LAPORAN KERJA MAGANG
PEMAKSIMALAN PROSES PENGOLAHAN DATA DAN COMPANY DATABASED DI DIVISI SALES OPERATION UNTUK MENINGKATKAN DAN MEMONITOR KINERJA
BUSINESS PARTNER DI PT. AKSI VISITAMA (TADA)
Nama : Hillary Suris Kusuma
NIM : 00000021151
Program Studi : Manajemen
Fakultas : Bisnis
UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA TANGERANG
2020
ii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA MAGANG
PEMAKSIMALAN PROSES PENGOLAHAN DATA DAN COMPANY DATABASED DI DIVISI SALES OPERATION UNTUK MENINGKATKAN DAN MEMONITOR KINERJA
BUSINESS PARTNER DI PT. AKSI VISITAMA
Oleh:
Nama : Hillary Suris Kusuma
NIM : 00000021151
Program Studi : Manajemen
Fakultas : Bisnis
Tangerang, 2 November 2020
Pembimbing, Penguji,
(Elissa Dwi Lestari, S. Sos., M.S.M) (Cynthia Sari Dewi, S.E., M.Sc.) Mengetahui,
Ketua Program Studi Manajemen
(Dr. Mohammad Annas, S.Tr. Par., MM., CSCP)
iii
LEMBAR PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT DALAM MENYUSUN LAPORAN KERJA MAGANG
Dengan ini saya:
Nama : Hillary Suris Kusuma NIM : 00000021151
Program Studi : Manajemen
Menyatakan bahwa saya telah melakukan praktik kerja magang:
Nama perusahaan : PT. AKSI VISITAMA (TADA) Department : Business Development & Project
Divisi : Sales Operation admin
Alamat : Gedung Mega Plaza lantai 7, Jalan HR Rasuna Said Kav - C3. Jakarta Selatan 12920 – Indonesia.
Pembimbing Lapangan : Noviana Ongkowidjojo
Laporan praktik kerja magang ini merupakan hasil karya sendiri dan saya tidak melakukan plagiat. Semua kutipan kata ilmiah orang lain atau lembaga lain yang dirujuk dalam laporan kerja magang ini telah saya sebutkan sumber kutipannya dan juga saya cantumkan di Daftar Pustaka. Jika di kemudian hari terbukti melakukan kecurangan atau penyimpangan dalam pelaksanaan kerja magang, maka saya bersedia meneriman sanksi dinyatakan tidak lulus untuk mata kuliah kerja magang yang telah saya tempuh.
Tangerang, 19 Oktober 2020
Hillary Suris Kusuma
iv
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...iv
DAFTAR GAMBAR ...vi
DAFTAR TABEL ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
ABSTRACT ... 10
ABSTRAK ... 11
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang ... 1
1.2 Pokok Permasalahan ... 6
1. 3 Maksud dan Tujuan Kerja Magang ... 7
1.3.1 Maksud Kerja Magang ... 7
1.3.2 Tujuan Kerja Magang ... 8
1.4 Waktu dan Prosedur Kerja Magang ... 8
1.4.1 Waktu Kerja Magang ... 8
1.4.2 Prosedur Kerja Magang ... 9
1. 5 Sistematika Penulisan ... 9
BAB II ... 11
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 11
2. 1 Sejarah Perusahaan ... 11
2. 2 Profil Perusahaan ... 12
2.2.1 Lokasi Perusahaan ... 12
2.2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 12
2.2.3 Aplikasi TADA ... 13
2. 3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 15
2.3.1 Struktur Perusahaan ... 15
2. 4 Landasan Teori ... 18
2.4.1 Manajemen ... 18
2.4.2 Entrepreneurship ... 19
2.4.3 Intrapreneurship ... 20
2.4.4 Innovation ... 20
v
2.4.5 Customer Retention ... 21
2.4.6 Business Development & Sales Operation ... 22
2.4.7 Customer Relationship Management ... 23
BAB III ... 24
PELAKSANAAN KERJA MAGANG ... 24
3.1 Kedudukan dan Koordinasi ... 24
3.1.1 Kedudukan ... 24
3.1.2 Koordinasi ... 24
3.2 Tugas yang Dilakukan ... 25
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang ... 29
3.3.1 Proses Pelaksanaan dan Implementasi Kerja ... 29
3.3.2 Dinamika Kerja Divisi Sales Operation ... 49
3.4 Kendala yang Ditemukan ... 50
3. 5 Solusi atas Kendala yang Ditemukan ... 51
BAB IV ... 53
KESIMPULAN DAN SARAN ... 53
4.1 Kesimpulan ... 53
4.2 Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 58
vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. 1 Pertumbuhan Ekonomi Indonesia Triwulan II ... 1
