MEDIA RELATIONS
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Skripsi
Diajukan kepada
Universitas Negeri Sunan Ampel Surabaya
Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi (S.I.Kom)
Oleh : Siti Zulaikah NIM. B076213090
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
JURUSAN KOMUNIKASI
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI
ABSTRAK
Siti Zulaikah,B76213090,2017. Skripsi. Media Relations Pemerintah Kota Surabaya
Kata Kunci : Media Relations,Publik Relations,Pemerintah Kota Surabaya
Dalam penelitian ini, peneliti mengangkat dua fokus penelitian,yaitu: (1) Bagaimana cara yang dilakukan humas Pemerintah Kota Surabaya dalam membina hubungan dengan media?(2)Bagaimana hambatan yang dihadapi Pemerintah Kota Surabaya dalam menjalankan komunikasi media relations?
Untuk menjawab fokus penelitian tersebut secara menyeluruh dan mendalam, dalam penelitian ini digunakanlah metode penelitian deskriptif kualitatif yang berguna untuk memberikan fakta dan data mengenai Media
Relations Pemerintah kota Surabaya. Data yang diperoleh dianalisis dengan
menggunakan Teori model humas yaitu model two way symmetrical sehingga diperoleh diantara kedua belah pihak akan tercipta hubungan baik dari hubungan baik tersebut harapan yang hendak dicapai organisasi adalah citra positif.
Dari hasil penelitian ditemukan bahwa: (1)Dalam membina hubungan dengan media, humas mempunyai cara yaitu memberikan informasi kegiatan yang dilakukan Pemerintah Kota Surabaya setiap pagi,fasilitas ruang untuk wartawan,hubungan informal dengan wartawan,melakukan perencanaan dengan media online dan elektronik serta cetak,memelihara kontak dengan media,mengembangkan jaringan dengan BAKOHUMAS dan PWI.(2) Hambatan yaitu orientasi berbeda antara humas pemerintah kota Surabaya dan media, kurangnya kordinasi antara wartawan dengan dinas yang akan menjadi narasumber.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING ... iii
PENGESAHAN TIM PENGUJI ... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
E. Kajian Hasil Penelitian Terdahulu ... 6
F. Definisi Konsep Penelitian ... 9
G. Kerangka Pikir Penelitian ... 17
H. Metode Penelitian ... 18
1. Pendekatan dan Jenis Penelitian ... 18
2. Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian ... 19
3. Jenis Data ... 20
4. Sumber Data ... 20
5. Tahap-tahap Penelitian ... 22
6. Teknik Pengumpulan Data ... 24
7. Teknik Analisis Data ... 25
8. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 27
I. Sistematika Pembahasan ... 28
BAB II KAJIAN TENTANG URGENSI MEDIA RELATIONS PEMERINTAHAN DAN TEORI HUMAS MODEL TWO WAY SYMMETRICAL
5. Pendekatan Dalam Media Relations... 40
6. Kunci Sukses Menjaga Hubungan Dengan Media ... 43
7. Bentuk Aktivitas Media Relations ... 46
C. Konsep Publisitas ... 52
D. Pembentukan Citra ... 56
E. Two Way Symmetrical ... 58
BAB III DATA TENTANG MEDIA RELATIONS PEMERINTAH KOTA SURABAYA A. Deskribsi Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian ... 60
1. Deskribsi Subyek Penelitian ... 60
2. Deskribsi Obyek Penelitian ... 62
3. Deskribsi Lokasi Penelitian ... 62
a. Sejarah Humas Pemerintah Kota Surabaya ... 63
b. Struktur Organisasi ... 64
c. Visi dan Misi ... 64
B. Data tentang Media Relations Pemerintah Kota Surabaya ... 70
BAB IV ANALISIS DATA MEDIA RELATIONS PEMERINTAH KOTA SURABAYA A. Hasil Temuan Penelitian ... 79
B. Konfirmasi Temuan dengan Teori ... 83
BAB V PENUTUP A. Simpulan ... 89
B. Rekomendasi ... 90 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Publik Relations Pemerintah kota Surabaya dalam menjaga reputasinya
menjalankan fungsinya lebih memposisikan diri sebagai gerbang informasi bagi masyarakat dan media. Sehingga wajar bila dinyatakan bahwa pada dasarnya kegiatan Pubik Relations merupakan kegiatan media. Saat ini mustahil menyelenggarakan kegiatan Publik Relations tanpa campur tangan media massa. Media massa sudah menjadi bagian dari banyak orang. Nyaris tak ada kegiatan yang tak melibatkan media massa dalam kehidupan banyak orang di Indonesia. Bahkan media massa sendiri dikatakan memiliki peran sebagai “anjing penjaga”
dan berdiri di sisi yang berlawanan dengan pemerintah. Istilah tersebut menegaskan bahwa media massa telah menjadi perwakilan dari rakyat untuk “
menjaga” dan “memperhatikan” kinerja pemerintah. Dengan asumsi tersebut
pemerintah terkesan salah, sementara media massa memposisikan diri selalu benar. Apabila media massa menemukan kesalahan di pemeritahan maka media massa tidak segan untuk memberitakannya dan menyebarluaskan kepada masyarakat sebagai bentuk kegagalan pemerintah. Dengan begitu oplah dari informasi yang disampaikan bisa meningkat,tanpa khawatir yang di publikasikan berdampak buruk bagi masyarakat.1
1
2
Media relations itu sendiri merupakan salah satu kegiatan Publik Relations
yang berhubungan dengan media massa dalam hal publikasi organisasi atau perusahaan. Ketika elakukan kegiatan media relations, hubungan baik yang terbangun antara praktisi Publik Relations dengan media massa bukanlah tujuan utama. Tujuan utama dari kegiatan media relations ini adalah terciptanya kepercayaan dalam diri masyarakat (stakeholder) terhadap perusahaan atau organisasi tersebut.2
Untuk mencapai tujuannya, Publik Relations membutuhkan media massa agar dapat menjangkau stakeholder-nya yang bersifat heterogen dan berada di tempat yang terpisah- pisah. Berdasarkan hal tersebut, maka di butuhkan hubungan yang baik antara praktisi Publik Relations dengan wartawan supaya pesan yang dibuat Publik Relations tersebut dapat di publikasikan oleh media massa dan sampai kepada masyarakat.
Hubungan antara praktisi Publik Relations dengan instalasi media akan terjadi secara efektif jika menggunakan strategi media relations yang tepat. Kegiatan media Relations terbagi atas dua bentuk. Pertama yaitu bentuk tulisan contohnya seperti press release (siaran pers), letters to the editor (membuat surat atau tulisan yang dikirim ke editor), Publik servis Announcements (pemberitahuan mengenai layanan public) dan elektronik communications (komunikasi melalui media internet, seperti memasang iklan,hingga berkomunikasi menggunakan sosial media). Kedua yaitu dalam bentuk acara atau event. Beberapa contoh acara
2
3
media relations yang dibuat oleh praktisi public relations, kunjungan pers (praktisi
Publik Relations mengundang wartawan atau pekerja media untuk menguji
perisahaan/ organisasi), press calls (bentuk kegiatan yang dilakukan praktisi
Publik Relations untuk menyampaikan informasi atau berita melalui telepon),
media events (kegiatan yang dilakukan dengan mengundang media massa, baik
cetak maupun elektronik ketika perusahaan menjadi sponsor dalam suatu kegiatan), dan salah satu yang paling penting adalah konfrensi pers (press
confrence).3
Berdasarkan konsep Hunt and Grunig terhadap media relations disebutkan bahwa media relation atau hubungan media merupakan posisi sentral bagi departemen Publik Relations karena media merupakan alat untuk menjangkau public dan sebagai alat signifikan untuk dapat mengukur keberhasilan public
relations. Tujuanya sendiri untuk meningkatkan brand image.4
Media relations di pemerintah kota Surabaya saat ini mempunyai tugas
pokok dan fungsi yaitu terwujudnya pelayanan informasi , yang cepat tepat, trasparan dan objektif. Subtansi yang di tetapkan pemerintah kota Surabaya yaitu tercapainya pemahaman yang sama antara pemerintah kota Surabaya dan masyarakat terhadap kebijakan-kebijakan pemerintah yang di sosialisasikan kepada masyarakat, serta peningkatan partisipasi masyarakat dalam pembangunan kota Surabaya.
