KATA PENGANTAR
Segala puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkatdan rahmatnya kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen Perkantoran” ini dengan baik
Makalah ini kami buat sebagai salah satu tugas untuk menyelesaikan tugas mata kuliah “Manajemen Perkantoran” yang dibimbing oleh Bapak M. Nuruddin Zanky, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Malang.
Semoga materi dalam makalah ini dapat bermanfaat dan menjadi referensi pemikiran bagi pihak yang membutuhkan.Dan kami rasa makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu diharapkan pembaca dapat memberikan kritik dan saran untuk perbaikan makalah ini dikemudian hari.
Purwakarta, 28 Mei 2016
BAB 1
PENDAHULUAN
1. Latar belakang
Informasi merupakan obyek atau data apapun yng bisa digunakan oleh pengguna informasi untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan yang diinginkan.Informasi diperoleh dari sumber-sumber informasi yang terdapat dimana saja kita jumpai.Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari informasi,baik informasi yang sifatnya individual maupun informasi yang berisifat umum atau general.Dalam kenyataanya manusia selalu membutuhkan informasi untuk melakukan aktifitas apupun dan dimanapun,informasi yang dibutuhkan bisa berupa lisan maupun tulisan bahkan Visual dan audio visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkrmbanagan yang sangat cepat seitring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi,dengan berkembangya teknologi informasi maka para pennguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan
kebutuhan,namun perkembangan terbebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Hal ini sangat memdukung segala aktifitas manusia dalam berbagi bidang,satu diantaranya dalam bidang Perkantoran. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA).
Suatu Perkantoran dimanapun selalu membutukan akan informasi-informasi penting yang digunakan dalam suatu aktifitas mencapai tujuan.Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut.Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
BAB 2
ISI
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perkantoran
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang.
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
Kurang organisasi yang wajar
Kurangnya perencanaan yang memadai Kurang personil yang handal
Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Macam-macam laporan yang di hasilkan oleh SIM berupa laporan periodis, laporan ikhtisar, laporan perkecualian, dan laporan perbandingan
· Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan , bulanan, dsb.
· Laporan Ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap jumlah data atau informasi
· Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul jika terjadi keadaan yang tidak normal.
· Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dnegan maksud untuk diperbandingkan.
Karakteristik sistem informasi manajemen:
· Beroprasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas.
· Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
· Menydiakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung.
B. Pengertian Teknologi Informasi Manajemen Perkantoran
Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemorosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang suatu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak
dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai
“hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1) Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.
2) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3) Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. C. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur dan semi terstruktur pada level opersional dan manajemen control. SIM juga selalu digunakan untuk perencanaan (for planning purposes of senior manaajemen staff). Adapun karakteristik SIM yaitu :
1. SIM secara umum dirancangan untuk pelaporan operasional dan untuk menunjang pengawasan kegiatan operasional.
2. SIM menggambarkan data- data yang mengalir dalam perusahaan 3. SIM hanya memiliki sedikit kemampuan analisa
5. memanfaatkan rangkisan informasi yang diperoleh dari TPS (Transaction Processing System)
6. model datanya sederhana dan menekankan pada informasi intern
7. SIM membantu dalam membuat keputusan dengan menggunakan data yang lampau dan saat ini.
8. Laporan disajikan secara periodic, misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. 9. Kebutuhan informasi di ketahui dengan tepat dam stabil.
10. SIM membutuhkan analisis yang kuat.
D. Kemampuan Sistem Informasi Manajemen
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch 2. Pemrosesan data tunggal 3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan 5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file 6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
E. Tipe – Tipe Sistem Informasi 1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System adalah aplikasi sistem informasi yang mengambil atau mengumpulkan dan mengolah data tentang transaksi suatu proses bisnis. Salah satu dimensi TPS adalah data maintenance yang dapat meng-update data yang diperlukan.TPS dapat terus berkembang karena perkembangan dunia bisnis akan terus berkembang. Perkembangan bisnis akan memerlukan sistem yang terus berkembang pula. Perkembangan bisnis ini disebut Bisnis process redesign yaitu sebuah study, analisis, dan redesign proses bisnis yang mendasar untuk mengurnagi ongkos atau meningkatkan nilai tambah yang dihasilkan.
Contoh TPS adalah: Airline reservation Bank deposit Customer returns Inventory procurement Order processing Payroll
2. Management Information System (MIS)
MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System. MIS menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan oleh karena itu
pengembangan MIS akan terus dapat berlanjut. Contoh Management Information System adalah: Budget forecasting and analysis
Financial reporting Inventory reporting
3. Decision Support System (DSS)
Decision Support System adalah salah satu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan informasi yang mendukung pengambilan keputusan kepada penggunanya. Jika
pengguna DSSadalah seorang manajemen, maka program ini disebut Executive Information System (EIS).DSS fokus pada penyediaan informasi yang berguna untuk mendukung
pengambilan keputusan. DSS menyediakan alat bagi pengguna untuk meng-akses data dan menganalisisnya untuk pengambilan keputusannya. Beberapa pertimbangan yang diberikan oleh DSS adalah sebagai berikut:
Expert Systems
Expert system merupakan perluasan dari decision support system. Expert
system adalah suatu sistem informasi pengambilan keputusan yang mengambil dan meniru pengetahuan serta keahlian dari seorang expert problem solving atau decision maker dan kemudian berpikir dan bereaksi sesuai dengan seorang expert tadi.
