SUMATERA UTARA
OLEH
SHEILA ROSYA NASUTION 162103033
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
"Penerapan Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara". Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara 3. Ibu Inneke Qamariah, SE, MSi,selaku Sekretaris Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
5. Ibu Yasmin Chairunisa Mucthar, SP,MBA selaku Dosen Penguji.
6. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Kepada kedua orang tua penulis yang telah memberikan kasih sayang dan dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
8. Dan kepada teman-teman seperjuangan Rizka, Rissa, Della, Cindy dan Putri yang selalu mendukung dalam penulisan tugas akhir ini.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis ingin mengucapkan beribu terima kasih dan hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan,………..2019 Penulis
Sheila Rosya Nasution
NIM. 162103033
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
1.5. Jadwal Kegiatan ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7
2.2. Fungsi, Visi dan Misi Perusahaan ... 11
2.3. Struktur Organisasi ... 13
2.4. Job Description ... 16
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan... 37
2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 38
2.7. Rencana Kegiatan ... 38
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Kesekretariatan ... 40
3.1.1. Pengertian Kesekretariatan ... 40
3.2. Pengertian dan Fungsi Kantor ... 40
3.2.1. Pengertian Kantor ... 40
3.2.2. Fungsi Kantor... 43
3.3. Manajemen Perkantoran. ... 45
3.3.1. Pengertian Manajemen Perkantoran ... 45
3.3.2. Fungsi Manajemen Perkantoran ... 47
3.4. Komunikasi Perkantoran ... 50
3.4.1. Pengertian Komunikasi ... 50
3.4.2. Fungsi Komunikasi ... 56
3.5. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor ... 57
3.6. Penerapan Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara ... 60
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan ... 68
4.2. Saran ... 69
DAFTAR PUSTAKA ... 70
LAMPIRAN ... 72
DAFTAR TABEL
No. Lampiran Judul Halaman
1.1. Jadwal Kegiatan ... 5
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
2.1. Logo Perusahaan ... 10 2.2. Struktur Organisasi ... 15
DAFTAR LAMPIRAN
No. Gambar Judul Halaman
1. Kuesioner ... 71 2. Surat Izin Riset ... 74
Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh bentuk organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintah maupun badan usaha lainnya.
Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju. Faktor- faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.
Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen perkantoran merupakan urat nadi dari segala kegiatan organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam mendukung maju mundurnya suatu perusahaan.
Menurut Zaenudin (20017:1) manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan , pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Menurut Rahmawati (2014:4) manajemen perkantoran adalah serangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Sedangkan menurut Laksmi (2015: 20) manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni ilmu manajemen yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan saja dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan.
Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang berguna untuk semua pihak. Luas sempitnya pekerjaan, kantor berfungsi memberi fasilitas kepada pelaksana tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok. Pekerjaan kantor
mempunyai peranan dalam kehidupan dan perkembangan organisasi. Sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan, dan sumber dokumen.
Di instansi pemerintahan Khususnya di Biro Pemerintahan Seketariat Provinsi Sumatera Utara merupakan bagian dari Satuan Kerja Perangkat Darah (SKPD) yang berada di Kantor Gubernur Sumatera utara, Biro Pemerintahan memiliki tiga bagian yaitu, bagian pemerintahan umum, bagian perbatasan dan pertanahan dan Bagian Perangkat wilayah. Biro Pemerintahan memiliki bidang tugas yang berkaitan dengan ketertiban dan ketentraman umum, pemerintahan Kecamatan, kelurahan dan desa, Batas antar negara, provinsi dan Kabupaten/kota, toponimi, data wilayah dan kawasan, fasilitasi pertanahan, fasilitasi perangkat wilayah, dekonsentrasi dan tugas pembantuan dan pelaporan dan evaluasi perangkat wilayah. Dari tugas-tugas di atas sangat dibutuhkannya ilmu pengetahuan teknologi dan semangat kerja yang tinggi bagi pegawai yang ada di Biro Pemerintahan tersebut. Namun kenyataannya masi banyak pegawai kurang terhadap ilmu pengetahuan mengenai teknologi yang semakin canggih pada zaman sekarang ini dan kuarang nya semangat kerja pegawai. Kurangnya ilmu pengetahuan teknologi dan semangat kerja para pegawai dapat menghambat tugas-tugas yang di miliki masing-masing pegawai.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka penulis terdorong untuk melihat dan mengetahui tentang pelaksanaan manajemen perkantoran dalam mendukung keberhasilan pencapaian tujuan pada Biro Pemerintahan Seketariat Provinsi
ini yaitu: Penerapan Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka permasalahan yang akan dibahas yaitu ―Bagaimana Manajemen Perkantoran dilaksanakan pada Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara sehingga dapat mencapai tujuan organisasi?‖
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah :
1. Untuk mengetahui Manajemen Perkantoran pada Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara.
2. Merupakan syarat mutlak untuk dapat menyelesaikan pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Hasil dari penelitian ini dapat bermanfaat dan memperdalam ilmu pengetahuan dan menambah pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran khususnya Manajemen Perkantoran pada Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara.
2. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam mengambil kebijaksanaan untuk mencapai langkah-langkah pada masa yang akan datang sehingga dapat mengalami perkembangan.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan referensi dan informasi bagi peneliti lain yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut terutama yang berhubungan dengan Manajemen Perkantoran.
1.5. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1. Pengumpulan data dan penyusunan laporan Penelitian dilakukan berlangsung mulai 18 Mei sampai dengan 18 juni 2019, penelitian dilakukan di Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatra Utara, Jalan Pangeran Diponegoro No. 30, Madras Hulu, Medan Polonia, Kota Medan, Sumatera Utara
Tabel 1.1 Jadwal kegiatan
No. Kegiatan
Mei Juni Juli Agustus
Minggu Ke -
Minggu Ke -
Minggu Ke -
Minggu Ke - 1 2 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Tugas Akhir
Sumber : Penulis (2019)
1.6. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini diuraikan tentang Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini diuraikan sejarah singkat Biro Pemerintahan Setdaprovsu Kantor Gubernur Sumatera Utara, Visi, Misi, dan Fungsi Biro Pemerintahan Setdaprovsu, Struktur Organisasi, Job Description, Jaringan Kegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, Rencana Kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi uraian Manajemen Perkantoran, komunikasi Perkantoran, Ruang lingkup pekerjaan Perkantoran, penerpan pelaksanaan Manajemen Perkantoran di Biro Pemerintahan Setdaprovsu
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan kesimpulan dengan saran yang relevan.
Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintahan yang bernama Governement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di kota Medan. Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera Utara kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, Keresidenan Tapanuli. Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia (R.I) N0. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi masing-masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Dengan diterbitkannya Undang-undang Republik Indonesia No. 10 Tahun 1948, maka pada tanggal 15 April 1948, selanjutnya ditetapkan sebagi hari jadi Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara 8 Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan Keputusan Pemerintahan Darurat R.I. No 22/PEM/PDRI pada tanggal 17 Mei 1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I. Pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi
Tapanuli/Sumatera Timur.Kemudian, dengan peraturan pemerintah Prngganti Undang-Undang N0.5 tahun 1950 pada tanggal 15 April 1950, ketetapan teersebut dicabut dan dibentuk kembali Proivinsi Sumtera Utara. Dengan Undang-Undang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7 Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh .
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) sebagai salah satu alat penilai keberhasilan/kegagalan kinerja merupakan wujud transparansi penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance).Selain itu, LAKIP juga bermanfaat bagi evaluasi internal sebagai umpan balik (feedback) dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi yang lebih komprehensif. Berpedoman pada Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sumatera Utara dan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 37 tahun 2016 Tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Dalam Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara Biro Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah Unsur Unit Kerja yang dipimpin oleh Kepala Biro yang bertanggung jawab kepada Sekretaris Daerah melalui Asisten Pemerintahan.
2.2. Visi, Misi dan Makna Lambang Provinsi Sumatera Utara Visi Provinsi Sumatera Utara
―Menjadi Provinsi yang berdaya saing menuju Sumatera Utara sejahtera‖
Misi Provinsi Sumatera Utara
1) Membangun sumber saya manusia yang memiliki integritas dalam berbangsa dan bernegara, religius dan berkompetensi tinggi.
2) Membangun dan meningkatkan kualitas dan infrastrukturdaerah untuk menunjang kegiatan ekonomi melalui kerjasama antar daerah, swasta, regional dan internasional.
3) Meningkatkan kuallitas standart hidup layak, kesetaraan dan keadilan serta mengurangi ketimpangan antar wilayah.
4) Membangun dan mengembangkan ekonomi daerah melalui pengolaansumber daya alam lestari berkelanjutan guna mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih (good governance dan clean governance).
2.1. Logo dan Makna
Sumber: Kantor Gubernur Sumatera Utara(2019)
Gambar 2.1.
Logo Kantor Gubernur Sumatera Utara
Setiap provinsi tentunya memiliki suatu identitas ataupun ciri khas tertentu. lambang merupakan cermin bagi suatu provinsi sehingga membedakan dengan provinsi lainnya.
1. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam rantai beserta perisainya, melambangkankebulatan tekad perjuangan rakyat Provinsi Sumatera Utara melawan imperialisme/kolonialisme, feodalisme, dan komunisme.
2. Batang bersudut lima, perisai dan rantai, melambangkan kesatuan masyarakat di dalam membela dan mempertahankan Pancasila.
3. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun padi dan tulisan "Sumatera Utara", melambangkan 12 daerah yang indah, permai, masyhur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah.
4. Tujuh belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan empat puluh lima butir padi, menggambarkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan di mana ketiga-tiganya ini berikut tongkat di bawah kepalan tangan, melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotisme, pencinta kedamaian dan pembela keadilan.
5. Bukit Barisan yang berpuncak lima, melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan dan kegotong-royongan yang dinamis.
2.3. Fungsi, Visi dan Misi Biro Pemerintahan Fungsi Biro Pemerintahan
1. Penyelenggaraan dan pengkoordinasian penyusunan konsep kebijakan Kepala daerah dalam penyelenggaraan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi kebijakan dan pengendalian di bidang pemerintahan, ketertiban umum, perlindungan masyarakat, kawasan khusus dan pertanahan serta perangkat wilayah;
2. Penyelenggaraan pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi kebijakan dan pengendalian di bidang pemerintahan, ketertiban umum, perlindungan masyarakat, kawasan khusus dan pertanahan serta perangkat wilayah.
Visi Biro Pemerintahan
1. Tertatanya sistem kelola Pemerintahan yang baik mengandung arti Mantapnya Keterpaduan Tata Kelola Kebijakan Program Pemerintah
Provinsi dan Daerah dengan memformulasikan Asas Desentralisasi, Dekonsentrasi dan;
2. Tugas Pembantuan dengan tetap mengedepankan Prinsip Demokrasi, Partisipasi, Keadilan dan Pemerataan;
3. Menuju Masyarakat Sejahtera mengandung arti arah kebijakan kedepan difokuskan pada pengembangan program yang berorientasi kepada peningkatan pelayanan terutama pemerataan hak-hak dasar masyarakat;
4. Religius dalam keberagaman budaya mengandung arti Arah Kebijakan kedepan akan lebih mengutamakan situasi dan iklim budaya yang kondusif, masyarakat yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga seluruh aktivitas masyarakat yang berhubungan dengan hak-hak azasi dapat berjalan dengan baik.
Misi Biro Pemerintahan
Misi adalah sesuatu yang harus dilaksanakan melalui pelaksanaan tujuan dan sasaran program atau kegiatan organisasi yang diselenggarakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi serta komponen berdasarkan ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.Adapun Misi Biro Pemerintahan Setdaprovsu sebagaimana yang dirumuskan pada RENSTRA Tahun 2014-2018 adalah sebagai berikut :
1. Mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang kuat, efektif, efisien, bersih dan berwibawa.
2. Mewujudkan masyarakat Sumatera Utara yang berdaya saing menuju masyarakat sejahtera.
3. Mewujudkan suasana kehidupan antar masyarakat yang berbudaya dalam keberagaman.
4. Mewujudkan kinerja aparatur yang profesional dan berkompetensi dalam menjawab dinamika perubahan dan perkembangan Penyelenggaran Pemerintahan dan E-Governance serta meningkatnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.
2.4. Struktur Organisaasi
Adapun Unit Kerja Biro Pemerintahan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara terdiri dari Kepala Biro Pemerintahan yang membawahi 3 (tiga) Kepala Bagian dan 9 (sembilan) Kasubbag, yaitu :
1. Kepala Bagian Pemerintahan Setdaprovsu mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam penyelenggaraan urusan ketatausahaan biro, Kecamatan, 2. Kelurahan dan desa, serta Ketentraman dan Ketertiban. Dalam menjalankan
tugas dan fungsinya, kepala bagian di bantu oleh 3 (tiga) orang kepala sub bagian yakni :
a. Kepala Sub Bagian Ketertiban dan Ketentraman Umum
b. Kepala Sub Bagian Pemerintahan Kecamatan, Kelurahan dan Desa c. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro.
