Pendahuluan
Basis data (Database) adalah sekumpulan atau koleksi data yang berhubungan (Relasi) dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu dan disusun secara terorganisir.
Kegunaan basis data:
Penyusunan suatu basis data digunakan untuk mengatasi masalah-masalah penyusunan data seperti berikut ini:
Redundansi dan inskonsistensi Data
Jika satu atau beberapa Tabel diberikan input (entry) data oleh beberapa orang yang berbeda pada waktu yang berselang cukup panjang, maka ada beberapa bagian data yang memiliki kemungkinan mengalami penggandaan (Redundansi). Penyimpanan data yang sama atau berulang tersebut akan menyebabkan inkonsistensi informasi yang dihasilkan.
Kesulitan dalam pengaksesan data
Seorang penguna kadang kala tidak hanya membutuhkan informasi data secara keseluruhan saja. Pada kenyataannya, seorang penguna pada suatu saat hanya membutuhkan informasi tertentu, bukan informasi keseluruhan. Misal: dibutuhkan informasi pegawai yang memiliki golongan diatas 3. hal ini akan merepotkan pengguna jika tidak terdapat cara untuk menyaring semua informasi data tersebut.
Masalah Integritas data
Basis data berisikan berbagai informasi yang saling berkaitan. Masalah utama yang sering terjadi adalah bagaimana kaitan antar informasi data tersebut dapat terjalin dengan baik dan benar.
Isolasi data untuk standarisasi
Suatu basis data terdiri dari beberapa informasi data, sehingga akan memiliki berbagai tipe data. Jika tidak dibuat suatu standarisasi dan batasan, memungkinkan input data yang dimasukkan akan memiliki tipe data yang berbeda.
Untuk menghindari hal tersebut diperlukan beberapa pembatasan dan aturan untuk membuat sistem informasi data yang lebih cermat menggunakan basis data.
Beberapa contoh basis data yang dapat kita temui antara lain adalah: Buku Telepon
Untuk mengatur atau memelihara database, diperlukan suatu Database Management System
(DBMS).
DBMS adalah suatu sistem yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, dan mengubah data dalam suatu basis data (database) sesuai dengan permintaan.
DBMS terdiri dari basis data dan program pengelola.
Program pengelola merupakan satu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi (menambah data dan menghapus data) dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam basis data.
Suatu DBMS yang lengkap dan siap pakai sering juga disebut dengan istilah SISTEM INFORMASI.
Tabel adalah kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu, misalnya daftar produk atau daftar pemasok. Tabel mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom – yang disebut dengan istilah “fields” dan baris-baris – yang disebut dengan istilah “record”.
Gambar 1: Contoh tampilan Field dan Record
Pada suatu tabel juga dibutuhkan beberapa Kunci (Primary Key dan Foreign Key) yang berfungsi untuk menjadikan suatu record atau baris data berbeda dengan baris data yang lain (UNIK) sehingga tidak terjadi duplikasi informasi data (record) dalam satu tabel.
Suatu Tabel memiliki komponen terkecil yang disebut dengan istilah Atribute. Sekumpulan
Atribute akan membentuk satu kelompok informasi atau record data yang merekam informasi dari suatu Entitas.
Tiap Atribute akan memiliki Nilai Data (Data Value) yang merupakan sekelompok informasi data yang sejenis.
Definisi pada Basis Data
Entitas Entitas atau Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya akan direkam.
Contoh:
Pada bidang Kepegawaian, Entitasnya adalah Pegawai, Gaji, Riwayat Pendidikan dan lain-lain.
Atribute Atribute atau sebutan digunakan untuk mewakili suatu entitas. Atribute juga sering disebut dengan data elemen, data field dan data Item.
Contoh:
Seorang Pegawai (Entitas) dapat dilihat dari atribut-nya, NIP(No.Induk Pegawai), Nama Pegawai, Golongan, Alamat, dan kota.
Data Value Nilai atau isi Data (Data Value) adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen (Atribute).
Contoh:
Atribute “Nama Pegawai” menunjukkan dimana informasi nama pegawai disimpan, sedang nilai datanya adalah Yayat Supriyatna, Samrino, Vicky RN, dan Satya Ginanjar.
Field Merupakan tempat dimana data atau informasi diletakan dalam tabel yang memiliki nilai atau tipe data yang sama atau sejenis.
Misal:
NIP, NAMA PEGAWAI, GOLONGAN, ALAMAT, KOTA
Record Merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.
Misal:
CTI-0001, Muhamad Taufiq, 1, Komp.Margahayu, Bandung.
No.Induk Pegawai (NIP) ditetapkan sebagai Primary Key dari Entitas Pegawai. Karena NIP tiap pegawai bersifat UNIK dan tidak mungkin ganda serta mewakili secara menyeluruh terhadap Entitas Pegawai dan setiap pegawai pasti memiliki nomor induk.
Foreign Key Foriegn Key (Kunci Tamu) merupakan suatu atribute (atau satu set atribute) yang melengkapi satu relasi (relationship) yang menunjukkan atau mengacu kepada suatu data atau Entitas utama (primer). Foreign Key ditempatkan sebagai Entitas Anak dan sama dengan Primary Key pada Entitas Utama. Hubungan antara kedua Entitas tersebut (Entitas Utama dan Entitas Anak disebut dengan istilah relasi).
