TUGAS AKHIR
SISTEM PENATAAN ARSIP PADA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
DI KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA
OLEH:
YUYUN REFANA ARITONANG 172103034
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2021
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan kemurahanNya yang selalu Dia nyatakan sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Penataan Arsip Pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara di Kantor Gubernur Sumatera Utara”.Tujuan penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara .
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Keseketariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang selalu memberikan arahan, koreksi, dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
ii
5. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar,SP, MBA.selaku Dosen Penguji penulis, yang sudah memberi waktu dan memberi koreksi dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan (HIDEAKI).
8. Kepada diri saya sendiri terima kasih untuk tetap bertahan dan kuat sampai saat ini tetap semangat dan jangan menyerah, perjalanan masih panjang masih banyak cita-cita yang harus digapai.
9. Kepada bunga dan sayap yaitu kedua orang tua penulis yaitu Amir Aritonang dan Rosdiana Situmorang beserta saudara-saudara penulis yang selalu mendukung dalamkeadaan apapun.
10. Kepada Feni sebagai satu-satunya teman penulis yang saling menguatkan.
11. Kepada Jen, Fransisca, Maulidina, Yenni, kak Audrey serta kepada Bundaran Family sebagai teman sepermainan semasa perkuliahan.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan dan menerima kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.
Medan, 20 September 2021 Penulis
Yuyun R Aritonang NIM. 17210303
iii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 3
1.5 Jadwal Kegiatan ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II PROFIL INSTANSI ... 6
2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara ... 6
2.2 Visi, Misi ... 7
2.3 Struktur Organisasi ... 7
2.4 Job Description ... 10
2.5 Kinerja Usaha Terkini ... 12
2.6 Rencana Kegiatan ... 13
BAB III PEMBAHASAN ... 14
3.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ... 14
3.1.1 Pengertian Arsip ... 14
3.1.2 Pengertian Kearsipan ... 15
3.2 Tujuan Arsip dan Fungsi Arsip ... 16
3.2.1 Tujuan Arsip... 16
3.2.2 Fungsi Arsip ... 17
3.3 Klasifikasi Arsip... 18
3.4 Peranan Arsip Bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja.... 20
3.5 Perlengkapan Arsip ... 20
3.6 Sistem Penyimpanan Arsip ... 23
3.7 Prosedur Pengelolaan dan Penataan Arsip ... 25
3.8 Prosedur Peminjaman atau Pengambilan Arsip ... 26
3.9 Prosedur Penyusutan Arsip ... 27
3.10 Prosedur Pemusnahan Arsip ... 29
3.11 Pelaksanaan Kearsipan Pada Biro Umum Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara ... 30
3.12 Kendala-Kendala yang Dihadapi Pegawai Dalam Penataan Arsip pada Biro Umum Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara ... 37
iv
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39
4.1 Kesimpulan ... 39
4.2 Saran ... 40
DAFTAR PUSTAKA ... 41
LAMPIRAN ... 42
v
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman 1.1 Jadwal Kegiatan ... 4
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara 9 2.2 Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu ... 10 3.1 Alur Prosedur Surat Masuk Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu ... 32 3.2 Kartu Kendali Surat Masuk ... 33 3.3 Alur Prosedur Surat keluar Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu ... 34 3.4 Kartu Kendali Surat Keluar ... 35 3.5 Aplikasi E-arsip ... 36
vii
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman 1. Surat Riset Penelitian ... 43
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Arsip adalah catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat maupun untuk keperluan administrasi, hukum, dan kepentingan-kepentingan, pembuktian-pembuktian yang otentik. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau teknologi tinggi seperti misalnya komputer.
Pengertian Arsip yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan yaitu : “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik,Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Penyimpanan arsip juga harus dilakukan sebaik mungkin agar setiap saat arsip tersebut dapat diambil atau ditemukan dalam waktu yang singkat, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Beberapa faktor yang mendukung kearsipan sehingga dapat menghasilkan suatu citra positif terhadap organisasi/perusahaan, antara lain kerapihan penyimpanan, kebersihan tempat penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan dan menemukan kembali.
2
Meskipun arsip berperan penting dalam suatu perusahaan atau unit kerja, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang belum melakukan sistem penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang bertumpuk di dalam gudang atau di meja kerja seseorang sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang yang menganggap remeh pekerjaan tersebut dan menganggapnya mudah untuk dilakukan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan pandangan terhadap penataan arsip menjadi kurang baik. Keadaan seperti itu, tidak mudah untuk diubah. Tergantung dari kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi.
