1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi berkembang dari waktu ke waktu, menyebabkan perubahan dalam efektivitas dan efisiensi. Sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien harus dapat memberikan informasi yang andal, dapat memberikan informasi yang berkualitas tinggi kepada yang membutuhkan, harus bebas dari kesalahan, dan harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas. Untuk dapat menghasilkan informasi dengan karakteristik tersebut, maka data yang diolah dalam sistem informasi akuntansi harus merupakan data yang benar dan akurat agar dapat menghasilkan informasi yang andal.
Perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan jasa perlu memelihara catatan akuntansi untuk menentukan kesehatan keuangan bisnis mereka. Karena laporan keuangan yang disusun akan dapat mencerminkan status keuangan perusahaan yang sebenarnya, untung dan rugi. Dalam proses transaksi perusahaan dagang terdapat perhitungan harga pokok penjualan, dan karena adanya persediaan barang tersebut maka perusahaan perlu membuat pencatatan khusus untuk setiap transaksi yang berhubungan dengan persediaan tersebut.
Secara umum, persediaan adalah bahan atau barang yang digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, seperti untuk berfungsi dalam proses produksi dan untuk dijual kembali. Persediaan adalah salah satu sumber daya penting yang secara langsung mempengaruhi pembangunan berkelanjutan perusahaan. Selain menjadi sumber daya, persediaan juga merupakan sumber pendapatan utama bagi bisnis.
Setiap bisnis pasti membutuhkan metode pengendalian persediaan yang efektif dan efisien untuk memberikan informasi persediaan yang akurat dan informatif.
Pencatatan barang masuk dan keluar merupakan kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan yang memerlukan pengelolaan dan pemahaman tentang jumlah persediaan yang tersedia. Laporan catatan pengiriman ini akan memungkinkan manajer untuk memutuskan apakah pengiriman akan ditambahkan
ke inventaris. Untuk membuat keputusan yang tepat dan meminimalkan kerugian, informasi yang mencatat pengiriman masuk dan keluar harus akurat dan diperbarui secara berkala Penemuan teknologi informasi telah memudahkan dunia usaha untuk melakukan segala aktivitas atau kegiatan yang biasa dilakukan, seperti pengumpulan data, pengolahan, pengolahan dan pengendalian serta pengamanan data, sehingga hasilnya dapat dicapai dengan cepat, tepat dan akurat.
Pencatatan dan penilaian persediaan barang dagang menjadi sarana untuk memberikan informasi yang dapat berfungsi sebagai alat pengendalian internal dan untuk mengetahui keuntungan atau kerugian. Dalam perhitungan laba rugi nilai persediaan awal dan akhir mempengaruhi besarnya Harga Pokok Penjualan (HPP).
Kesalahan kecil tentang persediaan dapat menyebabkan masalah yang fatal, baik itu penumpukan gudang atau kekosongan. Perusahaan membutuhkan dukungan teknis berupa sistem informasi untuk mempermudah dan mempercepat penyediaan informasi status persediaan. Penemuan teknologi informasi telah memudahkan dunia usaha untuk melakukan segala aktivitas atau kegiatan yang biasa dilakukan, seperti pengumpulan, pengolahan, pengolahan, dan pengendalian serta pengamanan data, dan hasilnya dapat dicapai dengan cepat, tepat. dan akurat.
Kebutuhan untuk memaksimalkan penggunaan komputer sebagai sistem informasi bagi pelaku Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) merupakan hal yang otomatisasi, terutama dalam mengolah data pembelian, penjualan, dan data persediaan, mempercepat proses pemasukan data dan pencetakan catatan serta laporan. Dengan cara otomatisasi, maka proses penyajian informasi memungkinkan pemilik usaha mendapatkan laporan mengenai saldo persediaan, laporan penjualan, atau laporan laba kotor. Sistem informasi berbasis komputer ini memiliki arti bahwa komputer mempunyai peranan yang sangat penting di dalam sebuah sistem informasi tersebut.
UD Bahan Bangunan Mutia Jaya mengalami kesulitan untuk mendapatkan informasi tentang persediaan yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut dikarenakan perusahaan ini masih melakukan pencatatan secara manual sehingga terjadi keterlambatan dan kesalahan dalam proses penilaian persediaan.
Objek dalam penulisan ini adalah UD Bahan Bangunan Mutia Jaya berdiri sejak tahun 2016 yang bergerak di bidang perdagangan beralamat di Jalan TPA Sukawinatan, Kelurahan Sukajaya, Kecamatan Sukarami, Palembang. Badan usaha ini menjual berbagai perlengkapan dan peralatan bangunan seperti semen, pasir, batu bata, cat minyak, cat tembok, pipa, kayu, dan besi beton.
