1. DASAR PENGURUSAN RISIKO POLITEKNIK MERSING 1 2. PROSES PENGURUSAN RISIKO 2 3. KOD DAFTAR RISIKO PENGURUSAN RISIKO 5-23

(1)

KANDUNGAN

MUKA SURAT

1. DASAR PENGURUSAN RISIKO POLITEKNIK MERSING

1

2. PROSES PENGURUSAN RISIKO

2

3. KOD DAFTAR RISIKO

3 - 4

4. PENGURUSAN RISIKO

5 - 23

5. KESIMPULAN DAN PENAMBAHBAIKAN

24

(2)

1. DASAR PENGURUSAN RISIKO POLITEKNIK MERSING

DASAR KUALITI

PEMBERIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN YANG BERKUALITI BAGI

MEMBANGUNKAN POTENSI PELAJAR KE ARAH KECEMERLANGAN DI DALAM

TEKNOLOGI

MAKLUMAT

&

KOMUNIKASI,

KEJURUTERAAN

DAN

PERDAGANGAN MELALUI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

YANG BERKESAN, PEMATUHAN TERHADAP GARIS PANDUAN, PERATURAN,

PEKELILING, AKTA DAN UNDANG-UNDANG DI SAMPING MELAKSANAKAN

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN UNTUK MEMENUHI DAN MENCAPAI

KEPUASAN PPIHAK PELANGGAN

OBJEKTIF KUALITI

Rujuk Business Plan terkini

PENYATAAN DASAR PENGURUSAN RISIKO

POLITEKNIK MERSING KOMITED UNTUK MEMPRAKTIK AMALAN BAIK

PENGURUSAN DENGAN MENGURUSKAN RISIKO SECARA TERANCANG DEMI

MEMBERIKAN

PERKHIDMATAN

YANG

TERBAIK

KEPADA

PIHAK

BERKEPENTINGAN DAN MEMASTIKAN PENAMBAHBAIKAN DIJALANKAN

SECARA STRATEGIK DAN BERTERUSAN

OBJEKTIF PENGURUSAN RISIKO

1. Memastikan amalan baik pengurusan

2. Mengurangkan kos luar jangka

3. Membantu dalam pengurusan strategik

4. Pengurusan sumber yang lebih berkesan

5. Membantu dalam proses membuat keputusan

6. Keseimbangan diantara PELUANG dan RISIKO

7. Meningkatkan tahap keupayaan organisasi

(3)

2. PROSES PENGURUSAN RISIKO

ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS

(ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

KENALPASTI RISIKO

(RISK IDENTIFICATION)

ANALISIS RISIKO

(RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO

(RISK EVALUATION)

PELAN TINDAKBALAS RISIKO

(RISK TREATMENT)

KO

MUNI

KA

SI D

AN

KO

NSU

LTA

NSI

(COMMUN

ICA

T

IO

N

&

CON

S

U

L

TATION

)

PEM

AN

T

A

UAN

D

AN

KAJIAN

SE

MUL

A

(M

O

N

IT

O

RI

NG

&

R

E

VI

EW

)

Penilaian Risiko

2

(4)

3. KOD DAFTAR RISIKO

KOD

DAFTAR

JAB/UNIT/BHG

01 PENTADBIRAN

02 PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN

03 TEKNOLOGI MAKLUMAT (ICT)

04 MAKLUMBALAS PELANGGAN

05 JABATAN HAL EHWAL PELAJAR

05/1

PENGAMBILAN PELAJAR

05/2

PENDAFTARAN PELAJAR

05/3

KEBAJIKAN DAN DISIPLIN PELAJAR

05/4

PENGURUSAN PSIKOLOGI

05/5

KEUSAHAWANAN

05/6

SUKARELAWAN

06 PEPERIKSAAN

07 LATIHAN INDUSTRI

08 LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

08/1

LATIHAN STAF

08/2

AKAUN AMANAH

08/3

PSH

09 INDUSTRI KORPORAT DAN KEBOLEHPASARAN (CISEC)

10 PENYELIDIKAN DAN INOVASI

11 JAMINAN KUALITI & DOKUMENTASI

(5)

11/2

KPI

11/3

OSHA

11/4

AKREDITASI

12 UNIT PERPUSTAKAAN

13 PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

13/1

SEMESTER TEACHING PLAN

13/2

PERSIAPAN DAN PERLAKSANAAN KULIAH / AMALI

13/3

PEMANTAUAN KETIDAKHADIRAN PELAJAR

13/4

PERLAKSANAAN PENILAIAN KERJA KURSUS

14 INSTRUKTIONAL DAN MULTIMEDIA

14/1

e-LEARNING

15 JABATAN SUKAN, KO-KURIKULUM DAN KEBUDAYAAN

15/1

SUKAN

15/2

KOKURIKULUM

15/3

KEBUDAYAAN

16 CENTER OF TECHNOLOGY (COT)

17 KAMSIS

(6)

Tarikh Mula Tarikh Akhir OS 2.3 Mencapai matlamat organisasi yang digariskan melalui keberkesanan kos Strategi 2.3.6 Agihan peruntukan tahunan kurang dari bajet permohonan peruntukan tidak mencukupi Program / aktiviti tidak dapat dilaksanakan Belanja berhemah

2

4

Peruntukan yang diterima perlu diagihkan mengikut program dan aktiviti yang telah dirancang Minit Mesyuarat

Pengurusan Jan‐19 Dis 2019

Peratus Laporan Perbelanjaan Ketua Jabatan / Ketua Unit

2

4

Peruntukan diterima 1. 100% peruntukan diterima 2. 80% peruntukan diterima 3. 50% peruntukan diterima 4. 25% peruntukan diterima 5.tiada peruntukan 1. . 100% aktiviti dapat dilaksanakan 2. 80% aktiviti / program dilaksanakan 3. 50% aktiviti/prpgram dilaksanakan 4. 25% aktiviti/program dilaksanakan 5. 0% tiada program dijalankan OS 2.4 Pengurusan kewangan dan perolehan mengikut peraturan dan prosidur Strategi 2.4.8 Kurang kompiten dalam tatacara kewangan dan pengurusan perolehan Kerja‐kerja yang tidak menepati kriteria pembayaran bil melebihi 14 hari Teguran Audit Prestasi perbelanjaan tidak mencapai tahap yang ditetapkan menyediakan kursus kepada staf 2 2 4 Menyediakan latihan dan kursus kepada pegawai yang terlibat dalam proses berkenaan

