SISTEM INFORMASI ARSIP DIGITAL PADA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR
INFORMATION SYSTEM DIGITAL ARSIP IN STATE ISLAMIC HIGH SCHOOL BATUSANGKAR ARIF HIDAYAT
Program Studi Sistem Informasi [email protected]
ABSTRAK
Penulisan ini mengkaji aspek dalam pengolahan arsip. Kemudahan dalam pengelolaan data arsip membutuhkan suatu perangkat lunak. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan analisis sehingga dapat diperoleh hasil dengan ditemukannya kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk perangkat lunak yang dibangun. Analisis dilakukan dengan cara menganalisis kebutuhan, pengguna dan fasilitas yang dibutuhkan oleh perangkat lunak dengan melakukan analisis data menggunakan metode penelitian. Berdasarkan hasil penulisan skripsi dapat disimpulkan bahwa, telah berhasil membuat perangkat lunak Sistem Informasi Arsip Digital yang dapat membantu dalam pengolahan data arsip dan dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna STAIN Batusangkar.
Kata kunci : Aplikasi PHP, MySQL, Arsip Digital, STAIN Batusangkar. ABSTRACT
This paper examines aspects of archival processing. Ease of data management requires a software archive . Based on these problems , it is necessary to analyze which results can be obtained with the discovery of the necessary requirements for the software are built . The analysis was performed by analyzing the needs , users and facilities needed by the software to perform data analysis using research methods . Based on the results of thesis writing can be concluded that , have succeeded in making software Digital Archive Information System to assist in data processing file and can display the information required by the STAIN Batusangkar.
Keywords : Application PHP , MySQL , Digital Archive , STAIN Batusangkar .
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Saat ini ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat khususnya di bidang teknologi yang berbasiskan informasi.Informasi sudah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam kehidupan sehari-hari. Dengan menguasai informasi, seseorang dapat dengan mudah mendapatkan sesuatu yang diharapkannya.
Dewasa ini hampir semua perusahaan milik pemerintah maupun perusahaan swasta berhati-hati dan serius dalam melaksanakan penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna dalam memudahkan perusahaan atau
Arsip merupakan sistem penyimpanan dokumen pada suatu institusi yang telah mengalami perkembangan sesuai dengan tuntutan zaman. Pada zaman sekarang ini keberadaan sistem arsip yang masih menggunakan kertas belum bisa menampung semua kebutuhan instansi dalam penyimpanan dokumen dan masih jauh dari kata efektif efisien sebagai bahan bukti kegiatan atau aktivitas yang terjadi. Dalam suatu institusi sering kali meminta bukti kegiatan yang terjadi beberapa tahun yang lalu, namun karena masih menggunakan sistem kearsipan lama yang masih berupa kertas sangatlah memakan waktu yang sangat lama.
Arsip Digital saat ini sudah menjadi standar penyimpanan di setiap perkantoran. Hal ini didukung perkembangan pada teknologi internet dan media penyimpanan yang semakin hari semakin murah dan terjangkau. Keuntungan yang didapat dari sistem arsip dokumen digital adalah tidak membutuhkan ruangan yang besar, biaya relatif murah dibandingkan sistem arsip manual, dan data dapat dengan mudah dicari. Data dicetak kapanpun juga, mudah di-backup , mudah diperbanyak, mudah dipindahkan, mudah dikirim melalui internet, mudah untuk berbagi (file sharing).
Berdasarkan studi awal survey tempat penelitian pada STAIN Batusangkar peneliti menemukan bahwasanya STAIN Batusangkar dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah terorganisir dengan baik. Hal tersebut bisa
dilihat dalam pengelompokan arsip surat berdasarkan jenis arsip surat tersebut. Tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya pengolahan dan pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih dicatat secara manual. Karena penyimpanan dan pengelolaan arsip masih menggunakan sistem manual terkadang dibutuhkan waktu yang lama, baik dalam proses pengarsipan maupun pencarian arsip, sehingga informasi yang dibutuhkan terlambat didapatkan. Sering terjadi keterlambatan penyampain data surat masuk dan keluar kepada pihak yang ditujukan.
