BAB II BAB II
TINJAUAN PUSTAKA TINJAUAN PUSTAKA
1
1 Pengertian KearsipanPengertian Kearsipan
Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan
penyelenggaraan kearsipan kearsipan adalah adalah keseluruhan keseluruhan kegiatan kegiatan meliputi meliputi kebijakan,kebijakan, pembinaan
pembinaan kearsipan kearsipan dan dan pengelolaan pengelolaan arsip arsip dalam dalam suatu suatu sistem sistem kearsipan kearsipan yangyang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping k
penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.ebijakan dan pembinaan kearsipan.
Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau suatu proses mulai dari penciptaan,penerimaan,
penciptaan,penerimaan, pengumpulan, pengumpulan, pengaturan,pengendalian, pengaturan,pengendalian, pemeliharaan pemeliharaan dandan perawatan
perawatan sertapenyimpanan sertapenyimpanan warkat warkat menurut menurut sistem sistem tertentu. tertentu. Saatdibutuhkan Saatdibutuhkan dapatdapat dengan mudah, cepat dan tepatditemukan.Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna dengan mudah, cepat dan tepatditemukan.Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
2 Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli 2 Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli 1) Menurut Odgers (2005)
1) Menurut Odgers (2005)
Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai proses pengawasan,penyimpanan, dan pengamanan dokumen
pengamanan dokumen sertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun mediasertaarsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
elektronik.
2) Menurut Charman (1998) 2) Menurut Charman (1998)
Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemu
perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak diperlukan.snahan dokumen apabila tidak diperlukan.
3) Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) 3) Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu- waktu diperlukan.
dengan mudah dan cepat apabila sewaktu- waktu diperlukan.
4) Menurut Maulana (1974:18) 4) Menurut Maulana (1974:18)
Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
yang tidak diinginkan.
5) Menurut 3 penulis :
5) Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)
Memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan Memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Menurut Maulana (1974:18)
Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
5. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)
Memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.
BAB III PEMBAHASAN 1 Definisi
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien .
2 Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :
1. Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.
2. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.
3. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.
4. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.
5. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan pencegahan terjadinya kertas
kerja yang tidak perlu.
3 Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Sistem penataan arsip menurut ANRI (Arsip Nasional RI)
1. Sistem Alfabetis ( Alphabetical Filing System )
Sistem abjad adalah Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad, dan kata tangkap nama, baik itu nama orang maupun nama badan/organisasi. Sistem ini banyak
dipergunakan untuk penataan arsip personal file (perorangan), kartu nama pasien di Rumah Sakit, dan kartu-kartu nama klien dari suatu kantor pengacara.
2. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan yang dilakukan berdasarkan angka atau kode nomor dari lokasi, nama orang, subyek atau identitas lainnya. Sistem ini sering digunakan untuk penataan arsip di perusahaan asuransi, kantor polisi untuk membuat SIM, kantor pengacara untuk menyimpan berkas kasus, Rumah Sakit dll.
3. Sistem Subyek
Sistem Subyek adalah merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan permasalahan (topik) atau pokok masalah. Pemilihan kata tangkap yang dipergunakan sebagai subyek haruslah singkat, jelas, fleksibel dan mewakili arsipnya. Sistem ini sering dipergunakan di kantor-kantor/organisasi yang arsipnya lebih mudah disajikan dengan menyebut nama subyek (sesuai pola klasifikasi).
4. Sistem Geografi
Sistem Geografi adalah sistem penyimpanan arsip dinamis aktif yang berdasarkan pada nama lokasi koresponden yang disusun secara abjad. Seperti menurut negara, provinsi, kabupaten atau kota madya bahkan menurut nama jalan. Sistem ini sering digunakan oleh perusahaan seperti PAM, Gas, PLN, Kantor Pos, Penerbitan, Periklanan dsb.
