FINANCE
Your key to success and prosperitySURAT KEPUTUSAN
No. 01 5/CEO/EKS-B/OKT/2006
Menunjuk Peraturan Bapepam No. IX.I.7 Lampiran Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan (Bapepam-LK) Nomor Kep-496/BL/2008 tanggal 28 Nopember 2008 Tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal, dengan ini Direktur Utama PT.HD Finance, Thk ("Perseroan") memutuskan untuk mengangkat Sdr. Agustin Tjahjadi sebagai Kepala Unit Audit Internal ("Head of Internal Audit Division") Perseroan, untuk masa jabatan terhitung sejak tanggal efektif Surat Keputusan ini sampai dengan ditutupnya Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan pada tahun 2012, dengan tidak mengurangi hak Direktur Utama Perseroan untuk memberhentikan sewaktu-waktu sebelum masa jabatannya berakhir, setelah mernperoleh persetujuan dari Dewan Komisaris Perseroan.
Demikianlah Surat Keputusan ini berlaku efektif sejak dikeluarkan serta setelah mendapatkan persetujuan dari Dewan Komisaris Perseroan.
Jakarta, 26 Juli 2011
ICurniadi Cahyono
Abigail Djojonegoro
Komisaris Utama KomisarisRobert Tampubolon
Komisaris Independen
PT. HD FINANCE Tbk.
PLAZA KELAPA DUA JI. Ponjong Arteri Kelopo Duo No. 29 Kebon Jeruk , Jakarta Borot 11550 Indonesia
Tel : + 62 21 535 9491 Fox + 62 21 535 9492
*MFNANa IT. HD Finance Tbk way ^. Internal Audit Charter
(
on
FINANCE
Your key to success and prosperity
PT. HD Finance Tbk
INTERNAL AUDIT
CHA R TE R
HDFt4ANCE PT. HD Finance Tbk Y-p ry Enternal Audit Charter
DAFTAR ISI
Pengantar
Visi
Misi
Tujuan Internal Audit
Struktur dan Kedudukan Internal Audit
Persyaratan dan Pengembangan Internal Audit
Wewenang Internal Auditor
Kewajiban Internal Auditor
Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit
Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit Laporan Hasil Pemeriksaan Internal Audit
Etika Internal Audit
Penetapan Internal Audit Charter
Penjelasan & Suplemen Internal Audit Charter
1
1
1
2
2
3
3
4
4
5
6
7
8
S T R I C T L Y P R I V A T E A N D C O N F I D E N T I A LFINANCE PT. HD Finance Tbk ASH Internal Audit Charter
Pengantar
Piagam Unit Audit Internal ("Internal Audit Charter") adalah dokumen formal yang berisi pengakuan keberadaan dan komitmen Direksi dan Dewan Korisaris atas berfl,nQsinva suatu unit nengawasan internal atau satuan pengawasan internal di sebuah organisasi atau badan hukum.
Internal Audit Charter PT. HD Finance Tbk mencakup visi, misi, tujuan, kedudukan dan organisasi Internal Audit, persyaratan dan pengembangan Unit Audit Internal PT. HD Finance Tbk ("Internal Audit"), wewenang, kewajiban, dan tanggung jawab Internal Audit, pelaksanaan dan pelaporan tugas dan tanggung jawab Internal Audit dan etika Internal Audit serta penetapan dan persetujuan dari Direksi dan Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk.
Internal Audit Charter yang telah ditetapkan oleh Direksi dan disetujui oleh Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk akan dijadikan dasar keberadaan dan pelaksanaan tugas-tugas pengawasan para auditor internal PT. HD Finance Tbk ("Internal Auditor") dan akan disosialisasikan agar diketahui oleh para pekerja dan pihak lain yang terkait agar dapat tercapai saling pengertian dan kerja sama yang baik dalam mewujudkan Visi, Misi dan Tujuan PT. HD Finance Tbk.
Disamping bentuk dan rumusan formal Internal Audit Charter yang akan disampaikan kepada seluruh fungsi di PT. HD Finance Tbk, buku ini juga dilengkapi dengan penjelasan butir-butir yang ada dalarn piagam (charter) dan juga suplemen yang menjelaskan secara lebih rinci bagian dari aspek dan arti penting yang perlu diketahui dan dipahami oleh setiap auditor pengawasan internal.
Visi
Menjadi mitra strategis bagi manajemen dalam upaya menjadikan PT. HD Finance Tbk sebagai perusahaan yang menguntungkan dengan kualitas aset yang terkelola dengan baik.