Melatar-belakangi masalah di atas maka penulis tertarik menyelesaikan Skripsi dengan judul: “Sistem Informasi Arsip Digital pada Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar”.
2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada pada STAIN Batusangkar, maka penulis dapat mengidentifikasikan masalah yang dapat disimpulkan dan dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan implementasi sistem informasi arsip digital sebagai berikut :
a. Pengolahan dan pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih dicatat secara manual (dicatat kedalam buku agenda surat masuk dan surat keluar).
pencarian arsip, sehingga informasi yang dibutuhkan terlambat didapatkan.
c. Sering terjadi keterlambatan penyampain data surat masuk dan keluar kepada pihak yang ditujukan.
3. Batasan Masalah
Melihat dari permasalahan yang ada, dalam penerapan sistem kearsipan masih manual peneliti tertarik untuk melakukan penelitian yang lebih perfokus kepada sistem pengelolaan kearsipan yang lebih dan sesuai dengan kemajuan perkembangan zaman dan kebutuhan dunia kerja yaitu dengan melakukan sedikit perubahan/inovasi pada sistem kearsipan yang telah ada ke penerapan sistem kearsipan berbasis digital yaitu berupa sistem informasi arsip digital pada STAIN Batusangkar.
4. Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah yang telah dikemukakan di atas maka penulis dapat simpulkan rumusan masalah yaitu bagaimana merancang sistem informasi arsip digital pada pada Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar.
5. Tujuan dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penelitian
Tujuan penulis membahas permasalahan ini adalah untuk :
1. Untuk mengetahui dan menjelaskan proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar.
2. Untuk membantu pengelola arsip pada STAIN Batusangkar dalam meningkatkan akurasi data dengan merancang dan membuat aplikasi perangkat lunak yang berbasis komputer.
3. Dengan adanya perangkat lunak yang berbasis komputer dalam melakukan pengolahan surat masuk dan keluar pada STAIN Batusangkar dapat
mempercepat dan
mempermudahpenyampaian informasi yang di butuhkan.
b. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat penelitian berupa:
1. Sebagai
implementasi dan pengembangan ilmu yang telah penulis dapatkan selama masa perkuliahan sekaligus sebagai sumbangan terhadap almamater Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Indonesia Padang.
2. Sebagai bahan
kajian dan masukan bagi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Batusangkar.
3. Sebagai
tambahan referensi bagi pembaca yang akan melakukan penelitian lebih lanjut.
4. Bagi penulis,
6. Metodelogi Penelitian
Dalam melakukan pengumpulan data untuk menyelesaikan Skripsi ini, penulis melakukan teknik pengolahan data sebagai berikut :
a. Riset Lapangan (Field Research)
Adalah suatu teknik penelitian yang dilakukan secara langsung pada objek penelitian, dimana untuk memperoleh data tersebut penulis menggunakan beberapa teknik yaitu :
1) Teknik wawancara atau interview
Teknik wawancara atau interview yaitu dengan mengadakan wawancara langsung dengan pihak yang berwenang untuk mendapatkan penjelasan-penjelasan terhadap masalah yang menjadi objek pengamatan atau pembahasan.
2) Teknik pengamatan observasi
Teknik pengamatan atau observasi yaitu dengan mengadakan peninjauan langsung terhadap pelaksanaan kegiatan yang menjadi data pembahasan.
b. Riset Kepustakaan (Library Research) Adalah suatu metode untuk memberikan kesimpulan mengenai data yang bersifat teoritis yaitu dengan jalan membaca buku, majalah, koran dan catatan-catatan serta sumber-sumber lain yang berkaitan dengan maksud penelitian.
c.Penelitian Laboratorium (Laboratory Research)
Melakukan pengolahan data yang telah dikumpulkan. Pada metode ini penulis melakukan penelitian dibantu oleh fasilitas
laboratorium komputer, dengan menggunakan laptop.