3. Kepala Bagian Perbatasan dan Pertanahan mempunyai tugas membantu Kepala Biro dalam menyelenggarakan urusan batas anatar Negara, provinsi dan Kabupaten/Kota, fasilitasiPertanahan, serta toponimi, data wilayah dan
kawasan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, kepala bagian di bantu oleh 3 (tiga) orang kepala sub bagian yakni :
a. Kepala Sub Bagian Batas Antar Negara, Provinsi dan Kabupaten/Kota b. Kepala Sub Bagian Toponimi, Data Wilayah dan Kawasan
c. Kepala Sub Bagian Fasilitasi Pertanahan.
4. Kepala Bagian Perangkat Wilayah membantu kepala biro dalam penyelenggaraan urusan pembinaan fasilitasi perangkat wilayah, dekosentrasi dan tugas pembantuan serta pelaporan dan evaluasi perangkat wilayah. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, kepala bagian di bantu oleh 3 (tiga) orang kepala sub bagian yakni:
a. Kepala Sub Bagian Batas Antar Negara, Provinsi dan Kabupaten/Kota b. Kepala Sub Bagian Fasilitasi Perbatasan dan Pertanahan
c. Kepala Sub Bagian Toponimi, Data Wilayah dan Kawasan
Sumber: Kantor Gubernur Sumatera Utara(2019)
Gambar 2.2.
Struktur Organisasi Biro Pemerintahan Setdaprovsu
2.5. Job Description
1. Kepala Biro Pemerintahan Setdaprovsu mempunyai uraian tugas:
a. Menyelengarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan penegakan disiplin pada lingkup Biro;
b. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program serta kegiatan di Biro Pemerintahan sesuai ketentuan yang ditetapkan;
c. Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan umum pemerintahan, perbatasan dan pertahanan serta perangkat wilayah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
d. Menyelenggarakan koordinasi pembinaan, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian, pengawasan dan pelaporan kebijakan kepala daerah dibidang pemerintahan umum, perbatasan dan pertahanan, serta perangkat wilayah;
e. Menyelenggarakan persiapan bahan untuk penyusunan dan penyempurnann kebijakan, ketentuan, dan standar penyelenggaraan urusan pemerintahan umum, perbatasan, toponimi, data wilayah, kawasan, dekonsentrasi dan tugas pembantuan, ketentraman dan ketertiban serta pembinaan, pengawasan, pertanahan serta pemerintahan kecamatan kelurahan dan desa;
f. Menyelenggarakan urusan pemerintahan urusan pemerintahan dan pengaturan penyelenggaraan kegiatan dekonsentrasi dan tugas pembantuan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. Menyelenggarakan pembinaan dan evaluasi tata usaha biro sesuai dengan standar yang ditetapkan;
h. Menyelenggarakan penetapan dan penyusunan serta perumusan data/bahan rencana strategi (RENSTRA), Rencana Kerja (RENJA), laporan Akuntabilitan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintaha Daerah (LPPD), Laporan Pertanggungjawaban Biro Pemerintahan sesuai dengan standar dan peraturan perundang-undangan;
i. Menyelenggarakan koordinasi, kerjasama dan fasilitasi dengan satuan perangkat daerah dan instansi terkait sesuai ketentuan perundang-undangan;
j. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada Sekretaris Daerah Provinsi dan Asisten Pemerintahan, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
k. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan Sekretaris Daerah Provinsi dan Asisten Pemerintahan, sesuia dengan tugas dan fungsinya;
l. Menyelenggarakan pelapran dan tanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan;
2. Kepala Bagian Pemerintahan Umum, mempunyai uraian tugas:
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan persiapan penegakan disiplin pegawai pada lingkup bagian pemerintahan umum;
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pengkajian data bahan dalam bidang penyelnggaraan program dan kepegawaian, pemerintahan kecmatan, kelurahan dan desa serta ketentraman dan ketertiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. Menyelenggarakan program dan kegiatan pada pelaksanaan program dan kepegawaian, pemerintahan kecamatan, kelurahandan desa serta ketentraman dan ketertiban sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku;
d. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada kepala Biro, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
e. Menyelenggrakan tugas lain yang diberikan kepala Biro, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
f. Menyelenggrakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan perundang- undangan.
3. Kepala Sub Bagian Ketertiban dan Ketentraman Umum mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan penyusunan, pengolahan dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan standar norma dan kriteria dalam penyelnggaraan ketertiban, ketentraman umum dan wawasan kebangsaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi kebijakan ketentraman dan ketertiban pada kabupaten/kota sesuai ketentuan perturan perundang-undangan.
c. Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggraan ketentraman dan ketertiban umum dan wawasan kebangsaan pada kabupaten/kota.
d. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum dan wawasan kebangsaan pada kabupaten/kota.
e. Melaksanakan investarisasi kasus/permasalahan ketentraman dan ketertiban pada pemerintah kabupaten/kota sesuai ketentraman peraturan perundang-undangan.
f. Melaksanakan kerja sama dan koordinasi dalam penyelesaian sengketa ketentraman dan ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan provinsi, Kabupaten/kota.
g. Melaksanakan ketentraman dan ketertiban dalam bentuk siskamling pada kabupaten /kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
h. Membuat penetapan kinerja pegawai/staf yang dibawahinya.
i. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian sesui standar yang ditetapkan.