Memo panggilan kursus Jan‐19 Dis 2019 Memo dan

surat arahan Pegawai yang terlibat dengan kursus dan latihan Bilangan teguran 1. Tiada teguran 2. 1 hingga 4 teguran 3. 5 hingga 7 teguran 4. 8 hingga 10 teguran 5. lbh 10 teguran 1. Cemerlang 2. Baik 3. Sederhana 4. Memuaskan 5. Lemah OS 2.5 Meningkatkan Tadbir Urus Melalui Lean Management Strategi 2.5.9 Kekurangan Staf Bebanan tugas bertambah Penyampaian perkhidmatan tidak berkesan kemasukan staf

baru 3 3 9 Tanggung Kerja Mesyuarat Penjawatan Jan‐19 Dis 2019 Raten Pengarah

Peratus Kekosongan 1. 100% diisi 2. 90% diisi 3. 80% diisi 4. 70% diisi 5. Kurang 70% diisi Prestasi kerja 1. Cemerlang 2. Baik 3. Sederhana 4. Memuaskan 5. Lemah Tah ap Teras Strategik 2 Melestari Institusi Kondusif Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K e m ungk ina n Ak ib at Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K e m ungk ina n Ak ib at Tah ap Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ PENTADBIRAN

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2)

Identifikasi Risiko _{Penilaian Risiko}Analisis & Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan tindakan_{(klausa 6.1.2.b.2)}

Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Unit / Seksyen / Jabatan : PENTADBIRAN Dipantau Oleh Disemak Oleh Tarikh Semakan Maklumat : 14 NOV 2019 : SITI ANIS MARINA BINTI MOHD NASIR : HJ MOHAMAD YUSOF BIN SULAIMAN

(7)

Tarikh Mula

Tarikh Akhir

Kes edi a a n uti l i ti (Subs ta ti on da n Pa m Ai r Uta ma ) Sebarang aktiviti yang memerlukan bekalan elektrik /air tidak dapat dijalankan menyebabkan banyak aktiviti tergendala serta menyebabkan ketidakselesaan kepada pelajar, pensyarah dan pelawat. Mendatangkan kerugian samada dari segi masa, kos dan sumber manusia Melaksanakan penyelenggaraan berkala dan menganalisis hasil daripada penyelenggaraan tersebut.

1

4

Mel a ks a na ka n ka wa l a n s edi a a da

1‐ti da k perna h terja di 2‐ s eta hun s eka l i 3‐ s eta hun dua ka l i 4‐ s eta hun 3 ka l i 5‐ s eta hun 4 ka l i 1‐ ti a da kes a n 2‐ mengga nggu a kti vi ti penta dbi ra n. 3‐ mengga nggu a kti vi ti pembel a ja ra n. 4‐ mengga nggu a kti vi ti pembel a ja ra n da n penta dbi ra n 5‐ Mengga nggu kes el uruha n a kti vi ti di Pol i tekni k (s emua pel a ja r / ka ki ta nga n /pel a wa t terpa ks a pul a ng) Kes el a ma ta n da n kes el es a a n terjeja s Kecederaan pelajar/pensyarah disebabkan jubin rosak Pengajaran & Pembelajaran akan terganggu. Jabatan/unit mengalih / mengasingkan jubin yang terlibat

5

3

15

1.Mel a ks a na ka n ka wa l a n s edi a a da . 2. Membua t permohona n peruntuka n ta mba ha n pemba i ka n jubi n di l oka s i ya ng terl i ba t.. Mel a l ui s ura t permohona n ke Ibupeja ba t rujuka n: PMJ.PTD.200‐5/1(67) ta ri kh 29 Ogos 2019 Ja n‐20 Di s ‐20 1‐ 1‐ 5 l oka s i ya ng terl i ba t 2‐ 6 ‐ 10 l oka s i ya ng terl i ba t. 3‐ 11 ‐ 15 l oka s i ya ng terl i ba t 4‐ 16 ‐ 20 l oka s i ya ng terl i ba t 5‐ Lebi h 21 l oka s i ya ng terl i ba t 1‐ Ti a da kes a n 2‐ Pembel a ja ra n berja l a n teta pi terga nggu s eketi ka 3‐ Pembel a ja ra n terpa ks a di ba ta l ka n pa da wa ktu ters ebut. 4‐ Pel a ja r cedera s ehi ngga menda pa t MC 5‐ Pel a ja r di ma s ukka n ke Wa d hos pi ta l

Sera nga n a na i ‐ a na i

Keros a ka n a s et di ba nya k l oka s i di s eba bka n s era nga n a na i ‐ a na i

Kerugi a n kepa da Pol i tekni k Mers i ng

Menyembur ra cun a na i ‐a na i s eca ra da l a ma n bua t s ementa ra

5

4

20

Mel a ks a na ka n kontra k pemba s mi a n a na i ‐a na i s el a ma 2 ta hun bermul a Ja nua ri 2019 s ehi ngga Di s ember 2020

No Kontra k :PMJ/15/18 Jun‐19 Di s ‐19 La pora n mengena i s era nga n a na i ‐ a na i di E‐a dua n

1

1‐ Ti a da kes a n 2‐ Pembel a ja ra n berja l a n teta pi terga nggu s eketi ka 3‐ Pembel a ja ra n terpa ks a di ba ta l ka n pa da wa ktu ters ebut. 4‐ Pel a ja r cedera s ehi ngga menda pa t MC 5‐ Pel a ja r di ma s ukka n ke Wa d hos pi ta l 1‐ Ti a da kes a n 2‐ Keros a ka n kepa da a s et a l i h 3‐ Keros a ka n pa rti ti on / di ndi ng ba nguna n 4‐ Keros a ka n kepa da s i s tem penda wa i a n 5‐ Ba nguna n / s truktur runtuh La mpu kel ua r ros a k Perl a ngga ra n Unda ng‐Unda ng Kes era ga ma n Ba nguna n (172(4)) Pengungs i a n ba nguna n ti da k da pa t di ja l a nka n denga n l a nca r Membel i s eca ra runci t s eba ga i a l a t ga nti untuk mengga nti l a mpu ya ng ros a k

5

25

Aka n mel a ks a na ka n s epa ruh pengga nti a n di da l a m kontra k penyel engga ra a n berka l a el ektri k ya ng a ka n di l a ks a na ka n pa da Jun 2020

Jun‐20 Dec‐20 La wa ta n ta pa k ke tempa t ya ng berka i ta n 1‐ Ti a da ya ng ros a k 2‐ 10 uni t ya ng ros a k 3‐ 20 uni t ya ng ros a k 4‐ 30 uni t ya ng ros a k 5‐Lebi h 30 uni t ya ng ros a k

1‐Ti da k Mel a ngga r Unda ng‐ Unda ng 5‐Mel a ngga r Unda ng‐Unda ng Tah a p Tera s 2 Mel es ta ri Ins ti tus i Kondus i f Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K em ung k ina n Ak ib a t Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K em ung k ina n Ak ib a t Tah a p Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a) Menyedi a ka n fa s i l i ti terki ni terma s uk pra s a ra na da n kel engka pa n ya ng rel eva n

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ SENGGARAAN

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2) Identifikasi Risiko Analisis & Penilaian Risiko Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan tindakan (klausa 6.1.2.b.2) Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko

Uni t / Seks yen / Ja ba ta n

Di pa nta u Ol eh : HJ MOHAMAD YUSOF BIN SULAIMAN Di s ema k Ol eh :MOHD HAZWAN BIN MOHD RADZI Ta ri kh Sema ka n Ma kl uma t 14‐Nov‐19

: UNIT PEMBANGUNAN & SENGGARAAN

(8)

Tarikh Mula Tarikh Akhir Rangkaian kampus pmj tidak berfungsi Operasi berkaitan ICT PMJ tidak dapat dilakukan 1. Membuat pelan penyelanggaraa n berjadual bagi rangkaian kampus pmj. 2. Memastikan aduan kerosakan rangkaian dibaiki dengan segera. 3. Memohon bajet bagi kerosakan peralatan.