Peralatan yang digunakan untuk memecahkan permasalah ini yaitu:
1) Hardware yang
digunakan:
a) Processor Intel Core i5-2450M b) Hardisk 500 GB
c) Flast Disk 16 GB
d) Printer HP Laserjet P1005 e) Mesin Scan
2) Software yang
digunakan:
a) Sistem operasi Windows 7 b) Microsoft Office 2007 c) Makromedia Dreamweaver d) Bahasa Pemograman PHP 5 e) Database My SQL
f) Wampp
B. LANDASAN TEORI 1. Sistem Informasi
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan (Faisal, 2008:15). Sedangkan menurut McLeod dalam Yakub (2012:1) bahwa sistem adalah “Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan”.
Informasi adalah data yang telah diberi arti, mempunyai tujuan dan unit analisis. Informasi merupakan produk akhir dari suatu sistem (Faisal, 2008:25).
suatu organisasi yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data agar menghasilkan informasi yang berguna.
Menurut Hanif Al Fatta (2007:44),“Perancangan Sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisi sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sistem yang lengkap harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki”.
Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap merancang suatu sistem dan program adalah membuat usulan pemecahan masalah secara logikal. Umumnya berupa gambar dan diagram. Alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem tersebut adalah:
a. Aliran Sistem Informasi
b. HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
c. Normalisasi
d. Data Flow Diagram (DFD)
e. Entity Relationship Diagram(ERD) f. Flowchart
2. Arsip
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan bahwa:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2).
Penataan arsip di STAIN Batusangkar sudah diatur dalam Keputusan Menteri Agama Rebublik Indonesia Nomor 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Arsip di Lingkungan Kementerian Agama, dimana terdapat prinsip penataan arsip, yaitu :
1) Arsip aktif disimpan secara desentralisasi disetiap unit pengolah sesuai jejang struktural di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota. 2) Penyimpanan arsip aktif dilakukan sesuai
prosedur dan penataan pemberkasan yang telah ditentukan berdasarkan klasifikasi alpha numeric.
3) Setiap unit pengolah memiliki sentral file untuk menyimpan arsip aktif.
4) Penataan Arsip inaktif dipusatkan di Unit Kearsipan dalam tiap satuan organisasi, tetapi sebelum dipindahkan ke Unit Kearsipan disimpan sementara terlebih dahulu di masing-masing tata usaha Unit. 5) Setelah melalui proses pemindahan arsip,
penataan arsip inaktif dapat tetap mempertahankan penataan sewaktu masih aktif.
Untuk kepentingan penemuan kembali arsip inaktif, maka perlu dibuatkan daftar indeks berkas (titel).
3. Arsip Digital
yang dapat memprosesnya. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi. Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.
4. Perangkat Lunak Pembangun Sistem a. MySQL
Menurut Anhar, ST (2010:45) bahwa MySQL adalah “salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lainnya.
b. Web Server
Menurut Jhonsen (2004:174) dalam Dani Ainur Rivai dan Sukadin.d, diakses 4 April 2016bahwa Web server adalah “tempat mendapatkan halaman web dan data yang berhubungan dengan website yang dibuat, sehingga data dapat diakses dan dilihat orang lain”.
c. PHP
Menurut C. Widyo Hermawan (2009:3) PHP (Hypertext Preprocessor) adalah: Merupakan bahasa pemograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses dan mengolah data secara
dinamis. PHP dapat dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language, artinya semua sintak dan semua program yang ditulis akan sepenuhnya dijalankan oleh server, tetapi dapat disertakan pada halaman HTML biasa.
C. ANALISIS SITEM
Sistem Informasi pengarsipan pada STAIN Batusangkar sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal, sehingga produktivitas belum dapat dicapai secara maksimal. Tidak ketersediaannya data-data arsip yang dibutuhkan, serta masih melaksanakan proses-proses manual mencari satu persatu arsip megakibatkan memakan waktu yang lambat dan memungkinkan tidak ditemukanmya file arsip tersebut.
Berikut ini penulis menyajikan alur data dan informasi yang terjadi dari proses pencarian arsip hingga pelaporan. Dengan tetap memperhatikan kebutuhan data pada masing-masing komponen system yang saling berkaitan dan saling mendukung dalam suatu siklus alur system informasi.
komponen sistem. Proses-proses yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Receptionis STAIN Batusangkar menerima surat masuk dari Pengantar Surat.
