i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR SEWA DAN PENAGIHAN ATAS ASET PT. KERETA API INDONESIA (Persero) DAOP VII MADIUN
Disusun Oleh :
DWI NANDA PRATIWI
D1514036
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Diploma III Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR SEWA DAN PENAGIHAN ATAS ASET PT. KERETA APIINDONESIA (Persero) DAOP VII MADIUN
Disusun Oleh :
DWI NANDA PRATIWI
D1514036
Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Sosial
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, Juli 2017
Pembimbing,
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Tugas Akhir
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Senin
Tanggal : 28 Agustus 2017
Disusun Oleh :
DWI NANDA PRATIWI
D1514036
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si.
2. Penguji 2 Jamil, S.Sos, MM
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si NIP. 196108251986012
iv
“Allah mencintai orang yang bekerja apabila bekerja maka ia selalu memperbaiki prestasi kerjanya”
( HR. Tabrani )
Waktu itu bagaikan pedang, jika kamu tidak memanfaatkannya menggunakan untuk memotong, ia akan memotongmu (menggilasmu)
(HR. Muslim)
“Bermimpilah seakan kau akan hidup selamanya. Hiduplah seakan kau akan mati hari ini”
(James Dean)
Sesuatu akan menjadi kebanggaan, jika sesuatu di itu di kerjakan dan bukan hanya di pikirkan. Sebuah cita cita akan menjadi kesuksesan ,
jika kita awali dengan bekerja untuk mencapainya. Bukan hanya impian.
v
PERSEMBAHAN
1. Ayah dan Ibu Tercinta Wisnu Gunanto dan Ibunda Kurniasih yang selalu memberikan kasih sayang
2. Kakakku Novita WulanSari dan Adikku Dinda Wisniandita Putri selalu menyayangi dan memberikan semangat
3. Teman terdekatku Serda Yogi Adi Saputro yang telah mendukung sehingga saya dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Sahabatku Dwi Riana Sari dan Pungky Ermawati yang telah mendukung dan memberikan semangat kepadaku, sehingga saya dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
vi
PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Dwi Nanda Pratiwi
NIM : D1514036
Program Studi : Manajemen Administrasi
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur Sewa dan Penagihan Atas Aset PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop VII Madiun” adalah betul-betul karya sendiri. Hal hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pusaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
vii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum, Wr. Wb.
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,karena atas berkat dan rahmatNya penulis mampu menyelesaikan Laporan Akhir\Praktek yang berjudul “Prosedur Sewa dan Penagihan Atas Sewa PT. KAI (Persero) Daop VII Madiun”. Laporan akhir ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi di Universitas Sebelas Maret Surakarta Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini bukanlah tujuan akhir dari belajar, karena belajar adalah sesuatu yang tidak terbatas.
Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh
dari kesempurnaan baik isi, bahasa serta penulisannya. Hal ini disebabkan keterbatasan penulis dari segi ilmu pengetahuan, bahan atau data, dan waktu sehingga kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tugas akhir ini.
Terselesaikannya tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan dan uluran tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, tak salah kiranya bila penulis mengungkapkan rasa terimakasih dan apresiasi kepada:
1. Ketua Jurusan Manajemen Administrasi
2. Bapak Jamil, S.Sos, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu untuk membimbing saya hingga selesainya tugas akhir ini.
3. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si. Selaku dosen penguji. 4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas
Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik.
viii
6. Segenap dosen Diploma Managemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan pengetahuan dan pemikirannya selama penulis menempuh studi
7. Bapak Moh. Faisal selaku Manager Pengusahaan PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop VII Madiun yang telah memberikan kesempatan saya untuk melakukan pengamatan.
8. Bapak Febianto dan Bapak Aep selaku Assisten Manager
Pengusahaan Asset yang telah membimbing saya selama magang di kantor Pengusahaan Asset.
