Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Laporan Keuangan Menggunakan Microsoft Access 2016 (Studi Pada UMKM Percetakan Cahaya)

(1)

Indonesian Accounting Literacy Journal Vol. 02, No. 02, Maret 2022, pp. 468 – 483

©Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Bandung

Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Laporan Keuangan Menggunakan Microsoft Access 2016 (Studi Pada UMKM Percetakan Cahaya)

The Designing of Financial Report Accounting Information System Application Using Microsoft Access 2016 (Study in UMKM Percetakan Cahaya)

Siti Sopiah

Program Studi D3 Akuntansi, Politeknik Negeri Bandung E-mail: siti.sopiah.akun18@polban.ac.id

Arif Afriady

Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Bandung E-mail: arif.afriady@polban.ac.id

Abstract: Cahaya Printing is a company engaged in printing services and is located in Bandung, West Java, Indonesia. Financial reports are important information for internal and external parties.

The purpose of this study is to identify the weaknesses of the companys accounting information system as well as to design the application of financial statements according to the needs and to know the implications. The research method used is a qualitative method with a case study and development approach. Microsoft Access 2016 as a design tool as well as document flowcharts and DFD as tools for the flow of the system. Recording and reporting in the company already uses Microsoft Excel, the results of the design of financial report applications in the form of a list of journal transactions, a list of general ledger transactions, trial balances, income statements, reports of changes in equity, statements of financial position, cash flow statements, cash income and expenditure reports, and a list of charts of accounts. This application is also considered more effective and efficient in overcoming problems related to the previous system.

Keywords: Accounting Information Systems, Financial Report, Application Design

1. Pendahuluan

Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) memiliki peranan dalam pembangunan ekonomi Indonesia, namun peningkatan bisnis mereka belum didorong oleh aset yang berguna (modal, bahan baku, data, informasi, kemampuan dan teknologi) yang menyebabkan produktivitas rendah.

Hambatan umum bagi UMKM adalah kurangnya pengelolaan informasi keuangan dan pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pengelolaan informasi keuangan.

Proses akhir akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan, informasinya penting untuk mengetahui kinerja usaha, menjadi bahan pengambilan keputusan bagi pihak internal maupun eksternal. Selain itu, laporan keuangan yang baik sangat penting untuk pengembangan usaha dengan menambah permodalan serta memudahkan dalam perhitungan pajak. Di era modern ini, setiap perusahaan dituntut untuk selalu beradaptasi dan mengikuti perkembangan teknologi informasi.

Peran teknologi informasi salah satunya untuk meningkatkan kinerja akuntansi dalam mengolah data transaksi sampai menghasilkan laporan keuangan yang terstruktur, tersistematis cepat dan rapi.

Oleh karena itu, diperlukannya sistem informasi akuntansi dalam pengelolaannya.

(2)

Siti Sopiah, Arif Afriady

Percetakan Cahaya adalah perusahaan yang menggeluti jasa percetakan. Jasa percetakan yang disediakan sangat bervariasi mulai dari sablon, digital printing, offset printing, laminasi, foil, dan pond.

Berdasarkan hasil wawancara pengelolaan laporan keuangannya sudah menggunakan Microsoft Excel serta laporan yang dihasilkan berupa laporan pemasukan dan laporan pengeluaran kas.

Dalam hal ini perusahaan memiliki beberapa kendala diantaranya terdapat bukti transaksi yang tercecer, hilang dan tidak tercatat, beberapa butkti transaksi hanya mengandalkan catatan seadanya, data yang mudah hilang karena laporan tidak ditampung dalam satu file/penyimpanan, laporan yang dihasilkan masih belum tersusun rapi dan perusahaan belum mengetahui cara membuat laporan keuangan yang terstruktur sesuai standar karena belum memiliki pengetahuan mendalam mengenai akuntansi, sering terjadi keterlambatan penyerahan laporan kepada owner dikarenakan adanya rangkap tugas pada bagian keuangan dua, keterbatasan penguasaan fungsi rumus dan tidak adanya backup data laporan. Berdasarkan pemaparan kendala diatas, diperlukan sistem aplikasi akuntansi laporan keuangan terkomputerisasi untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan bagi user. Aplikasi laporan keuangan akan dirancang menggunakan Microsoft Access 2016.

Berdasarkan pemaparan latar belakang. Hal ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalahan terkait pelaporan keuangan.

