BAB I
PENDAHULUAN
I.
Latar BelakangPerkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi, mengakibatkan proses
pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang. Proses tersebut berkaitan dengan informasi yang merupakan hal penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini, karena informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang
penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal tersebut menuntut pembelajaran Sistem Informasi
Manajemen dalam menciptakan, mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik.
Namun, sayangnya banyak organisasi yang ingin membangun Sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain adalah struktur organisasi yang kurang wajar, rencana organisasi yang belum memadai, sumber daya manusia yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh pihak yang terlibat.
Sebelum membahas bagaimana Sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dari Sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer” (Ismail, 2013).
Dari definisi tersebut ada beberapa poin yang perlu diuraikan lebih lanjut: a) Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen.
b) Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.
c) Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi. Sistem Informasi Manajemen dikoordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang diproses dapat dioperasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.
e) Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data ke dalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
f) Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas, antara lain dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti, penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.
g) Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer. Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan
mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Secara teoritis, komputer bukanlah persyaratan mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam prakteknya Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. Maka pemanfaatan sistem komputer juga harus diperhatikan demi menunjang kemampuan manusia dalam mengelola suatu Sistem Informasi Manajemen.
II. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Sistem Informasi Manajemen dan apa saja unsur-unsurnya ? 2. Bagaimanakah perkembangan konsep Sistem Informasi Manajemen?
3. Apakah manfaat penggunaan Sistem Informasi Manajemen?
BAB II PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN DAN UNSUR- UNSUR SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang sejaktahun 1960an. Walaupun tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum Sistem InformasiManajemen didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untukmendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SistemInformasi Manajemen juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”,“Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”.
Sistem Informasi Manajemen menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untukmengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerialorganisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yangtersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badanyang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi (Sentranet, 2013).
1. Sistem
Semua sistem memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu: 1. Menerima data sebagai masukan ( input).
2. Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
3. Memperoleh informasi sebagai keluaran(output).Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektro mekanis maupun komputer.
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunandari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, salingtergantung satu sama lain dan terpadu untuk mencapai suatu tujuan. Unsur-unsur yang mewakilisuatu sistem secara umum adalah masukan (
input ), pengolahan (proses) dan keluaran (output ).Di samping itu sistem senantiasa tidak lepas dari lingkungan sekitarnya, maka umpan balik( feedback ) dapat berasal dari output akan tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yangdimaksud (Djumiarti, 2013).Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian ( subsystem). Misalnya, sistemkomputer terdiri dari subsistem perangkat keras dan subsistem
perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri dari komponen-komponen. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri dari alat masukan, alat pemroses,alat keluaran dan simpanan luar . Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan
komponennya saling beker ja sendiri-sendiritidak terintegrasi, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak akan tercapai (Pangestu,2013).Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik ( phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidaktampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran- pemikiran hubungan antara
manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yangada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan
lainsebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui prosesalam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusiayang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan
man-machine system Sistem informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat
dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat
dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini beker ja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia. Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang sudah lebih kecil atau sama dengan reorder point untuk dilakukan pembelian. Bandingkan dengan sistem yang secara relatif tertutup berikut ini.
2. Data dan Informasi
Yang berkaitan dengan sistem adalah data dan informasi. Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama, namun bagi kajian ilmiah atau kaum profesional , dua pengertian tersebut mengandung perbedaan yang mendasar. Data merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka-angaka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili diskripsi verbal atau kode-kode tertentu dan semacamnya. Apabila data tersebut telah di saring 8 dan diolah melalui pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Jadi yang dimaksud dengan informasi adalah semua data yang telah diolah dan memiliki arti bagi pihak pemakai. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data.
Informasi adalah data yang sudah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian informasi yang mempunyai kualitas tinggi akan menentukan efektivitas pengambilan keputusan.
Ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi (Wahyudi
Kumorotomo, 1997: 7) yakni akurasi, ketepatan waktu dan relevansi, lebih lanjut diungkapkan secara lengkap tentang syarat-syarat informasi yang baik yakni :
Ketersediaan (
availability)
Sudah barang tentu syarat yang mendasar adalah tersedianya informasi itu sendiri, informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak
memanfaatkannya.
Mudah dipahami (
comprehensibility)
Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik informasi tersebut diperuntukkan dalam pembuatan keputusan yang sifatnya rutin maupun strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen
Relevansi
Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
Bermanfaat
Informasi harus tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatannya oleh organisasi yang bersangkutan.
Tepat waktu
Informasi harus tersedia tepat pada waktunya, syarat ini utamanya sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan yang krusial.