Misi
Memberikan keyakinan (assurance) dan konsultasi yang bersifat independen dan obyektif kepada manajemen dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas pengelolaan manajemen risiko, sistem pengendalian internal dan proses tata kelola perusahaan di PT. HD Finance Tbk.
Tujuan Internal Audit
• Meningkatkan efektifitas manajemen risiko di PT. HD Finance Tbk melalui pengujian dan evaluasi kepatuhan terhadap kebijakan serta sistem dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen; Memperkuat sistem pengendalian di PT. HD Finance Tbk untuk mencegah terjadinya kecurangan, melalui pengujian kecukupan dan keefektifan sistem pengendalian internal termasuk pengujian terhadap transaksi, investigasi khusus, serta pengkajian regulasi yang berlaku;
■ Memberikan nilai tambah, memperbaiki, serta meningkatkan kinerja seluruh aktivitas operasional PT.HD Finance Tbk, melalui penilaian, pemberian rekomendasi dan konsultasi kepada manajemen beserta seluruh pelaksana kegiatan operasional,
HDF"lNA1qCi: PT . HD Finance Tbk Internal Audit Charter
Struktur dan Kedudukan Internal Audit
■ Internal Audit merupakan bagian dari manajemen yang independen dan mempunyai tanggung jawab untuk membantu seluruh jajaran organisasi perusahaan dalam mengevaluasi keseluruhan aktivitas operasional usahanya.
-is Dalam menjaga independensi Internal Audit, maka secara struktur Internal Audit bertanggung jawab langsung pada Direktur Utama PT. HD Finance Tbk dan tidak terlibat dalam operasional usaha secara
langsung.
Dalam hubungannya dengan Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit, Internal Audit harus memenuhi permintaan untuk menyajikan data atau laporan dari Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit.
° Internal Audit dipimpin oleh Kepala Divisi Internal Audit ("Head of Internal Audit Division").
Kepala Divisi Internal Audit diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama atas persetujuan Dewan Komisaris.
Direktur Utama dapat memberhentikan Kepala Divisi Internal Audit setelah mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris, yaitu jika Kepala Divisi Internal Audit tidak memenuhi persyaratan dan/atau gagal atau tidak cakap dalam menjalankan tugas.
Setiap pengangkatan, penggantian, atau pemberhentian Kepala Divisi Internal Audit segera diberitahukan kepada Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan ("Bapepam dan LK"). Internal Auditor yang duduk dalam Divisi Internal Audit bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Divisi Internal Audit.
■ Posisi/profesi Internal Auditor adalah sebagai staff ahli pada bidangnya.
Persyaratan dan Pengembangan Internal Auditor Persyaratan Internal Auditor :
1. Internal Auditor diangkat atas dasar kecakapan dan kemampuan;
2. Internal Auditor harus mempertahankan sikap profesional, independen, jujur dan obyektif dalam setiap pekerjaan;
3. Berpendidikan minimal Sarjana dan mempunyai pengetahuan yang cukup tentang kegiatan audit, akuntansi, keuangan, perpajakan, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, sistem teknologi dan hal lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan;
4. Memahami prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik dan manajemen risiko;
5. Memiliki pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal dan peraturan perundang-undangan terkait lainnya;
6. Memiliki kemampuan untuk melakukan verifikasi, evaluasi dan rekomendasi serta membuat laporan kepada Kepala Divisi Internal Audit;
7. Memiliki kecakapan untuk berinteraksi dan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis secara efektif; 8. Internal Auditor wajib mematuhi standar profesi yang dikeluarkan oleh Asosiasi Internal Audit yang
ada di Indonesia dan wajib mematuhi Kode Etik Internal Audit;
9 .Nc PT. HD Finance Tbk ^ryA^y Internal Audit Charter
9. Internal Auditor wajib menjaga kerahasiaan informasi dan/atau data perusahaan;
10. Internal Auditor bersedia meningkatkan pengetahuan, keahlian dan kemampuan profesionalismenya secara terus menerus;
11. Internal Auditor dan pelaksana yang duduk dalam Divisi Internal Audit dilarang merangkap jabatan sebagai pelaksana kegiatan operasional perusahaan.
Pengembangan Internal Auditor:
1. Internal Auditor hares secara berkelanjutan mendapat pendidikan dan latihan yang cukup dalam bidangnya agar dapat mengantisipasi perkembangan perusahaan.
2. Internal Auditor harus secara terns menerus mengembangkan dan memperbaiki diri sendiri agar mampu berperan aktif dalam mendukung peningkatan kontrol, efektifitas dan efisiensi di lingkungan perusahaan.