3
Ibid,hal 169
4
4
Menyadari pentingnya media relations sekaligus supaya masyarakat menerima informasi yang jenih dan berimbang, pemerintah kota Surabaya mulai berbenah diri dengan melibatkan bagian Publik Relationsnya dalam dunia media massa. Ini dilakukan demi menghilangkan citra Publik Relations yang sejak era orde baru hanya dijadikan corong pemerintah semata. Bahkan tak jarang pemerintah sering memanfaatkan media massa untuk memberitakan hal-hal yang baik saja, sehingga kondisi ini menimbulkan sikap antipasti media.
Saat ini hampir seluruh instasi pemerintah memiliki kantor Publik
Relations, divisi yang melakukan manajemen media massa, pembangunan citra,
jembatan pemerintah dengan masyarakat,serta penghubung media massa dengan pemerintah. Kantor humas telah melakukan publikasi internal, memberdayakan kantor-kantor wilayah serta unit pelayanan teknis agar berperan sebagai outlet informasi.
Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan yang tengah dilakukan tersebut ialah semakin baiknya citra Pemerintah Kota Surabaya di mata masyarakat, khususnya tren citra positif dari pemberitaan yang di muat di sejumlah surat kabar harian. Pemerintah kota Surabaya saat ini menjadi sorotan media massa karena berhasil menerapkan konsep good governance, terbuktinya dengan penghargaan yang di terima yaitu Nirwasita Tantra Award2016 untuk tingkat kota, dan Adipura Paripurna untuk kategori kota metropolitan.5
5
5
Dengan menyadari dan mengetahui pentingnya posisi media dalam program dan kegiatan di humas pemerintah kota Surabaya, maka penelitian ini di tujukan untuk mengungkapkan menjelaskan Bagaimana cara mengelola media
relations pemerintah kota Surabaya, apakah dalam penyelenggaraan sesuai
dengan konsep public relations yang berlaku ataukah terdapat hal-hal lainya yang dianggap menyimpang dari kode etik Publik Relations. Berangkat dari adanya hal diatas penulis merasa tertarik untuk melakukan kajian lebih lanjut mengenai Media Relations Pemerintah Kota Surabaya
B. Rumusan Masalah
Agar tidak terjadi pembahasan terlalu luas dalam penelitian ini,diluar batasan penelitian berdasarkan objek formal mengenai komunikasi dari media
relations pemerintah kota Surabaya, adapun batasan penelitian tersebut yang
menjadi focus dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Bagaimana cara yang dilakukan Pemerintah Kota Surabaya dalam membina hubungan dengan media ?
b. Bagaimana hambatan yang dihadapi Pemerintah Kota Surabaya dalam menjalankan komunikasi media relations?
C. Tujuan Penelitian
Dalam penelitian ini peneliti bertujuan sebagai berikut:
6
b. Untuk mendeskripsikan dan mengetahui hambatan yang di hadapi pemerintah kota Surabaya dalam menjalankan media relations.
D. Manfaat Penelitian
1. Teoritis : Hasil penelitian ini secara teoritis diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dalam disiplin keilmuan ilmu komunikasi, “penelitian
ini bermanfaat secara teoritisbidang keilmuan ilmu komunikasi untuk menambah referensi terhadap kajian ilmu komunikasi terkait dengan Media
Relations sertasebagai bahan acuan salah satu faktor yang bisa berpengaruh
dalam suatu komunikasi dan referensi pada penelitian sejenis yang dilakukan dimasa yang akan datang. ”
2. Praktis :Manfaat secara praktis dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah untuk meningkatkanMedia Relations di tingkat organisasi.
3. Bagi Peneliti, penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai proses pembelajaran mengenai studi yang berkaitan dengan Publik Relations
4. Selain itu penelitian ini di harapkan dapat dijadikan acuan maupun rujukan untuk penelitian sejenis atau penelitian lanjutan.
E. Penelitian Terdahulu
7
Universitas Kristen Petra Surabaya pada tahun 2008. Metode penelitian yang di gunakan adala kualitatif deskriptif. Hasil dari penelitian tersebut menunjukan bahwa humas Polda Jatim menjalankan fungsinya melalui pengelolaan,penyampaian pemberitaan dan kemitraan dengan media massa dalam pembentukan opini positif masyarakat bagi pelaksanaan tugas. Supaya hubungan yang terjalin dengan media semakin baik maka setiap jumat selalu mengadakan pertemuan intens dengan para awak media melakui konfrensi pers. Meski hubungan yang terjalin terlihat baik, namun wartawan merasa sangat kurang dalam memperoleh informasi hal ini disebabkan karena posisi humas berada dibawah top manager sehingga dalam menyampaikan informadi harus terlebih dahulu mendapat persetujuan pimpinan. Tujuan penelitian ini ingin mengetahui dan memahami strategi apa yang dijalankan humas Polda Jatim. Persamaan antara penelitian tersebut dengan milik peneliti adalah dalam metode penelitian menggunakan kualitatif deskriptif. Perbedaan penelitian tersebut dengan milik peneliti adalah penelitian tersebut mengungkap tentang strategi,sedangkan milik peneliti tentang mengelola media relation.
Penelitian lain yang menyangkut tema serupa yaitu “Aktivitas Humas
8
terjaga. Meski hubungan yang dijalankan oleh bagian humas dan informasi dengan media cukup baik, namun jalinan yang dibangun bukan tanpa kendala, kendala yang di hadapi yaitu masih minimnya kualitas SDM, kendala sarana dan prasarana yang terbatas, serta kendala sudut pandang yaitu media memberitakan kebijakan-kebijakan pemerintah kota Yogyakarta secara tidak utuh. Tujuan penelitian tersebut adalah menganalisa dan menggambarkan aktivitas humas dalam menjalankan media relation. Persaamaan penelitian tersebut dengan milik peneliti adalah metode yang di gunakan sama yaitu metode kualitatif deskriptif serta instasi pemerintah namun berbeda lokasi, dimana lokasi yang peneliti pilih adalah di pemerintah kota Surabaya sedangkan penelitian tersebut di Yogyakarta.
Jurnal “AKTIVITAS MEDIA RELATIONS YANG DILAKUKAN OLEH
PUBLIK RELATIONS HOTEL CIPUTRA JAKARTA DITINJAU DARI INTEREFFICATION MODEL” oleh Cristina Yuliani,communiqué Vol.6,no 1
9
adalah tidak ada sedangkan perbedaannya adalah metode penelitian dan lokasi penelitian berbeda.
Jurnal “Evaluasi kegiatan media relations PT. Pembangkit Jawa – Bali tahun 2015” oleh Stevani Salaka dari universitas Kristen petra Surabaya. Vol 1
No. 1 tahun 2016 . Metode yang di gunakan adalah single case intrinsik. Hasil evaluasi kegiatan media relations tahun 2015 yang dilakukan PT. Pembangkitan Jawa – Bali masih belum efektif. Hal ini juga dipaparkan oleh wartawan Harian Jawa Pos dan wartawan Jurnal1.com yang menyatakan bahwa kegiatan media
relations yang dijalankan belum efektif. Dikatakan belum efektif karena
berdasarkan penemuan peneliti, tingkat pengetahuan masyarakat terhadap PT. Pembangkitan Jawa – Bali masih kurang. Kegiatan media relations ini mendapatkan dukungan dari perusahaan. Adapun dukungan yang diberikan ialah berupa dukungan materi, fasilitas untuk pers, serta keterbukaan direksi atau pimpinan pada media massa. Perbedaan antara penelitian tersebut dengan milik peneliti adalah dari metode yang digunakan serta dari segi objek penelitian dan tempat penelitian yang berbeda. Sedangkan persamaan dalam penelitian tersebut yaitu sama-sama meneliti di bagian media relations.