Expert system ditujukan untuk menduplikasi keahlian dari seorang problem solver, manajer, profesional dan para teknisi. Para tenaga ahli ini sering menguasai pengetahuan dan keahlian yang tidak bisa dengan mudah diikuti dan digantikan oleh sembarang orang dalam sebuah organisasi. Expert system meniru logika dan pemikiran dari seorang ahli dalam bidang mereka masing-masing. Hal itu dibutuhkan agar orang lain yang bukan seorang ahli dapat mengetahui pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh seorang ahli. Berikut adalah contoh dari penggunaan expert system :
Industri makanan menggunakan expert system untuk menyimpan keahlian dari seorang ahli yang sudah mendekati masa pensiun
Office Automation and Work Group System
Office Automation (OA) System mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak. Office automation system digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya. Office automation berfungsi dalam word processing, elctronic
message, work group computing, work group scheduling, facsimile processing, imaging and electronic documents, and work flow management. Office automation systemdirancang baik untuk individu maupun kelompok.
system adalah Microsoft’s Office Professional, IBM’s Lotus SmartSuite, Corel’s PerfectOffice, dll.
Work group information systems dirancang untuk memenuhi kebutuhan dari sebuah kelompok kerja. Sistem ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dari suatu kelompok kerja. Contoh dari work group information systems adalah Microsoft’s Exchange and Outlook, IBM’s Lotus Notes/Domino, atau Novell’s GroupWise.
F. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen
Dalam era saat ini perkembangan teknologi informasi external (diluar lingkungan perkantoran) harus selalu diikuti oleh perkembangan teknologi yang ada atau yang sedang dikembangkan didalam internal perkantoran. Perkembangan dalam teknologi informasi sangat berperan penting dalam mendukung pengembangan Sistem informasi manajemen
perkantoran, dalam pengembangannya melibatkan beberapa faktor yaitu, pelaku Sistem dan media / sarana pendukung yang memadai untuk mampu memenuhi kebutuhan infrastruktur didalam sistem yang akan dikembangkan. Misalnya menggunakan Hardware dan Software yang tepat guna untuk mencapai tujuan dari pada Sistem tersebut dikembangkan.
Suatu Sistem informasi manajemen perkantoran didalamnya terdapat beberapa elemen diantaranya adalah obyek informasi, media informasi. Informasi ada bemacam-macam jenisnya, diantaranya adalah Audio, Visual, Audio Visual dan sebagainya. Dari jenis
Informasi yang bermacam-macam maka media yang digunakan pun juga bermacam-macam sesuai dengan jenisnya. Dalam perkantoran misalnya, Computer, Telepon, Fax, Email, Blog, Website dan sebagainya. Media-media tersebut bersifat general didalam Sistem informasi manajemen perkantoran mempunyai sistem khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan aktifitas perkantoran. Sistem yang digunakan misalnya mengunakan media jaringan komputer yang mempunyai Database ynag digunakan untuk pemrograman informasi yang akan di akses didalam sistem tersebut.
G. Kegunaan Dan Fungsi Sistem Informasi
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagaiberikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem. 8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,
mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis Tujuan perencanaan strategisadalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya.
Aktifitas perencanaan strategis tidak harusterjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalianmanajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun
beberapaperencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dansiklus penganggaran. Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen danpengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemendapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan
strategis,misalnya:
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal y a n g ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.
12. Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi.
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasisubsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untukmembentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa programkomputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses
transaksi,pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaanstrategis.
H. Kelebihan Sistem Informasi Manajemen
Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari: 1. Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanyaATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem
reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi
I. Kelemahan Sistem Informasi Manajemen
Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak
tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada. Karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
System informasi sangat berperan penting dalam kehidupan, terutama dalam dunia
perkantoran. Dimana system informasi itu memiliki berbagai fungsi yang sangat membatu dalam proses kegiatan kantor, seperti Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis
barangyang tersedia. Dengan adanya system informasi, penyampaian informasi ke segala arah dan tujuan dapat tercapai serta tepat sasaran dalam penyampaian informasi tersebut.
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
Indrayani, Evi dan Humdiana. (2009). Sistem Informasi Manajemen : Mempersiapkan Pekerja Berbasis Pengetahuan dalam Mengelola Sistem Informasi, Jakarta : Mitra Wacana Media.
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. (2007). Sistem Informasi Manajemen : Mengelola Perusahaan Digital, Jakarta: Salemba Empat.
Ellitan, Lena dan Anatan, Lina. (2007). Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Praktis, Bandung: Alfabeta.
http://www.overfans.com/2861/pengertian-sistem-informasi-manajemen-sim.html
http://supriyaniely.blogspot.com/2012/10/konsep-si-lanjut-sistem-informasi.html
