REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK 1
PENILAIAN KEBUTUHAN FUNGSIONAL
PERTEMUAN 9
LILY WIDJAYA, SKM.,MM
, PRODI D-III REKAM MEDIS DAN
INFORMASI KESEHATAN,
KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN
Kemampuan akan memahami:
1. Ruang lingkup dan tujuan dari kebutuhan fungsional untuk RKE.
2. Model-model untuk memahami pengguna dan kegunaan
RKE dan fungsi yang diperlukan untuk mencapai manfaat RKE dan mendukung manfaat bagi penerima.
3. Menjelaskan pelaksanaa penilaian kebutuhan
Ada beberapa usaha dalammelaksanakan
RKE al.:
• Memperoleh insentif dari pemerintah pusat (USA)
• Kemampuan melakukan yang orang lain lakukan.
• Proses untuk membangun jalur migrasi menuju RKE (pada pertemuan 6-7)
• Alat yang diperlukan untuk mempelajari fungsi RKE. (pada pertemuan 8)
Ruang lingkup untuk kebutuhan fungsional
untuk RKE:
INFRASTRUKTUR INFORMASI
Gambar 8.1
Tujuan dari sistem informasi.
•
menerima dan mendistribusikan data ke
setiap sistem keuangan/administrasi,
operasional, dan klinis (dalam dan luar
perusahaan) dan
•
Memproses data secara efektif untuk
mencapai
transformasi
klinis
yang
dimaksud oleh RKE.
TABEL 8.2 : PERSYARATAN PENGGUNA IOM ASLI
Persyaratan
Kategori
Contoh
Konten Catatan
Elemen inti data yang seragam
Standar dan format sistem pengkodean, Kamus data umum,
Informasi tentang hasil perawatan dan status fungsional
Format rekaman
"Halaman Depan " daftar masalah, Kemampuan untuk "membolak-balikan
catatan",
Integrasi antara disiplin dan situs perawatan
Sistem Kinerja
Pengambilan yang cepat, Akses 24 jam,
Tersedia ruang kerja yang nyaman, Input data mudah
TABEL 8.2 : PERSYARATAN PENGGUNA IOM ASLI
Persyaratan
Kategori
Contoh
Kecerdasan
• Pendukung keputusan,
• Pengingat klinis,
• "Alarm" sistem yang mampu disesuaikan
Hubungan
• Keterkaitan dengan Sistem Informasi lainnya (radiologi, laboratorium),
• Pengalihan informasi di antara spesialisasi dan situs,
• Hubungan dengan literatur ilmiah yang relevan,
• Keterkaitan dengan pendaftar dan database kelembagaan lain
• Keterkaitan dengan catatan anggota keluarga,
TABLE 8.2 PERSYARATAN PENGGUNA IOM ASLI
Persyaratan
Kategori
Contoh
Kemampuan pelaporan
• "Memperoleh Dokumen " (bentuk asuransi),
• Output dan Pengguna interface lainnya mudah disesuaikan,
• Standar laporan klinis (ringkasan debit),
• Disesuaikan dengan laporan (pertanyaan evaluasi yang spesifik),
• Tren Laporan dan grafik.
Akses dan kontrol •• Akses yang mudah untuk mendukung pasien
Penjagaan terhadap pelanggaran kerahasiaan
Pelatihan dan implementasi
• Pelatihan yang minimal diperlukan untuk penggunaan sistem,
• Lulus implementasi.
1.
Sistem yang sangat kompleks
2.
Mempunyai hubungan timbal balik dari semua
aplikasi, tetapi juga terintegrasi dengan semua
komponen dari infrastruktur informasi RKE.
3.
Ada manfaat dan keuntungan dari sistem untuk
organisasi internal dan penggunaan lain dari luar
organisasi.
APA YANG MEMBUAT RKE
DILAKSANAKAN ?
Harus dimulai dengan :
• Mengidentifkasi kebutuhan informasi internal dan eksternal organisasi.
• Adanya Alur kerja dan alat pemetaan proses yang dijelaskan pada bab 7 merupakan sumber utama untuk memastikan input dan ouput yang dibutuhkan pada tingkat yang lebih detail.
