BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum PT. Bank Central Asia, Tbk
4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21
Gambar I. Struktur Organisasi Divisi Sekretariat Perusahaan. SEKRETARIAT PERUSAHAAN SUB-DIVISI KOMUNIKASI KORPORASI BIRO HUBUNGAN KORPORASI CORPORATE SOCIAL RESPONSIBILITY BIRO DIREKSI BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT URUSAN PROTOKOLER & ADMINISTRASI DEWAN URUSAN KESEKRETARIATAN STAF DEWAN STAF FUNGSIONAL STAF FUNGSIONAL
4.1.1 Sejarah PT. Bank Central Asia, Tbk
PT. Bank Central Asia, Tbk (BCA) didirikan di Negara Republik Indonesia dengan Akta Notaris Raden Mas Soeprapto tanggal 10 Agustus 1955 No. 38 dengan nama “N.V. Perseroan Dagang Dan Industri Semarang Kniting Factory”. Akta ini disetujui oleh Mentri Kehakiman dengan No. J.A.5/89/19 tanggal 10 Oktober 1955 dan diumumkan dalam Tambahan No. 595 pada Berita Negara No. 62 tanggal tanggal 3 Agustus 1956. Nama bank telah diubah beberapa kali, terakhir berdasarkan Akta Wargio Suhardjo, S.H., pengganti Ridwan Suselo, tanggal 21 Mei 1974 No. 144, nama bank diubah menjadi PT. Bank Central Asia. PT. Bank Central Asia berkedudukan di Jakarta dengan kantor pusat di Jalan Jendral Sudirman kav. 22-23 dan terdaftar di Bursa Efek Indonesia (dahulu Bursa Jakarta) pada tanggal 31 Mei 2000.
BCA mulai beroperasi di bidang perbankan sejak tanggal 12 Oktober 1956. Sesuai dengan pasal 3 dari Anggaran Dasarnya, bank beroprasi sebagai bank umum. Bank bergerak di bidang perbankan dan jasa keuangan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku di Indonesia.
BCA secara resmi berdiri pada tanggal 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat berdirinya itu, dan barangkali yang paling signifikan adalah krisis moneter yang terjadi di tahun 1997.
Krisis ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, secara khusus, kondisi ini mempengaruhi aliran dana tunai di PT. Bank Central Asia, Tbk yang sering disebut BCA dan bahkan sempat mengancam kelanjutannya. Banyak nasabah menjadi panik lalu beramai-ramai menarik dana mereka. Akibatnya, bank terpaksa meminta bantuan dari pemerintah Indonesia. Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) lalu mengambil alih BCA di tahun 1998.
Berkat kebijaksanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang arif, BCA berhasil pulih kembali dalam tahun yang sama. Di bulan Desember 1998, dana pihak ke tiga telah kembali ke tingkat sebelum krisis. Aset BCA mencapai Rp 67.93 triliun, padahal di bulan Desember 1997 hanya Rp 53.36 triliun. Kepercayaan masyarakat pada BCA telah sepenuhnya pulih, dan BCA diserahkan oleh BPPN ke Bank Indonesia di tahun 2000.
Selanjutnya, BCA mengambil langkah besar dengan menjadi perusahaan publik. Penawaran Saham Perdana berlangsung di tahun 2000, dengan menjual saham sebesar 22,55% yang berasal dari divestasi BPPN. Setelah Penawaran Saham Perdana itu, BPPN masih menguasai 70,30% dari seluruh saham BCA. Penawaran saham ke dua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA.
Dalam tahun 2002, IBRA melepas 51% dari sahamnya di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis
di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik, kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko secara baik dan komitmen pada nasabahnya baik sebagai bank transaksional maupun sebagai lembaga intermediasi finansial.29
Di dalam melaksanakan penelitian ini, peneliti melakukan kegiatan survei penelitian pada Divisi Public Relations yang berada di kantor pusat BCA. Kantor pusat tersebut berada di Menara BCA Lt. 22 Grand Indonesia Jl. MH Thamrin No.1 Jakarta 10310. Telp. 021-23588000 dan faks 021-23588300.
4.1.2 Visi dan Misi PT. Bank Central Asia, Tbk
BCA, Tbk mempunyai prioritas utama untuk tetap mempertahankan posisi BCA sebagai salah satu institusi penyedia layanan transaksi dan pembayaran yang terdepan di Indonesia. Layanan perbankan yang nyaman, aman, dan andal merupakan faktor penting dalam membangun hubungan dengan nasabah dan dalam memperkuat posisi BCA sebagai bank transaksi. Adapun visi dan misi BCA sebagai berikut:
a) Visi
Bank pilihan utama andalan masyarakat, yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia.
b) Misi
1. Membangun institusi yang unggul di bidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan.
2. Memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan layanan finansial yang tepat demi tercapainya kepuasan optimal bagi nasabah. 3. Meningkatkan nilai franchise dan nilai stakeholder BCA
4.1.3 Divisi Internal Public Relations PT BCA Tbk.
Dalam pembagian tugasnya, PR di BCA., dibagi menjadi tiga kalsifikasi yaitu Humas Eksternal, Internal dan Corporate Social Responsibility dalam pelaksanannya dipimpin oleh Kepala Biro Humas dimana tugasnya memelihara citra positif dan identitas perusahaan dengan penyelenggaraan kegiatan hubungan masyarakat melalui komunikasi massa, seperti media massa dan media internal.
Gambar 2. Struktur Organisasi Biro Humas PT. Bank Central Asia, Tbk. Biro Hubungan Masyarakat Internal External Staff Fungsional Staff Fungsional Staff Staff
1. Kepala Urusan Humas Internal
Tanggung Jawab Utama
a. Mengembangkan program hubungan pembinaan dengan publik internal, dengan tujuan untuk memeliharan citra positif dan identitas
b. Mengimplementasikan program hubungan dengan publik internal, serta mengkoordinasikan dengan unit kerja maupun pihak ketiga dalam pelaksanaannya.
Uraian Tugas
a. Mengembangkan konsep media komunikasi internal, sebagai sarana sosialisasi perkembangan perusahaan, produk dan jasa BCA, serta sebagai sarana komunikasi timbal balik antara manajemen dan karyawan BCA.
b. Mengelola dan memproduksi media komunikasi internal.
c. Melakukan koordinasi dan mengembangkan serta
mengimplementasikan kegiatan korporasi dalam rangka meningkatkan pembinaan hubungan baik dengan publik internal, seperti HUT BCA, Raker, maupun kegiatan lainnya.
d. Melakukan koordinasi dengan unit kerja, pihak ketiga dalam pengembangan event korporasi lain, seperti RUPS/LB, analys meeting, pembukaan cabang, dll.
e. Mengembangkan konsep dan mengimplementasikan materi promosi internal sesuai dengan kebutuhan.