F. Definisi Konsep
Penelitian ini membahas tentang media relations pemerintah kota Surabaya. Untuk mempermudah pembahasan perlu adanya definisi operasional yang jelas untuk menghindari kesalahpahaman sehubungan dengan judul di atas, yaitu:
10
Lesly memberikan definisi media relations sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi. Apa yang diuraikan Lesly ini lebih pada sisi manfaat yang diperoleh organisasi dan kegiatan yang dilakukan organisasi dalam menjalankan media relations. Manfaat tersebut berupa publisitas. Sedangkan kegiatan yang bisa menopang publisitas itu adalah merespons kepentingan media. 6
Media relations itu berkenaan dengan media komunikasi. Media
komunikasi ini diperlukan karena menjadi sarana yang sangat penting dan efisien dalam berkomunikasi dengan publik. Supaya komunikasi dengan publik tersebut bisa terpelihara maka segala kepentingan media massa terhadap organisasi mesti direspon organisasi. Tujuannya adalah untuk keberhasilan program. Dalam kata lain adalah mempromosikan organisasi melalui media massa.
Media relations itu pada dasarnya berkenaan dengan pemberi
informasi atau memberi tanggapan pada media pemberitaan atas nama organisasi. Karena berhubungan dengan media massa itulah, maka ada yang menyebutkan bahwa media relations itu merupakan fungsi khusus di dalam suatu kegiatan atau PR. Letak ke khususanya pada pelibatan media massa yang berada di luar kendali organisasi untuk bisa menopang pencapaian tujuan organisasi.
6 Lesly, Philip, Handbook of Public Relations and Communication: (Chicago, Ill.: Probus
11
Jadi terkait dengan media relations pemerintah kota Surabaya adalah suatu organisasi pemerintah kota Surabaya membangun relasi dengan media demi kepentingan menjaga hubungan dengan media lokal maupun nasional dan juga untuk memenuhi tujuan tertentu dari pemerintah kota Surabaya.
2. Media Relations di Publik Relations Pemerintahan
Keberadaan unit Publik Relations di sebuah lembaga atau instansi pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan opearsional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang sesuatu kegiatan instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk public relations ke dalam maupun public relations ke luar. Perbedaan pokok antara fungsi dan tugas public relations yang terdapat di instansi pemerintah dengan non pemerintah (lembaga komersial) adalah tidak adanya unsur komersial walaupun public relations pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Publik relations pemerintah lebih menekankan pada public service atau demi meningkatkan pelayanan umum. Menurut John D.Millett, public relations dalam lembaga pemerintahan terdapat beberapa hal untuk melaksanakan tugas utamanya7 yaitu sebagai berikut:
a. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan aspirasi yang terdapat dalam masyarakat.
7
12
b. Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa sebaiknya dilakukan oleh instansi pemerintah seperti yang dikehendaki oleh pihak publiknya.
c. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang diperoleh antara hubungan publik dengan aparat pemerintahan. d. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah
diupayakan oleh suatu lembaga yang bersangkutam.
Menurut Dimock dan Koenig, pada umumnya tugas-tugas dari pihak public relations instansi atau lembaga pemerintahan, yaitu sebagai berikut:
a. Upaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat tentang pelayanan masyarakat, kebijaksanaan serta tujuan yang akan dicapai oleh pemerintah dalam melaksanakan program kerja tersebut. b. Mampu untuk menanamkan keyakinan dan kepercayaan serta mengajak
masyarakat dalam partisipasinya atau ikut serta pelaksanaan program pembangunan di berbagai bidang, sosial, budaya, ekonomi, politik serta menjaga stabilitas dan keamanan nasional.
c. kejujuran dalam pelayanan dan pengabdian dari aparatur pemerintah yang bersangkutan perlu dipelihara atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas serta kewajibannya masing-masing.
Seperti yang telah diketahui bahwa salah satu tugas pokok public
relations adalah bertindak sebagai komunikator, membantu (back up)
13
membangun hubungan baik dengan berbagai pihak dan hingga menciptakan citra serta opini masyarakat yang menguntungkan. Secara garis besarnya
public relations mempunyai peran ganda: yaitu fungsi keluar berupa
memberikan informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan instansi kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran, sedangkan kedalam wajib menyerap reaksi, aspirasi atau opini khalayak tersebut diserasikan demi kepentingan intansinya atau tujuan bersama.
Menurut H.A.W Widjaja, bidang public relations pemerintah memiliki dua tugas pokok berupa tugas strategis dan tugas taktis. Secara strategis, public relations pemerintah ikut berperan serta dalam decision
making procces. Sementara untuk tugas taktis, public relations pemeritah
memiliki peran memberikan informasi kepada publik, menjalanakan komunikasi timbal balik dan meciptakan citra yang baik bagi institusinya.8
Dalam menyiarkan informasinya, pejabat public relations pemerintah tentunya membutuhkan peran serta media untuk mempublikasikan seluruh aktivitas yang telah dijalankannya. Sehingga wajar bila dikatakan hubungan
public relations dan media merupakan hubungan dua arah. Disatu pihak,
organisasi menyediakan informasi dan memberikan fasilitas-fasilitas kepada pers apabila diminta sebaliknya pihak pers memberikan komentar-komentar dan menyiarkan berita. Sehingga dalam upaya membina media relations,
8
14
maka public relations melakukan berbagai kegiatan yang bersentuhan dengan media massa atau pers diantaranya9:
a. Konferensi pers, temu pers atau jumpa pers yaitu informasi yang diberikan secara simultan/berbarengan oleh seseorang dari pejabat pemerintah kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan wartawan. Biasanya pihak public relations berinisiatif untuk melakukan pertemuan dengan para wartawan tentang suatu topik pembicaraan yang sedang hangat dibicarakan.
b. Press breafing, yaitu pemberian informasi diselenggarakan secara
regular oleh seorang pejabat public relations. Dalam kegiatan ini disampaikan informasiinformasi mengenai kegiatan yang baru terjadi kepada pers, juga diadakan tanggapan atau pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih perinci.
c. Press tour, kegiatan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga untuk
mengunjungi daerah tertentu dan mereka (media/pers) diajak menikmati objek wisata yang menarik. Keuntungan dari kegiatan ini ialah wartawan akan merasa dianggap sebagai bagian “keluarga sendiri” oleh organisasi, sehingga secara batiniah wartawan akan punya hubungan emosional.
d. Press release, siaran pers sebagai publisitas, yaitu media yang banyak
digunakan dalam kegaiatan public relations untuk menyebarkan berita.
9
15
e. Special event, yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan public
relations yang penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, yang mampu meningkatkan pengetahuan dan selera publik, seperti pameran, lokakarya, open house dan lainnya. Dalam kegaiatan ini humas biasanya mengundang media atau pers untuk meliputnya.
f. Press luncheon, yaitu pejabat public relations mengadakan jamuan
makan siang bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada kesempatan ini pihak pers bisa bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna mendengarkan perkembangan lembaga tersebut.
g. Wawancara pers, yaitu wawancara yang sifatnya lebih pribadi, lebih individu. Publik relations atau pimpinan pucak yang diwawancari hanya berhadapan dengan wartawan atau reporter yang bersangkutan. Meskipun pejabat itu di wawancarai seusai meresmikan suatu acara oleh banyak wartawan, tetap saja wawancara itu bersifat individu.
Selain itu dengan memperhatikan perkembangan dan tuntutan masyarakat dalam era transparansi, globalisasi, demokratisasi dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka praktisi public
relations, khususnya pejabat public relations dilingkungan pemerintahan
16
pemerintahan, disamping memiliki dan berkemampuan dalam pengelolaan bidang public relations, dituntut juga adanya kepekaan dalam pelaksanaan tugasnya berdasarkan prinsip-prinsip batasan moral, budaya dan norma-norma yang berlaku di dalam masyarakat.
3. Media Relations Pemerintah Kota Surabaya
Pemerintah kota Surabaya memiliki peran penting dalam membangun sebuah citra positif dalam benak masyarakatnya, karena melalui citra positif, instansi pemerintah kota Surabaya dapat dengan mudah berkomunikasi dengan masyarakatnya untuk menyampaikan tujuan secara efektif. Dengan adanya media relations pemerintah kota Surabaya lebih mudah dalam menyampaikan informasi kepada masyarakatnya tidak terjangkau secara langsung namun berkat adanya media relations informasi dapat di sampaikan melalui berbagai macam media seperti surat kabar, berita televise, siaran radio dan media internet.