Wewenang Internal Auditor
Internal Auditor memiliki wewenang untuk memperoleh informasi dari seluruh unit kerja dan pekerja di lingkungan PT. HD Finance Thk tanpa adanya pembatasan dari pihak auditee atau pihak lain; Internal Auditor memiliki wewenang untuk mengakses, melihat dan memeriksa sernua dokumen dan pencatatan PT. HD Finance Tbk dalam batas waktu yang ditentukan, tanpa adanya pembatasan dari pihak auditee atau pihak lain;
Internal Auditor memiliki wewenang untuk mengalokasikan sumber daya audit, menentukan fokus, ruang lingkup dan rencana atau jadwal audit serta menerppkan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan tanpa adanya pembatasan dari pihak auditee atau pihak lain;
• Internal Auditor memiliki wewenang untuk mendapatkan sarafl dan nasehat dari nara sumber profesional dalam kaitan dengan kegiatan audit;
• Internal Auditor memiliki wewenang untuk menyampaikan laporan dan melakukan konsultasi dengan Direktur Utama dan/atau Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit serta berkoordinasi dengan manajemen atas kegiatan audit tanpa adanya pembatasan dari pihak auditee atau pihak lain;
• Internal Auditor memiliki wewenang untuk melakukan komunikasi secara langsung dengan Direksi, Dewan Komisaris danlatau Komite Audit serta anggota dari Direksi, Dewan Komisaris danlatau Komite Audit;
■ Internal Auditor memiliki wewenang untuk mengadakan rapat secara berkala dan insidentil dengan Direksi, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit;
■ Internal Audit memiliki wewenang untuk melakukan koordinasi kegiatannya dengan kegiatan auditor eksternal ("External Auditor").
Kewajiban Internal Auditor
■ Internal Auditor wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan Internal Audit Charter; • Internal Auditor wajib mematuhi standar profesi yang dikeluarkan oleh Asosiasi Audit Internal, kode
etik Audit Internal;
• Internal Auditor wajib untuk menjaga kerahasiaan data auditee dan temuan audit, kecuali pada pihak yang berhak mengetahui, dalam hal ini Direktur Utama, Dewan Komisaris dan Komite Audit PT. HD Finance Tbk, dan/atau diperkenankan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
IFINAN PT. HD Finance Tbk WCE
Internal Audit Charter
dan/atau putusan atau penetapan pengadilan.
Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit
Dalam memenuhi kewajibannya, Internal Audit bertanggungjawab untuk :
Menyusun dan melaksanakan rencana Internal Audit tahunan yang telah disetujui oleh Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit, dimana penyusunan dan pelaksanaan rencana Internal Audit tahunan didasarkan pada sebuah model risiko untuk mengidentifikasi risiko usaha, dan dengan memperhatikan masukan dari manajemen;
Mengidentifikasi dan menilai risiko potensial terhadap kegiatan operasional PT. HD Finance Tbk.;
• Menguji dan mengevaluasi kecukupan dan pelaksanaan pengendalian internal dan sistern manajemen
risiko sesuai dengan kebijakan , rencana, prosedur , dan tujuan usaha PT. HD Finance Tbk.;
° Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di bidang akuntansi, keuangan, perpajakan, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya, termasuk melaporkan kemungkinan melaksanakan peningkatan pada proses tersebut;
Menilai kehandalan dan keamanan dari informasi keuangan dan manajemen termasuk sistem dan operasi (in-house maupun outsourced) yang menghasilkan informasi tersebut;
Menilai semua alat pengaman aset PT. HD Finance Tbk.;
Melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan atas dasar indikasi-indikasi yang ditemukan dan/atau permintaan dari pihak Direksi, Dewan Komisaris danlatau Komite Audit;
Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit termasuk memberikan rekc nendasi dan/atau saran tindakan perbaikan;
Memberikan informasi mengenai perkembangan (progress) dan hasil-hasil pelaksanaan rencana audit tahunan dan kecukupan sumber daya audit;
Memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan untuk memastikan bahwa tindak perbaikan telah dilaksanakan secara efektif;
■ Bekerjasama dengan Komite Audit dalam pelaksanaan kegiatan audit;
■ Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan yang dilakukan Internal Audit;
■ Berkoordinasi dengan External Auditor dalam kaitan dengan tugas-tugas pengawasan di PT. HD Finance Tbk.
Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit
Internal Audit dalam melaksanakan pemeriksaan terhadap unit kerja Kantor Pusat, Regional Business dan Cabang berdasarkan rencana kerja tahunan, meliputi :
1. Operational Audit
2. Compliance Audit
3. IT and System Audit
F PT. RD Finance Tbk WHD
^ryA^ Internal Audit Charter
4. Financial Audit
5. Development and Quality Assurance Audit
1. Operational Audit
Audit yang melakukan deteksi dini (early warning) terhadap penyimpangan dan kecurangan
(fraud) yang mungkin terjadi pada Cabang PT. HD Finance Tbk berdasarkan tingkat risiko serta
memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional perusahaan.
2. Compliance Audit
Audit yang melakukan evaluasi terhadap kepatuhan (Compliance) atas Standard Operation
Procedure (SOP) perusahaan, aturan normatif Berta kebijakan masing - masing bagian pada Regional Business dan Cabang PT. HD Finance Tbk berdasarkan tingkat resiko serta memberikan
rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional perusahaan.
3. IT and System Audit
Audit yang melakukan analisa dan evaluasi terhadap Security, Application System, Database, dan
Networking Berta aktivitas proses kerja yang berhubungan dengan Information Technology System
PT. HD Finance Tbk dalam rangka membantu manajemen untuk memastikan bahwa sistem dan teknologi yang diterapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan memberikan pendapat sebagai solusi alternatif untuk pengembangan sistem dan teknologi perusahaan (IT Audit) serta menyediakan data sistem yang diperlukan untuk mendukung divisi Internal Audit dalam melakukan proses analisa dan pemeriksaan audit (Management Information System).
3. Financial Audit
Audit yang melakukan analisa dan evaluasi terhadap Laporan Keuangan PT. HD Finance Tbk dalam rangka membantu manajemen untuk memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan dapat mencapai akuntabilitas publik yang optimal dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas keuangan perusahaan.
4. Development and Quality Assurance Audit Development :
Audit yang melakukan pengembangan Metodologi dan Teknologi Audit, pemenuhan Sumber Daya Manusia (SDM) dan peningkatan keahlian (skill) Auditor dalam rangka mencapai proses audit yang sesuai dengan Standard Internal Audit.
Quality Assurance :
Audit yang melakukan pemberian jaminan (Assurance) atas proses audit yang dilakukan Internal Auditor telah sesuai dengan konsep dan tujuan audit yang ditetapkan serta melakukan pemantauan secara intensif terhadap Commitment and Follow Up Action atas perbaikan temuan audit.
Serta penataan penyimpanan dokumen Audit (Filing Management) secara rapi, aman, terstruktur dan terjaga kerahasiaannya
Laporan Hasil Pemeriksaan Internal Audit
Internal Audit berkewajiban membuat laporan atas hasil pemeriksaan yang dilaksanakan terhadap unit kerja Kantor Pusat, Regional Business dan Cabang PT. HD Finance Tbk.
Laporan hasil pemeriksaan wajib dilakukan koordinasi terlebih dahulu dengan unit kerja yang terkait
HOFENANCE PT. HD Finance Tbk Internal Audit Charter
untuk memastikan temuan audit yang tertulis dalam laporan audit telah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Dalam kondisi terjadi perbedaan perse psi antara Internal Auditor dengan auditee, maka persepsi rnasing-masing pihak dicantumkan dalam Lporan basil pemeriksaan.
• Laporan basil pemeriksaan yang telah dibicarakan dengan auditee wajib dilaporkan kepada Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit PT. HD Finance Tbk secara periodik.
Etika Internal Auditor
Sebagai pedoman berperilaku, seluruh Internal Auditor PT. HD Finance Tbk harus memegang teguh kode etik Divisi Internal Audit yang mengacu pada kode etik yang ditetapkan oleh Asosiasi Internal Audit yang ada di Indonesia, yang secara khusus menghendaki agar Internal Auditor memiliki keahlian pada bidangnya, bersikap sesuai dengan kenyataan dan memiliki kejujuran dalam hubungan dengan perusahaan, bersikap hati-hati, teliti, dapat dipercaya dan dapat menjaga kerahasiaan, serta menghindari perasaan keberpihakan dalam menyampaikan rekomendasinya kepada perusahaan.
Jakarta, 26 Juli 2011
•; Kepala Divisi Internal Audit
OHMINANCE PT. HD Finance Tbk Internal Audit Charter
PENETAPAN PIAGAM UNIT AUDIT INTERNAL
PT. HD FINANCE Tbk. ("INTERNAL AUDIT CHARTER")
Menunjuk Peraturan Nomor IX.L7 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal tertanggal 28 Nopeinber 2008, dengan ini Direksi PT. HD Finance Tbk ("Perseroan ") men;ambil keputusan. :
Menetapkan Piagam Unit Audit Internal ("Internal Audit Charter") tertanggal 26 Juli 2011.