4. Kepala Sub Bagian Pemerintahan kecamatan, kelurahan, dan Desa, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup Sub Bagian pemerintahan Kecamatan, Kelurahan dan Desa;
b. Melaksanakan pembinaan evaluasi ususl dan pengangkatan camat pada Kabupaten/Kota;
c. Melaksanakan pembinaan, pengawasan dan evaluasi kinerja Kepala Desa pada Kabupaten/Kota;
d. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi kinerja Camat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. Melaksanakan persiapan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma dan kriteria pelaksanaan kebijakan pembinaan pada Kabupaten/Kota, Kecamatan dan Kelurahan dan Desa sesuai ketentuan peraturan perungang-undangan;
f. Melaksanakan pembinaan penyelengaraan pemerintahan Kecamatan, Kelurahan dan Desa sesuai standar yang ditetapkan;
g. Melaksanakan uji Kompetensi pengangkatan camat pada Kabupaten/Kota;
h. Melaksanakan pembinaan, monitoring, pengedalian/pengawasan dan evaluasi tugas aparatur pemerintahan Kecamatan, Kelurahan dan Desa;
i. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pengusulan pembenutkan, pemekaran dan Penggabungan pemerintah kecamatan, kelurahan dan Desa pada Kabupaten/kota;
j. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi kinerja Penyelenggaraan pemerintah Kecamatan, kelurahan dan Desa pada Kabupaten/Kota, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
k. Melaksanakan dan memberi petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tulisan;
l. Melaksanakan penetapan SKP/Penetapan Kinerja pegawai staf yang dibawahinya;
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bgian, sesuai dengan bidang tugas;
n. Melaksanakan dan memberi masukan yang perlu kepada Kepala Bagian, sesuai dengan bidang tugasnya;
o. Melaksanakan laporan tugasnya Kepada Kepala Bagian, sesuai standar yang ditetapkan.
5. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro Pemerintahan uraian tugas;
a. Melaksanakan urusan kepegawaian Biro;
b. Melaksanakan fasilitan dan memberdayakan aparatur PNS di lingkungan Biro;
c. Melaksanakan dan memberi dukungan teknis administrasi keuangan dan umum dalam pelaksanaan tugas Kepala Biro;
d. Melaksanakan dan mempersiapkan Program dan bahan Rencana Strategi (RENSTRA) Biro Pemerintahan Umum, Rencana Kerja (RENJA) Biro Pemerintahan Umum, Rencana Keja serta laporan
akuntabilitan kinerja pemerintahan (LAKIP) dan Penetapan Kinerj (TAPKIN) Biro;
e. Melaksankan dan menyusun Laporan Keuangan dan Pembangunan fi Biro;
f. Melaksnakan dan mengusulkan pejabat pengelola Keuangan dan Pejabat Penyimpamn barang di Biro;
g. Melaksanakan inventaris barang dan pendataan kembali barang- barang milik Biro;
h. Melaksanakan dan menyusun Rencana Kerja Anggaran dan Rencana Kegiatan yagn meliputi pembinaan administrasi dan ketatausahaan Biro;
i. Melaksanakan dan menyusun rencana Kerja Pembangunan Daerah (RKPD) Biro;
j. Melaksnaka dan mengelola administrasi kepegawaian dan keuangan di lingkungan Biro;
k. Melaksanakan pengendalian daftar hadir ASN dilingkungan Biro;
l. Melaksanakan dan memberi petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tulisan
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian, sesuai dengan bidang tugasnya;
n. Melaksanakan dan memeberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian, sesuai dengan bidang tugasnya;
o. Melaksanakan dan memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian, sesuai standar yang ditetapkan.
6. Kepala Bagian Perbatasan dan Pertanahan, mempunyai uraian tugas;
a. Menyelenggarakan oembinaan, bimbingan, arahan, dan persiapan penegakan disiplin pegawai pada lingkup bagian Perbatasan dan Pertanahan;
b. Menyelenggarakan pengolahan dan pengkajian data bahan dalam bidang penyelenggaraan batas antar negara, provinsi, dan kabupaten/kota, toponimi, data wilayah dan kawasan sertafasilitas, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
c. Menyelenggarakan program dan kegiatan pada pelaksanaan penyelenggaraan dan kegiatan pada pelaksanaan penyelenggaraan batas antar negara, provinsi, dan kabupaten/kota, toponimi, data wilayah dan kawasan, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menyelenggarakan koordinasi, monitoring, evaluasi dan pembinaan penyelenggaraan pemerintah di Kabupaten/kota;
e. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada kepala biro, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
f. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan kepala biro, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
g. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggaungjawaban atas pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
7. Kepala Sub Bagian Batas Antar Negara, Provinsi dan Kabupaten/Kota, mempunyai uraian tugas;
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup Sub Bagian Perbatasan danPertanahan;
b. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan/menyajikan bahan terdata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan di bidang perbatasan;
c. Melaksanakan dukungan kebijakan, fasilitas serta koordinasi pengolahan perbatasan dengan negara, antar daerah ,antar daerah kabupaten/kota, antar kabupaten/kota yang berbatasan dengan negara lain, dan antar kecamatan, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksnakan pembinaan dan dukungan kebijakan penegasan batas provinsi, kabupaten/kota, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. Melaksanakan penetapan kebijakan pengembangan wilayah perbatasan antar negara, antar provinsi, dan antar ketentuan peraturan perundang-undangan;
f. Melaksanakan koordinasi dan pelaporan kebijakan pengembangan wilayah pada pemerintah atasan, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. Melaksanakan inventarisasi dan pemutakhiran batas/luas wilayah provinsi, kabupaten/kota sebagai akibat alam seperti delta dan abrasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
h. Melaksanakan pemetaan penegasan batas wilayah negara, provinsi dan kabupaten/kota serta kecamatan dan desa/kelurahan;
i. Melaksanakan pemutakhiran dan perubahan batas wilayah, nama, dan/atau pemindahan ibu kota provinsi dan/atau kabupaten/kota, dan/atau kecamatan, kelurahan/desa, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
j. Melaksanakan dan memebrikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tulisan;
k. Melaksanakan penetapan SKP/Penetapan Kinerja Pegawai staf yang dibawahinya;
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian, sesuai dengan tugas;
m. Melaksanakan dan memberi masukan yang perlu kepada Kepala Bagia sesuai dengan bidang tugasnya;
n. Melaksanakan dan memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian, sesuai standar yang ditetapkan;
8. Kepala Sub Bagian Batas Toponimi, data Wilayah dan Kawasan, mempunyai uraian tugas :
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup sub bagian tiponomi dan data wilayah;
b. Melaksanakan pengumpulan, mengolah dan menyajikan / data untuk penyempurnaan dan kebijakan, pembinaan data kewilayahan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. Melaksanakan penyusunan program kerja dan kegiatan pada sub bagian toponomi dan data wilayah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksanakan penyusunan dan penyempurnaan standar, norma, dan kriteria pelaksanaan kebijakan di bidang toponomi dan data wilayah pada kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan dan desa sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. Melaksanakan koordinasi, fasilitasi dan evaluasi perubahan data wilayah dan toponimi pada kabupatn/kota, kecamatan, dan kelurahan/desa sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
f. Melaksanakan pemuktahiran data wilayah dan toponomi pada kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan/desa sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. Melaksanakan evaluasi dan monitoring pada perubahan data wilayah dan toponomi kabupaten/kota, kecamatan, dan kelurahan/desa sesuai ketetuan peraturan perundang-undangan;
h. Melaksanakan evaluasi, monitoring dan pelaporan terhadap pemberian dan penetapan nama rupabumi pada kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan dan desa sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
i. Melaksanakan pengolahan, pengumpulan/kompilasi serta pemutakhiran dan pelaporan kode wilayah kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan dan desa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
j. Melaksanakan pembianaan, koordinasi, fasilitasi/kerja sama terhadap pengelolaan kawasan dan sumber daya untuk kepentingan umum, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
k. Melaksanakan pemantauan, penataan, pengembangan, monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kawasan dan sumber daya untuk kepentingan umum, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
l. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kawasan umum dan khusus di kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
m. Melaksanakan inventarisasi kawasan umum dan khusus di kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
n. Melaksanakan fungsi koordinasi dalam menetapkan kawasan umum dan khusus kabupaten/kota termasuk perlindungan sember daya alam bersama instansi terkait sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
o. Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis.