2. Receptionis menyerahkan surat tersebut kepada Staf Bagian Umum.
3. Staf Bagian Umum memproses surat masuk dan merekap datanya kedalam buku agenda, kemudian surat di fotocopy dan surat diserahkan kepada Ketua/Pembantu Ketua. 4. Ketua/Pembantu Ketua mendisposisikan
surat masuk tersebut dan diserahkan kembali kepada staf bagian umum.
5. Staf Bagian Umum mendistribusikan surat tersebut kepada masing-masing Kepala Unit Kerja/ Dosen yang ditunjuk dan satu rangkap lagi diarsipkan.
6. Ketua/ Pembantu Ketua menyerahkan surat keluar yang sudah ditanda tangani kepada Staf Bagian Umum .
7. Staf Bagian Umum memproses surat keluar dan mencatat datanya ke dalam buku agenda, kemudian surat di fotocopy dan di distribusikan kepada penerima surat, dan satu rangkap diarsipkan.
8. Staf Bagian Umum menyerahkan rekap laporan surat masuk dan keluar kepada Ketua/Pembantu Ketua.
Berdasarkan sistem pengarsipan pada STAIN Batusangkar yang sedang berjalan, penulis menganalisa bahwa :
1. P
encatatan surat masuk atau keluar di lakukan secara manual. Surat masuk dan keluar di catat kedalam buku agenda sebelum di teruskan kepada Ketua atau Pembantu Ketua untuk di disposisikan.
Terkadang terjadi penomoran data ganda terhadap surat masuk dan keluar.
2. P
engolahan dan penyimpanan arsip yang di lakukan oleh Staf Bagian Umum STAIN Batusangkar masih menggunakan sitem manual. Pengolahan dan penyimpanan arsip secara manual akan membutuhkan waktu yang lama, baik dalam pencatatan, pengkodean dan pengelompokan arsip. Adanya keterbatasan ruangan dalam penyimpana arsip.
2. Sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian data surat masuk dan keluar kepada Ketua atau Pembantu Ketua oleh Staf Bagian Umum. Hal ini disebabkan proses pencarian secara manual membutuhkan waktu yang lama, bahkan kadang arsip yang di cari tidak ditemukan di karenakan kesalahan pada saat penyimpanan atau pengelompokan arsip dan arkhirnya berpengaruh dalam pengambilan keputusan.
Rancangan sistem baru ini merupakan pengembangan dari sistem lama, tujuannya adalah untuk membandingkan efesiensi dan efektifitas kerja dalam pengolahan surat masuk dan keluar yang didukung oleh aplikasi bahasa pemograman PHP yang akan melibatkan bagaimana proses dalam menghasilkan suatu informasi, dari masukan data sampai informasi yang dihasilkan.
D. DESAIN SISTEM
sistem secara konseptual yang berfungsi untuk membenahi sistem yang sedang berjalan.
Dalam perancangan global, diuraikan bagan arsitektur sistem yang diusulkan berupa HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output), DFD (Data Flow Diagram), dan ERD (Entity Relational Diagram).
Dalam perancangan terinci, diuraikan bagan arsitektur sistem yang diusulkan berupa Struktur Menu Utama, Desain Output, Desain Proses, Desain Input¸ Desain File dan relasi antar File.
E. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
HASIL IMPLEMENTASI SISTEM
INFORMASI
Tahap implementasi adalah tahap akhir dalam menggambarkan sistem, yaitu meletakan sistem agar siap dioperasikan. Implementasi
berguna untuk mempermudah penerapan sistem yang disiapkan agar pengentrian data sampai
pada penyajian informasi sesuai dengan prosedur yang telah direncanakan.
Sebelum program diterapkan, program harus bebas terlebih dahulu dari
kesalahan-kesalahan yang akan terjadi. Program diuji di tiap modul dan dilanjutkan dengan pengujian ke semua modul yang telah dirangkai. Kesalahan
yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk, yaitu sebagai berikut :
1. Kesalahan bahasa (language errors) atau disebut juga kesalahan penulisan (syntax
errors), adalah kesalahan dalam penulisan
kode program yang tidak sesuai dengan yang
sudah diisyaratkan.