Permasalahan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya tidak menerapkan sistem pencatatan dan metode penilaian persediaan yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro Kecil dan Menengah (SAK EMKM) dan melakukan pencatatan secara manual sehingga menyebabkan salah catat, hilangnya bukti transaksi, perhitungan laba rugi yang tidak tepat, serta sulit dalam menentukan jumlah fisik dan nilai persediaan yang tersedia di gudang. Dengan memiliki sistem informasi akuntansi persediaan berbasis teknologi, pemilik akan dapat mengetahui informasi mengenai persediaan dengan lebih mudah dan bisa dilakukan pengecekan setiap saat sehingga data mengenai persediaan yang dimiliki akan selalu terupdate.
Sistem informasi akuntansi persediaan juga mengurangi kemungkinan terjadinya pencurian uang kas dan kesalahan kasir yang sering terjadi pencatatan secara manual.
Persediaan bagi UD Bahan Bangunan Mutia Jaya sangat penting karena menjadi aset utama dalam kegiatan operasional usaha, sehingga perlu dikembangkan dan diciptakan suatu sistem berbasi teknologi dalam sistem pencatatan, penggolongan, maupun pengolahan data keuangan agar tidak terjadi hal-hal yang menyebabkan kerugian. Hal tersebut dapat diminimalisir dengan menyimpan data barang ke dalam database. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem terkomputerisasi adalah pemrosesan data lebih cepat sehingga menghemat waktu dan pencatatan transaksi lebih akurat.
Berdasarkan latar belakang masalah, diperlukan suatu sistem persediaan berbasis teknologi agar proses pencatatan dan penilaian dapat terlaksana dengan cepat dan akurat. Dengan memanfaatkan sistem berbasis teknologi, penulis tertarik untuk merancang sistem informasi akuntansi persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya menggunakan Visual Basic for Application (VBA) in Microsoft Excel.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya, dapat dirumuskan masalah yang terdapat pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya di Palembang. Permasalahan tersebut adalah bagaimana Perancangan (Designing) sistem informasi akuntansi persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro Kecil dan Menengah (SAK EMKM)?
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
Untuk memberikan gambaran yang jelas terhadap pembahasan dalam penulisan ini, maka penulis memfokuskan pada Perancangan (Designing) sistem informasi akuntansi persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya sebagai berikut.
1. Melakukan Perancangan (Designing) sistem informasi akuntansi persediaan;
2. Implementasi Perancangan (Designing) dari aplikasi pencatatan dan penilaian persediaan; dan
3. Kelebihan dan kekurangan dari aplikasi persediaan yang dirancang.
1.4 Tujuan Dan Manfaat Penulisan 1.4.1 Tujuan Penulisan
Tujuan dari dilaksanakannya penulisan ini adalah untuk mengetahui Perancangan (Designing) sistem informasi akuntansi persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya. Penulis menggunakan sistem perpetual dan penilaian persediaan Metode Masuk Pertama Keluar Pertama/MPKP (First In First Out Method/FIFO) dengan Visual Basic for Application (VBA) in Microsoft Excel.
1.4.2 Manfaat Penulisan
Secara umum, ada empat manfaat penulisan laporan akhir ini, yaitu:
manfaat bagi penulis, manfaat bagi badan usaha (UD Bahan Bangunan Mutia Jaya),
dan manfaat bagi akademis, dan manfaat bagi penulis. Berikut ini manfaat penulisan laporan akhir ini.
1. Bagi Penulis, dapat menambah pengetahuan, wawasan, dan melatih penulis dalam menerapkan teori yang telah didapat selama menempuh pendidikan serta meningkatkan kemampuan berfikir kritis terhadap permasalahan yang terjadi di bidang keuangan badan usaha.
2. Bagi Badan usaha, penulisan ini diharapkan memberikan manfaat dalam pencatatan dan penilaian persediaan yang sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro, Kecil, dan Menengan (SAK EMKM) serta dapat dijadikan pertimbangan untuk menerapkan komputerisasi akuntansi.
3. Bagi Akademis, sebagai bagai bacaan atau pertimbangan untuk menambah ilmu pengetahuan dan wawasan.
4. Bagi Penulis Selanjutnya, sebagai bahan bacaan dan mendorong dilakukannya penulisan selanjutnya.
1.5 Metode Pengumpulan Data 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan cara yang digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan data-data penelitian dari sumber data (subyek maupun sampel penelitian). Teknik pengumpulan data merupakan suatu kewajiban, karena teknik pengumpulan data ini nantinya digunakan sebagai dasar untuk menyusun instrumen penelitian. Berikut ini akan dijelaskan mengenai teknik pengumpulan data menurut Iryana & Kawasati (2018).
1. Wawancara
Metode wawancara/interview juga merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara Tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden/
orang yang di wawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara. Dalam wawancara tersebut biasa dilakukan secara individu maupun dalam bentuk kelompok, sehingga di dapat data informatik yang orientik.
2. Dokumentasi
Teknik atau studi dokumentasi adalah cara pengumpulan data melalui peninggalan arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori, dalil-dalil atau hukum-hukum dan lain-lain berhubungan dengan masalah penelitian. Data berupa dokumen seperti ini bisa dipakai untuk menggali infromasi yang terjadi di masa silam.