p. Membuat penetapan kinerja/pegawai staf yang dibawahinya.
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bagian sesuai dengan bidang tugasnya.
r. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian sesuai dengan bidang tuganya.
s. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala Bagian sesuai stantar yang ditetapkan.
9. Kepala Sub Bagian Fasilitasi Pertanahan, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanankan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup sub bagian fasilitasi Pertanahan;
b. Melaksanakan pengolahan dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan permasalahan sengketa tanah di Lintas Kabupaten/kota;
c. Melaksanakan penyusunan program kerja dan kegitan pasa sub bagian Fasilitasi Pertanahan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Melaksanakan pengendalian, pengawasan, monitoring dan evaluasi terhadap permasalahan/sengketa pertanahan di kabupaten/kota;
e. Melaksanakan fasilitasi/persiapan pengadaan tanah bagi pembangunan untuk kepentingan umum di lintas kabupaten/kota, serta penetapan lokasi pembangunan untuk kepentingan umum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
f. Melaksanakan pembinaan inventarisasi dan evaluasi penyelenggaraan pengadaan tanah di kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. Melaksanakan inventarisasi permasalahan/sengketa tanah antar masyarakat, dan antar perkebunan Pemerintah/swasta dengan masyarakat;
h. Melaksanakan pengkoordinasian penyelesaian sengketa tanah dan masalah hak ulayat di kabupaten/kota;
i. Melaksanakan penyuluhan dan mendorong partisifasi masyarakat di bidang pertanahan pada kabupaten/kota;
j. Melaksanakan fasilitasi terhadap subjek/objek redistribusi tanah di kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
k. Melaksanakan rekomendasi terhadap penetapan dan pembarian izin lokasi lintas kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
l. Memberikan oetunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tulisan;
m. Menetaokan surat Penetapan Kinerja Pegawai staf yang sibawahinya;
n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai dengan bidang tugas;
o. Membarikan masukan yang perlu kepada kepala bagian sesuai dengan bidang tugasnya;
p. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tuganya kepada kepala bagian sesuai dengan standar yang ditetapkan.
10. Kepala Bagian Perangkat wilayah , mepunyai uraian tugas;
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan, dan persiapan penegakan disiplin pegawai pada lingkup bagian Perangkat Wilayah;
b. Menyelenggarakan pengolahan dan pengkajian data bahan dalam bidang penyelenggaraan fasilitasi perangkat wilayah, dekonsentrasi dan tugas pembantuan serta evaluasi dan pelaporan perangkat wilayah, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
c. Menyelenggarakan program dan kegiatan pada pelaksanaan penyelenggaraan perangkat wilayah, dekonsentrasi dan tugas pembantuan serta evaluasi dan pelaporan perangkat wilayah, sesuai dengan ketentuan peraturna perundang-undangan;
d. Menyelenggarakan koordinasi, monitoring, evaluasi dan pembinaan penyelenggaraan pemerintahan di kabupaten/kota;
e. Menyelenggarakan pemberian masukan kepada kepala biro, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
f. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan kepada kepala biro, sesuai dengan tugas dan fungsinya;
g. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan perundang- undangan.
11. Kepala SuB Bagian Fasilitasi Perangkat wilayah, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pebinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup sub bagian perangkat wilayah;
b. Melaksanakan penyusunan program kerja dan kegiatan pada sub bagian perangkat wilayah sesuai ketentuan peraturan perundang- perundangan;
c. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan pengembangan kapasitas dan evaluasi kinerja daerah serta perangkat wilayah;
d. Melaksanakan fasilitas kemitraan Pemerintahan daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah di Provinsi, Kabupaten/kota;
e. Melaksanakan pembinaan dan penguatan kapasitas kelembagaan daerah dalam penyelenggaraan pemerintah daerah;
f. Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan sebagai dasar dalam meyelenggaraan Urusan Pemerintahan di provinsi, Kabupaten/kota;
g. Melaksanakan penyiapan Rapat-rapat koordinasi Bupati/Walikota dalam merumuskan kebijakan dalam penyelenggaraan Pemerintahan di Kabupaten/kota;
h. Melaksanakan evaluasi dan perumusan kebijakan serta fasilitasi evaluasi kinerja daerah dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
i. Melaksanakan pengumpulan , menghimpun dan mengolah data serta informasi yang berhubungan dengan pembinaan perangkat wilayah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
j. Melaksanakan inventarisasi permaslahan yang berhubungan dengan urusan pembinaan perangkat daerah dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah termasuk membuat tindak lanjut pemerinkasaan internal dan eksternal;
k. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan Asosiasi pemerintah Provinsi seluruh Indonesia (APPSI), Asosiasi Pemerintah Kota seluruh Indonesia (APEKSI) dan Asosiasi Pemerintahan Kota Seluruh Indonesia (APKASI);
l. Melaksanakan koordinasi, fasilitasi, dan kerjasama penyelenggaraan pemerintah daerah di kabupaten/kota serta
hubungan tugas-tugas pemerintah didaerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
m. Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi, evaluasi dan pelaporan penyelesaian konplik penyelenggara pemerintahan antar kabupaten /kota sesuai perundang-undangan yang berlaku;
n. Melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan, evaluasi dan monitoring penyelenggaraan kependudukan dan catatan sipil pada pemerintah Kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
o. Memeberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis;
p. Melaksanakan pembuatan penetapan kinerja pegawai/staf yang dibawahinya;
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian sesuai bidang tugasnya;
r. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala Bagian sesuai dengan bidang tugasnya;
s. Melaporkan dan memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala bagian sesuai standar yang ditetapkan.