Keandalan
Informasi harus diperleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.
Akurat
Syarat ini mengharuskan informasi harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini berarti juga bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
Konsisten
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya, karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan
keputusan.
maupun segi-segi lain dari informasi tersebut. Ini dapat dipahami karena dalam organisasi modern, kualitas informasi yang dipergunakan dalam manajemen itulah yang akan menentukan efisiensi dan efektifitas organisasi yang
bersangkutan. 3. Manajemen
Berikutnya manajemen atau ilmu manajemen terhadap informasi.
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai tujuan yang ditetapkan (Gaol, 2008). Dari prinsip-prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer tercakup dalam akronim POSDCORB (planning, organizing,
staffing, directing, coordinating/controlling, budgeting). Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen tercakup dalam tiga kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, dan pengendalian.
Di dalam perencanaan, manajer mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi, serta menentukan langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata kegiatan-kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuansatuan organisasi dan sebagainya. Pengendalian manajer
mengadakan evaluasi apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan.
4. Sistem Informasi Manajemen
Dari semua pengertian di atas mengenai sistem, informasi, dan manajemen, Sistem Informasi Manajemen dapat disimpulkan bahwa tujuan dibentuknya Sistem informasi manajemen adalah supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen baik yang berkaitan dengan keputusan keputusan rutin maupun keputusan-keputusan strategis.
Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Lebih lengkapnya Sistem Informasis Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di pandang perlu,
dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar
pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems). 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems). 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems).
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level
management) dan manajemen tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.
Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.
Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
B. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan - masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE).
Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu
Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan manajemen tingkat menengah
Perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa
hambatan, misalnya:
kekurangpahaman para pemakai tentang komputer,
kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran
manajemen,
relatif mahalnya harga perangkat komputer, serta
terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem
informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan manajer.
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen dari
Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau keputusan yang harus dibuat oleh manajer.
Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan ektronik.
Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia.
Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu. Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
C. MANFAAT PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem Informasi Manajemen secara umum dapat dikatakan sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi sistem tersebut. Dalam operasinya, sistem informasi manajemen menggunakan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, model manajemen, dan keputusan serta sebuah terminal data. Sistem informasi manajemen sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi bertanggungjawab untuk pengumpulan dan pengolahan data sewaktu menghasilkan informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam perencanaan dan pengendalian kegiatan-kegiatan organisasi. Gordon B. Davis
Susunan tersebut menggambarkan lapisan bawah terdiri atas informasi
mengenai pengolahan transaksi, keadaan query, dan lain-lain; tingkat berikutnya terdiri atas sumber daya-sumber daya informasi pendukung dan pengendali operasi harian; tingkat yang ketiga terdiri atas sumber daya-sumber daya sistem informasi untuk membantu dalam perencanaan taktis dan pembuatan keputusan untuk pengendalian manajemen; tingkat atas terdiri atas sumber daya-sumber daya informasi untuk mendukung rencana strategis dan pembuatan kebijaksanaan oleh tingkatan manajemen tertinggi.
Sistem Informasi Manajemen menurut James A. O’Brien adalah suatu tantangan utama untuk para manajer. Jadi, fungsi sistem informasi menggambarkan:
1. Suatu wilayah fungsional utama bisnis yang sama pentingnya dengan fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber daya manusia.
2. Suatu penyumbang penting untuk efisiensi operasional, produktifitas dan moril karyawan, dan pelyanan serta kepuasan pelanggan.
3. Sebuah sumber utama informasi dan dukungan yang diperlukan untuk meningkatkan keefektifan pembuatan keputusan oleh para manajer.
4. Sebuah unsur penting dalam pengembangan produk dan pelayanan yang bersaing yang memberikan keuntungan strategis di pasaran dunia.
5. Sebuah bagian utama pada sumber daya-sumber daya dan biaya perusahaan dalam menjalankan usaha bisnis hingga merupakan sebuah tantangan untuk manajemen sumber daya.
6. Sebuah kesempatan karir yang sangat penting, dinamis, dan menantang untuk banyak orang.
Gambar tersebut mencontohkan susunan organisasi yang mudah disesuaikan dengan lingkungan lainnya karena suatu organisasi dapat saja mengubahnya sesuai dengan perubahan lingkungan di dalam organisasi mereka sendiri. Sistem informasi merupakan sebuah perpaduan/gabungan orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya-sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi pada sebuah organisasi. Jadi, tujuan SIM adalah memberikan informasi untuk pembuatan keputusan dalam merencanakan, memulai, mengatur, dan mengendalikan operasi sub-sistem dari
perusahaan/orgasnisasi dan juga untuk memberikan perusahaan sebuah sinergi dalam prosesnya. Dari penjelasan tujuan sistem informasi manajemen tersebut, Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dapat menolong organisasi untuk:
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat organisasi dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan
meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
Memperkenalkan Inovasi dalam Bisnis
telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak,
mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information Sistem Informasi Manajemen base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan.
Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen. Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi,
penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang
menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar. Berkaitan dengan apa yang disebutkan diatas perlunya bahwa sistem informasi manajemen atau lebih dikenal dengan nama SIM merupakan suatu sistem yang biasanya diterapkan dalam suatu organsasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan informasi yang dihasilkan dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen atau dengan kata lain teknik pengelolaan informasi dalamsuatu organisasi. SIM ini mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi. Karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut. Sekarang ini, penerapan SIM dalam suatu organisasi pasti akan melibatkan penggunaan komputer untuk membantu mengolah data yang ada untuk menjadi informasi yang dibutuhkan. Informasi yang tepat, cepat dan akurat akan menjadikan suatu organisasi menjadi berkembang dengan pesat. Semakin besar suatu organisasi maka semakin komplekslah pengelolaan sistem informasi, karena data yang diolah menjadi semakin banyak dan bervariasi. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen (SIM) juga mempunyai manfaat:
1. SIM memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi atau perancangan rangkaian alternatif tindakan, memutuskan untuk memilih tindakan yang terbaik dari alternatif yang tersedia dan melaksanakan pilihan dan mengawasi hasil kegiatan. 2. Sistem Informasi Manajemen dapat digunakan secara efektif untuk mendukung setiap tingkatan pada proses pengambilan keptusan dan dapat digunakan juga memperoleh dan menyimpan informasi yang berkaitan dengan masalah standar dan situasi sekarang.
3. SIM juga sangat membantu untuk merealisasikan keputusan dalam tindakan dan mengawasi tindakan serta memberikan umpan balik yang berkaitan dengan hasilnya.
dan pemakai lain di dalam dan di luar perusahaan mengidentifikasi dan memahami masalah.
D. SUB SISTEM UTAMA DALAM SIM : SUB SISTEM FUNGSIONAL
DAN KEGIATAN
1. Subsistem Fungsional
Ada beberapa jenis Sistem Informasi Fungsional yaitu : 1. Sistem Informasi Akuntasi
–> menyediakan informasi yang merekam dan melaporkan transaksi dalam perusahaan
2. Sistem Informasi Keuangan
–> mencakup semua transaksi keuangan dan kontrol terhadap sumber daya keuangan
3. Sistem Informasi Manufaktur
–> mendukung perencanaan,kontrol dan pemecahan masalah yang memliki hubungan dengan barang / jasa yang dihasilkan
4. Sistem Informasi Pemasaran
–> menyelesaikan aktifitas pemasaran 5. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
–> aktivitas manajemen personalia
-Sistem Informasi Akuntasi
Menurut Wilkimon, 2000, Sistem Informasi Akuntasi merupakan kerangka pengkordinasian Sumber Daya ( data, material, peralatan, supplier, personal, & biaya ) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik yang menjadi keluaran berupa infomasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan :
Sistem Informasi Akuntasi melakukan proses pengumpulan, pengolahan data,
analisa dan menghasilkan sebuah laporan keuangan.
Sistem Informasi Akutansi lebih ke data daripada yang bersifat historis karena
Yang menjadi pemakai informasi keuangan Sistem Informasi Akutansi yaitu
pihak dalam perusahaan, terutama manejemen dan pihak luar yang berkepentingan
Proses Sistem Informasi Akuntasi :
Proses Transaksi
o Pertukaran nilai ( dari pemberi data ke bagian keuangan ) o Tipe tranksaksi dasar
penjualan produk / jasa
pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa dan aset tetap dari supplier
penerimaan dan pengeluaran kas
o Sistem Informasi Akuntasi berperan mengatur dan mengoperasionalkan
semua aktivitas transaksi perusahaan.