Peneliti perlu memiliki kepekaan teoretik untuk memaknai semua dokumen tersebut sehingga tidak sekadar barang yang tidak bermakna.
Teknik pengumpulan data melalui wawancara, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan pemilik UD Bahan Bangunan Mutia Jaya untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan akhir ini. Teknik pengumpulan data melalui dokumentasi, penulis melakukan pengamatan dan menganalisis dokumen pembelian dan penjualan UD Bahan Bangunan Mutia Jaya periode bulan Januari sampai dengan bulan Desember 2021 guna mendapatkan data atau informasi yang berhubungan dengan permasalahan.
1.5.2 Sumber Data
Pengumpulan data merupakan suatu hal yang penting dalam penelitian, karena berbagai cara berfungsi oleh peneliti untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitiannya. Pengumpulan data dalam penelitian dimaksudkan untuk memperoleh bahan-bahan, keterangan, kenyataan-kenyataan dan informasi yang dapat dipercaya. Pengumpulan data dapat dilakukan dalam berbagai setting, berbagai sumber dan berbagai cara. Berikut ini akan dijelaskan mengenai sumber data menurut Barlian (2016).
1. Data Primer
Data yang langsung diterima dari sumber data, misalnya diperoleh dari narasumber, responden, sampel, atau informan tanpa melalui perantara. Data primer disebut juga sebagai data asli.
2. Data Sekunder
Tidak langsung memperoleh data dari sumber data, atau memperoleh data dari pihak ke tiga atau pengumpul data. Dalam memperoleh data sekunder ini kita bisa mengambilnya dari Badan Pusat Statistik (BPS), jurnal, laporan, buku, dan sebagainya.
Dalam pengumpulan sumber data dalam laporan akhir ini, penulis mengumpulkan sumber data dengan dua cara, yaitu untuk memperoleh data primer dikumpulkan langsung dari wawancara dengan pemilik usaha, sedangkan untuk
data sekunder, adalah data yang diperoleh penulis secara tidak langsung biasanya melalui perantara media. Data sekunder berupa bukti, catatan sejarah, atau laporan yang disusun menjadi data arsip atau dokumenter. Penulis memperoleh data sekunder ini dengan mengajukan izin untuk keperluan peminjaman arsip pembelian dan penjualan persediaan barang dagangan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya periode Januari sampai dengan Desember 2021.
1.6 Sistematika Penulisan
Secara garis besar laporan akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya mencerminkan susunan atau materi yang akan dibahas dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Untuk mengarahkan dan memudahkan penulis, maka disusunlah sistematika penulisan. Adapun sistematika penulisan laporan akhir ini adalah sebagai berikut:(Jurusan Akuntansi, 2022)
BAB I PENDAHULUAN
Bab pertama dalam laporan akhir ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup pembahasan, tujuan dan manfaat penulisan, metode pengumpulan data, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab kedua dalam laporan akhir ini berisi teori dan literatur-literatur yang mendukung pembahasan yaitu: pengertian persediaan, jenis- jenis persediaan, pengakuan dan pengukuran persediaan serta penyajian persediaan, sistem pencatatan persediaan, metode penilaian persediaan, pengertian sistem informasi akuntansi, pengertian sistem informasi akuntansi persediaan, tujuan sistem informasi akuntansi, unsur-unsur sistem informasi akuntansi, pengendalian internal sistem informasi akuntansi persediaan, metodologi pengembangan sistem, Microsoft Excel 2019, dan Visual Basic for Application (VBA).
BAB III GAMBARAN UMUM BADAN USAHA
Bab ketiga dalam laporan akhir ini berisi informasi mengenai perusahaan baik secara umum maupun secara khusus yang terdiri dari: sejarah singkat UD Bahan Bangunan Mutia Jaya, visi dan misi UD Bahan Bangunan Mutia Jaya, struktur organisasi dan uraian tugas UD Bahan Bangunan Mutia Jaya, prosedur penerimaan persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya, bagan alir (flowchart) prosedur penerimaan persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya, prosedur pengeluaran persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya, dan bagan alir (flowchart) prosedur pengeluaran persediaan pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya.
BAB IV PEMBAHASAN
Bab keempat dalam laporan akhir ini berisi tentang Analisis Sistem Lama Dengan Sistem Baru, Perencanaan (Planning), Pemodelan (Modelling), Perancangan (Designing), dan implementasi sistem informasi pencatatan dan penilaian persediaan serta pelaporan harga pokok penjualan ke dalam laporan laba rugi sebagian pada UD Bahan Bangunan Mutia Jaya menggunakan Visual Basic for Application (VBA) in Microsoft Excel.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab kelima dalam laporan akhir ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan saran penulis yang mungkin dapat dijadikan masukan dan bahan pertimbangan untuk diterapkan di UD Bahan Bangunan Mutia Jaya.
BAB I I TINJAUAN PU STA KA