12. Kepala Sub Bagian Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup sub bagian dekonsentrasi dan tugas pembantuan;
b. Melaksanakan fasilitasi kegiatan dekonsentrasi di lingkungan biro pemerintahan;
c. Melaksanakan koordinasi, pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan tugas pembantuan pada kabupaten /kota sesuai ketentuan perundang-undangan;
d. Melaksanakan kegiatan dekonsentrasi yang ada pada biro pemerintah sesuai ketentuan perundang-undangan;
e. Melaksanakan koordinasi, pelaporan, penyelenggaraan pelaksanaan dekonsentrasi dan tugas pembantuan dengan instansi terkait di apa Provinsi Sumatera Utara;
f. Biro pemerintahanserta kegiatan tugas pembantuan pada kebupaten/kota sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. Mengadakan pendataan dan evaluasi tugas-tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan yang dilimpahkan pemerintah kepada pemerintah provinsi kabupwten/kota;
h. Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tertulis;
i. Membuat penetapan kinerja pegwai staf yang dibawahinya;
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian sesuai dengan bidang tugas;
k. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian sesuai dengan bidang tugasnya;
l. Melaporkan dan memepertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala bagian sesuai standar yang ditetapkan.
13. Kepala Bagian Bagian Pelporan dan Evaluasi Perangkat Wilayah, mempunyai uraian tugas:
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup sub bagian pelaporan dan evaluasi perangkat wilayah;
b. Melaksanakan evaluasi kebijakan lembaga daerah pada kabupaten/kota dalam penyelengaraan pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan pemerintahan daerah di kabupaten/kota melalui sistem informasi (web site) sesuai dengan dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
d. Melaksanakan monitoring dan pengawasan penyelenggaraan pemerintah daerah di kabupaten/ kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. Melaksanakan pengumpulan, mengolah dan mengevaluasi kebijakan pemerintah kebupaten /kota dalam penyelenggaraan pemerintahan umum sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan;
f. Melaksanakan inventarisasi data/bahan permasalahan serta merumuskan pemecahan permasalahan yang berhubungan dengan
penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten/kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
g. Menghimpun dan mengevaluasi peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis daerah, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan pemerintahan sebagai pedoman dan landasan kerja;
h. Melaksanakan pengumpulan, mengolah dan mengevaluasi penyusun laporan penyelenggaraan pemerintah daerah & Evaluasi Kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah pada pemerintah kabupaten/kota;
i. Melaksanakan inventarisasi dan memonitoring kebijakan pemerintah daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintah di daerah;
j. Memberikan petunjuk kepada kinerja pegawai/staf yang dibwahnya;
k. Membuat penetapan kinerja pegawai/staf yang dibawahinya;
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian sesuai dengan bidang tugas;
m. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian sesuai dengan bidang tugas;
n. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada bagian sesuai standar yang ditetapkan.
2.6. Jaringan Usaha Kegiatan
Kantor Gubernur adalah sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata, mengembangkan suatu daerah atau provinsi. Selain itu, berfungsi untuk menjaga keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang yang menyangkut permasalahan warga daerah Sumatera Utara. Penulis melakukan penelitian secara khusus pada Biro Umum di Bagian Tata Usaha Perlengkapan dan Kepegawaian. Adapun jenis kegiatan para pegawai Biro Umum Bagian Tata Usaha Perlengkapan dan Kepegawaian yaitu:
1. Menerima surat-surat yang masuk ke Biro Pemerintahan 2. Mengendalikan surat masuk melalui kertas Disposisi.
3. Mencatat disposisi ke buku Agenda.
4. Membuka surat masuk Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten dan lain - lain.
5. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat masuk.
2.7. Kinerja Usaha Terkini
Pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur Sumatera Utara telah melayani masyarakat sejak tahun 1960. Berdasarkan tugas dan tanggungjawab yang dimiliki oelh Staff Ahli Gubernur dalam hal perjalanan dinas maka dapat dibuat perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, pegawasan, dan pengambilan keputusan terhadap pekerjaan tersebut. Sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
2.8. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan pegawai pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur Sumatera Utara dalam melakukan perjalanan dinas dapat dilihat pada uraian berikut:
1. Merencanakan Perjalanan
Dalam melakukan perjalanan dinas, sangat dibutuhkan rencana yang sangat mapan agar perjalanan berlangsung secara efektif yaitu sesuai dengan tujuan dan efisien yaitu tidak terjadi pembororsan biaya maupun waktu saat melakukan perjalanan. Dalam merencanakan perjalanan dinas, sekretaris terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dan maksud diadakan perjalan dinas.
Kemudian sekretaris harus merencanakan jadwal kegiatan yang akan dilakukan, dokumen perjalanan yang dibutuhkan, akomodasi selama perjalaan, dan mencarikan segala informasi yang dibutukan demi kelancaran perjalanan dinas yang dilakukan.
2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Sekretaris bertanggungjawab terhadap penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Oleh karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam mempersiapkan daftar perjalanan yang akan dilakukan.
Untuk dapat menyusun daftar perjalanan pimpinan, sekretaris memerlukan timeable (daftar waktu perjalanan) dari setiap alat transportasi, apakah
pesawat terbang, kapal laut maupun kereta api. Timeable adalah buku yang berisikan rute-rute perjalanan waktu keberangkatan (departure) dan waktu tiba ditempat tujuan (arrival), jenis pesawat terbang atau kapal.
3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Sekretaris perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada bermacam- macam dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi negara asing, yaitu paspor, exit permit, surat keterangan fiskal, sertifikat kesehatan, visa, tiket pesawat terbang dan voucher.
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, Kesekretriatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran ,terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi. Selanjutnya pengertin kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktifitas kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan pada jabatan sekretaris (Yatimah:2010)
Berdasarkan definisi kesekretariatan di atas, maka dapatlah disimpulkan bahwa kesekretariatan mencakup 3 maksud:
1. Kantor atau tempat kerja seorang sekretaris
2. Kelompok sekretariatan atau pegawai yang tugas pokoknya melakukan kegiatan tata usaha.
3. Bagian dari suatu organisasi yang melakukan kegiatan ketatausahaan untuk menjunjung tercapainya tujuan organisasi.
3.2 Pengertian dan Fungsi Kantor 3.2.1 Pengertian Kantor
Kantor berasal dari bahasa belanda ―kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan ―office” dari Bahasa Inggris. Prajudi (dalam Rahmawati 2014:3) menjelaskan pengertian ―kantor‖ yang bisa berarti :
1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis
2. Markas atau ruang (komples) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya
3. Biro atau tempat aktivitas-aktivitas pokoknya 4. Instansi, badan ,perusahaan.
Sedangkan perkataan ―office” bisa berarti :
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function) 2. Jabatan
3. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan staffnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu 6. Tempat, gedung yang dipakai sebagai suatu kerja tata usaha.
