1/27
PELAPORAN KOPERASI BERBASIS INFORMATION TECHNOLOGY GUNA
MENERTIBKAN ADMINISTRASI DI DINAS KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH KABUPATEN GROBOGAN
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan CV
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Komunikasi & Informatika Inovator : ACHMAD ALI MUSTHOFA, SE
Jabatan : KASUBAG PERENCANAAN DAN KEUANGAN
Instansi : DINAS KOPERASI DAN UKM
Latar Belakang
Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. Prinsip tersebut dituangkan dalam UU No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.
Dalam menjalankan usahanya khusus untuk Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam harus tunduk kepada Peraturan Perundangan yang berlaku, diantarannya adalah PP No. 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam Oleh Koperasi khusunya Pasal 26 ayat 1 yang berbunyi “Koperasi Simpan Pinjam dan Unit Simpan Pinjam melalui koperasi yang bersangkutan wajib menyampaikan laporan berkala dan tahunan kepada Menteri”. Diwajibkan secara berkala Koperasi Simpan Pinjam/Unit Simpan Pinjam (KSP/USP) melaporkan kegiatannya/keuangannya Kepada Menteri dalam hal ini adalah Dinas yang membidangi Koperasi, sedangkan di Kabupaten Grobogan adalah Dinas Koperasi, UKM Kabupaten Grobogan. Untuk mengawasi dan memberikan pembinaan kepada Koperasi, Dinas Koperasi UKM Kabupaten Grobogan melalui Pejabat Penilai yang diangkat oleh Menteri Koperasi dapat melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap kinerja Koperasi, baik itu Koperasi Simpan Pinjam/Unit Simpan Pinjam yang disebut dengan Penilaian Kesehatan Koperasi. Pedoman dalam Penilaian Kesehatan Koperasi berdasarkan pada Peraturan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Nomor 20/Per/M.KUKM/XI/2008 tentang pedoman penilaian kesehatan koperasi simpan pinjam dan unit simpan pinjam koperasi, pasal 2 yaitu: “Pedoman Penilaian Kesehatan KSP dan USP Koperasi bertujuan untuk memberikan pedoman kepada pejabat penilai, gerakan koperasi dan masyarakat agar KSP dan USP Koperasi dapat melakukan kegiatan usaha simpan pinjam, berdasarkan prinsip koperasi secara profesional, sesuai dengan prinsip kehati-hatian dan kesehatan, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya kepada anggota dan masyarakat disekitarnya”. Ruang lingkup Penilaian Kesehatan KSP dan USP Koperasi meliputi penilaian terhadap beberapa aspek sebagai berikut:
a. Permodalan;
2/27
b. Kualitas Ativa Produktif;
c. Manajemen;
d. Efisiensi;
e. Likuiditas;
f. Kemandirian dan pertumbuhan;
g. Jatidiri Koperasi
Setiap aspek tersebut diatas diberikan bobot penilaian yang menjadi dasar perhitungan penilaian KSP dan USP Koperasi sehingga dapat ditetapkan predikat tingkat kesehatan KSP dan USP Koperasi yang dibagi dalam 5 golongan, yaitu :
1. Sehat;
2. Cukup Sehat;
3. Kurang Sehat;
4. Tidak Sehat;
5. Sangat Tidak Sehat.
Berikut kami sampaikan data Koperasi dan Data Koperasi yang sudah dilakukan penilaian kesehatan.