5. Sistem Kronologis
Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kurun (tanggal, bulan, dan tahun). Sistem berdasarkan kurun waktu ini tidak tepat untuk penyimpan arsip-arsip korespondensi, karena arsip-arsip yang seharusnya diberkaskan menjadi satu kesatuan informasi bisa tersebar sesuai dengan kurun waktu. Organisasi yang ruang lingkup kegiatannya luas tidak akan tepat menggunakan sistem ini. Sistem ini akan cocok digunakan untuk penyimpanan arsip yang harus disimpan atas dasar jangka waktu tertentu, seperti surat tagihan, resep, lembar pesanan dll.
4 PRINSIP-PRINSIP DASAR KEARSIPAN
Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :
· Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk masyarakat sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.
· Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu mengatur tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan dalam Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang
Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip adalah merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.
· Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatan-catatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-kegiatan spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi.
· Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskah-naskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah.
· Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi organik, atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini merupakan fakta sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam pengertian arsip konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai rekaman informasi pelaksanaan administrasi.
· Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan manusia. Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta, rasa, karsa, dan karya merupakan media yang dapat menghasilkan budaya sebagai karya manusia. Namun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu bahwa kebudayan merupakan karya manusia (Manmande), hasil produk
kehidupan manusia dan alat penciptanya dalah manusia.
· Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak orang untuk dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan,
dan pengendalian suatu kegiatan.
· Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya terjadi kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh diri kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka secara spontan terlontarlah kata-kata ”supaya dijadikan cermin” atau ”cukup menjadi cermin bagi saya” dan sebagainya.
· Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak menjadi masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu
sendiri. Dengan demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik, arsip harus:
v Tetap lengkap dan dapat dipercaya.
v Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi.
v Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling menjelaskan.
v Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.
· Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori yang terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau sekelompok orang.
· Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya : arsip akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan Lembaga Pemerintahan (public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private sector).
· Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia, karena ia lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.
· Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan dan apa yang diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan, segala yang dikerjakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam wujud arsip.
· Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan pengalaman : arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda- benda dan ide-ide serta gagasan dalam jumlah yang tidak terbatas.
· Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu lembaga yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam suatu proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan untuk ”rujukan” dan sebagai sumber asli untuk bukti pertanggungjawaban dan sumber asli untuk kepentingan atau keperluan penelitian.
· Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip tertentu. tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi siapa saja sesuai dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya diperuntukan bagi pemakai jasa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5 Macam
–
macam sistem kearsipanMenurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka) b. Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:
1. Alphabetical arrangement (susunan abjad) a. Subjet ( pokok soal)
b. Phonetic (suara)
2. Numerical arrangement (susunan nomor) a. Serial (seri)
b. Coded ( kode)
3. Geographical arrangement (susunan wilayah) 4. Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:
Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric (sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992: 171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6) macam sistem utama,yaitu:
a. alphabetical
–
sistem abjad b. Subyek-sistem subjekc. geographical- sistem wilayah d. numerical- sistem nomor
e. choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut: 1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf
A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
a. Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah – istilah atau nama – nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
1. Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi 2. Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
b. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing – masing kata berdiri sendiri. Misal :
1. Jakarta Utara 2. Banjar Negara
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah – masalah apa yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah – masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah – masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah – masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus, Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya
3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan menurut urutan
abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan cepat. 4. Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip – arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya.
Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian 14
Cuti 14,1
Kenaikan pangkat 14,2
Lamaran 14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian yang lebih ke dalam desimal, seperti 14.1,14.2,14.3, dan seterusnya.dan menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah di tentukan dalam kartu indeks ini.
5. Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.
DAFTAR PUSTAKA http://karmachamelon.blogspot.co.id/p/makalah-kearsipan.html http://yohannes-suraja.blogspot.co.id/2012/09/manajemen-kearsipan.html http://eckysfile.blogspot.co.id/2012/03/makalah-kearsipan.html http://melkianflince.blogspot.co.id/2015/07/kearsipan-sistem-kearsipan- pemeliharaan.html http://harisaguss.blogspot.co.id/2014/04/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html http://makka.heck.in/definisi-kearsipan.xhtml