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu kearsipan juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Arsip merupakan bukti penting, apabila arsip itu tidak ditata dengan baik maka arsip tersebut akan hilang, sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang telah disimpan sebelumnya oleh karena itu diperlukannya sistem pengelolaan arsip dan seorang atau beberapa dalam pengelolaan arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara.
Sehubungan dengan hal di atas maka penulis memilih judul “Sistem Penataan Arsip Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara.”
3
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka masalah dirumuskan sebagai berikut
“Bagaimana Sistem Penataan Arsip Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara.”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah “untuk mengetahui pelaksanaan sistem penataan arsip Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara”.
1.4 Manfaat Penelitian 1. Bagi instansi
Sebagai bahan masukan dan informasi yang berguna pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara dalam melaksanakan sistem penataan arsip.
2. Bagi Peneliti
Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sistem penataan arsip terlebih pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara Sehingga penulis dapat mengembangkan pengetahuan teoritis dan juga pengaplikasian pada objek penelitian.
3. Bagi Universitas
Memanfaatkan umpan balik untuk menyempurnakan materi perkuliahan sesuai dengan kebutuhan di lingkungan instansi.
4
1.5 Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Gubernur Sumatera Utara Jl. Pangeran Diponegoro No. 30 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut ini: Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan
Juni Minggu Ke-
I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
Sumber: Penulis (2020)
1.6 Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah penulis membagi pembahasan Tugas Akhir dalam empat bagian. Dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini lebih relevan dan sistematis. Adapun uraian adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, dan pemaparan Rencana Penelitian yang terdiri dari Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penelitian.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi, Struktur Organisasi dan Personalia, Job Description, Kinerja Usaha Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara.
5
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menguraikan pembahasan tentang Bagaimana Sistem Penataan Arsip Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran penulis berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai Sistem Penataan Arsip Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara.
6 BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara
Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di kota Medan. Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli. Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I.) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948 selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara. Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I. Nomor 22/PEM/PDRI pada tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I. pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950,
7
ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.Dengan Undang-Undang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh.
2.2 Visi dan Misi Provinsi Sumatera Utara Visi Provinsi Sumatera Utara
“Menjadi provinsi yang berdaya saing menuju Sumatera Utara sejahtera”
Misi Provinsi Sumatera Utara
a. Membangun sumber daya manusia yang memiliki integritas dalam berbangsa dan bernegara, religius dan berkompetensi tinggi.
b. Membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah untuk menunjang kegiatan ekonomi melalui kerjasama antar daerah, swasta, regional dan internasional.
c. Meningkatkan kualitas standar hidup layak, kesetaraan dan keadilan serta mengurangi ketimpangan antar wilayah.
d. Membangun dan mengembangkan ekonomi daerah melalui pengolahan sumber daya alam lestari berkelanjutan dan berwawasan lingkungan.
e. Reformasi birokrasi berkelanjutan guna mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dan bersih (good governance dan clean governance).
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan sebuah garis hirarki atau bertingkat yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan. Dimana
8
setiap individu atau SDM yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsinya masing-masing. Dengan demikian setiap anggota dapat mengetahui kedudukan, tugas dan tanggung jawab serta batas wewenang masing- masing dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi atau instansi.
Adapun struktur organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara dapat dilihat pada bagan berikut:
9
Struktur Organisasi Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara
Sumber: Kantor Gubernur Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara WAKIL GUBERNUR
GUBERNUR
SEKRETARIS DAERAH
ASISTEN ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
ASISTEN PEREKOOMIAN DAN PEMBANGUNAN
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM DAN ASET
KEPALA BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN KEPALA BIRO BINA
PEREKONOMIAN KEPALA BIRO
PEMERINTAHAN
KEPALA BIRO HUKUM KEPALA BIRO ADM
PEMBANGUNAN
KEPALA BIRO ORGANISASI
KEPALA BIRO OTDA DAN
KERJASAMA KEPALA BIRO SOSIAL DAN
KESEJAHTERAAN
KEPALA BIRO HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
10
BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN
BAGIAN UMUM
SUB BAGIAN KEUANGAN SEKRETARIAT
SUB BAGIAN TATA USAHA
DAN KEPEGAWAIAN
SEKRETARIAT
SUB BAGIAN TATA USAHA SEKDA, STAF AHLI DAN
ASISTEN
SUB BAGIAN PROGRAM DAN
PELAPORAN
BAGIAN RUMAH TANGGA
SUB BAGIAN RUMAH TANGGA PIMPINAN
SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
SEKRETARIAT
SUB BAGIAN OPERASIONAL MESS DAN GEDUNG
BAGIAN PENGADAAN
DAN PERAWATAN
SUB BAGIAN PENGADAAN
SUB BAGIAN PERAWATAN
SUB BAGIAN RETRIBUSI DAN
ASET SEKRETARIAT
Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Sumber: Kantor Gubernur Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu 2.4 Job Description
Biro Umum dan Perlengkapan
1. Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara mempunyai tugas dan membantu Setdaprovsu dalam menyusun kebijakan kepala daerah dalam menyelenggarakan urusan pemerintah atas
11
pelaksanaan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian dan kebijakan pelaksanaan umum, bagian rumah tangga serta bagian pengadaan dan perawatan.
2. Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, menyelenggarakan fungsi:
a. Penyelenggaraan penyiapan dan mengkoordinasikan konsep kebijakan kepala daerah dalam menyelenggarakan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian pelaksanaan bagian umum, bagian rumah tangga serta bagian pengadaan dan perawatan.
b. Penyelenggaraan fasilitas, koordinasi, monitoring, evaluasi, dan pengendalianpelaksanaan kebijakan kepala daerah di bidang pengelolaan arsip/administrasi, ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, tata laksana rumah tangga.
3. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan, mempunyai uraian tugas sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan disiplin pegawai pada lingkup Biro Umum dan Perlengkapan.
b. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penetapan bahan/data di bidang urusan umum.
c. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program kegiatan di bidang penyelenggaraan umum sesuai ketentuan perundang-undangan.
4. Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1),ayat (2) dan ayat (3) kepala Biro umum dan Perlengkapan dibantu oleh:
12
a. Bagian umum;
b. Bagian rumah tangga;
c. Bagian pengadaan dan perawatan.
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu merupakan salah satu komponen Pemerintah Daerah yang berada pada Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara yang disebut Organisasi Perangkat Daerah.
Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Sumatera Utara dan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 37 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Gubernur Nomor 63 Tahun 2018 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 37 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Adapun kinerja terkini pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, yaitu:
a. Penyelenggaraan Penyiapan dan Mengkoordinasikan Konsep Kebijakan Kepala Daerah dalam Menyelenggarakan Pembinaan, Koordinasi, Fasilitasi, Monitoring, Evaluasi Pengendalian Pelaksanaan Bagian Umum, Bagian Rumah Tangga serta Bagian Pengadaan dan Perawatan.
13
b. Penyelenggaraan Fasilitasi, Koordinasi, Monitoring, Evaluasi Pengendalian Pelaksanaan Kebijakan Kepala Daerah dibidang Pengelolaan Arsip/Administrasi, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, Tatalaksana Rumah Tangga.
2.6 Rencana Kegiatan
a. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang urusan rumah tangga gubernur, urusan rumah tangga wakil gubernur, urusan dalam.
b. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang urusan rumah tangga gubernur, urusan rumah tangga wakil gubernur, urusan dalam.
14 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan
3.1.1 Pengertian Arsip
Secara etimologis kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium, yang bermakna peti untuk menyimpan sesuatu. Dalam bahasa latin, arsip dikenal dengan nama felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Sementara itu arsip dalam bahasa Inggris dikenal dengan tiga istilah, yaitu archive yang bermakna kumpulan warkat, record yang bermakna catatandan file yang bermakna sekumpulan informasi/warkat. Dalam bahasa belanda, arsip dikenal dengan istilah archief yang bermakna warkat. Dari segi asal-usul katanya disimpulkan bahwa kata arsip berarti kumpulan catatan yang menyimpan suatu informasi.
Menurut Barthos (2016:1), Arsip adalah warkat yang pada pokoknya memiliki pengertian bahwa setiap catatan tertulis dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan sesuatu subyek atau pokok permasalahan ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu daya ingat orang itu pula. Menurut Wahyono (2016:23), peranan arsip adalah sebagai berikut:
1. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat dipelukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengedalian setepat-tepatnya.
15
2. Arsip juga mempunyai peranan penting bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.
Menurut Iso (2016:90), arsip adalah informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi atau seseorang yang sedang melakukan kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
Berdasarkan pengertian arsip menurut para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan sekumpulan warkat yang disimpan menurut aturan- aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu- waktu dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
3.1.2 Pengertian Kearsipan
Arsip berbeda dengan Kearsipan, Kegiatan penataan dan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan. Kegiatan penataan dan pengelolaan arsip tersebut dimulai dari penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat-menyurat atau berbagai warkat lainnya.
Menurut Sayuti (2013:20), kearsipan atau filling adalah suatu kegiatan menempatkan dokumen-dokumen (warkat) penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa arsip berbeda dengan kearsipan. Arsip merupakan bendanya sedangkan yang dimaksud dengan kearsipan adalah kegiatan pengaturan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen-dokumen atau warkat secara
16
sistematis sehingga dokumen tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui keberadaannya ketika dibutuhkan.
