KEBUTUHAN TENAGA KERJA DENGAN WORKLOAD INDICATOR STAFF
NEED (WISN) BAGIAN PENDAFTARAN
Umi Handayani1, M.Arief TQ STIKes Mitra Husada Karanganyar1,2,3
umihandayani1995@gmail.com1
ABSTRACT
Based on the preliminary survey in RSU Assalam Gemolong to know the number of patient visits each year has increased by an average of patient visits per day ie outpatient registration of as many as 50 patients per day, registration of emergency patients as many as 15 patients per day and registration as inpatients 32 patients per day. Meanwhile, the registrar only 6 officers and divided into 3 shifts, morning shift, day shift and night shift. So the need for additional manpower. The purpose of this study was to determine the manpower needs of the formula Workload Indicator Staff Need (WISN) Registration section RSU Assalam Gemolong 2020. This type of research is descriptive time series. The research subject is the registrar to the object Data Report Form Summary of Activity Hospital (RL_1). The research instrument used observation guidelines, stopwatch. Way of collecting data through observation, unstructured interviews, and measurement. Analysis of descriptive data. The results showed that the officers in carrying out the basic activities of patient enrollment remains guided by the procedures of patient care. Meanwhile, the estimated number of patient visits for the period 2020 some 68 744 patients, with effective working time number 129 120 min / year in order to obtain a standard workload is 7978 minutes / year with a standard clearances of 0.14 minutes / year. Based on WISN calculation can know the needs of the workforce in 2020 a num- ber of 9 officers. The conclusions in this research note from the calculation of prediction labor needs with formula Workload Indicator Staff Need (WISN) Registration Section Assalam Gemolong 2020 RSU gained 9 officer.
Keywords: WISN, Registration
ABSTRAK
Berdasarkan survey pendahuluan di RSU Assalam Gemolong di ketahui jumlah kunjungan pasien setiap tahun mengalami peningkatan. Sedangkan, petugas pendaftaran hanya ada 6 orang dan dibagi menjadi 3 shift. Petugas pendaftaran mempunyai tugas pokok melayani pendaftaran pasien rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap dalam satu tempat. Dikarenakan petugas pendaftaran lebih mengutamakan pasien gawat darurat, maka pasien yang non gawat darurat harus mengantri terlebih dahulu. Akibatnya pasien merasa tidak puas dalam menerima pelayanan dari petugas pendaftaran. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja dengan rumus Workload Indicator Staff Need (WISN) bagian Pendaftaran RSU Assalam Gemolong tahun 2020. Jenis penelitian adalah deskriptif dengan pendekatan time series. Subyek penelitian adalah petugas pendaftaran dengan obyek Formulir Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_1). Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi, stopwatch. Cara pengumpulan data dengan observasi, wawancara tidak terstruktur, dan pen- gukuran. Analisis data secara deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa petugas dalam melaksanakan ke- giatan pokok pendaftaran pasien berpedoman pada prosedur tetap tentang pelayanan pasien. Sedangkan, perkiraan jumlah kunjungan pasien untuk periode tahun 2020 sejumlah 68744 pasien, dengan waktu kerja efektif sejumlah 129120 menit/ tahun sehingga dapat diperoleh standar beban kerja yaitu 7978 menit/ tahun dengan standar kelong- garan 0,14 menit/ tahun. Berdasarkan perhitungan WISN dapat diketahui kebutuhan tenaga kerja tahun 2020 sejumlah 9 petugas. Simpulan dalam penelitian ini diketahui dari perhitungan prediksi kebutuhan tenaga kerja dengan rumus Workload Indicator Staff Need (WISN) Bagian Pendaftaran RSU Assalam Gemolong tahun 2020 diperoleh 9 petugas, sedangkan jumlah petugas pendaftaran sudah ada 6 petugas.
PENDAHULUAN HASIL
Kementerian Kesehatan menerbitkan Kemenkes
No.81/Menkes/SK/I/2004 tentang pedoman peny- usunan perencanaan sumber daya manusia, dengan didasarkan PP No. 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan bahwa dalam upaya mewujudkan pem- bangunan nasional berwawasan kesehatan menuju Indonesia sehat pada tahun yang akan datang, per- lu didukung sumber daya manusia kesehatan yang berkualitas secara terencana sesuai kebutuhan.