1

4

1. Kekalkan kawalan sedia ada. 2. Sentiasa berwaspada dengan serangan virus dan hacker yang terkini. 3. Mendapatkan maklumat berkaitan daripada politeknik lain. 1: tidak pernah 2: 1 ‐ 2 kes 3: 3 kes 4: 4 kes 5: 5 kes keatas 1 ‐ Tiada kesan 2 ‐ Boleh akses aplikasi dalaman 3 ‐ Tidak boleh akses internet 4 ‐ Peralatan rangkaian rosak tetapi memerlukan masa untuk dibaiki 5 ‐ Peralatan rangkaian rosak dan tidak boleh dibaiki Pengkalan Data Pelajar rosak @ diceroboh Sistem SPMP tidak berfungsi 1. Membuat pelan penyelanggaraa n berjadual bagi backup pengkalan data SPMP. 2. Memastikan aduan kerosakan SPMP dibaiki dengan segera. 3. Memohon bajet bagi kerosakan peralatan seperti hard disk @ server.

1

4

1. Kekalkan kawalan sedia ada. 2. Sentiasa berwaspada dengan serangan virus dan hacker yang terkini. 3. Mendapatkan maklumat berkaitan daripada politeknik lain. 1: tidak pernah 2: 1 ‐ 2 kes 3: 3 kes 4: 4 kes 5: 5 kes keatas 1 ‐ Tiada kesan 2 ‐ Boleh dibaiki dengan backup 3 ‐ Hard disk rosak 4 ‐ Pengkalan data rosak tetapi memerlukan masa untuk dibaiki 5 ‐ Pengakalan data rosak dan tidak boleh dibaiki Peralatan ICT tidak dapat digunakan kerana kerosakan serentak di satu‐satu lokasi Mengannggu proses PdP Membuat pemantauan dan penyelenggara an peralatan melalui aduan.

3

4

12

1. Membuat pelan penyelanggaraan berjadual bagi peralatan ICT PMJ. 2. Memastikan aduan kerosakan peralatan ICT dibaiki dengan segera. 3. Memohon bajet bagi kerosakan peralatan. 1 ‐ Tiada kes 2 ‐ 1 ‐ 10 kes 3 ‐ 10 ‐ 20 kes 4 ‐ 20 ‐ 30 kes 5 ‐ 30 keatas 1 ‐ Tiada kesan 2 ‐ Boleh dibaiki dengan mudah 3 ‐ Peralatan rosak dibaiki dengan stok alat ganti ict 4 ‐ Peralatan rosak tetapi memerlukan alat ganti pihak pembekal 5 ‐ Peralatan langsung tidak boleh digunakan Disemak Oleh : Mohd Farhan Bin Ngatman

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ ICT

Unit / Seksyen / Jabatan : Teknologi Maklumat Dipantau Oleh : Hj Mohamad Yusof Bin Sulaiman Tarikh Semakan Maklumat : 14 November 2019 Teras Pelan Strategi Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2) Identifikasi Risiko Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Kawalan sedia ada Matriks Kemungkinan dan Akibat K e m ungk ina n Ak ib at Tah ap Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a) Analisis & Penilaian Risiko Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan tindakan (klausa 6.1.2.b.2) Skor Kemungkinan dan Akibat Tah ap _Kemungkinan _Akibat Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab 1. Serangan virus 2. Serangan hacker 3. Kerosakan pada peralatan (4.2) Myren down K e m ungk ina n Ak ib at TERAS 2 : MELESTARI INSTITUSI KONDUSIF Menyesuaikan teknologi digital seluruh kampus Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1)

(9)

Tarikh Mula Tarikh Akhir KPI 2.2‐ID02 s i a ra n medi a ti da k di s edi a ka n s ebel um progra m medi a kekura nga n ma s a untuk mengol a h ba ha n

edi tor ti da k a ka n meneri ma beri ta ya ng di s edi a ka n

1. ma kl uma n kepa da s eti a p pemi l i k progra m untuk menyedi a ka n ul a s a n kha s progra m 2. l a nti ka n s eti a p ja ba ta n mempunya i PRO untuk mema nta u ul a s a n da n mengema s ki ni ul a s a n progra m s ebel um di ha nta r kepa da ketua PRO

3 3 9

1. Bora ng ma kl uma n ul a s a n progra m tel a h di l eta kka n doda l a m s i s tem fol der pens ya ra h

1) s ura t l a nti ka n kepa da wa ki l PRO ja ba ta n di kel ua rka n ol eh penga ra h Ja n‐20 Jun‐20 Ana l i s a penyedi a a n s i a ra n medi a Di s 18 ‐ 1 Jun 19 ‐1 Di s 19 ‐? PRO keperl ua n s i a ra n medi a 5 : ti da k di s edi a ka n s i a ra n medi a 1: s i a ra n medi a di s edi a ka n

penyediaan Siaran media 5: Siaran media tidak akan dapat di siapkan dalam masa semasa program berlangsung atau pun seusai sahaja majlis berlalu kepada media. 1) pihak media dapat menyediakan bahan artikel untuk editor meluluskan cetakan dengan segera KP1 2.2 ‐ID03 ma kl uma t progra m untuk kema s ki ni medi a PMJ ti da k di s edi a ka n s ebel um progra m ol eh PIC progra m PRO ja ba ta n da n Uni t PrRO a ka n mempunya i keka nga n untuk mengeta hui progra m ya ng s eda ng a ta u tel a h berl a ngs ung

ma kl uma t ya ng di ma s ukka n ti da k mencukupi s eperti ga mba r ya ng jel a s , ga mba r ya ng tepa t denga n a kti vi ti s erta ma kl uma t da l a m pa pa ra n FB , i ns ta a ta u Webs i te

1. ma kl uma n tel a h di beri ka n kepa da PIC progra m untuk menyedi a ka n ma kl uma t da n ga mba r ya ng jel a s s erta tepa t

2 2 4 1. Pro ja ba ta n a ka n s enti a s a mema kl umka n pemi l i k progra m untuk mengha nta r ma kl uma t ya ng di perl uka n