2. Assistant Officer Humas Internal
Tanggung Jawab Utama
a. Mengelola laporan pemberitaan BCA di media massa b. Mendukung pelaksanaan event
c. Merekap biaya kegiatan di Urusan Humas Internal
Uraian Tugas
a. Merekap pemberitaan melalui media massa (cetak) yang terkait dengan BCA.
b. Merekap pemberitaan melalui media massa yang terkait dengan beberapa bank utama di Indonesia.
c. Membuat laporan triwulan berkenaan dengan pemberitaan di media massa. d. Merekap biaya kegiatan Urusan Humas Internal.
e. Mendukung pelaksanaan kegiatan donor darah di kantor pusat, seperti koordinasi dengan pihak ketiga terkait dengan penyediaan ruangan, peralatan pendukung, dll.
f. Mendukung pelaksanaan RUPS/RUPSLB, seperti koordinasi dengan pihak ketiga terkait dengan pengadaan kendaraan, ruangan, backdrop, dll.
3. Staf Senior Humas Internal
Tanggung Jawab Utama
a. Mendukung pengelolaan MyBCA b. Mendukung administrasi InfoBCA
c. Mendukung administrasi souvenir atau materi promosi lain d. Pengelolaan Kliping BCA
e. Mendukung administrasi souvenir InfoBCA Uraian Tugas
a. Mendukung pemilihan artikel untuk myBCA
b. Mempublikasikan artikel untuk myBCA yang telah mendapat persetujuan
c. Menerima dan meregistrasi kiriman artikel untuk infoBCA dari cabang d. Mendukung kegitan administrasi infoBCA, seperti pembayaran, dll
e. Mendukung kegiatan administrasi permohonan souvenir atau materi promosi cabang atau unit kerja.
4. Staf Humas Internal
Tanggung Jawab Utama yaitu mendukung kegiatan atau event korporasi Uraian Tugas
a. Mendukung pelaksanaan RUPS/LB, seperti persiapan dan koordinasi dengan pihak ketiga terkait dengan setting ruangan, sound system, backdrop, headtable, kebutuhan ruangan
b. Mendukung pelaksanaan Analyst Meeting, seperti persiapan dan koordinasi dengan pihak ketiga terkait dengan setting ruangan, sound system, backdrop, headtable
c. Mendukung pelaksanaan Raker BCA, dalam bidang administrasi, seperti distribusi undangan, rekap kehadiran, jadual kedatangan kembali
melakukan koordinasi dengan pihak ketiga dalam persiapan Raker BCA, seperti kebutuhan ruang, setting ruangan, soundsystem, backdrop, dll d. Mendukung pelaksanaan kegiatan korporasi dalam pembinaan hubungan dengan publik internal, seperti HUT BCA, kegiatan olahraga, dll.
e. Mendukung pemilihan artikel untuk MyBCA
f. Mempublikasikan artikel untuk MyBCA yang telah mendapat persetujuan
g. Menerima dan meregistrasi kiriman artikel untuk InfoBCA dari cabang h. Mendukung kegiatan administrasi InfoBCA, seperti pembayaran, dan
lain-lain
i. Mendukung kegiatan administrasi permohonan souvenir atau materi promosi lain dari cabang atau unit kerja
4.1.3.1 Program PR PT BCA TBK
1. InfoBCA
Majalah internal perusahaan BCA yang diperuntukkan untuk kalangan publik karyawan perusahaan.
2. Temu redaktur nasional
Acara gathering antar semua redaktur majalah Info BCA dari seluruh kantor wilayah dan kantor pusat.
3. MyBCA
Updating berita di beberapa rubrik Intranet BCA, antara lain: Berita Perusahaan, Hotspot, Promo BCA, Aneka Info, Bakti BCA, InfoBCA, Kliping Berita Harian dan Ayo ke Bank
4. Kliping harian
Saat ini masih kerjasama dengan Gilang Communication dalam pengadaan kliping berita mengenai ekuitas bank dan berita tentang sepuluh Bank terkemuka.
5. Hiasan lobby
Terkait hari-hari besar keagamaan, di lobby menara BCA dibuat hiasan lobby untuk acara-acara: Idul Fitri, Natal, Tahun Baru dan Imlek.
6. Silahturahmi purnabakti
Merupakan Program tahunan, sebagai upaya pembinaan hubungan baik antara manajemen BCA dengan mantan pejabat atau purnabakti BCA.
4.1.3.2 Program Korporasi
1. Rakernas
Rapat Kerja Pimpinan BCA Nasional, merupakan agenda tahunan yang dilaksanakan setiap akhir tahun.
2. BCA Award
Kegiatan event tahunan yang merupakan program apresiasi bagi insan, cabang atau wilayah yang berprestasi kegiatan ini biasanya dilaksanakan bersamaan dengan HUT BCA yaitu pada bulan Februari.
3. HUT BCA
Kegiatan perayaan Ulang tahun BCA, yang merupakan program tahunan, dilaksanakan di seluruh Kanwil, Cabang dan Kantor Pusat, kegiatan bisanya meliputi: Pengadaan Kostum HUT (kaos atau jacket), Pemotongan Tumpeng dan makan siang bersama
4. Analyst Meeting
Merupakan presentasi mengenai Kinerja keuangan BCA, yang dilaksanakan setiap triwulan dan Akhir tahun. Diawali dengan Press Conference untuk mengundang media. Setelah itu diadakan Analyst Meeting dengan agenda yang sama, presentasi kinerja keuangan BCA kepada para analyst.
5. BCA Update
Terkait dengan pelaksanaan analyst meeting maka dibuat booklet berisi Kinerja keuangan BCA.
6. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)
Rapat Umum Pemegang Saham, minimal dilaksanakan 1 tahun 1 kali, namun jika ada perubahan mendasar, maka dapat dilaksanakan 2 kali dalam setahun (RUPSLB).
7. Lunch together
Merupakan program tahunan HRD, yang dilaksanakan setiap triwulan bagi manajemen kantor pusat. Kegiatan ini merupakan upaya manajemen sharing dengan topik menarik baik dari internal (program ter-update) atau dari eksternal yang sedang trend.
8. COP (community of practice)
Merupakan program dari divisi pelatihan dan pengembangan yang bertujuan: Meningkatkan teamwork, sharing pengalaman, sharing pengetahuan, sarana informal solusi.
Program Divisi/Wilayah/Cabang yang tidak termasuk dalam Rencana Urusan Internal berupa event-event yang tidak terjadwalkan di public relations, seperti : pembukaan cabang, serah terima jabatan, signing, seminar internal, liputan khusus, dll.
4.1.4 Fungsi Majalah Info BCA
1. Majalah Internal
Media komunikasi internal yang bersifat top down (dari manajemen ke karyawan) yang mempunyai visi dan misi yaitu: mengiformasikan kinerja perusahaan, menumbuhkan kebanggaan karyawan terhadap BCA, menumbuhkan esprit de corps, menumbuhkan motivasi karyawan untuk berprestasi dan menumbuhkan image positif karyawan terhadap perusahaan.
2. Fungsi Redaktur
Fungsi dari redaktur majalah Info BCA sebagai berikut: redaktur berhak mengedit, merubah isi agar sesuai dengan visi dan misi majalah internal, redaktur melakukan seleksi naskah yang tidak memenuhi syarat penulisan atau pemuatan (tidak sesuai kaidah penulisan, isi tidak relevan, berita sudah terlambat, masa retensi berita 3 bulan untuk aktifitas atau berita sudah tidak aktual lagi), redaktur berhak menguji kredibilitas penulis melalui review naskah oleh pihak terkait atau persetujuan pihak terkait dan penguasaan penulis terhadap masalah dan redaktur menentukan syarat atau ketentuan pengiriman naskah yang dapat dimuat.