Tabel 1
3/27
Data Koperasi Per 31 Desember 2016
No Kelompok Koperasi
Koperasi (unit)
Tidak Aktif RAT JML Aktif
1 KUD 24 18 6 12
2 Kop. Pertanian 67 8 59 5
3 Kop. Perkebunan 3 1 2 0
4 Kop. Peternakan 1 1 0 0
5 Kop. Perikanan 0 0 0 0
6 Kop. Kehutanan 2 0 2 0
7 Kopti 1 1 0 1
8 Kopra 0 0 0 0
9 Kopinkra 6 0 6 0
10 Koppontren 23 1 22 0
11 Kopkar 19 9 10 7
12 Kop. Angkatan Darat 1 1 0 1
13 Kop. Angkatan Laut 0 0 0 0
14 Kop. Angkatan Udara 0 0 0 0
15
4/27
Kop. Kepolisian
5/27
1
6/27
1
7/27
0
8/27
1
9/27
10/27
16 Kop. Serba Usaha 71 35 36 11
17 Kop. Pasar 8 1 7 1
18 Kop. Simpan Pinjam 139 54 85 16
19 Kop. Angkutan Darat 3 3 0 0
20 Kop. Angkutan Laut 0 0 0 0
21 Kop. Angkutan Udara 0 0 0 0
22 Kop. Angkutan Sungai 0 0 0 0
23 Kop. Angkutan Penyeberangan 0 0 0 0
24 Kop. Wisata 0 0 0 0
25 Kop. Telkom 0 0 0 0
26 Kop. Perumahan 0 0 0 0
27 K.B.P.R 0 0 0 0
19 Kop. Pegawai Negeri (KPRI) 58 56 2 55
20 Kop. Listrik Perdesaan 0 0 0 0
21 Koperasi Asuransi Indonesia 0 0 0 0
22 Kop. Wanita 8 6 2 5
23 Kop. Profesi 0 0 0 0
24 Kop. Veteran 1 1 0 1
11/27
25 Kop. Wredatama 9 8 1 7
26 Kop. Pepabri 3 2 1 2
27 Kop. Mahasiswa 0 0 0 0
28 Kop. Pemuda 2 0 2 0
29 Kop. Pertambangan 0 0 0 0
30 Kop. Pedagang Kaki Lima 2 0 2 0
31 Kop. Jamu Gendong 0 0 0 0
32 Kop. Lainnya 3 2 1 1
33 KJKS 24 8 16 6
Jumlah 479 217 262 132
Sekunder
34 Koperasi sekunder 2 2 0 2
Jumlah 481 219 262 134
Tabel 2
Data KSP/USP yang telah dinilai kesehatanya Tahun 2017
No Jenis Koperasi Aktif Tidak Aktif
Telah Dinilai S
12/27
KS
13/27
DP
14/27
DPK
15/27
16/27
1 Koperasi Primer
a. KSP 12 0 2 5
b. Kopdit - -
c. USP Koperasi 58 - 9 14 2
d. KJKS/KSPS 7 - 7
e. UJKS Koperasi - -
Jumlah 77 0 11 22 2 -
Laporan perkembangan Koperasi dapat digunakan sebagai data awal atau data permulaan untuk menentukan Predikat suatu Koperasi sebelum akhirnya dilakukan kunjungan ke Koperasi untuk memastikan kebenaran data yang dilaporkan. Permasalahanya Banyak Gerakan Koperasi yang melalaikan kewajibannya, entah itu karena kurangnya kesadaran akan pentingnya laporan tersebut atau karena hal lain yang yang membuat Gerakan enggan menunaikan kewajibannya. Selama ini, laporan yang dikirim menggunakan Pos maupun datang langsung ke Dinas Koperasi. Mungkin ini juga menjadi penyebab keengganan Koperasi menyampaikan laporan Tahunan maupun Triwulan karena merasa tidak efisien, menyita banyak waktu, dan butuh biaya tambahan. Oleh sebab itulah diperlukan terobosan agar gerakan Koperasi mudah menyampaikan laporan tanpa perlu datang ke Dinas.
Kabupaten Grobogan dalam menjalankan program dan kegiatan tahun 2016-2021 memiliki Misi " Terwujudnya Masyarakat Kabupaten Grobogan Yang Sejahtera Secara Utuh Dan Menyeluruh " dan diwujudkan dengan misi yang lebih dikenal dengan “5 pilar saatnya rakyat sejahtera” yang terdiri dari :
1. Pembangunan Infrastruktur
2. Pemberdayaan Sektor Pertanian dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) bagi Peningkatan Kesejahteraan Rakyat.
3. Mewujudkan Wajib Belajar 12 Tahun Yang Terjangkau dan Berkualitas.
4. Tersedianya Fasilitas Kesehatan Yang Terjangkau dan Berkualitas, serta Pemberian Santunan bagi Warga Grobogan Yang Meninggal Dunia Untuk Meringankan Beban Keluarga.
17/27
5. Perlindungan Usaha dan Kesempatan Kerja Secara Luas dan Menyeluruh
Untuk mendukung misi Kabupaten Grobogan, khususnya misi ke-2 yang berbunyi “Pemberdayaan Sektor Pertanian dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) bagi Peningkatan Kesejahteraan Rakyat”, Dinas Koperasi, UKM Kabupaten Grobogan sesuai Peraturan Bupati Grobogan Nomor 63 Tahun 2016 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas Jabatan dan Tata Kerja Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Grobogan memiliki susunan Organisasi yang terdiri dari :
1) Kepala Dinas
2) Sekretaris, membawahkan :
a. Sub Bagian Perencanaan dan keuangan;
b. Sub Bagian Umum;
3) Bidang Kelembagaan dan Pengawasan membawahkan :
a. Seksi Kelembagaan dan Perizinan;
b. Seksi Keanggotaan dan Penerapan Peraturan;
c. Seksi Pengawasan, Pemeriksaan dan Penilaian Kesehatan.
