MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM ) KOMPUTER
MATERI
1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen 2. Sistem Informasi Manajemen dan Komputer 3. Pendekatan dan pengolahan data pada sistem 4. Peranan SIM komputer dalam perusahaan 5. SIM untuk Pengambilan keputusan
6. Perencanaan, design dan penerapan SIM berbasis komputer 7. Perancangan SIM komputer
8. Pemeliharaan SIM berbasis komputer
DAFTAR PUSTAKA
a. Robert G. Murdick/ Joel E. Ross, Sistem Informasi untuk
manajemen Modern. Penerbit PT. Erlangga ( Paling Utama )
b. Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Graha
Ilmu ( Buku rekomendasi dari Poltek piksi ganesha )
c. Gordon B.Davis Sistem Informasi Manajemen
BAGIAN I
PENGANTAR SIM
1.1 Pengertian Istilah Sistem Informasi Manajemen
a. Sistem ( Sistem Abstrak dan Sistem Fisik)
Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information System : Conceptual Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai
berikut:
Sistem dapat abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling tergantung. Misalnya, sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia , dan sebagainya. Sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
Untuk menjelaskan sistem yang bersifat fisis, Gordon B. davis memberikan contoh-contoh antara lain sebagai berikut : Sistem angkutan – pegawai-pegawai, mesin-mesin, dan organisasi yang mengangkut barang-barang. Sistem sekolah – gedung-gedung, guru-guru, administrator-administrator, buku-buku pelajaran, dan sebagainya yang bersama-sama berfungsi memberikan pelajaran kepada para siswa.
Norman L. Enger bukunya, Management Standards for Developing Information Sistems, menulis bahwa “a system consists of related that meet
company objectives such as inventory control or production scheduling”, suatu
Prof.Dr.Mr.S. Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Pengambilan Keputusan, mengatakan:
Sistem sebagaimana telah saya rumuskan dalam bagian-bagian terdahulu adalah setiap sesuatu yang terdiri atas obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan uang tertentu
Richard A. Johnson, Fremont E. Kast, dan James E. Rosenzweig dalam buku mereka yang berjudul The Theory and Management of Systems, yang diterjemahkan oleh Drs. S. Pamudji,M.P.A dalam bukunya, Teori Sistem dan Penerapannya dalam Management, mengemukakan bahwa suatu sistem adalah “ suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh.
Pada halaman lain dikemukakan :
Suatu sistem akan didefinisikan sebagai suatu gugus komponen-komponen yang dirancang untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu sesuai dengan rencana. Terdapat tiga hal yang penting dalam definisi ini, Pertama, adanya maksud atau tujuan, dimana sistem dirancang untuk mengerjakannya. Kedua, adanya suatu rancangan, atau suatu susunan komponen-komponen. Akhirnya input informasi, energi (tenaga), dan bahan-bahan (material) harus dialokasikan sesuai dengan rencana.
b. Sistem
Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.
Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia,misalnya sistem komputer.
Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem sederhana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).
c. Data
Menurut The Liang Gie, data atau bahan keterangan adalah :
Menurut Gordon B. Davis :
Data, bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. data dibentuk dari lambang grafis seperti *, $, dan ~. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan Data-data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data.
d. Informasi
Menurut Gordon B. davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan :
Informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan dan keterangan.
George R. Terry, Ph.D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yangberguna. Selanjutnya dijelaskan oleh beliau bahwa kegunaan informasi tergantung pada :
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberi bantuan, maka informasi itu harus membantu si penerima dalam apa yang ia usahakan untuk memperolehnya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Dalam menyampaikan dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan.
3. Waktu
Apakah informasi itu masih up-to-date? 4. Ruang atau tempat
5. Bentuk
Dapatkan informasi itu dugunakan secara efektif ? Apakah informasi itu menunjukkan hubungan-hubungan yang diperlukan, bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen ? Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya?
6. Semantik
Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas? Apakah ada kemungkinan salah tafsir?
e. Manajemen
Menurut Prof.Dr. Prajudi Atmosudirjo, S.H. pengertian manajemen itu dapat dipandang sebagai :
1. Orang-orang:
Semua orang yang mempunyai fungsi/kegiatan pokok sebagai pemimpin-pemimpin kerja.
2. Proses:
Adanya kegiatan-kegiatan yang berarah ke bawah, jadi berupa kerja-kerja untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Sistem Kekuasaan :
Atau sistem kewenangan-kewenangan/ wewenang-wewenang supaya orang-orang menjalankan pekerjaan.
Demikian juga apabila kita mengatakan top management, middle management, dan lower management, maka yang kita maksudkan adalah top
manager, middle manager, dan lower manager.
Dikatakan oleh George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Principles of Management, sebagai berikut :
Tingkatan manajemen
Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu: 1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya.
Misal:
2. Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.
3. Manajemen Bawah/Lini (Low Management)
Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.
Berikut adalah skema ( Piramida ) manajemen berdasarkan tingkatanya:
Dilihart dari kegiatan yang dilakukan :
Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer mempunyai ungsi utama atau keahlian yang berbeda yaitu:
Keahlian Manajerial (Managerial Skill) yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.
Keterampilan Manajer
Secara umum, terdapat emat keterampilan manajer pada masing-masing tingkat manajer:
1. Keterampilan konseptual
Ketrampilan atau kemampuan mental untuk mengkordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi.
2. Keterampilan Kemanusiaan
Kemampuan untuk saling bekerja sana dengan memahami dan memotivasi orang lain.
3. Keterampilan Administrasi
Kemampuan yang ada hubungannya dengan fungsi manajemen yang dilakukan.
4. Keterampilan Teknik
Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur, dan metode dari suatu bidang tertentu.
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
Keterampilan teknis (technical skill)
suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Fungsi Manajemen
Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Banyak sekali ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Ambil contoh misalnya George R. Terry. Dia menyebutkan bahwa fungsi manajemen terdiri dari:
a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Actuating (Penggerakkan) d. Controlling (Pengawasan).
Sedangkan Harold Koontz dan Cyril O’Donnel membagi fungsi manajemen menjadi:
a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Staffing (Penyusunan Pegawai) d. Directing (Pembinaan Kerja) e. Controlling (Pengawasan).