4.1.4.1 Manual Info BCA
1. Susunan Redaksi
Susunan redaksi majalah InfoBCA terdiri dari: a. Pelindung: Direksi BCA
b. Penanggung Jawab: Kepala Divisi Sekretariat Perusahaan
c. Dalam pelaksanaannya, majalah InfoBCA dibawah koordinasi PR BCA dengan susunan redaksi: Redaktur pelaksana yaitu kepala biro PR, redaksi kantor pusat yaitu beberapa orang redaktur di bagian PR internal dan dalam menghimpun berbagai informasi dan aspirasi cabang, maka majalah Info BCA memiliki redaktur di masing-masing wilayah.
2. Isi
Sebagaimana majalah pada umumnya, majalah InfoBCA memiliki berbagai rubrik yang membahas topik-topik seputar rubrik yang bersangkutan.
a. Cover:
1) Terdapat nama media: InfoBCA 2) Tulisan Majalah bulanan Internal BCA
3) Visual : biasanya visual merupakan visualisasi dari topik utama dalam edisi yang bersangkutan.
b. Halaman Isi:
Halaman isi majalah InfoBCA terdiri dari: salam redaksi dan susunan redaksi InfoBCA, daftar Isi: sebagai petunjuk pembaca untuk memilih berita dan letak halaman beberapa rubrik, topik utama: merupakan berita utama, biasanya berupa topik yang sedang hangat, informasi atau kebijakan baru yang patut diketahui segera oleh manajemen dan karyawan BCA, Rubrik Seremonia, Rubrik Pernik, Rubrik Antarkita, Rubrik Produk, Rubrik Kronika, Rubrik Mitra, Rubrik Investasi, Rubrik We Care dan yang terakhir adalah Kuis.
c. Penerbitan
Pada setiap awal tahun, PR mengadakan perencanaan penerbitan majalah InfoBCA, rencana tersebut menyangkut penentuan jadwal terbit dan penentuan topik utama (fleksibel) apabila pada saatnya ternyata trend atau perubahan kebijaksanaan.
Majalah InfoBCA terbit delapan edisi setahun, hal ini mengingat ada beberap bulan yang tidak memungkinkan untuk dicetak setiap bulan, misalnya pada bulan Desember, Tahun Baru dan Lebaran, sehingga supplier banyak yang tutup dan banyak manajemen serta karyawan yang juga cuti, baik di kantor pusat maupun di cabang, sehingga pendistribusian menjadi kurang efektif
d. Pengelolaan
Pengelolaan majalah InfoBCA dibagi menjadi dua bagian, yaitu: 1) Pengelolaan isi:
Penentuan daftar isi:
Melalui rapat redaksi kantor pusat PR, maka akan ditentukan isi dari setiap edisi yang bersangkutan, termasuk penentuan PIC, untuk beberapa rubrik maka topik tergantung dari kiriman divisi, biro atau cabang yang bersangkutan.
Berdasarkan hal tersebut maka PR akan menyerahkan seluruh artikel yang ada ke agency untuk diketik dan di edit serta dibuatkan layout. Untuk beberapa topik, agency juga membantu untuk hal pencarian data dan wawancara ke nara sumber.
2) Pengelolaan produksi:
Berdasarkan briefing redaksi, maka agency membuat layout total majalah termasuk penentuan warna dan ilustrasi cover.
4.2 Pengolahan Terhadap Data yang Terkumpul
Dari data primer yang diperoleh dari kegiatan wawancara, hasil observasi dan data sekunder, peneliti melakukan pengolahan data untuk menganalisis peran PR melalui majalah InfoBCA sebagai media komunikasi internal di BCA. Dari hasil wawancara, peneliti mengolah data dimulai dari menyimpulkan masing-masing data yang diperoleh dari narasumber.
4.2.1 Majalah InfoBCA Sebagai Media Komunikasi Internal
Komunikasi internal sering kali dilewatkan dari pemikiran perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang hanya menekankan kepada pembinaan hubungan baik dengan pihak luar saja. Karena banyak pihak yang beranggapan bahwa yang menentukan kelangsungan hidup perusahaan adalah publik eksternalnya. Padahal publik internal juga menentukan kelangsungan hidup suatu perusahaan. Karyawan
yang merupakan publik internal adalah aset dari perusahaan. Tanpa adanya karyawan, perusahaan tidak akan berjalan sendiri. Perusahaan perlu melakukan strategi untuk menjaga hubungan baik dengan karyawannya. Hubungan baik dijalankan dengan melakukan komunikasi. Disinilah manajemen PR berperan menjadi jembatan antara perusahaan dengan karyawan dengan melakukan strategi komunikasi yang efektif. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif dibutuhkan tools agar informasi dapat tersampaikan. Salah satu tools dari public relations BCA di dalam menjalankan komunikasi internal adalah majalah InfoBCA.
Seperti pada hasil wawancara, peneliti menyimpulkan bahwa pada BCA yang mempunyai jumlah karyawan yang banyak diperlukan media komunikasi internal sebagai wadah komunikasi kepada pihak-pihak tersebut, yaitu majalah InfoBCA. Secara garis besar majalah InfoBCA yang bersifat mass communications ini bertujuan untuk memberi informasi kepada pihak internal mengenai kegiatan apa saja yang terjadi di perusahaan. Majalah Info BCA yang dipelopori oleh bagian PR BCA, ini diawali dengan pemikiran bahwa bagaimana pihak perusahaan dapat mengkomunikasikan pesan dengan publik internal yang jumlahnya cukup banyak secara efektif. Pesan atau informasi yang disampaikan dapat berupa berbagai perkembangan produk dan layanan perusahaan, kegiatan atau event maupaun yang bersifat hiburan. Melihat tanggapan yang cukup baik mengenai majalah InfoBCA dari karyawan, PR BCA mulai mengembangkan majalah tersebut sesuai dengan kebutuhan. Sekarang ini PR internal mempunyai partner agency penerbitan di dalam menjalankan majalah InfoBCA mengingat
kurangnya tenaga kerja public relations internal di BCA. Bahkan, majalah InfoBCA dikembangkan melalui media online situs internal MyBCA yang memudahkan para karyawan untuk membacanya dikarenakan jumlah pendistribusian yang terbatas dan semangat go green.
4.2.2 Analisis Data
Analisis data yang merupakan perencanaan PR digunakan peneliti untuk menganalisis Manajemen PR BCA melalui majalah Info BCA sebagai media komunikasi internal. Model perencanaan PR ini meliputi bagaimana manajemen PR BCA di dalam mengelola majalah InfoBCA menjadi media komunikasi internal.
1. Fact Finding (Mendefinisikan Masalah).
BCA Merupakan bank swasta terbesar di Indonesia, memiliki peralatan yang berteknologi tinggi, memiliki tenaga kerja yang ahli di bidangnya, memiliki standar service yang baik, kemampuan untuk terus meningkatkan inovasi-inovasi dan terus menerus melakukan peningkatan produk dan layanan bagi para nasabah.30
Sulitnya berkomunikasi dengan keseluruhan karyawan, jumlah karyawan yang terlampau banyak dan penyebaran media komunikasi internal yang kurang menyeluruh.
