23 BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Konsep Sistem Informasi 3.1.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya.
Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan “Suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu.
3.1.2 Pengertian Informasi
Sebuah Informasi tidak akan lepas dari data, dimana data diartikan sebagai sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi, “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti yang menerimanya.
3.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan sistem yang baru.
Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES, yaitu sebagai berikut:
1. Kinerja (Performance)
Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Sedangkan Respon time adalah rata-rata waktu
yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Informasi
Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Ekonomis (Economy)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan- keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Pengendalian (Control)
Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.
5. Efisiensi (Efficiency)
Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat di ukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Pelayanan (Service)
Peningkatan pelayanan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Dalam pengembangan sistem diperlukan tahapan proses analisis kemudian dilanjutkan dengan tahapan desain sistem. karena kedua hal
tersebut merupakan hal yang utama dalam pengembangan sistem itu sendiri.
3.2 Analisis dan Desain Sistem
Beberapa tahapan dalam proses pengembangan sistem yang perlu diperhatikan diantaranya adalah analisis sistem dan desain sistem. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen-komponen-nya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan juga ditahap selanjutnya,
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.3 Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan
Program yang akan digunakan dalam penulisan tugas Kerja Praktek ini adalah program visual basic 6.0. Visual basic juga sering disebut sebagai
sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows.
3.3.1 Lingkungan Visual Basic 6.0
Gambar 3.1 Lingkungan Visual Basic
Pada lingkungan Visual Basic terdiri beberapa menu khusus, yaitu Toolbar, Toolbox, Form Windows, Project Explorer, Jendela Properties, Form Layout Window, dan Jendela Kode.
1. Toolbox
Toolbox adalah suatu objek yang akan menjadi penghubung antara program aplikasi dan menggunakannya, dan kesemuanya harus diletakkan didalam jendela form. Pada kondisi default, toolbox menampilkan tabulasi general dengan 21 tombol kontrol yang dapat ditampilkan. Bentuk Toolbox visual basic adalah sebagai berikut :
Properties window
Code window Toolbox
Menu Bar
Project explorer Toolbar
Form Window
Form Layout
Gambar 3.2 Toolbox 2. Toolbar
Toolbar merupakan sebuah batang yang berisi kumpulan tombol yang terletak dibagian bawah menu bar yang dapat digunakan untuk menjalankan suatu perintah. Pada kondisi default program visual basic hanya menampilkan toolbar standar. Adapun toolbar standar pada visual basic adalah sebagai berikut :
Gambar 3.3 Toolbar 3. Form Window
Form Window adalah daerah kerja utama, dimana dapat digunakan untuk membuat program-program aplikasi visual basic.
Pada form ini dapat ditempatkan berbagai macam objek interaktif misalnya teks, gambar, tombol-tombol perintah, database, combo box dan lain-lain. Jendela form ini pada awalnya berukuran kecil, tetapi ukurannya dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan
tampilan yang diperlukan. Apabila program aplikasi yang sudah dijalankan, maka semua yang terdapat didalam jendela ini menjadi latar belakang dari aplikasi program. Bentuk jendela form yang masih kosong adalah sebagai berikut :
Gambar 3.4 Form Window 4. Project Explorer
Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file di dalam apliksi visual basic. Setiap aplikasi dalam visual basic disebut dengan istilah project (proyek), dan setiap proyek dapat mengandung lebih dari satu file.
Gambar 3.5 Project Explorer
5. Jendela Properties
Jendela properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi visual basic.
Property adalah sifat sebuah objek, misalnya sifat tampilan, warna, ukuran huruf, dan sebagainya. Setiap objek sebagian besar memiliki jenis property yang sama, tetapi tidak menutup kemungkinan untuk berbeda. Melalui jendela properties ini dapat diatur bentuk dan karakteristik dari setiap objek. Properties ini dapat ditampilkan urut berdasarkan abjad ataupun diurutkan berdasarkan categories.
Gambar 3.6 Jendela Properties 6. Form Layout Window
Form layout window merupakan sebuah jendela yang dipergunakan untuk mengatur posisi dari form pada form saat program dijalankan. Pada saat mengarahkan pointer mouse ke bagian form, maka pointer mouse akan berubah menjadi anak panah empat arah (pointer pengatur posisi) untuk memindah posisi
form pada layar monitor dapat dilakukan dengan proses drag atau drop form layout window.