Tidak jauh berbeda dengan pendapat para ahli di atas, Henry Fayol mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari:
a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Commanding (Pemberian Komando) d. Coordinating (Pengkoordinasian) e. Controlling (Pengawasan).
a. Forecasting (Peramalan) b. Planning (Perencanaan) c. Organizing (Pengorganisasian) d. Commanding (Pemberian Komando) e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Controlling (Pengawasan).
Selanjutnya Luther Gullick membagi fungsi manajemen menjadi: a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian) c. Staffing (Penyusunan Pegawai) d. Directing (Pembinaan Kerja) e. Coordinating (Pengkoordinasian) f. Reporting (Pelaporan)
g. Budgeting (Anggaran).
Untuk lebih jelasnya, berikut ini Anda akan mempelajari uraian singkat tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan.
Perencanaan (Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. WHAT(apa) yang akan dilakukan, WHY (mengapa) harus melakukan apa, WHEN (kapan) melakukan apa, WHERE (dimana) melakukan apa, WHO (siapa) yang melakukan apa, HOW (bagaimana) cara melakukan apa,
Pengorganisasian (Organizing) ialah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas. Siapa mengerjakan apa dan siapa bertanggung jawab pada siapa.
Pengawasan ( Controlling) disebut juga fungsi pengendalian. Suatu proses untuk mengukur atau membandingkan antara perencanaan yang telah dibuat dengan pelaksanaan. Dengan adanya pengawasan ini, diharapkan jangan sampai terjadi kesalahan atau penyimpangan.
Disamping itu, Forecasting (Peramalan) sering dijadikan sebagai bahan pertimbangan. Forecasting ialah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.
f. Sistem Informasi Manajemen
Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul Management and Organizational Behaviour, mengatakan bahwa Suatu sistem
informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.
The Liang Gie dalam bukunya, Pokok-pokok PPBS dan MIS menyarankan perumusan MIS yang lebih luas lingkupannya sebagai :
Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengambilan kembali dan penyebaan keterangan itu dengan berbagai peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanankan tugas dengan sebaik-baiknya maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinanya yang lain secara tepat.
SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
G. Sistem dan komputer
Sistem yang dibangun dan dijalankan dengan menggunakan komputer sebagai alat bantunya. Elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan pengolahan data untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan perangkat komputer. Elemen-elemen yang saling berhubungan tersebut adalah:
- Perangkat keras (Hardware), - Perangkat lunak (Software), - Brainware
Di sini, perangkat keras adalah peralatan komputer itu sendiri, perangkat lunak adalah program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan proses tertentu, dan brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer.
BAGIAN II
DATA UNTUK SIM
2.1. Metode Pengumpulan Data
a. Melalui pengamatan sendiri secara langsung
Keuntungan metode ini adalah bahwa data yang dikumpulkan akan lebih cermat karena pengamat sendiri yang mengumpulkan.
Kerugiannya adalah :
1. Daerah pengamatan tidak luas, karena pengamat tidak punya banyak waktu untuk mengumpulkan data.
2. Biayanya mahal
3. Tidak dapat dilakukan apabila banyak hal yang harus diselidiki.
b. Melalui wawancara
Keuntungan metode ini :
1. Data yang dikumpulkan akan lebih teliti karena dikumpulkan sendiri. 2. Pengamatan dapat dilakukan dalam daerah yang luas dan atas dasar
prinsip angka yang banyak, hasilnya akan lebih cermat.
3. Data dikumpulkan sendiri oleh pengamat meskipun secara tidak langsung / melalui wakilnya.
Kerugiannya adalah :
1. Metode ini merupakan metode yang mahal karena harus banyak wakil yang ditunjuk pergi ke berbagai tempat untuk mengumpulkan data. 2. Fakta-fakta yang dikumpulkan kurang teliti.
c. Melalui perkiraan korespondensi (pembawa berita)
Keuntungan metode ini : 1. Metode ini sangat murah
Kerugiannya adalah bahwa data yang dikumpulkan sering kurung teliti.
d. Melalui daftar pertanyaan
Keuntungan metode ini :
1. Metode ini lebih murah dibandingkan dengan metode wawancara pribadi secara langsung.
2. Data dapat dikumpulkan secara cepat.
Kerugiannya adalah informan-informan mungkin tidak mengembalikan daftar pertanyaan atau mengembalikan akan tetapi tidak menjawab semua pertanyaan.
Dalam praktek langsung sering digunakan gabungan dari dua metode atau lebih misalnya metode pengamatan secara langsung dengan metode wawancara atau lainnya.
2.2. Pengertian Pengolahan Data
George R. Terry, Ph.D. dalam bukunya, Office Management and Control, mengatakan :
Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan .
Selanjutnya dikatakan bahwa ada 8 unsur pokok pengolahan data, yakni : 1. Membaca
2. Menulis, mengetik, membuat lubang pada kartu atau pada pita-kertas (sering disebut masukan).
3. Mencatat atau mencetak (sering disebut keluaran) 4. Menyortir
5. Menyampaikan atau memindahkan 6. Menghitung
8. Menyimpan
2.3. Operasi Data
Menurut Burch dan Strater kesepuluh operasi data adalah : 1. Capturing
Operasi ini menunjukkan pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk seperti formulir kepegawaian, pesanan pembelian, dan sebagainya. 2. Pemeriksaan (verifying)
Menunjukkan pengecekan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat.
3. Penggolongan (classifying)
Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan arti bagi si pemakai.
4. Penyusunan atau Penyortiran
Menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya.
5. Peringkasan (Summarizing)
Menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam salah satu dari dua cara. Pertama mengumpulkan data secara matematika, kedua mengurangi data secara logika.
6. Perhitungan (calculating)
Operasi ini memerlukan penanganan data secara ilmu hitung dan atau logika. 7. Penyimpanan (storing)
Menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, microfilm dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila diperlukan.
8. Pengambilan kembali (retrieving)
Memperbanyak data dari satu media ke media yang lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama.
