Ragam Peranan Strategis
Organisasi adalah suatu kumpulan individu yang bersepakat untuk menjalankan misi tertentu melalui berbagai perangkat dan sumber daya yang dimiliki demi tercapainya suatu visi yang telah dicanangkan. Berdasarkan tata cara yang telah disusun, masing‐ masing individu dan unit organisasi menjalankan ak�vitasnya sehari‐hari dengan memanfaatkan berbagai modal dan aset yang berada dalam posesi komunitas yang bersangkutan. Dalam konteks ini, ‘informasi’ memiliki sejumlah peranan strategis, antara lain:
Sebagai hasil olahan dari data mentah yang dimiliki oleh organisasi, sehingga memiliki ar� yang jelas dan relevan bagi kebutuhan organisasi terkait (McLeod, 2004);
Sebagai dasar individu dalam organisasi, mulai dari pimpinan ter�nggi hingga staf atau
karyawan terendah, dalam proses pengambilan keputusan (Mora, 2003);
Sebagai representasi rekam jejak fakta atau fenomena (misalnya : transaksi, interaksi, kooperasi, dan lain sebagainya) yang terjadi dalam wilayah organisasi (Hlupic, 2003);
Sebagai komponen utama dalam proses komunikasi, dalam hal ini untuk mempaketkan pesan (baca : ‘message’) yang ingin disampaikan atau dipertukarkan (Sigala, 2007);
Sebagai aset atau sumber daya organisasi karena di dalamnya mengandung makna yang terkait langsung maupun �dak langsung dengan produk atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (Law, 2007) dan terkadang memiliki nilai komersial yang harus dilindungi karena mengandung Hak Atas Kekayaan Intelektual seseorang atau kolek�f individu (Freeman, 2005); dan
Sebagai bahan pengembangan pengetahuan (Gupta, 2004) karena adanya unsur fakta/ data, fenomena, konteks, dan kualitas dari dalamnya (Dieng‐Kuntz, 2002).
Bagi organisasi moderen, apakah yang bersifat komersial atau non‐profit, keberadaan informasi yang berkualitas sangatlah pen�ng, karena tanpanya, �dak mungkin dapat memenuhi harapan seluruh pemangku kepen�ngan (baca : ‘stakeholders’) yang ada – terutama dalam usahanya untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Oleh karena itulah maka keberadaan informasi
Peranan Informasi dalam Organisasi
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
EKOJI
999
Nomor 376, 19 September 2013
berkualitas dipandang sebagai sebuah hal yang sangat strategis dan krusial bagi organisasi dewasa ini.
Model Tata Kelola Informasi
Sebagai sebuah aset, sumber daya, produk, representasi, atau keluaran, informasi memiliki berbagai jenis karakteris�k (Rossi, 2001). Domain klasifikasinya pun beragam, seper� (Colomb, 2002):
Formal vs. Informal – membagi informasi berdasarkan sifat keabsahannya;
Internal vs. Eksternal – mengklasifikasikan informasi berdasarkan sumbernya;
Primer vs. Sekunder – memilah informasi berdasarkan siklus hidupnya;
Kuan�ta�f vs. Kualita�f – mengkategorisasikan informasi berdasarkan karakter representasinya;
Eksplisit vs. Implisit – memandang informasi dari sisi seman�knya (baca : ilmu mengar�kan kalimat); dan lain‐lain.
Disamping itu, informasi pun memiliki nilai kualitas di dalamnya, terutama dalam era internet dimana begitu banyaknya informasi yang mengalir di dunia fisik maupun siber, dimana di dalamnya bercampur antara informasi yang memiliki nilai kebenaran hingga yang bersifat ‘sampah’ atau �dak berguna karena �dak memiliki unsur kebenaran. Contoh karakteris�k yang dimaksud adalah sebagai berikut (IT Governance Ins�tute., 2007):
Efek�f – informasi sesuai/relevan dengan kebutuhan penggunanya;
Efisien – informasi dihasilkan melalui penggunaan sumber daya yang op�mum;
Rahasia – informasi terlindungi dari pihak‐pihak yang �dak berwenang;
Integritas – informasi secara utuh �dak boleh terkontaminasi;
Ketersediaan – informasi dapat dihasilkan saat diperlukan;
Terpercaya – informasi dihasilkan oleh proses yang konsisten; dan
Kepatuhan – informasi diperoleh sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku.
