KONSEP SISTEM INFORMASI (KSI)

(1)

KUMPULAN PRESENTASI

KONSEP SISTEM INFORMASI

(KSI)

(2)

1

Gambaran Umum

Sistem Informasi Manajemen

2

Definisi SIM

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

sebuah sistem manusia / mesin yang

terpadu (integrated) untuk menyajikan

informasi guna mendukung fungsi operasi,

manajemen dan pengambilan keputusan

dalam organisasi

(3)

3

Komponen Pembangun SIM

Hardware

Software

Prosedur

Model Manajemen & Pengambilan

Keputusan

Database

Komponen Pembangun SIM

Hardware

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi

atas komputer

INPUT DEVICE CONTROL UNIT ALU INTERNAL MEMORY OUTPUT DEVICE EKSTERNAL MEMORY CPU

(4)

5

Komponen Pembangun SIM

Software

Software Sistem

Sistem operasi

Penerjemah bahasa

Program utility

Software Aplikasi

Software aplikasi pemrograman sendiri

Software aplikasi paket jadi

6

Komponen Pembangun SIM

Prosedur / Pedoman

Prosedur merupakan komponen fisik krn

prosedur disediakan dalam bentuk fisik

seperti : buku panduan dan instruksi.

3 jenis prosedur yg dibutuhkan :

instruksi untuk pemakai

instruksi untuk penyiapan masukan

instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat

komputer

(5)

7

Manajemen Informasi sebagai Sumber

Daya yg dibutuhkan Perusahaan

Kegiatan bisnis yg semakin kompleks

Pengaruh ekonomi internasional

Persaingan dunia

Kompleksitas teknologi yg semakin meningkat

Batas waktu yg singkat

Kendala-kendala sosial

Meningkatnya kemampuan kamputer sebagai

alat bantu dalam perusahaan

Subsistem dari SIM

1.

Fungsi Organisasi

Fungsi

keuangan

Fungsi SDM

Fungsi Jasa Informasi

Manufaktur

(6)

9

Hubungan Tingkat Manajerial

& Fungsi Organisasi perusahaan

Perencanaan

Strategis

Pengendalian

Manajemen

Pengendalian

operasional

Keu. SDM Jasa Inform. Manufaktur Pemasaran 10

Subsistem dari SIM

2.

Aktifitas manajemen

Perencanaan strategis

perumusan sasaran & rencana strategis

Pengendalian manajemen

perumusan anggaran & alokasi sember daya

Pengendalian operasional

penjadualan aktifitas & laporan prestasi

Pengolahan transaksi

(7)

11

Peranan Manajer sebagai

Pengguna SIM

TOP MANAGER MIDDLE MANAGER LOW MANAGER Proses Transaksi &

inquiry response

SIM utk Perencanan strategis dan

kebijakan & pengambilan keputusan

Informasi Manajemen utk

perencanaan taktis dan

pengambilan keputusan

Informasi manajemen utk

perencanaan operasional,

pengambilan keputusan

Pengaruh Tingkatan Manajemen Terhadap

Sumber & Bentuk Penyajian Informasi

Lingkungan

Internal

Ringkas

Rinci

Perencanaan Strategis Pengendalian Manajemen Pengendalian Operasional

Pengaruh pada

Sumber informasi

Pengaruh pada

Bentuk informasi

(8)

13

Evolusi Sistem Informasi Barbasis

Komputer

1.

EDP / SIA

Electronic Data Processing / Sistem Informasi

Akuntansi, melaksanakan aplikasi akuntansi, aplikasi

ini ditandai dgn pengolahan data yg tinggi

Mengumpulkan data yg menjelaskan tentang

perusahaan

Mengubah data tsb menjadi informasi

Menyediakan informasi bagi pemakai di dalam

maupun di luar perusahaan

14

Evolusi Sistem Informasi Barbasis

Komputer

2.

SIM (Sistem Informasi manajemen)

Integrasi manusia dan mesin guna menyediakan

informasi untuk mendukung fungsi operasional,

manajemen & pengambilan keputusan dalam

organisasi

3.

SPK (Sistem Penunjang Keputusan)

sistem komputer yg interaktif yg membantu pembuatan

keputusan dalam menggunakan & memanfaatkan data

& model untuk memecahkan masalah yg tidak

(9)

15

Evolusi Sistem Informasi Barbasis

Komputer

4.

OA (Office Automation)

Semua sistem elektronik formal & informal terutama yg

berkaitan dengan komunikasi informal ke dan dari

orang-orang di dalam maupun luar perusahaan

5.

Sistem Pakar

Merupakan program komputer yg berfungsi seperti

manusia yaitu memberi konsultansi kepada pemakai

mengenai cara pemecahan masalah

Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu

lain

Akuntansi manajemen

Akuntansi keuangan, berhubungan dgn pengukuran

pendapatan dalam suatu periode tertentu

Akuntansi manajerial, berhubungan dgn perilaku

biaya & analitss lain yg bermanfaat untuk keputusan

manajerial

(10)

17

Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu

lain

Riset Operasional

Penekanan pada pendekatan sistematis untuk

penyelesaian masalah

Memakai model & prosedur matematik serta statistik

dalam analisis

Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara

optimal

18

Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu

lain

Manajemen dan Teori Organisasi

Sifat dari teori keorganisasian & pengambilan

keputusan secara pribadi / perorangan

Motivasi dari setiap pribadi

Bagian proses & pengambilan keputusan

Teknik kepemimpinan

Keorganisasian yg mengubah proses

(11)

19

Hubungan SIM dengan disiplin Ilmu

lain

Pengetahuan Komputer

Pengetahuan komputer meliputi :

Algoritma

Komputasi

Software

(12)

Komputer sebagai alat bantu pada

sistem informasi 1

KOMPUTER SEBAGAI

ALAT BANTU

PADA SISTEM INFORMASI

Komputer sebagai alat bantu pada sistem informasi 2

1. Input

2. Pemrosesan (CPU)

3. Penyimpanan

4. Output

Komponen Pokok Hardware Komputer :

(13)

INPUT DEVICE

peralatan yang berfungsi untuk memasukkan data

kedalam komputer.