10. Penyebaran/pengkomunikasian (disseminating/communicating) Memindahkan data dari satu tempat ke tempat yang lain.
Menurut Burch dan Strater ada empat macam metode pengolahan data yang penting diketahui, yakni :
a. Manual
Dalam data manual semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil, kertas, dan sebagainya.
b. Electromechanical
Metode electromechanicalmerupakan suatu gabungan dari orang dan mesin c. Punched card equipment
Metode purched card equipment mengandung penggunaan semua peralatan yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai suatu sistem warkat unit.
d. Electronic computer
Metode electronic computer, komputer disini berarti suatu susunan dari alat masukan, suatu unit pengolahan pusat (central processing unit), dan alat-alat keluaran.
Unit pengolah pusat terdiri atas 4 komponen pokok, yakni : 1. Arithmetic-logic unit
2. the control unit
3. the primary storage unit
2.4. Sentralisasi dan desentralisasi pengolahan data
a. Sentralisasi pengolahan data
Dengan pengolahan data yang disentralisasi, sebagian besar operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah. Biasanya ini merupakan suatu bagian terpisah yang diadakan dalam suatu organisasi dan disebut Bagian Pengolahan Data Elektronik (Electronic Data Processing Department, sering disingkat EDP Department. Akan tetapi pengolahan data dapat
juga dilakukan oleh :
1. Suatu biro jasa, yang merupakan perusahaan terpisah di luar organisasi, yang memberikan macam-macam pelayanan pengolahan data.
2. Fasilitas- fasilitas timesharing yang dibeli atau disewa dari perusahaan privat, atau
3. Suatu susunan manajemen fasilitas di mana suatu perusahaan privat mengambil alih pelaksanaan operasi pengolahan data organisasi.
b. Desentralisasi pengolahan data
Susunan pendekatan hierarkis untuk menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi juga meliputi, seperti halnya pendekatan hierarkis yang menggunakan pengolahan data yang didesentralisasi, beberapa bidang fungsional otonom atau suborganisasi dalam organisasi keseluruhan. Aliran informasi masih vertical dalam masing-masing bidang fungsional.
C. Terdistribusi
Data-data yang akan diolah disebar ke bagian-bagian, namun bagian-bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logik dan diawasi oleh bagian yang lebih lebih tinggi tingkatannya sehingga ternbentuk kesatuan Keuntungan :
1. Dapat meminimalkan biaya software dan hardware 2. Mempersingkat waktu respon
BAGIAN III
FUNGSI, BIAYA, NILAI DAN MUTU INFORMASI
3.1. Fungsi Informasi
Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang dimasukkan ke dalam, dan pengolahan, suatu model keputusan.
3.2. Biaya Informasi
a. Biaya operasi system informasi dapat diuraikan sebagai berikut : 1) Biaya perangkat keras
2) Biaya ini biasanya merupakan biaya tetap atau biaya tertanam, dan akan meningkat untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
3) Biaya untuk analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem
4) Biaya ini merupakan biaya tertanam, dan biasanya akan meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
5) Biaya untuk tempat dan factor-faktor kontrol lingkungan
6) Biaya ini setengah berubah-ubah (semivariabel). Biasanya biaya ini meningkat sesuai dengan tingkat mekanisasi yang tinggi.
7) Biaya perubahan
8) Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu metode ke metode yang lain.
9) Biaya operasi
3.3 Nilai Informasi
Menurut Burch dan Strater dalam buku mereka, Information Systems: Theory and Practice, nilai informasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
1. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi. Kecepatan memperolehnya dapat diukur, akan tetapi berapa nilainya bagi pemakai informasi, sulit mengukurnya.
2. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifatnya ini sangat kabur dan, oleh karena itu, sulit mengukurnya.
3. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar, maka biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan
4. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi ; semua keluaran lainya tidak berguna akan tetapi masalah mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
5. Ketepatan Waktu
6. Kejelasan
Sifat ini menunjukan tingkat keluaran informasi, bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar 7. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan akan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambilan keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, akan tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
8. Dapat Dibuktikan
Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
9. Tidak Ada Prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
10. Dapat Diukur
Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal. Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap sebagai informasi, hal-hal tersebut berada diluar lingkup pembicaraan kita.
Nilai informasi yang sempurna adalah bahwa mengambil keputusan diizinkan untuk memilih keputusan optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan suatu kerugian. Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan daripada memberikan angka yang pasti.
1. Tentukan tindakan-tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-kemungkinan sebelumnya.
2. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.
3. Tentukan ukuran sampel yang optimal. 4. Sampel
5. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya didasarkan data sampel.
3.4. Mutu Informasi
Informasi berbeda dalam mutunya diseBAGIANkan oleh penyimpangan atau kesalahan.
Menurut Gordon B. Davis kesalahan dapat diseBAGIANkan oleh: 1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat. 2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar. 3. Hilang atau tidak terolahnya data.
4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah
5. Dokumen ( induk ) sejarah yang salah ( atau pengunaan dokumen sejarah yang salah )
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misalnya kesalahan program komputer )
7. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Kesulitan karena penyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya. Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
1. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan, 2. Pemeriksaan intern dan extern,
4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi
BAGIAN IV
PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN
Suatu Sim Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut :
a. Proses perencanaan b. Proses pengendalian
c. Proses pengambilan keputusan
4. 1. Manajemen sebagai suatu sistem
a. Perencanaan
Pada penganalisaan kegiatan perencanaan lebih lanjut, perencanaan harus melaksanakan lima tugas pokok sebagai berikut :
1. Menentukan tujuan.
2. Mengetahui kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
3. Menjelaskan sumber-sumber dan/atau bakat-bakat yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan.
4. Menentukan lamanya tiap kegiatan.
5. Menentukan urutannya, apabila ada, kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan.
Dukungan SIM pada proses perencanaan
Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.
memerlukan suatu model perencanaan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara ringkas, dukungan SIM pada proses perencanaan ditunjukkan table 4.1
Tabel Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi
Model Perencanaan
Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan model.
Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan
Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer
Data Masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis
Manipulasi Model
Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.
b. Pengawasan
1. Pengawasan adalah suatu proses yang terdiri atas tiga langkah penting, yakni :
2. Mengukur keluaran-keluaran sistem
3. Membandingkan keluaran-keluaran ini dengan rencana, dan menentukan penyimpangan-penyimpangan apabila ada;dan
Dukungan Sistem Informasi pada proses pengendalian
Dukungan yang diberikan pada proses pengendalian ini mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang.
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian . Dengan demikian maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpangan-penyimpangan akan segera terdeteksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian.
c. Pengambilan Keputusan
1. Unsur-unsur pengambilan keputusan
Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur :
1) Model
Menunjukkan suatu gambaran masalah secara kuantitatif atau kualitatif
2) Kriteria
Menunjukkan tujuan dari masalah keputusan misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum.
3) Pembatas
Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan.
4) Optimalisasi
dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau yang optimum.
2. Jenis-jenis pengambilan keputusan
Dalam arti luas ada dua jenis pengambilan keputusan, yakni : 1) Pengambilan keputusan yang terprogram
Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameter-parameter yang dirumuskan dengan baik memberi kemungkinan untuk pengambilan keputusan yang diprogramkan.
2) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan
Jenis pengambilan keputusan ini menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah-masalah yang tidak jelas. Masalah-masalah tersebut biasanya kompleks, hanya sebagian parameter yang diketahui dan banyak parameter yang telah diketahui mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti.
3. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan
Untuk menggolongkan, kita membagi pengambilan keputusan itu ke dalam tiga tingkat :
1) Pengambilan keputusan tingkat strategis
2) Keputusan stategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi seluruh organisasi.
3) Pengambilan keputusan tingkat taktis
mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis emerlukan gabungan dari kiegiatan perencanaan dan kegiatan pengawasan yang hampir sama.Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apabila ada, kemungkinan untuk pengambilan keputusan terprogramkan.
5) Pengambilan keputusan tingkat teknis
Pada tingkat ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan.Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien.
Dukungan Sistem Informasi pada pengambilan keputusan.
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu : 1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas
Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan
Pengakuan adanya masalah
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha:
Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah Analisis arah tindakan yang mungkin.
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
BAGIAN V
KOMPONEN-KOMPONEN DARI SUATU SISTEM KOMPUTER
DAN PENGELOLA INFORMASI
5.1. Komponen – komponen sistem komputer
Meskipun banyak manajer terpesona dan kadang-kadang dinuat bingung oleh komputer, operasinya pada dasarnya tidak lebih kompleks dibandingkan sistem manual. Bidang komputer ini disebut pengolahan data secara elektronik (electronic data processing), dan komputernya tidak lebih dari alat pengolahan data elektronik, yang memiliki komponen-komponen yang sama dengan system manual. Namun komputer menerima datanya dalam bentuk alphanumeric (alphabetic dan numerical) atau dalam bentuk huruf dan angka.
1. Input
Fungsi memasukkan data ke dalam sistem komputer dilakukan oleh sebuah alat input. Berbeda dengan sistem manual yang pengolahnya adalah manusia, input kedalam komputer harus ke dalam bentuk yang dapat diterima oleh mesin. Biasanya input ini berupa kartu key-punch, media magnetic (pita, disk, diskette), dan input langsung dari keyboard terminal.
2. Pengolah Pusat (Central Processing)
3. Penyimpanan (storage)
Penyimpanan ini hampir mirip dengan sebuah filling cabinet elektronik yang sangat besar, dengan indeks yang lengkap, dan setiap saat terbuka bagi komputer. Penyimpanan ini terdiri dari intern, yang merupakan bagian dari komponen pengolahan dan ekstern.
Penyimpanan intern,yang sering disebut memory, merupakan karakteristik yang memungkinkan komputer itu menyimpan, dalam bentuk elektronik, data dari alat-alat input dan serangkaian instruksi yang panjang, yang disebut program, yang memerintahkan mesin akan tugas yang harus dilakukannya.
Penyimpanan ekstern ada dua macam :
1) Direct access(langsung dapat dicari). Berbentuk disk, diskette, magnetic drum dan sarana data cell yang dapat menampung penyimpanan data massal tanpa urutan, dan dapat dicari langsung tanpa harus membaca arsip dari permulaannya umtuk menemukan data yang diinginkan.
2) Sequential (urutan). Berupa magnetic tape (pita magnetic) yang diisi menurut urutan, dan harus dibaca dari awal untuk membaca atau menulis catatan yang diinginkan.
4. Output
Komunikasi Data
Uraian tentang penggunaan komputer belum lengkap tanpa menyebutkan komputer data – suatu perkawinan antara pengolahan data dan transmisi data. Beberapa tahun yang lalu, komunikasi data masih merupakn subyek yang samar, dan yang hanya dipelajari oleh segelintir ahli belaka.
Proses komunikasi data pada umumnya membutuhkan lima bagian :
1. Sebuah alat pengirim (transmitter) atau sumber informasi. Biasanya ini berupa suatu jenis alat input/output, seperti mesin tik, keyboard, atau layar display. 2. Sebuah pertukaran pada titik pengiriman. Ini merubah sinyal transmisi data
menjadi sinyal analog agar dapat dikirimkan melalui jaringan transmisi. Secara histories, alat converter ini hampir selalu disediakan oleh “perusahaan umum”.
3. Sebuah saluran transmisi atau sarana penyaluran (carrier). Berbagai perusahaan telpon dan perusahaan jasa menawarkan jasa saluran pribadi dengan kecepatan yang berbeda-beda.
4. Sebuah converter pada titik penerimaan. Ini merubah sinyal yang diterima dari saluran transmisi itu kembali menjadi sinyal digital untuk pemakaian dalam komputer.
5. Sebuah alat penerima transmisi informasi. Ini adalah komputernya dari berbagai ragam alat-alat input/output.
Meskipun kemungkinan susunan dari terminal, converter, saluran transmisi, dan komputer tidak ada batasnya, sang manajer hanya perlu memahami beberapa ide inti saja.
