PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pada Usaha Perberasan UD. Makmur Jaya di Kabupaten Klaten
Tugas Kelompok Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Mata Kuliah SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen Bp. Catur Suwastanto. S.IP. M.Si
Di Susun Oleh Kelompok I :
n
Arief Wicaksono
( . .. … …. )
n
Eddy Santosa
( . .. … …. )
n
Sidik Kuswatun
( . .. … …. )
n
Siti Nurjanah
( . .. … …. )
n
Alfian Eka Ramadhan
( . .. … …. )
n
Vera Rusdiana W
( . .. … …. )
n
Uswatun Khasanah
( . .. … …. )
n
Nur Annas
( . .. … …. )
n
Lia Nur Hidayah
( . .. … …. )
n
Muhammad Aji P
( . .. … …. )
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
BAB. I.
Pendahuluan
I. 1. Latar Belakang
Usaha perberasan UD. Makmur Jaya adalah usaha yang bergerak pada usaha jual beli
beras dengan melalui proses pengerjaan beras bahan baku yang di produksi menjadi beras
barang jadi dalam kemasan dengan spesifikasi tertentu sesuai standar mutu SNI atau standar
mutu pangsa pasar tujuan. Hal ini berbeda dengan penggilingan padi yang bahan bakunya
dari Gabah Kering Panen (GKP) atau Gabah Kering Giling (GKG). Alur proses produksinya
seperti gambar di bawah ini :
Usaha UD. Makmur Jaya ini dimulai dari usaha jasa giling gabah petani pada tahun
2006 dengan wilayah kecamatan Kalikotes sebagai pasar sasarannya. Namun mulai tahun
2010 UD. Makmur Jaya meninggalkan usaha jasa giling gabah petani beralih pada usaha
perberasan yang meliputi jual beli beras dan proses beras kemasan dengan wilayah Jogja,
Jawa Tengah dan Kalimantan sebagai pasar sasarannya. Tahun 2014 mulai merambah
sebagai kontraktor pengadaan beras di Perum BULOG serta institusi lainnya baik swasta
maupun BUMN, antara lain PT. Tiga Pilar Sejahtera Tbk dan PT. Pupuk Indonesia Pangan.
Pengembangan sistem informasi manajemen di UD. Makmur Jaya berjalan secara
generatif, artinya berjalan mengalir sesuai kebutuhan perusahaan yang semakin kompleks.
Perkembangan akan SIM yang terjadi pada tahun 2010 ketika mulai dibentuk divisi
Pemasaran Penjualan, bidang Produksi , bidang Administrasi dan Keuangan, tahun 2012
aliran data dan informasi pesanan pelanggan, pasokan supliyer dan proses produksi di
gabungkan dalam group WhatsApp dari bidang Pemasaran Penjualan, Produksi ,
Beras Bahan
• Mixing / pencampuran bahan - Di Grading dengan pengayakan • Di Bersihkan kotorannya - Di Kemas
• Di Poles / di Putihkan lagi - Penataan Barang Jadi di Gudang
Beras Barang Jadi
Administrasi dan Keuangan. Lalu pada tahun 2014 pengelolaan data dan informasi mulai
menggunakan software Accurate 3 Manufaktur.
I. 2. Perumusan Masalah
Berikut kami sampaikan tahap perkembangan Sistem Informasi Manajemen di UD.
Makmur Jaya mulai dari :
a. Tahap Analisis
b. Tahap Perancangan
BAB. II.
LANDASAN TEORI
Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergerak dalam bidang dagang maupun
manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil, memerlukan suatu sistem informasi yang
baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan suatu sarana
bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk
memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam
memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutama mengenai data keuangan
dari suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suatu Sistem informasi
dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top Management,Middle
Management dan Low Management serta pihak luar yang terdiri dari pemegang
saham,invetor,bank,fiskus dan lain-lain.
Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan
atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan
atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya
hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan mereka terhadap perusahaan. Kemampuan
mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang
dihasilkan.