2. Kajian Pustaka

2.1. Sistem Informasi Akuntansi Laporan Keuangan

Menurut Gelinas & Dull (2008:14) SIA (Sistem Informasi Akuntansi) adalah sistem yang digunakan dalam mengumpulkan, mengolah, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan bisnis. Adapun menurut Zamzam, dkk. (2017:8), tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk mendukung operasi sehari-hari dan pengambilan keputusan manajemen, memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban, serta mengurangi ketidakpastian.

Sistem informasi akuntansi laporan keuangan memiliki peranan penting dalam mengolah data transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan terstruktur dan akurat. Laporan keuangan yang dihasilkan dapat menunjukkan kondisi keuangan perusahaan saat ini atau periode tertentu dan memiliki arti bagi pihak yang berkepentingan. Jenis laporan keuangan yang umum dihasilkan berupa laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan posisi keuangan, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan.

2.2. Aplikasi

Aplikasi merupakan alat bantu berupa perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data.

Aplikasi juga dirancang untuk mempermudah dengan melaksanakan perintah atau tugas khusus dari pengguna. Sedangkan menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Abdurahman dan Riswaya (2014:62), aplikasi tidak lepas dari pengendalian internalnya untuk mencegah, mendeteksi serta memperbaiki kesalahan. Adapun tujuan pengendalian aplikasi yaitu, kelengkapan masukan, ketepatan masukan dan pemutakhiran data, keabsahan, serta pemeliharaan (Susanto, 2017:121).

2.3. Metode Pengembangan Aplikasi Database

Pengembangan aplikasi dilakukan melalui proses perancangan database. Proses perancangan database merupakan bagian kecil atau sebagai micro life cycle. Terdapat beberapa tahapan dalam perancangan aplikasi database agar pembuatan aplikasi dapat dilakukan dengan benar sesuai kebutuhan.

Proses perancangan aplikasi database yaitu, mulai dari pengumpulan dan analisis data,

(3)

2.4. Sistem Manajemen Database

Database merupakan data yang terhubung satu dengan yang lainnya. Sedangkan menurut Turner, dkk. (2017:473), basis data adalah kumpulan data yang disimpan di komputer dalam bentuk yang mudah diakses, diambil, dimanipulasi, dan disimpan. Menurut Romney dan Steinbart (2018:10), sistem manajemen database merupakan program yang mengelola serta mengontrol data dengan menghubungkan antara data dan program aplikasi menggunakan data yang disimpan pada basis data. Sehingga Database Management System (DBMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk saling berhubungan untuk mengelola data yang tersimpan dalam database dan digunakan untuk menyimpan dan mengambil informasi database secara efisien dan terkendali.

Relasi database adalah hubungan dari beberapa entitas yang dibangun dengan menggunakan model data relasional. Selain itu untuk menghasilkan data yang terbebas dari anomali dan redudansi perlu adanya normalisasi. Seperti halnya menurut Gupta dan Mittal (2009:116), “normalization is a process by which we can decompose or divide any relation into more than one relation to remove anomalies in relational database”. Yang berarti normalisasi adalah proses di mana kita dapat mendekomposisi atau membagi relasi apapun menjadi lebih dari satu relasi untuk menghilangkan anomali dalam database relasional.

2.5. Microsoft Access 2016

Microsoft Access merupakan aplikasi pengolah data. Menurut Tim EMS (2014:1), “Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Selain itu, Microsoft Access memiliki objek-objek yang mendukung proses pengolahan database yang terdiri dari tabel, form, query, report menurut Alexander dan Kusleika (2016:7).

3. Metode Penelitian

Metode yang digunakan adalah kualitatif dengan pendekatan studi kasus dan pengembangan.

Aplikasi dirancang menggunakan perancangan database dan alat perancangan berupa Software Microsoft Access 2016. Juga terdapat alat bantu berupa document flowchart dan DFD untuk menggambarkan sistem yang diusulkan. Berikut langkah penyeselesaian masalah dalam penelitian ini:

Gambar 1. Flowchart Penyelesaian Masalah

(4)

Jenis data yang digunakan berupa data subjek yaitu data yang bersumber dari pegawai bagian keuangan Percetakan Cahaya dan data dokumenter berupa bukti dokumen atas suatu transaksi yang terjadi pada perusahaan. Selain itu, sumber data berupa primer melalui wawancara dan data sekunder berupa teori-teori terkait penelitian yang bersumber dari berbagai sumber literatur tentang Software Microsoft Access 2016. Data-data penelitian diperoleh melalui wawancara dan dokumentasi.