2. Kesalahan waktu transaksi (runtime errors)
adalah kesalahan yang terjadi sewaktu program dijalankan. Kesalahan ini akan
menyebabkan transaksi program terhenti sebelum selesai pada saatnya karena compiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi
yang tidak biasa dikerjakan.
3. Kesalahan logika (logical errors) adalah kesalahan dari logika program yang dibuat.
Setelah bebas dari kesalahan, dilanjutkan dengan pengujian sistem. Tujuan utama dari pengujian sistem adalah untuk memastikan
bahwa elemen atau komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan yang mungkin terjadi.
F. PENUTUP 1. Kesimpulan
Berdasarkan pada pembahasan sebelumnya terhadap sistem informasi Arsip Digital pada STAIN Batusangkar maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
2. Perancangan sistem informasi ini mencakup pengolahan data arsip surat masuk, data arsip surat keluar.
3. Keunggulan sistem informasi ini adalah proses percepatan sistem yang dapat mempercepat kinerja dalam pengolahan arsip surat sehingga dapat meningkatkan pelayanan sistem dalam pengolahan data arsip surat.
2.Saran-saran
Untuk pengembangan lebih lanjut, ada beberapa hal yang bisa disarankan penulis sebagai implikasi dan implementasi dari hasil penelitian, yaitu:
1. Dalam penerapan sistem komputerisasi sebaiknya didukung oleh perangkat atau alat yang memadai, baik dari segi manusia (Brainware) maupun segi peralatannya (Hardware dan Software).
2. Perlu diadakan pelatihan-pelatihan kepada pengguna dalam sosialisasi pemakai sistem yang diimplementasikan agar dalam penerapannya pengguna benar-benar memahami cara kerja sistem sehingga efektif dalam pemakaiannya.
3. Bagipenelitiberikutnyayangmembahasmas alahyangsamadisarankan
mengembangkansistem lebih berkualitas, denganmenyempurnakan
aplikasimenggunakan
bahasapemogramanPHPdanMysqlsebagai databaseyang
lebihlengkap,agardapatmemudahkanuserda lam membuat laporan serta memperoleh datayangdibutuhkan.lebih lama dan lebih familiar dengan penggunanya
DAFTAR PUSTAKA
Anhar,ST.2010.PanduanMenguasaiPHP&MySQL. Jakarta:Mediakita
B. Sakur, Stendy. (2010). PHP 5 Pemrograman Berorientasi Objek - Konsep dan Implementasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Daryono. (2011) Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik. http://daryono.staff.uns.ac.id/
2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/ .html , diakses tanggal 4 April 2016 Hasugian, Jonner. n.d. Pengantar Kearsipan.
http://www.bapersip.jatimprov.go.id/
images/artikel/pengantar%20kearsipan%20oleh %20Drs.%20JONNER%20HASUGIAN, %20M.Si.pdf, diakses tanggal 4 April 2016 Hermawan, C.Widyo (2009). PHP Programming.
Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini, & Koniyo, Andri. (2007). Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi.
Madcom.(2012).Adobe Dreamweaver CS6 dan PHP-MySQL untuk Pemula.Yogyakarta:Andi Offset.
Maryati, MC. (2014). Meningkatkan Keunggulan Perusahaan Melalui Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Muharda,& G iap, Y.C. (2011).PengantarTeknologiInformasi.Jakarta: Mitra WacanaMedia.
Rivai, Ainur & Sukadi. (2013) Pembuatan Website Profil Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Miftahul Huda Ngadirojo. IJNS Volume 2 No 3-Juli 2013. ISSN. 2302-5700. http://ijns.org/journal/
index.php/ijns/article/view/242/236 . (diakses tanggal 4 April 2016).
Sutabri, Tata. (2012).AnalisisSistem Informasi.Yogyakarta:Andi Offset.
Utamo, Eko Priyo. (2014). Kolaborasi PHP 5 &
MySQL 5 untuk Pengembangan