2.1. System Informasi dan Tujuan Sistem Informasi
Berdasarkan kepada konsep manajeman, manajemen memiliki fungsi untuk
merencanakan, menyusun(mengorganisir), menempatkan, mengarahkan dan mengendalikan
apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk menjalankan fungsi
tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi berkualitas
yang diperlukan. Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualitas (akurat,
tepat waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut harus selaras dan saling berkaitan
oleh manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi
manajemen, informasi manajemen dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen.
Jadi peran sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung
operasi bisnis perusahaan, sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara
strategis.
Menurut DR.Azhar Susanto,Mbus, Ak.(2004) dalam bukunya Sistem Informasi
Manajemen:
” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan
yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses
pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.
Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi
kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen sehingga
informasi manajemen yang dihasilkan haruslah berkualitas. Seperti yang diungkapkan oleh
Mc Leod(1993) bahwa pada intinya informasi harus :
1. Relevan : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan
2. Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan
3. Akurat : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya
4. Lengkap : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang
dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Untuk Meningkatkan informasi
Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem
informasi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan.
Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan
perusahaan.. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung
kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)
3. Untuk Dapat Menekan Biaya
Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien
mungkin.
2.2. Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi
Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat tergantung
selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut aktivitasnya dan
kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan sistem informasi yang
akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagai dasar yang harus ditempuh dalam
penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian atau
bulanan
2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,
buku-buku dan catatan yang tepat
3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan
4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam
formulir
5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi
yang telah dicatat.
6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik
7. Menyusun berbagai laporan yang teratur untuk pihak intern dan ekstern
Dalam penyususunan Sistem informasi juga harus mempunyai unsur-unsur Sistem
Pengendalian intern sebagai berikut :
1. Pemisahan Fungsi dalam organisasi
2. Sistem Otorisasi
3. Praktek Yang sehat
4. Karyawan yang berkualitas
5. Satuan Pengawas Intern
2.3. Tahap-tahap Penyusunan Sistem Informasi
Menurut Mc Leod (1993) tahap-tahap penyusunan Sistem Informasi dibagi dalam
beberapa tahap sebagai berikut :
1. Fase Perencanaan
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :
∑ Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ?
Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
∑ Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga
hal tersebut dapat dicegah.
∑ Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut
diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
∑ Memberikan dasar untuk pengendalian
Langkah-langkahnya
1.Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non
manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
2. Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar
dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak
permasalahannya, penyebabnya dan berusaha mengumpulkan semua informasi. Jika
perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukungend user computing, dan manajer ingin
memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk
membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja
sama dengan manajer.
3. Menentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus
dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara
umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
4. Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala
mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah
dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seperti
keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan
sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum
sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun
kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.
5. Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan
mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam
1. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang
diperlukan ?
2. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan
dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
3. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan
keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
4. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan
etika ?
5. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan
menggunakannya ?
6. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area
pemakai.
6. Menyiapkan usulan penelitian sistem
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara
menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi
rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem
tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi
dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisis. Hal penting
yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan
pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh
lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus
hidup mulai berjalan.
7. Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan
sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan keputusan teruskan /
1. Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
2. Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan
analisis sistem ?
Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian
(analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya
ke masalah-masalah lain.
8. Menetapkan mekanisme pengendalian
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan
menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan
dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam
bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).
2. Fase Analisis dan Disain
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek
beralih pada analisis sistem yang telah ada.Analisis sistemadalah penelitian atas sistem
yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui. Adapun
tahapannya yaitu :
1. Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi
kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2. Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek
berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan
mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis
informasi.
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai
kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pengamatan, pencarian catatan, dan survei).
Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
∑ Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
∑ Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak
pemakai.
∑ Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
∑ Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapkan pandangan yang
berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan
grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan
untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai
oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
∑ Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
∑ Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
∑ Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya
baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).
5. Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan
teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap
rancangan dan dukungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan
diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek
ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.
3. Tahap Perancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem
baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis
peralatan yang akan digunakan. Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru
dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis
untuk menyiapkan dokumentasi secaratop-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara
bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatantop-downini merupakan cirirancangan
terstruktur(structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat
subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu diagram arus data (data flow diagram),
diagram hubungan entitas (entity relationship duagram), kamus data (data
dictionary),flowchart, model hubungan objek, dan spesifikasi kelas.
2. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer
yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan.
Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang
dapat menyelesaikan setiap tugas.
3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang
dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan
kendala-kendala yang ada.
4. Memilih konfigurasi terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi
peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis
membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi
5. Menyiapkan usulan penerapan
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang
mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan,
dan biayanya.
6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan
sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem
melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.
Contoh format untuk dokumen usulan penerapan, yaitu sebagai berikut :
1. Ikhtisar eksekutif
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik
dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :
1. Merencanakan penerapan;
Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang
diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana
penerapan yang sangat rinci.
2. Mengumumkan penerapan;
Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada
penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai
3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras;
Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang
terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikanrequest for proposal(RFP), yang berisi antara lain :
1. Surat yang ditransmisikan
2. Tujuan dan kendala sistem
3. Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan,
dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.
4. Jadwal pemasangan
Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan
akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan
dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan
bagi keputusan tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah
disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.
4. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;
Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak
aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem
sebagai titik awal. Programmer dapat menyiapkan dokumentasi yang lebih rinci seperti
flowchart atau bahasa semu (psedudo code) yang terstruktur, dilakukan pengkodean, dan
pengujian program. Hasil akhirnya adalahsoftware librarydari program aplikasi. Jika
peangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software) dibeli, pemilihan pemasok
perangkat lunak dapat mengikuti prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk memilih
pemasok perangkat keras, yaitu RFP dan Usulan.
5. Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator– DBA) bertanggung jawab untuk semua
kegiatan yang berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database. Hal tersebut
memerlukan pengumpulan data baru atau data yang telah ada perlu dibentuk kembali
sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis
6. Menyiapkan fasilitas fisik;
Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu
dilakukan konstruksi baru atau perombakan. Sehingga pembangunan fasilitas tersebut
merupakan tugas berat dan harus dijadualkan sehingga sesuai dengan keseluruhan rencana
proyek.
7. Mendidik peserta dan pemakai;
Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang
akan membuat sistem bekerja. Mereka disebut dengan peserta, yang meliputi operatorentry
data, pegawaicoding, dan pegawai administrasi lainnya. Semuanya harus dididik tentang
peran mereka dalam sistem. Pendidikan harus dijadwalkan jauh setelah siklus hidup dimulai,
tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.
8. Menyiapkan usulancutover;
Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem
baru disebutcutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek
merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakancutover(dalam memo atau laporan
lisan)
9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru;
Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak
rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan
tanggalcutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan
yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelumcutoverakan dipertimbangkan
kembali, kemudian manajemen menjadwalkan tanggal baru.
10. Masuk ke sistem baru.
Ada 4 pendekatan dasar (cutover), yaitu :
1. Percontohan(pilot) yaitu suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset dari keseluruhan operasi.
3. Bertahap(phased), sistem baru digunakan berdasarkan bagian per bagian pada suatu waktu.
4. Paralel(parallel), mengharuskan sistem lama dipertahankan sampai sistem baru telah diperiksa secara menyeluruh. Akan memberikan pengamanan yang paling baik
terhadap kegagalan tetapi yang paling mahal, karena kedua sumber daya harus
dipertahankan.
5. Fase Penggunaan
Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
1. Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada
tahap perencanaan.
2. Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa
baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah
penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada
CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama
penggunaan sistem berlanjut.
3. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem
terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem
(sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksanakan untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem
4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut
ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup
dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup
penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan
lain-lain.
5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan
BAB. III.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen di perusahaan Perberasan
UD. Makmur Jaya Gentongan, Gemblegan, Kalikotes, Klaten.
III. 1. Tahapan Analisis
A. Menentukan masalah utama dan lingkup kegiatan
Lingkup kegiatan di dalam usaha perberasan UD. Makmur Jaya, seperti pada
perusahaan manufaktur lainnya, meliputi suatu aktifitas yang kompleks yang melibatkan
berbagai variasi sumber daya dan aktifitas perancangan produk, pembelian bahan baku,
pemasaran barang jadi, mesin dan perkakas, manufacturing, penjualan, perancangan proses,
production control, pengiriman material, support service, dan customer service serta
administrasi dan keuangan.