Sementara definisi kantor menurut W. Denyer (dalam Rahmawati 2014:3) adalah setiap tempat, di mana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut. Dan menurut Moekijat, kantor adalah tempat di mana pekerjaan tata usaha dilakukan.
Menurut Rahmawati (2014:3) Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis dan pusat administrasi perusahaan dalam menjalakankan operasinya.
Menurut Armiati (2014:4) pengertian kantor dapat dilihat dari beberapa sisi. Pertama,kantor dapat diartikan sebagai tempat, yang biasa disebut dalam arti statis. Kedua, kantor dapat pula dilihat sebagai proses, yang biasa disebut dalam arti dinamis.
Dari beberapa pengertian kantor dia atas, dapat disimpulkan bahwa perkataan kantor lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hal ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Di samping pengertian kantor dalam arti ―tempat‖ atau ruangan dan kantor dalam arti ―proses‖ seperti di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegitan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Disamping itu, dalam suatu organisasi harus ditetapkan pula kaitan kerjasama antara satu aspek dengan aspek lainnya, untuk dijadikan pegangan bagi para pelaksana, agar pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis. Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pimpinan yang dapat memimpin kelompok orang-orang yang tergabung dalam organisasi agar kegiatan bekerjasama sesuai tujuan yang telah ditetapkan dapat terarah dan jelas. Selain itu gerak dan dinamika suatu organisasi tidak dapat terlepas hubungannya dengan kegiatan organisasi lain serta lingkungannya, oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya informasi.
Berikutnya, dengan semakin berkembangnya analisis manajemen, pengkajian sistem prosedur, penggunaan teknologi mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Pada Biro Pemerintahan Seketariat Provinsi Sumatera Utara (Setdaprovsu) di Kantor Gubernur Sumatera Utara kegiatan kantor yang
dilaksanakan diantaranya adalah kegiatan menangani informasi/data mulai dari menerima, menyimpulkan, mengolah, menyimpan sampai dengan menyalurkan.
3.3 Fungsi Kantor
Sebuah organisasi atau lembaga pasti memiliki kantor. Kantor dapat menjadi salah satu aspek yang sangat mendukung tercapainya tujuan organisasi karena kantor memiliki beberapa fungsi, diantaranya ; (Sukoco:2010)
1) Fungsi rutin : membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan dan lain-lain. Biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari. Di Biro Pemerintahan yang bertanggungjawab atas kegiatan Administrasi ialah Kepala Tata Usaha.
2) Fungsi teknis : membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti akrab dengan beberapa software.
Biasanya dilakukan oleh staff administrasi yang bergabung dalam departemen I. Di Biro Pemerintahan staff tata usaha yang menerima surat masuk dan membuat surat keluar.
3) Fungsi analisis : membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti menganilisis laporan.
Biasanya dilakukan oleh asisten manajer. Di Biro Pemerintahan Kepala Sub Bagian yang bertugas menganalisis setiap laporan.
4) Fungsi interpersonal : membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubungan dengan orang lain
seperti mengoordinasikan tim proyek. Di Biro Pemerintahan ada Kepala Bagian sebagai pengambilan keputusan sebelum di serahkan kepada Kepala Biro.
5) Fungsi manajerial : membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan. Di Biro Pemerintahan Fungsi Manajerial biasanya dilakukan oleh Kepala Biro yang bertugas mengawasi Kepala Bagian dan Kepala Bagian bertugas mengawasi staff pegawai.
Menurut Gie (dalam Rahmawati 2014:15) Secara umum fungsi setiap kantor adalah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat.
Fungsi kantor terdiri atas; menerima keterangan, mencatat keterangan, mengelola keterangan, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan,yaitu:
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan 4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
Di Biro Pemerintahan Setdaprovsu keseluruhan fungsi kantor yang bersifat pemerintahan yaitu, menerima keterangan, mencatat keterangan dalam hal ini surat-surat yang masuk di catat di buku agenda yang berada di tata usaha, menyusun keterangan, memberi keterangan dalam hal ini apabila masyarakat
datang menyampaikan keluhan, dan menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor masi selalu dilaksanankan.
3.4 Manajemen Perkantoran
3.4.1 Pengertian manajemen Perkantoran
Menurut Armiati (2014:7) menjelaskan Kata ―manajemen‖ berasal dari kata ―manage” dan dalam perusahaan, manajemen Di artikan sebagai pengelolaan sarana dan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga pencapaian tujuan perusahaan lebih cepat dan efisien.
Menurut Laksmi (2015:22) manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan sumber-sumber organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Manajemen sebagai suatu proses, maksudnya manajemen yang dilihat dari proses kerja manajemen pada sebuah organisasi. Manajemen sebagai suatu seni, memahami manajemen dari sudut pandang seni adalah pemahaman terhadap pelaku atau orang yang mengatur kegiatan dalam sebuah organisasi. Manajemen sebagai suatu Kolektivitas (para pelaksana), sudut pandang yang ketiga tentang manajemen adalah dari sisi kolektivitas yang bermakna orsng-orang atau karyawan yang melaksanakan tugas secara langsung.(Jalaludin 2014:4)
Arti perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda.
Kantor bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai, kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan (kantor pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran adalah kegiatan administrasi di dalam
sebuah perusahaan. Bagian perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata usaha.
Menurut Rasto (2015:18) manajemen perkantoran merupakan pemanfaatan dan pengendalian manusia, metode, mesin dan material untuk mencapai hasil terbaik, kualitas tertinggi, upaya terbaik, waktu tersingkat, cara yang paling praktis, dan dapat diterima oleh manajemen puncak.
