4.1. Jenis/Desain Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kuantitatif yaitu metode untuk menyelidiki obyek yang dapat diukur dengan angka-angka ataupun ukuran lain yang bersifat eksak. Penelitian kuantitatif juga bisa diartikan sebagai riset yang bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dan pendekatan induktif. Melalui penelitian deskriptif, peneliti berusaha mendeskripsikan peristiwa dan kejadian yang menjadi pusat perhatian tanpa memberikan perlakuan khusus terhadap peristiwa tersebut. Adapun objek penelitian ini adalah Central Warehouse PT Tigaraksa Satria, Tbk berlokasi di Komplek Pergudangan WSK Block C-01 Jl. Raya Bekasi KM.28 Pondok Ungu Bekasi Barat 17132, Indonesia. Penelitian dilakukan pada kurun waktu 4 bulan ( Agustus - November 2015).
4.2. Variabel Penelitian
Beberapa hal yang menjadi variabel dari penelitian ini yaitu Business Process Improvement dan efisiensi karena variabel-variabel ini merupakan faktor yang menjadi dasar pengukuran kinerja warehouse melalui pendekatan Busines s Process Improvement dengan menggunakan metodologi MIPI diharapkan angka dari pengukuran ini dapat ditingkatkan.
4.2.1 Definisi Konsep
Penelitian ini fokus pada penerapan dan analisa dengan menggunakan Metodologi Model Based and Integrated Process Improvement (MIPI) yang merupakan konsep Business Process Improvement (BPI), sebagai salah satu metode dalam menjalankan Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya. (Harrington,2012:16)
Menurut Hezer dan Render (2009:532) tata letak gudang atau warehouse layout adalah sebuah desain yang mencoba meminimalkan biaya total dengan mencari paduan yang terbaik antara luas ruang dan penanganan bahan. Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka panjang.
Menurut Wignjosoebroto (2009:306), Efisiensi merupakan ukuran dalam membandingkan penggunaan input yang direncanakan dengan realisasi penggunaan masukan. Jika masukan yang sebenarnya dilakukan makin besar penghematannya, maka tingkat efisiensi semakin tinggi, tetapi semakin kecil masukan yang dihemat, maka semakin rendah tingkat efisiensinya.
4.2.2. Definisi Operasional
Tabel 4.1 Definisi Operasional
Variabel Penelitian Dimensi Indikator Jenis Data
Business Process Improvement (Harrington,2005)
Activity - Non Value Added (NVA) - Necessary Non Value Added (NNVA) - Value Added (NA)
Primer
Flow Process - Flow Process (as is) - Flow Process (tobe)
Primer
Warehouse Layout (Hezer dan Render, 2009)
Product - Jenis & Jumlah Produk - Kategori produk
Sekunder
Layout -Warehouse Layout (as is) -Warehouse Layout (to be)
Primer
Efisiensi
(Wignjosoebroto, 2009)
Before - Jumlah aktivitas dan waktu
sebelum proses dilakukan Sekunder
After -Jumlah aktivitas dan waktu setelah proses dilakukan
4.3. Jenis dan Sumber Data
Data-data yang dikumpulkan pada tahap ini terbagi menjadi dua yaitu : 1. Data Primer
Data primer: Aliran Informasi/data yang tidak terdokumentasi oleh departemen logistik khususnya central warehouse yang harus diperoleh peneliti pada departemen tersebut seperti process flow dan lain-lain
2. Data Sekunder
Sumber data kuantitatif diperoleh langsung dari sumber penelitian (KPI, SAPERP System, SAP Business Warehouse System) dan informasi yang berhubungan
dengan penelitian dari berbagai sumber literature termasuk buku-buku, jurnal-jurnal dan materi terkait secara on-line.
4.4 Teknik Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan dengan beberapa cara yaitu dengan menggunakan metode-metode sebagai berikut :
1. Pengamatan/observasi langsung, dari hasil pengamatan terhadap proses bisnis yang berjalan di area warehouse yaitu proses pengeluaran barang ke pelanggan (Outbond Delivery to Customer).
