i
LAPORAN
PENGABDIAN MASYARAKAT
WORKSHOP PEMBUATAN MAIL MERGE MENGGUNAKAN
MS. WORD PADA YAYASAN PENDIDIKAN MATA PENA
BOGOR
Oleh:
LILA DINI UTAMI, M. KOM (201203338) ARTIKA SURNIANDARI, M. KOM (200609017)
ELLY INDRAYUNI, M. KOM (201303146) RISA WATI, M. KOM (201303179) SITI MASRIPAH, M. KOM (200803716) SRI WASIYANTI, M. KOM ( 200209820)
MUHAMAD RIDWAN (11180780)
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAMPUS KOTA BOGOR FAKULTAS TEKNIK DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA JULI 2020
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... iii
I. PENDAHULUAN ... 1
II. BENTUK KEGIATAN ... 3
III. PELAKSANAAN ... 3
IV. PESERTA ... 3
V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI ... 4
VI. BIAYA ... 4
VII. PENUTUP ... 5
1
I. PENDAHULUAN
Tri Dharma Perguruan Tinggi terdiri dari Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Setiap dosen yang merupakan salah satu bagian dari Perguruan Tinggi memiliki kewajiban untuk dapat melaksanakan Tri Dharma tersebut. Kegiatan Pengabdian Masyarakat merupakan salah satu upaya untuk dapat lebih dekat dengan masyarakat, dengan cara saling berbagi ilmu pengetahuan kepada masyarakat. Terutama dalam hal pelatihan komputer serta pengenalan teknologi informasi. Masih banyak masyarakat yang belum memahami penggunaan aplikasi tertentu dengan baik dan juga betapa bergunanya pengenalan dan tutorial penggunaannya.
Meskipun saat ini sedang terjadi pandemi wabah penyakit virus Covid-19 yang mewajibkan para dosen maupun masyarakat untuk tidak beraktifitas diluar rumah, hal ini tidak menyurutkan para dosen untuk melakukan pengabdian masyarakat dengan membagikan ilmu kepada masyarakat sekitar. Para dosen Universitas Bina Sarana Informatika tetap melakukan Pengabdian Masyarakat dengan memanfaatkan teknologi saat ini yaitu melakukan pengabdian masyarakat secara online menggunakan sebuah aplikasi yaitu Zoom.
Yayasan Pendidikan Anak Pena beralamatkan di Jl. Baranangsiang 3 Blok E No. 1E RT 03 RW 08 Perumahan IPB, Kel. Tagallega, Kec. Bogor Tengah, Kota Bogor. Yayasan Pendidikan Anak Pena mulai aktif sejak 16 Maret 2017 yang berawal dari komunitas Peduli Pendidikan Anak Jalanan (KOPPAJA) yang sudah berusia 8 tahun. Pengabdian masyarakat ini dilakuakan untuk menambah ilmu pengetahuan anak-anak jalanan dibidang teknologi yaitu membuat mail merge menggunakan Mcrosoft Word. Mail merge membantu untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Berdasarkan hal tersebut Program Studi Sistem Informasi Akuntansi Kota Bogor Universitas Bina Sarana Informatika bermaksud mengadakan kegiatan pengabdian masyarakat kepada anak-anak Yayasan Pendidikan Mata Pena berupa pelatihan komputer yaitu membuat mail merge menggunakan Microsoft Word.
2
Gambar I.1
Yayasan Pendidikan Mata Pena
Gambar II.2
3
II. BENTUK KEGIATAN
Memberikan workshop pembuatan mail merge menggunakan Ms. Word secara online menggunakan aplikasi Zoom dan memberikan santunan berupa sembako dan uang tunai kepada anak-anak Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor.