3.2 Tujuan Arsip dan Fungsi Arsip 3.2.1 Tujuan Arsip
Secara umum tujuan pengelolaan kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah menemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Adapun beberapa tujuan pengelolaan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali dengan cepat dan tepat.
3. Menghemat waktu, tenaga, dan tempat.
4. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
5. Untuk menjaga kelestarian arsip.
6. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.
Agar tujuan Kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai usaha. Adapun usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut antara lain:
1. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya.
2. Berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlukan.
3. Menyiapkan tenaga-tenaga dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan para petugas kearsipan melalui pendidikan atau pelatihan.
17
3.2.2 Fungsi Arsip
Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2, yaitu : 1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaanatau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip Statis
Arsip statis pada umumnya tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
Menurut Priansa dan Agus (2013:158), fungsi arsip adalah sebagai berikut:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada organisasi besar.
3. Sebagai alat bantu bagi pimpinan dan manajemen.
4. Sebagai alat perekam perjalanan organisasi.
5. Sebagai alat untuk memecahkan permasalahandalam organisasi.
6. Sebagai sumber informasi peristiwa yang terjadi di kantor.
7. Sebagai alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan.
18
3.3 Klasifikasi Arsip
1. Menurut subjek atau isinya a. Arsip Keuangan.
b. Arsip Kepegawaian.
c. Arsip Pemasaran.
d. Arsip Pendidikan.
2. Menurut nilai kegunaannya
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi.
b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan.
c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja.
d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum.
e. Arsip yang mempunyai niai guna keuangan.
f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian.
g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan.
h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi.
i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.
3. Menurut sifat kepentingannya
a. Arsip Vital (terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi) b. Arsip Penting
Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
19
c. Arsip Biasa
Isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
4. Menurut keseringan penggunaannya a. Arsip Aktif
Arsip yang sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas.
b. Arsip Inaktif
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas.
c. Arsip Statis (abadi)
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai bahan pertanggung jawaban organisasi nasional/
pemerintah.
5. Menurut fungsinya a. Arsip Dinamis
Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari-hari. Arsip ini bersifat rahasia.
b. Arsip Statis
6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.
a. Arsip Sentral
b. Arsip yang disimpan diunit kearsipan (pusat arsip) organisasi.
c. Arsip yang disimpan di Kantor Arsip Nasional di Jakarta dan tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II.
20
3.4 Peranan Arsip bagi Suatu Organisasi atau Unit Kerja
Arsip merupakan sumber ingatan dari setiap organisasi ataupun unit kerja.
Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolahannya, akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Arsip dikatakan sumber ingatan bagi suatu organisasi adalah karena arsip menampung beraneka ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
Dalam Asriel (2016:45), arsip memiliki beberapa peranan penting, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sebagai sumber ingatan seseorang untuk melakukan tindakan.
2. Pimpinan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan 3. Kelancaran proses administrasi
4. Kelancaran proses penyelenggaraan organisasi 3.5 Perlengkapan Arsip
Menurut Sugiarto (2015:69), perlengkapan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah sebagai berikut :
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari kantor atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan.
21
2. Map (Folder)
Map juga digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen lain yang tidak terlalu banyak. Kekurangan map folder ini jika menyimpan terlalu banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup, karena memang fungsinya untuk menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis map, yakni Stopmap Folio, Snelhechter Folder, Hanging Folder.
3. Filling cabinet
Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Dengan banyaknya dokumen yang disimpan, perlengkapan kearsipan sangatlah dibutuhkan pada setiap perusahaan. Berikut adalah peralatan yang sering digunakan:
1. Alat Penyimpanan Berputar ( Rotary Filling )
Alat penyimpanan berputar adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang sedemikian rupa dengan tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa. Dengan hanya memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat.Penggunaan rotary bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor.
22
2. Label
Label adalah kertas atau stiker dengan ukuran tertentu yang ditempelpada map dokumen sebagai penanda.
3. Ordner
Ordner ini seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen. Namun kapasitasnya lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan pelubang kertas.
4. Pelubang Kertas (Perforator)
Pelubang Kertas berfungsi untuk untuk melubangi kertas atau dokumen lainnya untuk diarsipkan
5. Stapler
Stapler berfungsi untuk menyatukan lembaran dokumen, dengan cara menjepitnya.
6. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan memiliki lampiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda.