Jakarta, 26 Juli 2011
Direksi Perseroan
Tobing Parali Direktur
Menyetujui, Dewan Komisaris Perseroan
Andoko Direktur
Wurniadi Cahyono Abigail Djodnnegoro Robert Tampubolon
Komisaris Utama Komisaris Komisaris Independen
PT. HD Finance Tbk Internal Audit Charter
PENJELASAN & SUPLEMEN
INTERNAL AUDIT CHARTER
PT. HD FINANCE Tbk
PENJELASAN ATAS KOMPONEN INTERNAL AUDIT CHARTER
1. Visi, Misi dan Tujuan Internal Audit
Visi, Misi dan Tujuan Internal Audit menjelaskan arah, tujuan dan alasan mengapa Internal Audit dibentuk. Visi dan Misi Internal Audit hares selaras dengan visi, misi dan tujuan PT. HD Finance Tbk sebagai suatu organisasi secara keseluruhan dan menggambarkan kontribusi auditor terhadap pencapaian tujuan tersebut. Dalam rumusan tersebut, visi dan misi serta tujuan Internal Audit lebih mengarah pada pelaksanaan audit internal sebagai konsultan dan katalis. Sejalan dengan trend dalam kegiatan audit internal, rumusan tersebut tidak menonjolkan fungsi Internal Audit sebagai "polisi" atau "watchdog". Visi, misi dan tujuan ini akan disempurnakan dengan cara melakukan validasi melalui diskusi.
2. Struktur dan Kedudukan Internal Audit
Secara struktural, Internal Audit bertanggung jawab langsung pada Direktur Utama PT. HD Finance Tbk dan tidak terlibat dalarn operasional usaha secara langsung. Hal itu ditujukan agar Internal Audit dapat secara independen menjalankan fungsinya sebagai bagian dari manajemen yang mempunyai tanggung jawab untuk membantu seluruh jajaran organisasi perusahaan dalam mengevaluasi keseluruhan aktivitas operasional usahanya.
Internal Audit dipimpin oleh seorang Kepala Divisi Internal Audit yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama atas persetujuan Dewan Komisaris. Kepala Divisi Internal Audit dapat diberhentikan apabila Kepala Divisi Internal Audit tidak memenuhi persyaratan sebagai auditor sebagaimana diatur dalam Peraturan Bapepam Nomor IX.1.7 daR atau gagal atau tidak cakap dalam menjalankan tugasnya. Setiap pengangkatan, penggantian, atau pemberhentian Kepala Divisi Internal Audit segera diberitahukan kepada Bapepam dan I.K. Auditor dalarn Internal Audit memiliki profesi sebagai staff ahli pada bidangnya dan bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Divisi Internal Audit.
Selain itu, Internal Audit wajib melaporkan hasil temuan audit pada Komite Audit sehingga diharapkan adanya pihak eksternal yang independen dalam mengevaluasi keseluruhan aktivitas operasionalperusahaan.
3. Persyaratan dan Pengembangan Internal Audit
Persyaratan Internal Auditor hares berpendidikan Sarjana dan memiliki keahlian yang cukup pada bidangnya serta memiliki sikap profesional dan independen yang tinggi dalam menjalankan tugasnya. Internal Auditor juga diharapkan memiliki pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal dan peraturan perundang-perundang-undangan terkait lainnya. Dalam pelaksanaan tugasnya, Internal Auditor harus mampu melakukan tugas verifikasi, evaluasi dan membuat laporan serta memberikan rekomendasi kepada Kepala Internal Audit.
Pengembangan Internal Auditor hares dilakukan secara berkelanjutan untuk mendapatkan pelatihan yang cukup dalam bidangnya dan bersedia secara terns menerus melakukan pengembangan dan perbaikan diri sendiri agar dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
S T R I C T L Y P R I V A T E A N D C O N F I D E N T I A L Page 8 of 12
HDFFNANCE PT. HD Finance Tbk Internal Audit Charter
4. Wewenang Internal Audit
Pernyataan wewenang dalam Internal Audit Charter menunjukan dukungan yang diberikan oleh Direksi dan Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk dalam memberdayakan Internal Audit.
Pernyataan ini menunjukan hak-hak yang dimiliki oleh Internal Audit yang mencakup akses terhadap informasi, dokumen, sumber daya manusia, sistem dan prosedur serta laporan keuangan. Mengingat waktu juga sangat mempengaruhi efektifitas audit, maka Internal Audit Charter juga perlu secara ekplisit menyatakan bahwa akses dan informasi tersebut hares sudah dapat diberikan dalam waktu yang cepat.