1. Sura t ma kl uma n kepa da s eti a p PIC progra m untuk memebri ka n ma kl uma t s ebel um progra m untuk kema s ki ni medi a PMJ ol eh penga ra h

Di s ‐19 Jun‐20 PRO

Ada kes kehi l a nga n/kebocora n ma kl uma t: 5: kebocora n/kehi l a nga n ma kl uma t 1: terka wa l

Aki ba t : 5: Pema l s ua n dokumen da n ja di kes pol i s 4: Pema l s ua n dokumen 3: Ters eba r di ka l a nga n pol i tekni k 2: Ters eba r di da l a m ka wa s a n Pol i tekni k Mers i ng 1: Keka l ka n ka wa l a n s edi a a da Tah a p Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K em ung k ina n Ak ib a t Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K em ung k ina n Tah a p Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ PRO

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2) Identifikasi Risiko Analisis & Penilaian Risiko Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan tindakan (klausa 6.1.2.b.2) Risiko yang dikenalpasti

Ta ri kh Sema ka n Ma kl uma t : 14 NOV 2019

Ak ib a t hebahan diwar‐ warkan melalui media sosial: laman web politeknik, facebook, what app. Kesan risiko

Uni t / Seks yen / Ja ba ta n : PEGAWAI PERHUBUGAN AWAM Di pa nta u Ol eh : TIMBALAN PENGARAH Di s ema k Ol eh : SURAYA HANI BINTI KAMAROLZAMAN

20/20/20 20

Ana l i s a kes a n keti da kha di ra n medi a terha da p heba ha n a kba r Di s 18 ‐ 1 Jun 19 ‐1 Di s 19 ‐?

3

9

Tera s 2 Mel es ta ri Ins ti tus i Kondus i f Stra tegi 2.2 Penjena ma a n s emul a i mej tvet

heba ha n a kba r 5:Publ i s i ti progra m da n pol i tekni k mers i ng a ka n kura ng menca pa i KPI 3: ba ha n eda ra n perl u di ha nta r denga n ka da r s egera da n kua l i ti ga mba r progra m ya ng ba gus untuk pemi l i ha n edi tor 1 : promos i berja ya di l a kuka n s eca ra ta bl oi d ya ng mempunya i s a s a ra n pemba ca . KPI 2.2 ‐ID01

kekura nga n wa ki l medi a di s eki ta r mers i ng Stra tegi 2.2 Penjena ma a n s emul a i mej tvet Tera s 2 Mel es ta ri Ins ti tus i Kondus i f Ketidakhadiran media untuk program program dalaman mahupun daerah kurang hebahan melalui media PRO Keha di ra n medi a 5 :ti da k ha di r 3: ti da k ha di r ta pi memba ntu membua t heba ha n 1 : ha di r 1) s ura t a ra ha n

bertuga s untuk ja l i na n hubunga n PMJ bers a ma medi a di johor ba hru ol eh penga ra h 2) medi a rel ea s e di s era h untuk medi a s eca ra a ta s ta l i a n

Ja n‐20

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2) Identifikasi Risiko Analisis & Penilaian Risiko Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan tindakan (klausa 6.1.2.b.2) Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Unit / Seksyen / Jabatan Tarikh Semakan Maklumat :11/14/2019 :JABATAN HAL EHWAL PELAJAR Dipantau Oleh Disemak Oleh : Hj. Lajakarek Bin Mohd Amin : Hj Mohamad Yusof Bin Sulaiman Teras 2 Melestarikan Institusi Kondusif Strategi 2.5 Meningkatkan tadbir urus melalui Lean Management Pelajar tidak mematuhi tatacara tatatertib Politeknik Mersing Menjejaskan imej sebagai pelajar Politeknik Mersing 1. Menggunakan kaaedah saman untuk kasalahan tertentu 2. membuat soprt cek dari masa ke semasa tatatertib pemakaian pelajar

(11)

Tarikh Mula Tarikh Akhir Teras 2 Melestari Institusi Kondusif Strategi 2. Meningkatkan tadbir urus melalui lean management ID: 1 Tidak mematuhi garis panduan yang ditetapkan Kebocoran maklumat pelanggan Hilang kepercayaan pelanggan terhadap perkhidmatan Akur dan mengikut garis panduan yang ditetapkan

1

3

1. Melaksanakan proses kaunseling mengikut garis panduan yang ditetapkan 2. Mengekalkan kawalan sedia ada Pegawai Psikologi 5 : Berlaku kebocoran 1 : Tidak berlaku kebocoran

5 : Menja di i s u keba ngs a a n 4 : Menja di i s u da l a m ka l a nga n pol i tekni k 3 : Menja di i s u di PMJ 2 : Menja di i s u keci l 1 : Ti da k menja di i s u

Teras 2 Melestari Institusi Kondusif Strategi 2. Meningkatkan tadbir urus melalui lean management PB: Pelajar yang memerlukan bantuan/yang dirujuk tidak hadir kaunseling masalah pelajar tersebut berlarutan menjejaskan 1. Mengadakan taklimat semasa minggu orientasi 2. Mengadakan program outrech untuk memperkenalka n perkhidmatan kaunseling

2

4

Mengekalkan kawalan

sedia ada _PsikologiPegawai

5 : Lebih 10 kes 4: 8 ‐ 10 kes 3: 5 ‐ 7 Kes 2: 1 ‐ 4 Kes 1: Tiada Kes 5: Gagal berhenti 4: Tidak dapat menduduki peperiksaan 3: Pdp terjejas 2: Pdp sedikit terjejas 1: Pdp tidak terjejas Tah ap Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K e m ungk ina n Ak ib at Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K e m ungk ina n Ak ib at Tah ap Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ PENGURUSAN PSIKOLOGI

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2)

Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Unit / Seksyen / Jabatan Tarikh Semakan Maklumat 14‐Nov‐19 : Hj Mohamad Yusof Bin Sulaiman : Pengurusan Psikologi Dipantau Oleh Disemak Oleh : Zaiton Binti Sipun

10

(12)

Tarikh Mula Tarikh Akhir Tera s Stra tegi k 1 Mema s ti ka n gra dua n TVET berkua l i ti OS 1.1 Mel a hi rka n gra dua n ya ng bol eh bekerja , berci ri keus a ha wa na n da n s ei mba ng

KPI 1.1.1‐IL01 Gra dua n kura ng bermi na t denga n kerja ya da l a m bi da ng keus a ha wa na n Pelajar tidak menceburi bidang keusahawanan Sasaran untuk melahirkan usahawan di kalangan pelajar tidak tercapai 1. melaksanakan program inkubator di setiap jabatan induk 2. mengadakan karnival keusahawanan 2 kali setahun 3. menyediakan kiosk‐ kiosk jualan pelajar di cafeteria pelajar 4. menghantar pelajar yang mempunyai kecenderungan keusahawanan ke bengkel atau latihan keusahawanan yang disediakan oleh pihak berkepentingan

3

9

1. Pel a ja r di ga l a kka n membuka s ya ri ka t ya ng berda fta r denga n Suruha nja ya Sya ri ka t Ma l a ys i a (SSM). 2. Mengga l a kka n pel a ja r menja l a nka n perni a ga a n a ta s ta l i a n ya ng bol eh di terus ka n s el epa s ta ma t penga ji a n. 3. Mel a ks a na ka n s es i coa chi ng & mentori ng kepa da pel a ja r untuk mena ri k mi na t pel a ja r kepa da keus a ha wa na n.