Jika keseluruhan aktifitas tersebut di dalam pengelolaan sumber informasi masih
dikerjakan dengan asal-asalan saja, tidak di kelola dengan sistem informasi manajemen yang
baik, maka akan banyak permasalahan yang terjadi di bidang produksi, bidang pemasaran
penjualan, bidang administrasi dan keuangan yang ujungnya terjadi tidak efektif dan efisien
didalam mencapai tujuan perusahaan, antara lain :
1. Pengambilan keputusan tidak bisa tepat dan cepat
2. Pembengkakan biaya overhead perusahaan yang akhirnya mengurangi laba usaha.
3. Pengawasan akan uang, barang dan kegiatan sangat susah.
4. Resiko kehilangan uang dan barang semakin besar.
5. Pengendalian di dalam pelaksanaan usaha sulit terjadi, sehingga tidak bisa terjadi
pendelegasian tugas dan wewenang.
6. Kurang dipercaya bank dan investor.
7. Tidak bisa memproduksi produk produk berkwalitas tinggi.
8. Tidak bisa mempertahankan penyerahan produk tepat waktu.
9. Tidak bisa meningkatkan produktifitas agar menjadi kompetitif dalam harga
produk.
B. Mengumpulkan fakta yang berhubungan dengan masalah
a. Masalah di bidang Pemasaran dan Penjualan
1. Keluhan pelanggan
2. Pengiriman barang yang sering tertunda
3. Tingginya biaya operasional pengiriman
4. Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan
5. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar
6. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien
7. Tertundanya pengiriman karena kurang persediaan
8. Gagal Bayar
9. Kesulitan untuk Segmentasi, Targeting dan Positioning pasar sasaran.
b. Masalah di bidang Administrasi dan Keuangan
1. Laporan yang tidak tepat waktu (Neraca harian, laporan laba rugi, persediaan barang
dll)
2. Isi laporan yang sering salah (karena banyak dan besarnya transaksi)
3. Ketidakberesan Kas (sering terjadi selisih antara pembukuan dan nilai kas
sesungguhnya)
4. Berkas hilang (karena banyak dokumen pembukuan dan transaksi sering terselip)
5. File-file yang kurang teratur
6. Pengerjaan secara manual membutuhkan waktu yang lama (setiap hari lembur)
7. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
8. Investasi yang tidak efisien (karena tidak berdasarkan keakuratan data dan informasi)
1. Tanggung jawab yang tidak jelas
2. Waktu kerja yang berlebihan
3. Produktivitas tenaga kerja yang rendah
4. Banyaknya pekerja yang menganggur
5. Kegiatan yang tumpang tindih
6. Persediaan barang yang terlalu tinggi
7. Biaya operasi yang tinggi
8. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat
9. Kapasitas produksi yang menganggur (mesin dan ruang tidak optimal)
10. Ketidaktepatan dalam pembelian bahan baku. (kualitas dan harga)
C. Menganalisa fakta
a. Menganalisa fakta masalah di bidang Pemasaran dan Penjualan
Permasalahan yang timbul di bidang Pemasaran dan Penjualan disebabkan oleh :
1. Data dan informasi pelanggan yang tidak valid dan akurat, antara lain tentang
karakter pelanggan, kapasitas pelanggan, dan area lokasi pelanggan.
2. Data dan informasi permintaan pelanggan yang tidak di atur dengan baik, hal ini
disebabkan kurang lancarnya komunikasi data dan informasi karena belum adanya
bagian yang mengkoordinasi dan belum ada skema alur kerja pesanan yang baik.
3. Data dan informasi permintaan pelanggan yang tidak di atur dengan baik karena
belum menggunakan perangkat teknologi.
b. Menganalisa fakta masalah di bidang Administrasi dan Keuangan
Permasalahan yang timbul di bidang Administrasi dan Keuangan disebabkan oleh : 1. Pencatatan data dan informasi masih menggunakan cara manual hanya mengisi
pemasukan dan pengeluaran saja.
