PANDUAN PENGGUNAAN
SISTEM ADMINISTRASI UMUM (SYNCUMUM)
POLITEKNIK HARAPAN BERSAMA
TEGAL
1. Mengakses Sistem Informasi Administrasi Umum
Penggunaan sistem administrasi umum tidak terlalu rumit, cukup menggunakan browser seperti Mozilla Firefox atau Google Chrome, untuk mengaksesnya cukup mengetik
“syncumum.poltektegal.ac.id” pada address bar. Sebelum mengakses sistem tersebut pastikan komputer atau laptop terhubung dengan internet.
Halaman pertama sistem ini merupakan halaman yang berguna untuk melihat jadwal peminjaman fasilitas / sarpras tanpa melakukan login pada sistem. Untuk melihat jadwal, pilih salah satu nama fasilitas atau sarpras yang ada di sebelah kiri.
Setelah memilih salah satu nama sarpras, maka akan tampil jadwal sarpras tersebut, untuk melihat detail, cukup klik pada ikon yang bergambar “Kalender” seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
Kemudian muncul pop up / modal dialog detail dari jadwal yang telah diklik.
2. Login
Selain admin BAU, pengguna juga dapat menambahkan jadwal yang nantinya akan dikonfirmasi terlebih dahulu oleh admin BAU sebelum tampil di halaman depan, untuk menambahkan jadwal pemakaian fasilitas dan sarpras, admin dan pengguna lain harus login terlebih dahulu. Langkah pertama melakukan login adalah mengklik tombol “Login”
yang ada di sebelah pojok kanan atas kemudian masukkan username dan password yang telah disediakan.
3. Manajemen Agenda (Humas) a. Tambah Acara
Login sebagai unit humas kemudian klik menu “Agenda”.
Klik kotak kosong pada area tanggal dimulainya acara.
Pada tab detail Masukan Judul acara kemudian atur waktu acara. Klik pada kotak untuk mengganti tanggal dan waktu acara.
Centang pada kotak sehari penuh jika waktu acara sehari penuh atau tidak dibatasi waktu berakhirnya. Pada bagian penyelenggara, pilih tipe penyelenggara (internal atau eksternal).
Jika penyelenggara internal maka pilih unit penyelenggara acara tersebut.
jika memilih penyelenggara eksternal maka silahkan ketik nama instansi atau apapun yang menjadi penyelenggara acara.
Pada bagian penanggung jawab masukan nama penanggung jawab acara. Klik ikon whatsapp untuk memasukan nomor whatsapp penanggung jawab (optional). klik ikon email untuk memasukan email penanggung jawab (optional).
Jika form whatsapp diisi maka penanggung jawab akan menerima notifikasi acara 3 jam sebelum acara dimulai. Jika form email diisi maka penanggung jawab akan menerima notifikasi email sehari sebelum acara dimulai dan notifikasi pop up google calendar 1 jam sebelum acara dimulai. Klik icon trash untuk menghapus form.
Masukan jumlah peserta dan deskripsi acara, kemudian klik “Lanjut” untuk ke tab daftar tamu.
pada tab daftar tamu pilih tamu internal dengan mencari nama pegawai yang akan dijadikan tamu internal acara (optional).
Pada bagian “Tambah Daftar Tamu” dapat menambahkan daftar tamu internal maupun eksternal (optional). Pilih tipe tamu (internal/eksternal) lalu masukan nama tamu (required), masukan No Whatsapp (optional), dan email (optional). Agar tamu dapat
menerima notifikasi pengingat acara maka harus memasukan No Whatsapp ataupun email. Klik icon save untuk menambahkan tamu.
pada tab lokasi anda dapat mencari lokasi acara dengan visualisasi map, klik pada kotak cari tempat dalam map untuk mulai mencari lokasi acara. Anda dapat menyesuaikan titik lokasi pada map dan menambahkan keterangan lokasi acara. klik Simpan untuk menyimpan acara.
b. Lihat Detail, Edit dan Delete Acara
Untuk melihat detail acara cukup arahkan kursor ke acara yang ingin dilihat lalu tahan lama, kemudian klik untuk melihat detail acara lengkap.
Klik tab “Daftar Tamu” untuk melihat daftar tamu acara.
Klik tab “Lokasi” untuk lihat lokasi acara.
Untuk mengedit acara klik tombol “Edit” acara dibawah modal detail acara. untuk menghapus acara klik tombol “Hapus” acara disamping tombol edit acara.
c. Filter & Cari Acara
Untuk menampilkan hanya penyelenggara tertentu saja pilih nama penyelenggara yang ingin ditampilkan pada bagian filter, anda dapat memilih lebih dari satu penyelenggara.
