BAB 6 PEMBEKALAN, PROSEDUR PENGGANTIAN DAN PEMBELIAN

(1)

58

│PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

BAB 6

PEMBEKALAN, PROSEDUR PENGGANTIAN DAN PEMBELIAN

Pembekalan, Prosedur Pengantian dan Pembelian adalah elemen penting dalam pengurusan makmal. Bagi melaksanakan amalan tersebut prosedur, peraturan-peraturan, Arahan Perbendaharaandan Pekeliling-Pekeliling semasa perlu dipatuhi.

6.1

Definasi Istilah

6.2 Prosedur Penerimaan Pembekalan Pusat

Unit Pembangunan dan Perolehan di Jabatan Pelajaran Negeri adalah bertanggungjawab menyediakan senarai sekolah yang baru dibina dan sekolah yang mempunyai bilik makmal yang baru untuk dihantar ke Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset (BPPA), Kementerian Pelajaran Malaysia. Kementeriaan Pelajaran

Aset - Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan

yang dibeli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

Aset Alih

- Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang

lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

Harta Modal

- Aset alih yang harga perolehan asal RM1000 dan ke atas setiap

satu. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

Inventori - Aset alih yang harga perolehan asal kurang daripada RM1000 dan

tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

Stok Bekalan Pejabat

- Barang yang digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau

bernilai reñdah atau tidak ekonomik dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama dan seumpamanya.

SAP - Sijil Akuan Penerimaan iaitu satu borang yang dikeluarkan oleh

pembekal bagi tujuan pengesahan dan pembayaran.

SPP - Sijil Pemasangan dan Pengujian iaitu satu borang yang dikeluarkan

oleh pembekal bagi tujuan pengesahan bahawa peralatan yang dibekalkan telah dipasang dan diujilari.

MSDS - Material Safety Data Sheet atau rísalah data keselamatan kimia iaitu

(2)

PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS│

59

Malaysia akan membekalkan peralatan dan bahan sains kepada sekolah dan makmal yang baru dibuka berdasarkan senarai peralatan yang disediakan oleh Bahagian Pembangunan Kurikulum (BPK). Pihak sekolah akan dibekalkan satu senarai peralatan dan bahan sains yang akan dihantar mengandungi nama item, kuantiti, jenama, negara pengeluar dan harga bagi memudahkan pihak sekolah membuat pemeriksaan.

Kementerian Pelajaran Malaysia akan menawarkan kontrak kepada syarikat yang berjaya dalam tender membekalkan peralatan dan bahan sains. Penghantaran peralatan dan bahan sains ke sekolah berkenaan dilakukan pada hari dan waktu pejabat sahaja. Hanya nota penghantaran sahaja boleh ditandatangani oleh pihak sekolah apabila menerima peralatan dan bahan tersebut.

6.2.1 Prosedur penerimaan pembekalan pusat adalah bertujuan untuk:

a. Memastikan setiap peralatan dan bahan sains yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.

b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.

c. Memastikan peralatan dan bahan sains yang diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat digunakan.

Langkah-langkah berikut perlu dipatuhi semasa menerima bekalan peralatan dan bahan sains:

a. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah. (MOU – Dokumen Perjanjian antara Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset, KPM dengan Syarikat Pembekal).

b. Peralatan dan bahan sains perlu diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. Jika didapati bekalan yang diterima mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan berfungsi dengan baik, maka Sijil Akuan Penerimaan (SAP) seperti di Lampiran 6-1 dan Sijil Pemasangan dan Pengujian(SPP) seperti di Lampiran 6-2 boleh tandatangani oleh Ketua Bidang Sains dan Matematik/Ketua Panatia Sains (Sekolah Rendah) serta disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. c. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta, dokumen

hendaklah dicatat terima dengan syarat ianya disahkan kemudian

secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

d. Jika terdapat kerosakan atau perselisihan, penerima perlu menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 seperti di

Lampiran 6-3.

e. Borang KEW.PA-1 yang disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan perlu dihantar serta merta kepada agen penghantaran/syarikat pembekal.