1. Merujuk ka mus KPI ya ng mengga l a kka n pel a ja r menceburi bi da ng s el epa s ta ma t penga ji a n. 2. Mi ni t mes yua ra t pengurus a n ya ng menyokong pel a ja r menja l a nka n perni a ga a n di da l a m ka mpus s eba ga i pl a tform untuk menceburi bi da ng perni a ga a n s el epa s ta ma t penga ji a n. Jun‐19 Jun‐20 Ana l i s i s Gra dua n menceburi bi da ng keus a ha wa na n; 2019 ‐ 3% (8 ora ng) 2020 ‐ ?

UKS / HEP

Pera tus a n Pel a ja r menceburi bi da ng keus a ha wa na n : 1. > 4% 2. 4% 3. 3% 4. 2% 5. 1% Ta ha p keja ya a n pel a ja r menceburi bi da ng keus a ha wa na n : 1. cemerl a ng 2. Berja ya 3. Sederha na 4. Kura ng Berja ya 5. Ga ga l Ta ri kh Sema ka n Ma kl uma t : 14 Nov 2019

: UNIT KEUSAHAWANAN Di pa nta u Ol eh : HEP / TPSA Di s ema k Ol eh : AZIELINA BINTI MOHD

Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ KEUSAHAWANAN

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2) Identifikasi Risiko Analisis & Penilaian Risiko Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan tindakan (klausa 6.1.2.b.2) Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko

Uni t / Seks yen / Ja ba ta n

Tah a p Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Keberkesanan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K em ung k ina n Ak ib a t Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K em ung k ina n Ak ib a t Tah a p

(13)

Tarikh Mula

KPI 2.1‐ID02 Pel a ja r meni ru s ema s a peperi ks a a n a khi r

Ma rka h peperi ks a a n a khi r a ka n terjeja s Pel a ja r mengul a ng kurs us 1. Ta kl i ma t peperi ks a a n a khi r 2. Eda ra n buku Ara ha n‐a ra ha n peperi ks a a n da n ka eda h peni l a i a n Edi s i 6, Jun 2019 5 4 20

1. Ba nner da n ba nti ng berka i ta n denga n perl a ngga ra n pera tura n 2. Kempen '0' meni ru 3. Pa pa ra n kes terda hul u kepa da pel a ja r

Ara ha n‐a ra ha n peperi ks a a n da n ka eda h peni l a i a n Edi s i 6, Jun 2019

Ja n‐20 Jun‐20 Ana l i s a kes ti ru Di s 18 ‐ 0 Jun 19 ‐1 Di s 19 ‐?

UPEP

Ada kes ti ru 5 : Meni ru 1: Ti da k meni ru Markah penilaian pelajar 5: Markah peperiksaan akhir bagi semua kursus yang diambil pada semseter berkenaan dimansuhkan (5 : Meniru) 4:Pelajar diberi gred F dengan nilai mata 0.00 bagi kursus berkenaan (5 : Meniru) 3 : Semua markah penilaian kerja kursus akan diambil kira (5 : Meniru) 2: Amaran (5 : Meniru) 1 : Gred pelajar dikira (1: Tidak meniru) KP12.1 ‐ID03 Pros es berka i ta n denga n pengurus a n peperi ks a a n ti da k terka wa l Kebocora n ma kl uma t da n kehi l a nga n dokumen terperi ngka t

Sa l a hguna ma kl uma t ol eh pi ha k ya ng ti da k berta nggungja wa b

1. Ga ri s pa ndua n pengurus a n kes el a ma ta n peperi ks a a n pol i tekni k 2. Ha nya pega wa i tertentu s a ha ja ya ng di bena rka n ma s uk ke da l a m bi l i k keba l

1 1 1

1. Rekod kel ua r ma s uk bi l i k keba l di peri nci ka n 2. Ti da k membena rka n pega wa i ya ng ti da k berkena a n untuk ma s uk ke da l a m bi l i k keba l

1. Sura t l a nti ka n penuruna n kua s a ol eh penga ra h 2. Bora ng Akta Ra hs i a Ra s mi 1972

Di s ‐19 Jun‐20 UPEP

Ada kes kehi l a nga n/kebocora n ma kl uma t: 5: kebocora n/kehi l a nga n ma kl uma t 1: terka wa l

Aki ba t : 5: Pema l s ua n dokumen da n ja di kes pol i s 4: Pema l s ua n dokumen 3: Ters eba r di ka l a nga n pol i tekni k 2: Ters eba r di da l a m ka wa s a n Pol i tekni k Mers i ng 1: Keka l ka n ka wa l a n s edi a a da Tera s 2 Mel es ta ri Ins ti tus i Kondus i f Stra tegi 2.1 Meni ngka tka n

Ta dbi rurus mel a l ui l ea n ma na gement

Ma rka h peni l a i a n pel a ja r 5:Pel a ja r di beri gred F denga n ni l a i ma ta 0.00 ba gi kurs us berkena a n (5 :ti da k ha di r) 4: Semua ma rka h peni l a i a n kerja kurs us a ka n di a mbi l ki ra (3: ti da k ha di r denga n kebena ra n (mc, kebena ra n penga ra h) 3 : Ama ra n & pel a ja r di bena rka n untuk menga mbi l peperi ks a a n kha s (ka l i keti ga ) (3: ti da k ha di r denga n kebena ra n (mc, kebena ra n penga ra h) 2: Pel a ja r di bena rka n untuk menga mbi l peperi ks a a n kha s (ka l i keti ga ) (3: ti da k ha di r denga n kebena ra n (mc, kebena ra n penga ra h) 1 : Gred pel a ja r di ki ra (1:ha di r) KPI 2.1 ‐ID01 Soa l a n peperi ks a a n a khi r

bocor Stra tegi 2.1 Meni ngka tka n

Ta dbi rurus mel a l ui l ea n ma na gement Tera s 2 Mel es ta ri Ins ti tus i Kondus i f Ketidakhadira n pelajar untuk menduduki peperiksaan semula Tiada markah peperiksaan akhir UPEP Keha di ra n pel a ja r 5 :ti da k ha di r 3: ti da k ha di r denga n kebena ra n (mc, kebena ra n penga ra h) 1 : ha di r 1) Sura t a ra ha n

peperi ks a a n s emul a ol eh BPN 2) Ga ri s pa ndua n pengurus a n kes el a ma ta n peperi ks a a n pol i tekni k 3) Ara ha n‐a ra ha n peperi ks a a n da n ka eda h peni l a i a n (di pl oma ) Edi s i 6, Jun 2019 Ja n‐20 Jun‐20 Ana l i s a keti da kha di ra n Di s 18 ‐ 1 Jun 19 ‐0 Di s 19 ‐?

