BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Enseval didirikan pada Oktober 1973, sebagai akibat dari pemisahan fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak perusahaan. Dalam perkembangannya PT. Enseval juga berkembang menjadi distributor umum, tidak saja menjadi distributor produk-produk farmasi saja tapi juga mencakup produk keperluan konsumen, alat-alat kedokteran bahkan agen dan industri makanan. Sejalan dengan perkembangan ekonomi Indonesia, PT.Enseval juga melakukan diversifikasi ke berbagai usaha diluar bidang perdagangan dan distribusi.
Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk kembali ke bidang usaha inti pada tahun 1993, maka semua kegiatan usaha perdagangan dan distribusi dipindahkan ke PT. Arya Gupta Cempaka suatu Perseroan yang didirikan pada tahun 1988 yang selanjutnya pada 6 Agustus 1993 berganti nama menjadi PT.Enseval Putera Megatrading.
Surat Ijin Perdagangan : 00318 /1.824.271 Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.342.572.3-054.0000
Pada 1 Agustus 1994 Perseroan tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk. Kegiatan Perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang terdiri atas 4 divisi, yaitu :
2. Divisi penjualan dan distribusi produk barang komsumsi, obat bebas dan nutrisi.
3. Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan perlengkapan kesehatan.
4. Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri farmasi, kosmetik, makanan dan kesehatan hewan.
Hingga kini,Perseroan memiliki 42 cabang di seluruh Indonesia yang tersebar dari Banda Aceh sampai ke Jayapura. Perseroan juga memiliki infrastruktur yang memadai guna menunjang kelancaran operasional logistik yaitu 2 Regional Distribution Centre berupa fasilitas gudang besar yang berada di Jakarta dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada pengiriman serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan keperluan pihak pemasok (prinsipal) dan pelanggan (outlet).
Pada saat ini Perseroan mempunyai lebih dari 100 pemasok (principal) dan melayani secara langsung lebih dari 200,000 outlet di seluruh Indonesia. Sampai dengan tahun 2009, Perseroan mempunyai 5 anak perusahaan, yaitu :
1. PT. Tri Sapta Jaya
2. PT. Milenia Dharma Insani 3. PT. Enseval Medika Prima
4. PT. Global Chemindo Megatrading 5. PT. Renaldmed Tiara Utama
PT. Tri Sapta Jaya yang bergerak dibidang usaha distribusi produk farmasi dan kesehatan akan berfokus untuk memperluas jaringan distribusi farmasi ke pasar bawah dan juga lebih menjangkau daerah-daerah yang terpencil. PT.Milenia Dharma Insani didirikan pada tahun 2003, dikembangkan dari hanya bisnis apotik menjadi klinik dengan nama Mitrasana. Klinik Mitrasana menyediakan fasilitas kesehatan yang ekonomis dan terintegrasi yang meliputi praktek dokter, farmasi, laboratorium, mini market dan sekarang diperluas dengan jasa layanan hemodialisis. Dengan visi menjadi klinik pilihan keluarga Indonesia dengan pelayanan prima dan harga terjangkau, Klinik Mitrasana ini kini telah menambah jumlah klinik menjadi 13 buah di tahun 2009 di area Jakarta dan sekitarnya.
Selanjutnya, dengan tujuan untuk melakukan perluasan, atau ekstensifikasi usaha dibidang pemasaran dan perdagangan alat kesehatan, maka pada November 2007, didirikan anak perusahaan yaitu PT. Enseval Medika Prima yang kini sudah mulai beroperasi secara resmi pada Oktober 2008. PT. Enseval Medika Prima bergerak di bidang pemasaran alat kesehatan dan diagnostic secara lebih fokus.
PT. Global Chemindo Megatrading yang didirikan pada November 2007 merupakan anak perusahaan yang bergerak dibidang bahan baku akan terus berfokus pada penjualan bahan baku baik ke pelanggan dalam group maupun non group. PT. Global C hemindo Megatrading kini sudah memulai kegiatan usaha secara independen sejak Oktober 2008.
Sebagai langkah diversifikasi jenis layanan dalam bidang kesehatan, Perseroan mendirikan anak perusahaan yaitu PT. Renalmed Tiara Utama pada Juli 2008 dan Perseroan melakukan akuisisi usaha penyediaan bahan-bahan dan mesin
hemodialisa bagi pasien gagal ginjal ke rumah-rumah sakit dan klinik-klinik pada Oktober 2008 dari pihak ketiga yang meliputi: kendaraan, mesin hemodialisa dan persediaan dimana sekaligus PT. Renalmed Tiara Utama secara resmi memulai kegiatan usahanya dibulan yang sama.