Pemrosesan transaksi
o membantu pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas o adanya keluaran yang berupa laporan keuangan ( jurnal, buku besar, dll )
Tugas – tugas dasar dari Sistem Informasi Akutansi yaitu :
Pengumpulan data
Manipulasi / Pemrosesas Data
o Klarifikasi
Proses Data merupakan proses perubahan input menjadi output Fungsi terdiri atas langkah – langkah :
Klarifikasi Menyalin Data
Mengurutkan, Menyusun data Mengelompokkan transaksi sejenis
Menggabungkan beberapa arsip ( kegiatan sama yang diulang ) Melakukan perhitungan
Peringkasan / penjumlahan data kualitatif Pembandingan data
Ada 3 langkah dalam manajemen data :
Penyimpanan Pemutakhiran
Pemunculan kembali
Dalam pengendalian data, tidak semua orang dapat mengkases. hanya beberapa orang yang mempunyai hak untuk mengakses dengan tujuan untuk menjamin keamanan aset / data dan untuk menjamin akurat tidaknya suatu data. Dalam penyiapan dokumen ada 2 langkah yaitu Pengintepretasian dan pelaporan.
Karakteristik Sistem Informasi Akuntasi :
Berfokus pada historis ( berlaku pada saat 2 data berhubungan ) Ada informasi pemecahan masalah minimal
-Sistem Informasi Keuangan
Sistem Infomrasi keuangan berfungsi menyediakan informasi mengenai masalah keuangan. data keuangan berasal dari sumber interal dan eksternal. Dalam Sistem Informasi Keuangan terdapat beberapa Subsistem , yaitu :
Subsistem intelijen yang berfungsi mencari dana / menambah dana dari sumber
yang sehat ( tidak bermasalah ).
Subsistem Audit yang memeriksa catatan keuangan untuk menguji keuangan Subsistem Informasi Akutansi berhubungan dengan keuangan perusahaan Subsistem peramalan yang memproyeksikan keuntungan.
Ada 2 jenis audit yaitu Audit Keuangan dan Audit Operasional :
Audit Keuangan terdiri dari Auditor Internal dan Eksternal Audit Operasional memeriksa efektivitas prosedur
Dalam Sistem Informasi keuangan terdapat manajemen dana yang mengatur agar dana tetap stabil dan mengelola kas sehingga memiliki manfaat yang tinggi. selain itu juga ada pengendalian dana suaya dana yang dikeluarkan tidak terlalu besar.
Dalam melaksanakan pengaturan anggaran ada beberapa proses yang dilalui. yang pertama akan dilakukan peramalan berapa kira – kira dana yang akan dipakai, kemudian laporan tersebut berlanjut ke bagian manajer puncak menerima laporan dan dilaksanakan model perencanaan sumber daya yang kemudian sampai pada manajer masing – masing bidang dan kemudian kembali ke manajer puncak yang menentukan anggaran operasi terakhir
– Sistem Informasi Manufaktur
Sistem Informasi manufaktur mendukung fungsi produksi dalam perusahaan. Komputer pada manufaktur memiliki 2 fungsi yaitu :
Sebagai Sistem Fisik
o Aplikasi untuk mengontrol mesin o Robotik
Otomatisasi melaksanakan tertentu dalam proses manufaktur
o CAD -> Computer Aided Design
CAD berfungsi membantu menyelesaikan design yang rumit
o CAM -> Computer Aided Manufacturing
CAM berfungsi untuk melibatkan komputer dalam proses produksi
Sebagai Sistem Informasi
o ROP ( Reorder Point ) Sistem
ROP merupakan sistem paling sederhana, karena hanya mengecek data dan melakukan warning
o MRP ( Material Resource Planning )
MRP berfungsi melakukan pengendalian bahan baku, melakukan analisa, dan perencanaan produksi
o MRP II ( Manufacture Resource Planning )
MRP II merupakan pengembangan dari MRP
o JIT ( Just In Time )
JIT berhubungan dengan ROP dimana jika ada keterlambatan akan menjadi kerugian karena menyebabkan biaya menjadi besar.
Subsistem Input
o Informasi akuntasi -> menyediakan data input
o Subsistem Rekayasa Industru -> proses produksi agar lebih efisien o Subsistem Intelijen Manufaktur -> menyediakan data yang berasal dari
luar
Subsistem output
o Subsistem Produksi o Subsistem persediaan o Subsistem kualitas o Subsistem biaya
Model Sistem Manufaktur
ada 2 subsistem dalam model sistem manufaktur :
Subsistem Input
o Subsistem Indutrial Engineering o Sistem Informasi Akutansi o Subsistem Intelijen Manufaktur
Subsistem Output
o Subsistem Produksi o Subsistem Persediaan o Subsistem Kualitas o Subsistem Biaya
2) Subsistem Kegiatan
Satu ancangan lain untuk memahami struktur sebuah sistem informasi adalah dalam bentuk subsistem yang melaksanakan berbagai kegiatan. Beberapa subsistem kegiatan akanbermanfaat bagi lebih dari satu subsistem fungsi keorganisasian; sedangkan lainnya mungkin akan berguna untuk hanya satu fungsi. Contohsubsistem kegiatan pokok adalah:
3.Penggunaan Subsistem Fungsional dan subsistem kegiatan dalam praktek
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan, model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat
strategi, hasil dalam operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari : a. Proses transaksi
b. Proses pemeriksaan
E.
