KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan praktik mata kuliah manajemen
Informasi Kesehatan (MIK) dengan judul “pelayanan rekam medis di TPPGD
(Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat”)” tepat pada waktunya.
TPPGD (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) merupakan kontak awal antara
pasien dengan rumah sakit serta merupakan mekanisme kerja tertib administrasi
yang meliputi pelayanan yang cepat, rapi, teliti, menjaga kerahasiaan.
TPPGD (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah salah satu bagian di
rumah sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien yang
pada kasus-kasus gawat atau darurat atau gawat tidak darurat atau darurat tidak
gawat atau gawat dan darurat.
Penulis menyadari bahwa selama penulisan laporan praktik ini penulis banyak
mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan
terimakasih kepada :
1. Ibu Endang Triyanti, Amd. PK, SKM, MM Kes, selaku dosen mata kuliah
Manajemen Informasi Kesehatan.
2. Seluruh instruktur praktik mata kuliah MIK yang telah membantu penulis
selama menyusun laporan praktik ini.Semoga Allah SWT memberikan
balasan yang berlipat ganda.
Laporan praktik ini bukanlah karya yang sempurna karena masih memiliki
pembaca demi kesempurnaan penulisan laporan praktik selanjutnya.
Mudah-mudahan penulisan laporan praktik ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Tasikmalaya, 17 Maret 2017
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI... iii
BAB I... 1
DASAR TEORI... 1
A. Pengertian...1
B. Tugas Pokok dan Fungsi TPPGD...1
C. Jaringan Prosedur...1
D. Buku dan Dokumen yang Digunakan di TPPGD...2
E. Deskripsi Kegiatan Pokok...2
F. Fungsi Terkait...4
G. Unsur Pengendalian...4
H. Informasi yang Dihasilkan...5
BAB II... 6
HASIL PRAKTIK LABORATORIUM...6
A. Pertanyaan dan jawaban...6
B. Deskripsi kegiatan yang dilakukan...8
BAB III... 11
ALUR PROSEDUR TPPRGD...11
A. Bagan prosedur TPPPGD...11
B. Deskripsi alur kegiatan di TPPGD sesuai bagan...12
BAB IV... 14
SIMPULAN DAN SARAN...14
A. Simpulan...14
DAFTAR PUSTAKA...16
Lampiran 1.... 17
Gambar 1. Buku register pendaftaran pasien gawat darurat...17
Lampiran 2.... 18
Gambar 2. Buku catatan penggunaan nomor RM...18
Gambar 3. Buku ekspedisi...18
Gambar 4. Buku pengendalian formulir ...18
Lampiran 3.... 19
Gambar 5. KIB...19
Gambar 6. KIUP...19
Gambar 7. DRM...19
Lampiran 4.... 20
BAB I
DASAR TEORI A. Pengertian
TPPGD (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) merupakan kontak awal
antara pasien dengan rumah sakit serta merupakan mekanisme kerja tertib
administrasi yang meliputi pelayanan yang cepat, rapi, teliti, menjaga
kerahasiaan.
B. Tugas Pokok dan Fungsi TPPGD
1. Melakukan pendaftaran pasien gawat darurat.
2. Mencatat data dasar pasien kedalam formulir dan DRM. 3. Memberikan nomor RM.
4. Mendistribusikan DRM ke UGD.
5. Memberikan informasi tentang pelayanan-pelayanan di RS.
C. Jaringan Prosedur
1. Prosedur penerimaan dan pendaftaran pasien Gawat Darurat baru
maupun lama.
2. Prosedur permintaan folder DRM pasien lama ke filing 3. Prosedur pendistribusian DRM ke UGD
4. Prosedur pencocokan jumlah pasien dengan pembayaran dengan
kasir
D. Buku dan Dokumen yang Digunakan di TPPGD a. Buku yang digunakan di TPPGD :
a. Buku register pendaftaran pasien gawat darurat (gambar 1) b. Buku catatan penggunaan nomor RM.(gambar 2)
d. Buku pengendalian formulir . (gambar 4) b. Dokumen yang digunakan di TPPGD :
1) KIB (gambar 5) 2) KIUP (gambar 6) 3) DRM (gambar 7) 4) Tracer (gambar 8)
E. Deskripsi Kegiatan Pokok
1. Menyiapkan formulir, catatan, dan buku-buku yang digunakan di
TPPGD.