Contoh:
Queries digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.
Query dapat juga digunakan untuk mengupdate atau menghapus beberapa record data pada satu saat yang sama. Selain itu, query dapat digunakan untuk menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data. Sebuah query dapat memiliki sumber data sampai dengan 16 tabel, dapat memiliki sampai 255 field yang berbeda.
Forms dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika anda membuka form, basis data mengambil data dari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke layar monitor menggunakan layout yang anda buat melalui Form Wizard atau dari layout yang anda rancang sendiri.
Reports dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisa data. Anda dapat mencetak sebuah report (laporan) yang telah dikelompokkan, dihitung subtotal atau total datanya berdasarkan kriteria tertentu. Anda juga dapat membuat report (laporan) yang berisi grafik atau label data.
Hubungan Relasional
Untuk dapat menghubungkan antar dua tabel dibutuhkan kunci penghubung yang mengatur relasi tersebut.
Kunci penghubung yang digunakan adlah kunci Primer (Primary Key) dan Kunci Tamu (Foreign Key).
Beberapa jenis relasi yang dikenal antara lain adalah: Hubungan Relasi One-To-Many (Satu-ke-Banyak)
Hubungan Relasi One-To-One (Satu-ke-Satu)
Dalam Relasi Satu-ke-Satu, satu baris data (record) dalam Entitas A (Misal: Entitas Data Pegawai) hanya memiliki hubungan ke satu baris data ke Entitas B (misal:Entitas Gaji Pegawai) dan sebaliknya. Relasi ini tidak umum digunakan, karena sebenarnya kedua entitas dapat digabungkan menjadi satu Entitas. Namun relasi ini digunakan jika terdapat Entitas yang memiliki atribut yang terlalu banyak dan akan dipecah menjadi dua entitas.
Hubungan Relasi Many-To-Many (Banyak-ke-Banyak)
Dalam relasi banyak-ke-banyak, sebuah record dalam Entitas A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dengan Entitas B dan sebaliknya.
Perancangan Basis Data
Merancang basis merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang basis data adalah bagaimana merancang sistem basis data sehingga basis data dapat memuaskan keperluan saat ini dan mendatang.
Diperlukan suatu perancangan konseptual sebelum melakukan perancangan secara fisik atau implementasi.
1. Tentukan SEMUA Informasi data atau Atribute yang akan digunakan pada struktur basis data.
Contoh:
Pada Sistem Informasi Kepegawaian dibutuhkan informasi data berikut:
2. Kelompokkan informasi data atau Atribute tersebut dalam beberapa Entitas.
Contoh:
Pada Sistem Informasi Kepegawaian dibutuhkan Entitas berikut ini:
3. Tentukan Primary Key (PK) untuk tiap Entitas.
Jika tidak terdapat Atribute yang memiliki tipe data Unik dan mewakili keseluruhan data pada Entitas, tambahkan satu Atribute tambahan yang bersifat unik pada Entitas tersebut.
Contoh:
4. Tentukan Relasi dan Foreign Key (FK) untuk tiap Entitas. Contoh:
Tipe Data pada Tabel
Pada basis data mengenal beberapa tipe data. Tipe data digunakan untuk membatasi kelompok data yang dapat dimasukkan dalam suatu fields.
Tipe-tipe data yang dikenal pada basis data antara lain adalah:
Text Field dengan tipe data ini dapat menerima input data huruf, angka, spasi dan tanda baca. Tipe Text dapat menampung data hingga 255 karakter.
Number Berisi data bilangan yang digunakan untuk perhitungan matematis.
Jangkauan Angka yang dapat digunakan tergantung dari konfigurasi “Field Size” berikut:
Field Size Jangkauan
Byte 0 – 255
Integer –32768 hingga 32767
Long Integer –2147483648 hingga 2147483647 Single –3.402823E38 hingga 1.401298E-45
(untuk nilai negatif)
1.401298E-45 hingga 3.402823E38 (untuk nilai positif)
Double –1.79769313486231E308 hingga –4.94065645841247E-324 (untuk nilai negatif)
1.79769313486231E308 hingga 4.94065645841247E-324 (untuk nilai positif)
Date/Time Hanya dapat menerima masukkan tanggal atau waktu. Berisi data tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai dengan 9999.
Currency Berisi nilai uang dan dan data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis termasuk data dengan 1 sampai 4 angka dibelakang tanda desimal. Tipe ini memiliki ketelitian hingga 15 digit di sebelah kiri tanda desimal dan 4 digit disebelah kanan tanda desimal.
AutoNumber Berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik yang secara otomatis oleh sistem basis data.
Yes/No Berisi nilai Yes atau No, atau field yang hanya memiliki 2 kemungkinan.
OLE Object Berisi obyek yang dihubungkan (linked) ke atau disisipkan (embedded) ke dalam tabel. Contoh obyek yang digunakan lembar kerja Excel, dokumen Word, gambar, foto, grafik, suara atau data biner.
Hyperlink Dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan obyek atau data yang tersimpan di lokasi tertentu.