Alat masukan dapat digolongkan ke dalam beberapa

golongan yaitu :

1. keyboard

2. pointing device

3. scanner

4. sensor

5. voice recognizer

INPUT DEVICE

Visual display Terminal (VDT) = Visual display unit

terdiri dari : keyboard, monitor

Pointing Device

mouse, touch screen, light pen, digitizer graphic tablet

Scanner

magnetic Ink character recognition (MICR)

Optical Data reader

OCR (Optical Char. Reader), Barcode, OMR (optical Mark

Reader)

Sensor

(14)

CPU / CENTRAL PROCCESING UNIT

Internal Memory/Main Memory

berfungsi untuk menyimpan data dan program.

ALU (Arithmatic Logical Unit)

untuk melaksanakan berbagai macam perhitungan

aritmatik & logika yg terjadi sesuai dengan instruksi

program

Control Unit

bertugas untuk mengatur dan mengendalikan seluruh

peralatan yang ada pada sistem komputer.

MEMORY

(15)

MEMORY

External Memory / secondary storage

Data-data yang tersimpan didalam external memory bersifat tetap, artinya data tersebut tidak akan hilang walaupun tidak ada listrik yang mengalirinya (non Volotile).

Disket Hard Disk

Magnetic Tape _{Compact Disk}

Flash Disk

OUPUT DEVICE

Peralatan yang berfungsi untuk mengeluarkan hasil

pemrosesan ataupun pengolahan data yang berasal dari

CPU kedalam suatu media yang dapat dibaca oleh

manusia ataupun dapat digunakan untuk penyimpanan

data hasil proses.

Ouput yang dihasilkan dari pengolahan data dapat

digolongkan ke dalam 3 bentuk : tulisan, image, suara

Alat keluaran berbentuk :

- hard copy device

- soft copy device

(16)

OUPUT DEVICE

hard copy device

soft copy device

Ink-Jet

dot matrix Laser Jet Plotter

Speaker

cathode ray tube

(CRT). Liquid Cristal Display (LCD)

SOFTWARE

SOFTWARE KOMPUTER

SYSTEM SOFTWARE APPLICATION SOFTWARE

PROGRAM UTILITY SISTEM OPERASI TRANSLATOR /

COMPILER PAKET JADIAPLIKASI PEMROGRAMAN

(17)

SOFTWARE

Bahasa Penterjemah

Bahasa Generasi Pertama – Bahasa mesin

Bahasa Generasi Kedua – Assemblers

Bahasa Generasi Ketiga – Compiler dan

Interpreter

Bahasa Generasi Keempat – Natural language

DATABASE & FILE AKSES

Era sebelum database

Menggunakan file tradisional

Data belum terintegrasi

Terdapat duplikasi

Tidak konsisten

Keamanan data kurang terjamin

(18)

DATABASE & FILE AKSES

MODEL DATA

I.Model data Logik

Hirarki data

Hirarki data tradisional :

FILE

Æ

RECORD

Æ

ELEMEN DATA

Urutan data

Urutan tampilan data logik bergantung pada

maksud laporan yg disiapkan, hal ini tdk

mempunyai hubungan yg penting dengan urutan

fisik dimana record disimpan.

contoh :

- urut berdasarkan NPM

- urut berdasarkan NAMA, ALAMAT

Jenis-jenis file

File Utama

File informasi yang tetap. Digunakan sebagai sumber data referensi untuk pemrosesan transaksi-transaksi &

beberapa pengumpulan informasi berdasarkan data transaksi

File Transaksi

kumpulan record-record yang menuliskan aktivitas / transaksi dari organisasi

File Laporan

sebuah file buatan dari pengutipan data untuk mempersiaokan laporan

(19)

Komponen database

Database adalah

Suatu koleksi data komputer yg ter integrasi, di

organisasikan & disimpan dalam suatu cara yg

memudahkan pengambilan kembali

Hirarki data :

Database

Æ

File

Æ

Record

Æ

Fields

Konsep database

Integrasi logis dari record-record dalam banyak

file

2. Model data Fisik / Penyimpanan Sekunder

Penyimpanan Sequential (berurut)

Suatu organisasi / penyusunan data di suatu media

penyimpanan yg terdiri dai 1 record mengikuti 1

record lain dalam urutuan tertentu

contoh : SASD (punched card, pita magnetik)

Penyimpanan Direct (langsung)

suatu cara mengorganisasikan data yg

memungkinkan record-record ditulis & dibaca tanpa

pencarian secara berurutan

(20)

ORGANISASI FILE

Organisasi file secara sequential

Pengaksesan dilakukan secara berurutan

berdasarkan suatu kunci tertentu

Organisasi file secara random

Pengaksesan dilakukan berdasarkan posisinya

(alamat) tiap lokasi dapat dibaca tanpa pembacaan

lokasi yg mendahuluinya. Ini berarti bahwa data yg

disimpan dalam file dapat diperoleh langsung jika

alamat dari rekaman telah diketahui

Organisasi file indeks

Pengaksesan dilakukan berdasarkan indeksnya.file

indeks dibuat dari suatu field tertentu

KOMUNIKASI DATA

Komunikasi Data

Pergerakan data & informasi yg dikodekan dari satu

titik ke titik lainmelalui perlatan listrik atau

elektromagnetik, kabel serta optik atau sinyal

gelombang mikro

Istilah lain komunikasi data :

Teleprocessing

Telekomunikasi

Telecom

(21)

Skema Dasar Komunikasi Data

Komputer

Terminal

Terminal ModemModem saluransaluran ModemModem

Cluster

control

unit

Terminal Printer

Terminal

Jenis lain

Modem

Multiplexer

Modem

Multiplexer

Front-end

Host

Media transmisi

Jaringan Komunikasi Data

Yang diperluas

(22)

Perangkat Keras Komunikasi

Cluster control unit

membangun hubungan antara terminal yg dikendalikan dgn peralatan-peralatan & saluran. Alat ini memungkinkan beberapa terminal berbagi printer / mengkases beberapa komputer melalui saluran-saluran yg berbeda

Modem

peratan khusus yg digunakan agar sirkuit telepon dapat

digunakan sebagai komunikasi data. Modem mengubah sinyal-sinyal elektronik dari peralatan komputer menjadi sinyal-sinyal-sinyal-sinyal elektronik dari sirkuit telepon dan sebaliknya

Multiplexer

alat yg memungkinkan pengiriman dan penerimaan pesan secara serentak

Perangkat Keras Komunikasi

Media Transmisi

melaksanakan fungsi transmisi dalam berbagai cara contoh : kabel, fiberoptik

Front -End Processor

menangani lalu lintas data yg masuk & keluar bagi host

komputer. Berfungsi sebagai unit input/output dari host dengan menerima pesan-pesan dari terminal