Visi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Menjadi perusahaaan jasa distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan yang prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat.
Misi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Menyediakan layanan logistik yang unggul dan terpadu untuk produk-produk perawatan kesehatan dan produk-produk sejenisnya.
Nilai Inti PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
1. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan 2. Integritas
3. Gigih untuk mencapai yang terbaik 4. Kerjasama yang kokoh
5. Inovasi
B. Struktur Organisasi pada PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan
Sumber : Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan (2014) Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Medan Adm. Ekspedis i Waka Ekspedisi KSK KSA ADM Chasier IT Chanel
Data Proses Petugas
Gudang Driver Loper Idyoice ADM Claim Adm Colector GL. Staff Account ADM WHS. Supervisior WHS COR Area Business Manager
Secretary
Cord. CSO IT Sipport Apoteker AR
Controler Umum
C. Job Description pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan 1. ABM (Area Businnes Manager)
Wewenang dan tanggung jawab : a. Mengambil keputusan sepenuhnya b. Mengambil kebijakan
c. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan d. Menjaga kerahasiaan perusahaan
e. Membina hubungan yang baik dengan karyawan 2. KSA (Kepala Seksi Akuntansi)
Wewenang dan tanggung jawab :
a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan
b. Mempertanggung jawabkan laporan akuntansi dan keuangan c. Menjaga kerahasiaan perussahaan
d. Mengambil alih saat ABM (Area Businnes Manager) tidak ada di tempat
e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan f. Membagi dan mengatur tugas bawahan
KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional perusahaan yaitu terdiri dari :
1. KSSA (Kepala Sub Seksi Akuntansi) 2. Divisi Akuntansi, terbagi atas :
a. Data Proses
Wewenang dan tanggung jawab :
1) Bertugas mereolase Sales Order (SO) yang masuk dari ECC dan diproses sehingga sampai di gudang.
2) Memperlancar proses retur barang
3) Mempelancar atau memproses masuknya Sales Order (SO) 4) Bertanggung jawab kepada ABM dan KSA
5) Menjalin hubungan yang baik dengan sesama karyawan b. Staf Klaim /GL
Wewenang dan tanggung jawab :
1) Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat 2) Mencek payment voucher (jurnal account)
c. IT Chanel
1) Mengatur jaringan yang dipakai PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
3. Devisi Keuangan yang terbagi atas : a. Fakturis
1) Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan surat jalan internal.
2) Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak
3) Setelah distempel atau ditanda tangani fakturis menyerahkan ke pool faktur untuk diproses selanjutnya.
b. Pool Faktur
1) Menerima semua faktur
2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota 4) Data tagihan diserahkan parsalesman untuk tagihan luar kota c. Kasir
1) Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro
2) Menerima setoran dari sales secara tunai
3) Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driver dan loper
4) Mencek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas 5) Membuat rekonsilasi Bank
6) Memasukkan atau mencek mutasi Bank (Bank Danamon dan Bank Nagari) yang telah menyetor uang tunai dari rektorat. 7) Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar
8) Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah di appove oleh pimpinan cabang, direktorat sales dan akuntansi.
d. Kolektor
1) Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo 2) Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 7-30 hari
4. ECC (Enseval Custumer Care) Tugas dan tanggung jawab :
a. Menerima orderan dari salesman
b. Memproses dan mencetak orderan yang masuk c. Menginput orderan yang masuk secara manual
d. Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan orderan yang akan dipesan
e. Bertanggung jawab langsung ke ABM
f. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan 5. Apoteker
Tugas dan tanggung jawab :
a. Menandatangani faktur penjualan, ship list, receipt dan BAPB b. Membuat surat pesanan psikotropika yang dilampirkan ke pusat c. Membuat laporan psikotropika ke Dinas kesehatan
d. Membuat laporan dinamika obat
e. Mengecek suhu pada waktu yang telah ditentukan (suhu gudang dan suhu chiller)
f. Arsip faktur dan surat pesanan
g. Mengecek stok psikotropika setiap hari h. Bertanggung jawab kepada ABM 6. Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab kepada ABM
b. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang sesuai system dan prosedur yang berlaku
c. Menata kerapian barang di gudang dan tata letaknya
d. Memeriksa kadaluarsa produk dan melakukan penyisihan barangyang expire datenya dekat dan barang yang rusak.
e. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari pencurian dan bahaya lainnya.
f. Bertanggungjawab terhadap operasional gudang mulai dari barang masuk, barang keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang dan penyusunan barang di gudang.