Gambar 1. 2 Penurunan Pendapatan Usaha tahun 2020 ... 2
Gambar 2. 1 Logo Perusahaan TADA ... 11
Gambar 2. 2 Lokasi Perusahaan TADA ... 12
Gambar 2. 3 Aplikasi TADA ... 13
Gambar 2. 4 Merchant TADA ... 14
Gambar 2. 5 Struktur Organsisasi TADA ... 15
Gambar 3. 1 Koordinasi Magang di TADA ... 25
Gambar 3. 2 Format Pelaporan Daily Activities ... 30
Gambar 3. 3 Nama Grup untuk setiap Business Partner ... 31
Gambar 3. 4 Business Partner melakukan check in dan checkout ... 32
Gambar 3. 5 Folder kumpulan Check In setiap Business Partner. ... 33
Gambar 3. 6 Folder kumpulan Check Out setiap Business Partner. ... 33
Gambar 3. 7 Sistem Hubspot ... 34
Gambar 3. 8 Kalender aktivitas yang dimiliki BP ... 35
Gambar 3. 9 Penulis berkomunikasi dengan BP ... 36
Gambar 3. 10 Update setiap meeting dan tahapan deals ... 36
Gambar 3. 11 Tahapan deals atau klien yang akan di apply oleh BP ... 37
Gambar 3. 12 Data Invoice yang dimiliki oleh TADA ... 38
Gambar 3. 13 Data Performance setiap BP dan setiap tim BP ... 39
Gambar 3. 14 Email dari BP untuk Sales Quoatation ... 40
Gambar 3. 15 Sistem Basecamp... 40
Gambar 3. 16 Gdrive untuk kumpulan Sales Quotation ... 41
Gambar 3. 17 Sistem Notion yang sudah dipelajari ... 43
Gambar 3. 18 Contoh tools di Notion ... 43
Gambar 3. 19 File Gdrive untuk analisa aktivitas BP ... 44
Gambar 3. 20 File Gdrive report setiap BP untuk setiap minggu ... 44
Gambar 3. 21 Sistem Basecamp dan tools pemberitahuan aktif ... 45
Gambar 3. 22 Email pemberitahuan program aktif ... 45
Gambar 3. 23 Sistem Airtable untuk memasukan data company database ... 45
Gambar 3. 24 Guideline untuk sistem Notion ... 46
Gambar 3. 25 Guideline untuk sistem Hubspot ... 47
Gambar 3. 26 Sistem Airtable untuk kuisioner ... 48
Gambar 3. 27 Hasil Kuisioner yang diberikan ke calon klien ... 48
Gambar 3. 28 List Data Calon Klien ... 49
Gambar 3. 29 List Data Calon Klien ... 49
Gambar 3. 30 Dinamika Kerja ... 49
Gambar 4. 1 Proses Alur Kerja ... 55
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Detail Tugas Yang Dilakukan Penulis ... 25
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus karena penyertaan dan rahmatNya yang sungguh sempurna atas penulis sehingga penulis dapat menyusun laporan praktik kerja magang dengan baik dan sesuai dengan tepat waktu yang sudah ditentukan dengan judul “Pemaksimalan Proses Pengolahan Data dan Client Database di Divisi Sales Operation untuk Meningkatkan dan Memonitor Kinerja Business Partner di PT. Aksi Visitama (TADA)”. Laporan ini ditulis berdasarkan pengalaman penulis selama praktik kerja magang di PT. Aksi Visitama (TADA) sebagai sales operation admin.
Laporan praktik kerja magang ini merupakan syarat kelulusan mata kuliah magang atau internship dengan bobot 4 sks dan juga sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Strata 1 (satu) program studi Manajemen di Universitas Multimedia Nusantara. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang sudah terlibat dan membantu serta memberi dukungan yang luar biasa kepada penulis sampai dengan laporan ini dapat selesai dengan baik.
Berikut penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang sudah terlibat dalam membantu sampai dengan laporan ini selesai dengan baik dan sesuai:
1. Kepada kedua orang tua dan saudara penulis yang sudah mendukung dan menyemangati dalam berbagai bentuk dorongan motivasi, doa, dan memberikan informasi relevan serta masukan bagi penulis selama proses kerja magang hingga selesai.
2. Ibu Elissa Dwi Lestari, S.Sos., M.S.M selaku dosen pembimbing yang telah membimbing dan memberi arahan dengan penuh kesabaran dan ketelitian sampai dengan laporan magang ini selesai dan juga sudah menyetujui laporan ini.