Banyaknya tawaran kerja sama yang tinggi dan memiliki brand awareness di mata public dan pesaing di dalam bisnis perbankan.
Berikut kutipan hasil wawancara terkait pendefinisian masalah yang terjadi.
Pentingnya keberadaan Biro Humas di BCA menanggapi perkembangan perbankan saat ini seperti dijelaskan oleh Bapak Sapto Rahmadi
“Setiap perusahaan besar perlu unit humas atau PR. Hal ini merupakan suatu kebutuhan yang wajar, karena ketika perusahaan membesar, komunikasi perlu dilakukan, baik di intern maupun di ekstern perusahaan. Perlu PR officer sebagai pengikatnya. PR officer dapat berbicara di intern maupun sebagai license dari BCA ke pihak luar. Pihak luar bisa media, pemerintah, stakeholder, publik-publik luar yang berhubungan dengan bank tidak hanya nasabah saja, ada banyak sekali. Tidak mungkin kepentingan-kepentingan oleh pihak luar dipegang oleh direksi semuanya. 31
Didalam melaksanakan fungsi dari PR bagi BCA menurut Ibu Rini Rismarini
“Kalau di BCA sebenarnya public relations ini fungsinya sebagai wadah untuk membangun image perusahaan. Di mata stakeholder, investor dan yang terpenting. Baik publik internal maupun eksternal”32
31 Hasil wawancara dengan Bapak Sapto pada 29 Januari 2014 32 Hasil wawancara dengan Ibu Rini Rismarini pada 29 Januari 2014
Bagian-bagian dari PR yang ada di BCA diterangkan oleh Bapak Joko Susilo:
“PR di BCA ada tiga, yaitu yang menangani masalah internal, eksternal dan CSR atau kegiatan sosial. Bagian internal menangani publik internal, bagian eksternal menangani publik yang ada di luar atau eksternal, sedangkan CSR lebih kepada sumbangan atau sponsorship yang kegiatannya bersifat sumbangan atau donasi.” Dan yang termasuk pekerjaan dari PR internal BCA secara garis besar yaitu “Sama seperti PR secara umum, yang berfungsi untuk membina hubungan baik dengan eksternal maupun internal. Seperti Bapak Sapto Rahmadi sudah menjelaskan kepada pihak eksternal. Untuk hubungan internal ditujukan kepada karyawan BCA yang bisa disebut juga sebagai salah satu anggota stakeholder dari BCA. Di internal sendiri, kita mempunyai beberapa media untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak tersebut, seperti majalah Info BCA, event-event internal.”33
Bapak Joko Susilo juga menambahkan pernyataan diatas, bahwa dengan adanya majalah InfoBCA ada fungsi lain sebagai PR yaitu mengelola media internal dengan memberikan tugas dan tanggung jawab kepada staf PR Internal, berikut penuturannya:
“Ada pembagiannya, ada job kita sebagai public relations sendiri lalu kita sebagai humasnya sendiri ada job public relations internal sebagai support untuk divisi lain maupun corporate.”
Beragamnya strata pendidikan karyawan serta jumlahnya membuat PR BCA menciptakan majalah InfoBCA guna mendukung komunikasi yang bersinergi antara karyawan dengan perusahaan, hal ini terungkap dari Bapak Sapto Rahmadi:
“Jadi begini, untuk berkomunikasi dibutuhkan tools atau alat. Tools nya apa? Internal BCA kan banyak, di kantor pusat aja 2000 sampai 3000 orang , divisi-divisinya juga banyak. Kemudian ada kantor cabang dan kantor wilayah yang tersebar di seluruh Indonesia. Salah satu tools komunikasi yang dapat mengikat semuanya dapat menerima informasi secara bersamaan adalah Info BCA. Dan yang kedua adalah MyBCA. Untuk mass communications adalah InfoBCA. Lalu yang bukan mass communications ada level-level tertentu bisa berbentuk rapat-rapat pimpinan, wadahnya ada raker, rakernas yang menyelenggarakan hal-hal tersebut adalah kita. Dulu, rapat-rapat direksi yang memengang adalah bagian humas. Tetapi sekarang sudah terbagi-bagi, ada biro direksi yang menangani kepentingan direksi. Ada lunch together juga yang menyelenggarakan juga bagian humas internal.” 34
“Jadi yang tiga tadi akan kita bagi kembali menjadi akan dibagi menjadi tools-tools yang sesuai dengan kepentingannya. Jadi kita sebagai humas internalnya sendiri, sebagai support divisi lain dan sebagai support untuk corporate nya.” Tambah Bapak Joko Susilo
2. Planning (Perencanaan)
Proses pengelolaan majalah yang baik dibutuhkan suatu perencanaan yang baik dan matang untuk mendapatkan hasil dan tujan yang diinginkan, dimana proses perencanaan tersebut dilakukan setelah teridentifikasinya masalah yang diperoleh dari public internal. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di BCA, proses perencanaan yang dilakukan seperti pengumpulan data yang dimana data tersebut dapat menjadi acuan kerja Humas BCA seperti yang dijelaskan oleh informan berikut :
Pelopor dibuatnya majalah InfoBCA menurut Bapak Joko Susilo adalah bagian humas. Jadi awalnya bagaimana kita mengkomunikasikan informasi tentang kegiatan BCA dan berbagai perkembangan produk dan layanan perusahaan kepada internal. Sebetulnya begini, kalau komunikasi
itu circle nya sebenarnya dari dalam ke luar. Jadi sebelum kita mengkomunikasikan ke pihak luar, pihak internal harus mengetahui terlebih dahulu. Jadi salah satu media atau tools untuk menginformasikan kepada karyawan adalah melalui majalah Info BCA. Pastinya memang harus ada medianya. Pada saat tahun 1988 itu dibentuklah majalah Info BCA. Tetapi, pada saat awal majalah tersebut masih kita buat sendiri, di edit sendiri, lalu jumlahnya juga terbatas, diperbanyak hanya melalui fotokopi saja, dan dibagikan untuk beberapa pihak saja, biasanya para pejabat tertentu. Lama kelamaan kita kembangkan sesuai dengan kebutuhan. Kita juga harus menuangkan front liner sebagai ujung tombak kita untuk layanan, kita juga harus memberikan informasi-informasi lain kepada para karyawan. Hal ini bertujuan agar karyawan menjadi well-informed mengenai segala kejadian yang terjadi di BCA. Jika ditanya oleh pihak internal maupun eksternal, karyawan kita jadi tahu, produk layanan kita apa saja, apa yang terjadi di BCA mereka harus mengerti. Jadi paham tentang BCA itu sendiri.”35
“Tujuan dari majalah InfoBCA adalah untuk sarana edukasi, sosialisasi, kemudian untuk hiburan juga. Jadi semua produk, program dari Perusahaan dan manajemen produk itu bisa kita sampaikan kepada para karyawan dan front liner melalui majalah InfoBCA.” Imbuh Ibu Rini Rismarini
Pihak yang ikut menangani majalah InfoBCA dari awal dibuat sesuai keterangan Ibu Rini Rismarini “Sebetulnya saya pernah pindah, sama semuanya di antara kita semuanya pernah pindah ke bagian lain. Misalnya Bapak Sapto Rahmadi tahun 1996 pindah dari ke bagian HR (human resources). Bapak Sapto Rahmadi memang tidak langsung menangani InfoBCA, tetapi membawahi yang mengkoordinir majalah InfoBCA, jadi tidak secara langsung. Saya dulu pernah menangani secara langsung majalah Info BCA. Tapi tahun 1993 saya pindah ke consumer banking, tetapi tahun 1996 gabung kembali dengan bagian humas sampai sekarang. Jadi ada pergantiannya.”