(3)

60

f. Memastikan peralatan dan bahan sains diterima berserta Surat Jaminan yang mengesahkan mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian.

g. Memastikan peralatan dan bahan sains diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan. Bagi bahan kimia penerimaan mesti bersama dengan MSDS (Material Safety Data Sheet) seperti di Lampiran

6-4.

h. Merekodkan penerimaan di dalam “Buku Rekod Penerimaan Peralatan dan Bahan Sains” seperti di Lampiran 6-5.

Rujuk PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007 Bab A

Carta Alir Prosedur Penerimaan Pembekalan Pusat.

Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah. (MOU – Dokumen Perjanjian antara Bahagian Pembangunan dan Perolehan Aset, KPM dengan Syarikat Pembekal

Peralatan dan bahan sains diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji untuk dibuat pengesahan.

SAP/ SPP disahkan kemudian. Catat: ”Disahkan kemudian setelah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.

Jika terdapat kerosakan dan perselisihan isi borang Kew.PA-1 dan dapatkan pengesahan dari Pengetua Tandatangan Dokumen

SAP dan SPP.

Tidak Ya

Ya

Terima peralatan/ bahan sains dari syarikat pembekal.

Pengesahan

Tandatangan Dokumen SAP dan SPP.

Hantar kepada syarikat pembekal atau penghantar.

(4)

61

Tiada Ada

Peruntukan

6.3 Cadangan Prosedur Pembelian/ Penggantian Melalui Peruntukan Kementerian

Pembelian/penggantian peralatan dan bahan sains melalui peruntukan kementerian hanya akan berlaku setelah perlupusan dilaksanakan oleh sekolah. Unit Pembangunan dan Perolehan di Jabatan Pelajaran Negeri akan mengeluarkan surat siaran bagi meminta sekolah menyenarai keperluan pembelian/penggantian peralatan dan bahan sains. Senarai ini perlu dikemukakan kepada JPN melalui PPD. Jika ada peruntukan, PPD akan membuat penggantian dan jika tiada peruntukan, ianya akan dikemukakan kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) Kementerian melalui JPN (Bahagian Pembangunan). Seterusnya Kementerian akan mengeluarkan tender kepada syarikat-syarikat yang layak bagi membekalkan/ menggantikan peralatan dan bahan sains ke sekolah.

Carta Alir Pembelian/ Penggantian Melalui Peruntukan Pusat Pelupusan dilaksanakan oleh

sekolah

Unit Pembangunan keluarkan siaran minta sekolah senaraikan penggantian

Sekolah kemukakan senarai keperluan penggantian kepada

Bahagian Pembangunan PPD

Bahagian Pembangunan & Perolehan JPN kemukakan Senarai kepada Bahagian Perolehan dan Pengurusan

Aset (BPPA) Kementerian

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) keluarkan tender kepada

Syarikat yang layak.

Syarikat yang dilantik bekalkan peralatan/bahan sains ke sekolah. Mula Tamat Peralatan Diperbaiki / diganti

(5)

62

6.4 Prosedur Pembelian Menggunakan Peruntukan Sedia Ada (PCG)

Pembelian peralatan dan bahan sains hendaklah mematuhi peraturan yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa. Ketua Bidang Sains hendaklah memahami dan mematuhi peraturan yang ada bagi:

a. Menentukan satu sistem perolehan yang teratur dan sempurna.

b. Memastikan pengurusan perbelanjaan dibuat dengan cekap dan berkesan. c. Memastikan pengurusan pembelian mematuhi kehendak undang-undang dan

peraturan yang sedia ada.