Kalau kita memperhatikan makna pengertian administrai, organisasi dan manajemen, kadang kala membuat kita sedikit berpikir bahwa ketiga pengertian itu hampir sama, nyatanya memang benar diantara ketiga pengertian itu tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya, karena dalam peraktiknya ketiga hal itu saling melengkapi. Artinya melengkapi dalam kegiatan perusahaan mencapai tujuannya yang harus ada pengaturan tentang tentang semua aktivitas yang berada pada sebuah organisasi sebagi wadah kegiatan, dan semua kegiatan tercatat secara rapi atau teradministrasi atau ada rekam jejak yang baik sebagai dasar untuk melakukan tindakan atau untuk mengambil keputusan.
Sekretaris adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung keberhasilan seorang pimpinan.
Dibanding dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris bertanggungjawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor bertanggungjawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam suatu perusahaan.
Dari pembahasan di atas, maka dapat mengambil kesimpulan bahwa manajemen perkantoran adalah proses pengelolaan sarana dan sumber daya (Hardware, Software, dan Braindware) kantor, dengan cara memberdayakan pegawai sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik, dan memberikan lingkungan yang kondusif.
3.4.2 Fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem pada perangkat yang mendukung dalam organisasinya penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam manajemen perkantoran meliputi :
1. Perencanaan
a) Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor
b) Selalu mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang perkantoran c) Menganalisis kebutuhan guna mendesain serta mengimplementasi secara
total fungsi dan layanan kantor terbaru
d) Merencanakan anggaran bagi pelaksanaan layanan kantor
e) Menganalisis sarana dan sumber daya yang di butuhkan untuk layanan kantor
f) Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien g) Mengembangkan sistem administrasi yang efektif
h) Menjelaskan kebutuhan akan ruang dan peralatan yang dierlukan
Di Biro Pemerintahn Seketariat Provinsi Sumatera Utara (Setdaprovsu) fungsi perencanaan telah dilaksanakan, dilihat dari telah ditetapkan tujuan yang ingin di capai dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan.
2. Pengorganisasian
a) Mengatur pengalokasian dan sumber kantor, agar tidak terjadi pemborosan.
b) Menjelaskan cara paling efektif bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya.
c) Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor
d) Mengembangkan evaluasi yang efektif dalam mengevaluasi peralatan yang akan dibeli.
Di Biro Pemerintahan Seketariat Provinsi Sumatera Utara (Setdaprovsu) pengelompokan pekerjaan dan aktivitas sudah ditetapkan, namun pegawai tidak semuanya bekerja sesuai dengan pengelompokan pekerjaan yang sudah ditentukan, masi banyak pegawai yang hanya duduk diam, contohnya, dalam pengorganisasian kegiatan Rapat yang akan dilakukan, yang menyiapkan semua kebutuhan dalam rapat hanya beberapa staf/pegawai dan Kasubbag saja.
3. Pengarahan
a) Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan Pekerjaan.
b) Memberikan pelatihan kerja untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru.
c) Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan d) Mendampingi pegawai dalam memecahkan masalah yang berkaitan
dengan pekerjaan yang dilakukan
e) Menjamin tercapainya kinerja pegawai yang telah direncanakan
Di Biro Pemerintahan Setdaprovsu pengarahan sudah dilakukan dengan baik, kepala bagian selalu mengarahkan para Pegawai namun tidak semua pegawai bekerja sesuai dengan arahan.
4. Pengawasan
a) Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan Standar Operational Prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan.
b) Mengelola unit anggaran.
c) Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efesien.
d) Menjamin terlaksananya metode dan prosedur pengawasan yang efektif dan efisien.
Di seluruh instansi pemerintahan adanya tunjangan kinerja, tunjangan kinerja tersebut akan keluar apabila telah membuat laporan yang mendeskripsikan pekerjaan nya selama sebulan dan ditandatangani oleh Kepala Bagian. Sistem tersebut sebenarnya sudah sangat menunjang motivasi pegawai untuk bekerja lebih giat dan sesuai dengan deskripsi pekerjaannya. Namun masi banyak pegawai di Biro Pemerintahan yang pada saat jam kerja tidak melakukan apa-apa.
3.5 Komunikasi Perkantoran 3.5.1 Pengertian Komunikasi
Menurut Hardjana (dalam Rahmawati 2014:27) komunikasi berasal dari bahasa Latin : cum = dengan atau bersama dan kata units = satu.kata Belanda communio,bahasa Inggris communion yang artinya kebersamaan, persatuan,
persekutuan gabungan, pergaulan atau hubungan. Komunikasi berarti pemeberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan.
Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan stakeholders yang lain.
Manusia sebagai makhluk sosial saling berinteraksi dalam menjalankan aktivitas sehri-hari, termasuk dalam melakukan pekerjaan di tempat kerja.
Seoarang pegawai dalam melakukan pekerjaannya berinteraksi dengan berbagai pihak seperti pimpinan, kolega, pelanggan, dan lain sebagainya. Interkasi di tempat kerja dilakukan dengan berkomunikasi secara verbal atau nonverbal, secara lisan atau tulisan. Informasi harus disampaikan dengan jelas, tepat, dan cepat kepada pengguna informasi membutuhkan suatu keterampilan yang disebut dengan keterampilan komunikasi. (Armiati 2014:72).
Menurut Zulkarnain (2015:28) komunikasi adalah proses yang dipergunakan untuk mencapai pikiran –pikiran orang lain.
Menurut Priansa (2015:97) komunikasi kantor merupakan proses penyampaian informasi, instruksi, atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas tertentu.
Sedangkan dalam Rahmawati (2014:27) komunikasi dapat diartikan sebagai sebuah proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
Komunikasi merupakan satu kesatuan yang dibentuk dari lima unsur.
Unsur-unsur komunikasi dapat dilihat dari pengertian komunikasi, yaitu pesan, menyampaikan pesan, penerima pesan, media dan respons.
1. Pesan
pesan merupakan ide atau gagasan yang dapat berupa berita atau informasi yang akan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Komunikasi efektif akan terjadi apabila pesan yang disampaikan oleh komunikator diterima dengan jelas dan benar oleh komunikan, pesan dapan disampaikan dalam bentuk instruksi, informasi, permintaan pendapat, saran atau usul. Di samping itu, pesan dapat disampaikan secara lisan, tulisan, gambar, kode, dan lain-lain.
2. Penyampaian pesan
Komunikator harus berusaha mengemukakan hal-hal yang terkandung dalam pikirannya seara jelas kepada komunikan agar komunikan mudah dan cepat memahami dan menanggapi pesan. Komunikator perlu memperhatikan tingkat pengetahuan, budaya, usia jabatan, dan lain sebagainya dari komunikasi efektif.