“Saya juga berganti-ganti divisi, lalu bagian yang saya pegang juga lain. Beberapa tahun yang lalu saya pindah ke bagian eksternal PR. Baru dua tahun terakhir saya balik lagi ke bagian internal.” Bapak Joko Susilo menambahkan.
Situasi awal pada saat belum dibuat majalah InfoBCA menurut Bapak Joko Susilo “Jadi dulu, sosialisasi informasi bergerak masing-masing ke product managernya ke cabang-cabang. Lalu mereka mengadakan pertemuan-pertemuan saja. Informasinya berbentuk formal saja. Tetapi hal ini terkendala dengan waktu, jarak jadi tidak bisa secara langsung juga dan mungkin tidak secara umum semua karyawan mendapatkan informasi,
hanya pihak-pihak tertentu saja. Dengan adanya Info BCA kita bisa merangkum semua informasi dari beberapa pihak, divisi tentang segala hal yang terjadi di BCA ke semua pihak. Jadi dulu terbatas dengan waktu, jarak dan hanya beberapa orang saja yang well-informed.”
“Dan Majalah InfoBCA sebenarnya tidak hanya memadai komunikasi dari atas ke bawah saja, tetapi juga dari bawah ke atas. Jadi berbagai event yang diselenggarakan di cabang yang tersebar di seluruh Indonesia juga dapat di-shared ke kantor wilayah lain, termasuk juga di kantor pusat.” Tanggapan dari karyawan BCA pada saat awal dibuat majalah InfoBCA menurut Ibu Rini Rismarini “Diperkirakan mereka senang karena adanya wadah informasi. Tetapi ini hanya perkiraan saja karena sudah beberapa tahun yang lalu.” 36
Menurut peneliti perencanaan dalam melakukan kegiatan sangat penting untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan mencapai tujuan yang dicapai, seperti yang dilakukan BCA dalam merencanakan suatu program untuk mengelola majalah seperti perencanaan dalam pembentukan tenaga ahli yang bertujuan membantu dalam proses pembentukan majalah, perencanaan dalam melakukan kordinasi dengan pihak agency, perencaan tampilan seperti apa saja terkait design atau layout yang akan dibuat agar tampilan dapat menarik khalayak dan dapat mempermudah khalayak dalam membaca majalah tersebut sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.
Semua perencanaan tersebut merupakan bagian dari proses kegiatan Humas BCA dalam mengelola majalah internal dengan tujuan sebagai sumber informasi kinerja perusahaan kepada karyawan, tertanamnya image yang baik mengenai perusahaan di mata karyawan, menumbuhkan motivasi karyawan untuk berprestasi
Time Schedule Penerbitan Info BCA Edisi 220 Tahun 2012
No Status
Oktober Nopember
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 1 Rpt Redaksi, perencanaan isi & evaluasi
2 Peliputan & Pemotretan 3 Penulisan 4 Penyuntingan 5 Layouting 6 Koreksi 7 Persetujuan 8 Qc 9 Printing 10 Distribusi
3. Action and Communicating (Aksi dan Komunikasi)
Setelah langkah-langkah atau konsep-konsep tersusun dengan baik, maka dilakukannya suatu pelaksanaan sebagai penyajian atau pemenuhan data dan informasi yang dibutuhkan oleh khalayak secara akurat dan lengkap guna tercapainya tujuan sumber informasi khalayak internal BCA.
Proses pembuatan majalah InfoBCA dari tahap awal sampai finishing, Ibu Rini Rismarini memberikan penjelasan “Dulu, majalah InfoBCA memang kita tangani sendiri, kemudian perkembangannya kita bekerja sama dengan agency atau penerbitan. Sekarang sistemnya. Kita setiap tahun melakukan pitching untuk memilih partner penerbitan atau pengadaan InfoBCA. Jadi kita para redaktur, menerima kiriman informasi, baik berupa foto berita, tulisan dari setiap wilayah dan divisi berupa produk dan layanan maupun kita melakukan liputan. Semua itu kita laksanakan dan kumpulkan lalu kita kirim ke agency yang bertugas sebagai reporter atau pencari berita. Setelah itu semua berita kita olah dan pilih sesuai dengan rubrikasi yang telah kita tetapkan, lalu kita laksanakan rapat redaksi dan di-edit sama-sama dengan agency, layout, foto dan berita. Lalu agency-lah yang melaksanakan semua itu. Jadi pihak kita itu hanya mengumpulkan dan memutuskan rapat redaksi apa saja, perencanaanya, lalu nanti mereka yang mulai membuat layout, dikirim lagi ke kita layout dan desainnya. Di approve oleh kita dan user-nya masing-masing baru setelah itu dicetak lalu didistribusikan oleh agency tersebut.”37
Menurut Bapak Joko Susilo “Diawali dengan apa saja yang sedang terjadi di BCA. Lalu kita ingin menyampaikan ke kalangan internal. Kalau ada sesuatu yang besar, misalnya peluncuran produk, kita angkat topik tersebut sebagai berita utama. Jadi start-nya diawali dari perencanaan isi dengan melihat dari kebutuhan untuk menyampaikan informasi itu kepada kalangan internal, edukasi dan sosialisasi. Setelah kita tentukan isi-isinya apa saja yang kita prioritaskan untuk terbit terlebih dahulu, baru kita melakukan eksekusi. Eksekusi tersebut bisa berbentuk liputan bisa juga kita arrange untuk interview dengan nara sumber atau memang sudah ada bahan-bahannya dari cabang atau divisi terkait. Kita kumpulkan, jika sudah selesai, dibuat jadi berita yang menarik, kita layout baru kita terbitkan.” 38
37 Hasil wawancara dengan Ibu Rini Rismarini pada 29 Januari 2014 38 Hasil wawancara dengan Bapak Joko pada 29 Januari 2014
Aksi atau pelaksanaan yang dilakukan Humas BCA dalam mengelola majalah InfoBCA yaitu dengan melakukan informasi mengenai perkembangan perusahaan berupa produk, layanaan, dan berbagai event yang dilakukan, informasi yang bersifat hiburan agar dapat menjadi sarana relaksasi bagi karyawan, Publik internal perlu mengetahui informasi dan kegiatan yang sedang terjadi di perusahaan melalui suatu media komunikasi internal seperti, membuat media komunikasi internal yaitu majalah InfoBCA, pemilihan informasi yang baik sehingga pesan yang disampaikan berkualitas, media cetak dan media elektronik berupa situs online internal karena majalah InfoBCA juga diunggah ke dalam situs tersebut, menggunakan sumber-sumber yang kredibilitas karena narasumber juga merupakan karyawan dari perusahaan.