Pemberian wewenang untuk memperoleh akses dilakukan oleh hampir semua perusahaan atau instansi yang memiliki Piagam Audit Internal. Oleh karenanya, perlu dinyatakan secarajelas adanya wewenang ini agar semua pihak terkait tidak meragukan komitmen Direksi dan Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk terhadap fungsi dan tugas Internal Audit.
Pemberian tugas dan kewajiban yang berat harus diimbangi dengan memberikan wewenang yang memadai. Untuk itu, Internal Audit hares didukung oleh sumberdaya yang cukup dan diberi kebebasan untuk menentukan alokasi sumberdaya, fokus dan objek audit, waktu dan penjadwalan serta untuk menerapkan teknik-teknik audit yang dipandang perlu.
Dalam melaksanakan fungsinya, Internal Audit tidak berwenang melakukan tugas-tugas operasional perusahaan seperti menginisiasi atau menyetujui transaksi akuntansi di luar unit Internal Audit, mengarahkan aktivitas pada unit lain di luar unit Internal Audit, dan terlibat dalam aktivitas lain yang diaudit.
Selain itu, Internal Audit juga harus diberi peluang untuk mendapatkan jasa bantuan tenaga ahli yang dipandang perlu untuk melakukan suatu penugasan audit. Jasa bantuan yang biasanya diperlukan oleh auditor misalnya konsultan untuk masalah-masalah teknis operasional atau masalah yang berkaitan dengan hukum.
Efektifitas kegiatan Internal Audit sangat tergantung pada pemanfaatan dan tindak lanjut hasil-hasil audit. Oleh karenanya, Internal Audit perlu berkonsultasi atau berkomunikasi dengan Direksi, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit PT. HD Finance Tbk, baik dalam forum rapat, pertemuan khusus maupun pada kesempatan lain jika diperlukan. Kesempatan pertemuan tersebut akan mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap tercapainya Good Corporate Governance.
5. Kewajiban Internal Audit
Bagian ini berisi harapan atas peran Internal Audit dalam menjadi mitra strategis manajemen. Perumusan peran ini biasanya menyangkut sistem pengendalian internal, ketaatan, pengungkapan penyimpangan, efisiensi dan efektifitas, manajemen risiko dan Good Corporate Governance. Bagian ini hares menyatakan secara jelas peran auditor dan auditee berkaitan dengan berbagai sistem dan proses pengawasan.
Kewajiban utama Internal Audit adalah memonitor atau mengevaluasi kecukupan dan efektifitas sistem operation prosedur yang dijalankan oleh setiap fungsi di lingkungan PT. HD Finance Tbk. Fokus dan monitoring system pengendalian ini adalah pada penilaian apakah kegiatan pengelolaan yang dilakukan telah mengarah pada tercapainya visi, misi, dan sasaran perusahaan. Dalam kaitan ini, Internal Audit berkewajiban pula untuk menciptakan nilai tambah dengan senantiasa mencari peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas bagi perusahaan.
Dalam kondisi saat ini, salah satu kewajiban penting Internal Auditor adalah untuk mereview sistem manajemen risiko dan mengarahkan perhatian manajemen terhadap perubahan yang penting serta risiko-risiko yang dapat menghalangi tercapainya tujuan organisasi. Penjelasan mengenai kewajiban Internal Auditor dapat diperdalam lebih lanjut dengan menyatakan kewajiban untuk rnenyiapkan perencanaan audit dan untuk melakukan pekerjaannya sesuai dengan standar profesional Internal Audit.
*MFHANCE PT. HD Finance Tbk Internal Audit Charter
Dalam setiap pelaporannya, Internal Audit hanya berkewajiban untuk menyampaikan laporan kepada pihak yang berhak mengetahuinya. Internal Auditor wajib menjaga kerahasiaan data auditee dan hasil ternuan audit dari pihak yang tidak berkepentingan.
6. Ruang Lingkup Internal Audit
Sejalan dengan ruang lingkup sistern pengendalian internal yang berlaku, ruang lingkup Internal Audit mencakup monitoring kehandalan pengawasan yang melekat di setiap unit kerja, integritas sistem informasi teknologi dan keuangan, ketaatan terhadap peraturan, etika bisnis dan nilai normatif lainnya serta efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan.
Penyelidikan dan pengungkapan atas kecurangan atas ketidaktaatan peraturan yang berlaku, dapat dilakukan dalam penugasan khusus yang relevan dengan ruang lingkup Internal Audit.
7. Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit
Kepala dan staff dalam Divisi Audit Internal wajib menyusun dan melaksanakan rencana Internal Audit tahunan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas dan kewajibannya kepada Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit PT. HD Finance Tbk. Pertanggungjawaban ini antara lain mencakup pelaporan rencana tahunan, hasil penilaian atas kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian dan pengawasan internal serta proses pengelolaan risiko. Auditor juga bertanggung jawab untuk melaporkan hasil-hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit. Selain itu, Internal Audit juga bertanggung jawab untuk menyusun program dalam mengevaluasi mutu kegiatan Internal Audit yang dilakukan serta memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan. Internal Audit bertanggung jawab pula untuk melakukan koordinasi kegiatan audit dengan auditor diluar organisasi.
8. Pelaksanaan Tugas dan Tanggung Jawab Internal Audit
Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, Internal Audit PT. HD Finance Tbk menjalankan rencana kerja tahunan, yang meliputi : Operational Audit yang lebih menitikberatkan pada pemeriksaan terhadap penyimpangan dankecurangan (Fraud) yang mungkin terjadi pada cabang PT. HD Finance Tbk berdasarkan tingkat resiko, Compliance Audit yang lebih
menitikberatkan pada pemeriksaan terhadap kepatuhan unit kerja dalarn menjalankan kebijakan dan prosedur yang berlaku berdasarkan tingkat resiko, IT Audit dimana Internal Audit menganalisa proses kerja secara sistem dan memberikan masukan untuk perbaikan kinerja dari sistem, Financial
Audit dimana Internal Audit mereview validitas data pada laporan keuangan perusahaan dan Development and QA Audit dimana Internal Audit mengembangkan metodologi, teknologi dan
keahlian audit secara berkelanjutan, memberikan jaminan atas proses audit yang dijalankan sesuai dengan proses audit yang berlaku dan memonitoring hasil tindakan perbaikan unit kerja atas temuan audit secara periodik serta menerapkan sistem manajemen arsip yang rapi, aman, terstruktur dan terjaga kerahasiaannya.
9. Laporan Hasil Pemeriksaan Internal Audit
Sesuai dengan kedudukan Internal Audit yang berada langsung dibawah Direktur Utama, maka setelah melakukan proses pemeriksaan dan penyusunan laporan audit akan dilaporkan ke Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit PT. HD Finance Tbk.
10. Etika Internal Audit
Dalam menjalankan tugasnya, Internal Auditor diharapkan dapat bersikap :
• Integrity : Internal Auditor dalam memberikan masukan dapat dipercaya dan berdasarkan
S T R I C T L Y P R I. V A T E AND CONFIDENTIA L Page 10 of 12
MFINANGE PT. HD Finance Tbk
we Internal Audit Charter
kenyataan yang ada.
• Objectivity : Internal Auditor dapat melihat segala sesuatunya yang berkaitan dengan pekerjaan audit senyata mungkin sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
• Confidentiality : Internal Auditor hares dapat menghargai dan menjaga kerahasiaan atas basil audit, pelaporan basil audit hanya ke Direktur Utama, Dewan Komisaris dan/atau Komite Audit PT. HD Finance Tbk.
Competency : auditor harus dapat mengaplikasikan pengetahuan, keahlian, dan pengalaman dalam meningkatkan performa Internal Audit.
SUPLEMEN TERHADAP INTERNAL AUDIT CHARTER
Suplemen terhadap Internal Audit Charter berisi penjelasan mengenai arti penting, manfaat, dan strategi pengembangan Internal Audit Charter. Tujuan dan suplemen ini adalah untuk membantu Internal Auditor agar dapat memahami fungsi dan kegunaan Internal Audit Charter dengan lebih baik.
Arti penting Internal Audit Charter
Internal Audit Charter merupakan term of reference bagi Internal Audit. Internal Audit Charter merupakan dokumen yang secara formal memberikan alasan mengapa fungsi Internal Audit dibentuk di perusahaan. Internal Audit Charter membantu menjelaskan posisi fungsi Unit Pengawasan Internal dalam organisasi.
Internal Audit Charter dapat digunakan secara positif sebagai sarana memasarkan jasa-jasa audit. Sebagai term of reference, Internal Audit Charter dapatjuga digunakan untuk bahan penjelasan yang dipakai sebagai dasar legal dan moral pekerjaan audit dalam hal terjadi perselisihan dengan auditee yang kurang baik.