Komisi Akreditasi, 2008 :
“ Memperlakukan informasi sebagai sumber daya penting untuk dikelola secara efektif dan efsien”
MODEL UNTUK MEMAHAMI PERSYARATAN
FUNGSIONAL
Hal itu menunjukkan bahwa pengelolaan informasi adalah sebuah aktiftas aktif, terencana dan proses identifkasi kebutuhan informasi harus dilakukan dengan baik untuk mencapai tujuan fungsi manajemen informasi :
•
Mendukung pengambilan keputusan untuk meningkatkan
kepuasan pasien,
•
meningkatkan dokumentasi kesehatan,
•
menjamin keselamatan pasien, dan
•
meningkatkan
kinerja
dalam
perawatan
pasien,
pengobatan, jasa, tata kelola manajemen dan proses
pendukung ”
MODEL UNTUK MEMAHAMI PERSYARATAN
FUNGSIONAL
“ Standar Komisi Akreditasi dirancang untuk
kompatibel dengan sistem berbasis kertas, sistem
elektronik, atau sistem hybrid.
“Kualitas perawatan, pengobatan, dan layanan
dipengaruhi oleh banyak transisi dalam manajemen
informasi yang berlangsung dalam perawatan
kesehatan.
Seperti :
• transisi dari RM berbasis kertas/ tradisional menjadi RKE
• transisi dari teks bebas menjadi teks terstruktur dan interaktif "
Penggunaan Utama Penerima perawatan pasien Manajemen perawatan pasien Proses pendukung perawatan pasien
Keuangan dan proses administrasi lainnya Menajemen diri pasien Penggunaan Sekunder Pendidikan Peraturan Penelitian Kesehatan masyarakat dan keamanan dalam negeri
Dukungan kebijakan
Tabel 8.1 Penggunaan Utama Dan Sekunder
dari Sistem RKE
Ada beberapa sumber dari
model kebutuhan
fungsional
yang telah dikembangkan pada
beberapa tahun lalu. Ini adalah titik awal sempurna
bagi suatu organisasi untuk menyusun dengan
menggunakan daftar kebutuhan fungsionalnya.
IOM terlibat pada model ke Kesehatan Tingkat
Tujuh (HL7), yang mana pada saat ini digunakan
oleh CCHIT dalam program sertifkasi menyeluruh
RKE.
PENGERTIAN DARI KEBUTUHAN
FUNGSIONAL :
Menjalankan RKE pada tahun 1991 mengenai
kebutuhan pemakai untuk dokumentasi pasien
dan sistem catatan. Keabsahannya thn 1997.
IOM meninjau kembali pelaporan, sampai 11
tahun bekerja dengan pedoman Andrew dan
Bruegel (2005).
Pemerintah
Pusat
di
minta
IOM
untuk
membimbing lanjut tentang RKE, di dalam
“
Kunci keberhasilan dari suatu sistem RKE
adalah Keselamatan Pasien “.
Menjalankan RKE pada tahun 1991 mengenai
kebutuhan pemakai untuk dokumentasi pasien
dan sistem catatan. Keabsahannya thn 1997.
IOM meninjau kembali pelaporan, sampai 11
tahun bekerja dengan pedoman Andrew dan
Bruegel (2005).
Pemerintah
Pusat
di
minta
IOM
untuk
membimbing lanjut tentang RKE, di dalam
“
Kunci keberhasilan dari suatu sistem RKE
adalah Keselamatan Pasien “.
Informasi Kesehatan di gambarkan sebagai informasi
yang menyangkut kepada kesehatan dari suatu individu
atau kesehatan yang diberikan pada individu.
Akses informasi hanya yang memberi hak dan diberi
hak oleh pemakai.
Penambahan pengetahuan dan pendukung keputusan
yang meningkatkan mutu, keselamatan, dan efisiensi
perawatan pasien.
Pendukung tentang proses efisiensi untuk pelayanan
kesehatan.