Host

(23)

Software Komunikasi Data

Perangkat lunak memungkinkan semua unit

hardware datacom bekerja sebagai suatu sistem.

macam-macam software berdasarkan lokasinya :

Software dalam Host (telecommunications monitor or TCM) Software dalam Front-end processor (network control

program)

Arah Transmisi

Arah transmisi menyatakan arah isyarat dalam media transmisi Mode Transmisi dapat berupa :

Simplex

Isyarat berjalan satu arah Half Duplex

Mendukung pengiriman istarat dengan dua arah, tetapi tidak dalam waktu bersamaan

Full Duplex

Memungkinkan isyarat berjalan dalam 2 arah dalam waktu yg bersamaan

(24)

Jaringan

LAN (local area network)

Jaringan komputer yg mencakup area terbatas seperti dalam satu ruang, gedung, atau beberapa gedung yg berdekatan

Umumnya menggunakan media transmisi kabel, wireless LAN

MAN (metropolitan area networks)

Areanya mencakup area satu kota (10-45km)

Umumnya menggunakan media transmisi gelombang radio, leased line )jalur sewa)

WAN (wide area network)

Meliputi area geografis yang luas mencakup antarkota, antarnegara

Pendekatan Dasar Jaringan pada

Pemrosesan

Timesharing

Terdiri dari 1 komputer tunggal yg dipakai bersama oleh beberapa pemakai yg memperoleh akses melalui terminal-terminal

Distribusi Pemrosesan

Jaringan yg mendistribusikan komputer-komputer mini dan mikro diseluruh organisasi

Client/server computing

Client adalah pemakai, umumnya yang mengakses jaringan melalui komputer workstation

Server dapat berukuran apapun seperti mainframe, mini, bahkan mikro

(25)

Topologi Jaringan

Topologi jaringan menyatakan susunan komputer secara

fisik dalam suatu jaringan

Secara garis besar terbagi 3 : BUS, RING, STAR

Protokol

suatu tata cara yg digunakan

untuk melaksanakan

pertukaran data antara 2 buah

sistem dalam jaringan

(26)

Sistem Operasi Jaringan (NOS)

Windows NT, 2000 server, 2003 server

Novell Netware

Unix (FreeBSD, Linux, Solaris, HP-UX,..)

Alat – Alat Jaringan

Konektor UTP

(RJ 45) NIC HUB

(27)

KABEL

UTP

(UnshieldedTwistedPai)

STP

(Shielded Twisted Pair)

(28)

1

Konsep Sistem dan Sistem

Informasi pada Organisasi

dan Manajemen Perusahaan

(29)

Definisi SISTEM

z

Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama

untuk mencapai suatu tujuan.

z

SUBSISTEM adalah Sistem didalam suatu sistem

dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat

z

Suatu sistem adalah bagian dari sistem yg lebih

besar, sistem yg lebih besar itu adalah

(30)

3

Karakteristik Sistem

Karakteristik Sistem terdiri dari :

z

Komponen (Elemen)

z

Batasan sistem (Boundary)

z

Lingkungan luar (Environment)

z

Penghubung sistem (Interface)

z

Masukan (Input)

z

Keluaran (Output)

(31)

Karakteristik Sistem

z

Komponen (Elemen)

Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem

z

Batasan (Boundary)

daerah yg membatasi antara sistem yg satu dgn yg

lainnya / dgn lingkungan luar

z

Lingkungan luar sistem (environment)

segala sesuatu di luar dari batas sistem yg

mempengaruhi operasi dari suatu sistem.

contoh : Vendor, Pelanggan, Pemilik, Pemerintah, Bank,

Pesaing

(32)

5

Karakteristik Sistem

z

_{Penghubung Sistem (interface)}

suatu media penghubung antara 1 subsistem dgn

subsistem lainnya.

z

Masukan (Input)

energi yg dimasukkan ke dalam sistem. Pada sistem

informasi, masukan dapat berupa :

z

Data transaksi

z

Data non transaksi (misal : surat pemberitahuan)

z

_instruksi

(33)

Karakteristik Sistem

z

_{Keluaran (Output)}

z

hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yg

berguna (informasi, produk) atau keluaran yg tidak

berguna (limbah)

z

Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa :

z

Informasi

z

Saran

z

Cetakan laporan

z

_{Sasaran sistem (objective)}

(34)

7

Model Umum Sistem

SISTEM

masukan

keluaran

Konfigurasi Komputer sebagai sistem

INPUT

OUTPUT

STORAGE

CPU

Subsistem input

Subsistem output

Subsistem penyimpanan

interface

(35)

Klasifikasi Sistem

Sistem Abstrak

sistem yg berisi gagasan atau konsep

contoh : sistem teologi

Sistem Fisik

sistem yg secara fisik dapat dilihat

(36)

9

Klasifikasi Sistem

Sistem Deterministik

sistem yg operasinya dapat diprediksi secara tepat

contoh : program komputer

Sistem Probabilistik

sistem yg tidak bisa diramal dgn pasti karena

mengandung unsur probabilitas

(37)

Klasifikasi Sistem

Sistem Tertutup

sistem mandiri, sistem yg tidak bertukar materi,

informasi, atau energi dgn lingkungan(tidak dipengaruhi

oleh lingkungan)

contoh : reaksi kimia dlm sebuah tabung tertutup

Sistem Terbuka

sistem yg berhubungan dgn lingkungan dan dipengaruhi

oleh lingkungan

(38)

11

Klasifikasi Sistem

Sistem alamiah

sistem yg terjadi karena alam (tidak dibuat oleh

manusia)

contoh : sistem tata surya

Sistem buatan manusia

sistem yg dibuat oleh manusia

(39)

Pembentukan Subsistem

z

Pengunsuran (Factoring)

Perancangan sistem menuntut keseluruhan sistem.

Tetapi hal ini terlalu besar utk dianalisa secara rinci,

maka diuraikan/dibagi atas subsistem. sistem hasil

proses pengunsuran membentuk struktur.