3. Bapak Dr. Mohammad Annas, S.Tr.Par., MM., CSCP selaku Ketua Program Studi Manajemen yang telah bersedia menyetujui laporan magang yang sudah ditulis oleh penulis.
4. Ibu Noviana Ongkowidjojo selaku pembimbing lapangan yang telah sabar dan mengajarkan banyak hal untuk penulis dalam praktik kerja magang ini.
ix 5. Kak Radifan Fajaryanto selaku rekan kerja dan pembimbing serta para business partner dalam melakukan pekerjaan selama praktik kerja magang sudah mengajarkan dan membimbing dengan sabar seluruh proses kerja maupun input yang akan didapat.
6. Ka Clarisa Halim yang sudah membantu penulis mendapatkan kesempatan kerja magang di perusahaan TADA.
7. Wanthing Fortuna sebagai teman dan sahabat yang telah menemani, menghibur, dan membantu dalam proses pengerjaan laporan magang sampai dengan selesai dan dikumpulkan serta memberi dukungan dalam hal apapun serta teman – teman yang lain yang sudah menghibur penulis saat melakukan proses pengerjaan laporan magang ini.
Penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada seluruh pihak yang disebut maupun yang belum disebutkan yang sudah terlibat dalam pembuatan laporan magang yang memberikan dukungan dan semangat. Penulis menyadari masih banyak kesalahan dan adanya keterbatasan dalam menyusun laporan magang ini.
Penulis berterima kasih sudah diberikan pembelajaran dan juga kritik dalam pengalaman praktik kerja magang ini dan semoga laporan ini dapat bermanfaat untuk orang lain.
Tangerang, 18 Oktober 2020 Penulis,
Hillary Suris Kusuma
X
ABSTRACT
PT. Aksi Visitama (TADA) is one of the startup companies engaged in Customer Relationship Management which focuses on customer retention platforms which aim to help every company and merchant from various industries to retain their customers. TADA has various products such as customer loyalty, membership, vouchers, subscriptions and others. PT. Action Visitama (TADA) originally had the name Gift Card Indonesia which sold physical vouchers to give customers who were loyal to the company and the company was founded by Mr. Antonius Taufan.
With this business model change, TADA focuses more on technology products and has also received funding from several investors and has approximately 400 clients who have collaborated with TADA.
With TADA that is still developing in its business, sales operations are needed to be able to increase profits or TADA business processes by evaluating the performance and activities of each business partner in TADA to find and collaborate with prospective clients and be able to process client data to become a TADA company database so that can establish relationships with clients and manage existing data so that it can be reviewed at a later date if needed by TADA. Sales operation divisi also to be able to improve the performance of business partners, provide input to client representatives who have TADA so that you can see what can be done.
Keyword: customer relationship management, customer retention, sales operation, business partner, performance.
X
ABSTRAK
PT. Aksi Visitama (TADA) merupakan salah satu perusahaan startup yang bergerak dalam bidang Customer Relationship Management yang berfokus pada customer retention platform yang bertujuan untuk membantu setiap perusahaan maupun merchant dari berbagai industry untuk mempertahankan konsumennya.
TADA mempunyai berbagai macam produk seperti customer loyalty, membership, voucher, subscription dan lainnya, PT. Aksi Visitama (TADA) awalnya mempunyai nama Gift Card Indonesia yang menjual voucher fisik untuk memberi kepada pelanggan yang sudah loyal dengan perusahaan dan perusahaan ini didirikan sendiri oleh Bapak Antonius Taufan. Dengan adanya pergantian model bisnis ini, TADA lebih berfokus pada produk teknologi dan juga sudah mendapatkan pendanaan dari beberapa investor serta mempunyai lebih dari 400 klien yang sudah bekerja sama dengan TADA.
Dengan TADA yang masih berkembang dalam usahanya dibutuhkan sales operation untuk dapat meningkat keuntungan ataupun proses bisnis TADA dengan melakukan evaluasi performance dan aktivitas setiap business partner yang ada dalam TADA untuk mencari dan menjalin kerjasama dengan calon klien serta dapat mengolah data klien untuk menjadi database perusahaaan TADA agar dapat menjalin relasi dengan klien maupun me manage data yang ada agar dapat ditinjau dikemudian hari jika dibutuhkan oleh TADA. Dengan divisi sales operation ini juga untuk dapat meningkatkan kinerja dari business partner, memberi masukan kepada client representative yang dimiliki TADA agar mengetahui apa saja yang bisa dilakukan serta mendapatkan data yang dapat diolah dan juga dapat dianalisa untuk kepentingan perusahaan.
Kata Kunci: customer relationship management, customer retention, sales operation, business partner, performance