Anda juga dapat melakukan pencarian acara berdasarkan nama acara yang ingin ditampilkan.
Anda Juga dapat mengkombinasikan keduanya.
d. Mode Tampilan
Ada 5 mode tampilan pada menu agenda diantaranya adalah list perbulan, list pertahun, Tampilan Bulan, Tampilan Minggu, Tampilan Hari. Untuk mengganti mode
tampilan ada disebelah kanan layar.
List Perbulan, ubah pada kotak bulan atau tahun untuk menyesuaikan tanggal agenda.
Tampilan Minggu, Klik pada kotak tanggal untuk mengganti range tanggal.
e. Pengaturan Menu Agenda
Untuk melakukan pengaturan pada agenda klik icon setting di pojok sebelah kanan agenda.
Tampilkan hari libur : setting untuk menampilkan hari libur nasional pada agenda
Drop & Resize Event : setting untuk mengaktifkan fitur drag & drop acara dan juga resize acara (menambah dan mengurangi waktu acara).
Tampilkan Weekend : untuk menampilkan Hari Sabtu dan Minggu pada agenda.
Mode Lihat Saja : Untuk menonaktifkan Fitur manajemen acara.
Klik icon pen pada pengaturan untuk ke pengaturan warna acara masing-masing penyelenggara. klik pada kotak warna untuk mengubah warna acara penyelenggara kemudian pilih warna yang baru.
4. Bagian Tata Usaha
a. Tambah Data di Arsip Surat Masuk / Surat Keluar
Arsip Surat Masuk / Surat Keluar adalah halaman untuk menyimpan arsip surat pada masing-masing unit / prodi, untuk menambahkan data di arsip surat masuk / surat keluar
cukup mengklik menu “Arsip (nama unit / prodi)” yang ada di daftar menu sebelah kiri, kemudian pilih “Surat Masuk” atau “Surat Keluar”, lalu klik tombol “Tambah Data”
jika sudah masuk ke halaman tersebut.
Setelah itu lengkapi data yang diperlukan, seperti pada gambar di bawah ini, kemudian klik tombol “Simpan” jika sudah menlengkapi data.
Untuk surat keluar, nomor surat akan digenerate secara otomatis berdasarkan jenis surat / perihal dan pada surat keluar terdapat kolom untuk mengirim data surat ke Unit / Prodi lain, centang nama Unit / Prodi jika ingin sakaligus dikirimkan ke Unit / Prodi tersebut.
b. Edit Data Surat Masuk / Surat Keluar
Untuk mengatisipasi adanya kesalahan data, di sistem ini terdapat fasilitas untuk mengedit data, cara menggunakan fasilitas tersebut adalah dengan cara mengklik menu
“Surat Masuk” / “Surat Keluar” kemudian klik icon yang bergambar “Pensil”.
Kemudian sunting data yang perlu diubah dan tak lupa untuk klik tombol “Update” jika data sudah benar.
c. Hapus Data Surat Masuk / Surat Keluar
Untuk menghapus data, pengguna dapat melakukannya dengan cara mengklik menu
“Surat Masuk” / “Surat Keluar” kemudian klik icon yang bergambar “Silang” pada salah satu data yang akan dihapus.
d. Menampilkan Data Surat tertentu dan Export Data Surat ke File Excel
Pengguna dapat menampilkan jenis atau kategori surat tertentu dengan cara mengklik menu “Surat Masuk” / “Surat Keluar” kemudian pilih jenis surat yang ada di menu drop down seperti yang terlihat pada gambar di bawah. Untuk melakukan export ke file excel pengguna hanya melakukan klik sekali pada tombol “Export Excel”.
e. Melihat Detail Data Surat Masuk / Surat Keluar
Untuk melihat detail surat masuk / surat keluar yang sudah dimasukkan, pilih menu
“Surat Masuk” / “Surat Keluar”, kemudian klik icon bergambar “Mata” pada salah satu data.
f. Mengunduh File Scan Surat
Langkah-langkah untuk mengunduh file scan surat sama dengan melihat detail surat, yaitu klik menu “Surat Masuk” / “Surat Keluar”, kemudian klik icon bergambar “Mata”
pada salah satu data.