Di bawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional gudang, yaitu :
1. Wakil kepala gudang
a. Bertanggung jawab atas operasional gudang
2. Admin
a. Mengentri picklist untuk dijadikan faktur b. Membuat laporan selisih kanvas
c. Membuat laporan barang masuk
d. Membuat tanda terima retur barang rusak 3. Picker
Tugas dan tanggung jawab:
a. Membuat laporan barang masuk
b. Mengambil barang yang diminta dalam Surat Orderan (SO) c. Mengambil barang yang tukar guling
d. Menyiapkan barang sesuai permintaan
e. Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses lanjutannya untuk dibuatkan laporan rusak, dan jika barangnya masih baik maka dimasukkan ke locator masing-masing sesuai barang.
4. Checker
Tugas dan tanggung jawab :
a. Mencek barang yang dikeluarkan oleh picker sesuai faktur, jika tidak sesuai checker menginformasikan ke picker
b. Mencek barang yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan faktur c. Mencek barang akan masuk kanvas
d. Menerima dan mencek barang masuk dari pusat maupun cabang e. Membuat surat jalan ke ekspedisi
5. Kepala Ekspedisi Tugas dan tanggung jawab :
a. Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yang terkirim secara on time
b. Memastikan semua masalah admin di dalam devisi ekspedisi
c. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, fakturdan kendaraan pada saat pengiriman barang.
d. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraaan pada saaat pengiriman barang
e. Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan prosedur
f. Membuat dan mengatur rute pengiriman barang
g. Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yang tertera pada faktur
Di bawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasioanal tim ekspedisi, yaitu :
a. Admin expedisi
1) Mengerjakan semua masalah di ekspedisi yaitu pembuatan surat jalan 2) Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali
b. Loper
Loper adalah tim ekspedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor. Produk yang di antar dalam jumlah yang sedikit, biasanya produk ethical, consumer, dan
CHB. c. Driver
Driver adalah tim ekspedisi yang menghantarkan barang menggunakan mobil biasanya keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang banyak, biasanya barang produk ethical, consumer dan CHB.
D. Peraturan Kerja
PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk mempunyai satu peraturan yang berupa kesepakatan bersama yang meliputi peraturan kerja.
Tabel 2.1 Hari Kerja dan Jam Kerja
Hari Kerja Jam Kerja Keterangan Senin s/d Jumat 08.00 – 16.00 Jam Kerja
Sabtu 08.00 – 13.00 Jam Kerja Senin s/d Jumat 12.00 – 13.00 Istrahat
Sumber: Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan (2014) E. Jaringan Kegiatan
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan merupakan Pedagang besar Farmasi yang berbadan hukum dan memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan perbekalan farmasi. Sistem manajemen dan akuntansi yang ada pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk telah sesuai
dengan teori manajemen pengadaan farmasi dan akuntansi yaitu sistem pendistribusian, sistem penyimpanan dan sistem pelaporan. Untuk pelaporan Obat Psikotropika dilakukan sekali sebulan, sedangkan untuk barang konsumer dilakukan tiga bulan sekali.
Sistem pendistribusian di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sistem tekan dimana jumlah barang yang didistribusikan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan ditentukan oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat, yang dikombinasikan dengan sistem tarik (dengan adanya pesta). Sistem penyimpanan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ini yaitu FEFO (Fisrt Expired First Out).