Keberanekaragaman karakteris�k informasi dan �ngkat kualitas informasi tersebut mengandung ar� bahwa organisasi harus memiliki cara, model, kebijakan, prosedur, dan mekanisme dalam melakukan pengelolaan atau manajemen terhadap informasi dimaksud. Tanpa adanya model tata kelola informasi yang baik, mustahil akan diperoleh informasi yang berkualitas dan mendatangkan manfaat bagi organisasi terkait. Paling �dak, model tata kelola yang harus diperha�kan dalam manajemen informasi menyangkut (IT Governance Ins�tute., 2007):
Proses perencaanaan dan pengorganisasian informasi;
Proses pengawasan dan penilaian kualitas informasi.
Ekosistem Pengelolaan Informasi
Dalam organisasi, ekosistem pengelolaan informasi dapat dibagi menjadi �ga bagian, yaitu masing‐ masing terkait dengan: (i) proses; (ii) sumber daya manusia; dan (iii) teknologi, dengan penjelasan sebagai berikut (Heiskanen, 2004):
Proses melipu� ak�vitas atau kegiatan mengelola informasi yang telah disampaikan sebelumnya, dimana kerap diis�lahkan sebagai Manajemen Informasi – yaitu suatu rangkaian ak�vitas terkait dengan perencanaan, pengorganisasian, pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, peremajaan, pengawasan, dan penilaian terhadap beragam jenis dan karakteris�k informasi agar dapat memberikan manfaat sesuai dengan kebutuhan organisasi (Applegate, 2003).
Sementara terkait dengan sumber daya manusia beserta komponen pendukungnya serta kesepakatan interaksi di antaranya, dibangunlah sebuah Sistem Informasi – berupa kumpulan dari individu dan/atau unit‐unit organisasi, beserta perangkat pendukung ak�vitasnya sehari‐hari, dimana di dalamnya diberlakukan suatu aturan interaksi untuk memas�kan tercipta dan mengalirnya informasi dari satu tempat ke tempat lainnya sesuai dengan kebutuhan individu dan/atau unit organisasi dimaksud (Harindranath, 2002).
Karena sifatnya yang ‘intangible’ maka diperlukan sebuah cara untuk mengambil, menampung, menyimpan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dimaksud, yang dewasa ini dilakukan melalui pemanfaatan Teknologi Informasi. Dengan melakukan proses digitalisasi terhadap informasi, maka secara mudah, murah, dan cepat, informasi dapat dikumpulkan, diorganisasikan, disimpan, diolah, dikembangkan, dan didistribusikan ke pihak‐pihak yang membutuhkannya dalam organisasi, tentu saja sesuai dengan tugas pokok, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya (Salazar, 2007).
Hubungan antara Manajemen Informasi, Sistem Informasi, dan Teknologi Informasi dapat kurang lebih dianalogikan sebagaimana tubuh manusia, sebagai berikut:
Sistem Informasi memiliki fungsi dan karakteris�k sebagaimana dalam tubuh manusia terdapat sistem pencernaan, sistem peredaran darah, sistem pernafasan, sistem syaraf, dan lain sebagainya;
Sementara Manajemen Informasi merupakan suatu mekanisme sehari‐hari untuk memas�kan tubuh manusia sehat dan bekerja secara normal, misalnya mekanisme makan dua kali sehari, kebiasaan berolah‐raga, cek kesehatan ru�n, dan lain sebagainya; dan
Dan Teknologi Informasi merupakan sejumlah alat atau piran� yang membantu manusia dalam usahanya untuk menjalani hidup sehat, termasuk di dalamnya alat‐alat olah raga, perangkat pemantau kesehatan, vitamin tambahan, kacamata, alat pacu jantung, dan lain sebagainya.