Gambar 3.7 Form Layout Window 7. Jendela Kode
Jendela kode atau code window adalah salah satu jendela yang paling penting didalam visual basic. Jendela ini berisi kode- kode program yang merupakan intruksi-intruksi untuk aplikasi visual basic. Setiap objek pada visual basic dapat ditambahi kode- kode program untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu, misalnya membatalkan perintah, menutup aplikasi, mengontrol keadaan, dan sebagainya.
Gambar 3.8 Jendela Kode
3.3.2 Bahasa Pemrograman Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah salah satu development tool untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows. Dalam pengembangan aplikasi, visual basic menggunakan pendekatan visual untuk merancang user interface dalam bentuk form, sedangkan untuk kodingnya menggunakan dialek bahasa basic yang cenderung mudah dipelajari. Visual basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer.
Gambar 3.9 Dialog Box
3.4 Pengertian Nilai
Nilai dapat diartikan sebagai proses dari hasil belajar mengajar sehingga hasilnya dapat dirasakan oleh siswa untuk melakukan sesuatu dalam bentuk kemahiran, kecepatan, dan keberhasilan dengan penuh tanggung jawab.
Penilaian sebagai hasil dari proses belajar mengajar yang bertujuan untuk:
1. Mengetahui tingkat kecerdasan peserta didik;
2. Mengetahui sampai dimana keberhasilan guru dalam melakukan proses belajar mengajar terhadap mata pelajaran yang dipegang.
Adapun pelaksanaan penilaian dibagi atas:
1. Penilaian yang dilakukan selama proses belajar mengajar yang sedang berlangsung, seperti tugas.
2. Penilaian yang dilakukan secara terus menerus dan bertahap, seperti ulangan harian dan ulangan umum.
3.5 Teori Basis Data (Database) 3.5.1 Pengertian Database
Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi biasa disebut dengan Database System. Sistem basisdata adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk bermacam-macam aplikasi di dalam suatu organisasi.
Istilah-istilah dalam Basis Data antara lain :
1. Variabel yaitu kontainer khusus yang digunakan untuk menyimpan data untuk sementara pada program.
2. Field adalah kategori informasi yang disimpan dalam database.
3. Data adalah satu satuan informasi.
4. Width yaitu menunjukkan lebar sebuah field.
5. File adalah kumpulan dari beberapa record yang sejenis.
6. Record adalah kumpulan dari suatu informasi orang atau suatu objek tertentu.
7. Field kunci berguna untuk mengidentifikasikan record.
3.5.2 Hirarki Data
Data diorganisasikan ke dalam suatu hirarki yang terdiri atas : 1. Elemen Data
Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecahkan lagi menjadi unit yang bermakna. Pada data buku, elemen data dapat berupa kode buku, nomor buku, judul buku, pengarang, penerbit, dan atribut lain yang menyangkut ke dalam data buku. Istilah lain elemen data adalah fields atau kolom.
2. Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terikat. Dalam sistem basis data relasional, rekaman biasa disebut baris.
3. Berkas
Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman data yang terkait dengan suatu objek. Dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut relasi atau tabel.
3.5.3 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data ada 3 tahapan, yaitu :
1. Perancangan basis data secara konseptual, merupakan upaya untuk membuat model yang masih bersifat konsep.
2. Perancangan basis data secara logis, merupakan tahapan untuk memetakan model konseptual basis data yang akan dipakai.
3. Perancangan basis data secara fisis, merupakan tahapan untuk menuangkan perancangan basis data yang bersifat logis menjadi basis data fisis yang tersimpan pada media penyimpanan eksternal.
3.6 Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir (Flowchart) adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.
Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma atau rangkaian simbol yang dipakai untuk membuat algoritma. Dengan flowchart ini jalannya suatu program akan terlihat secara logis dan sistematis
Adapun simbol-simbol dari flowchart di bawah ini :
Tabel 3.1 Simbol - simbol flowchart Simbol Keterangan
Decission, menunjukkan suatu kondisi tertentu yang menghasilkan dua kemungkinan jawaban: Ya/Tidak Predefined Process, penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal
Terminal, yaitu menyatakan suatu permulaan atau akhir suatu program
Connector, menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama
Offline Connector, menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda
Process, menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh computer
Input/Output, menyatakan proses tanpa tergantung jenis peralatannya
3.7 Diagram Arus Data
3.7.1 Diagram Arus Data
Diagram Arus Data atau Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structure Analysis and Design). DFD sering digunakan
untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
Simbol - simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Simbol DFD
Nama Simbol
Notasi Simbol
Demarco & Yourdan Gane & Sarson Kesatuan Luar
(External Entity)
Arus Data (Data Flow)
Proses (Process)
Simpanan Data (Data Store)
1. Kesatuan luar
Kesatuan luar (External Entity) merupakan kesatuan (Entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa organisasi, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan terdiri dari suatu kantor diluar sistem yang sedamg dikembangkan orang atau sekelompok orang suatu organisasi di luar sistem, sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan dan penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.
2. Arus data
Arus data (Data Flow) dinotasikan dengan anak panah. Arus data ini mengalir diantara proses (Process), simpanan data (Data Store) dan kesatuan luar (External Entity). Arus data ini menunjukkan aliran dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem yang dapat berbentuk formulir atau dokumen, laporan tercetak yang dihasilkan sistem, masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data yang dibaca atau direkam ke suatu data, suatu isian yang dicatat pada buku agenda dan transmisi data dari suatu komputer yang lain.
3. Proses
Proses merupakaan kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh orang atau mesin komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Pada phisycal Data FlowDiagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk
Logical Data Flow Daigram (LDFD) suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir.
4. Simpanan data
Simpanan data (data Store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut :
a. Suatu file atau database di sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu tabel acuan manual
e. Suatu agenda atau buku Pedoman Menggambar DFD
DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. Dan Konteks diagram atau DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistem.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggambaran DFD adalah sebagai berikut :
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang terlibat di sistem. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan external entities.
2. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram).
Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses.
3.8 Entity Relationship Diagram (ERD)
Model Entity Relationship Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe rasional. Model Entity Reletionship Diagram adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Model Entity Reletionship Diagram terdiri dari beberapa komponen dasar sebagai berikut :
3.8.1 Entitas
Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek lainnya. Sebagai contoh setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Sehingga dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual, abstrak, atau nyata hadir di dunia maya.
3.8.2 Atribut
Atribut adalah property deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa maka atribut yang dimiliki oleh mahasiswa adalah nim, nama, alamat mahasiswa dan lain-lain.
3.8.3 Kardinalitas / Derajat Relasi
Dalam Entity Relationship Diagram terdapat tingkat hubungan antara hubungan yang satu dengan yang lain yang dilihat dari segi bahasa jumlah ketergantungan dalam suatu Entity dengan Entity yang lain.
K a r d i n a l i t a s relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas dapat berupa :
a. Satu ke satu (One to One) (1:1)
Terjadi suatu hubungan yang hanya memiliki sebuah hubungan satu dengan hubungan yang lain.
1 1
Gambar 3.10 Kardinalitas One to One b. Satu ke Banyak (One to Many) (1:M)
Terjadi apabila banyak hubungan memili banyak hubungan.
1 M
Gambar 3.11 Kardinalitas One to Many
c. Banyak ke banyak ( Many to Many ) (M:M)
Terjadi apabila banyak hubungan memili banyak hubungan.
M M
Gambar 3.12 Kardinalitas Many to Many
Simbol yang digunakan dalam Model Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3 Fungsi-Fungsi dalam ERD
Simbol Keterangan
Entity, simbol yang menyatakan himpunan entitas bisa berupa : suatu elemen, sumber daya atau transaksi dalam sebuah instansi sehingga dapat didokumentasikan dengan data.
Attribute, simbol terminal ini untuk menunjukkan nama-nama atribut yang ada pada entity.
Primary Key Atribute, simbol ini berfungsi sebagai kunci diantara nama-nama atribut yang ada pada setiap entity.
Simbol Keterangan
Relationship, simbol ini menyatakan relasi yang menunjukkan hubungan yang ada diantara entity yang satu dengan entity yang lainnya.
Link, simbol ini digunakan sebagai penghubung antar himpunan relasi dengan himpunan entity dan himpunan entity dengan atributnya.