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk memiliki 5 Divisi dan masing-masing Divisi memiliki beberapa Prinsipal, yaitu :
Tabel 2.2 Divisi dan Pengelompokan Prinsipal
NO Divisi Prinsipal
1. Pharma a. Kalbe Farma
b. Interbat c. Holistic Care d. Kalbe Nimitz e. Primary Care
f. Smith dan Nephew
g. Hexpharm Jaya
2. KND Sanghyang perkasa
3. CHD a. Saka Pharma
b. Kalbe Farma OTC
c. Kalbe Farma RTD
lanjutan NO Divisi Prinsipal 4. CHB a. John Francis b. Loreal c. Aquasalve Sanaria d. Nata Meridian e. Amsafe
f. Kara Santan Pratama g. Aneka Boga Citra
h. Hermon Anugrah Indah
i. Osaki Medical j. Impers Pratama k. Tata Nutrisana
l. Mead Johnson
5. MIDI a. All Midi
b. Roche Indonesia Sumber: Dept. Training PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Medan (2014)
PT. Enseval Putera Megatrading,Tbk memiliki 2 jenis produk kembalian, yaitu : 1. Produk BAD, untuk produk yang rusak ataupun yang expirednya dekat 2. Produk GOOD, untuk produk yang ditarik dari outlet karena berbagai alasan,
misalnya outlet tutup atau outlet tidak bias melunasi hutang ke PBF. Tanda Terima Retur Barang (TTRB)
Kelengkapan TTRB : a. No. Faktur b. Nama Outlet
c. Nama Oenjaja Description d. Custumer ID
f. Kode Produk g. Description h. Quality i. Harga Produk j. Batch Number k. Alasan Return
l. Tanda Tangan Supervisor
PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan juga melakukan pemusnaan cabang untuk produk-produk expire ataupun produk rusak 1kali seminggu khususnya untuk produk Sanghyang Perkasa. Dimana pemusnaan dihadiri oleh perwakilan dari principal dan perwakilan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Medan. Dengan cara membuat surat permohonan pemusnaan produk ke principal PT. Sanghyang Perkasa kemudian pihak PT. Sanghyang Perkasa akan membuat surat jawaban untuk meneyetujui pemusnaaan produk tersebut kemudian dibuat berita acara pemusnaan cabang dan dilampirkan dokumentasi pemusnaan produk. Untk produk yang rusakdan expire dari Kalbe Farma, Bintang Toejoe, Abbot, Interbat, Saka Farma damn Loreal dikirimkan kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat.
F. Kinerja Kegiatan terkini
1. Pengadaan Obat/ Alat Kesehatan untuk Kebutuhan PBF (Pedagang Besar Farmasi)
Pengadaan barang PBF cabang PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di Kota Medan sudah diatur dari PBF pusat PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat yang berada di Jakarta. Pengiriman barang ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di Kota Medan tergantung permintaan, tidak mesti awal bulan atau akhir bulan. Semua kegiatan di perusahaan bias dipantaumelalui computer yang telah online. Apabila barang meningkat dari konsumen sedangkan stok kurang maka untuk mengantisipasi supaya cukup perusahaan bias melakukan pesanan tambahanyang biasa disebut PESTA.
Pada penerimaan barang diterima oleh penanggung jawab gudang dan pada waktu menerima barang surat pengantar barang atau faktur barang. Apabila tidak ada surat pengantar barang maka penanggung jawab gudang tidak akan menerima barang yang dikirim tersebut, dan juga pada waktu penerimaan barang perlu dicocokkan antara faktur dengan fisik barang juga perlu dicek kebenarannya seperti spesifikasi, jumlah dan sebagainya. Barang langsung masuk gudang.
Setiap pengiriman barang dari pusat ke cabang disertai dengan surat barang yang disebut dengan ship list yang berisi nama barang dan jumlah barang, setelah sampai di cabang fisik barang dicocokkan dengan ship list. Pemeriksaan dilakukan terhadap barang yang diterima antara lain :
a.Nama barang/ obat dan jumlahnya
b.Spesifikasi dari barang/ obat dan jumlahnya sesuai dengan kontrak, misalnya: 1) Pabrik yang memproduksi
2) Bentuk dankemasan
3) Penandaan pada kemasan dan sebagainya
4) Mutu/ kwalitas barang, seperti warna, kejernihan, tanggal kaduluarsa (ED) c.Sertifikat yang diminta dalam kontrak, termmasuk hasil uji mutu yang
dipersyaratkan d.Tanggal penerimaan
e.Pada pemeriksaan barang/ obat-obatan tersebut harus diperhatikan sifat-sifatnya, baik fisika dan kimiawi serta persyaratan penyimpanannnya, agar tidak ada barang/ obat-obatan yang rusak selama proses pemeriksaan dan penerimaan.
2. Penyimpanan Obat dan Alkes
Setelah melakukan penerimaan barang atau alat kesehatan yang telah memenuhi syarat dan sesuai dengan spesifikasi maka barang atau alat kesehatan yang disimpan ke gudang. Luas gudangnya yaitu 48x32 m. Di gudang juga dilengkapi dengan monitoring suhu yang harus dicatat yaitu tiap pukul 08.00, 11.00, 14.00 dan pukul 16.00 WIB, pencatatan suhu ini akan diperiksa oleh Badan POM. Suhu ini akan dapat bermasalah jika suhu tidak sesuai dengan obat atau barang karena ini dapat memperngaruhi kestabilan obat, khususnya obat-obatan yang suhunya telah ditetapkan, terutama barang ethical.