17
G. Kerangka Pikir Penelitian
Secara sederhana, bila digambarkan arus komunikasi dalam praktik media
relations itu akan muncul seperti berikut:
Tabel 1.1 Kerangka berfikir
18
antara Media massa dengan Pemerintah kota Surabaya supaya terjalin simbiosis mutualisme sehingga menimbulkan hubungan baik diantara keduanya untuk mencapai citra positif.
H. Metode Penelitian
1. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif merupakan penelitian yang dilakukan berdasarkan paradigm,strategi,dan implementasi model secara kualitatif. Dalam penelitian kualitatif besaran populasi atau sampling tidak menjadi tolak ukur, bahkan populasi atau samplingnya sangat terbatas, adapun cirri-ciri dari penelitian ini diantaranya adalah10:
a. Peneliti merupakan bagian integral dalam penelitian b. Lebih menekankan pada kedalaman daripada keluasan c. Prosedur penelitian bersifat empiris-rasional
Jenis penelitian ini peneliti menggunakan tipe deskriptif kualitatif yang mana peneliti akan menggambarkan berbagai kondisi, situasi atau berabagai fenomena yang berkaitan dengan media relations pemerintah kota Surabaya.
10
19
2. Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian
a. Subyek Penelitian
Subyek dalam penelitian ini adalah Bagian Humas Pemerintah kota Surabaya dan para stakeholder yang berkepentingan di dalamnya, yaitu organisasi media. Subyek penelitian ditentukan berdasarkan pada teknik key
person, yakni peneliti sudah memahami informasi awal tentang obyek
penelitian maupun informan penelitian, sehingga ia membutuhkan key
person untuk memulai melakukan wawancara atau observasi. Key person ini
adalah tokoh formal atau tokoh informal.
b. Obyek Penelitian
Objek yang menjadi kajian penelitian ini adalah keilmuan komunikasi dengan fokus pada komunikasi media relations yang dilakukan oleh Humas Pemerintah Kota Surabaya. Dalam penelitian ini memfokuskan pada Bagaimana proses relasi media pemerintah kota Surabaya yang diterapkan oleh humas dalam mengelola media relations serta hambatan yang mempengaruhi.
Media relations itu berkenaan dengan media komunikasi. Media
20
c. Lokasi Penelitian
Kantor Humas Pemerintah kota Surrabaya di pilih menjadi lokasi penelitian karena memiliki prestasi di media relations yaitu good relations dengan media local maupun media nasional.
3. Jenis dan Sumber Data
a. Jenis
1) Jenis Data Primer
Data primer merupakan suatu data yang diperoleh saat melakukan penelitian langsung di lapangan dengan ikut berpartisipasi dalam acara maupun kegiatan yang ada di devisi publik relations pemerintah kota Surabaya. Dalam hal ini, peneliti memperoleh data tentang media relations pemerintah kota Surabaya.
a) Jenis Data Sekunder
Data sekunder merupakan data pendukung dari data primer yang diperoleh melalui usaha peneliti sendiri misalnya dokumentasi kegiatan acara yang ada dalam 3 bulan terakhir, agenda, foto, artikel, jurnal, majalah, website dan banyak lainya. Supaya data yang peneliti miliki banyak dan mudah untuk mengkaji.
b. Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Sumber Data Primer
21
berkembang. Seperti halnya pertanyaan mengenai bagaimana perkembangan media saat ini terutama dalam mempublikasikan peristiwa-peristiwa yang terjadi di kota Surabaya. Kegiatan apa saja yang dilakukan publik relations agar hubungan dengan media dapat berjalan dengan baik. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalah pahaman dalam menafsirkan konsep-konsep yang dipahami informan apabila terdapat suatu hal yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut.
Penentuan sumber data primer menggunakan metode
purposive sampling, yakni dilakukan dengan mengambil
orang-orang yang terpilih. Sampling yang purposive adalah sampel yang dipilih dengan cermat hingga relevan dengan desain penelitian. Peneliti memilih staf humas pemerintah kota Surabaya menjadi informan dalam penelitian ini.11
b) Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah sumber data yang sudah ada yang dimiliki oleh publik relations pemerintah kota surabaya berupa dokumentasi video peresmian ruang terbuka hijau dan sebagainya, foto kegiatan wali kota dan dokumen lainya yang menunjang pengumpulan data.Data sekunder merupakan sumber data lapangan tambahan yang berfungsi sebagai pendukung data primer.
11
22
4. Tahap-Tahap Penelitian
Dalam melakukan penelitian kualitatif, perlu mengetahui tahap-tahap yang akan dilalui dalam proses penelitian ini. Ada-pun tahap penelitian secara umum terdiri dari empat tahap, yaitu12 :
a. Tahap Pra-lapangan
Dalam melakukan tahapan ini peneliti perlu mempertimbangkan etika dalam penelitian lapangan, yang diuraikan sebagai berikut:
1) Memilih lapangan penelitian, dalam pemilihan lapangan penelitian peneliti harus mempertimbangkan hal-hal yang mungkin menyulitkan peneliti dalam melakukan penelitian di bagian publik relations dan informasi pemerintah kota surabaya, misalnya keterbatasan geografis dan praktis seperti waktu, biaya, dan tenaga. 2) Mengurus perizinan, peneliti mengurus perizinan dibagian Prodi
Ilmu Komunikasi dan diajukan kepada bagian publik relations dan informasi pemerintah kota surabaya.
3) Memilih dan memanfaatkan informan, hal ini dilakukan untuk membantu mempermudah memperoleh informasi dan data yang dibutuhkan dari beberapa informan yang memiliki kredibilitas dalam pemenuhan data dan yang sesuai dengan kriteria peneliti.
4) Menyiapkan perlengkapan penelitian, semua perlengkapan yang bersifat teknis maupun non teknis peneliti siapkan secara sempurna.
b. Tahap Pekerjaan Lapangan
12
23
Dalam tahap ini, peneliti mulai masuk pada lapangan penelitian guna mencari data yang akurat serta dibatasi tiga bagian yaitu :
1) Memahami latar penelitian
Latar penelitian diperlukan agar peneliti lebih mengetahui seluk beluk media relations pemerintah kota surabaya yang menjadi tempat penelitian. Hal ini dilakukan dengan cara, mengikuti mengamati dan menganalisis kegiatan di bagian publik relations dan informasi pemerintah kota surabaya terutama mengenai media relations.
2) Memasuki lapangan
Kegiatan ini dilakukan dengan cara mengikuti kegiatan bagian publik relations dan informasi pemerintah kota surabaya. Sehingga dengan hal itu peneliti dapat mengetahui proses media relations.
3) Berperan serta sambil mengumpulkan data
Kegiatan ini dilakukan dengan cara mendekati narasumber pada saat berlangsungnya kegiatan serta melakukan wawancara dengan berbagai informan yang masuk dalam kriteria sebagai informan.Pengumpulan data juga dilakukan melalui kegiatan dokumentasi.
c. Tahap Analisis Data
24
lapangan, serta dokumen-dokumen contoh arsip kegiatan media relations tahun 2015 hingga 2016 ,yang mendukung yang kemudian disusun, dikaji, serta ditarik kesimpulan dan dianalisa dengan analisis induktif.
d. Tahap penulisan laporan
Penulisan laporan merupakan hasil akhir dari suatu penelitian sehingga peneliti mempunyai pengaruh terhadap hasil laporan. Hal ini dilakukan peneliti setelah mengikuti kegiatan media relation di bagian publik relation pemerintah kota surabaya.
5. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
25
adalah wawancara yang semi tersetruktur, yang pertanyanya sudah disiapkan oleh peneliti dari pertanyaan mendasar hingga mandalam.
b. Dokumentasi
Dokumentasi ini bertujuan untuk mendapatkan informasi yang mendukung penelitian kualitatif. Dokumun-dokumen yang dimaksud bisa berupa file berbentuk surat, agenda, cacatan harian, profil lembaga,foto,video dan lain sebagainya yang berkaitan denga bidang media relations pemerintah kota Surabaya. Data dokumentasi di peroleh saat penelitian berlangsung di lokasi penelitianyaitu bagian media relations pemerintah kota surabaya.
c. Observasi
Observasi merupakan kegiatan mengamati secara langsung mengenai sesuatu obyek untuk melihat dengan dekat kegiatan yang dilakukan obyek tersebut. Disini pengamatan yang dilakukan peneliti adalah pengamatan observasi partisipasi melihat secara langsung dalam kegiatan media relations pemerintah kota Surabaya. Kegiatan yang dilakukan dalam menjalin kerjasam dengan media cetak maupun elektronik.
6. Teknis analisis data
26
menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain.13
Analisis data dalam penelitian kualitatif selalu bersifat induktif, alur kegiatan analisis terjadi secara bersamaan dengan 14:
a. Reduksi data, dengan melakukan pemilihan dan menganalisa data-data yang didapat. Proses ini akan dilakukan selama penelitian.
b. Display data, dari sebagian data yang telah didapat akan langsung diolah sebagai setengah jadi yang nantinya akan dimatangkan melalui data-data selanjutnya.
c. Verifikasi dan penarikan kesimpulan, merupakan suatu kegiatan dari konfigurasi yang utuh, membuat rumusan proposisi yang terkait dan mengangkatnya sebagai temuan penelitian. Dari sini peneliti akan mulai mencari arti dari setiap data yang terkumpul, menyimpulkan serta memverikasi data tersebut.
Pada tahap reduksi data peneliti berusaha untuk memilah data-data yang dianggap penting dan akurat. Baik data dari sumber primer maupun data dari sumber sekunder, oleh karena itu, pada tahap ini membutuhkan ketelitian dan kecermatan agar tidak salah dalam memilih data yang paling akurat.
13
Ibid,hal. 327-334
14
Rachmat Kriyantono,Teknik Praktis Riset Komunikasi: Disertai Contoh Praktis Riset Media, Public Relations, Advertising, Komunikasi Organisasi,Komunikasi Pemasaran. (Jakarta:
27
Berikutnya dari data yang sudah diperoleh dan dipilah mana yang akurat, akan diolah menjadi setengah jadi. Hal tersebut berlangsung sementara, karena jika ada data baru yang lebih akurat, maka data sebelumnya akan dihapus. Ini terjadi pada tahap display data.
Tahap berikutnya adalah verifikasi dan penarikan kesimpulan setelah data yang diperoleh dari penelitian di lokasi bagian publik relations dan informasi pemerintah Kota Surabaya tentang media relations pemerintah Kota Surabaya,maka akan diambil kesimpulan yang akan menjadi hasil temuan dalam penelitian.
7. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data
Agar data dalam penelitian ini dapat dipertanggungjawabkan, maka dalam penelitian ini membutuhkan teknik pengecekan keabsahan data, sehingga penulis berusaha mengadakan pemeriksaan keabsahan data tersebut dengan cara:
Dalam penelitian ini teknik pemeriksaan keabsahan data yang digunakan yaitu15
Pemeriksaan sejawat melalui diskusi, teknik ini dilakukan dengan mengekpos hasil sementara atau hasil akhir yang diperoleh dalam bentuk diskusi dengan rekan-rekan sejawat. Cara yang dilakukan adalah mengumpulkan rekan-rekan yang sebaya serta memiliki pengetahuan umum yang sama tentang media relation pemerintah kota surabaya, sehingga bersama
15
28
mereka peneliti dapat me-review persepsi, pandangan dan analisis yang sedang dilakukan.
I. Sistematika Pembahasan
Berikut sistematika pembahasan penelitian yang berjudul E-Government Pemerintahan Kota Surabaya (Studi Pada Implementasi Komunikasi Pemerintah dalam Layanan Informasi Pemerintah Kota Surabaya (LIPS)).
BAB I : Dalam pendahuluan ini memuat pemaparan tentang hal-hal yang melatarbelakangi penelitian, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, definisi konsep, kajian terdahulu, kerangka pikir dan sistematika pembahasan.
BAB II : Kerangka teoritik menguraikan tentang beberapa hal yang menyangkut tentang pembahasan dalam penelitian.
BAB III : Pembahasan tentang penyajian data yang berkaitan dengan penelitian pada bab ini bertujuan untuk memahami segala yang berkaitan dengan obyek penelitian yang meliputi: deskripsi obyek penelitian, subjek dan lokasi penilitian serta penyajian data hasil penelitian di lapangan.
29
BAB II
KAJIAN TENTANG URGENSI MEDIA RELATIONS PEMERINTAHAN
DAN TEORI HUMAS MODELTWO WAY SYMMETRICAL
A. Urgensi Media Relations
Menjalin hubungan dengan media merupakan salah satu cara untuk menjaga dan meningkatkan citra atau reputasi organisasi di mata stakeholder-nya. Dalam upaya menjaga reputasinya itu , organisasi juga menjalankan kegiatan community relations sebagai perwujudan dari tanggung jawab sosial organisasi. Dalam menjalankan kegiatan media relations, salah satu tugas yang harus dikerjakan adalah menjalin hubungan baik dengan wartawan. Organisasi bisa mengirimkan kalawarta (newsletter) secara rutin pada media, memberikan informasi latar atau membuka situs di jaringan informasi global internet untuk memudahkan akses bagi siapapun yang membutuhkan informasi tentang organisasi tersebut,termasuk juga dari kalangan media. Bahkan beberapa organisasi menunjuk staf PR-nya untuk menjadi newsblogger.1
Menjalin hubungan baik dengan wartawan memang penting bagi kegiatan atau program media relations organisasi. Namun mengingat media tak bisa disederhanakan hanya menjadi soal wartawan belaka,menjalin hubungan baik dengan organisasi media , asosiasi profesi wartawan atau asosiasi media,juga tidak kalah penting. Wartawan merupakan bagian penting dari organisasi media.
1
32
Tapi media sendiri sebagai organisasi , merupakan satu entitas yang tak bisa diabaikan keberadaanya, yang harus di perhitungkan ketika organisasi menyusun atau merencanakan kegiatan media relations.
Hubungan baik dengan media tentunya disertai harapan agar berbagai kegiatan yang dijalankan organisasi diliput media secara jujur, akurat dan berimbang. Untuk mencapai maksud tersebut maka organisasi wajib mengembangkan hubungan yang kokoh dan erat dengan media cetak, media penyiaran dan, tak kalah pentingnya, menjalin hubungan dengan media on-line. Tujuan agar citra positif organisasi di mata para stakeholder-nya bisa terus terjaga dengan baik.
Cutlip dan Allan Center medefinisikan PR dengan,” upaya terencana guna
memengaruhi opini publik melalui karakter yang baik dan kinerja yang bertanggung jawab, yang didasarkan pada komunikasi dua arah yang memuaskan kedua belah pihak”.Edward L. Bernays, menyebut PR sebagai “sebuah profesi
yang berkaitan dengan relasi-relasi satu unit dengan publik atau publik-publiknya sebagai relasi yang mendasari berlangsungnya kehidupan.” Sedangkan Melvin L
33
yang dirumuskannya sebagai “aktivitas berkelanjutan untuk menjamin perusahaan
memiliki citra yang kuat di mata publik.”2
Definisi tersebut menunjukan bahwa pada dasarnya PR merupakan proses komunikasi kepada publik untuk menjalin relasi yang baik sehingga tercapai tujuan untuk membangun membina dan menjaga citra yang positif atau reputasi baik. Kegiatan komunikasi dalam konteks PR pun banyak memanfaatkan kehadiran media massa untuk berkomunikasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan organisasi.