Kemudian menuju ke bagian bawah halaman, klik tombol “Unduh” yang berwarna hijau.
g. Mengelola Data Surat di Arsip Institusi (Untuk Admin Tertentu)
Halaman Arsip Institusi dikhususkan untuk mengelola arsip surat masuk dan keluar institusi, dan hanya bisa diakses oleh user tertentu yang telah diizinkan. Untuk mengaksesnya klik menu “Arsip Institusi” dan pilih menu “Surat Masuk” atau “Surat Keluar”. Langkah-langkah pengelolaanya sama dengan menu arsip surat masing- masing unit / prodi yang telah dijelaskan pada point-point sebelumnya.
h. Mengirim Data Surat
Pada sistem ini, terdapat fasilitas untuk mengirim data surat antar Unit / Prodi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut, pengguna cukup mengklik menu “Surat Masuk” /
“Surat Keluar”, kemudian klik icon bergambar “Anak Panah ke Kanan” pada salah satu data.
Muncul pop-up yang berisi daftar Unit dan Prodi, centang salah satu atau beberapa Unit / Prodi untuk mengirimkan data ke Unit / Prodi tersebut, kemudian klik tombol “Kirim”.
i. Membatalkan / Menghapus Pengiriman Data Surat
Jika ada data surat yang tidak sesuai namun sudah terlanjur didistribusikan ke beberapa Unit / Prodi maka yang harus dilakukan adalah klik menu “Transaksi Surat” kemudian pilih “Surat Keluar”, klik icon bergambar “Dokumen” pada salah satu data.
Pada bagian “Daftar Penerima Surat” klik icon bergambar “Silang” pada Unit / Prodi yang akan dibatalkan pendistribusiannya.
Note: Penghapusan ini hanya untuk transaksi surat, jika data surat sudah diarsipkan oleh penerima maka data surat yang sudah diarsipkan tidak akan terhapus.
j. Melihat dan Mengarsipkan Data Surat Masuk
Data surat yang dikirimkan oleh unit / prodi lain dapat dilihat dan arsipkan dengan cara klik menu “Transaksi Surat” dan pilih “Surat Masuk”, kemudian klik pada icon yang bergambar “Mata”.
Jika data suat belum pernah dibaca maka akan muncul verifikasi nama pembaca surat, tuliskan saja nama lengkap Anda. Untuk mengarsipkan data surat masuk klik tombol
“Arsipkan” yang berwarna kuning.
k. Mengelola Jenis Surat / Perihal Surat (Untuk Admin BAU)
Jenis / perihal surat dapat ditambah, diedit, dan dihapus. Untuk melakukan hal tersebut klik menu “Jenis Surat” yang ada di sub menu “Master Surat”.
1. Menambah Jenis Surat
Untuk menambah jenis / perihal surat pengguna cukup melengkapi form “Tambah Jenis Surat” seperti ditampilkan pada gambar berikut, kemudian klik tombol
“Simpan” jika sudah dilengkapi.
2. Mengubah Jenis Surat
Untuk mengubah jenis / perihal surat, klik tombol “Edit” pada salah satu jenis surat yang akan diubah.
Kemudian ubah data yang diperlukan, tidak lupa untuk mengklik tombol “Update”.
3. Menghapus Jenis Surat
Untuk mengubah jenis / perihal surat, klik tombol “Hapus” pada salah satu jenis surat yang akan dihapus, kemudian klik tombol “OK” untuk mengkonfirmasi.
4. Bagian Peminjaman Fasilitas / Sarpras a. Input Jadwal
Klik “Kelola Jadwal” yang ada pada menu sebelah kiri.
Sebelum menambahkan jadwal, pilih fasilitas atau sarpras, bulan, dan tahun yang akan ditambahkan kemudian klik tombol “Tampilkan".
Kemudian pilih salah satu kotak pada kolom tanggal dan jam yang diinginkan, seperti dicontohkan pada gambar di bawah ini.
Gambar di atas adalah contoh peminjaman pada tanggal 5 mulai dari jam 09:00, klik kotak tersebut untuk menginputkan data peminjaman. Lengkapi data yang diperlukan seperti pada contoh di bawah ini, kemudian klik tombol “Simpan”.
Tanggal
Gambar di atas merupakan contoh peminjaman Aula dari jam 09:00 sampai jam 16:00 pada tanggal 5 Desember 2018. Setelah tersimpan, maka muncul ikon bergambar kalender pada kotak tersebut seperti pada gambar di bawah ini.