1. Konsepsi yang pertama
Komputer uitama dalam system ini berkomunikasi dengan semua terminalnya. Terminal-terminal ini mungkin berbeda dalam tingkat “intelegensinya”. Input dan output dilakukan oleh komputernya.
Merupakan contoh nyata dari pengolahan data yang dibagi-bagi, karena komputer utamanya dan komputer-komputer lainnya membagi tanggung jawab pengolahan , terlepas dari intelegensi masing-masing terminalnya.
3. Konsepsi Ketiga
Dikenal sebagai hubungan antara “majikan-dengan-majikan, karena masing-masing komputer dalam gabungan ini membagi beban pengolahan ke seluruh sistem.
5.3. Pengelolaan Informasi
Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara yang paling efektif. Jenis-jenis sumber daya bagi manajer adalah :
1. Sumber daya fisik, terdiri atas :
Manusia
Material (termasuk mesin, fasilitas, dan energi)
Uang
2. Sumber daya konseptual, yaitu berupa informasi (termasuk data)
Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya fisik. Manajemen sumber daya fisik dapat dilakuakn dengan cara :
Menyusun
Memaksimalkan penggunaan dengan eminimalkan waktu terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak.
Akhirnya mengganti sumber daya tersebut pada saat kritis yaitu sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien dan usang.
3. Aktifitas dalam pengolahan informasi meliputi :
1) Memastikan bahwa data entah yang diperlukan telah terkumpul 2) Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna
4. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tulisan.
2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving), merupakan semua kegiatan yang mengarah pada solusi tentang permasalahan.
Seorang manajer juga harus memiliki pengetahuan manajemen, yaitu : 1. Mengerti komputer (computer literacy), yaitu pengetahuan mengenai
komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer (walau tidak perlu jadi programmer), dll
2. Mengerti informasi (information literacy), meliputi pengertian mengenai bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperileh, dan bagaimana membagikan informasi kepada pihak lain.
5.4. Evolusi SIM (CBIS)
1. Fokus awal pada data
Selama paruh awal abad 20, saat purched card dan keydriven bookkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan inforasi para manajer. Rakter ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi dengan nama pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi popular dan telah disingkat menjadi pengolahan data (Data Processing/DP).
2. Fokus baru pada informasi
3. Fokus revisi pada sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS)
Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
4. Fokus sekarang pada komunikasi
Berbagai aplikasi komputer untuk otomasi (Office Automation/OA) telah berkembang pesat antara lain meliputi, konferensi jarak jauh, surat elektronik, kalender elektronik dll.
5. Fokus potensial pada konsultasi
Sistem pakar (Expert System/ES) yang menerapkan kecerdasan buatan (Artificial Intelligent /AL) telah semakin banyak diperhatikan.
5.5. Organisasi Pengelola Informasi
Spesialis Informasi (information specialist) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer/CBIS. Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam, yaitu :
1. Analis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang.
2. Pengelola basis data ( Data Base Administrator/DBA), bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Selanjutnya pengelola basis data mengelola basis data sebagai sumber daya penting bagi perusahaan.
sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.
4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.
( Bahan Setelah UTS )
BAGIAN VI
PERTUKARAN SISTEM MANUAL KE SISTEM KOMPUTER
6.1. Konversi Sistem Manual ke sistem Komputer
Untuk meningkatkan pengertian kita tentang sistem informasi manajemen yang menggunakan komputer , kita melanjutkan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer ini dengan menjelaskan langkah-langkah yang diambil dalam konversi atau peralihan sistem. Langkah-langkah yang diambil dalam konversi ini adalah persiapan dari :
1. Uraian atau penjelasan sistemnya (secara keseluruhan) 2. Dokumen-dokumen Input
3. Dokumen-dokumen output 4. Desain arsip
5. Program logikanya (detail) 6. Program komputer
7. Verifikasi sistem 8. Dokumentasi
1. Uraian Sistem
Uraian sistem pada dasarnya merupakan suatu pernyataan tentang input, output, operasi pengolahan data serta arsip utama yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan arus informasi yang logis dan operasi-operasi logis yang perlu dilakukan untuk menjalankan desain khusus yang dipilih. Uraian sistem ini berbentuk tertulis dan berupa gambar diagram.
1) Uraian Tertulis
pemakainya dan para teknisi komputernya memahami operasi dari sistemnya, dan dapat menggunakan penjelasan ini sebagai titik tolak untuk membuat desain yang lebih terperinci.
2) Uraian berupa gambar
Sebuah gambar atau ilustrasi memungkinkan kita untuk menyimpulkan uraian tertulis dari sistem secara drastik. Bentuk simbolis ini mempermudah analisa cepat dari pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan memberikan gambaran menyeluruh secara visual dari seluruh operasi.
2. Dokumen Input
Setelah uraian sistem selesai dibuat, perlu diperinci bagaimana informasinya harus dicatat dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pertimbangan dalam penentuan format ini meliputi volume dari informasi, frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya, serta penanganan dari informasi tersebut. Kadang-kadang informasi itu harus diterima dalam bentuk aslinya, sebagaimana diterima dari luaran. Dalam hal ini hanya diperlukan pembuatan suatu bentuk yang dapat digunakan oleh mesin.
3. Dokumen Output
Pertimbangan-pertimbangan mengenai output hampir tidak ada bedanya dengan input, hanya formatnya saja yang hrus dirancang lebih cermat karena ini merupakan tujuan dari seluruh operasi ini. Manajemen khususnya hanya memerlukan dokumen output ini, dan karena sifat yang kritis ini, maka desainnya harus dilakukan dengan baik.
4. Desain Arsip
5. Logika Program
Meskipun ada berbagai cara dalam penyusunan logika dan mendokumentasikan program logika ini, kita akan menggunakan bagan arus, karena hal ini sudah mendominasi secara historis serta mudah untuk membuat dan memahaminya.
Bagan arus program ini merupakan logika dari penyusunan program (programmer) mengenai ilustrasi selangkah demi selangkah bagaimana program
komputer melaksanakan pekerjaannya. Ini adalah “cetak biru” dari suatu program, dan digunakan untuk mengumpulkan dan menyusun fakta-fakta agar dapat diteliti di atas kertas; untuk menguraikan masalah, logika, dan pemecahannya; dan untuk menangani seluruh masalah dengan langkah-langkah yang sistematis.