9. Bapak dan Ibu Karyawan Unit Pengusahaan Aset dan Unit Penagihan PT. KAI Daop VII Madiun yang dengan senang hati membantu saya dalam mengumpulkan data dan melakukan riset.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Madiun, Penulis
ix
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSTRAK ... xvi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 8
A.Tinjauan Pusaka... 8
1. Pengertian Prosedur ... 8
a. Definisi Prosedur ... 8
b. Prinsip prinsip Prosedur ... 9
c. Hakekat Prosedur ... 10
d. Manfaat Prosedur ... 10
e. Jenis-Jenis Prosedur ... 12
x
2. Pengertian Standart Operating Procedure ... 13
a. Definisi SOP ... 13
b. Hambatan Standart Operating Procedure ... 14
c. Penerapan Standard Operating Procedure ... 16
d. Asas-asas penyusunan Standart Operating Procedure ... 18
e. Prinsip Prinsip Penyusunan Standart Operating Procedure ... 20
f. Point Penting dalam Standart Operating Procedure ... 21
3. Pengertian Sewa Menyewa ... 22
a. Definisi Sewa Menyewa ... 22
b. Hak dan Kewajiban penyewa dan menyewakan ... 22
c. Risiko Dalam Perjanjian sewa-menyewa ... 25
4. Pengertian Surat Penagihan ... 27
a. Definisi Surat Penagihan...27
b. Macam Surat penagihan... 27
c. Prosedur Penagihan Piutang Perusahaan... 28
B. Metode Pengamatan ... 29
1. Lokasi Pengamatan ... 29
2. Jenis Pengamatan ... 30
3. Teknik Pengumpulan Data ... 31
a. Observasi ... 31
b. Wawancara ... 31
c. Dokumentasi ... 32
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 33
A. Gambar Umum ... 33
1. Sejarah PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) ... 33
xi
3. Visi dan Misi PT. KERETA API INDONESIA
(PERSERO) ... 37
4. Tinjauan PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) ... 38
5. Logo PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) ... 38
6. Budaya Kerja PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) ... 39
7. Struktur. Organisasi Pengusahaan Aset PT. KAI Daop VII MADIUN ... 41
8. Uraian Tugas Jabatan Kantor Pengusahaan Aset PT. KAI DAOP VII MADIUN ... 42
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 44
A. Standar Operating Prosedur (SOP) Perjanjian Kerja Sama (PKS) Atas Sewa Aset PT. KAI Daop VII Madiun ... 47
B. Prosedur Penagihan Piutang Sewa Aset PT. KAI Daop VII Madiun... 54
BAB V PENUTUP ... 58
A. Kesimpulan ... 58
B. Saran ... 60
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Asset PT. Kereta Api Indonesia (Persero) ... 1
Tabel 1.2 Lokasi Asset jalur Railway dan Non Railway
PT. Kereta Api Indonesia... 3 Tabel 1.3 Daftar Rincian Piutang tak tertagih dan pendapatan
piutang tertagih ditahun 2016... 4
Tabel 3.1 Sumber Daya Manusia Menurut Pendidikan... 34
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Logo PT. Kereta Api Indonesia (Persero) ... 38
Gambar 3.2 Budaya Kerja PT. Kereta Api Indonesia (Persero) ... 39
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Pengusahaan Asset PT. Kereta Api Indonesia
Daop VII Madiun ... 41
Gambar 4.1 Standart Operating Prosedure (SOP) Atas Asset PT. Kereta Api
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi Pengusahaan Asset PT. KAI
Lampiran 2Daftar Formulir
Lampiran 3 Form permohonan Calon Penyewa ( F PNA 01)
Lampiran 4 Form Syarat dan Ketentuan
Lampiran 5 Form surat Pernyataan Calon Penyewa ( F PNA 02)
Lampiran 6 Form Berita Acara Negoisasi (F PNA 10)
Lampiran 7 Form SPPT/NJOP (F PNA 12)
Lampiran 8 From Draft Kontrak Template (F PNA 09)
