1 1.1 Latar Belakang Penelitian
System pemasaran produk dalam era globalisasi yang diawali pada abad 19 atau awal abad 20 merupakan tantangan bagi setiap pengusaha untuk memikirkan langkah yang dapat mengimbangi derasnya arus persaingan usaha.
Dampak persaingan dalam usaha harus menjadikan pemicu untuk meningkatkan produktivitas, baik scara kualitas maupun kuantitas. Untuk mempertahankan atau meningkatkan produktivitas baik kualitas produk maupun kuantitasnya dapat dilakukan melalui berbagai cara antara lain memperbaiki system, sumber daya manusia, mesin, alat-alat serta pengendalian, dan pengawasan yang baik terhadap faltor-faktor tersebut. Pengendalian dan pengawasan merupakan alat manajemen untuk mencapai suatu tujuan. Dari sekian banyak variabel yang harus dikendalikan faktor kunci yang menetukan adalah pengendalian bahan baku. Pengendalian bahan baku dari mulai inventarisasi dan pemilihan pemasok (supplier), pemesanan, penyimpanan, sampai pengeluaran ke bagian produksi untuk diolah lebih lanjut. Bahan baku yang dipergunakan terkendali dapat menjamin kelancaran pada proses selanjutnya. Sehingga perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efeisien, terkendali, mutu produk yang diharapkan dapat tercapai, serta mampu bersaing.
ISO 9001:2000 adalah suatu system manajemen mutu (Quality management system) yaitu pengembangan dari system sebelumnya yaitu ISO
9000 (9001,9002,9003) berdasarkan penyesuaian penerapan dilapangan tidak dibedakan untuk perusahaan yang mengadopsi ISO 9000 dengan ISO 9001,9002, atau 9003 tetapi hanya satu nama yaitu ISO 9001:2000 dengan 23 elemen yang harus diperhatikan untuk dilaksanakan sesuai dengan pula yang telah ditentukan.
Sistem ini merupakan system internasional yang telah diadopsi oleh banyak perusahaan didunia termasuk di Indonesia. Keberhasilan ISO 9001:2000 dalam penerapannya dapat ditinjau dan dibuktikan melalui analisa dari tim auditor baik
auditor internal maupun auditor eksternal. Perusahaan yang menerapkan ISO 9001:2000 diaudit setiap jadwal yang telah disepakati. System ini sangat membantu pihak manajemen dalam melakukan pengawasan jalannya perusahaan.
Kekeliruan atau ketidaksesuaian prosedur dapat diperbaiki melalui saran dari temuan audit yang diperoleh dilapangan. System manajemen mutu ISO 9001:2000 mempunyai prinsip “tulis apa yang akan dikerjakan dan kerjakan apa yang telah ditulis”. Hal ini dituangkan dalam dokumen-dokumen ISO 9001:2000 yaitu manual mutu, prosedur mutu, dan lembaran instruksi kerja yang rinci.
Salah satu faktor produksi yang memerlukan pengendalian secara penuh adalah bahan baku. Untuk itu bahan baku memerlukan pengendalian yang seksama untuk menunjang kelancaran jalannya operasi perusahaan. Pengendalian bahan baku merupakan fase yang sangat penting dalam proses produksi mulai dari pemilihan pemasok, spesifikasi kualitas bahan baku, kuamtias bahan baku, jadwal pengiriman, harga, penerimaan, penyimpanan, sampai dengan pengeluaran atau distribusi bahan baku ke bagian selanjutnya.
Auditor system mutu mengaudit jalannya pengendalian melalui form-form yang telah dan harus dikerjakan oleh petugas pelaksana. Form-form isian dibuat sesuai dengan kebutuhan pengawasan. Pengendalian dilakukan di semua bagian mulai dari manajemen (kebijakan manajemen) bagian pembelian, pergudangan, proses produksi, pendistribusian produk, serta pelatihan pegawai. Laporan audit dapat digunakan untuk penentuan kebijakan selanjutnya.
PT Kraft Ultrajaya adalah salah satu perusahaan di Jawa Barat yang mengadopsi ISO 9001:2000, produk yang dihasilkan adalah produk makanan berupa keju.
Penulis bermaksud untuk melakukan analisa manfaat pelaksanaan audit pada penerapan system manajemen mutu ISO 9001:2000 pada perusahaan ini khusus untuk pengendalian bahan baku.
Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk melaksanakan penelitian dalam menyusun skripsi dengan judul:
“Analisis Manfaat Audit Internal Dalam Mendorong Efektivitas pengendalian Bahan Baku Pada Perusahaan Yang Menerapkan Sistem Manajem Mutu ISO 9001:2000”
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan judul diatas maka pembahasan akan dititikberatkan pada masalah pokok yang diidentifikasi sebagai berikut :
1. Apakah pengendalian bahan baku telah dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
2. Apakah Audit internal mendorong efektivitas pengendalian bahan baku pada perusahaan.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini yaitu untuk mendapatkan informasi dan data yang mendukung dalam pelaksanaan audit baik kualitatif maupun kuantitatif.