6. Verifikasi Sistem
Setelah program disusun dan digunakan dalam, proses pemakaian, maka program tersebut disimpan dalam memory dalam bentuk binary atau bentuk yang “dapat dibaca mesin” dan siap untuk mengolah input dari terminal, menyesuaikan catatan dalam arsip induk dalam disk, dan mencetak laporan yang diperlukan. Komputer akan melaksanakan instruksi-instruksi dari program tersebut menurut urutannya, sampai programnya berhenti.
Supaya langkah ini tidak dianggap remeh, perlu diperhatikan bahwa kemungkinan dari sebuah program bekerja semestinya pada penggunaan pertama kalinya, adalah nihil.
7. Dokumentasi
Dokumentasi yang diperlukan terdiri dari tiga jenis :
2. Bagi mereka yang menjalankan dan memelihara sistemnya, diperlukan semua dokumentasi teknis yang dihasilkan selama proses pengembangan sistem ini. 3. Bagi mereka yang menggunakan outputnya, diperlukan sebuah gambaran
menyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai makna output tersebut, dan catatan tentang keterbatasannya.
6.2. Keunggulan Kompetitif
Pada bidang komputer keunggulan kompetitif diartikan sebagai pemanfaatan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Dasar pemikirannya, perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sumber daya konseptual yang unggul (data dan informasi) dapat digunakan sama baiknya dengan sumber daya fisik lainnya.
Berdasarkan pengalaman, terdapat tiga hal penting untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam bidang komputer, yaitu :
1. Tidak ada perusahaan yang sukses tersebut yang hanya mengandalkan sumber daya fisik.
2. Tidak ada aplikasi komputer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya.Umur yang singkat dari sistem informasi menuntut para pembuat sistem untuk selalu siap meraih peluang sistem baru yang lebih baik.
3. Perhatian utama perusahaan adalah memusatkan sumber daya informasi pada para pelanggan mereka.
Berbagai bentuk sistem komunikasi data dapat dipilih untuk membentuk IOS. Jenis-jenis sumber daya informasi dapat terdiri atas:
1. Perangkat keras komputer 2. Perangkat lunak komputer 3. Para spesialis informasi 4. Pemakai
6. Basis Data 7. Informasi
Konversi Sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.
Dengan demikian Perancangan Sistem dapat diartikan sbb : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
Konversi Sistem ini bisa digambarkan dengan : 1. DAD ( DFD)
2. ERD 3. Flochart
DAD (Diagram Arus Data) adalah suatu modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disbut alur data.
Fungsi DAD :
1. DAD membantu para analis sitem meringkas informas tentang sistem, mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif.
2. DAD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem.
Komponen-komponen DAD
Ada beberapa simbol yang digunakan dalam DFD yang merupakan karakteristik dari suatu sistem, yaitu :
a. Terminator (External Entity)
Terminator disimbolkan dalam bentuk persegi panjang, yang mewakili entity luar dimana sistem berkomunikasi. Biasanya notasi ini melambangkan orang atau kelompok orang misalnya organisasi diluar sistem, grup, departemen, perusahaan pemerintah, dan berada di luar kontrol sistem yang dimodelkan. Pada sejumlah kasus dapat merupakan sistem lain, sebagai contoh : sistem komputer yang berkomunikasi dengan sistem yang dimodelkan.
b. Proses
Proses disimbolkan dalam bentuk lingkaran. Melambangkan suatu proses dari data yang dimasukkan ke dalam sistem yang mengubah input menjadi output. Pemberian nama pada proses dengan menggunakan kata kerja transistif (membutuhkan objek).
c.
Nama Data Store Penyimpanan Data (Data Store)
Data store disimbolkan dengan garis sejajar, yang digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme diantara dua proses yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.Data store dapat berupa fie/database yang tersimpan dlm disket, harddisk, dll.
d.
Alur data (Data Flow)
Data Flow disimbolkan dengan tanda anak panah, alur ini mengalir diantara proses, data store, dan terminator. Alur data menunjukkan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil proses sistem.
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
Entiti
Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
Hubungan / Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :
1). Satu ke satu (One to one)
2). Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3). Banyak ke banyak (Many to many)
Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan poses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya pemrogram (programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahsa pemrograman.
Simbol-simbol flowchart
Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program. Simbol-simbol yang dipakai antara lain :
Flow Direction symbol
Yaitu simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga dalam lembar / halaman yang sama.
Connector Symbol
Yaitu simbol untuk keluar – masuk atau penyambungan proses pada lembar / halaman yang berbeda.
processing Symbol
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh komputer
Simbol Manual Operation
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer
Simbol Decision
Simbol Input-Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
Simbol Manual Input
Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line keyboard
Simbol Preparation
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage.
Simbol Predefine Proses
Simbol untuk pelaksanaan suatu bagian (sub-program)/prosedure
Simbol Display
Simbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer dan sebagainya.
Simbol disk and On-line Storage
Simbol yang menyatakan input yang berasal dari disk atau disimpan ke disk.
Simbol magnetik tape Unit
Simbol yang menyatakan input berasal dari pita magnetik atau output disimpan ke pita magnetik.
Simbol Punch Card
Simbol yang menyatakan bahwa input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu
Simbol Dokumen
6.3. penerapan model untuk sistem pemecahan masalah di perusahaan
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity).
Model umum sistem dapat digolongkan dalam empat jenis yaitu :
1. Model fisik, merupakan penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata dan model ini mempunyai nilai paling kecil bagi para manajer.
2. Model naratif, menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Model ini paling banyak digunakan dan paling popular, namun jarang disadari para pemakainya.
3. Model grafis, menggambarkan entitas dengan sejumlah garis, symbol, atau bentuk. Model ini banyak digunakan untuk komunikasi bisnis, karena sifatnya yang ringkas dan jelas.
4. Model matematis, merupakan segala bentuk formula atau persamaan yang banyak digunakan dalam pembuatan model bisnis (business modeling).