Contoh :

_Sistem

Pengolahan Informasi

Subsistem

Penjualan

Subsistem

Persediaan barang

Subsistem

Produksi

Subsistem

Personalia

Subsistem

(40)

13

Pembentukan Subsistem

z

Penyederhanaan (Simplikasi)

Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan,

keluaran, dan interface dengan subsistem-subsistem

lainnya, sehingga akan menyebabkan banyak interface

yg harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatu

penyederhanaan pada penggambaran interface

Contoh :

4 subsistem berinteraksi akan memiliki 6 interface, 20

subsistem akan memiliki 190 interface.

(41)

Pembentukan Subsistem

setiap jalinan adalah inteface yg berpotensi untuk

komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur

informasi. Proses penyederhanaan dapat dilakukan

dengan :

z

Gugus (cluster) subsistem ditentukan mana yg

berinteraksi dg lainya kemudian dibuat sebuah jalur

interface dari gugus menuju subsistem lainnya.

z

Metode untuk sistem pemisahan (decoupling)

diadakan agar tidak memerlukan analisis interaksi yg

tepat.

(42)

15

Pembentukan Subsistem

z

Pemisahan (Decoupling)

z

dua subsistem yg berhubungan sangat erat membutuhkan suatu

koordinasi & penjadwalan waktu yg ketat

Contoh :

seandainya bahan baku langsung diproduksi pada saat ia tiba di

pabrik, maka dikatakan sistem bahan baku digandeng erat dg

sistem produksi. Pengaturan waktunya harus tepat untuk

menghindari penundaan dalam produksi atau terlalu cepat

kedatangan sehingga tidak ada tempat untuk penyimpanan.

Proses produksi dapat mengalami penundaan tak terduga atau

tak terencana.

z

pemecahannya adalah dgn memisahkan atau mengendorkan

hubungan tersebut sehingga kedua sistem dapat beroperasi

sejenak secara bebas.

(43)

Pengendalian dalam Sistem

z

Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik

(feedback)

z

Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan

tujuan

z

Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem

(44)

17

Umpan Balik

z

_{Umpan balik negatif (negatif feedback)}

z

Menyesuaikan penyimpangan terhadap standar

Contoh : penerapan thermostat pada sistem

pendingin (AC)

z

Umpan balik positif (positive feedback)

z

Untuk menambah kekuatan atau mendorong proses

supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus

menunggu terjadinya penyimpangan

Contoh : peramalan arus saldo kas di masa

mendatang dengan membuat sistem anggaran kas

pada sistem perencanaan kas

(45)

Perancangan Sistem

ANALISIS SISTEM

penguraian dari suatu sistem yg utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dgn maksud utk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi dan

kebutuhan yg diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan

z

_{Tugas Utama Analis Sistem}

z

_{Menentukan lingkup sistem}

z

Mengumpulkan fakta

z

Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan

(46)

19

Perancangan Sistem

z

Langkah – langkah dasar yg dilalui dalam Analisis Sistem

z

Identify, mengidentifikasi masalah

z

Understand, memahami kerja sistem yg ada

z

_{Analize, menganalisa sistem}

z

_{Report, membuat laporan}

z

SISTEM ANALIS merupakan individu kunci dalam proses

pengembangan sistem. Meskipun demikian, sistem analis bekerja

dalam sebuah tim yg berbasis proyek. Tim ini terdiri dari

z

manajer sistem informasi

z

Programmer

z

user

(47)

Perancangan Sistem

MANAJEMEN PROYEK

z

Memiliki 2 tujuan :

z

Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yg ditetapkan

(terlambat)

z

_{Mencegaj proyek kelebihan anggaran}

(48)

21

Konsep Organisasi dan

Manajemen

z

ORGANISASI merupakan alat yang digunakan manusia untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan

gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis

para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan

dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada

umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku

organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat

saling berhubungan secara lebih efektif.

z

MANAJEMEN merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang

lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah

yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat

situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari

organisasi yang memakainya.

(49)

Konsep Organisasi dan Manajemen

sehubungan dgn Sistem Informasi

z

Teori Manajemen

Perencanaan

Pengorganisasian

Penyusunan staff

Pengkoordinasian

Pengarahan

Pengendalian

Kegiatan

Pengstrukturan

Pengambilan

Keputusan

Interaksi

Manusia

V a r I a b e l P r e s t a s i

F u n g s I

M a n a j e m e n

(50)

23

Konsep Organisasi dan Manajemen

sehubungan dgn Sistem Informasi

Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari

rencana. Pengaturan & pembetulan kegiatan

atau kebijakan-kebijakan

PENGENDALIAN

Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan &

pemotivasian orang dalam organisasi

PENGARAHAN

Penjadualan kegiatan-kegiatan dalam urutan yg

tepat & pengkomunikasian perubahan

kebutuhan

PENGKOORDINASIAN

Pemilihan & pelatihan orang utk bekerja dalam

organisasi

PENYUSUNAN

STAFF

Pengelompokan kegiatan-kegiatan yg harus

dilaksanakan & menetapkan bentuk serta

hubungan keorganisasian utk menjalankan

kegiatan.

PENGORGANISASIAN

Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan,

prosedur & program-program utk mencapainya

PERENCANAAN

(51)

Struktur Keorganisasian

MODEL DASAR

z

Struktur Hirarki

Produksi

Keuangan

Personalia

Keuangan

Pemasaran

Manufaktur

Riset

(52)

25

Struktur Keorganisasian

z

Spesialisasi

Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam

organisasi

z

Hubungan Lini & staff

LINI menjelaskan wewenang perintah langsung dari

fungsi-fungsi dalam organisasi

STAFF berhubungan dgn kegiatan-kegiatan pendukung

seperti analisis & konsultasi

z

Wewenang & tanggung jawab

WEWENANG adalah hak utk memerintah dari atas ke bawah

TANGGUNG JAWAB adalah pertanggungjawaban ke atas

z

Rentang Kendali

Menunjukkan banyaknya bawahan yg diawasi oleh seorang

atasan

(53)

Struktur Keorganisasian

MODEL VARIASI

z

Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri

Stuktur organisasi ini menghasilkan orang yg lebih

diarahkan pada output dibandingkan pengolahannnya

Kel. B

Kel. C

Kel. A

Keuangan

Pemasaran

(54)

27

Struktur Keorganisasian

MODEL VARIASI

z

Organisasi Matriks

Stuktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral, yaitu

menggabungkan organisasi fungsional dgn produk & jasa.

z

Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus….