6.4.1 Peraturan Perolehan Dan Pembelian

Kontrak Pusat

Jika Pembelian peralatan dan bahan sains terdapat dalam kontrak pusat atau kontrak Kementerian Pelajaran Malaysia ianya hendaklah dibeli terus daripada syarikat yang disenaraikan dalam kontrak berkenaan. Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli diluar daripada kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan minima yang ditetapkan dalam Perkeliling Kontrak Perbendaharaan bagi barang berkenaan.

Bagi peralatan dan bahan sains yang tidak disenaraikan dalam kontrak berkenaan, pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai bekalan tersebut.

Pembelian Terus

Had perolehan mengikut Perkeliling Perbendaharaan.

Had Nilai Pembelian Cara Perolehan Pembekal

i. Sehingga RM10,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

ii. Melebihi

RM10,000.00 hingga RM50,000.00

setahun setiap jenis Item

Pembelian Terus

Mana-mana pembekal/syarikat sama ada berdaftar atau tidak berdaftar.

Pembekal/syarikat bumiputra di dalam daerah berkenaan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. Sekiranya kekurangan pembekal/syarikat bumiputra yang berdaftar di kawasan setempat. Pegawai Pengawal/ Ketua PTJ diberi

(6)

63

Had Nilai Pembelian Cara Perolehan Pembekal

iii. Melebihi

RM50,000.00 hingga RM100,000.00 setahun bagi setiap jenis item

iv. Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

Sebut Harga

kuasa menguruskan pembelian daripada mana pembekal/syarikat bumiputra di daerah berdekatan yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan.

Lima (5) syarikat/pembekal bertaraf bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Lima (5) Syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan. Terbuka kepada syarikat bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera.

6.4.1.1 Sebut Harga

Pengetua dan Guru Besar hendaklah merujuk kepada Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan iaitu Pengarah JPN/ Timbalannya/ Ketua Sektor yang bertanggungjawab dalam hal perolehan dalam usaha membuat pelawaan sebut harga. Pengetua dan Guru Besar hendaklah melantik Jawatankuasa Sebut Harga peringkat sekolah yang terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga ahli dan dipengerusikan oleh beliau. Jawatankuasa ini hendaklah membuat tawaran sebut harga kepada mana-mana syarikat yang berminat. Tawaran ini hendaklah dibuat kepada sekurang-kurangnya 5 syarikat dengan menggunakan borang sebut harga. Contoh borang Sebut Harga seperti di Lampiran 6-6.

Jawatankuasa Sebut Harga akan memilih syarikat yang bersetuju menawarkan perkhidmatan yang paling baik dan memenuhi kriteria seperti spesifikasi, kualiti, khidmat selepas jualan, mudah diperolehi, reputasi syarikat dan keupayaan syarikat membuat bekalan. Jika bilangan syarikat tidak mencukupi, jawatankuasa ini bolehlah memilih syarikat yang bersetuju menawarkan perkhidmatannya. Contoh borang pemilihan syarikat adalah seperti rajah di Lampiran 6-7.

Pembelian Harta Modal

Pembelian Harta Modal perlu mematuhi perkeliling pembelian harta modal yang sedang berkuatkuasa:

(7)

64

Tidak melebihi RM10,000.00 adalah dibenarkan diperingkat sekolah. Amaun melebihi RM10,000.00 perlu mendapat kelulusan Ketua PTJ.

ii. Menggunakan peruntukan PCG

Sekolah Rendah – nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi

RM5,000.00 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG mata pelajaran dan buka mata pelajaran(tidak termasuk LPBT/ LPK) yang mana lebih rendah. Bagi Sekolah Kurang Murid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak mrlebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG.

Sekolah Menengah – nilai keseluruhan harta modal yang dibeli tidak melebihi

RM10,000 setahun atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG matapelajaran dan bukan matapelajaran (tidak termasuk LPBT/ LPK) yang mana lebih rendah. Bagi Sekolah KurangMurid (SKM) nilai harta modal yang dibeli tidak melebihi 30% daripada peruntukan keseluruhan PCG.