Pelayanan kesehatan didukung adanya sumber daya manusia, mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang, dan untuk kebutuhan tenaga kerja yang ditim- bulkan oleh kondisi tersebut distrukturi perencanaan yang sistematik tentang perkiraan kebutuhan dan pengadaan tentang pegawai, merupakan serangkaian kegiatan (Sutrisno, 2009).
Berdasarkan survey pendahuluan di RSU Assalam Gemolong di ketahui jumlah kunjungan pasien
seti-1. Jumlah kunjungan pasien rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap bagian pendaftaran
Tabel 1. Jumlah kunjungan pasien Tahun 2011– 2015
Sumber : Rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit RL_1 SIRS V
Tabel 2. Data hasil perhitungan pasien dengan rumus kuadrat terkecil
ap tahun mengalami peningkatan dengan rata- rata kunjungan pasien per hari yaitu pendaftaran pasien rawat jalan sebanyak 50 pasien per hari, pendaftaran pasien gawat darurat sebanyak 15 pasien per hari dan pendaftaran pasien rawat inap sebanyak 32 pasien per hari. Sedangkan, petugas pendaftaran hanya ada 6 orang petugas dan dibagi menjadi 3 shift yaitu shift pagi , shift siang dan shift malam.
Tujuan penelitian mengetahui kebutuhan mengetahui kebutuhan tenaga kerja dengan rumus Workload In- dicator Staff Need (WISN) bagian Pendaftaran RSU Assalam Gemolong tahun 2020
METODE
Jenis penelitian ini adalah deskriptif, dengan pendeka- tan secara Time series. Subyek yang digunakan ada- lah petugas rekam medis, sedangkan obyek penelitian adalah Formulir Rekapitulasi Laporan Data Kegiatan Rumah Sakit (RL_1) tentang data jumlah kunjungan pasien. Instrumen pengumpulan data yaitu pedoman observasi dan Stopwatch. Cara pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara tidak terstruktur dan pengukuran. Data dianalisis secara deskriptif.
Sumber : Rekapitulasi laporan data kegiatan rumah sakit RL_1 SIRS V
Tabel 3. Prediksi Kunjungan Pasien Tahun 2020 RSU Assalam Gemolong
Berdasarkan tabel 3 perkiraan kunjungan pasien ta- hun 2020 sebanyak 68744
2. Kebutuhan waktu kerja, standar beban kerja, dan
a. Menetapkan waktu kerja yang ada 1) Hari kerja (A)
Sesuai ketentuan, hari kerja di unit rekam medis RSUAssalam Gemolong adalah :
1 minggu = 6 hari kerja 1 tahun = 52 minggu
Maka hari kerja dalam 1 tahun adalah 312 hari
Jadi A = 312 hari
2) Cuti tahunan (B)
Tiap pegawai di bagian Pendaftaran RSU Assalam Gemolong mendapat kesempa- tan cuti selama 12 hari dalam 1 tahun. Jadi B = 12 hari
3) Pendidikan dan pelatihan (C)
Di instalasi rekam medis mempunyai hak untuk meningkatkan kompetensi dengan mengikuti seminar / pelatihan dengan batasan 6 hari kerja dalam setahun. Jadi C = 6 hari
4) Hari libur nasional (D)
Merupakan hari libur nasional yang telah ditetapkan oleh pemerintah dengan jum- lah hari libur nasional 15 hari dan cuti bersama 4 hari.
Jadi D = 19 hari
5) Ketidak hadiran kerja (E)
Rata – rata ketidak hadiran kerja selama satu tahun karena alasan sakit/ijin ada 6 hari dalam setahun. Jadi E = 6 hari
6) Waktu kerja (F)
Waktu kerja di bagian rekam medis RSU Assalam Gemolong yaitu: 07.00 s.d
14.00 (shift pagi ) : 7 jam 14.00 s.d 21.00 ( shift sore ) : 7 jam 21.00 s.d 07.00 ( shift malam) : 10 jam Maka rata – rata untuk jam kerja dalam 1 hari dapat di peroleh = 8 jam per hari Jadi F = 8 jam/hari
Berdasarkan data tersebut dapat dilaku- kan
penghitungan jumlah waktu kerja yang tersedia setiap tahunya dengan ru- mus : waktu kerja tersedia
= { A – (B + C + D + E)} x F = ( 312 – (12 + 6 + 19 + 6 ) x 8 = ( 312 – 43) x 8
= 269 x 8
= 2152 jam/tahun
Sehingga dapat diperoleh waktu kerja efektif selama 1 tahun adalah 2152 jam / tahun.