z

_{Produk & Jasa dipandang sebaga aliran melalui organisasi}

fungsional

Manufaktur

Manajemen

Jalur Produk

Pemasaran

A

B

A

B

A

B

(55)

Struktur Keorganisasian

Dalam Organisasi proyek, sumber-sumber daya

adalah proyek-proyek yg ditugaskan dgn dikepalai

oleh seorang direktur proyek

Pembelian

Kepala

Proyek

Personalia

Proyek

(56)

29

Model Pengolahan Informasi Pada

Struktur organisasi

z

Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor :

z

Ketidakpastian tugas

z

Banyaknya unsur relevan utk pengambilan keputusan

z

Saling ketergantungan unit organisasi

z

Tanggapan Keorganisasian atas kebutuhan pengolahan

Informasi :

1. Prosedur P’operasian & Aturan keputusan

2. Hirarki wewenang

3. Subsistem mandiri

4. Sumber daya lentur

5. Struktur mandiri

6. Sistem Informasi manajemen

7. Bentuk organisasi lateral

Mekanisme

P’koordinasian

Mengurangi kebutuhan

Pengolahan informasi

Meningkatkan kapasitas

Pengolahan informasi

(57)

Peranan Manusia dalam Organisasi

z

Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusia

yg terendah s/d tertinggi

Pemenuhan diri, mencari kreativitas

Perwujudan Diri

Tinggi

Menghargai diri & dihargai

Penghargaan

Kepuasana dlm keikutsertaan dlm

suatu kelompok &menerima

persahabatan

Perhatian

Perlindungan thd bahaya

Keamanan

Kebutuhan fisik seperti rasa lapar,

haus

Fisiologis

Rendah

(58)

31

Peranan Manusia dalam Organisasi

z

Dinamika Kelompok

Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yg mempengaruhi

antara individu dgn organisasi

z

Gaya kepemimpinan

Teori x Æ mendukung gaya autorizer

z

Manajemen bertanggung jawab utk mengorganisasi

unsur-unsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan

ekonomis

z

_{Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan}

upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan

menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan

perusahaan

z

_{Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi}

pasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan.

Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi

(59)

Peranan Manusia dalam Organisasi

Teori Y Æ mendukung gaya partisipasif / Supportif

z

Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasi

z

Motivasi, potensi utk perkembangan, kapasitas utk menerima

z

_{Kesediaan utk mengarahkan perilaku kepada tujuan}

(60)

33

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

MODEL DASAR PENGOLAHAN INFORMASI

terdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung dsb) yg

menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah

(otak). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar (secara fisik,

ucapan, tulisan dsb)

Masukan

dari indera

penerima

Pengolahan

mental

saluran

Hasil

keluaran

ingatan

(61)

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

z

Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan

menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila

sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. tingkat

tanggapannya akan berkurang

z

Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah

yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi

z

Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan

pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat :

z

Kerangka acuan individual

z

Prosedur keputusan normal

z

Keputusan dalam keadaan tertekan

z

Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan

pengalaman, latar belakang, kebiasaan dll

(62)

35

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Allen Newell dan Herbert. A. Simon

membuat model pengolahan sistem informasi

manusia yang dianalogikan dengan sistem

informasi komputer, model tersebut dikenal dengan

“model Newell-Simon”.

Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada

manusia yang terdiri dari:

z

ingatan jangka pendek,

z

pengolahan dasar,

z

penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan

luar.

(63)

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Penerima

Penghasil

Pengolah

_Ingatan

Lingkungan

Gambar. Struktur umum sistem pengolah informasi manusia

Masukan

Keluaran

Penyimpanan

Pengolah

(64)

37

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

SISTEM PENGOLAH INFORMASI MANUSIA

z

Sistem pengolah informasi manusia terhadapa sebuah

pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis

ingatan yaitu :

z

_{Ingatan jangka panjang}

z

Ingatan jangka pendek

z

Ingatan luar

z

Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan

yang cepat dan banyak, serta cepat dalam

menampilkannya kembali.

z

Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap

rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam

menyimpan ingatannya.

(65)

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

z

Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat

disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer,

ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem

pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).

z

Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial,

sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa

serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap

lebih mampu daripada manusia.

z

Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya

manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah).

Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon

disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi

persoalan disebut ruang persoalan (problem space)

z

Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi

(66)

39

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

Ingatan jangka panjang

Ingatan jangka pendek

Pengolah baku

Interpreter

pengolah

masukan

keluaran

kertas

_{Papan tulis}

_{Tabung gambar}

Ingatan luar

Ingatan dalam

(67)

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

BATAS-BATAS SEMENTARA PENGOLAH MANUSIA

z

Pengolahan data & berhubungan langsung dgn ingatan jangka

pendek

z

Kemampuan manusia utk menemukan perbedaan-perbedaan yaitu

menemukan perbedaan data benar dgn data salah juga dalam

reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima.

z

Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas :

z

_{Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap}

penyimpangannya

z

_{Kurang kemampuan intuitif utk mengenal korelasi & causality}

z

Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan

(68)

41

Manusia Sebagai Pengolah Informasi

z

Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat

bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia,

maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan

data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi

keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa

kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.

z

Para pengambil keputusan kadang-kadang

mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya,

padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk

pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini

cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada

ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian

hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan

pengolahan yang sia-sia.

(69)

(70)

2

DATA dan INFORMASI

z

DATA

benda, kejadian,aktivitas, dan transaksi, yg tidak

mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara

langsung kepada pemakai

z

INFORMASI

data yg telah diproses sedemikian rupa sehingga

meningkatkan pengetahuan seseorang yg menggunakana

data tersebut (Mc Fadden,dkk)

z

Data bagi suatu tingkat organisasi mungkin berupa informasi

bagi tingkat lainnya

z

Nilai informasi berhubungan dgn keputusan. Bila tidak ada

(71)

Ciri – Ciri INFORMASI

BENAR ATAU SALAH

Informasi berhubungan dgn kebenaran terhadap

kenyataan

BARU

Informasi benar-benar baru bagi si penerima

TAMBAHAN

Informasi dapat memperbaharui / memberikan perubahan

terhadap informasi yg telah ada

KOREKTIF

Informasi dapat digunakan utk melakukan koreksi terhadap

informasi sebelumnya yg salah /kurang benar

PENEGAS

(72)

4

Model Sistem Komunikasi

(73)