TABLE 8.3 IOM 2003, KEMAMPUAN INTI UNTUK
SUATU SISTEM RKE
Fungsi Inti
Contoh
Informasi kesehatan
dan data
• Kunci data yang menggunakan kode distandardisasi ditetapkan jika tersedia
• Informasi naratif (klinis dan pasien)
• Pasien Akut/ penyesuaian tingkat keparahan dari penyakit/ resiko
• Mencakup pengidentifikasi
Hasil-hasil
Manajemen
Hasil pelaporan Hasil Pencatatan
Berbagai pandangan data/ penyajian Multimedia pendukung
Manajemen/
Order entry
Entry instruksi pemberi pelayan secara komputerisasi
(CPOE)
TABLE 8.3 IOM 2003, KEMAMPUAN INTI UNTUK
SUATU SISTEM RKE
Fungsi Inti
Contoh
Pendukung keputusan
(Decision Support)
1. Akses ke sumber pengetahuan
2. Alergi Obat
3. Aturan lain didasarkan tanda (kecenderungan laboratorium penting, laboratorium untuk menguji obat/racun)
4. Peringatan untuk layanan pencegahan
5. Pedoman klinis dan Petunjuk klinis
6. Manajemen penyakit kronis
7. Daftar dinas Dokter
8. Pilihan penggabungan pasien dan/ keluarga
9. Pendukung keputusan diagnostik
10. Penggunaan data epidemiologi
11. Pengawasan Waktu riil secara otomatis
TABLE 8.3 IOM 2003, KEMAMPUAN INTI UNTUK
SUATU SISTEM RKE
Fungsi Inti
Contoh
Komunikasi Elektronik dan konnektivitas
• Antar pemberi pelayanan
• Koordinasi Tim
• Antara Pasien- Pemberi pelayanan
• Alat-alat Medis
• Mitra dagang (External)
• Pengaturan antara IMR
Pendukung pasien
• Edukasi pasien
• Pendidikan pd kel. dan pembantu perawatan
TABLE 8.3 IOM 2003, KEMAMPUAN INTI UNTUK
SUATU SISTEM RKE
Fungsi Inti
Contoh
Proses Administrasi Mengelola Penjadwalan
Penentuan hal yang memenuhi syarat
Pelaporan dan
manajemen kesehatan populasi
Laporan Mutu dan Keselamatan Pasien Laporan kesehatan masyarakat
Identifikasi data Registrasi penyakit
Sistem model fungsional RKE HL7 ini dipilih sebagai
standar akhir lembaga Standar Nasional Amerika (ANSI ).
Dalam HL7 mencatat : bahwa maksud dari standar ini
adalah untuk menyediakan semua pemangku kepentingan
yang terlibat dalam pelaksanaan sistem RKE dengan
memahami dasar dari fungsi. fungsi yang visioner dan
sangat sedikit vendor akan memiliki kemampuan untuk
menggabungkan semua dari mereka segera.
Profl HL7 yang pertama
terkait dengan : Pengobatan
Darurat
Profl kedua
di rilis menggambarkan Hukum RKE
Profl lain untuk Prilaku Kesehatan, Kesehatan Anak,
Penelitian klinis, Unit Gawat Darurat, Perawatan jangka
panjang, dan otoritas kesehatan.
Lingkup pekerjaan CCHITs mencakup :
• Sertifkasi produk untuk RKE dalam pengaturan rawat jalan, dimulai tahun 2006.
• Pengaturan rawat inap dimulai tahun 2007
• Suatu penilaian kelayakan sertifkat infrastruktur atau komponen jaringan dimulai tahun 2008.
Program Sertifkasi CCHIT termasuk kreteria “inti’’ dan sertifkat “opsional”
Sertifkasi juga tersedia untuk sistem resep elektronik dan RKE yang digunakan klinik rawat jalan dan perawatan jangka panjang
(LTC) dan pengaturan perawatan pasca akut.
CCHIT juga telah mengembangkan suatu Sertifkasi Alternatif Rumah Sakit (EACH) untuk RKE, yang mengevaluasi seberapa baik
langkah-langkah teknologi sampai dengan kriteria manfaatnya.
KOMISI SERTIFIKASI PADA
TEKNOLOGI INFORMASI KESEHATAN
KOMISI SERTIFIKASI PADA
Sebagaimana dicatat oleh pemerintah federal (USA) dalam pembukaan peraturan Manfaat (M.U), bagaimanapun, kriteria memenuhi kebutuhan minimum serta kemampuan teknologi RKE dan telah dilaksanakan dengan baik untuk mencapai sertifkasi.