3.6 Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang rapi dan tertib guna memudahkan menyimpan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Bagi kehidupan suatu
23
organisasi, informasi memegang peranan penting karena informasi merupakan dasar bagi pimpinan untuk pengambilan keputusan di dalam menentukan kebijaksanaan. Informasi dapat berupa bahan tertulis, dan juga dapat berbentuk lisan, yang akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk tulisan, karena informasi lisan mempunyai kelemahan, yaitu mudah terlupakan. Oleh sebab itu, maka semua berkas yang memuat informasi yang bernilai guna harus mendapatkan perhatian dan perlu dikelola dengan baik.
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, ada beberapa sistem dalam kearsipan yaitu sebagai berikut:
a) Sistem Abjad
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Untuk dapat menyusunnya, maka pemberian nama dapat digolongkan menjadi empat (4) golongan yaitu :
1. Nama orang.
2. Nama perusahaan swasta.
3. Nama instansi pemerintah.
4. Nama organisasi sosial.
24
b) Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect filingsystem. Sistem penyimpanan arsip menurut sistem nomor dibagi dua yaitu:
1. Sistem terminal digit
Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terakhir (terminal) sebenarnya dapat digunakan untuk segala macam penyimpanan warkat dalam jumlah besar.
2. Sistem klasifikasi desimal
Sistem ini disebut juga dengan sistem klasifikasi, sistem ini banyak dikembangkan di lingkungan perpustakaan.
c) Sistem Tanggal
Sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Dalam suatu surat biasanya ada 3 tanggal terdiri dari tanggal surat dibuat, tanggalsurat dikirim/diterima, dan tanggal yang menyebutkan permasalahan surat. Namun penyimpanan surat dengan sistem ini berdasarkan tanggal penerimaan atau pengiriman surat bersangkutan, untuk mengetahuinya sebagai alat pencatat surat-surat yang akan disimpan saja.
d) Sistem Wilayah
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok
25
atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
e) Sistem Subjek
Disebut juga sistem masalah merupakan sistem penyimpanan arsip yangdidasarkan pada pokok masalah surat. Sebelum menerapkan sistem subjek, terlebih dahulu harus disusun pedomannya yang dijadikan sebagai dasarpenataan arsip pada tempat penyimpanannya. Pedoman tersebut disebut Pola Klasifikasi. Dalam penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan, unsur fungsi, struktur dan masalah saling menunjang satu dengan lainnya. Unsur fungsi tercermin dalam kegiatan operasional dapat dijadikan sebagai dasar untuk menyusun klasifikasi kearsipan.
3.7 Prosedur Pengelolaan dan Penataan Arsip
Penataan arsip (filling) adalah kegiatan mengatur dan menyimpan menurut sistem tertentu, sehingga pemanfaatannya dapat dilakukan dengan mudah dan lancar. Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pelaksanaannya.
Menurut Herlambang dan Marwoto (2014:5), persiapan untuk menata arsip terdiri dari:
a. Memisahkan (segregating)
Yaitu sortir pendahuluan guna mengelompokkan arsip sesuai pokok masalah.
b. Pemeriksaan arsip
Surat sudah atau belum didisposisi, jika belum harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang agar surat aktif tidak ikut disimpan.
26
c. Memadukan (assembling)
Mengelompokan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling terkait. Contoh: mutasi, cuti, kenaikan pangkat, pensiun, termasuk arsip kelompok bidang kepegawaian.
d. Mengklasifikasi arsip
Pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan kantor pencipta atau penghimpun.
e. Mengindeks
Menentukan inti isi surat dan isinya.
f. Tunjuk silang
Memakai formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip.
g. Menyusun arsip
Menyusun arsip yang sudah diberi kode.
h. Menyimpan arsip
Menyimpan arsip ditempat penyimpanan sesusai kode arsip.
3.8 Prosedur Peminjaman, atau Pengambilan Arsip
Untuk mencegah hilangnya arsip apabila sedang dipinjam, maka peminjam perlu mencatat dahulu pada buku peminjaman atau formulir peminjaman, sehingga waktu peminjaman dapat dibatasi.
Untuk penyimpanan arsip aktif dibutuhkan Filling Cabinet, rak arsip bila diperlukan, guide atau sekat dan folder. Sedangkan untuk arsip inaktif yang dibutuhkan adalah rak arsip dan Box. Beberapa hal yang harus dicatat atau diperhatikan dalam peminjaman atau pengambilan arsip diantaranya:
27
a. Nama peminjam
b. Departemen/bagian peminjam c. Judul arsip yang dipinjam b. Jumlah arsip yang dipinjam
c. Indeks/klasifikasi arsip yang dipinjam d. Tanggal pinjam
e. Tanggal harus kembali
f. Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab 3.9 Prosedur Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah suatu tahapan penting yang harus dilaksanakan dalam suatu perusahaan atau instansi. Dengan kata lain yaitu penyusutan arsip untuk mengurangi volume yang ada. Selain itu untuk mencegah penumpukan arsip dan menjadi arsip masih layak disimpan dan dipelihara. Tujuan dari penyusutan arsip adalah menghemat tempat, keperalatan dan biaya. Selain itu menggunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja, lalu memudahkan pengendalian arsip yang tercipta, mempercepat dalam penemuan kembali arsip dan menyelamatkan arsip yang mempunyai nilai pertanggung jawaban nasional.