Model Sistem Komunikasi

Model ini terdiri dari lima elemen :

z

INFORMATION SOURCE

: adalah yang memproduksi pesan

z

TRANSMITTER :

yg menyandikan pesan dalam bentuk sinyal

z

CHANNEL :

adalah saluran pesan

z

RECEIVER

: adalah pihak yang menguraikan atau

mengkonstruksikan pesan dari sinyal

z

DESTINATION

: adalah dimana pesan sampai

z

DISTORSI :

disebabkan oleh suatu operasi yg diketahui

dan dapat dikoreksi oleh operasi lain

(74)

6

Redudansi

z

sesuatu yang bisa diramalkan atau diprediksikan (predictable)

dalam suatu pesan. Apabila prediktabilitasnya tinggi (high

predictable), maka informasinya rendah (low information).

contoh :

Jika saya berjumpa dgn seorang teman di jalan dan berkata

“Helo”, maka saya memiliki pesan yang sangat bisa

diramalkan atau redundan (Highly predictable, highly

redundant).

z

Redundansi membantu mengatasi kekurangan-kekurangan

dari saluran yang mengalami gangguan. (jalur komunikasi yang

noise)

contoh :

(75)

Entropi

z

konsep acak (randomness), di mana terdapat keadaan

yang kemungkinannya tidak pasti. Entropi timbul jika

prediktabilitas / kemungkinannya rendah (low

predictable) dan informasi yang ada tinggi (high

information).

z

Berbeda dengan redudansi yang dipandang sebagai

sarana untuk memperbaiki komunikasi, entropi

dipandang sebagai suatu masalah dalam komunikasi.

Biasanya dikaitkan dgn khalayak yg mempunyai

(76)

8

Reduksi Data

• Mengurangi data (banyaknya data) yang disimpan /disajikan

untuk dipakai manusia.

Reduksi data terdiri dari :

z

Klasifikasi data dan Kompresi

z

Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian

z

Inferensi (Pengambilan Keputusan )

Klasifikasi data dan Kompresi

Sistem dapat menggolongkan data utk mengurangi volume

data. Klasifikasi secara keseluruhan yg berbeda-beda

(77)

Reduksi Data

Klasifikasi data

z

Data Kualitatif : Berupa kategori yang tidak berbentuk angka

z

Nominal : perlu sub bagian utk mengelompokkan dan

mendeskripsikan data

z

_{Ordinal : perlu urutan peringkat}

Data Kuantitatif : dinyatakan dengan angka

z

Diskrit : data dalam bilangan pasti (bulat), diperoleh dgn cara

mencacah

z

Kontinyu (continue) : data dalam bilangan decimal, diperoleh

dengan cara menghitung

Peringkasan & Penyaringan Keorganisasian

(78)

10

Reduksi Data

Tingkat peringkasan tergantung pada tingkat pengambil keputusan

misalnya :

DIREKTUR

: meringkas penjualan dgn total penjualan per daerah

MANAGER PENJUALAN : meringkas penjualan berdasarkan masing –

masing wiraniaga dan berdasarkan produk

Contoh :

Sikap pelanggan yg diterima wiraniaga, perubahan kebijakan

agen-agen & kondisi keuangan para pensuplai. Pesan-pesan ini

diringkas dalam berbagai cara dalam perjalanannya menuju

puncak organisasi. Efisiensi komunikasi tergantung pada metode

keorganisasian utk mendapatkan data & saluran komunikasi yg

tersedia

(79)

Reduksi Data

Inferensi (Pengambilan Keputusan )

mereduksi data dgn cara mengambil keputusan dari seperangkat

data & inferens ( bukan data yg resmi) utk dikomunikasikan dalam

organisasi

Contoh pesan inferensi :

Dugaan peranan lembaga antirust dalam merger pada periode

mendatang. Data ini tidak memiliki kepastian, tetapi penerima

inferensi mengandalkan data ini.

(80)

12

Mutu INFORMASI

Mengukur kualitas dari informasi, bisa dilihat dari 3 pilar yang harus

diperhatikan:

z

Akurat

Informasi dikatakan akurat yaitu informasi harus jelas

mencerminkan maksud yang disampaikan dan harus bebas

dari kesalahan-kesalahan serta tidak bias atau menyesatkan.

z

_{Tepat Waktu}

Informasi yang dikirimkan dan sampai kepada penerima

informasi haruslah tepat waktu dan tidak boleh terlambat.

z

_Relevan

Informasi dikatakan relevan apabila informas itsb harus

bermanfaat bagi si penerima informasi. Relevansi informasi

yang diterima oleh masing-masing penerima sangatlah

(81)

Mutu INFORMASI

z

Nilai dari suatu informasi ditentukan dari 2 hal, yaitu:

1. Manfaat Informasi

2. Biaya mendapatkan informasi

z

Dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dgn biaya mendapatkannya.

z

Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dgn nilai

uang, akan tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektivitasnya.

z

Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dgn

(82)

14

Sumber – Sumber Kesalahan

• Metode pengukuran & pengumpulan data yg salah

• Tidak mengikuti prosedur pengolahan yg benar

• Data hilang atau tidak terolah

• Kesalahan batas atau mengkoreksi data

• File historis / induk yg salah

• Kesalahan dalam prosedur pengolahan (salah

program)

(83)

Sumber – Sumber Kesalahan

Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diatasi dgn :

• Pengendalian intern utk mengatasi kesalahan

• Audit intern dan ekstern

• Menambahkan batas-batas kepercayaan pada data

• Instruksi pemakai dalam prosedur pengukuran &

pengolahan agar pemakai dapat menilai kesalahan yg

mungkin terjadi

(84)

16

Usia INFORMASI

Menyatakan lama waktu sejak informasi dihasilkan

hingga saat sekarang.

2 (dua) Aspek yang mempengaruhi :

• Interval

Informasi dihasilkan secara periodik

• Keterlambatan (delay)

lamanya waktu berlalu setelah akhir suatu interval

sampai informasi tersebut berada di tangan penerima.

(85)

Usia INFORMASI

Dibedakan 2 jenis data :

1. Data kondisi

yg berhubungan dgn sebuah titik waktu

contoh :

persediaan barang pada 31/12/1999.

2. Data operasi

yg mencerminkan perubahan dalam satu periode

tertentu

contoh :

sediaan barang yg dipakai selama sebulan / penjualan

selama seminggu.