2. Menanyakan pasien sudah pernah berobat atau belum, membawa surat
rujukan atau tidak.
3. Pelayanan pasien baru :
a. Menanyakan identitas pasien lengkap dan dicatat pada KIB,
KIUP, formulir Gawat Darurat, serta Buku register pendaftaran
Gawat Darurat.
b. Menyerahkan KIB pada pasien dengan pesan agar selalu dibawa
setiap berobat.
c. Menyerahkan KIUP pada TPPRJ.
d. Jika membawa surat rujukan :
1) Membaca surat rujukan tersebut, ditujukan untuk dokter siapa. 2) Menempelkan surat rujukan pada DRM.
4. Pelayanan pasien lama :
b. Jika membawa, catat nama dan nomor RM pada tracer kemudian
minta DRM pasien ke bagian Filing.
c. Jika tidak membawa, petugas menanyakan nama dan alamat
pasien, petugas mencari KIUP di TPPRJ, setelah ditemukan
petugas menulis nama dan nomor Rekam Medis pasien pada tracer,
lalu menggunakan tracer untuk meminjam DRM pasien ke bagian
Filing, jika sudah selesai petugas menyimpan KIUP ke TPPRJ.
d. Menerima DRM dari Filing dengan menandatangani buku
ekspedisi Filing.
e. Mencatat identitas pasien dan nomor pada buku register
pendaftaran pasien rawat jalan.
F. Fungsi Terkait 1. Assembling
a. Penyediaan DRM dan formulir.
b. Alokasi nomor RM dan ketidaklengkapan DRM.
2. Filing sebagai Pencarian dan penyediaan DRM (pasien lama). 3. TPPRJ sebagai tempat pencarian dan penyimpanan KIUP. 4. UGD
a. Penerimaan pasien yang akan melakukan pemeriksaan. b. Pembuatan SHGD (Sensus Harian Gawat Darurat) c. Pelengkapan DRM paien yang tidak lengkap.
5. Kasir merupakan tempat Pembayaran jasa Gawat Darurat sesuai tarif. 6. Fungsi TPPRI yang bertanggung jawab terhadap penerimaan dan
pendaftaran pasien yang akan dirawat inap berdasarkan admission
7. Fungsi IPP yang bertanggung jawab terhadap pencatatan hasil
pemeriksaan penunjang atas permintaan dokter gawat darurat.
G. Unsur Pengendalian
1. Diserahkannya KIB pada pasien baru. 2. Dicatatnya identitas lengkap.
3. Digunakannya KIUP untuk mencari nomor RM pasien lama yang tidak
membawa KIB.
4. Digunakannya tracer untuk meminta DRM ke filing. 5. Digunakannya buku ekspedisi.
H. Informasi yang Dihasilkan
1. Identitas pasien baik pribadi maupun sosial.
2. Jumlah kunjungan pasien Gawat Darurat baik lama maupun baru. 3. Cara pembayaran pasien.
4. Petugas penanggung jawab pelayanan pasien dan dokter penanggung
jawab.
BAB II
HASIL PRAKTIK LABORATORIUM
A. Pertanyaan dan jawaban
1. Informasi apa saja yang didapatkan di TPPGD?
Jawab :
a. Identitas pasien baik pribadi maupun sosial.
b. Jumlah kunjungan pasien Gawat Darurat baik lama maupun baru. c. Cara pembayaran pasien.
d. Petugas penanggung jawab pelayanan pasien dan dokter
penanggung jawab.
e. Grafik laporan kunjungan pasien.
2. Dokumen dan formulir apa saja yang digunakan di TPPGD?
Jawab :
a. Buku yang digunakan di TPPGD :
1) Buku register pendaftaran pasien gawat darurat. 2) Buku catatan penggunaan nomor RM.