4. Evaluating (Evaluasi)
Tahap yang dilakukan oleh public relations mengenai majalah InfoBCA sebagai media komunkasi internal. Dari hasil wawancara, peneliti menyimpulkan bahwa dengan adanya majalah InfoBCA, karyawan menjadi well informed mengenai situasi di dalam perusahaan. Lalu majalah InfoBCA memberikan wawasan bagi karyawan sebagai pembelajaran dan meningkatkan potensi karyawan. Selain itu, majalah InfoBCA dapat mempererat hubungan di antara publik internal sebagai media komunikasi internal. Peneliti menyimpulkan bahwa majalah InfoBCA merupakan satu-satunya tools sebagai media komunikasi internal yang bersifat mass communications.
Evaluasi tiap edisi dari majalah InfoBCA sesuai penjelasan dari Ibu Rini Rismarini “Evaluasi setiap saat kita jalankan. Pada intinya, sebelum kita produksi pasti ada proses editing. Proses editing ini tidak hanya membahas mengenai masalah teks dan isi beritanya tetapi juga dalam hal foto, gambar, kualitasnya termasuk semua desainnya. Jadi kita melakukan evaluasi dari tahap ke tahap. Pada tahap news gathering, kita melakukan seleksi berita-berita mana saja yang dipilih untuk edisi ini atau masuk ke dalam edisi terbitan tertentu. Setelah itu masuk ke proses writing, kita kirimkan ke tempat agency lalu mereka balik lagi mengirimkannya ke kita. Kita review kembali bagaimana sebaiknya, apakah sudah sesuai, apakah terlalu panjang atau terlalu pendek beritanya, apakah ilustrasi atau fotonya juga cocok dengan beritanya. Jadi setiap tahap selalu ada review-nya. Kalau sudah selesai sampai penerbitan, hasil cetak juga kita lihat lagi. Lalu kita melakukan evaluasi untuk perbaikan edisi yang akan datang.”
Dari hasil analisis di atas, dapat dilihat bahwa majalah InfoBCA merupakan salah satu kegiatan perencanaan public relations dan didapat hasil sebagai berikut:
Dari tahap pertama yaitu riset, klien organisasi yang dimaksudkan adalah BCA itu sendiri, hal ini dikarenakan kegiatan penyebaran informasi melalui
majalah InfoBCA dilakukan secara internal. BCA memiliki kelebihan, yaitu merupakan bank swasta terbesar di Indonesia, memiliki peralatan yang berteknologi tinggi, memiliki tenaga kerja yang ahli di bidangnya, memiliki standar service yang baik, kemampuan untuk terus meningkatkan inovasi-inovasi dan terus menerus melakukan peningkatan produk dan layanan bagi para nasabah. Kekurangan dari BCA adalah sulitnya berkomunikasi dengan keseluruhan karyawan dikarenakan jumlah karyawan yang terlampau banyak dan penyebaran media komunikasi internal yang kurang menyeluruh. Lalu peluang yang dimiliki adalah banyaknya tawaran kerjasama yang tinggi dan memiliki brand awareness di mata publik. Serta ancamannya adalah banyaknya pesaing di dalam bisnis perbankan. Peluang atau masalah yang ada di dalam BCA adalah diawali kebutuhan publik internal untuk mengetahui apa yang sedang terjadi di perusahaan agar lebih dapat mengatasi masalah yang ditimbulkan oleh publik eksternal dan jumlah karyawan yang banyak sehingga menyulitkan penyebaran informasi yang merata dengan khalayak atau publik yang dituju adalah karyawan BCA yang merupakan publik internal perusahaan.
Dalam tahap manajemen PR disimpulkan apa yang menjadi tujuan dari perencanaan PR sebagai usaha untuk melakukan komunikasi internal. Objektif dibagi dua menjadi dampak objektif dan keluaran objektif. Dampak objektifnya adalah dimaksudkan agar karyawan menjadi well-informed dengan adanya komunikasi internal yang efektif dan tertanamnya image yang baik mengenai perusahaan di mata karyawan. Untuk keluaran objektifnya adalah publik internal perlu mengetahui informasi dan kegiatan yang sedang terjadi di perusahaan
melalui suatu media komunikasi internal. Media ini berfungsi sebagai sarana yang membantu perusahaan agar dapat menyebarkan informasi mengenai perusahaan dengan cara yang lebih mudah mengingat jumlah karyawan di BCA yang tidak sedikit.
Tahap selanjutnya adalah program yang dilakukan oleh PR guna menjalani komunikasi internal. Perencanaan dan eksekusi atas tema dan pesan, tindakan atau kegiatan khusus yang dilakukan, media untuk mengontrol kegiatan tersebut, serta komunikasi yang baik dalam proses melaksanakan kegiatan. Tema dan pesan mencakup informasi mengenai perkembangan perusahaan berupa produk, layanan, dan berbagai event yang dilakukan serta informasi yang bersifat hiburan agar dapat menjadi sarana relaksasi bagi karyawan. Hal in bertujuan agar informasi yang diberikan tidak selalu mengenai berita yang bersifat serius, tetapi dimuat juga informasi ringan sehingga menarik minat karyawan dan tidak menjadi malas untuk membaca. Tindakan atau kegiatan khusus yang dilakukan di dalam menjalankan komunikasi internal adalah dengan membuat media komunikasi internal, yaitu majalah InfoBCA. Lalu media untuk mengontrol majalah InfoBCA berupa media cetak karena berbentuk majalah serta media elektronik berupa situs online internal MyBCA. Disebabkan jumlah eksemplar yang terbatas, majalah InfoBCA diunggah ke dalam situs MyBCA agar semua karyawan dapat membaca dan lebih mudah untuk mengaksesnya. Komunikasi yang baik yang dilakukan oleh PR melalui majalah InfoBCA dilakukan dengan cara memilih narasumber yang berkualitas karena narasumber juga merupakan karyawan dari BCA serta
pemilihan informasi yang baik sehingga pesan yang disampaikan juga berkualitas dan layak untuk dibaca.
Majalah InfoBCA dalam pendistribusian ke kantor wilayah pernah mengalami kekurangan jumlah penerimaan fisik majalah. Sesuai penjelesan yang diberikan oleh Bapak Joko, “kami pernah menerima complain terkait kurangnya jumlah majalah di kantor wilayah, karena kurangnya komunikasi antara redaktur kanrtor pusat dan redaktur kantor wilayah.”
Dalam membangun sebuah majalah yang berkualitas, Peneliti menemukan adanya saran atau masukan yang diperoleh dari karyawan BCA terkait keberadaan Majalah InfoBCA sebagai media komunikasi internal.
Sesuai keterangan yang diberikan oleh Ibu Rita Erdiana selaku karyawan BCA Divisi Biro Direksi “saya cukup puas dengan adanya media komunikasi yaitu Majalah InfoBCA yang dihadirkan oleh PR guna menginformasikan segala sesuatu berita yang ada di BCA. Guna berlangsungnya media komunikasi ini, saya mengharapkan ditambahkannya Rubrik Surat Pembaca agar PR BCA mengetahui apasaja yang diharapkan pembaca terhadap perusahaan.
Terkait dengan adanya site MyBCA, pembaca atau karyawan lebih menyukai membaca fisik Majalah InfoBCA dibandingkan dengan mengakses MyBCA, pernyataan tersebut dikuatkan oleh Bapak Hepi Syafriadi yakni “saya lebih terbiasa membaca dan memegang hardcover
yaitu majalahnya disbanding dengan mengakses MyBCA, saya juga lebih sering mencari informasi melalui Majalah InfoBCA tersebut.”