(86)

18

Usia INFORMASI

i = interval informasi

Æ interval antara laporan-laporan

d = waktu penundaan pengolahan antara akhir interval informasi &

terbitnya laporan utk manajemen

Informasi kondisi

Informasi operasi

Usia maksimum

d + i

d + 1.5 i

Usia rata-rata

d + 0.5i

d + i

(87)

Fungsi INFORMASI

z

Menambah pengetahuan / mengurangi ketidakpastian

pemakai informasi

z

Memberikan suatu dasar kemungkinan untuk

menanggapi seleksi kepada pengambil keputusan

z

Memberikan standar-standar, aturan ukuran dan

aturan keputusan untuk penentuan & penyebaran

tanda-tanda kesalahan & umpan balik guna mencapai

tujuan.

(88)

20

Biaya INFORMASI

z

Biaya perangkat keras

z

Biaya Analisis, perancangan & pelaksanaan sistem

z

Biaya untuk tempat & faktor-faktor lingkungan

z

_{Biaya perubahan yang merupakan biaya perubahan}

dari satu metode ke metode lain

(89)

Nilai INFORMASI

z

Mudah diperoleh

z

Luas & Lengkap

z

Ketelitiannya

z

Relevansinya

z

Tepat waktu

z

Kejelasan

z

Keluwesan

z

Dapat dibuktikan

(90)

struktur SIM 1

STRUKTUR

(91)

UNSUR PENGOPERASIAN

KOMPONEN

FISIK

FUNGSI

PENGOLAHAN

OUTPUT

SISTEM

(92)

struktur SIM 3

KOMPONEN FISIK

z

Hardware

z

Software

z

Database

z

Prosedur

z

Operasi Kepegawaian

(93)

z

HARDWARE

terdiri dari peralatan input, output, secondary storage, CPU

z

SOFTWARE

software sistem dan software aplikasi

z

DATABASE

semua data yg digunakan untuk aplikasi software

z

PROSEDUR

prosedur operasi secara formal misal :buku manual, brosur,

instruksi

z

instruksi pemakai

z

instruksi utk pengolahan input oleh pgawai pengolahan data

z

instruksi pengoperasian utk operasi komputer

z

OPERASI KEPEGAWAIAN

operator komputer, sistem analis, programmer, pegawai

(94)

struktur SIM 5

FUNGSI PENGOLAHAN

z

Pengolahan Transaksi

z

Memelihara File Master

z

Menghasilkan Laporan

z

Pengolahan Pertanyaan

z

Pengolahan Interaktif yang Mendukung

(95)

FUNGSI PENGOLAHAN

Pengolahan Transaksi

suatu transaksi adalah suatu kegiatan (mengadakan pembelian

/penjualan suatu produk. Pelaksanaan transaksi menghendaki

dokumen utk :

1. Mengarahkan terjadinya transaksi

2. pencatatan, penegasan, menerangkan pelaksanaannya

3. Hubungan transaksi yg memerlukan record-record utk latar

belakang informasi / referensi.

FILE

(96)

struktur SIM 7

FUNGSI PENGOLAHAN

Memelihara File Master

banyak kegiatan pengolahan yg membutuhkan penciptaan dan

pemeliharaan file master, yg menyimpan secara relatif permanen

atau pengorganisasian data secara historis (contoh . Pengolahan

daftar gaji)

FILE

MASTER

DATA

TRANSAKSI

_{FILE MASTER}

YG TELAH

DIREMAJAKAN

PERBAHARUI

FILE MASTER

PERUBAHAN

FILE MASTER

(97)

FUNGSI PENGOLAHAN

Menghasilkan Laporan

Laporan hasil kegiatan per periode tertentu.

FILE

SIAPKAN

(98)

struktur SIM 9

FUNGSI PENGOLAHAN

Pengolahan Pertanyaan

Berfungsi membuat record apa saja dalam database yg dapat

diakses dgn mudah utk personal yg diijinkan

TANGGAPAN

PERTANYAAN

JAWABAN ATAS

_PERTANYAAN

PERTANYAAN

JAWABAN ATAS

(99)

FUNGSI PENGOLAHAN

Pengolahan Interaktif yang Mendukung Aplikasi

Jenis pengoperasian interaktif dgn tanggapan pemakai atas

pertanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak data penerimaan

hasil dgn segera.

MODEL MASUKAN

DAN KELUARAN

MODEL

PENGOLAHAN

KEPUTUSAN

PEMBUAT

KEPUTUSAN

ATAU ANALISA

(100)

struktur SIM 11

OUTPUT UTK PEMAKAI

z

_{Dokumen transaksi /screens}

z

Laporan yg direncanakan sebelumnya

z

Jawaban atas pertanyaan yg direncanakan sebelumnya

z

Laporan dan jawaban atas pertanyaan yg sifatnya sementara

z

Hasil dialog antara manusia dan mesin

Contoh dokumen transaksi :

z

_{Faktur pembayaran}

z

Berkas pembayaran gaji

z

Rekening pelanggan

z

Pesanan pembelian

(101)

AKTIFITAS MANAJEMEN

z

_{Pengendalian Operasional}

Proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan

secara efektif dan efisien

z

_{Pengendalian Manajemen}

Informasi pengendalian manajemen diperlukan utk mengukur

prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan

aturan keputusan baru utk diterapkan personalia operasional dan

mengalokasikan sumber daya

.

z

Perencanaan Strategik

Perencanaan strategic mengembangkan strategi sebagai sarana

sebuah organisasi utk mencapai tujuannya.

(102)

struktur SIM 13

FUNGSI ORGANISASI

z

Pemasaran

z

Produksi

z

Logistik

z

Personalia

z

Keuangan dan Akuntansi

z

Pengolahan Informasi

(103)

FUNGSI ORGANISASI

z

Pemasaran

Meliputi semua kegiatan yg berkaitan dgn promosi dan penjualan

produk dan jasa

z

Produksi

Meliputi teknik produksi, perencanaan fasilitas produksi,

penjadwalan & pengoperasian fasilitas produksi, penempatan &

pelatihan karyawan produksi, inspeksi dan pengendalian mutu.

z

_Logistik

Meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, sediaan, dan

distribusi barang

z

Personalia

(104)

struktur SIM 15

FUNGSI ORGANISASI

z

Keuangan dan Akuntansi

z

Keuangan meliputi pemberian kredit, proses penagihan,

manajemen dana, pengaturan pembelanjaan (bertanggung

jawab bagi pemastian sumberdana dgn biaya serendah mungkin)

z

Akutansi meliputi pengklasifikasian transaksi keuangan,

penyiapan anggaran & pengklasifikasian serta penganalisaan

data biaya.

z

Pengolahan Informasi

Pemrosesan informasi meliputi permintaan utk pengolahan,

permintaan utk perbaikan program, usulan proyek &

pengendalian hitungan

z

Pucuk Pimpinan

Manajemen puncak meliputi fungsi direktur yg bertindak dalam

kedudukan sebagai pimpinan puncak.