Arsip yang disimpan oleh suatu lembaga memiliki nilai guna yang jangka waktunya berbeda-beda. Menurut Barthos (2013:101), Penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
1. Memindahkan arsip inaktif dan unit kearsipan dalam lingkungan lembaga negara dan badan pemerintahan masing-masing.
28
2. Memusnahkan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 dikatakan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Sebelum disusutkan, arsip perlu dinilai terlebih dahulu. Kegiatan penilaian arsip mencakup kegiatan pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip organisasi atau perusahaan dan kemudian penggolongan arsip.
Pada dasarnya ada dua cara pemindahan arsip, yaitu : 1. Pemindahan secara berkala
Pemindahan secara berkala dibagi menjadi tiga, yaitu pemindahan satu kali dalam waktu tertentu, pemindahan dua kali dalam jangka waktu tertentu, dan pemindahan atas dasar waktu minimum/maksimal.
2. Pemindahan secara terus-menerus
Dalam pemindahan arsip secara terus-menerus, pemindahan dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif tidak didasarkan pada jangka waktu tertentutetapi dilakukan secara terus menerus.
29
3.10 Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalahproses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.
Adapun langkah-langkah pemusnahan arsip adalah sebagai berikut : 1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
2. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang mempunyai nilai menurut Arsip Nasional
3. Membuat berita acara pemusnahan arsip
4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal- hal yang tidak diinginkan seperti arsip tidak dijual tetapi dimusnahkan.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 ketentuan-ketentuan pemusnahan arsip sebagai berikut :
a. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau jadwal retensi arsip masing-masing.
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-Lembaga Negara atau Badan- Badan Pemerintahan, Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan
30
Administrasi Kepegawaian Negara sekarang Badan Kepegawaian Negara (BKN) – sepanjang menyangkut arsip kepegawaian.
c. Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputusan pemusnahan arsip setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional.
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksikan oleh dua pejabat dari bidang hukum (perundang-undangan) dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
e. Untuk pelaksanaan pemusnahan dibuat daftar Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Keuntungan dari adanya pemusnahan arsip adalah sebagai berikut : a. Penghematan penggunaan ruangan kantor.
b. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan.
c. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.
3.11 Pelaksanaan Kearsipan pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara di Kantor Gubernur Sumatera Utara
Arsip merupakan sebuah informasi penting yang dibutuhkan setiap organisasi. Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara pengertian arsip diatur dalam PERMENDAGRI No. 135 Tahun 2017 yaitu arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
31
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat. Informasi di dalam arsip merupakan sumber yang sangat penting bagi Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara.
Sistem penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluarpada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara menggunakan sistem tanggal yang kemudian dilanjutkan dengan pengurutan nomor surat sebagai dasar penataan untuk disimpan di dalam lemari arsip.
Berikut adalah langkah-langkah pengarsipan surat masuk dan surat keluar, penyusutan arsip dan pemusnahan arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu:
1. Mengarsip Surat Masuk
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pengelolaan surat diatur dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Surat masuk adalah surat yang berasal dari masyarakat ataupun dari lembaga/ dinas.
Alur prosedursurat masuk pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu adalah sebagai berikut:
32
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu (2021)
Gambar 3.1
Alur prosedur Surat Masuk Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu a. Surat diterima oleh petugas Unit Layanan Administrasi
b. Surat disortir berdasarkan sifatnya, apakah surat rahasia, surat mendesak, surat rutin, atau surat biasa.
c. Surat diinput kedalam aplikasi e-arsip, dengan memasukkan nomor surat dan tanggal terima. Dan selanjutnya kartu kendali akan dicetak.
d. Kartu kendali dicetak menjadi tiga rangkap, yaitu kertas berwarna putih sebagai ekspedisi, kertas berwarna hijau sebagai pertinggal untuk bagian yang dituju dalam surat untuk ditindaklanjuti dan merah sebagai pertinggal untuk petugas penerima surat.
e. Kemudian surat dicatat dalam buku agenda dengan memasukkan nomor urut surat, nomor surat, tanggal terima, nama pengirim, dan isi ringkas.
f. Menyimpan kartu kendali pada lemari arsip.