Berdasarkan latarbelakang dan identifikasi masalah yang telah dikemukakan diatas penelitian ini bertujuan untuk mengetahui :
1. Untuk mengetahui apakah pengendalian bahan baku dilaksanakan berdasarkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
2. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan audit internal terhadap pengendalian bahan baku pada PT Kraft Ultrajaya sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
1.4 Kegunaan Penelitian
Penelitian ini diharapkan berguna bagi:
1. Akademik
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pemahaman mengenai auditing, audot Internal, dan Sistem Manajemen Mutu diantara sistem manajemen lainnya
2. Praktisi
Hasil penelitian ini mungkin dapat dijadikan bahan masukan, informasi serta kelengkapan data yang berguna untuk pengembangan usaha.
1.5 Kerangka Pemikiran
Suatu perusahaan yang mempunyai cakupan pemasaran yang cukup luas atau dengan kata lain bersifat internasional, diwajibkan memenuhi persyaratan internasional salah satu persyaratan tersebut adalah mempunyai atau mencantumkan label Standar Mutu Internasional (ISO 9001:2000). Bagi perusahaan asing (PMA) di Indonesia secara langsung mengadopsinya sehingga dalam menjalankan opersasi perusahaannya sudah dapat langsung menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000.
Prinsip manajemen mutu adalah mengarahkan dan mengendalikan dengan cara yang sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dan implementasi dan pemeliharaan dapat tercapai, sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan. Pengelolaan perusahaan mencakup manjemen mutu diantara disiplin ilmu manajemen lainnya. Dasar-dasar manajemen mutu yang dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin perusahaan kearah perbaikan kinerja adalah sebagai berikut:
• Perusahaan bergantung kepada pelanggan oleh karena itu harus memahami kebutuhan kini dan akan datang dari pelanggan dan berusaha melebihi harapan pelanggan.
• Sifat kepemimpinan hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat dimana sejumlah orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.
• Pendekatan proses untuk tercapainya hasil yang lebih efisien terhadap kegiatan dan sumber daya yang dikelola.
• Pendekatan sistem pada manajemen dengan cara mengidientifikasi, memahami, dan mengelola proses yang saling terkait sehingga sasaran perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
• Pengembangan secara menyeluruh kearah yang lebih baik hendaklah dijadikan sasaran yang tetap dan berkesinambungan.
• Keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis dan informasi.
• Perusahaan dan pemasoknya saling bergantung dan melakukan hubungan yang saling menguntungkan. Peningkatan mutu bagi kedua belah pihak sangatlah penting untuk menciptakan krieria-kriteria yang ditetapkan.
Pengelolaan organisasi perusahaan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 meliputi 23 unsur, salah satu unsur yang dicantumkan adalah audit.
Menurut Arens dan Loebecke (2005;11) menyebutkan bahwa :
“auditing is the accumulation and evaluation evidence about information to determine and report on the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by competen and independent persons”.
Menurut buku SNI 19-9000-2001 yang dikeluarkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 menyatakan audit adalah:
“ Proses sistematis mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk menetukan sejauh mana criteria audit telah terpenuhi”.
Sedangkan yang dimaksud dengan proses dalam pengertian diatas adalah kumpulan kegiatan yang saling terkait atau yang berinteraksi yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output), kemudian bukti audit menurut buku SNI 19-9000-2001 yang dikeluarkan oleh Badan Standardisasi Nasional ICS 03.120.10 menyatakan “rekaman (record) dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan”. Sedangkan yang dimaksud dengan criteria audit adalah “kumpulan kebijakan, prosedur atau pernyataan yang dipakai sebagai rujukan”.
Menurut Carter Usry (2002;229)
“pengendalian bahan baku dicapai melalui pengaturan fungsional pembebanan tanggung jawab dan bukti-bukti documenter, hal tersebut dimulai dari persetujuan anggaran penjualan dan produksi dan dengan penyelesaian produk yang siap dijual untuk dikirimkan kegudang atau pelanggan”.
Pengendalain bahan baku harus memenuhi 2 kebutuhan yang berlawanan yaitu: 1) menjaga persediaan bahan baku dalam jumlah dan variasi yang mencukupi untuk operasi secara efisien, 2) menjaga tingkat persediaan yang menguntungkan secara finansial. Tujuan dasar bagi pengendalian bahan baku adalah kemampuan untuk melakukan pemesanan pada waktu yang tepat pada harga dan kualitas yang tepat.
Dari kedua hal tersebut diatas maka pengendalian bahan baku yang efektif sebaiknya:
1. menyediakan pasokan bahan baku yang efektif yang diperlukan untuk operasi yang efisien dan tidak terganggu.