3

9

Tarikh peperiksaan semula diwar‐ warkan melalui media sosial: laman web politeknik, facebook, what app. Notis tarikh peperiksaan semula ditampal di papan kenyataan Kesan risiko

Uni t / Seks yen / Ja ba ta n : UNIT PEPERIKSAAN Di pa nta u Ol eh

Di s ema k Ol eh : NURAINI BINTI MOHD RASHID : HJ MOHAMAD YUSOF BIN SULAIMAN

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ PEPERIKSAAN

Ak ib a t Tah a p Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K em ung k ina n Ak ib a t Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K em ung k ina n Tah a p Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

12

(14)

Tarikh Mula Tarikh Akhir Teras 1 Memastikan Graduan TVET Berkualiti Strategi 1.3 Meningkatkan program dipacu industri melalui penglibatan aktif dengan industri dan komuniti KPI 1.3.7‐ID01(4.1) Pencapaian PLO pelajar Latihan Industri (LI) kurang daripada 80%. Pencapaian PLO pelajar Latihan Industri (LI) tidak tercapai kerana pelajar LI tidak dapat menghasilkan penulisan Laporan Akhir yang berkualiti Penulisan Laporan Akhir pelajar LI yang tidak berkualiti akan menyebabkan PLO program yang terhasil kurang 80% dan menyebabkan dapatan KPI tidak tercapai Melaksanakan taklimat Laporan Akhir Latihan Industri (LALI) kepada pelajar yang akan mengikuti Latihan Industri (LI)

1

Pelajar ‐ pelajar yang akan mengikuti LI, WAJIB menghadiri taklimat LALI tersebut Arahan menerusi minit mesyuarat pengurusan pelajar semester akhir perlu mengikuti taklimat LALI yang dianjurkan oleh Unit Perhubungan & Latihan Industri (UPLI) JUN 2019DIS 2019 Analisis PLOR 2019 ‐ 0 2020 ‐ ? UPLI

₁

penglibatan program : 5 : >3 program terlibat 4 : 3 program terlibat 3 : 2 program terlibat 2 : 1 program terlibat 1 : tiada program terlibat Ta ha p PLO : 5 : PLO ‐ 0% (>3 progra m terl i ba t) 4 : PLO ‐ 25% (3 progra m terl i ba t) 3 : PLO ‐ 50% (2 progra m terl i ba t) 2 : PLO ‐ 75% (1 progra m terl i ba t) 1 : PLO ‐ 100% (ti a da progra m terl i ba t)

(4.2) Gangguan seksual di syarikat. Pelajar akan trauma kerana gangguan seksual Reputasi politeknik akan tercemar Menerima maklum balas pelajar dengan menyediakan borang maklumbalas dalam Jurnal Refleksi serta memaklumkan kepada UPLI

5

25

Semua Pelajar telah dimaklumkan dalam Taklimat Persediaan LI dimana pelajar boleh mengisi maklum balas serta menghubungi UPLI bagi mengatasi isu seperti ini Arahan menerusi minit mesyuarat pengurusan, perlaksanaan Taklimat Persediaan LI dilaksanakan sebelum pelajar pergi LI ada menyentuh isu ini

jUN 2019DIS 2019 UPLI

₁

Syarikat yang terlibat : 5 : 1 syarikat terlibat 1 : tiada syarikat terlibat

Tahap penglibatan syarikat :

5 : PLO - 100% (1 syarikat terlibat) 1 : PLO - 0% (tiada syarikat terlibat)

3

penglibatan syarikat yang mengambil pelajar LI HPNM 3.0 : 5 : >1 syarikat terlibat 3 : 1 syarikat terlibat 1 : tiada syarikat terlibat Ta ha p pengl i ba ta n s ya ri ka t : 5 : PLO ‐ 0% (>1 s ya ri ka t terl i ba t) 3 : PLO ‐ 50% (1 s ya ri ka t terl i ba t) 1 : PLO ‐ 100% (ti a da s ya ri ka t terl i ba t) Analisis Pemantauan Pensyarah 2019 JABATAN

₁

9

Semua Pensyarah akan terlibat dalam proses pemantauan yang akan dilakukan oleh jabatan masing ‐ masing Arahan menerusi minit mesyuarat pengurusan, pensyarah ‐ pensyarah setiap jabatan akan dipantau paling kurang sekali setahun bagi mengukur tahap kecekapan pensyarah dalam proses P&P JUN 2019DIS 2019 Ramai pelajar mendapat HPNM kurang 3.0 Peluang syarikat mengambil pelajar politeknik adalah tipis Meningkatkan keupayaan P&P dengan cara melaksanakan penilaian pemantauan kepada pensyarah ‐ pensyarah

3

(4.2) Syarikat perlukan pelajar LI yang mempunyai HPNM lebih 3.0 IL02(4.1) Pensyarah tersalah mengisi markah.

Ta ha p pens ya ra h Sa l a h Is i Ma rka h : 5 : Sa l a h Is i Ma rka h ‐ 100% (s a l a h i s i ma rka h) 1 : Sa l a h Is i Ma rka h ‐ 0% (ti a da s a l a h i s i ma rka h)

1

UPLI Tah ap Tersalah mengisi markah. Markah pelajar yang terhasil tidak sah Melaksanakan semakan semula oleh PLIJ Jabatan kepada pensyarah ‐ pensyarah yang terlibat penglibatan pensyarah : 5 : salah isi markah 1 : tiada salah isi markah

5

25

Pensyarah ‐ pensyarah yang akan terlibat dalam proses 'Key‐in' markah LI dalam SPMP akan disemak oleh PLIJ Jabatan markah yang dimasukkan Arahan menerusi minit mesyuarat pengurusan, pensyarah ‐ pensyarah yang terlibat mengisi markah pelajar LI perlu disemak oleh PLIJ Jabatan JUN 2019DIS 2019 Analisis Semakan 2019 ‐ 0 2020 ‐ ? Unit / Seksyen / Jabatan Tah ap Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K e m ungk ina n Ak ib at Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K e m ungk ina n Ak ib at : Perhubungan & Latihan Industri (UPLI) Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ LATIHAN INDUSTRI

Identifikasi Risiko _{Penilaian Risiko}Analisis & Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan _tindakan

Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Tarikh Semakan Maklumat 14‐Nov‐19 Dipantau Oleh Disemak Oleh : Syahrom Bin Zakaria : Hj Mohamad Yusof Bin Sulaiman

(15)