(105)

PENGOLAHAN INFORMASI

PROSES TRANSAKSI / TRANSACTION PROCESSING CYCLE

perputaran proses pelaksanaan yang dimulai dengan suatu pelaksanaan (pekerjaan) yang akan dicatat dengan cara apapun sampai dengan menghasilkan file induk yang telah di update karena transaksi

Cara-Cara Untuk Proses Transaksi

1. Persiapan data berkala dan pemrosesan batch berkala

2. Pemrosesan segera (turn batch proccesing / online)

BATCH PROCESSING

mencakup susunan transaski sampai dengan jumlah yang cukup terkumpul untuk membuat pemrosesan rapi atau sampai pertimbangan lain seperti lingkaran laporan menunjukkan pemrosesan.

Contoh : Payroll (penggajian)

Dapat berupa harian, mingguan, bulanan atau tergantung yang diinginkan Kerugian :

Penundaan dalam mengetahui dan mempernaiki kesalahan-kesalahan

ONLINE PROCESSING

mencakup transaksi yang segera masuk, langsung diproses dan prosesnya real time

Keuntungan :

Pengeluaran persiapan data periodik dan pemasukan data yang benar mungkin segera berjalan sambil transaksi direkam, prosesnya lebih cepat.

Kerugian :

Dibutuhkan biaya yang besar dalam hal peralatan fisik, jaringan, SDM, dan lain-lain, file master berubah-ubah.

(106)

PENGONTROLAN PADA PROSES TRANSAKSI Pengawasan

• Sumber dokumen sebelum dinomorkan

• Kontrol yang bersifat antisipasi • Dokumen dibuat sebagai hasil

transaksi

• Aktivitas pembuatan transaksi dilakukan dengan kontrol laporan • Hubungan transaksi sebagai total

kontrol.

Komentar dan Contoh

• Keseluruhan sumber dokumen dapat dihitung

• Transaksi-transaksi yg pasti dapat diantisipasi sejauh pada tanggal pembayaran tertentu.

misal: pembayaran dengan credit card dibuat sebagai dokumen

• Laporan kas masuk dan keluar

• Laporan transaksi (akuntansi) balancing antara aktiva & pasiva secara keseluruhan

PENGONTROLAN PADA SAAT PROSES BERLANGSUNG Masalah

• Transaksi hilang / disimpan di komputer berlangsung pada waktu proses

• Kesalahan-kesalahan dalam pendataan tidak terdeteksi sehingga koreksi file tertukar

Prosedur Pengendalian

• Umpan balik pada terminal untuk memeriksa pengolahan selain itu juga pada pusat proses prosedur transaksi

• Membuat backup / copy dari file untuk pendataan online yang digunakan untuk pengusutan kesalahan.

PERSIAPAN DOKUMEN

− Pemroses Kata dan teks

pemroses kata dan teks dengan bantuan komputer Contoh : word processing (Ms.Word, dll)

− Pengarsipan Dokumen

dokumen-dokumen diberi kode dalam formulir yang dapat dibaca oleh mesin dengan processing data yang disimpan dalam memori komputer. Dapat menggantikan berkas-berkas yang berdasarkan kertas dengan sistem pengarsipan yang didasarkan komputer.

(107)

− Grafik Komputer

Ilustrasi grafik menurut angka perbandingan dan arah dalam bentuk tabel batang, garis, lingkaran, dan lain-lain

Contoh : Ms.Excel

KOMUNIKASI DOKUMEN DAN PESAN 1. Penyaluran Dokumen

Penyaluran / distribusi dokumen melalui jaringan komunikasi contoh : fax, mailbox, teleconfernce, videoteleconference, 2. Pelayanan Data Umum

Pelayanan data umum yang diberikan oleh suatu oranisasi perusahaan contoh : online service 24 jam, internet

PROSES KONTROL INFORMASI

9 Prosedur pengontrolan secara terarah di desain untuk meyakinkan pelayanan informasi memberikan penerangan untuk obyek organisasi dan politik dan informasi disediakan dengan lengkap dan benar

9 Pengontrolan fungsi yang umum operasi-operasi sistem informasi meyakinkan bahwa aplikasi-aplikasi dijalankan dengan benar dan bahwa fasilitas-fasilitas itu adalah bersifat operasional.

Pengontrolan itu adalah sebagai berikut : • Pengontrolan yg berskema

untuk pembagian waktu dalam komputer dan sistem golongan produksi • Pengontrolan secara perpustakaan

untuk program, datafile dan dokumentasi • Pengontrolan database

untuk updating, penggunaan database

• Access control physical

untuk terminal komputer

(108)

EVOLUSI DAN APLIKASI

SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER SIA /SISTEM INFORMASI AKUNTASI

Sistem informasi akuntansi melaksanakan akuntansi perusahaan, aplikasi ini ditandai dengan penngolahan data yang tinggi.

Pengolahan data :

Manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya

Tujuan Pengolahan Data :

mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun di luar perusahaan.

SIA melaksanakan 4 tugas dasar :

1. pengumpulan data 2. manipulasi data

pengklasifikasian, penyortiran, perhitungan, pengikhtisaran, penyiapan dokumen. 3. penyimpanan data

4. penyiapan data

Karakteristik SIA

5 karakteristik pengolahan data yang membedakan SIA dgn subsistem CBIS yang lain : − melaksanakan tugas yang diperlukan

− berpegang pada prosedur yang relatif standar − menangani data yang rinci

− terutama berfokus historis

− menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. Contoh Sistem Informasi Akuntansi :

Sistem terdistribusi yang digunakan perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya ke pelanggan (mis : perusahaan yang berorientasi produk seperti : manufaktur, pedagang besar, pengecer dll).

KONSEP SISTEM INFORMASI (KSI)

KUMPULAN PRESENTASI