2. Belum di terapkannya sistem informasi akuntansi yang baik.
4. Belum adanya SDM yang mumpuni di bidang administrasi dan keuangan
c. Menganalisa fakta masalah di bidang Produksi
Permasalahan yang timbul di bidang Produksi disebabkan oleh :
1. Belum adanya alur kerja dan jadwal perencanaan proses produksi yang baik. 2. Belum adanya fasiltas produksi yang memadai sesuai alur proses produksi beras
yang baik seperti mesin peralatan dan pergudangannya. 3. Belum adanya penanggung jawab proses produksi.
D. Menentukan alternatif pemecahan yang mungkin
Alternatif utama yang harus dilakukakan dalam pemecahan masalah didalam
perusahaan manufaktur adalah membuat alur kerja manajemen sistem informasinya
a. Alternatif pemecahan masalah yang mungkin dilakukan di bidang Pemasaran dan
Penjualan :
1. Membuat alur kerja pemesanan barang
2. Membentuk tim di bidang Pemasaran dan Penjualan
3. Membuat group WhatsApp khusus pemesanan barang antara tim Pemasaran
Penjualan dengan tim Administrasi dan tim Produksi untuk mempermudah
komunikasi data dan informasi. Dimana untuk pelaksanaannya mulai tahun
Indonesia sudah murah dan mudah. Coba hal ini dilakukan pada tahun
sebelum tahun 2000an kebelakang pasti akan sangat super mahal sekali
pengadaannya, hanya perusahaan besar saja yang mampu melakukannya.
4. Menggunakan software Accurate 3 Enterprise .
b. Alternatif pemecahan
1. Membuat alur kerja sistem
akuntansi
2. Membentuk tim di bidang Administrasi dan Keuangan
3. Mengaplikasikan software Accurate 3 Enterprise.
c. Alternatif pemecahan masalah yang mungkin dilakukan di bidang Produksi :
1. Membuat alur kerja produksi
manufaktur, seperti gambar di
samping ini:
2. Membentuk tim di bidang Produksi
E. Memilih alternatif pemecahan masalah
Dari berbagai alternatif yang ada tersebut diatas sebelumnya, akhirnya dalam
pengembangan sistem informasi manajemen UD. Makmur Jaya difokuskan untuk
mengaplikasikan Software Accurate 3 Enterprise. Di aplikasikannya software Accurate 3
dengan pertimbangan sudah muncukupi kebutuhan untuk sistem informasi manajemen UD.
Makmur Jaya dari semua bidang divisi baik bidang Pemasaran Penjualan, bidang Produksi,
bidang Administrasi dan Keuangan, karena di dalam Accurate Accounting 3 Enterprise
terdapat beberapa modul yang dikemas dalam satu paket terdiri dari:
a. Sales/Account Receivable
Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, Sales Return, Customer Receipts
b. Purchase/Account Payable
Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Purchase Return, Vendor
Payment
c. Item & Inventory
Item, Warehouse, Inventory Adjustment, Item Price Adjustment, Grouping,
Item Transfer, dan Job Costing.
d. General Ledger
Company Information, Company Preference, Journal Voucher, General
Ledger
e. Cash & Bank
Other Deposit, Other Payments, Bank Transfer, Reconcile, Bank Book
f. Fixed Asset
Fiscal Fixed Asset Type, Fixed Assets Types, Fixed Asset List.
g. Manufacturing (untuk ACCURATE 3 Edisi Enterprise)
Item Standart Cost, Standart Convension Cost, Bill Of Material, Work Order,
Work Order Execution, Material Release, Material Adjustment, Product And
Material Result, Cancel Production.
Selain itu hampir semua software paket mempunyai karakteristik dan prosedur yang sama,
menghasilkan laporan keuangan perusahaan. Berikut ini adalah alasan mengapa UD. Makmur
Jaya memilih ACCURATE Accounting Software sebagai software akuntansinya
dibandingkan dengan software paket lainnya :
∑ Client Server Technology
∑ Multi User dengan tiga tingkat kewenangan yaitu Create, Edit dan Report ∑ Multi Currency dengan menghitung otomatis realize & unrealized gain/loss ∑ Multi Unit dengan tiga tingkat perhitungan unit setiap barang
∑ Multi Warehouse (Banyak Gudang)
∑ Multi Discount (Discount Item, Discount Invoice, dan Discount Payments) ∑ Project & Department ( versi Deluxe Edition dan Enterprise Edition) ∑ Real Time Processing dengan Backward & Forward Transaction
∑ Fungsi pilihan tampilan menu dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris ∑ Perubahan Desain template setiap voucher dan invoice
∑ Report yang dapat dicustomize (designer) sendiri oleh user jika memahami proses
report dengan Fast Report.