2. menyediakan cukup persediaan bahan baku dalam periode dimana pasokan kecil dan mengatisipasi perubahan harga.
3. menyimpan bahan baku dengan waktu penanganan dan biaya minimum dan melindungi bahan baku tersebut dari kehilangan akibat kebakaran pencurian dan kerusakan karena penanganan.
4. meminimalkan item-item yang tidak aktif kelebihan atau usang dengan melaporkan perubahan produk yang mempengaruhi bahan baku.
5. memastikan persediaan yang cukup untuk pengiriman segera ke pelanggan.
6. menjaga agar jumlah modal yang diinvestasikan dalam persediaan bahan baku berada di tingkat konsisten dengan kebutuhan dan rencana manajemen.
Informasi yang dapat diukur dan criteria yang ditetapkan memiliki berbagai bentuk. Criteria untuk mengevaluasi kuantitatif beragam misalnya dalam laporan keuangan oleh akuntan publik, criteria yang diguanakan oleh standar akuntansi yang berlaku umum. Satuan usaha; setiap kali dilakukan lingkup tanggung jawab
auditor harus jelas, terutama penetapan usaha dan periode audit. Satuan usaha yang dimaksud adalah satuan usaha legal seperti PT, CV, FA, atau perusahaan perseorangan.
Bahan baku yang diaudit terdiri dari bermacam-macam bentuk yang berbeda termasuk pernyataan tertulis dari pihak yang diaudit atau klien, komuikasi tertulis,dan hasil pernyataan auditor.
Tahap akhir dalam proses audit adalah penyusunan laporan audit yang merupakan alat penyampaian temuan-temuan kepada para pemakai laporan tersebut. Isi laporan audit dapat berbeda tetapi pada hakekatnya laporan tersebut harus mampu memberikan informasi mengenai kesesuaian informasi-informasi yang diperlukan.
Perbedaan antara auditing dan akuntansi, akuntansi merupakan proses pencatatan pengelompokan dan pengikhtisaran kejadian kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang dibutuhkan secara kuantitatif. Dalam mengaudit data akuntansi yang menjadi pokok adalah menentukan apakah informasi yang dicatat telah mencerminkan dengan benar kejadian ekonomi pada periode akuntansi. Oleh karena krterianya adalah aturan-aturan akuntansi maka seorang auditor harus memahami aturan-aturan yang dimaksud dengan baik. Dalam audit laporan keuangan yang dimaksud adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum.
Jenis audit terdiri dari tiga macam yaitu audit operasional, audit ketaatan, dan audit laporan keuangan. Audit operasional menurut Sunarto, S.E.,M.M.
(2003;17)
“audit operasional merupakan pengkajian atas bagian manapun dari bagian prosedur dan metode yang diterapkan suatu perusahaan atau organisasi dengan tujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya”.
Umumnya pada saat selesai audit operasional, auditor akan memberikan saran kepada pihak manajemen dari berbagai temuan untuk memperbaiki kegiatan operasional perusahaan. Dalam audit operasional tinjauan yang dilakukan tidak terbatas pada masalah masalah akuntansi, tetapi juga meliputi evaluasi terhadap
struktur organisasi, pemanfaatan komputer, metode produksi, proses pengendalian pemasaran, dan bidang lain sesuai denan kemampuan auditor.
1.6 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif, dengan pendelatan studi kasus. Indriantoro dan Supomo (2002;26) menyatakan bahwa :
“penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu populasi”.
Indriantoro dan Supomo (2002;26) juga menyatakan bahwa :
“Studi kasus adalah penelitian dengan karakteristik masalah yang berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti, serta interaksinya dengan lingkungan”.
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini terdiri atas:
1. penelitian lapangan (Field research)
yaitu pengumpulan data secara langsung dengan mengadakan penelitian terhadap objek objek yang diteliti untuk memperoleh data primer, dengan melakukan:
a) Observasi, yaitu pengamatan langsung terhadap aktivitas-aktivitas perusahaan yang erat hubungannya dengan masalah yang diteliti.
b) Wawancara, yaitu tanya jawab secara langsung dengan bagian yang terkait dengan objek yang sedang diteliti yang ada di dalam perusahaan tersebut.
2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh landasan teori guna mendukung data primer yang diperoeh selama penelitian data ini diperoleh dari buku-buku serta referensi lainnya.
1.7. Lokasi Penelitian
Objek penelitian dalam skripsi ini adalah suatu perusahaan asing yang bergerak dalam industri makanan, yaitu PT Kraft Ultrajaya Indonesia yang berlokasi di Jalan Raya Cimareme No. 131, Gadobangkong, kecamatan Ngamprah, Kabupaten Bandung Propinsi JawaBarat.