b. Menyusun standar beban kerja 1) Pendaftaran pasien rawat jalan a) Pasien baru
Tabel 4. Penerimaan Pasien Baru (Pendaftaran dan Registrasi Pasien Baru)
b) Pasien lama
2) Pendaftaran pasien gawat darurat a) Pasien baru
Tabel 6. Penerimaan Pasien Baru (Pendaftaran dan Registrasi Pasien Baru)
b) Pasien lama
Tabel 7. Penerimaan Pasien Lama (Pendaftaran dan Registrasi Pasien Lama)
3) Pendaftaran pasien rawat inap a) Pasien baru
Tabel 8. Penerimaan Pasien Baru (Pendaftaran dan Registrasi Pasien Baru)
b) Pasien lama
Bila waktu kerja tersedia 2152 jam per tahun, dija- dikan menit 129120 menit/ tahun maka diperoleh standar beban kerja berdasarkan waktu kerja tersedia dan rata – rata waktu kerja kegiatan pokok dalam satu tahun.
Standar beban kerja petugas pendaftaran sebagai berikut:
1. Pendaftaran pasien rawat jalan= 2928 menit/ tahun
2. Pendaftaran pasien gawat darurat =2708,3 menit/ tahun
3. Pendaftaran pasien rawat inap = 2341,8
Jadi,standar beban kerja petugas pendaftaran adalah
7978,1 menit/tahun.
c. Menyusun standar kelonggaran
Tabel 10. Waktu kelonggaran dan rata – rata waktu
Berdasarkan waktu kerja yang tersedia per tahun ada- lah 2152 jam/ tahun atau 129120 menit/ tahun maka standar kelonggaran diperoleh 0,14 menit/ tahun.
d. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja
Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja bagian pendaftaran perkiraan tahun 2020 se- banyak 9 orang petugas, sedangkan di RSU Assalam Gemolong sudah ada 6 petugas pendaftaran sehingga perlu menambah 3 petugas pendaftaran.
PEMBAHASAN
Kegiatan pokok pendaftaran sudah sesuai dengan standar operasional prosedur yang ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong yaitu SOP Tentang Pendaftaran Pasien Rawat Jalan No Dokumen : 05.A.01.04, SOP Tentang Pendaftaran Pasien Gawat Darurat No Dokumen : 05.A.01.07, dan SOP Tentang Pendaftaran Pasien Rawat Inap No Dokumen 05.A.01.09.
Untuk penetapan waktu kerja tersedia di RSU As- salam Gemolong ada 8 jam dalam 1 hari. Hal ini di ketahui dari jadwal petugas pendaftaran yang sudah di tetapkan dan sudah sesuai dengan Ilyas, (2000) yang menyatakan bahwa lama waktu kerja sehari adalah 6-8 jam kerja dan selebihnya adalah waktu istirahat (untuk kehidupan keluarga dan sosial kemas- yarakatan). Dalam seminggu seseorang dapat beker- ja dengan baik selama 40 s.d 50 jam oleh karena itu semakin panjang waktu kerja seseorang maka sema- kin besar terjadi hal yang tidak di inginkan misalnya kelelahan kerja dapat menyebabkan kecelakaan kerja. Produktifitas akan mulai menurun apabila sesudah 4 jam bekerja, oleh sebab itu di perlukan waktu isti- rahat setangah jam sesudah 4 jam bekerja sehingga waktu kerja efektif sesorang dalam satu tahun adalah 47 minggu.
Standar beban kerja dapat dilihat dari rata – rata waktu kegiatan pokok petugas rekam medis dengan waktu kerja pertahun 129120 mnit/ tahun jadi standar beban kerjanya 7978 menit/ tahun.
Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong tidak ada jam kusus istirahat tetapi petugas saling bergantian saat istirahat ssehingga diperoleh standar kelongga- ran 0,14 menit/ tahun.