Waktu penyimpanan barang/ obat hendaklah diperhatikan petunjuk-petunjuk/ syarat-syarat yang telah ditetapkan untuk menyimpan barang/ obat tersebut, agar tetap stabil dan tidak rusak karena penyimpanan yang salah seperti :
1) Sesuai dengan sifat fisika dan kimiawinya 2) Sesuai dengan jenisnya
3) Menurut bentuk sediaan
4) Penyusunan barang berdasarkan principal 5) Penyusunan barang berdasarkan system FEFO
6) Penyusunan barang di letakkan dalam palet-palet ditiap locator, berdasarkan nomor dan abjad.
7) Tiap-tiap palet dan locator barang masing-masingada penanggungjawab 8) Barang yang rusak atau kemasan penyot dikembalikan ke gudang dan
diletakkan terpisah
9) Barang yang expire date 3 bulan terakhir atau yang sudah dekat kadaluarsanyaditarik oleh gudang dan dimusnakan.
10)Jangan menyimpan barang/ obat-obatan langsung di atas lantai, dan dihindarkan dari cahaya matahari langsung, karena akan mempercepat kerusakan.
Pada waktu penyimpanan barang harus ddiperhatikan kondisi gudang, dimana kondisi gudang yang baik sebagai berikut :
1) Lantai rata, kedap air dan tidak licin 2) Dinding, minimal 20 cm di atas lantai
3) Luas ruangan cukup 4) Atap tidak bocor
5) Punya langit-langit/loteng yang mudah dibersihkan 6) Ventilasi cukup
7) Punya sarana penyimpanan yang memadai seperti rak obat, lemari pendingin, ruang punya AC dan lain-lain.
8) Punya lemari khusus untuk penyimpanan psikotropika 9) Penyinaran yang cukup
10)Punya sumber air yang memenuhi syarat sebagai air minum 11)Mempunyai pengamanan gudang
3. Pendistribusian Obat dan Alkes
Barang keluar merupakan permintaan orderan daricabanglain, ke rumah sakit, apotik, took-toko dan mini market.
Cara pendistribusian barang di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk antara lain :
a. Pendistribusian Umum
1. Outlet bias memesan barang langsung melalui via telepon kepada ECC 2. Salesman yang berkunjung langsung ke outlet untuk melakukan orderan,
lalu salesman mengirimkan orderan dari outlet kepada ECC melalui PDA yang telah diprogram pada handphone salesman. Pemesanan barang-barang PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan obat psikotropika harus menggunakan Surat Pesanan khusus.
3. Lalu bagian ECC mengentri orderan di computer, hasil entri berupa Surat Orderan (SO)
4. Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis data pesanan yang telah di entri oleh ECC akan langsung ke gudang.
5. Apabila pending, ditanda tangani supervisor baru dibawa ke ABM/KSAkemudianAAproved. Apabila order langsung ditanda tangani DSS ETH baru ke bagian Aproved.
6. Data proses menginput SO (Sales Orderan) untuk sampai ke gudang secara otomatis.
7. Dan komputer memproses secara otomatis tentang ketersediaan barang. Jika barang tidak tersedia maka akan keluar Surat Pesanan Tidak Terpenuhi yaitu surat yang dikeluarkan jika barang yang diminta sedang habis atau stok sedang kosong.
8. Surat Orderan (SO) disebut juga dengan picklist sampai di gudang terdiri dari 2 lampir.
9. Dilakukan picking barang oleh picker
10. Setelah picker selesai melakukan picking barang diletakkan di masing-masing tempat, ada yang dalam kota dan luar kota, dan diselipkan copy picklist untuk dip roses pengecekan barang.
11.Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk difakturkan dan ditanda tangani oleh apoteker.
12.Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no batch, kadar, jumlah barangdan outlet yang dituju.
b. Pendistribusian secara Khusus
Diutamakan terhadap produk-produk yang memerlukan suhudi bawah suhu kamar, biasanya pengantaran untuk produk-produk tersebut membutuhkan alat pendingin sejenis (stereoform) dengan menambahkan es gell/dryes yang akan mempertahankan suhu pada produk tersebut dalam batas waktu tidaklebih dari 2 jam pengantaran.
c. Pendistribusian Kanvas
Orderan dilakukan melalui salesman yang keluar kota dengan menggunakan mobil box. Adapun tata cara pendistribusian kanvas antara lain :
1. Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana kanvas yaitu beberapa banyak barang yang akan di bawa.