Penggambaran dengan menggunakan analogi teori ekonomi, dimana Sistem Informasi dianggap sebagai kebutuhan (demand) sementara Teknologi Informasi dilihat sebagai bagian dari solusi (supply), dimana kedua kutub ini dapat saling bertemu dan mengisi melalui Manajemen Informasi yang baik (Cash, 1992);
Anggapan bahwa Sistem Informasi merupakan suatu domain terbesar dalam lingkungan ekosistem yang terdiri dari sejumlah komponen pembentuk di antaranya adalah Teknologi Informasi (node) dan Manajemen Informasi (path) – sebagaimana representasi sebuah jejaring atau jaringan (McFarlan, 1983); dan
Relasi antara ke�ganya dapat digambarkan dan dibedakan dengan cara menganggap Sistem Informasi sebagai cara mendeskripsikan suatu komponen pen�ng organisasi yang terkait dengan informasi (WHAT and WHY), sementara Teknologi Informasi lebih menekankan pada alat/piran� dan cara yang digunakan individu atau unit organisasi dalam menjalankan fungsinya di organisasi (WHO, WHERE, and WHEN), dan Manajemen Informasi adalah pendekatan atau mekanisme yang dipergunakan untuk mengelola informasi (HOW) (Cook, 1996).
Terlepas dari berbagai mazab dan aliran pemikiran yang ada, ke�ga is�lah tersebut yaitu sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi memiliki relasi keterkaitan yang sangat erat, sehingga ke�ganya �dak dapat dengan mudah dipisahkan secara eksklusif. Pada hakekatnya, ke�ganya ada dalam konteks organisasi karena prinsip dan/atau alasan sebagai berikut :
Kebutuhan dan keberadaan data, informasi, pengetahuan, dan kearifan (baca : wisdom) yang dibutuhkan oleh organisasi harus dikelola secara sungguh‐sungguh dan terkoordinasi, �dak bisa dilepaskan begitu saja;
Keseluruhan aset organisasi tersebut �dak berada dalam satu wilayah organisasi namun tersebar di seluruh ��k individu dan unit organisasi sehingga membentuk sistem yang rela�f kompleks dan harus dipahami cara kerja dan dinamikanya;
Volume dan frekuensi penciptaan, pengolahan, penggunaan dan pemanfaatan sumber daya informasi tersebut sangatlah �nggi sehingga untuk mengelolanya dibutuhkan bantuan teknologi informasi dan komunikasi yang handal agar efek�f dan efisien; dan
Pada hakekatnya keseluruhan domain pengelolaan informasi tersebut berada dalam wilayah ekosistem organisasi yang terdiri dari berbagai komponen yang saling berinteraksi satu dengan lainnya, sehingga dalam melakukan pengelolaan terhadap data, informasi, pengetahuan, dan kearifan organisasi harus dengan melalui pendekatan pemikiran dan penerapan yang holis�k dan sistemik.
Nilai Ekonomi dari Informasi
maka dikenalkan berbagai metode untuk membuat informasi yang bersifat ‘intengible’ dan ‘unquan�fiable’ tadi ke dalam sebuah nilai ekonomi yang bisa dikuan�fikasi, diolah, dan dikomparasi. Contoh model atau konsep dimaksud antara lain adalah: Strategic Analysis Evalua�on, Informa�on Economics, Value Chain Assessment, Rela�ve Compe��ve Performance, Proposed of Management Vision Achieved, Work Study Assessment, Financial‐Accoun�ng Based Analysis, User U�lity Assessment, dan lain sebagainya (Remenyi, 2007).
Pen�ngnya mengetahui aspek ini adalah untuk memper�mbangkan posisi sistem dan teknologi informasi dalam konteks manajemen informasi sebuah organisasi. Walaubagaimanapun, aspek ‘cost‐benefit’ atau perhitungan komparasi antara keuntungan dan biaya yang dikeluarkan organisasi sangatlah perlu untuk diperha�kan karena akan mewarnai strategi pengembangan sistem, teknologi, dan manajemen informasi dari organisasi terkait. Biasanya, dalam kondisi demikian, peranan dan komitmen pimpinan organisasi akan sangat menentukan maju mundurnya implementasi atau penerapan sistem, teknologi, dan manajemen informasi – dalam ar� kata adalah unsur ‘leadership’ sangat menentukan dalam konteks ini.