∑ Digit transaksi sampai dengan 15 digit dan dua decimal 920 trilliun (920.000.000.000.000,00).
∑ Keakuratan perhitungan kuantitas barang sampai dengan 4 desimal.
∑ Bisa custom financial statement dengan berbagai macam pengelompokan untuk
tipe Balance Sheet dan Income Statement.
∑ Fasilititas Grouping di dalam item yaitu mengelompokkan beberapa barang dalam satu kelompok barang baru dengan tanpa proses penggabungan.
∑ Fasilitas Job Costing yaitu mengelompokkan barang dalam satu kelompok barang
baru dengan proses penggabungan dan dengan nilai cost yang baru.
∑ Fitur Extract Import yang memungkinkan Anda mengekstrak transaksi penjualan dari perusahaan cabang untuk dikirimkan ke perusahaan pusat
F. Pembuatan studi kelayakan (Ekonomi, teknik, hukum, jadwal, operasional)
Dalam mengimplementasikan software Accurate 3 Enterprise didalam sistem
informasi manajemen UD. Makmur Jaya dibutuhkan berbagai persyaratan, antara lain
v Secara Teknik
a. Pengadaan hardware dengan harga dan spesifikasi :Rp 8.723.000,
-intel LGA 1155 : intel i5 3570K (Box) 6M Cache,up to 3.80 GHz intel LGA 1155
MB. Intel 1155 : Gigabyte GA-Z77X-UD3H intel Socket 1155
Memory DDR3 : Corsair CMZ8GX3M2A1600C9 (2X4Gb) DDR3
Harddisk 3.5Inch : WDC SATA III Caviar Black 2 TB 64Mb 3.5Inch Int 3,5 Inch
NVidia PCI Exp. : Gigabyte GTX 660 2Gb 192Bit DDR5 GV-N660OC-2GI NVidia
PCI Exp
Casing : Power Up Ultimate PX-03 500W Gaming
Optical Drive : Samsung DVDRW SATA OEM Internal
LCD : Samsung 21 Inch U2412M LED IPS Size 21 inch
Keyboard Mouse : LOGITECH LOGITECH G100 Keyboard Mouse
b. Pengadaan software Accurate Accounting 3 Enterprise : Rp
15.000.000,-v Secara Hukum
Semua pengadaan barang yang diadakan dan sistem yang di kerjakan harus legal secara hukum.
v Secara Jadwal
Jadwal untuk pengimplementasian dan pelatihan serta uji coba sistem di agendakan
selama 1bulan selama bulan Desember 2014.
1 minggu untuk entry data dan pelatihan : tanggal 1 – 7 Desember 2014
3 minggu untuk uji coba program : tanggal 8 – 31 Desember 2014
Dievaluasi sampai tutup buku bulanan dan tahunan.
Mengkonversi sistem baru / cutover : tanggal 1 Januari 2015
v Secara Operasional
Secara operasional melibatkan pihak pemakai yaitu pihak manajemen untuk diikut
sertakan dalam merancang dan mengevaluasi hasil keluaran dari program tsb.
Di butuhkan tambahan 1 karyawan lagi sebagai peserta untuk calon operator sistem
tersebut. Dengan gaji per bulan Rp
2.000.000,-Biaya backup hard copy setiap bulan yaitu print out laporan setiap bulan dianggarkan Rp
200.000,-Ditambah biaya entry data dan pelatihan selama 1 minggu dengan biaya Rp
500.000,-per hari jadi selama 1 minggu dibutuhkan biaya Rp
Total anggaran yang dibutuhkan untuk pengembangan SIM UD. Makmur Jaya :
1. Pengadaan hardware : Rp
8.723.000,-2. Pengadaan software : Rp
15.000.000,-3. Biaya entry data dan pelatihan : Rp
3.500.000,-4. Biaya backup hardcopy 1 bulan : Rp
200.000,-5. Biaya Gaji Karyawan 1 bulan : Rp
2.000.000,-Total Biaya : Rp
29.423.000,-Dengan mengeluarkan biaya sebesar Rp 29.423.000,- dan dengan waktu 1
bulan untuk entry data, pelatihan dan uji coba program, serta tambahan biaya untuk
setiap bulan sebesar Rp. 2.200.000- untuk biaya gaji karyawan dan backup hard copy.