III. PELAKSANAAN
Materi pembuatan mail merge menggunakan Ms. Word. Hari/Tanggal : Sabtu / 09 Mei 2020
Tempat : Jl. Baranangsiang 3 Blok E No. 1E RT 03 RW 08 Perumahan IPB
Waktu : 08:00 – 12.00 Peserta : ± 40 orang
Adapun rincian pelaksanaan sebagai berikut:
No Kegiatan Tanggal Keterangan
1 Persiapan 08 Mei 2020 Persiapan Pengabdian Masyarakat 2 Pelaksanaan 09 Mei 2020 Pelatihan Pengabdian Masyarakat 3 Penutup 11 Mei 2020 Pembuatan Laporan Kegiatan
Susunan panitia pengabdian masyarakat adalah : Penanggung Jawab : Rektor
Ketua Pelaksana : Lila Dini Utami, M.Kom Tutor : Elly Indrayuni, M. Kom Anggota : Artika Surniandari, M.Kom
: Risa Wati, M.Kom : Siti Masripah, M.Kom : Sri Wasiyanti, M.Kom : Muhamad Ridwan
IV. PESERTA
Adapun peserta yang mengikuti kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah ± 40 Anak Yayasan Pendidikan Mata Pena.
4
V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI
Universitas Bina Sarana Informatika dari Prodi Sistem Informasi Akuntansi bermaksud melaksanakan Workshop Pembuatan Mail Merge
Menggunakan Ms. Word Pada Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor untuk
menambah ilmu pengetahuan anak-anak jalanan dibidang teknologi yaitu membuat mail merge menggunakan Mcrosoft Word.
Luaran yang akan dihasilkan adalah press release yang dipublikasikan di media massa elektronik dengan harapan akan menginspirasi masyarakat untuk lebih memahami teknologi informasi yang selama ini sudah mereka gunakan dalam kehidupan sehari-hari, agar lebih tinggi lagi efektivitasnya. Adapun link luaran tersebut adalah
http://lppm.bsi.ac.id/news/2020/05/11/pelatihan-online-mail-merge-pada-ms-word-untuk-yayasan-pendidikan-mata-pena-bogor/
VI. BIAYA
Berikut realisasi biaya dalam melaksanakan kegiatan pengabdian pada masyarakat, meliputi:
1) Akomodasi (Perjalanan/Penginapan) 2) Peralatan
3) Perlengkapan 4) Biaya Habis Pakai 5) Biaya Lain-lain
Keterangan Qty Biaya (Rp) Subtotal (Rp)
Transport pengajar 1 100.000 100.000 Kabel Listrik 1 50.000 50.000 Sewa 40 PC 40 50.000 2.000.000 Sewa Projector 2800 Lumens 1 150.000 100.000 Sewa Screen 84” 1 100.000 100.000 Kuota 1 50.000 50.000 Spanduk 1 100.000 100.000
5
Keterangan Qty Biaya (Rp) Subtotal (Rp)
Bingkisan Sembako 40 50.000 2.000.000 Uang Santunan 40 50.000 2.000.000
Total 6.500.000,-
VII. PENUTUP
Kegiatan pengabdian masyarakat pada Yayasan Pendidikan Mata Pena berjalan lancar meskipun menggunkan aplikasi Zoom. Demikianlah laporan ini dibuat, semoga dengan adanya kegiatan pengabdian pada masyarakat dapat memberikan banyak manfaat kepada masyarakat terutama Anak Yayasan Pendidikan Mata Pena dan Universitas Bina Sarana Informatika. Atas perhatian, kerjasama dan bantuan dari Bapak/Ibu kami mengucapkan Terimakasih.
6
LAMPIRAN
Lampiran berisi bukti-bukti pelaksanaan pengabdian masyarakat: 1. Absensi Peserta
7
8
9
4. Dokumentasi
Gambar 1. Penjelasan Mengenai Materi Pengabdian Masyarakat
10
Gambar 3. Suasana Persiapan PM Online via Zoom
11
Pengabdian Masyarakat
Pembelajaran Microsoft Word
Universitas Bina Sarana Informatika
Program Studi Sistem Informasi Akuntansi Kampus
Kota Bogor
2020
Daftar Isi
Halaman Cover 1 Daftar Isi 2 Pengenalan MS. Word 2010 3 Word Art 6 Drob Cap 6 Mail Merge 7 Menyimpan Dokumen 11 Latihan 1 12 Latihan 2 131. Pengenalan MS. Word 2010
Ms. Word merupakan salah satu bagian dari Microsoft Office, Ms. Word sering digunakan untuk kegiatan perkantoran, pemerintahan, sekolah dan lain-lain. Ms. Word 2010 memiliki extention .docx.