Tahapan Manajemen Public
Relation
Keterangan
Fact Finding - Sulitnya berkomunikasi dengan keseluruhan
karyawan, jumlah karyawan yang terlampau banyak
- penyebaran media komunikasi internal yang kurang menyeluruh
Planning - pembentukan tenaga ahli yang bertujuan
membantu dalam proses pembentukan majalah, - kordinasi dengan pihak agency,
- perencaan tampilan seperti apa saja terkait design atau layout yang akan dibuat agar tampilan dapat menarik khalayak
- mempermudah khalayak dalam mebaca majalah tersebut sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.
Action&
Communicating
- melakukan pitching untuk memilih partner penerbitan atau pengadaan InfoBCA setiap tahun. - para redaktur, menerima kiriman informasi, baik
berupa foto berita, tulisan dari setiap wilayah dan divisi berupa produk dan layanan maupun kita melakukan liputan
Evaluation - Karyawan well informed terhadap
kebijakan-kebijakan perusahaan
Tabel 2. Matrix Manajemen PR dalam mengelola Majalah InfoBCA sebagai Media Komunikasi Internal.
4.3 Pembahasan Hasil Penelitian
Majalah InfoBCA memiliki peran penting dalam menunjang komunikasi antar karyawan, pimpinan dan stakeholder lainnya, sehingga pada gilirannya dapat mendorong proses kerja dan output lebih baik yang dihasilkan oleh divisi, departemen atau unit bisnis. Saat perusahaan dihadapkan pada kondisi krisis, majalah InfoBCA dapat sebagai jembatan penghubung yang efektif dalam menyuarakan pesan-pesan perusahaan kepada seluruh karyawan dan stakeholder.
Menurut Scoot M. Cutlip, M Allen H. Center dan Glen M. Brown, dalam Rhenald Kasali, proses PR sepenuhnya mengacu kepada konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya, antara lain:
mendefinisikan masalah (fact finding), perencanaan (planning), aksi (actuating) dan evaluasi (evaluating).39
Proses mendefinisikan masalah (fact finding) dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada key informan PR BCA, peneliti ingin mengetahui tentang pentingnya keberadaan PR di BCA dalam menanggapi perkembangan perbankan saat ini khususnya dalam menerapkan manajemen PR dalam mengelola majalah InfoBCA. Dari hasil pengamatan respon dan reaksi yang ada, dapat disimpulkan bahwa reaksi mengenai BCA sangat positif dan baik, hal ini dapat dikatakan seperti itu, karena peneliti mengetahui bahwa BCA adalah satu-satunya Bank yang memiliki inovasi-inovasi dalam mengembangkan bisnis di perbankan ini.
Selain itu, hasil yang didapat oleh peneliti ditemukan fakta bahwa PR BCA benar-benar melakukan tugas dan fungsi sebagai wadah untuk membangun image perusahaan di mata stakeholder, investor dan yang terpenting di publik internal maupun eksternal. Dengan mengimplementasikan majalah infoBCA dalam mengkomunikasikan info maupun kebijakan-kebijakan perusahaan. hal tersebut, menjadikan BCA sebagai bank yang terpercaya dengan memiliki dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat pada umumnya.
Selain itu program kegiatan PR BCA juga telah memiliki target dan khalayak sasarannya.
39 Scot M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M Broom. 2009. Effective Public Relations. Edisi
Dalam menyelenggarakan suatu program kegiatan, pihak BCA telah menentukan cara mengkomunikasikan program tersebut. BCA hampir setiap tahun melakukan kegiatan program BCA Award. Tujuan yang ingin dicapai dalam melakukan suatu program kegiatan yaitu guna menjalin hubungan baik, bekerjasama dengan stakeholder. Target yang ingin dicapai oleh PR BCA yaitu meninformasikan dan menjawab tantangan pesaing dalam dunia perbankan dan mengedepankan pengetahuan karyawan dengan info dan berita terbaru yang dimiliki BCA.
Selain itu peneliti juga ingin mengetahui perencanaan dan program (planning) kegiatan komunikasi yang dilakukan PR BCA. Langkah yang dilakukan peneliti yaitu dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada key informan yang tujuannya peneliti ingin mengetahui bagaimana perencanaan dan progran BCA dalam mengelola majalah infoBCA dengan melakukan kegiatan eksternal maupun internal.
Hasil penelitian menunjukkan, bahwa didalam melakukan suatu perencanaan dan program kegiatan PR BCA sebelumnya membuat rencana kegiatan yang akan dilakukan, dikerjakan dan dilaksanakan dalam bentuk agenda kegiatan. PR BCA telah memiliki tahapan manajemen dan program kerja sebelum mengadakan suatu kegiatan, tujuannya untuk dapat melihat proses masalah tahapan agar dapat dinilai terkoordinasi dan terevaluasi. Manajemen yang digunakan, khusunya BCA banyak melakukan pendekatan kepada pihak stakeholder secara langsung maupun tidak langsung.
Informasinya, dapat dipilih dan ditentukan sesuai dengan tema kegiatan per bulan yang akan dilakukan. Dari hasil yang diperoleh peneliti, terlihat kegiatan yang dilakukan oleh PR BCA dalam mengelola majalah Info BCA sebagai media komunikasi internal BCA.
Didalam melakukan kegiatan yang ada BCA juga melibatkan karyawan langsung guna menjalin hubungan baik yang bersinergi melalui pendekatan tersebut. Sebagai contoh adanya rubrik kuis yang daftar pertanyaannya seputar informasi internal yang ada dilingkungan BCA. BCA menyediakan souvenir atau hadiah sebagai timbal balik atau bentuk perhatian yang diberikan oleh karyawan terhadap BCA maupun sebaliknya.
Tahap selanjutnya yaitu aksi dan komunikasi (action and communication). Pada tahap ini PR BCA melakukan aksi kegiatan yang dilakukan dalam mengelola media internal sebagai media komunikasi internal yaitu melalui BCA Award, program CSR terkait bencana yang terjadi pada saat ini. Dengan demikian, staf PR BCA bekerjasama dengan agency melakukan peliputan dengan melibatkan Direksi untuk menyerahkan bantuan sebagai simbolis dari BCA kepada korban banjir.
Tahap yang terakhir adalah evaluasi (Evaluating), dimana pada tahap ini hasil evaluasi yang ada dilakukan dengan melihat proses editing ini tidak hanya membahas mengenai masalah teks dan isi beritanya tetapi juga dalam hal foto, gambar, kualitasnya, jumlah cetak termasuk semua desainnya. Jadi kita melakukan evaluasi dari tahap ke tahap. Pada tahap news gathering, dilakukan
seleksi berita-berita mana saja yang dipilih untuk edisi ini atau masuk ke dalam edisi terbitan tertentu. Setelah itu masuk ke proses writing dengan mengirimkan ke agency lalu mereka balik lagi mengirimkannya ke redaktur. Lalu direview kembali bagaimana sebaiknya, apakah sudah sesuai, apakah terlalu panjang atau terlalu pendek beritanya, apakah ilustrasi atau fotonya juga cocok dengan beritanya. Jadi setiap tahap selalu ada review-nya. Kalau sudah selesai sampai penerbitan, hasil cetak juga kita lihat lagi.
