakaan Digital . Jakarta : Sagung Seto.
Yusup, P. M., & Subekti, P. (2010). Teori Dan Praktik Penelusuran Informasi ( Information Retrieval ). Jakarta : Kencana.
Azizah,Lailan.2013. Penerapan Digitalisasi Untuk Perpustakaan, Jurnal Iqra’Volume 06 No.02
BatubaraAbdul Karim.2013. Pemanfaatan Perpustakaan Digital Dalam
Mendukung Proses Belajar Mengajar, Jurnal Iqra’ Volume 07No.02
Wikipedia Bahasa Indonesia (2009). “Perpustakaan Digital”.
www.wikipedia.com/Perpustakaan_digital.html diakses pada tanggal 14 Juni 2019
Link :
http://perpustakaan.pusjatan.pu.go.id/perpustakaan/?q=berita/digitalisasi-bahan- pustaka
http://digilib.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.
pdf.