4) Bidang Pemberdayaan dan Pengembangan Koperasi, membawahkan :
a. Seksi fasilitasi Usaha Koperasi;
b. Seksi Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia Koperasi;
18/27
c. Seksi Pengembangan, Penguatan dan Perlindungan Usaha Koperasi.
5) Bidang Pemberdayaan Usaha Mikro, membawahkan :
a. Seksi Fasilitasi Usaha Mikro;
b. Seksi Pengembangan, Penguatan dan Perlindungan Usaha Mikro;
c. Seksi Peningkatan Kualitas Kewirausahaan.
6) Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu.
Sedangkan Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan sendiri mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretaris dalam perumusan kebijakan,
pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan dan pemberian bimbingan dibidang perencanaan dan keuangan, monitoring, evaluasi, pelaporan dan sistem informasi Dinas, yang diuraiankan tugasnya dijabarkan sebagai berikut :
1. Menyusun rencana dan program kegiatan Subbagian Perencanaan dan keuangan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahunan sebelumnya dan peraturan perundang-undangan;
2. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan;
3. Membagi tugas kepada bawahan sesuai lingkup tugasnya serta memberikan arahan dan petunjuk baik secara lisan maupun tulisan guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas;
4. Melaksanakan koordinasi internal maupun eksternal baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan informasi, masukan, serta dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan kegiatan;
5. Mempelajari dan mengkaji peraturan perundangan-undangan sebagai bahan atau pedoman untuk melaksanakan kegiatan;
19/27
6. Menyiapkan bahan penyusunan petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan dan naskah dinas yang berkaitan dengan peencanaan dan keuangan, evaluasi dan pelaporan guna mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan;
7. Menghimpun dan meneliti bahan perencanaan dan usulan program kegiatan dari masing-masing seksi, dan subbagian sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna menghindari kesalahan;
8. Menyiapkan bahan dan menyusun konsep rencana kegiatan dan anggaran (RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), serta perubahan anggaran sesuai ketentuan dan plafon anggaran yang ditetapkan;
9. Menyiapkan bahan dan menyusun konsep Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Strategis (Rentra), Rencana Kerja (Renja), Indikator Kinerja Utama (IKU), Perjanjian Kinerja (PK/Penetapan Kinerja (Tapkin), dan jenis dokumen perencanaan lainya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
10. Menyiapkan bahan dan penyusunan materi tindaka lanjut hasil pemeriksaan atau audit sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
11. Menghimpun dan meneliti laporan perkembangan tingkat realisasi pelaksanaan kegiatan dari masing-masing unit kerja sebagai bahan laporan Pengendalian Operasional Kegiatan (POK);
12. Menyiapkan bahan dan menyusun konsep Laporan Kinerja Instansi Pemerintahan (LKJIP), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Kepada Bupati (LKPJ), Evaluasi Kinerja Pembangunan Daerah (EKPD), Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP); dan jenis pelaporan lainya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
13. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksaaan kegiatan Dinas sebagai bahan pengembilan kebijakan;
14. Melaksanakan Koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan di bidang sistem informasi dinas;
15. Melaksanakan pengelolaan data dan informasi di bidang Koperasi Usaha Kecil dan menengah;
16. Melaksanakan tugas pembantuan dibidang koperasi usaha kecil dan menengah;
17. Menyiapkan bahan dan sarana administrasi keuangan dalam rangka pencairan anggaran, pengelolaan, pembukuan dan pelaporan pertanggungjawaban keuangan;
20/27
18. Menghimpun dan memproses usulan pencairan anggaran baik di lingkungan sekretariat dan bidang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
19. Menyiapkan bahan dan mengoordinasikan proses administrasi keuangan melalui aplikasi sistem informasi untuk mengelola keuangan daerah sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
20. Menyiapkan bahan pembinaan, sosialisasi dan bimbingan dibidang keuangan kepada pejabat pengelola keuangan dan bendahara di lingkungan Dinas;
21. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi penyerapan anggaran dengan cara membandingkan laporan perkembangan realisasi belanja dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya;
22. Melaksanakan verifikasi terhadap berkas/dokumen pertanggungjawaban keuangan pelaksanaan kegiatan guna menghindari kesalahan serta memberikan koreksi penyempurnaan;
23. Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan Dinas serta jenis pelaporan keuangan lainnya;
24. Menyiapkan bahan dan menyusun konsep Standard Operasional Prosedur (SOP) dibidang perencanaan dan Keuangan;
25. Melaksanakan monitoring, mengevaluasi dan menilai kinerja pelaksanaan tugas bawahan secara berkala sesuai dengan peraturan perudang-undangan;
26. Membuat laporan pelaksanaan kegaiatan kepada atasan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan kebijakan berikutnya;
27. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik secara lisan maupun tertulis berdasarkan kajian agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar dan optimal serta untuk menghindari penyimpangan; dan
28. Melaksanakan tugas kedinas lain sesuai dengan perintah atasan.
Teknologi yang berkembang dewasa ini sudah merambah sampai dengan pelosok Kabupaten Grobogan, teknologi internat juga banyak digunakan oleh perusahaan besar maupun kecil. Tetapi penggunaannya sendiri terkadang tidak dimaksimalkan, untuk itulah dengan penggunaan teknologi internet yang ada saat ini akan membantu
21/27
memecahkan masalah yang diuraikan diatas.