Lampiran 9 Form site Plan Lokasi Sewa (F PNA 05)
Lampiran 10 Form Analisa Kewajaran Harga ( F PNA 08)
Lampiran 11 Form Simulasi Perhitungan LLOOO3 (F PNA 07)
Lampiran 12 Form Pembayaran Termin (F PNA 04)
Lampiran 14 From Check List Data Kontrak (F PNA 06)
Lampiran 15 Form Lembar Pengesahan (F PNA 11)
Lampiran 16 Standart Operating Prosedur
Lampiran 17 Surat permintaan pembayaran faktur sewa
Lampiran 18 Surat Faktur Invoice
Lampiran 19 Surat Peringatan (1) Tagihan PT.KAI
Lampiran 20 Surat Peringatan (2) Tagihan PT.KAI
Lampiran 21 Surat Peringatan (3) Tagihan PT.KAI
Lampiran 22 Surat Bukti pembayaran jasa layanan PT.KAI
xv Lampiran24 Ijin Permohonan Magang PT. KAI
Lampiran 25 Surat Balasan Magang PT. KAI
Lampiran 26 Surat Selesai Magang PT.KAI
Lampiran 27 Form Monitoring Magang
Lampiran 28 Form Absensi Magang
xvi ABSTRAK
DWI NANDA PRATIWI. D1514036. “PROSEDUR SEWA DAN PENAGIHAN ATAS ASET PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP VII MADIUN”. Laporan Tugas akhir. Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2017.
Sewa adalah perjanjian antara perusahaan dengan penyewa dimana perusahaan menyerahkan pemanfaatan aset miliknya berupa tanah dan bangunan serta fasilitas operasional kereta api dalam jangka waktu tertentu dengan suatu pembayaran yang dilakukan oleh penyewa kepada perusahaan.Asset PT. Kereta Api Indonesia (Persero) yang disewakan meliputi tanah, bangunan, serta fasilitas lainnya di lingkungan PT. Kereta Api Indonesia yang tidak dipergunakan untuk operasional, potensial dan dalam keadaan free and clear. Serta lahan PT. Kereta Api Indonesia diluar lingkungan stasiun yang disewakan untuk gunakan sebagai rumah tinggal, warung/kios maupun fasilitas lainnya.
Tujuan pengamatan ini untuk mengetahui bagaimana Prosedur sewa dan penagihan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop VII Madiun. pengamatan ini dilakukan cara observasi berperan. Teknik pengumpulan data dikumpulkan dan dilakukan dengan melalui wawancara, observasi, dan pengumpulan dokumen.
Hasil dari pengamatan ini menunjukan bahwa prosedur sewa aset dan penagihan PT. Kereta Api Indonesia yaitu dimulai dari Calon Penyewa atau calon mitra datang langsung ke Unit Pengusahaan Aset PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop VII Madiun dan menyampaikan permohonan sewa baru yang ditujukan kepada Vice President Daop VII Madiun, menyampaikan SPPT /PBB, melaksanakan pertemuan dengan calon Penyewa, menentukan tarif, negosiasi, melakukan pemeriksaan berkas, calon Penyewa melengkapi berkas persyaratan seperti Surat Permohonan Sewa dengan lampiran SPPT lokasi sewa, surat pernyataan, berita acara negosiasi, Draft Perjanjian Tamplate, Site Plan, lembar Simulasi Penghitungan LL003, mengisi lembar analisa kewajaran harga sesuai ketentuan yang berlaku serta Lembar syarat dan ketentuan dari Aset Administration Direktur Aset Tanah dan Bangunan kantor pusat, Mengisi Lembar A1 sebagai bukti proses pengesahan dokumen Perjanjian tersebut, setalah itu penandatanganan kontrak, penginputan data, pembuatan surat kontrak untuk di arsipkan dan pencetakan dan unit Penagihan menerbitan surat tagihan/ invoice. Pembayaran sewa dimuka dilakukan paling lambat 14 (Lima Belas) hari kerja tagihan/ invoice diterbitkan. Pembayaran hanya dapat dilakukan melalui BANK menggunakan Victual Account yang sudah tertera di surat tagihan/invoice.