4. Hasil dan Pembahasan

4.1. Gambaran Umum dan Proses Bisnis Perusahaan

Percetakan Cahaya adalah perusahaan di bidang jasa percetakan yang beralamat di Jl. Pagarsih No.226, Jamika, Kec. Bojongloa Kaler, Kota Bandung, Jawa Barat 40231. Perusahaan ini sudah berdiri selama 22 tahun sejak didirikan pada 20 Februari 1999 oleh bapak Yadi Cahyadi dan kini telah memiliki 23 karyawan. Awal mula usaha meliputi sablon kartu nama dan sablon plastik dan kegiatan usahanya masih beroperasi di rumah.

Kini kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan cukup bervariatif. Usahanya tidak hanya pada sablon, tetapi sudah ada jenis usaha percetakan lainnya yang menjadi sumber pendapatan, seperti digital printing, offset printing, laminasi, foil, dan pond. Penjualan dilakukan berdasarkan pesanan dari pelanggan. Puncak pendapatan perusahaan ketika menjelang Hari Raya Idul Fitri, Natal maupun Tahun Baru.

4.2. Perancangan Secara Umum

Perancangan ini menggambarkan usulan penulis mengenai sistem laporan keuangan Percetakan Cahaya. Perancangan ini menjadi dasar petunjuk perancangan spesifikasi aplikasi secara rinci yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Rancangan aplikasi secara umum yang diusulkan digambarkan melalui DFD Context, DFD Logic dan ERD untuk menggambarkan entitas beserta hubungannya.

1. Diagram Alir Data Konteks (DFD Context)

Gambar 2. DFD Context usulan SIA Laporan Keuangan

Data Chart of Account Saldo Awal Neraca Data Transaksi

Hak Akses Laporan Keuangan

Aplikasi Sistem

Laporan Keuangan

Pemilik Bagian

(5)

2. Diagram Alir Data Lojik (DFD Logic)

Gambar 3. DFD Logic Level 0 SIA Laporan Keuangan Usulan 3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar 4. ERD Rancangan Aplikasi

Bukti

Bagian Pass

Data Master COA Jurnal

2.0

Master

4.0 Transaksi

5.0 Memposting

Hak Akses 1.0

Saldo Awal Neraca 3.0

Awal

Buku Besar 9.0

Penutup

6.0 Jurnal

7.0 Laporan Kuangan

8.0

Laporan

Pemilik

Kode Kas

Memiliki

COA

Keterangan Transaksi Transaksi Jurnal-Buku

Besar

(6)

4.3. Perancangan Secara Rinci

Perancangan aplikasi secara rinci menjelaskan bagaimana realisasi atas rancangan umum (konseptual) untuk menjelaskan hasil tahap rancangan spesifikasi berupa kerangka objek aplikasi, struktur modul, normalisasi, tabel, tampilan rancangan aplikasi, dan laporan yang dihasilkan.

Berikut racancangan rinci dari aplikasi laporan keuangan.

1. Kerangka Desain Hubungan Objek Aplikasi

Perancangan desain berisi objek yang terdapat pada aplikasi beserta relasi dari setiap objek yang terdapat pada suatu database.

Gambar 5. Kerangka Desain Hubungan Objek Aplikasi

Object Form Object Report

Q_Kas 3 Q_Kas 2 Q_Kas 1 Q_Total Passiva

Q_Total Aktiva Q_Modal Akhir

Q_Utang Q_Total Aset Q_Aset Tetap Q_Aset Lancar

Q_Laba Rugi Q_Prive Q_Modal Q_Beban Q_Laba Rugi Form Input Data

Transaksi

Q_Neraca Saldo Q_Buku Besar Form Input Chart

Of Account

Q_Jurnal Umum Object Query Object Table

Ganti Password

LOGIN MENU

UTAMA

Laporan Arus Kas Laporan Posisi

Keuangan Laporan Perubahan

Ekuitas Pengaturan

Laporan Keuangan

Laporan Laba Rugi Tabel Keterangan

Transaksi

Neraca Saldo Tabel Transaksi

Jurnal-Buku Besar

Daftar Transaksi Buku Besar Tabel Chart of

Account

Daftar Transaksi Jurnal Tabel Kode Kas

(7)