Pentingnya komunikasi antara organisasi dan publiknya itu di kemukakan dengan baik oleh mantan ketua publik relations society of amerika (PRSA) tahun 1995, john Beardsley tahun 2004. Menurut dia dalam masyarakat komunikatif, mereka yang gagal aatau tidak bisa berkomunikasi akan segera dilupakan. Ungkapan tersebut dengan sendirinya menunjukan betapa pentingnya komunikasi yang dilakukan organisasi. Bila organisasi tidak berkomunikasi dengan publiknya seperti melalui program atau kegiatan PR, maka mereka akan segera dilupakan. Dalam konteks inilah akan terasa betapa pentingnya mengembangkan relasi yang baik dengan media.
Untuk mencapai tujuan PR yang diantaranya citra positif dan saling pengertian antara publik dan organisasi maka banyak kegiatan PR yang dilakukan melalui media dengan publik yang tersebar secara demografis maka kegiatan komunikasi akan sulit dilakukan bila tidak memanfaatkan media massa. Media
2
34
massa menjadi media komunikasi yang bisa menjangkau publik yang tersebar dan beragam kepentinganya itu. Media relations menjadi bagian penting dalam program dan kegiatan PR di mana pun.Tak ada PR tanpa media relations, Sandra Braun menunjukan ada 5 variabel lingkungan praktik PR pada satu Negara atau masyarakat. Kelima variabel tersebut adalah sistem hukum/politik,taraf aktivisme,kultur,ekonomi,dan praktek instruktur media. Apa yang di ungkap Braum tersebut menunjukan penting dan berpengaruhnya media dalam praktik PR dimanapun, meski memang bukan satu-satunya variable yang menentukan praktik PR. Media dalam kegiatan PR itu penting bila dikaitkan dengan sumber informasi yang dipandang terpercaya oleh khalayak.
Media massa menjadi penting bagi kegiatan dan program PR lantaran media massa memang memiliki kekuatan. Bukan sekedar mampu menyampaikan pesan kepada jutaan khalayak sekaligus.Tetapi lebih karena media menjalankan fungsi mendidik, memengaruhi, menginformasikan, dan menghibur. Dengan fungsi seperti itu maka media massa memiliki potensi untuk embangkitkan kesadaran , mengubah sikap pendapat dan perilaku, mendorong tindakan dan ada juga yang menyebutkan bahwa media massa bila membantu kita merumuskan cara memandang dunia.
35
menyiapkan media kit untuk kebutuhan awak media sebagai bagian dari kegiatan PR yang dilakukan organisasi tersebut.
Dengan menyadari dan mengetahui pentingnya posisi media dalam program dan kegiatan PR itu, maka menjalin hubungan yang baik dan harmonis dengan media massa menjadi keniscayaan. Hubungan baik dengan media itu menjadi salah satu roh penting dalam berbagai kegiatan PR. Tanpa menjalin hubungan yang baik dengan media, bisa jadi satu kegiatan PR tak akan mencapai tujuannya. Hubungan dengan media itu bukan dijalin demi menjalankan peran PR sebagai “pemadam kebakaran” atau sebagai solusi setelah timbul masalah,
melainkan terus dipelihara sepanjang organisasi itu ada.3
1. Tujuan Media Relations
Philip Lesly memberikan definisi media relations sebagai hubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap kepentingan organisasi.
Organisasi yang menjalankan media relations pada umumnya adalah organisasi yang membutuhkan dukungan media massa dalam pencapaian tujuan organisasi. Menurut Rachmadi secara rinci tujuan media bagi organisasi adalah :4
a. Memperoleh publisitas seluas mungkin tentang kegiatan serta langkah organisasi yang dianggap baik untuk diketahui publik.
3
Ibid, hlm. 13
4
36
b. Memperoleh tempat dalam pemberitaaan media yang obyektif, wajar dan berimbang mengenai hal-hal yang menguntungkan organisasi.
c. Memperoleh umpan balik mengenai upaya dan kegiatan organisasi. d. Melengkapi data bagi pimpinan organisasi untuk keperluan
kebijaksanaan.
e. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkelanjutan yang dilandasi saling percaya dan menghormati.
2. Fungsi Media Relations
Mengutip pendapat John Vivian, Bintang Fajar Timur menyatakan bahwan media relations adalah bagian dari publik relations yang memiliki fungsi dan tanggung jawab fungsional.Pertama,relasi eksternal, bentuk relasi ini mengoptimalkan komunikasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan. Pihak-pihak inilah yang nanti menjadi acuan seberapa kuat citra perusahaan di luar.Stakeholder,konsumen,pemerintah,dan sebagainya adalah pihak yang bisa membentuk opini publik terhadap perusahaan.
37
mencapai tujuan perusahaan. Media pun harus dimanfaatkan agar tidak ada informasi-informasi yang beredar yang bisa merusak citra perusahaan.
Lebih mudahnya,Bintang Fajar Timur menjelaskan fungsi dari media
relations adalah simpul atau ruang dimana perusahaan atau organisasi
membina sekaligus menjalin hubungan dengan publik melalui media. Hubungan ini dilakukan guna mencapai target dan tujuan perusahaan itu sendiri agar,paling tidak, selaras dengan kepentingan publik. Media di sini digunakan semaksimal mungkin untuk menjangkau sekaligus untuk melihat apa dan bagaimana respon publik terhadap perusahaan, juga untuk melihat perkembangan informasi sebagai acuan tentang apa dan bagaimana perusahaan harus melakukan persuasi terhadap publik.
Lebih jauh, fungsi media relations untuk strategi pengembangan selain promosi dan informasi sebuah organisasi bisnis atau institusi publik maupun swasta dimanapun berada. Dalam era informasi seperti saat ini dan akan datang, fungsi dan peran media relations akan semakin kompleks dan signifikan bagi gerak langkah perusahaan atu organisasi sosial politik dan bisnis.5
3. Manfaat Media Relations
Melalui aktivitas media relations, maka hubungan antara media massa dan organisasi diwakili oleh seorang public relation dengan harapan menciptakan good relationship. Dengan demikian manfaat media relations
5
38
dapat dirasakan oleh kedua belah pihak. Manfaat media relations adalah sebagai berikut :6
a. Membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi dan media massa.
b. Membangun kepercayaan dan timbal balik dengan prinsip saling menghormati dan menghargai, kejujuran serta kepercayaan.
c. Penyampaian/ perolehan informasi, akurat, jujur dan mampu memberikan pencerahan kepada publik.
4. Prinsip Media Relations
Dalam menjalin hubungan dengan media massa, hal yang penting diperhatikan adlah kebutuhan media massa. Karena itu tugas seorang Publik
Relations untuk memahami kebutuhan media tersebut dan berusaha untuk
memenuhi kebutuhan itu. Kebutuhan media massa, khususnya media pemberitaaan,diantaranya mendapatkan peristiwa yang bernilai berita dan laporan atas peristiwa tersebut mesti dibuat sebelum tanggal waktu habis.
Sebab itu seorang Publik Relations perlu memahami bagaimana dunia media massa atau bagaimana media massa bekerja. Pengetahuan tentang media massa menjadi bekal penting seorang Publik Relations untuk bisa menjalankan tugasnya dengan baik. Dengan mengingat,pada dasarnya seorang Publik Relations itu bekerja untuk melayani media massa,maka
6
39
ikhtiar untuk memberikan pelayanan sebaik-baiknya pada awak media massa hanya bisa dilakukan bila memahami dengan baik dunia media massa.
Rasa keingintahuan publik,yang biasanya terkait dengan nilai berita yang dikandung suatu peristiwa,menjadi salah satu pedoman penting bagi praktisi Publik relations dalam menjalankan tugasnya. Pada dasarnya, Publik
Relations bekerja menjembatani tiga pihak sekaligus yakni media
massa,organisasi tempatnya bekerja, dan publik organisasi tersebut. Publik
Relations menjadi gatekeeper informasi yang menghubungkan organisasi
dengan publiknya,namun dengan menggunakan media massa.
Ada tiga kepentingan dari tiga pihak yang berbeda dilayani Publik
Relations. Namun dari tiga kepentingan yang berbeda tersebut, pemenuhan
kepentingan dan kebutuhan media massa akan bisa memenuhi kepentingan dua pihak lainya yakni organisasi-organisasi dan publik. Disinilah letak strategi peran Publik Relations dalam menjalin komunikasi yang harmonis antara organisasi dengan publiknya.