3) Buku ekspedisi.
4) Buku pengendalian formulir . b. Dokumen yang digunakan di TPPGD :
1) KIB 2) KIUP 3) DRM 4) Tracer
Jawab :
a. Diserahkannya KIB pada pasien baru. b. Dicatatnya identitas lengkap.
c. Digunakannya KIUP untuk mencari nomor RM pasien lama yang
tidak membawa KIB.
d. Digunakannya tracer untuk meminta DRM ke filing. e. Digunakannya buku ekspedisi.
4. Bagaimana alur pasien di TPPGD apabila filing tidak buka 24 jam?
Jawab :
a. Petugas menerima pendaftaran pasien di TPPGD.
b. Petugas menanyakan apakah pasien pernah pernah berobat ke
Rumah sakit tersebut sebelumnya
c. Apabila sudah, petugas meminta KIB pasien dan membuatkan
KIB dan KIUP sementara, mengisi formulir, mengisi buku
penggunaan nomor rekam medis dan pengendalian formulir,
petugas menulis nama dan nomor Rekam Medis di buku
ekspedis, petugas mengantarkan DRM pasien ke UGD, petugas
mengisi buku register pendaftran TPPGD .Besoknya saat filing
sudah buka, petugas mencari DRM lama pasien kemudian
menggabungkan DRM baru pasien ke DRM lama.
d. Apabila belum, petugas meminjam kartu identitas pasien untuk
mengisi formulir pendaftaran, membuatkan KIB kemudian
diberikan kepada pasien dengan meminta pasien untuk
membawa KIB setiap berobat, petugas mengisi buku register
pendaftaran TPPGD, buku penggunaan nomor rekam medis,
dan menyimpannya secara alfabetis di TPPRJ, petugas
mengantarkan DRM pasien ke UGD.
B. Deskripsi kegiatan yang dilakukan 1. Persiapan
a. Mahasiswa diberikan pengarahan oleh dosen dan instruktur
mengenai praktik yang akan dilaksanakan. b. Mahasiswa dibagi menjadi sepuluh kelompok. c. Setiap kelompok dibagi peran menjadi :
1) Satu orang berperan sebagai wali pasen yang akan
mendaftar.
2) Satu orang sebagai petugas di TPPGD. 3) Satu orang sebagai petugas filing. 4) Satu orang sebagai petugas di URI.
d. Dosen dan instruktur menyiapkan kasus yang akan di praktikkan
yaitu :
1) Pasien baru. 2) Pasien lama.
3) Pasien lama dengan filing tidak buka 24 jam. 4) Pasien lama tidak bawa KIB
e. Penanggung jawab mata kuliah melakukan pengocokan kasus
untuk setiap kelompok.
f. Mahasiswa melakukan responsi sebagai syarat untuk mengikuti
kegiatan praktik. 2. Pelaksanaan
a. Mahasiswa membuat video dokumentasi kgiatanpraktik sesuai
kasus yang didapatkan kelompok.
b. Melakukan praktik penerimaan pasien di TPPGD dengan kasus
pasien lama membawa KIB. c. Praktikyang dilakukan : 1. Pasien masuk ke TPPGD.
2. Petugas memberikan salam dan mempersilahkan duduk. 3. Petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat atau
belum?
5. Petugas mengisi formulir pasien gawat darurat. 6. Petugas mengembalikan KIB pasien.
7. Petugas mencatat nomor rekam medis dan nama pasien pada
tracer.
8. Petugas meminta DRM lama pasien ke filing.
9. Petugas filing mencatat nomor RM dan nama pasien pada buku
ekspedisi, mencari DRM yang dimaksud dan mengantarkan
DRM ke UGD.