Manfaat Internal Audit Charter
Internal Audit Charter dapat digunakan untuk memperoleh berbagai manfaat, yakni : + Merupakan pengakuan formal atas fungsi Internal Audit;
• Mendokumentasikan ruang lingkup, kewajiban, wewenang dan profesionalisme fungsi Internal Audit;
• Sebagai pembanding dengan standar profesional untuk menilai kecukupan pekerjaan Internal Audit;
• Sebagai dasar untuk menetapkan kebijakan dan prosedur Internal Audit;
Memberikan penjelasan mengenai visi, misi dan tujuan Internal Audit kepada auditee; • Sebagai dasar bagi pengawas eksternal dalam menilai independensi kegiatan audit.
Formalisasi Fungsi Internal Audit
Internal Audit Charter merupakan dokumen yang secara formal mengakui pembentukan suatu fungsi Internal Audit. Dokumen ini juga secara formal menyatakan visi, misi dan tujuan yang akan dicapai oleh Internal Audit. Internal Audit Charter dapat dipandang sebagai kontrak antara Internal Audit dengan Direksi dan Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk yang memberi wewenang kepada Internal Audit untuk memulai pekerjaan pengawasan di lingkungan PT. HD Finance Tbk.
Internal Audit Charter menetapkan hak kepala dan staff Internal Audit untuk memeriksa setiap bagian dalarn organisasi dan melihat berbagai aset dan dokumen PT. HD Finance Tbk.
HOFINAMcE PT. [ID Finance Tbk ^.A wa Internal Audit Charter
Dokumentasi ruang lingkup , kewajiban dan wewenang Internal Audit
Internal Audit Charter merupakan dokumen tertulis yang menyajikan persetujuan dan komitmen Direksi dan Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk atas ruang lingkup, kewajiban, dan wewenang Internal Audit..Iika tidak dibuat dalam bentuk dokumen formal persetujuan semacam ini, dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda-beda dan dapat hilang dalam penyimpanannya. Internal Audit Charter merupakan catatan permanen yang mendokumentasikan persetujuan tersebut.
Dasar untuk dibandingkan dengan Standard Professional
Internal Auditor dapat menggunakan Standar Profesional Internal Audit sebagai dasar untuk mengukur apakah pelaksanaan pekerjaannya telah memadai atau tidak. Dengan bekerja mengikuti standar, auditor dapat mempertahankan diri dari tuduhan malpraktek atau bekerja secara tidak memadai. Internal Audit Charter dapat dibandingkan dengan Standar Internal Audit untuk memastikan apakah telah dibuat secara baik, sehingga terdapat jaminan bahwa audit yang dilakukan berdasarkan charter tersebut adalah audit yang memadai.
Dasar untuk implementasi kebijakan dan prosedur Internal Audit
Dalam perkembangannya, Kepala Divisi Internal Audit akan mengeluarkan berbagai kebijakan, prosedur, dan petunjuk untuk diterapkan dalam jajaran Internal Audit. Internal Audit Charter yang balk, dapat memastikan bahwa berbagai kebijakan dan prosedur tersebut akan konsisten satu sama lain dan sejalan dengan visi, misi dan tujuan dasar fungsi Internal Audit.
Keterangan untuk pihak terkait mengenai visi, misi dan tujuan Internal Audit
Banyak auditee yang tidak memiliki bayangan sama sekali apa pekerjaan yang dilakukan oleh Internal Auditor. Auditee seringkali tidak mengetahui perbedaan Internal Auditor dengan auditor lainnya yang mengaudit PT. HD Finance Tbk, misahiya External Auditor. Internal Audit Charter dapat menghilangkan kebingungan ini dengan mengkomunikasikan visi, mini dan tujuan Internal Audit secara meluas dan jelas. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses audit atau yang berhubungan dengan Internal Audit, dapat diberi Internal Audit Charter sebagai dasar untuk menerangkan wewenang, ruang lingkup, kewajiban, dan sifat pekerjaan yang dilakukan oleh Internal Audit.
Dasar untuk evaluasi oleh Pengawas Eksternal
Dalam melaksanakan tugasnya, pengawas eksternal (Komite Audit dan/atau External Auditor) perlu mengevaluasi kegiatan yang dilakukan oleh Internal Auditor. Internal Audit Charter akan menjadi dasar bagi pengawas eksternal dalam menilai independensi dan efektifitas fungsi Internal Audit.
Tanggung jawab penyiapan Internal Audit Charter
Pengembangan Internal Audit Charter pada dasarnya merupakan tanggung jawab kepala Internal Audit dan dikonsultasikan dengan Direksi dan Dewan Komisaris PT. HD Finance Tbk. Langkah konsultasi dengan Direksi dan Dewan Komisaris memberi kesempatan bagi Internal Audit untuk menjelaskan tujuan dan manfaat Internal Audit Charter secara luas.