KELEMAHAN PENERAPAN KOSEP SIM DALAM ORGANISASI Kelemahan Penerapan Konsep SIM dalam Organisasi• Dalam penerapan teknologi computer dan konsep SIM pada suatu organisasi, sering menghasilkan kegagalan
Penyebab – penyebab kegagalan tersebut adalah : a. Kekurangan perangkat keras/ lunak
b. Kekurangan tenaga dan prosedur dalam SIM
c. Kurang siap tenaga pemakai dan fungsi pemakai bagi system baru tersebut.
• Penggunaan SIM sering menimbulkan pertentangan gagasan
Beberapa pertentangan gagasan tersebut adalah :
a. Akan menggunakan system total atau akan digunakan gabungan subsistem. b. Sumber system informasi terpusat ataukah terpencar.
c. Terminal ditempatkan di setiap kantor eksekutif, atau terminal yang dioperasikan staf.
BAB III
KESIMPULAN
Seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi mereka. Setelah
perkembangan teknologi informasi yang demikian pesatnya, maka semakin banyaklah perusahaan di Indonesia menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) karena mereka mulai menyadari SIM sangat besar manfaatnya bagi peningkatan kinerja organisasi. Perusahaan yang tidak mengikuti perkembangan teknologi informasi pada dewasa ini tidak akan unggul di dalam persaingan. Prestasi organisasi akan
ditentukan oleh kemampuan organisasi untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tersedia. Adapun tujuan SIM yaitu memberikan informasi untuk
pembuatan keputusan dalam merencanakan, memulai, mengatur, dan mengendalikan operasi sub-sistem dari perusahaan/orgasnisasi dan juga untuk memberikan
perusahaan sebuah sinergi dalam prosesnya. Dalam organisasi, Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat membantu untuk meningkatkan efisiensi operasional, memperkenalkan inovasi dalam bisnis, dan membangun sumber-sumber informasi strategis. Sistem Informasi Manajemen yang sering digunakan saat ini yaitu Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer, artinya perancang sistem informasi manajemen harus mengerti komputer dan mampu menggunakannya untuk
pengolahan informasi karena perancang akan merancang sebuah manajemen sistem informasi yang akan digunakan dengan menggunakan program komputer.
Meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer atau yang dinamakan End-user Computing (EUC), yaitu pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai dikarenakan empat pengaruh utama:
1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer. Berbagai tingkatan manajemen, terutama di tingkat bawah, mulai diisi oleh orang-orang yang mengerti komputer.
2. Antrian jasa informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani, sehingga unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup cepat, dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah komputer.
3. Perangkat keras yang murah. Para pemakai dapat memperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan memesan pada toko komputer lokal melalui telepon dan membayarnya dengan dana kas kecil.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Anggadini, S. D. Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Majalah Ilmiah UNIKOM , 11 (2).
Chandra, Akhilesh, dan Palvia, Prashant C. (1991). "Expert Systems in Accounting: Applications and an Integrating Framework." In Managing Information Technology in a Global Society. (M. Khosrowpour, Penyunt.) Harrisburg: Idea Group Publishing.
Davis, F. (1993). User acceptance of information technology: system characteristics, user perceptions and behavioral impacts. International journal of man-machine studies
.
Davis, G. B. (1991). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Davis, G. (1992). Sistem Informasi Manajemen I & II. Jakarta: PT Pustaka Binawan. Gaol, C. J. (2008). Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo.
Husein, M. F., & Wibowo, A. (2002). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: AMP YKPN.
Indrajani. (2009). Implementasi Multitier pada Perusahaan. Jurnal Sistem Informasi , IV (1).
Kumorotomo, W., & Margono, S. A. (1996). Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Laudon, K., & Laudon, J. (2007). Sistem Informasi Manajemen (10 ed.). (N. Setyaningsih, Penyunt., C. Sungkono, & M. Eka, Penerj.) Jakarta: Salemba Empat.
Leman. (1998). Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: PT Elex Media.
Lucas, H. (1987). Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.