Fungsi RKE pada masyarakat telah mengembangkan sebuah standar ISO (ISO 2005: 18308- persyaratan untuk arsitektur referensi RKE) untuk memandu pengembang menuju ke arah rangka Standarisasi yang merupakan RKE dari perspektif global.
SUMBER-SUMBER LAIN DARI KEBUTUHAN FUNGSIONAL RKE
Ada banyak fungsi mempelajari sistem dalam RKE :
1. Setiap YanKes harus memahami RKE, dan memastikan bahwa penyedia memperoleh RKE yang benar.
2. Menujukan ftur set yang relatif stabil dan komprehensif
3. Sistem harus disesuaikan untuk mengakomodasi variasi, harus interoperabilitas dan komparabilitas data untuk mencapai informasi kesehatan untuk perawatan pasien.
SUMBER-SUMBER LAIN DARI
KEBUTUHAN FUNGSIONAL RKE
Fungsi dari RKE
• RKE menjadi “mudah untuk belajar " dan
• Efsien untuk menggunakan" (Holliday 2008; Dolan 2009). CCHIT dan pemerintah federal
: meningkatkan kegunaan dan menghapus subjektivitas dari penilaian kegunaan .
ONC pada (2007) : menjelaskan persyaratan dalam meningkatkan kualitas data dalam RKEs, dan
AHIMA (2007) :
• memberikan kontribusi untuk menjelaskan persyaratan untuk meningkatkan kualitas data di RKEs,
• memberikan pedoman untuk penggunaan persyaratan
kualitas data - baik upaya dimaksudkan untuk mencegah penyalahgunaan dokumentasi RKE.
Fungsi dari RKE
• RKE menjadi “mudah untuk belajar " dan
• Efsien untuk menggunakan" (Holliday 2008; Dolan 2009). CCHIT dan pemerintah federal
: meningkatkan kegunaan dan menghapus subjektivitas dari penilaian kegunaan .
ONC pada (2007) : menjelaskan persyaratan dalam meningkatkan kualitas data dalam RKEs, dan
AHIMA (2007) :
• memberikan kontribusi untuk menjelaskan persyaratan untuk meningkatkan kualitas data di RKEs,
• memberikan pedoman untuk penggunaan persyaratan
kualitas data - baik upaya dimaksudkan untuk mencegah penyalahgunaan dokumentasi RKE.
PERSYARATAN UNTUK KEGUNAAN
RKE:
1. Setiap organisasi dimulai dari titik yang berbeda
2. Setiap organisasi memiliki kebutuhan yang berbeda
3. Setiap vendor menawarkan pendekatan yang agak berbeda
4. Unsur lain dari pemilihan produk harus diperhatikan
Mengidentifkasi Kebutuhan Fungsional :
Lakukan Survei kebutuhan fungsional pengguna
Jika set lengkap fungsi tidak direncanakan sebelumnya, maka pilihan vendor yang salah bisa terjadi.
Proses survei memulai upaya pendidikan dan pengguna terlibat dari awal. Sebagai pengguna lebih memahami kemampuan fungsional miliknya,
mereka dapat berkontribusi lebih banyak untuk upaya perencanaan.
Proses melibatkan pengguna itu penting untuk sukses pemilihan dan
pelaksanaan RKE
SETIAP ORGANISASI PERLU
MENETAPKAN PERSYARATAN
FUNGSIONAL
SETIAP ORGANISASI PERLU
MENETAPKAN PERSYARATAN
Sebagai contoh:
seorang individu telah menggunakan satu produk secara lengkap akan menguntungkan vendor dan mendorong organisasi untuk mengadopsi produk vendor, terlepas dari fungsi tersebut.
Di sisi lain, pengguna yang memiliki pengalaman buruk dengan produk dapat memperkenalkan pengalaman terhadap produk vendor tersebut.
Proses survei pengguna pada fungsi RKE’s seharusnya vendor netral.