Model fisik, naratif dan grafis berguna dalam hal : 1. Mempermudah pengertian/pemahaman. 2. Mempermudah komunikasi
BAGIAN VII
MANAJEMEN DATABASE / DBMS
7.1.Kerangka Bisnis Apakah Database itu ?
Bila sebuah organisasi memiliki suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral, maka organisasi itu mempunyai sebuah Database.
Sebuah Sistem Manajemen Database
Untuk setiap database telah dikembangkan sebuah sistem untuk penggunaan database. Sistem ini, atau suatu rangkaian peraturan dan metode, memungkinkan pemberian definisi, penciptaan, perubahan, pembacaan, pemeliharaan, dan perlindungandatabase tersebut.
Pendek kata sistem ini adalah sistim manajemen database (DBMS = database management system)
Database mempunyai beberapa komponen :
1) Setidak-tidaknya satu orang menjadi “pemiliknya” dan bertanggung jawab atas database tersebut.
2) Serangkaian peraturan dan hubungan yang menentukan dan mengatur interaksi antara berbagai unsur dari database.
3) Manusia yang memasukkan data ke dalam database itu. 4) Orang yang mengeluarkan data dari database itu. 5) Databasenya sendiri.
a.Muncul : Komputer
Kecepatan (speed), karena perusahaan yang modern harus mengolah banyak transaksi dalam waktu yang sangat singkat.
Ketelitian, karena banyak perusahaan membutuhkan data, yang mereka simpan dan gunakan yang benar.
Sangat baik dalam melakukan pekerjaan berulang-ulang, karena database bersifat berulang ( setidak-tidaknya dalam format dan bentuk isinya )
b.Dampak atas manajemen
Tidak diragukan lagi, bahwa sistem database elektronik ini merupakan faktor yang besar artinya dalam dunia usaha. Dan hal ini akan menjadi bertambah penting dengan berlalunya waktu. Namun DBMS ini menimbulkan beberapa masalah serius bagi manajemen :
1) Bagaimana mengelola ahli-ahli teknik yang dibutuhkan untuk menggunakan database yang besar dan canggih.
2) Bagaimana menjaga agar sistim ini tidak muncul sebagai unsure utama dan menjadi benalu dalam kegiatan utama perusahaan.
3) Bagaimana mendapatkan informasi dan bukan setumpuk data dari database ini.
4) Bagaimana mempertahankan kebebasan manusia, dengan adanya potensi dari database untuk “mengingat” setiap gerak-gerik kita.
5) Bagaimana melakukan pengintegrasian DBMS secara mulus dalam organisasi yang lebih besar.
Sebaliknya manajemen dapat menarik keuntungan besar dari penggunaan yang tepat dari DBMS ini :
1) Lebih banyak data yang dapat dipertimbangkan dalam menghasilkan informasi bagi manajemen untuk mengambil keputusan.
3) Usaha dapat dijalankan secara lebih efektif dan lebih efisien (misalnya, bila data pelanggan segera tersedia, dari dalam hal perbankan, pada cabang mana nasabah mempunyai rekening).
4) Database dari sumber-sumber diluar perusahaan tersedia untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan (misalnya informasi tentang persediaan barang).
7.2. Tujuan DBMS
Sebelum membahas database lebih lanjut, mari kita perhatikan tujuan apakah yang harus dipertimbangkan oleh manajemen dalam merancang dan menyusun sistem manajemen database mereka:
1) Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan. 2) Membuat agar pemakainya mudah mendapatkan (meng-akses) data.
3) Memungkinkan respon yang segera atas permintaan dari data para pemakai. 4) Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada database.
5) Menghapus data yang berlebihan.
6) Memungkinkan penggunaan secara serentak dalam beberapa pemakai. 7) Memungkinkan perkembangan lebih lanjut dalam sistim database.
BAGIAN VIII
DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM
( Systems Development Life Cycle – SDLC )
8.1.Rekayasa Perangkat Lunak Untuk SIM
a. Paradigma Terhadap Rekayasa Perangkat Lunak
Rekayasa perangkat lunak SIM adalah penerapan dan pemanfaatan prinsip-prinsip rekayasa untuk menghasilkan software yang ekonomis, andal dan bekerja secara efisien pada mesin-mesin yang nyata. Elemen-elemen kunci dalam rekayasa perangkat lunak SIM meliputi :
1). Metode/Method
Metode yang digunakan adalah how toyang bersifat teknis. Metode yang digunakan meliputi bidang-bidang perencanaan proyek, estimasi, analisis persyaratan, perancangan, coding, pengujian dan pemeliharaan
2). Alat/Tool
Alat akan memberikan dukungan otomasi bagi metode (missal : Computer Aided Software Engineering/CASE)
3). Prosedur/Procedure
Prosedur akan mengintegrasikan metode dan alat. Prosedur mendefinisi-kan kapan suatu metode amendefinisi-kan digunamendefinisi-kan, hasil yang diharapmendefinisi-kan, pengendalian untuk menjamin kualitas hasil, dan milestone yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kemajuan.
b. Siklus Klasik/Model Air Terjun
Software merupakan bagian dari sebuah SIM. Tahapan analisis dan rekayasa sistem dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang meluas pada lingkup sistem.
1) Analisis Persyaratan
Tahap analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Analisis persyaratan berusaha mengetahui aspek what. Tahapan ini banyak melibatkan pemakai dan pengembang SIM.
2) Perancangan
Tahap perancangan bertujuan menterjemahkan persyaratan menjadi suatu bentuk representasi yang dapat dievaluasi kualitas sebelum tahap coding dilakukan.
3) Coding(Penulisan Program)
Coding merupakan tahap penerjemahan rancangan ke dalam bentuk yang dapat dimengerti komputer.
4) Pengujian
Tahap ini berfokus pada pengujian rincian logika software. Pengujian bertujuan mengungkapkan dan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang ada sehingga software bekerja sesuai dengan yang diharapkan. 5) Pemeliharaan.
Tahap pemeliharaan meliputi kegiatan-kegiatan koreksi kesalahan dan penyesuaian software terhadap perubahan lingkungannya.