Manajemen PR BCA menjaga image perusahaan baik pada pihak eksternal maupun internal. Di dalam penelitian ini dibahas mengenai bagaimana manajemen PR di dalam mengelola majalah InfoBCA sebagai media komunikasi internal.
Majalah InfoBCA yang dipelopori oleh PR BCA ini berfungsi untuk memberikan informasi kepada publik internal mengenai apa yang sedang terjadi di dalam perusahaan. Semua berawal pada saat dibutuhkannya media atau sarana komunikasi internal yang bersifat mass communications karena sulitnya berkomunikasi dengan keseluruhan karyawan dari BCA yang jumlahnya banyak dan tersebar di seluruh Indonesia. Penyebaran informasi hanya dilakukan melalui rapat dan kegiatan-kegiatan gathering yang tidak mencakup semua karyawan dan waktunya terbatas sehingga tidak mungkin untuk membahas semua kejadian yang terjadi di perusahaan. Akhirnya PR mempunyai ide untuk membuat media komunikasi internal berbentuk majalah yang dapat disebarkan dan berisi mengenai informasi yang perlu diketahui oleh karyawan mengenai perusahaan.
Di dalam melaksanakan fungsi dan proses pelaksanaan, majalah InfoBCA public relations mampu mencapai sasaran yang dituju sesuai dengan objektif dari majalah tersebut. fungsi dari majalah InfoBCA sendiri terlaksana dengan baik, hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dengan salah satu karyawan yang mengatakan bahwa mereka mendapatkan informasi mengenai perusahaan melalui majalah InfoBCA yang tidak diketahui di dalam rapat dan kegiatan lainnya, image positif dari karyawan mengenai perusahaan karena dengan adanya majalah InfoBCA berarti sebagai salah satu bentuk kepedulian perusahaan terhadap karyawannya, lalu dengan adanya rubrik-rubrik yang interaktif seperti kuis dapat memotivasi karyawan untuk menggali pengetahuan. Tetapi dari hasil wawancara ditemukan pula bahwa ternyata pembaca menginginkan majalah InfoBCA juga berfungsi sebagai majalah eksternal dan menambahkan rubrik Surat Pembaca karena hal ini akan menjadi nilai positif BCA mengenai keterbukaan kepada nasabah dan stakeholder. Majalah InfoBCA tidak hanya mempunyai alur komunikasi dari atas ke bawah tetapi juga komunikasi bawah ke atas, komunikasi horizontal serta komunikasi diagonal. Hal ini dapat dilihat dari informasi yang diberikan berasal dari karyawan dan ditujukan kepada top management, selain itu antar divisi dan unit kerja juga saling bertukar informasi.
Dari hasil wawancara maupun analisis proses kerja PR dapat dilihat bahwa PR berperan penting di dalam pengelolaan majalah InfoBCA sebagai media komunikasi internal. Dari hasil analisis, didapatkan kesimpulan bahwa majalah InfoBCA merupakan salah satu kegiatan perencanaan dari PR. Manajemen PR adalah sebagai pelopor serta redaktur melalui majalah InfoBCA dalam
menjalankan komunikasi internal. PR internal BCA hampir semuanya menjadi redaktur kantor pusat yang berperan di dalam pemilihan berita, layout, design yang cocok dan sesuai. Semua hal ini akan didiskusikan dengan pihak agency yang dipilih melalui pitching setiap tahunnya. Di dalam pelaksanaannya mereka melakukan berbagai evaluasi serta rapat untuk mencapai kesepakatan. Sumber berita dapat diperoleh dari situasi atau kegiatan yang sedang terjadi di BCA baik di kantor pusat maupun kantor wilayah. Di setiap wilayah mempunyai redaktur wilayah sebagai kepanjangan tangan dari redaktur kantor pusat. Hal ini dilakukan karena mengingat kantor cabang BCA yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia tidak memungkinkan untuk dipegang redaktur kantor pusat saja. Semua kegiatan yang terjadi di kantor wilayah juga dapat diliput jika menarik dan layak untuk diketahui. Setelah satu edisi selesai diterbikan biasanya akan diadakan rapat evaluasi mengenai edisi tersebut sebagai bahan pembelajaran agar kesalahan yang terjadi tidak terulang lagi untuk edisi selanjutnya.
Melalui data yang diperoleh peneliti memang masih menemukan adanya kendala di dalam proses penanganan majalah InfoBCA baik dari pihak PR BCA maupun dari pihak agency. Dari pihak PR menemukan hambatan pada saat pemilihan berita utama. Jika tidak ada event-event besar akan sulit untuk memilih berita yang cocok dijadikan berita utama. Lalu PR juga menemukan hambatan ketika gambar maupun berita dikirimkan dari cabang dengan berbagai kualitas dan kemampuan yang ada. Tentu saja untuk dimasukkan ke dalam majalah, public relations menginginkan kualitas yang terbaik. Dari pihak agency menemukan hambatan bahwa terjadinya komunikasi timbal balik yang rumit jika banyak
terjadi kesalahan, karena akan dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada redaktur wilayah, lalu dikirimkan ke PR sebagai redaktur kantor pusat, dikirimkan ke agency jika masih ada yang kurang akan dikembalikan lagi ke pihak BCA. Lalu kuota email terbatas yang dimiliki oleh PR juga menjadi salah satu hambatan pada saat pihak agency mengirimkan gambar atau berita dengan resolusi yang tinggi tidak dapat diterima dengan email BCA. Tetapi untuk masalah email sudah di pecahkan dan tidak perlu dikhawatirkan. Peneliti menemukan kendala dalam penerimaan fisik majalah infoBCA di kantor-kantor cabang BCA yang terkadang tidak sesuai dengan jumlah permintaan ke redaktur.
Dari data yang diperoleh dan hasil pembahasan di atas dapat menjawab rumusan masalah yang dirumuskan oleh peneliti mengenai manajemen PR didalam mengelola majalah InfoBCA sebagai media komunikasi internal dan hambatannya, dapat disimpulkan bahwa PR berperan dalam pengelolaan majalah InfoBCA sebagai media komunikasi internal. PR adalah sebagai redaktur kantor pusat dan pelopor dari majalah tersebut sebagai salah satu kegiatan dalam menjalankan komunikasi internal. PR menangani keseluruhan proses majalah InfoBCA dari tahap awal hingga akhir. Dengan adanya komunikasi internal yang efektif membantu karyawan menjadi well informed mengenai situasi di perusahaan. Karena merupakan tugas PR sebagai jembatan komunikasi antara perusahaan dengan karyawannya dan membentuk image yang positif tentang perusahaan. Serta berbagai kendala dan hambatan ditemukan di dalam proses pelaksanaan majalah InfoBCA dan bagaimana cara PR mengatasi hal tersebut sudah dijelaskan melalui analisis data tersebut.
Maka dari hasil analisis diperoleh bahwa manajemen PR di dalam proses pengelolaan majalah InfoBCA serta berbagai kendala yang terjadi juga ditangani dan diselesaikan semaksimal mungkin oleh PR guna meminimalisasikan kekurangan yang ada.