Ikon tersebut berwarna merah karena belum dikonfirmasi oleh pihak BAU dan jika dilihat detailnya belum tercantum biaya peminjaman fasilitas / sarpras tersebut, jika sudah diACC oleh pihak BAU maka ikon berubah menjadi hijau dan tercantum biaya dan koordinator teknis seperti dicontohkan pada gambar berikut.
b. Menghapus Jadwal
Untuk menghapus jadwal, langkah-langkahnya seperti melihat detail jadwal, yaitu dengan mengklik ikon yang bergambar “Kalender” kemudian klik tombol “Hapus”.
c. Melihat Daftar Peminjaman
Halaman daftar peminjaman merupakan halaman untuk memudahkan pengguna dalam melihat data peminjaman yang pernah diinput tanpa harus mencari satu per satu di halaman kelola jadwal yang berbentuk kalender. Pada halaman ini pengguna juga dapat melihat detail peminjaman, melihat jadwal (diarahkan ke halaman kelola jadwal), dan juga dapat menghapus data peminjaman.
d. Mengelola Fasilitas / Sarpras (Untuk Admin BAU)
Untuk mengelola fasilitas seperti tambah, edit, dan hapus, pengguna dapat melakukannya melalui submenu “Fasilitas” yang ada di menu “Master Jadwal”.
1. Tambah Fasilitas / Sarpras
Ketik nama fasilitas / sarpras pada form “Tambah Fasilitas” kemudian klik tombol
“Simpan”.
2. Edit Fasilitas / Sarpras
Klik tombol “Edit” pada salah satu fasilitas / sarpras yang akan diubah.
Ubah nama fasilitas yang ada pada form “Edit Fasilitas” kemudian klik tombol
“Update”.
3. Hapus Fasilitas / Sarpras
Klik tombol “Hapus” pada salah satu fasilitas / sarpras yang akan dihapus.
e. Mengelola Kebutuhan (Untuk Admin BAU)
Untuk mengelola kebutuhan seperti tambah, edit, dan hapus, pengguna dapat melakukannya melalui submenu “Kebutuhan” yang ada di menu “Master Jadwal”.
1. Tambah Kebutuhan
Ketik nama kebutuhan pada form “Tambah Kebutuhan” kemudian klik tombol
“Simpan”.
2. Edit Kebutuhan
Klik tombol “Edit” pada salah satu data kebutuhan yang akan diubah.
Ubah nama kebutuhan yang ada pada form “Edit Kebutuhan” kemudian klik tombol
“Update”.
3. Hapus Kebutuhan
Klik tombol “Hapus” pada salah satu data kebutuhan yang akan dihapus.
5. Mengelola Unit / Bagian / Prodi (Untuk Super Admin)
Halaman ini berfungsi untuk mengelola nama unit / bagian / prodi disertai dengan nama kepala unit / bagian / prodi. Untuk mengaksesnya klik menu “Unit”.
a. Menambah Unit
Lengkapi form “Tambah Unit” yang ada di sebelah kiri kolom daftar unit, kemudian klik tombol “Simpan” jika data sudah benar.
b. Mengedit Unit
Klik tombol “Edit” pada salah satu unit yang akan diedit.
Kemudian ubah data pada form “Edit Unit” dan klik tombol “Update” jika data sudah diedit.
c. Menghapus Unit
Klik tombol “Hapus” pada salah satu unit yang akan dihapus, kemudian klik tombol
“OK” saat dialog konfirmasi muncul. Jika tombol “Hapus” tidak berfungsi berarti unit tersebut sudah terkait dengan data yang lain.
6. Mengelola User / Pengguna (Untuk Super Admin)
Halaman ini berfungsi untuk melakukan manajemen user / pengguna agar dapat melakukan login pada sistem ini. Untuk mengaksesnya klik menu “User”.
a. Menambah User / Pengguna
Lengkapi form “Tambah User” kemudian klik tombol “Simpan”.
b. Mengedit User / Pengguna
Klik tombol “Edit” pada salah satu user.
Kemudian ganti data pada form “Edit User”.
c. Menghapus User / Pengguna
Klik tombol “Hapus” pada salah satu user kemudian klik tombol “OK” saat muncul dialog konfirmasi.
7. Edit Profil
Halaman edit profil berfungsi untuk mengubah nama, unit, dan password. Untuk mengaksesnya cukup klik tombol username pengguna yang di sebelah pojok kanan atas kemudian klik tombol “Edit Profil” seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Ubahlah data yang ingin diubah, kemudian klik tombol “Simpan” jika data sudah diubah.
Jika pengguna lupa kata sandi, harap menghubungi admin BAU.
8. Logout
Untuk melakukan logout langkah-langkahnya hampir sama dengan edit profil, yaitu dengan mengklik tombol username pengguna yang di sebelah pojok kanan atas kemudian klik tombol “Logout”.