Manfaat
1.1.Manfaat bagi Dinas Koperasi, UKM Kabupaten Grobogan
a. Memiliki aplikasi yang mampu mengikuti perkembangan teknologi, sehingga memudahkan dalam pekerjaan.
b. Memiliki data yang uptudate tentang perkembangan Koperasi sehingga mudah dalam pelaksanaan pembiaan dan pengawasan.
c. Menciptakan tertib administrasi pelaporan Koperasi sesuai Peraturan Perundang-undangan.
1.2. Bagi Koperasi
a. Memudahkan dalam menyampaikan laporan perkembangan Koperasi, sehingga apa yang diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah dapat terwujud.
b. Lebih dipercaya Anggota dan masyarakat karena ada keterbukaan informasi yang dapat diakses langsung oleh anggota/masyarakat.
1.3. Bagi Anggota Masyarakat
Mempermudah akses informasi keuangan koperasi yang terupdate sehingga lebih mantap dalam berkoperasi.
Milestone
No Milestone Output Waktu
22/27
A. Jangka Pendek Menerapkan di 10 Koperasi 2 bulan
1 Pembentukan Tim Kerja
Terbentuknya Tim Kerja dan SK Tim
Minggu ke-III September 2017 A. Koordinasi Stakeholder Internal
B. Penyusunan tugas dan jadwal kegiatan C. Penyusunan draf SK Tim Kerja
2 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder Eksternal Minggu ke-III September 2017
a. Menentukan Tim IT Terlaksananya Rapat Tim
b. Rapat dengan Tim IT Terlaksananya rapat dengan Tim IT c. Penentuan bentuk aplikasi Ditetapkannya bentuk apliasi
3 Melaksanakan Sosialisasi Terlaksananya Sosialisasi
Minggu ke IV September 2017 a. Menentukan Peserta
b. Menentukan Narasumber
c. Persiapan Bahan/Materi Sosialisasi d. Pelaksanaan Sosialisasi
4 Melaksanakan MoU dengan Pihak II (Tim IT) Terlaksananya MoU dengan Pihak ke II
Minggu Ke-I Oktober sd. Minggu ke III Nopember a. Penyusunan Draft MoU Tersusunya Draft MoU dengan pihak II
b. Penandatanganan MoU Ditandatanganninya MoU
23/27
c. Pelaksanaan MoU
24/27
Terlaksananya MoU (Membuat aplikasi SIP)
25/27
26/27
5 Melaksanakan Bintek
Terselenggaranya Bimbingan Teknis Penerapan Aplikasi SIP Minggu ke V Oktober a. Persiapan Materi/Bahan Bintek
b. Bintek/pelatihan penggunaan aplikasi untuk koperasi c. Evaluasi Bintek
6 Pendampingan Hasil Bintek Terlaksananya pendampingan hasil bintek Minggu I Nopember
a. Pendampingan di Koperasi b. Identikasi Masalah
c. Perbaikan aplikasi jika diperlukan 7 Pakta Intergritas
Minggu ke II November 2017 a. Menyusun Pakta Integritas
b. Membuat/Mencetak Pakta Integritas
c. Penandatanganan Pakta Integritas oleh Koperasi 8 Launching Aplikasi
Minggu ke II November 2017 a. Persiapan launching Aplikasi SIP
b. Launching Aplikasi SIP 9 Penyusunan Laporan
Minggu ke III Nopember 2017 a. Manyiapkan Bahan Tersusunya laporan hasil evaluasi dan monitoring
b. Menyusun Laporan Tersusunnya laporan
27/27
B JANGKA MENENGAH
1 Sosialisasi Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Pelaporan Terlaksananya Sosialisasi aplikasi Sistem Informasi Pelaporan kepada 30 Koperasi Desember 2017-Desember 2018 C JANGKA PANJANG
1 Penerapan Sistem Informasi Pelaporan sepenuhnya Diterapkannya sistem aplikasi pelaporan kepada 219 Koperasi Desember 2018
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 21 Feb 2022 16:37:56
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