Penentuan pembelian harta modal hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Khas Peringkat Sekolah yang dipengerusikan oleh Pengetua dan Guru Besar.

6.4.1.2 Tatacara Perolehan Dan Pembelian

Perancangan pembelian yang baik dengan mengambilkira jumlah peruntukan PCG yang diperolehi serta keperluan tahunan makmal sains sekolah berkenaan. Satu senarai keperluan tahunan perlu dibuat pada akhir tahun dengan mengambil tindakan berikut:

Penyediaan senarai keperluan tahunan

Sebelum melaksanakan pembelian, satu senarai keperluan peralatan dan bahan sains tahunan hendaklah disediakan oleh Pembantu Makmal di lokasi makmal masing-masing. pada setiap akhir tahun dengan mengambil tindakan berikut:

 Menyemak stok makmal.

 Berbincang dengan guru mata pelajaran.

 Dibuat pada November atau Disember setiap tahun.  Berpandukan buku teks dan buku kerja yang digunakan.  Senarai mengikut turutan amali/ penggal/semester.

 Gunakan borang seperti di Lampiran 6-8 hantar kepada Ketua Bidang Sains atau Ketua Pembantu Makmal.

Senarai keperluan tahunan ini perlu disenarai pendekkan, dan dihantar kepada syarikat pembekal untuk mendapatkan senarai harga. Ketua Bidang Sains

(8)

65

atau Ketua Pembantu Makmal perlu membuat Anggaran Belanjawan dan senarai keutamaan berpandukan jumlah peruntukan (PCG) yang diterima.

Ketua Bidang Sains atau Ketua Pembantu Makmal perlu membuat permohonan pembelian kepada Pengetua dan Guru Besar menggunakan borang Nota Minta seperti di Lampiran 6-9 berpandukan senarai harga yang diperolehi dari syarikat pembekal untuk tujuan kawalan pembelian. Apabila kelulusan diberikan oleh Pengetua dan Guru Besar, Pembelian boleh dibuat dengan mengeluarkan borang pesanan tempatan (LO) seperti di Lampiran 6-10 dan terus dihantar kepada syarikat pembekal.

Carta Alir Pembelian Bahan/ Peralatan Makmal Sains

menyediakan senarai keperluan tahunan Mendapatkan jumlah peruntukan PCG Membuat Anggaran perbelanjaan & senarai keutamaan Membuat anggaran belanjawan dan senarai keutamaan Mendapatkan sebut harga daripada syarikat Menyedia dan melengkapkan borang pemilihan syarikat Menentukan syarikat untuk pembekalan mengikut keutamaan Menyediakan senarai peralatan/ bahan mengikut syarikat yang telah

dipilih Ya ya Tidak Mula Menyenarai pendek keperluan tahunan dari

makmal-makmal

Mendapat senarai harga dari pembekal

Membuat Anggaran perbelanjaan & senarai

keutamaan

Semak sama ada senarai keperluan peralatan/ bahan ada dalam kontrak pusat. Tidak

Belian Terus

Mengisi borang nota minta dan kelulusan

pengetua

Membuat Anggaran perbelanjaan & senarai keutamaan

Mengeluarkan Pesanan tempatan (LO kepada

Pembekal)

Membuat Anggaran perbelanjaan & senarai keutamaan

Menerima & Menyemak peralatan/ bahan daripada syarikat

pembekal Merekod dalam buku

rekod penerimaan peralatan/ bahan

Memasukkan butiran kedalam kad stok yang

berkaitan (Kew.PA2, Kew.PA3, Kew.PS4)

(9)

66

6.5 Rujukan

6.5.1 Arahan Perbendaharaan.

6.5.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Bab ’A’. 6.5.3 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009. Bab ’A’.

6.5.4 Kementerian Pelajaran Malaysia. 2006. Tatacara Pengurusan Kewangan