40
Dengan memposisikan media massa sebagai mitra, maka posisi antara
Publik Relations Office atau Media Relation Office dan insan media setara.
Tidak ada satu pihak pun yang lebih tinggi posisinya.Karena diantara keduanya memang saling membutuhkan. Publik Relations membutuhkan media agar organisasinya bisa berkomunikasi dengan publiknya. Insan media pun membutuhkan Publik Relations sebagai sumber informasi yang bernilai berita yang akan disampaikan kepada khalayak media itu.
Frank jefins mengurai beberapa prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi Publik Relations dalam rangka menciptakan dan membina hubungan pers yang baik, diantaranya adalah :
a. Memahami dan melayani media
b. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya c. Menyediakan salinan yang baik
d. Bekerja sama dengan penyediaan materi e. Menyediakan fasilitas verifikasi
f. Membangun hubungan personal yang kokoh
5. Pendekatan Dalam Media Relations
41
strategi pendekatan yang dapat dilakukan oleh humas yang diantaranya pendekatan rektif,proaktif dan interaktif7 :
a. Pendekatan reaktif
Pendekatan ini dilakukan dengan hanya menjawab dan merespon permintaan yang dibutuhkan oleh media. Pendekatan ini memiliki beberapa pedoman yang dapat digunakan oleh humas dalam menghadapi media,diantaranya sebagai berikut:
1) Hindari mengeluarkan komentar yang tidak didahului dengan persiapan yang matang
2) Persiapkan berkas catatan isu-isu yang menarik perhatian media 3) Pahami dan tepati deadlines.
4) Selalu ada ketika media membutuhkan dan hendaknya membalas telepon dengan segera.
5) Menjadi sosok Humas yang selalu merasa ingin tahu dan bertanya sesuai dengan kapasistas.
6) Mencoba menempatkan diri pada posisi wartawan
7) Buatlah sebuah keseimbangan antara wartawan dan Humas 8) Pahami dan ketahui latar belakang sebuah informasi
9) Catat bagaian pembicara yang dilakukan oleh Humas dan Wartawan
10)Jangan memberikan sebuah informasi yang belum tentu kebenarannya,,apalagi bohong.
7
42
b. Pendekatan Proaktif
Pendekatan ini dapat dilakukan dengan membangun langkah-langkah reaktif yang dapat dilakukan untuk dapat menjawab pertanyaan-pernyataan berikut ini:
1) Apakah anda tahu pesan ingin anda sampaikan?
2) Apakah pesan tersebut jelas, ringkas dan tepat sasaran? 3) Media mana yang menjadi prioritas?
4) Wartawan atau editor mana yang ingin didekati?
5) Elemen mana dalam pesan tersebut yang baik untu diberitakan? 6) Bagaimana cara mengemas atau menjual hal tersebut?
7) Siapa yang akan menjadi orang ketiga dan apa yang akan mereka bilang
8) Apakah anda mendengar tanda bahwa wartawan sibuk atau tidak tertarik?
9) Apakah mereka mengerti bahwa anda akan ke yang lain bila mereka tidak berminat?
c. Pendekatan Reaktif
43
1) Diskusi isu-isu selain berita anda yang sekiranya menarik minat wartawan
2) Jadilah sumber, buatlah diri anda selalu ada untuk memberikan komentar sebagai seorang yang ahli di industry anda
3) Selalu menempatkan diri pada kebutuhan, dan adanya deadline yang harus dikejar wartawan
4) Berikan pandangan yang berbeda pada topic berita dan trend industry yang terjadi saat itu
5) Bicara tentang publikasi dan wartawan lain serta bagaimana pendekatan mereka terhadap isu yang berbeda
6) Berikan pujian terhadap artikel yang mereka tulis, bukan ucapan terimakasih
7) Telepon untuk membicarakan berita yang relevan dan selalu berhubungan
8) Cari legitimasi alas an yang tidak berkaitan dengan berita untuk berinteraksi dengan media massa
9) Hindari meminta bantuan,hanya sekedar memberi nasehat
10)Sesuaikan pesan dan pembicaraan berdasarkan waktu wartawan yang terbatas dan tingkat kepentingan
6. Kunci Sukses Menjaga Hubungan Dengan Media
44
dikutip Iwan Awaluddin Yusuf dalam tulisanya “Pentingnya Media Relations
bagi Sebuah Lembaga”,ada beberapa hal penting yang perlu diketahui media
relations sebelum berhubungan dengan media massa:
a) The editorial policy,yaitu kebijakan redaksional, yang menyangkut visi
dan misi media,isi dan bentuk media yang diterbitkan.
b) Frequency of publication, yaitu harian, mingguan, dwi-mingguan,
seminggu dua kali, bulanan, triwulanan, tahunan, atau juga edisi khusus momen tertentu.
c) Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal pemasokan berita ke media
massa, termasuk untuk isu berita mendatang. Tergantung frekuensi dan proses pencetakan.
d) Printing process,yaitu jenis percetakan media massa yang digunakan
seperti letterpress (relief), photogravure (intaglio), lithography
(planografi), flexography, silk screen (stencil), offsetlitho atau cetak
jarak jauh yang kini mulai popular di berbagai belahan dunia.
e) Circulationsarea, yaitu daerah sirkulasinya, mencakup internasional,
nasional, regional, kota, pinggiran kota dan sebagainya. Pada aspek lain juga pertimbangan tirasnya.
f) Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik/profil orang-orang
45
g) Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut. Misalnya,
dijual eceran di toko buku, eceran langsung di terminal,rumah ke rumah, atau berlangganan.
Menurut Iwan, dengan mengetahui cara kerja media massa, informasi
media relations yang disampaikan akan bernilai jurnalistik dan layak berita.
Karena sudah tahu cara mengemukakan isu yang actual dan gaya penulisan, serta visi dan misi media tersebut, kecil kemungkinan informasi yang disampaikan media relations itu masuk keranjang sampah redaktur, tetapi dimuat media untuk dipublikasikan kepada khalayak.
Pertanyaanya, bagaimana cara mengkatkan hubungan dengan media massa di mana pun berada. Berberapa langkah yang bisa ditempuh adalah:
a) usahakan punya contact person; b) usahakan mengenal secara personal: c) lakukan kontak rutin:
d) usahakan menyampaikan informasi secara informal sebelum informasi resmi:
e) pelihara pertukaran informasi yang terbuka dan realistis (lihatlah alamat email dan kontak media massa dalam buku ini).8
8
46
7. Bentuk Aktivitas Media Relation
Ada banyak cara yang bisa dijadikan sarana untuk menjalankan media relations. Dalam rangka pemberitaan,Publik Relations menyelenggarakan hubungan dengan media dan masyarakat sebagai media pembentukan pendapat umum. Untuk menjalankan media relations, ada beberapa wahana yang perlu dilakukan yaitu9:
a) Pembentukan dan pembinaan kontak pribadi menjadi dasar pokok pelaksaanaan hubungan dengan media. Pelaksanaan kegiatan Publik
Relations hakikatnya menuntut kemampuan menjalin kontak pribadi
yang didasari kejujuran dan saling pengertian
b) News Service
bertujuan menyediakan bahan berita berupa tulisan maupun gambar untuk media massa secara aktif maupun pasif (dikirim hanya atas permintaan)
c) Contingency plan
antisipasi permintaan mendadak dari pihak pers untuk wawancara, konfirmasi dan sebagainya. Sehingga Publik relations Office harus siap melayani.
d) Press Relese
komunikasi tertulis atau direkam untuk diarahkan kepada anggota media bertujuan sebagai berita untuk mengumumkan sesuatu.
e) Press Conference
9
47
Adalah suatu pertemuan khusus (kontak) khusus dengan pihak pers yang diselenggarakan oleh Public Relations, yang bertindak sebagai narasumber dalam upaya menjelaskan suatu permasalahan tertentu terhadap masalah yang dihadapinya dalam bentuk press conference yang telah ditentukan tempat, waktu tema press conference dengan sekelompok wartawan yang masing-masing mewakili berbagai media massa yang di daftar sebagai peserta secara resmi.