2. Struktur Modul

Gambar 6. Struktur Modul Aplikasi Laporan Keuangan 3. Normalisasi

Gambar 7. Proses Normalisasi Sistem Laporan Keuangan Bentuk 3NF

Sub Menu

Form Input Transaksi Form Input Chart of

Account Pengaturan

Hapus Data Backup Data Laporan Keuangan

Laporan Arus Kas Laporan Posisi Keuangan

Laporan Perubahan Ekuitas Laporan Laba Rugi Laporan Pemasukan &

Pengeluaran Kas Neraca Saldo Daftar Transaksi Buku

Besar Laporan Daftar Transaksi

Jurnal MENU UTAMA

(8)

4. Model Data Relational

Gambar 8. Perancangan Relationship 5. Perancangan Objek Tabel

Objek tabel menjadi unsur utama dalam sebuah database dan berfungsi sebagai media penyimpanan data pada database. Objek tabel yang digunakan dalam aplikasi SIA laporan keuangan Percetakan Cahaya yaitu, tabel user, tabel chart of account, tabel kode kas, tabel transaksi jurnal-buku besar, dan tabel keterangan transaksi.

6. Perancangan Objek Form

Form adalah objek yang digunakan untuk menambah data ke dalam objek tabel pada database. Berikut form yang terdapat pada aplikasi laporan keuagan di Percetakan Cahaya.

a. Form Login

Form ini digunakan untuk akses masuk aplikasi oleh user dengan memasukan username dan password. Pada form ini, juga terdapat akses ganti password dengan menekan tulisan

“ubah password” yang ada disebelah kanan bawah yang nantinya akan terhubung ke form ganti password.

Gambar 9. Form Login b. Form Ganti Password

(9)

Gambar 10. Form Ganti Password c. Form Input Kode Akun

Form ini digunakan untuk menambah, merubah dan menghapus kode akun dalam kegiatan transaksi. Data kode akun yang dimasukan akan langsung update pada sub tabel form tersebut.

Gambar 11. Form Chart of Account d. Form Input Transaksi

Form ini digunakan untuk input transaksi yang terjadi di perusahaan yang otomatis akan tersimpan pada tabel transaksi keuangan. Pada form ini dapat memasukan saldo awal, jurnal transaksi, jurnal penyesuaian, jurnal pembalik, dan jurnal penutup.

Gambar 12. Form Input Transaksi

(10)

7. Perancangan Objek Report

Report merupakan objek database berupa output hasil pengelolaan data berdasarkan tabel dan query yang dibuat. Sebelum menampilkan laporan, pada form laporan keuangan isi filter tanggal yang akan ditampilkan. Selain itu, laporan ini dapat langsung di cetak dan disimpan dalam bentuk format lain sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dalam bentuk Pdf, Excel, Access, dsb.

Gambar 13. Form Laporan Keuangan

Berikut adalah report yang terdapat pada aplikasi SIA laporan keuangan Percetakan Cahaya.

a. Daftar Transaksi Jurnal

(11)

b. Daftar Transaksi Buku Besar

Gambar 15. Laporan Daftar Transaksi Buku Besar c. Neraca Saldo

Gambar 16. Report Neraca Saldo

(12)

d. Report Laba Rugi

Gambar 17. Report Laba Rugi e. Report Perubahan Ekuitas

Gambar 18. Report Perubahan Ekuitas f. Report Posisi Keuangan

(13)

g. Report Arus Kas

Gambar 20. Report Arus Kas 8. Perancangan Objek Dokumen Report Pendukung

Laporan pendukung yang dihasilkan berupa laporan pemasukan- pengeluaran kas dan daftar chart of account.

a. Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Kas

Gambar 21. Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Kas

(14)

b. Daftar Chart of Account

Gambar 22. Daftar Chart of Account 9. Perancangan Objek Menu

Objek menu dirancang untuk mempermudah pengguna dalam mengoperasikan aplikasi laporan keuangan ini. Berikut merupakan hasil perancangan objek menu aplikasi SIA laporan keuangan Percetakan:

Gambar 23. Objek Menu

Menu utama dirancang sesederhana mungkin dengan langsung menampilkan fasilitas menu yang ada dengan langsung terhubung ke masing-masing form, diantaranya:

1. Input data chart of account 2. Input transaksi

(15)

Gambar 24. Menu Pengaturan

5. Kesimpulan

1. Prosedur SIA laporan keuangan di Percetakan Cahaya yaitu, bagian keuangan mengumpulkan bukti transaksi berupa faktur, nota, kuitansi, dan struk kemudian dokumen tersebut di-input ke Microsoft Excel setiap hari dan mengarsipkannya berdasarkan nomor dokumen transaksi. Setelah satu periode dibuat laporan pemasukan dan pengeluaran kas yang selanjutnya diberikan kepada owner untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan bisnis.