Surat Di Terima
Surat disortir berdasarkan sifat
Surat diinput kedalam E-Arsip
Pencetakan Kartu Kendali Pencatatan Surat Ke
Dalam Buku Agenda Menyimpan Kartu Kendali
Surat Di Distribusikan
33
g. Kemudian surat didistribusikan ke bagian yang dituju dalam surat tersebut.
Berikut ini adalah contoh kartu kendali surat masuk pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu:
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Gambar 3.2
Kartu Kendali Surat Masuk 2. Mengarsip Surat Keluar
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pengelolaan surat diatur dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Surat keluar adalah surat yang ditujukan kepada masyarakat atau kepada lembaga/dinas.
Alur pengarsipan surat keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu adalah sebagai berikut:
34
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu (2021)
Gambar 3.3
Alur prosedur Surat Keluar Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu a. Pendiktean konsep surat yang dilakukan oleh Gubernur/Wakil
Gubernur/Staf Ahli/Kepala Biro.
b. Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh Unit Layanan Administrasi.
c. Unit Layanan Administrasi meminta persetujuan konsep surat yang sudah dibuat kepada pimpinan yang telah mendiktekan konsep surat.
d. Setelah surat disetujui maka Unit Layanan Administrasi akan membuat surat.
e. Kemudian Unit Layanan Administrasi harus melakukan penyuntingan surat untuk memastikan sudah tidak ada lagi ejaan yang salah dalam surat.
f. Selanjutnya surat ditandatangani oleh pimpinan yang mendiktekan surat.
g. Setelah surat ditandatangani dilanjutkan dengan penomoran surat.
h. Surat siap untuk dikirim. Namun sebelum surat dikirim, surat harus digandakan sebagai pertinggal untuk diarsip. Surat asli yang sudah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti lampiran dan amplop, kemudian surat tersebut siap digunakan dan dikirim dan untuk surat tidak asli kemudian dicatat di bagian buku agenda surat keluar.
Membuat Konsep Surat Yang Didiktekan Pimpinan
Setelah Mendapat Persetujuan Dari Pimpinan, Pengolah Menentukan
Kode Dan Nomor Surat
Pembuatan Surat Surat Ditandatangani Oleh Pimpinan
Surat Di Gandakan Untuk Di Arsip
35
i. Setelah dicatat dalam buku agenda surat keluar, maka surat akan disimpan dalam filling cabinet sesuai dengan tanggal surat.
Berikut adalah contoh kartu kendali surat keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan setdaprovsu:
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Gambar 3.4 Kartu Surat Keluar
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pendataan arsip sudah menggunakan aplikasi E-arsip. E-arsip adalah aplikasi yang menghimpun informasi yang tertera pada fisik arsip. Aplikasi ini memungkinkan hasil pemindaian (scanning) dapat dilihat kembali kapan saja setiap dibutuhkan.
Aplikasi E-arsip hanya digunakan oleh pegawai yang menangani pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
Adapun manfaat dari aplikasi E-arsip pada Biro Umum Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Kemudahan dalam pencarian informasi arsip.
b. Dapat memantau volume arsip yang disimpan di unit kerja/ satuan kerja.
36
c. Keamanan arsip lebih terjaga karena diberikan hak akses e-arsip menggunakan username dan password, maka orang lain yang tidak mempunyai wewenang tidak dapat mengaksesnya.
d. Menghemat pemakaian tempat atau ruang penyimpanan arsip.
Sumber : Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Gambar 3.5 Aplikasi E-arsip 3. Penyusutan Arsip
Adapun langkah-langkah pelaksanaan penyusutan arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara :
a. Memilih arsip yang tidak digunakan lagi agar arsip berkurang.
b. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
c. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
Sistem penyusutan arsip pada Biro Umum Kantor GubernurProvinsi Sumatera Utara belum menunjukkan adanya peningkatan refisiensi dan efektifitas kerja, karena dalam pelaksanaan penyusutan arsip, Biro Umum Kantor Gubernur
37
masih banyak menyimpan arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi sehingga mengakibatkan lemari penyimpanan arsip menjadi semakin penuh.
4. Pemusnahan Arsip
Alur pemusnahan arsip pada Biro Umum Kantor GubernurProvinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. Membuat daftar arsip yang akandimusnahkan.
2. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Gubernur.
3. Membuat berita acara pemusnahanarsip.
4. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal- hal yang tidak diinginkan seperti arsip tidak dijual tetapi dimusnahkan.