Tarikh Mula

Sura t tunjuk s eba b Ti da k menca pa i pres ta s i ha ri bekurs us . 5:Penga ra h perl u mengemuka ka n s ura t tunjuk s eba b kepa da KSU KPM 1 :100% s ta f mengha di ri kurs us s ekura ng‐ kura ngnya mengi kut bi l a nga n mi ni ma ya ng di teta pka n pa da ta hun s ema s a ‐ KPI Terca pa i Ja n‐20 Dec‐20 La pora n Ha ri bekurs us s ta f Pol i tekni k Mers i ng ya ng di heba hka n s eti a p s ukua n ULPL Mengha di ri Kurs us 1: 100% Sta f Ha di r berkurs us mel ebi hi bi l ha ri mi ni ma bekurs us mengi kut ta hun s ema s a . 3: 90% Sta f Ha di r berkurs us mel ebi hi bi l ha ri mi ni ma bekurs us mengi kut ta hun s ema s a . 5 : 50% Sta f Ha di r berkurs us mel ebi hi bi l ha ri mi ni ma bekurs us mengi kut ta hun s ema s a . Borang menghadiri kursus luar telah diedarkan untuk diserahkan kepada ULPL/PLPLJ setelah tamat kursus.

1

Borang menghadiri kursus luar akan diedarkan untuk diserahkan kepada ULPL/PLPLJ setelah tamat kursus. Tera s 4 Stra tegi 3.1 Mel a hi rka n s ta f ya ng efekti f mel a l ui progra m pemba nguna n ba ka t ja ngka pa nja ng da n komprehens i f KP4.2 ‐ Keka nga n peruntuka n kewa nga n untuk

menja l a nka n a kti vi ti l a ti ha n ya ng komprehens i f. Risiko: Staf tidak melaporkan kursus luar yang dihadiri Peratusan prestasi hari bekursus menurun Tah a p Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K em ung k ina n Ak ib a t Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K em ung k ina n Tah a p Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

Ak

ib

a

t

Uni t / Seks yen / Ja ba ta n : ULPL Di pa nta u Ol eh : TIMBALAN PENGARAH Di s ema k Ol eh : LILY SURAIYA BT RAMELY

1

1) Perancangan kursus dalaman telah dibuat pada awal tahun bagi memastikan staf bekursus 2) Tawaran menyertai kursus luar kepada staf Kesan risiko

Sura t tunjuk s eba b Ti da k menca pa i pres ta s i ha ri bekurs us . 5:Penga ra h perl u mengemuka ka n s ura t tunjuk s eba b kepa da KSU KPM 1 :100% s ta f mengha di ri kurs us s ekura ng‐ kura ngnya mengi kut bi l a nga n mi ni ma ya ng di teta pka n pa da ta hun s ema s a ‐ KPI Terca pa i KP4.2 ‐ Keka nga n

peruntuka n kewa nga n untuk

menja l a nka n a kti vi ti l a ti ha n ya ng komprehens i f. Stra tegi 3.1 Mel a hi rka n s ta f ya ng efekti f mel a l ui progra m pemba nguna n ba ka t ja ngka pa nja ng da n komprehens i f Tera s 3 Risiko: Staf tidak mencapai bilangan minima hari berkursus Peratusan prestasi hari bekursus menurun ULPL Mengha di ri Kurs us 1: 100% Sta f Ha di r berkurs us mel ebi hi bi l ha ri mi ni ma bekurs us mengi kut ta hun s ema s a . 3: 90% Sta f Ha di r berkurs us mel ebi hi bi l ha ri mi ni ma bekurs us mengi kut ta hun s ema s a . 5 : 50% Sta f Ha di r berkurs us mel ebi hi bi l ha ri mi ni ma bekurs us mengi kut ta hun s ema s a . 1) Sura t Pema kl uma n

Memenuhi bi l a nga n ha ri bekurs us mi ni ma da ri pa da KPM Ja n‐20 Dec‐20 La pora n Ha ri bekurs us s ta f Pol i tekni k Mers i ng ya ng di heba hka n s eti a p s ukua n

14

(16)

Tarikh Mula Tarikh Akhir Mengadakan taklimat kepada graduan sebelum menjawab soal selidik Tracer Study Membuat semakan terhadap graduan yang hadir konvokesyen 2 2 4 Membuat sistem pra pendaftaran untuk mengenalpasti status semasa graduan. Prosedur cara menjawab soalan Tracer Study 0 0 Kesalahan Pelajar menjawab Tracer Study: 5 : >5% Graduan salah jawab 4 : 4%‐5% Graduan salah jawab 3 : 3%‐4% Graduan salah jawab 2 : 2%‐3% Graduan salah jawab 1 : < 2% Graduan salah jawab Tahap kesahan data yang diperolehi : 5 : Kesahan data tidak boleh diterima 4 : Kesahan data diragui 3 : Kesahan data masih diragui 2 : Kesahan data boleh diterima 1 : Kesahan data diterima

Jan‐20 Dis‐2020Analisis Tracer _Study CISEC/Pegawai _Tracer PMJ 0

Mengambil inisiatif yang salah berdasarkan peratusan yang diterima KPI 1.1.4‐ID01 pelajar tidak menjawab/salah beri maklmat status pekerjaan Strategi 1.1 Melahirkan graduan yang boleh bekerja, berciri keusahawanan dan seimbang melalui pembelajaran formal, bukan formal dan tidak formal Teras 1 Memastikan graduan TVET berkualiti Kesan risiko Sasaran untuk mencapai 90% graduan bekerja tidak tercapai Unit / Seksyen / Jabatan : Cisec Dipantau Oleh Disemak Oleh : Zainudin Bin Mat Taib : Hj Mohamad Yusof Bin Sulaiman

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ CISEC

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2)

Risiko yang dikenalpasti Tarikh Semakan Maklumat 14‐Nov‐19 Ak ib a t Tah a p Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K em ung ki na n Ak ib a t Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K em ung ki na n Tah a p _{Rawatan/Tindakan} (Klausa 6.1.2.a)

(17)

Tarikh Mula Tarikh Akhir OS 5.4.1‐IL01 Penghantaran kertas ilmiah yang mengandungi isu plagiat Plagiat dalam penghasilan kertas ilmiah Menjejaskan penghasilan kertas penyelidikan yang berkualiti untuk penerbitan Penggunaan dan dapatan semakan perisian Turnitin dan laporan semakan kertas penyelidikan 3 5 15 Menggalakkan penyelidik menulis dengan hasil dan gaya penulisan yang asli menerusi bengkel penulisan dalam kalangan pensyarah Arahan menerusi minit mesyuarat pengurusan pensyarah merujuk pengawai yang bertanggungjawab di institusi bagi menyemak plagiat menerusi perisian Turnitin.