2. Kelemahan sistem informasi akuntansi laporan keuangan di Percetakan Cahaya yaitu, pencatatan dan pelaporan keuangan belum terstruktur sesuai standar karena pihak perusahaan terkendala pengetahuan akuntansi yang tidak begitu mendalam, adanya beberapa bukti transaksi tercecer, hilang, dan tidak dicatat. Pada penggunaan Microsoft Excel terkendala penguasan rumus formula dan tidak ada backup data. Selain itu, sering terjadi keterlambatan pelaporan keuangan karena rangkap tugas pada bagian keuangan dua.

3. Usulan Prosedur sistem informasi akuntansi laporan keuangan pada Percetakan Cahaya yaitu, bagian keuangan melakukan login,input data master dan saldo awal neraca, kemudian bagian keuangan mengumpulkan bukti transaksi dan melalukan validitas bukti, selanjutnya input bukti transaksi yang sudak valid, mengarsipkan bukti yang sudah di catat, mencetak laporan keuangan dan menyerahkannya kepada owner setiap akhir bulan serta melakukan jurnal penutup setelahnya.

4. Aplikasi SIA laporan keuangan di Percetakan Cahaya dirancang menggunakan Microsoft Access 2016 dan metode perancangan menggunakan perancangan database. Perancangan aplikasi ini terdiri dari perancangan sistem secara umum dan rinci. Perancangan spesifikasi sistem secara umum dilakukan menggunakan alat bantu document flowchart dan data flow diagram untuk menggambarkan rancangan alur sistem yang diusulkan. Sedangkan perancangan secara rinci dilakukan dengan membuat kerangka desain hubungan objek aplikasi, struktur modul, normalisasi sistem (3NF), objek tabel, form, report, menu, dan model data relasional. Selain itu, tampilan aplikasi dirancang sederhana dan dilengkapi pengendalian hak akses data dengan username dan password.

5. Hasil penelitian perancangan aplikasi laporan keuangan di Percetakan Cahaya memiliki implikasi terhadap pelaporan keuangan perusahaan. Aplikasi ini dapat mengatasi permasalahan terkait sistem sebelumnya dengan pencatatan lebih tertata, data keuangan tidak tercecer, dan laporan keuangan yang diharapkan secara otomatis sudah tersedia dan terstruktur. Selain itu, laporan pemasukan dan pengeluaran perusahaan lebih transparan dan

(16)

terkontrol, serta memudahkan owner perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai keuangan kedepannya. Tampilan aplikasi jelas, sederhana, dan mudah dipahami oleh user, serta sistem aplikasi ini dinilai lebih efektif dan efisien dibanding sistem sebelumnya.

Daftar Pustaka

Abdurahman, H., & Riswaya, A. R. (2014). Aplikasi Pinjaman Pembayaran Secara Kredit Pada Bank Yudha Bhakti. Jurnal Computech & Bisnis, 8(2), 61-69.

Alexander, M., & Kusleika, D. (2016). Access 2016 Bible. Indianapolis: John Wiley & Sons, Inc.

EMS, T. (2014). Microsoft Access untuk Pemula. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Gelinas, U. J., & Dull, R. (2008). Accounting Information System Seventh Edition. USA: Thomson South- Western.

Gupta, S. B., & Mittal, A. (2009). Introduction to Database Management System. New Delhi: Laxmi Publications, Ltd.

Kadir, A. (2020). Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional (Edisi Revisi). Yogyakarta:

Penerbit Andi.

Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D. (2014). Intermediate Accounting, IFRS Edition Second Edition. United States of America: John Wiley & Sons, Inc.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2018). Accounting Information Systems, 14th Edition. United States of America: Pearson Education.

Susanto, A. (2017). Sistem Informasi Akuntansi: Memahami Konsep Secara Terstruktur. Bandung: Lingga Jaya.

Turner, L., B, A., Weickgenannt, & Copeland, M. K. (2017). Accounting Information Systems: Processes and Controls, Third Edition. New Jersey: John Wiley & Sons.

Zamzami, F., Nusa, N. D., & Faiz, I. A. (2021). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UGM Press.