2. Jika ada pemesanan di luar kota maka salesman memfax ke Enseval cabang untuk pengiriman barang.
3. Biasanya barang didistribusikan oleh kanvas adalah barang-barang kosmetik, makanan dan minuman.
4. Kanvas dimulai dari hari Senin dan berakhir di hari Jumat sore 4. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dilakukan oleh tim ekspedisi. Adapun cara pengiriman barang yang dilakukan antara lain :
1. Setelah faktur tercetak maka admkin ekspedisi membuat surat jalan untuk timekspedisi(driver atau loper)
2. Kemudian tim ekspedisi mengambil barang ke gudang yang sesuai dengan faktur outlet.
3. Kemudian tim ekspedisi mengantar barang ke outlet
4. Setelah barang diserahkan, faktur ditanda tangani dan distempel oleh outlet. Jika outlet memesan barang secara kredit maka faktur yang berwarna biru diserahkan ke outlet tetapi bila menggunakan system Cash On Delivery (COD) maka faktur asli diserahkan ke outlet.
5. Kemudian tim ekspedisi kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk dengan membawa sifat fakturnya dan diserahkan ke bagian Administrasi ekspedisi untuk dicocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus kembali di hari yang sama.
6. Untuk pengiriman barang ke luar kota, lama pengiriman pesanan 1 hari setelah pemesanan. Jika ada outlet yang membutuhkan barang dalam waktu yang cepat, maka pengiriman menggunakan jasa pengiriman travel dengan biaya ditanggung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk/ outlet.
5. Mekanisme Pembayaran
Sistem pembayaran ada beberapa macam:
a. Tunai (Sebuah sistem pembayaran yang dilakukan menggunakan batas waktu pembayaran 3 hari)
b. Pola pembayaran kredit terbagi atas : 1) Kredit 7 hari
2) Kredit 14 hari 3) Kredit 21 hari 4) Kredit 30 hari
c. COD (Cash on Delivery) yaitu pembayaran langsung
d. Tender (biasanya dengan harga yang lebih murah dari harga penjualan biasa)
6. Administrasi
Proses administrasi barang yang telah dikeluarkan melalui beberapa tahap: a. Setelah tim ekspedisi kembali mengantarkan barang, faktur diserahkan
ke admin ekspedisi dan dicocokkan dengan surat jalan dan ditanda tangani oleh kepala ekspedisi
b. Setelah selesai diproses di ekspedisi faktur beserta surat jalan diserahkan ke fakturis
c. Fakturis melampirkan faktur asli dengan surat pajak
d. Setelah selesai diproses oleh fakturis faktur diserahkan ke pool faktur untuk proses selanjutnya.
e. Pool faktur menerima semua faktur dan menginput di data tagihan yang nanti akan dibawa ke kolektor untuk ditagih ke outlet-outlet jika jatuh tempo.
f. Kasir menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor g. Kasir mengimput ke computer untuk melaksanakan pelunasan
h. Pembayaran juga dapat melalui giro, cek, transfer ke rekening perusahaan dan secara tunai melalui loper atau driver.
7. Laporan
a. Laporan obat
Macam-macam laporan yang dibuat yaitu : 1. Laporan psikotropika
2. Laporan insentive 3. Laporan OTD
4. Laporan barang rusak
5. Laporan triwulan yaitu laporan semua barang (laporan dinamika obat)
6. Laporan alat kesehatan b. Laporan Keuangan
Arus data yang membentuk laporan keuangan :
1. Dari dokumen penerimaan barang dan dokumen pengeluaran barang
2. Dari dokumen tersebut barulah kita bias membuat Sales Order dan Delivery Order 3. Barulah terbentuk : a. Faktur 1)Regular 2)Kanvas 3)Tender b. Retur 1) Regular
2) Kanvas 3) Return
4) DN (Debet Nota) /CN (Credit Nota) discount
4. Lalu dibuat Receipt Voucher, Payment Voucher, dan daftat tagihan 5. Setelah itu data dikumpulkan dalam nbentuk jurnal
6. Kemudian dimasukkan ke dalam buku besar
7. Barulah didapat laporan laba/ rugi yang terlihat pada neraca 3. Laporan Pajak
Pelaporan pajak berupa PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dilakukan langsung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat. Pelaporan pajak yang dilakukan di cabang yaitu pajak penghasilan yang ada dua macam yaitu Pasal 21 (Pajak Penghasilan) dan Pasal 23 (Pajak Jasa).