Jan‐20Dis 2020 Analisis Perisian:

2019 (28 kertas penyelidikan dalam seminar LIS 2019) PENTADBIR DAN INSTRUKTOR TURNITIN 3 2 6 3 2 OS 5.4.2‐ID01 Maklumat penyelidikan dan inovasi tidak dikemaskini oleh penyelidik dalam System Research and Innovation (SYRI) Proses input dan kemaskini data penyelidikan dan inovasi tidak dilaksanakan oleh penyelidik dalam SYRI Maklumat penyertaan aktiviti penyelidikan dan inovasi tahunan yang tepat tidak dapat diperolehi Statistik maklumat inovasi dan penyelidikan yang telah disahkan oleh Ketua Unit Penyelidikan 2 2 4 Makluman dan aktiviti kesedaran kepentingan penggunaan sistem SYRI Arahan menerusi minit mesyuarat pengurusan pensyarah menyemak plagiat menerusi perisian Turnitin di institusi

Jan‐20Dis 2020 Analisis SYRI: 2019

(22 penyelidik dalam kalangan jabatan akademik di PMJ) PENTADBIR DAN INSTRUKTOR SYRI 2 2 4 2 2 a OS 5.4.3‐PB01 Bilangan penglibatan inovasi pelajar dan staf yang diaplikasi di industri yang rendah Kesukaran mendapat persetujuan rakan kolaborasi dan industri mengaplikasikan produk inovasi pelajar yang dihasilkan Inovasi pelajar yang tidak memperoleh kesinambungan bagi tujuan komersial di industri atau jabatan kerajaan Statistik maklumat produk inovasi pelajar yang telah diaplikasikan di luar melibatkan industri dan jabatan kerajaan 3 2 6 Menjemput wakil industri sebagai juri pertandingan inovasi pelajar Tahun Akhir (SPEX) di peringkat Politeknik Mersing untuk memberikan pandangan bagi penambahbaikan produk sedia ada Surat jemputan kepada juri pihak industri/syarikat/ badan berkanun bagi sesi penjurian Hari Inovasi dan Pameran Projek Akhir (SPEX) bagi setiap semester.

Jan‐20Dis 2020 Analisis Borang

Komen Penilaian Keseluruhan dan Rubrik Pemarkahan Juri SPEX PENGARAH PROGRAM SPEX 3 2 6 3 2 OS 5.4.4‐PB02 Kesedaran dan kefahaman prosedur Perlindungan Harta Intelek yang masih rendah Bilangan pendaftaran hakcipta dan harta intelek yang rendah bagi setiap semester Menjejaskan penghasilan harta intelek yang berkualiti dalam institusi Statistik maklumat pendaftaran hakcipta inovasi pelajar dan staf 2 3 6 Memberi peluang tajaan kepada kumpulan projek terbaik pelajar untuk memperoleh pendaftaran harta intelek dalam aspek hakcipta Arahan menerusi minit mesyuarat UPIK bagi pemilihan tajaan pendaftaran IP

Jan‐20Dis 2020 Analisis Borang

Permohonan Hakcipta di MYIPO, iaitu borang CR1 PENYELARAS HARTA INTELEK 2 3 6 2 3 Tah ap Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K e m ungk ina n Ak ib at Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K e m ungk ina n Ak ib at Tah ap Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a) OS 5.4 Membangunkan ekosistem penyelidikan dan inovasi

PELAN PENGURUSAN RISIKO UPIK

Skor Kemungkinan dan Akibat Kemungkinan Akibat Matriks Kemungkinan dan Akibat Objektif Strategik Isu Luaran atau Dalaman (4.1) / Pihak Berkepentingan (4.2)

Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Unit / Seksyen / Jabatan Tarikh Semakan Maklumat : 14‐Nov‐2019 : Penyelidikan, Inovasi dan Penyelidikan (UPIK) Dipantau Oleh : Hj Mohamad Yusof Bin Sulaiman Disemak Oleh : Norhafizah Binti Ismail

16

(18)

Tarikh Mula Tarikh Akhir Teras Strategik 4 Mengolah sistem pendidikan Strategi 4.3 Mendapatkan pengiktirafan dan/ atau akreditasi daripada badan‐ badan yang diiktiraf / ditubuhkan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa. KPI 4.3.4‐ID01 Juruaudit dalam yang tidak mahir untuk melaksanakan proses audit. Penemuan ketidakakuran yang tidak tepat. Penulisan pelaporan ketidakakuran yang tidak tepat. Menutup laporan ketidakakuran yang tidak boleh ditutup sewaktu audit susulan. Berpotensi untuk mendapat ketidakuran daripada badan pensijilan luar. Juruaudit perlu menerima latihan sekurang‐ kurangnya sekali dalam tempoh perlantikan.

4

1

4

Juruaudit perlu menjalani latihan secara audit lapangan/ "mock audit" Juruaudit yang telah menjalani kursus audit dalam hendaklah teribat di dalam audit dalam sebenar. 1. Perancangan bagi Kursus Audit Dalam di dalam Takwim PMJ. 2. Kertas kerja Kursus 3. Bukti kehadiran kursus Julai 2019 Dis 2019 Analisis data ketidaktepatan dalam membuat keputusan/laporan dsb : audit dalam tahun 2018 ‐ 20% audit dalam tahun 2019 ‐ ??? Ketua Juruaudit Dalam ISO % keputusan penemuan/ penulisan tidak tepat : 1 < 5% daripada jumlah ketidakakuran 2 > 5% daripada jumlah ketidakakuran 3 > 10% daripada jumlah ketidakakuran 4 > 15% daripada jumlah ketidakakuran 5 > 20% daripada jumlah ketidakakuran % tindakan pembetulan tidak tepat : 1 < 5% daripada jumlah tindakan pembetulan 2 > 5% daripada jumlah tindakan pembetulan 3 > 10% daripada jumlah tindakan pembetulan 4 > 15% daripada jumlah tindakan pembetulan 5 > 20% daripada jumlah tindakan pembetulan Tarikh Semakan Maklumat 14‐Nov‐19 : AUDIT DALAM Dipantau Oleh Disemak Oleh : AZLINA BINTI HAMDAN : HJ MOHAMAD YUSOF BIN SULAIMAN Rawatan/Tindakan (Klausa 6.1.2.a)

PELAN PENGURUSAN RISIKO ‐ KUALITI

Identifikasi Risiko _{Penilaian Risiko}Analisis & Rawatan / Tindakan Terhadap Risiko Keberkesanan _tindakan

Risiko yang dikenalpasti Kesan risiko Unit / Seksyen / Jabatan Tah ap Integrasi & pelaksanaan tindakan ke dalam SPK dalam bentuk: (klausa 6.1.2.b.1) Tempoh Semakan Bukti ‐ Analisis keberkesanan tindakan Pegawai Bertanggung jawab K e m ungk ina n Ak ib at Teras Pelan Strategi Kawalan sedia ada K e m ungk ina n Ak ib at Tah ap