Maka UD. Makmur Jaya akan memperoleh manfaat secara ekonomi maupun
non-ekonomis dalam penerapan pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang
antara lain sbb :
1. Pengambilan keputusan bisa tepat dan cepat
2. Bisa menekan biaya overhead perusahaan.
3. Pengawasan akan uang, barang dan kegiatan lebih mudah.
4. Resiko kehilangan uang dan barang semakin kecil.
5. Pengendalian di dalam pelaksanaan usaha mudah dilaksanakan , sehingga bisa
terjadi pendelegasian tugas dan wewenang.
6. Semakin dipercaya bank dan investor.
7. Bisa memproduksi produk produk berkualitas tinggi.
8. Bisa mempertahankan penyerahan produk tepat waktu.
9. Bisa meningkatkan produktifitas agar menjadi kompetitif dalam harga produk.
10. Bisa memberikan suatu struktur manufakturing yang fleksibel.
G. Laporan ke manajemen
Dari hasil analisa sampai pembuatan study kelayakan tentang pengembangan
Sistem Informasi Manajemen di tubuh UD. Makmur Jaya laporannya disampaikan
kepada manajemen UD. Makmur Jaya.
Manajemen sebagai pihak pemakai memeriksa laporan yang diajukan.
Berdasarkan laporan yang di terima tentang manfaat ekonomis dan non-ekonomis
menerima dan melanjutkan pengembangan Sistem Informasi Manajemen dengan ke
tahap perancangan desain dalam aplikasi software Accurate Accounting 3 Enterprise .
III. 2. Tahapan Perancangan
A. Review Kebutuhan
Kebutuhan akan aliran data dan informasi dari UD. Makmur Jaya sebagai perusahaan
manufaktur di dalam pengembangan sistem informasi manajemennya, meliputi ruang
B. Desain Umum Sistem / Desain Logik
Desain Umum dari sistem informasi manajemen UD. Makmur Jaya terdiri dari :
a. Buku Besar e. Pembelian
b. Kas Bank f. Aktiva Tetap
c. Persediaan g. Daftar Database
d. Penjualan h. Pabrikasi / Manufaktur
c. Persediaan d. Penjualan
e. Pembelian
f. Aktiva Tetap
C. Desain Terinci /Desain Fisik (Input, Proses, Output, Basis Data, Dialog
Desain)
v Tampilan Antar Muka Sistem untuk Input, Proses, Output, Basis Data,
Dialog Desain.
Daftar Aktifitas
Laporan Jendela
D. Laporan Ke Manajemen
Dari laporan gambaran desain umum ditambah dengan desain terinci / desain fisik
sistem, manajemen UD. Makmur Jaya memutuskan ke tahap pengimplementasian
aplikasi software Accurate Accounting 3 Enterprise ke dalam sistem informasi
manajemen UD. Makmur Jaya .
III. 3. Tahap Implementasi
A. Review desain
Dari desain umum dan desain terinci / desain fisik dianggap sudah cukup memenuhi
syarat oleh manajemen UD. Makmur Jaya sebagai pemakai, dalam menampung data
dan informasi untuk kemudian di olah sistem untuk menghasilkan output laporan
yang dibutuhkan.
B. Penjadwalan tugas pengembangan
Seperti yang sudah direncanakan dalam study kelayakan tahap analisis, bahwa :
∑ Operasional :
a. Pihak manajemen sebagai perancang kebutuhan dan pengevaluasi program
b. 1 orang karyawan sebagai peserta calon operator
c. 1 orang programer dari Accurate (CPSoft) sebagai pengaplikasi dan pelatih.