f) Press Tour
Sejumlah wartawan yang berasal dari berbagai media massa yang telah dikenal baik oleh public relation bersangkutan diajak wisata kunjungan ke suatu event khusus, peninjauan ke luar kota bersamaan dengan pejabat instansi atau pemimpin perusahaan sebagai pengundang (tuan rumah), untuk meliput secara langsung mengenai kegiatan tertentu.
g) Press Receptions
Pertemuan pers semacam ini, jamuan pers atau wartawan yang bersifat sosial menghadiri acara resmi atau seremonial tertentu baik formal maupun informal.
h) Press Briefing
Press Briefing termasuk berjumpa pers yang resmi yang diselengrakan
secara periodik tertentu, biasanya pada awal/akhir bulan oleh pihak
public relations atau pimipinan atau pejabat tinggi instansi bersangkutan,
48
memberikan masukan atau informasi yang cukup penting untuk kedua belah pihak.
i) Press Statement
Biasanya keterangan pers ini kapan dan di mana saja dengan narasumbernya, tanpa adanya undangan resmi. Mungkin pemberitaan cukup dilakukan melalui telepon kepada wartawan yang bersangkutan.
j) Press Interview
Biasanya inisiatif wawancara datang dari pihak setelah melalui perjanjian atau konfirmasi pada narasumbernya. Hal ini dilakukan melalui komentar, keterangan, pendapat dan sebagainya tentang suatu masalah yang aktual dan faktual masyarakat.
k) Press Gathering
Yaitu pertemuan pers secara informal antara public relations dengan wartawan media massa (Good Relationship) dalam suatu kegiatan keagamaan atau olahraga.
B. Kedudukan,Peran dan Fungsi Hubungan Masyarakat dalam Lembaga
Pemerintah
Pemerintah merupakan sebuah organisasi yang memiliki wewenang untuk membuat kebijakan sesuai hukum dan undang-undang yang berlaku sedangkan pemerintahan merupakan semua aktifitas, proses atau cara pemerintah dalam menjalankan wewenang untuk mencapai tujuan negara.10 Setiap lembaga atau instansi tertentu ingin berhasil mencapai tujuanya,keberhasilan tersebut tidak
10
49
dapat dicapai hanya berdasarkan kemampuan yang ada pada lembaga itu saja. Di samping itu perlu adanya pengertian,penerimaan dan keikutsertaan publiknya. Yang dimaksud dengan publik adalah intern maupun ekstern.Adanya unit kehumasan pada setiap instansi pemerintah merupakan suatu keharusan fungsional dalam rangka penyebaran tentang aktivitas instansi tersebut baik ke dalam maupun ke luar yaitu kepada masyarakat pada umumnya.
1. Kedudukan Humas dalam Lembaga Pemerintah
Mengenai kedudukan humas dalam lembaga pemerintah Cultip dan Center, dalam bukunya Effective Publik Speaking mengatakan bahwa idealnya humas itu dimasukan dalam staf inti,langsung berada di bawah pimpinan atau top manajer,supaya lebih mampu dalam menjalankan tugasnya. Dengan posisi itu, humas dapat mengetahui langsung latar belakang dari sesuatu keputusan yang diambil oleh pimpinan lembaga,sehingga humas langsung mendapat bahan informasi untuk disampaikan kepada publik yang bersangkutan. Jadi idealnya .humas itu berfungsi sebagai saluran langsung dari lingkungan dimana terjadinya proses pengambilan keputusan yang dibuat itu dipahami dan diterima. Selain itu humas juga bertugas menapung suara-suara atau tanggapan masyarakat mengenai kebijakan dan tindakan-tindakan yang diambil oleh instansi atau lembaga yang bersangkutan.
50
bagian-bagian lain dari sesuatu lembaga/badan pemerintah. Adapun yang menjadi dasar pembentukan humas adalah adanya anggapan bahwa jika masyarakat di beritahu masalahnya, maka masyarakat akan berisikap wajar dan bijaksana. Karena pada dasarnya masyarakat itu merupakan pihak yang tanggap dan menginginkan kebenaran.Dengan demikian humas harus menunjang terwujudnya tujuan organisasi dan mengusahakan agar masyarakat mau menerima dan mengakui pertanggung jawaban yang diberikan.
Humas sebagai tangan kanan, mata dan telinga pemerintah, mempunyai kewajiban untuk turut serta menetapkan program-program pemerintah di dalam suatu sistem politik yang ada sekarang ini agar sistem itu semakin mantap.11
2. Peran Humas dalam Lembaga Pemerintah
Humas di lembaga swasta memiliki struktur organisasi yang lebih ketat, sehingga perannya sangat spesifik.Sedangkan Humas pemerintah di samping bertuga menyelenggarakan dan mengkoordinasikan lalu-lintas arus informasi ke dalam dan keluar, humas juga berfungsi sebagai pemnyaring atau filter dari komunikasi timbal-balik dengan tujuan untuk menciptakan dan membina stabilitas sosial.12 Tetapi secara umum, baik humas pemerintah maupun huma badan swasta mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk menciptakan iklim pendapat umum yang menguntungkan. Pendapat umum yang menguntungkan
11
F. Rahmadi,Publik Relations Dalam Teori dan Praktek,(Jakarta : gramedia pustaka utama. 1994
hlm.79
12
51
dapat dicapai antara lain dengan cara :lobbying. Bagi humas badan usaha swasta, lobbying menjamin kondisi yang menguntungkan dari sebuah industry,kelompok konsumen, dan sebagainya. Sedangkan bagi humas pemerintah, lobbying diadakan terutama untuk mendapatkan input bagi pengesahan dari lembaga perwakilan rakyat agar rancangan undang-undang yang diajukan pemerintah dapat diterima. Pendapat umum dianggap sebagai kunci untuk keberhasilan,karena itu pendapat umum yang positif harus diupayakan.
3. Fungsi Humas dalam Lembaga Pemerintah
Humas pemerintah bertugas memberikan informasi dan penjelasan kepada khalayak/publik mengenai kebijakan dan langkah-langkah /tindakan yang diambil oleh pemerintah serta mengusahakan tumbuhnya hubungan yang harmonis antara lembaga/instansi dengan publiknya dan memberikan pengertian kepada publik tentang apa yang dikerjakan oleh instansi pemerintah di mana humas itu berada dan berfungsi. Jadi, pada dasarnya tugas humas pemerintah adalah13:
a) Memberikan penerangan dan pendidikan kepada masyarakat tentang kebijakan, langkah-langkah dan tindakan-tindakan pemerintah, serta memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa informasi yang diperlukan secara terbuka, jujur dan objektif.
b) Memberi bantuan kepada media berita (news media) berupa bahan-bahan informasi mengenai kebijakan dan langkah-langkah serta tindakan
13
52
pemerintah, termasuk fasilitas peliputan kepada media berita untuk acara-acara resmi yang penting. Pemerintah merupakan sumber informasi yang penting bagi media, karena itu sikap keterbukaan informasi sangat diperlukan.
c) Mempromosikan kemajuan pembangunan ekonomi dan kebudayaan yang telah dicapai oleh bangsa kepada khalayak di dalam negeri,maupun khalayak luar negeri.
d) Memonitor pendapat umum tentang kebijakan pemerintah,selanjutnya menyampaikan tanggapan masyarakat dalam bentuk feedback kepada pimpinan instansi-instansi pemerintahan yang bersangkutan sebagai input.
C. Konsep Publisitas
Menurut lesly (1992:6), publitas adalah penyebaran pesan yang direncanakan dan dilakukan untuk mencapai tujuan lewat media tertentu untuk kepentingan tertentu dari organisasi dan perorangan tanpa pembayaran tertentu pada media.Ada juga yang memandang publisitas sebagai mengedepankan kepentingan organisasi untuk diliput oleh media tertentu sehingga bisa menyampaikan pesan-pesan strategi atau peristiwa-peristiwa organisasi secara gratis.14
Sedangkan cultip,center dan Broom menyatakan publikasi adalah informasi dari sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi tersebut
14