A. Menjalankan Ms. Word 2010
Langkah yang pertama dilakukan untuk menjalankan Ms. Word adalah : - Klik Start
- All Programs - Microsoft Office - Microsoft Word 2010
Maka akan tampil halaman utama Ms. Word seperti gambar berikut ini:
Gambar 1 Tampilan utama Ms. Word 2010
B. Bagian-bagian Ms. Word
Menu Bar, menu bar merupakan bagian dari Ms. Word yang fungsinya menampilkan Menu dalam bentuk tulisan yang berisi fungsi-fungsi yang akan digunakan.
Tool Bar, tool bar merupakan menu yang ditampilkan dalam bentuk icon atau gambar yang berisi fungsi-fungsi yang akan digunakan
Gambar 2 Tampilan Menu Bar dan Tool Bar
Layar Kerja, adalah sebuah layar putih yang digunakan untuk menulis atau sebagai lembar kerja
Scroll Bar, merupakan bagian untuk menaikan dan menurunkan lembar kerja
Gambar 3 Layar kerja dan Scroll Bar
Menu Bar Tool Bar
C. Mengatur Halaman Kerja Ms.Word
Sebelum memulai menggunakan Ms. Word alangkah baiknya kita mengatur halaman kerja Ms.Word yaitu :
Pengaturan Kertas
o Klik menu Page Layout
o klik Margin untuk mengatur margin, jika ingin menyesuaikan dengan kebutuhan maka klik Custome Margin
Gambar 4 Custome Margin
Posisi Tulisan
Posisi tulisan dapat disesuaikan dengan kebutuhan sipengguna, posisi tulisan yang disebut dengan alignment yang terdiri dari : Right, Left, Center dan Justify.
Pengaturan Margin
Orientation Kertas
2. Word Art
Word art adalah tulisan cantik yang gunanya untuk membuat tulisan menjadi memiliki nilai seni. Untuk menggunakan word art dapat ikuti langkah berikut :
- Klik menu Insert - Klik Word Art
- Pilih dan klik bentuk yang diinginkan - Lalu tulis Text yang akan diinginkan
3. Drop Cap
Drop Cap digunakan untuk membuat tulisan Lebih besar dari tulisan yang lain, dan digunakan diawal kalimat. Sebelum menggunakan drop cap, sebaiknya kita menuliskan terlebih dahulu kalimat dalam sebuah paragraf.
Cara menggunakan drop Cap :
- Blok terlebih dahulu huruf awal yang akan di drop cap - Klik menu Insert
- Klik Drop Cap
Gambar 5 Drop Cap - Langkah terakhir klik Ok
4. Mail Merge
Mail merge banyak sekali digunakan diperkantoran yang fungsinya adalah
membuat surat yang akan dikirim kebanyak orang, dengan mail merge kita cukup
menggunakan data source. Bagai mana cara menggunakannya, berikut
langkah-langkahnya:
Sebelum menggunakan aplikasi mail merge, terlebih dahulu ketikan surat yang
akan dibuatkan mail merge kemudian:
- Klik menu Mailings
- Klik Select Recipients
- Klik Type New List
Akan tampil layar dibawah ini :
Jumlah Baris yang akan dilalui Drop cap
Gambar 6 Select Recipients
Gambar 7 Type New List
- Klik Costumize Colomns, gunanya untuk menghapus field yang tidak diperlukan serta merename dan menambah field yang dibutuhkan
Menambahkan Field Mendelet Field
- Kemudian untuk membuat data baru klik Add, dan masukan field yang anda inginkan. Contohnya nama, alamat, dll. Kemudian klik OK
- Isikan data yang akan kita undang Kemudian klik Ok , data yang akan kita undang sesuai dengan kebutuhan sipengguna. Setelah itu akan tampil layar berikutnya :
- Setelah semua diisi, maka selanjutnya di simpan dedalam folder yang sudah disediakan, yaitu di My Data Source.