Penting bagi pengguna membuat kuesioner untuk mengidentifikasi setiap fungsi
Misalnya, dalam kasus RKE/Hasil Laboratorium
di NHIN, persyaratan fungsional akan
mencakup (Tercantum dalam urutan deskripsi
mereka dalam kasus penggunaan):
1.Kesesuaian Identitas Pasien 2.Persetujuan Manajemen
3.Catatan Layanan Dokter
4.Gudang Hasil Laboratorium
5.Pemberitahuan dari ketersediaan hasil untuk pemesanan dokter dengan RKE
6.Pemberitahuan ketersediaan hasil untuk pemesanan dokter tanpa RKE
7.Verifkasi pemesanan tanggal penerimaan dokter
8.Permintaan proses dan memberikan hasil laboratorium untuk penyedia perawatan dengan RKE
9.Pemberitahuan ketersediaan hasil laboratorium baru
1. Kemampuan Inventaris Fungsional saat ini
Kemampuan fungsional ada dan diinginkan harus
diidentifkasi dari alur kerja dan proses peta atau
kasus penggunaan.
2. Melakukan InventarisAplikasi
Fungsi RKE bergantung pada ketersediaan sistem
sumber untuk memasok
data. Pendekatan lain
untuk
menentukan kebutuhan fungsional adalah
melakukan
aplikasi
inventarisasi
untuk
mengidentifkasi semua aplikasi yang saat ini ada
dan bagaimana hubungan satu sama lain .
Inventaris Aplikasi ada 3 kategori utama :
1. Fungsi administratif
Manajemen inventaris, Penjadwalan staf, Kontrol kualitas, akutansi dan jasa penagihan
2. Fungsi Perawatan
Manajemen spesimen di laboratorium, manajemen dosis dalam sistem farmasi dan
penjadwalan perawat.
3. Fungsi Feeder
dimana sumber sistem mengirim dan menerima data dari sistem RKE, misalnya : Sistem farmasi perlu mengirim informasi resep dan
menerima
semua informasi resep.
3
. Melakukan Review Laporan Inventaris
Menyusun
Laporan
Inventaris
adalah
komponen
lain
dari
penilaian
kebutuhan
fungsional secara keseluruhan. Dalam menyusun
Inventaris
tersebut,
setiap
laporan
yang
dihasilkan secara elektronik atau secara manual
harus ditinjau; perlu review bahwa yang
diinventaris yg diperlukan saja
4.
Melakukan Analisis Kebutuhan Informasi Ad
Hoc
Dilakukan untuk menggambarkan kebutuhan informasi yang paling sulit seperti kejasian yg jarang. Misalnya, presentasi dari dokter yang merawat pasien dengan gejala atipikal, dan DD/nya sulit dipahami. Analisis kebutuhan
informasi Ad Hoc dapat dilakukan dengan membuat
serangkaian pengamatan atau dengan mengembangkan skenario kasus penggunaan dengan spesialis.
5.
Melakukan
Analisis
Retrospektif
dari
pengambilan Keputusan
adalah cara lain untuk memperoleh kebutuhan
informasi Ad Hoc yang sulit untuk diinventarisasi.
Biasanya
pengambilan
keputusan
tidak
menggunakan informasi yg ada tapi berdasarkan
pengalaman. Dengan adanya informasi yang faktual
maka pengambilan keputusan akan lebih tepat.
6. Membandingkan Manfaat dari Fungsi RKE
penilaian kebutuhan fungsional adalah dengan membandingkan fungsi dari fungsi RKE yang ada (lihat gambar 8.6)
Pertimbangan perlu diberikan untuk menggunakan kata-kata yang sederhana dan sehingga persyaratan yang jelas untuk semua pengguna potensial dari dokumen (Cantoria 2011).
1. RKE adalah hasil akhir dari mengintegrasikan semua aplikasi dan guna menerapkan teknologi yang tepat dan alat-alat analisis untuk membuat informasi yang memberikan kontribusi untuk perbaikan sistem pelayanan kesehatan.
2. Memahami infrastruktur informasi yang diperlukan untuk mencapai RKE sangat penting untuk semua orang yang terlibat dalam proyek.
3. Proyek RKE harus dimulai dengan pemahaman tentang kebutuhan pengguna dan kebutuhan fungsional. Kebutuhan pengguna terdiri dari isi informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan eksekutif atau klinis. Kebutuhan fungsional merupakan data yang menjadi informasi untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