Dalam menentukan prediksi kebutuhan tenaga ker- ja menggunakan Workload Indikator Staff Need (WISN) adalah indikator yang menunjukan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana kesehatan berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/ relokasi akan lebih mudah dan rasional. Dengan menghitung kebutu- han tenaga menggunakan Workload Indikator Staff Need dapat mengetahui jumlah kunjungan pasien pada periode tertentu. Jika kunjungan pasien sema- kin bertambah maka beban kerja petugas juga akan semakin bertambah. Pertambahan jumlah kunjungan pasien harus diimbangi dengan jumlah petugas yang ada. Apabila jumlah petugas tidak seimbang dengan jumlah kunjungan pasien, maka akan menimbulkan kelelahan pada petugas. Selain itu, waktu yang dib- utuhkan untuk menyelesaikan kegiatan pokok akan semakin lama (Depkes RI, 2004).
Dari data tersebut dapat diketahui perkiraan kebutu- han tenaga rekam medis bagian pendaftaran 5 tahun kedepan dilihat dari standar beban kerja petugas 7978 menit/ tahun, standar kelonggaran 0,14 menit/ tahun, dan perkiraan jumlah kunjungan pasien tahun 2020 yaitu 68744 pasien maka diperoleh kebutuhan tenaga rekam medis bagian pendaftaran tahun 2020 yaitu 9 dengan jumlah tenaga kerja yang ada 6 petugas me- layani pendaftaran pasien rawat jalan, pendaftaran pasien gawat darurat, pendaftaran pasien rawat inap dalam satu tempat sehingga perlu menambah 3 petu- gas dengan alokasi shift pagi 4 petugas, shift siang 3 petugas dan shift malam 2 petugas. Hal ini dikare- nakan kunjungan pasien paling banyak pada saat pagi hari dengan rata- rata kunjungan pasien shift pagi 50 pasien, shift siang 32 pasien, shift malam 15 pasien, dengan sistem penomoran menggunakan Unit Num- bering System (UNS), sistem penyimpanan meng- gunakan desentralisasi dan sistem penjajaran meng- gunakan Straight Numeric Filing (SNF). Sehingga petugas pendaftaran mempunyai tugas tambahan yai- tu mencarikan dokumen rekam medis pasien rawat jalan.
Peningkatan kualitas sumber daya manusia dibidang
Manajemen Informasi Kesehatan minimal petugas rekam medis adalah D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dan memiliki kedisiplinan, motivasi, kom- petensi dan etos kerja yang baik. Sedangkan di RSU Assalam terdapat 6 petugas pendaftaran dengan kual- ifikasi pendidikan 1 petugas D3 Rekam Medis dan 5 petugas lulusan SMA. Hal ini sesuai dengan standar PermenkesNo : 55 Tahun 2013 tentang penyeleng- garaan rekam medis bab 1 ketentuan umum pasal 1 menyatakan standar kelulusan diploma tiga Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
SIMPULAN
1. Kegiatan pokok petugas pendaftaran sudah se- suai dengan standar prosedur operasional yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit
2. Jumlah kunjungan pasien di RSU Assalam Gem- olong periode tahun 2011-2015 yaitu 167785 pa- sien 3. Kebutuhan waktu kerja bagian pendaftaran di RSU Assalam Gemolong yaitu 129120 menit/ ta- hun
4. Standar beban kerja di RSU Assalam Gemolong yaitu 7978 menit/ tahun
5. Standar kelonggaran Di RSU Assalam Gemolong yaitu 0,14 menit/ tahun
2015 [Karya Tulis Ilmiah]. Sukoharjo: Po- liteknik Kesehatan Bhakti Mulia.
Departemen Kesehatan RI. 2004, Keputusan Ment-
eri Kesehatan Republik Indonesia No. 81/
MENKES/SK/1/2004 tentangPedoman-
Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit
Nasir, A. 2011. Metodologi Penelitian Kesehatan. Yo- gyakarta : Nuha Medika
Notoatmodjo, S. 2010. Metode Penelitian Kesehatan (Edisi Revisi). Jakarta: PT Rineka Cipta
Putra, W. 2015. Tinjauan Kebutuhan Tenaga Ker- ja Bagian Rekam Medis Dengan Metode WISN Di RSU Jati Husada Karanganyar Tahun 2015[Karya Tulis Ilmiah]. Karang- anyar: STIKes Mitra Husada
Sudra RI. 2013. Rekam Medis. Tanggerang selatan: Universitas Terbuka
Sutrisno E. 2009. Manajemen Sumber Daya Manu- sia. Jakarta: Kencana
Tarwaka dkk. 2004. Ergonomi Untuk Keselamatan, Kesehatan Kerja Dan Produktivitas : Edisi Ke-1 B. Surakarta: UNIBA PRESS