- Langkah selanjutnya adalah menyisipkan Field yang telah kita buat, yaitu dengan cara klik Insert Merge Field masih dalam menu bar Maillings.
- Langkah berikutnya adalah Klik Finish & Merge, dan klik Edit Individual Document lalu pilih All dan klik OK
- Maka akan terbentuk surat sebanyak daftar undangan yang kita buat sebelumnya
5. Menyimpan Dokumen
Setelah semua dokumen dikerjakan langkah selanjutnya adalah penyimpanan, berikut cara penyimpanan dokumen dalam Ms. Word :
- Klik file
- Klik Save atau Save As
- Tentukan Folder tempat penyimpanan - Beri nama File dokumen
6. Latihan 1
Karang Taruna RW 01
Jalan Merdeka raya No. 168 Jakarta Pusat Jakarta, 22 Agustus 2014 Kepada Yth, Bapak/Ibu/sdr/i Siti Masripah Bojong Gede Dengan Hormat
Dalam rangka memeriahkan hari kemerdekaan Republik Indonesia, maka dengan ini kami selaku panitia HUT RI ke 69 mengundang bapak/ibu/sdr/i untuk hadir pada :
Hari/ Tanggal : Minggu/ 17 Agustus 2014 Pukul : 07.00 – 12.00 WIB
Tempat : Kampus STMIK Nusa Mandiri Jakarta Acara : Tasyakuran HUT RI ke 69
Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan bapak/ibu/sdr/i untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Ketua Karang Taruna RW 01
Zaenal
7. latihan 2
iapa yang tidak mengenal BSI Bogor, letaknya yang strategis dan tempatnya yang nyaman adalah yang sangat didambakan setiap orang. BSI Bogor memiliki lahan yang sangat luas, lahan yang hijau dan rindang membuat mata setiap orang terpana.
Kampus BSI Bogor memiliki 2 Program Studi yaitu :
Komputerisasi Akuntansi (KA)
Manajemen Informatika (MI)
Fasilitas yang ada di BSI Bogor 1. Ruang kelas ber AC 2. Lahan Parkir
3. Mushola
4. Sarana Olah raga
Berikut Gedung
BSI Bogor
Diberikan Kepada
Artika Surniandari, M. Kom
Sebagai Tim Tutor
Pengabdian Masyarakat yang diadakan di Yayasan Pendidikan Mata Pena dan diselenggarakan oleh Lembaga
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat UBSI pada tanggal 9 Mei 2020 dengan materi Workshop Pembuatan
Mail Merge Menggunakan Ms. Word Pada Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor.
Jakarta,16 Mei 2020
Ketua LPPM
Universitas Bina Sarana Informatika
Yayasan Pendidikan Mata Pena
(YPMP)
“Membangun Generasi yang Berpendidikan,Bermoral dan Berahlak Mulia ”
Jln.Baranangsiang 3 Blok E No 1.E Perumahan IPB Kelurahan Tegallega, Bogor Tengah Kota Bogor.
SURAT KETERANGAN NOMOR : 112/YPMP-PLT/V/2020
Yayasan Pendidikan Mata Pena menerangkan :
Nama Lembaga : Universitas Bina Sarana Informatika Alamat : Jl. Kramat Raya No. 98, Senen.
Jakarta Pusat 19450
Telah melaksanakan Pengabdian Masyarakat berupa pelatihan Workshop Pembuatan Mail Merge Menggunakan Ms. Word Pada Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor.
Kegiatan telah dilaksanakan pada hari Sabtu, tanggal 09 Mei 2020 di Yayasan Pendidikan Mata Pena dengan susunan panitia sebagai berikut:
Penanggungjawab Dr. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.Pd Ketua Pelaksana Lila Dini Utami, M.Kom
Tutor Elly Indrayuni, M. Kom
Anggota
Artika Surniandari, M.Kom Risa Wati, M.Kom
Siti Masripah, M.Kom Sri Wasiyanti, M.Kom Muhamad Ridwan
Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Bogor, 11 Mei 2020 Ketua
Yayasan Pendidikan Mata Pena