3.12 Kendala-Kendala dalam Penataan Arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara di Kantor Gubernur Sumatera Utara
Penentuan umur menyimpan dokumen/arsip diperlukan untuk memberikan kepastian berapa tahun dokumen disimpan diunit pengolahan, berapa tahun disimpan unit kearsipan dan setelah masa simpan berakhir apakah dokumen akan dimusnahkan atau dilestarikan sebagai arsip pribadi Rusidi (2019:62)
Dalam penyusutan arsip di instansi manapun pasti pasti pernah mengalami kendala-kendala yang sudah sering dirasakan. Ini adalah hasil wawancara langsung dengan salah satu pegawai (arsiparis) bertugas yang menangani arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara. Dalam wawancara ini penulis mendapatkan beberapa informasi diantaranya adalah sebagai berikut:
38
a. Pegawai yang tidak berfokus pada pengelolaan arsip saja, akan tetapi juga bekerja dalam pekerjaan administrasi lainnya, sehingga menjadi kurang fokus dalam mengelola arsip yang benar.
b. Kurangnya keterampilan (skill) dalam mengelolah arsip, karena kurangnya pelatihan terhadap pegawai yang bertugas dalam pengolahan arsip.
c. Pengarsipan yang sudah menggunakan aplikasi e-arsip seringkali tidak berjalan dengan baik dikarenakan jaringan internet yang sering bermasalah.
d. Jumlah arsip yang terus meningkat membuat pegawai sulit untuk menempatkan arsip-arsip yang baru diakibatkan penyusutan arsip yang tidak teratur.
39 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian dan Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem penataan dan pengolahan arsip yang dilakukan pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara sudah cukup baik dikarenakan menggunakan sistem tanggal dan pemberian kode arsip sehingga tersusun rapi dan memudahkan pegawai untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu diperlukan.
2. Sistem penyusutan dan pemusnahan yang dilakukan pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur Sumatera Utara belum cukup baik dikarenakan tidak mengikuti jangka waktu pemusnahan arsip sesuai dengan Permendagri No.135 Tahun 2017.
3. Penanganan arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah menggunakan aplikasi e-arsip. Dimana dengan menggunakan aplikasi tersebut menjadikan penanganan arsip menjadi lebih praktis. Dan juga memudahkan penyimpanan arsip sehingga menghindari terjadinya kerusakan atau kehilangan pada arsip.
4. Kegiatan arsip pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah sesuai dengan Permendagri No.135 Tahun 2017.
40
4.2 Saran
Adapun saran untuk Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu yang dikemukakan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Sebaiknya dilaksanakan pendidikan dan pelatihan (diklat) pegawai agar menambah ilmu dan keterampilan tentang bagaimana menata arsip dengan benar.
2. Pemahaman tentang teknologi perlu ditingkatkan karena penanganan arsip sudah menggunakan aplikasi E-arsip.
3. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara sebaiknya menetapkan jadwal pemusnahan arsip yang pasti agar mempermudah proses penyusutan dan pemusnahan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.
4. Sebaiknya penyusunan filling cabinet disusun secara rapi dan jaraknya tidak berjauhan dengan filling cabinet yang lain agar ketika saat menyimpan ataupun menemukan arsip kembali lebih mudah dan menghemat waktu.
41
DAFTAR PUSTAKA Buku:
Asriel, dkk. 2016. Manajemen Kantor. Cetakan Pertama Jakarta: Prenada media Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara
Barthos, Basir. 2016. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Bumi Aksara
ISO. 2016. Informasi dan Dokumentasi Pengelolaan Arsip- Bagian 1: Konsep dan Prinsip. Jakarta : Badan Standardisasi Nasional
Mawarto, Herlambang. 2014. Manajemen Kesekretariatan.Yogyakarta: Gosyen Publishing
Priansa, Donni dan Agus. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: Alfabeta
Rusidi, 2019. Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Cetakan Pertama Yogyakarta: Deepublish
Sayuti, Jalaluddin dan Fida. Manajemen Kantor Praktis. CV. ALVABETA:
Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Cahyono. 2013. Manajemen Kearsipan Elektronik Yogyakarta. Gava Media
Sugiarto, Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern dan Didistribusikannya.
Yogyakarta: Gava Media Website:
https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/111506/permendagri-no-135-tahun- 2017/18 September 2020/15.00
http://www.sumutprov.go.id/12 Oktober 2020/14.23 Tugas Akhir:
Lubis, Syahfrida Ika Mei Fitri. 2018. Proses Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem Tanggal dalam Menunjang Efisiensi Kerja pada Biro Umum Kantor Gubernur Sumatera Utara. Tugas Akhir. Universitas Sumatera Utara. Medan
42
1. Surat Riset Penelitian