10. Petugas TPPGD mengisi buku register pasien gawat darurat. 11. Petugas mengisi tanggal kunjungan pada KIUP pasien
BAB III
ALUR PROSEDUR TPPRGD
A. Bagan prosedur TPPPGD
ada tidak tidak ya Tanya alamat dan nama Pasien masuk Pasien mendaftrar Minta KIB Isi formulir dengan id Buat KIB Buat KIUP
Isi buku register,
pengendalian form dan , buku ekspedisi
penggunaan no RM
Antarkan DRM
Filing
Tulis no RM dan nama di buku
ekspedisi
Antarkan DRM
Kembalikan ke TPRJ, susun
alfabetik
Tulis no RM dan nama di buku
ekspedisi Filing Tulis no Rm dan
nama di tracer KIUP Cari No RM di
TPPRJ isi buku register,formulir,
B. Deskripsi alur kegiatan di TPPGD sesuai bagan 1. Pasien masuk ke pasilitas pelayanan kesehatan.
2. Pasien mendaftar di TPPGD, tanyakan apakah pasien sudah pernah
berobat.
3. Jika pasien baru :
a. Mengisi formulir pendaftaran pasien gawat darurat. b. Membuat KIB pasien, berikan pada pasien, minta pasien
membawa KIB setiap berobat. c. Membuat KIUP, simpan di TPPRJ.
d. Isi buku register pendaftaran pasien gawat darurat, buku
penggunaan nomor rekam medis, buku pengendalian formulir
dan catat nomor RM dan nama pasien di buku ekspedisi. e. Antarkan DRM ke UGD.
4. Jika pasien lama bawa KIB : a. Minta KIB pasien.
b. Isi formulir pasien Gawat Darurat, isi buku rergister. c. Tulis nomor RM dan nama pasien di tracer.
d. Minta DRM kefiling.
e. Petugas menulis nama dan nomor RM di buku ekspedisi. f. Petugas mengantarkan DRM pasien ke UGD.
5. Jika pasien lama tidak bawa KIB :
a. Tanyakan alamat dan nama pasien. b. Cari KIUP pasien di TPPRJ.
c. Tulis nomor RM pasien dari KIUP pada tracer. d. Minta DRM ke filing.
e. Petugas menulis nama dan nomor RM di buku ekspedisi. f. Petugas mengantarkan DRM pasien ke UGD
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
1. TPPGD (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) merupakan kontak
awal antara pasien dengan rumah sakit serta merupakan mekanisme
kerja tertib administrasi yang meliputi pelayanan yang cepat, rapi,
teliti, menjaga kerahasiaan. 2. Tugas pokok TPPGD :
a. Melakukan pendaftaran pasien gawat darurat.
b. Mencatat data dasar pasien kedalam formulir dan DRM. c. Memberikan nomor RM.
e. Memberikan informasi tentang pelayanan-pelayanan di Rumah
Sakit
3. Dalam praktiknya, setiap Rumah sakit memiliki kebijakan
masing-masing, ada yang membuka pendaftaran terpadu atau memisahkan
setiap loket jika rumah sakitnya luas. Walaupun begitu, dalam tugas
pokok dan fungsi TPPGD tetaplah sama, hanya saja dimodifikasi
sesuai kebutuhan suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang
bersangkutan.
B. Saran
1. Seperti yang kita ketahui, bahwa pasien yang datang ke TPPGD
digolongkan menjadi pasien Gawat Darurat, Pasien Gawat tidak
Darurat, pasien Darurat Tidak Gawat, dan pasien tidak Gawat dan
tidak Darurat, karena itu seorang petugas TPPGD diharapkan bisa
memberika empati kepada pasien dan mmenerima pendaftaran secara
cepat dan tepat.
2. Untuk memudahkan pendaftaran pasien lama di TPPGD akan lebih
DAFTAR PUSTAKA
Shofari, Bambang.(2002). “Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis”. Semarang : PORMIKI
Budi, Citra Savitri.(2011). “ Manajemen Unit Kerja Rekam Medis”. Yogyakarta : Quantum sinergi media.
Lampiran 1.
Lampiran 2.
Gambar 2. Buku catatan penggunaan nomor RM.
Gambar 3. Buku ekspedisi.
Lampiran 3.
Gambar 5. KIB
Gambar 6. KIUP
Lampiran 4.