Siklus klasik/model air terjun rekayasa perangkat lunak SIM akan menghadapi tiga permasalahan, yaitu :
1) Proyek-proyek pengembangan software jarang yang mengikuti alur sekuensial yang ketat, tetapi banyak melibatkan proses iterasi.
3) Hasil software yang dikembangkan baru akan diketahui lama setelah proyek pengembangan dimulai.
Teknik 2 Model Rekayasa Perangkat Lunak untuk SIM
a. Prototyping
Teknik prototyping baik digunakan jika pemakai belum siap dengan persyaratan software secara lengkap. Prototyping digunakan untuk menunjukan model software SIM yang dikembangkan. Model software dalam prototyping terdiri atas :
1) Model “kertas”
Model “kertas” diperlukan agar pemakai mengerti tentang interaksi antara pemakai dan software.
2) Model kerja
Model kerja diperlukan untuk mengimplementasikan beberapa fungsi/modul dalam software.
3) Program
Program dapat dikembangkan setelah sebagian atau semua fungsi/ modul dalam software yang akan digunakan dalam SIM telah diimplementasikan.
b. Model Spiral
Model spiral merupakan perbaikan dari rekayasa perangkat lunak menggunakan model air terjun dan teknik prototyping. Model spiral menggabungkan keuntungan-keuntungan model air terjun dan prototyping dan memasukkan aktivitas analisis resiko (risk analysis).
Rekayasa perangkat lunak SIM menggunakan model spiral terdiri atas empat aktivitas utama, yaitu:
1) Perencanaan
Aktivitas ini meliputi : penentuan sasaran, alternatif solusi dan hambatan.
2) Analisis Resiko
Aktivitas ini meliputi analisis alternatif solusi dan identifikasi resiko. 3) Perekayasaan
Perekayasaan merupakan pengembangan produk pada level berikutnya.
4) Evaluasi Pemakai
Evaluasi oleh pemakai diterapkan pada hasil proses perekayasaan.
c. Kombinasi Beberapa Paradigma
Kombinasi beberapa paradigma dalam rekayasa perangkat lunak SIM dimaksudkan untuk mengambil kelebihan masing-masing paradigma
Faktor 2 Manusia dalam Software
a. Faktor Manusia dalam Software Engineering
Faktor manusia dalam rekayasa perangkat lunak SIM sangat penting, yaitu :
1) Agar bisa efektif, manajer software harus mengerti stafnya secara individu dan mengerti bagaimana mereka bergaul.
2) Sistem komputer dan perangkat lunak SIM yang dikembangkan akan berpengaruh buruk bagi calon pengguna jika tidak memperhitungkan kemampuan calon pengguna pada saat rekayasa perangkat lunak. 3) Produktivitas programmer adalah faktor utama dalam rekayasa
BAGIAN IX
DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SIM 2
( Systems Development Life Cycle – SDLC )
9.1.Dasar-dasar analisis Persyaratan Perangkat Lunak
Analisis persyaratan perangkat lunak berfungsi untuk menjembatani antara pengalokasian fungsi perangkat lunak dan perancangan perangkat lunak. Hal ini akan memungkinkan untuk mendefinisikan fungsi-fungsi dan kinerja perangkat lunak, antarmuka perangkat lunak dengan elemen sistem lainnya, dan kekangan-kekangan yang harus dipenuhi oleh perangkat keras.
Aktivitas yang dilakukan pada saat analisis persyaratan perangkat lunak, meliputi:
a. Pemahaman persoalan dalam konteks perangkat lunak.
Pemahaman persoalan dapat berasal dari spesifikasi sistem dan rencana proyek. Hal ini akan berhasil jika keterlibatan unsur manajemen dan teknis dari pihak pemakai sangat besar.
b. Evaluasi dan sintesis
Aspek-aspek evaluasi dan sintesis meliputi :
Aliran dan isi informasi
Fungsi-fungsi yang dijalankan perangkat lunak
Antarmuka
Kekangan-kekangan yang mungkin muncul dalam proses perancangan
Kriteria dan teknik validasi
c. Aktivitas evaluasi dan sintesis difokuskan pada pertanyaan “apa” bukan “mengapa”. Pemodelan (prototyping) perlu dibuat untuk memperkuat pemahaman, dan berfungsi sebagai dasar pada tahap perancangan dan pembuatan spesifikasi perangkat lunak.
d. Spesifikasi perangkat lunak dan review-nya
Analisis persyaratan dalam pemodelan (prototyping) diperlukan untuk menunjukan model perangkat lunak yang akan dibuat. Analisis persyaratan pemodelan meliputi :
a. Apakah perangkat lunak yang akan dibuat cocok dibuat prototype-nya b. Jika ya, buatlah ringkasan persyaratan yang harus dipenuhi oleh prototype c. Buatlah prototype
d. Uji dan sempurnakan prototype
e. Presentasikan prototypeyang telah disempurnakan kepada pemakai
f. Ulangi langkah 4 dan 5 sampai semua persyaratan dipenuhi sesuai permintaan pemakai atau jika prototype telah berkembang menjadi produk yang sebenarnya.
9.2. Perancangan Perangkat Lunak SIM
Aktivitas pertama dalam perancangan perangkat lunak SIM berawal dari model-model informasi yang terdiri dari fungsi, behavior, dan persyaratan-persyaratan lain. Model-model tersebut diperlukan untuk menyusun :
a. Rancangan data, yaitu menentukan dominan struktur basis data
b. Rancangan arsitektur, yaitu menentukan hubungan antar komponen-komponen sruktural dari program
c. Prosedur, yaitu menentukan deskripsi prosedur dalam sistem Proses yang dilakukan dalam perancangan perangkat lunak meliputi :
a. Menyusun rancangan awal, yaitu menentukan rancangan arsitektur perangkat lunak
b. Menyusun rancangan terinci, yaitu penyempurnaan rancangan arsitektur perangkat lunak menjadi bentuk-bentuk struktur basis data dan algoritma yang terinci.
9.3. Ujian dan Pemeliharaan Perangkat lunak SIM
a. Pendekatan dalam Pengujian