∑ Waktu Pelaksanaan :
a. 1 minggu untuk entry data dan pelatihan : tanggal 1 – 7 Desember 2014
b. 3 minggu untuk uji coba program : tanggal 8 – 31 Desember 2014
c. Mengkonversi sistem baru / cut over : tanggal 1 Januari 2015
C. Coding program
Coding program disini tidak di perlukan lagi, karena yang akan di pakai adalah
program yang sudah jadi, tinggal disesuaikan antara fitur program dengan karakter
Ada 20 langkah tahapan yang diperlukan dalam membuat data base baru di software
Accurate Accounting 3 Enterprise, yaitu :
1. Buat data perusahaan baru
2. Memilih bahasa yang akan di gunakan
3. Tipe Persiapan Standar / Mahir
4. Pilih mata uang yang digunakan
5. Isi informasi perusahaan
7. Membuat akun default mata uang 8.
Mengisi Tipe Pelanggan dan Jasa pengiriman
9. Membuat dan mengisi kode Pelanggan 10. Membuat dan mengisi kode Pemasok
11. Mengisi daftar Proyek & Departemen
13. Membuat akun Deferensiasi Barang
13. Menentukan Metode Persediaan
15. Membuat dan mengikisi kode barang
16. Mengisi tipe aktiva tetap fiskal
17. Membuat & Mengisi tipe aktiva tetap
19. Mengecek Neraca Percobaan
20. Selesai
D. Testing program (modul, menyeluruh)
2. Laporan Neraca
4. Laporan Penjualan
5. Laporan Pembelian
E. Pelatihan petugas
Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang
akan membuat sistem bekerja. Pelatihan petugas diambil dari karyawan calon operator
program yang diikutsertakan juga dalam peimplementasian program, yang selanjutnya ketika
sistem sudah di konversi / cut over , operator tersebut di dampingi oleh karyawan lain untuk
belajar program sistem informasi manajemen UD. Makmur Jaya.
F. Konversi sistem
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen UD. Makmur Jaya dalam aplikasi
software Accurate Accounting 3 Enterprise di evaluasi sampai tutup buku bulanan dan
Jika hasilnya sudah memuaskan, maka proses menghentikan penggunaan sistem lama
dan memulai menggunakan sistem baru disebutcutover. Ketika seluruh pekerjaan
pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar
dilaksanakancutover(dalam memo atau laporan lisan).
Baru kemudian mengkonversi sistem baru, menjalankan sistem yang lama dengan
sistem yang lebih baru, di dalam sistem informasi manajemen UD. Makmur Jaya.
G. Laporan ke manajemen
Dengan laporan dari semua tahapan pengembangan Sistem Informasi Manajemen
yang telah di sajikan dari tahap analisis, tahap perancangan dan tahap implementasi program
Accurate Accounting 3 Enterprise, maka manajemen UD. Makmur Jaya memutuskan untuk
cut over program lama tanggal 31 Desember 2014 dan mengkonversi program baru mulai 1
Januari 2015.
BAB. IV.
Penutup
IV. 1. Kesimpulan.
a. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen sudah diterapkan pada
manajemen UD. Makmur Jaya sejak tahun 2014.
b. UD. Makmur Jaya menggunakan program dari sofware Accurate Accounting
3 Enterprise dalam pengembangan sistem informasi manajemennya.
IV. 2. Saran :
a. Mempersiapkan sistem untuk bisa di gunakan secara online, supaya lebih
cepat dan tepat dalam memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen.
b. Kedepan, UD. Makmur Jaya, harus mempersiapkan divisi yang khusus
menangani sistem informasi manajemen dengan membentuk divisi IT
(Informasi Teknologi) agar lebih fokus dalam audit sistem, memelihara
sistem, memperbaiki kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem, meningkatkan
sistem, dan mempersiapkan usulan rekayasa ulang sistem.
DAFTAR PUSTAKA
McLeod, R, 1993, Management Informasion Systems, A Study of Computer Based
Information Systems,MacMillan Publising Co., New York
Dr. Azhar Susanto, MBus, Ak.2004. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan
Pengembangannya, Lingga Jaya