2. Wawancara awal dengan berbagai pihak dilakukan secara lisan atau langsung dengan melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan seperti: Manajer (1 Orang), Supervisor (2 Orang), Foreman (4 Orang) dan karyawan lapangan (4 orang), hal ini dilakukan juga dengan teknik brainstorming. Tahap wawancara untuk mengetahui lebih detail mengenai proses yang dilakukan terutama mengenai proses dan Outbond Delivery. 3. Studi Literatur atau kajian Sekunder dilakukan penulis guna memperoleh data
sekunder, yakni data penunjang yang diperoleh dari sumber penelitian (KPI, SAP ERP, buku-buku ilmiah, jurnal-jurnal dan materi terkait secara on-line) yang berkaitan dengan masalah yang sedang diteliti penulis untuk memperoleh gambaran yang jelas.
Setelah data-data didapatkan dan dianalisa, maka perlu dilakukan perhitungan dan perancangan konsep Business Process Improvement.
4.5. Teknik Analisis Data
Dalam penelitian ini metodologi penelitian yang digunakan adalah dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi kebutuhan proses bisnis (Understand Business Needs) Tahapan mengidentifikasi kebutuhan proses bisnis perusahaan digunakan teknik analisis stakeholder. Analisis dilakukan dengan cara wawancara dan penyebaran form. Kebutuhan dan atau keluhan dengan pihak-pihak terkait, seperti pihak managemen dan karyawan perusahaan. Tahapan yang bertujuan untuk mengetahui kebutuhan proses bisnis yang diperlukan oleh perusahaan.
Tabel 4.2 Rincian Kegiatan Mengidentifikasi Kebutuhan Proses Bisnis Identifikasi Deskripsi
Tujuan Untuk menngetahui kebutuhan proses bisnis yang diperlukan perusahaan.
Tools Analisis Stakeholder
Metode Wawancara dengan stakeholder perusahaan, yakni karyawan dan pihak manajemen
Aktivitas Mencari informasi atas kebutuhan dan keluhan dari stakeholder perusahaan
Sumber : Data kebutuhan proses bisnis yang diolah (2015)
2. Mengidentifikasi Proses Bisnis Awal (Understand the Process)
Tahapan identifikasi arsitektur proses bisnis yang sedang terjadi (as is), dalam penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi tentang proses yang terjadi pada lini pengiriman barang dengan melakukan wawancara langsung di Central Warehouse Pondok Ungu. Kemudian hasil wawancara tersebut dilakukan pemetaan proses bisnis menggunakan flowchart. Pemetaan
ini bertujuan untuk mengetahui proses bisnis dan prosedur kerja yang dilakukan serta aktivitas secara keseluruhan.
Tabel 4.3 Rincian Kegiatan Mengidentifikasi Proses Bisnis Awal Identifikasi Deskripsi
Tujuan Untuk mengetahui proses bisnis dan prosedur kerja serta aktivitas yang dilakukan diperusahaan
Tools Functional flowchart
Metode Wawancara dengan karyawan dan pihak manajemen perusahaan
Aktivitas Memetakan proses bisnis perusahaan
Sumber : Data kebutuhan proses bisnis awal yang diolah (2015)
3. Melakukan Analisis Proses Bisnis (Model and analyse process)
Mengidentifikasi dan melakukan analisa proses yang terjadi dengan melakukan pengamatan berdasarkan flow proses yang berjalan dan mengelompokkan kedalam proses yang bernilai (Value Added) dan proses yang tidak bernilai (Non Value Added).
Tabel 4.4 Rincian Kegiatan Analisis Proses Bisnis Identifikasi Deskripsi
Tujuan Untuk mengetahui kekurangan atau hambatan proses bisnis yang terjadi di perusahaan
Tools Value added analysis
Metode Diskusi dengan karyawan dan pihak manajemen perusahaan mengenai pengkategorian tiap aktivitas perusahaan
Aktivitas Melakukan identifikasi aktivitas yang termasuk kategori value added, non value added serta necessary non value added beserta pengkategorian pemborosan (waste) dari tiap aktivitas
4. Merancang Proses Bisnis Usulan (Redesign Process)
Perancangan proses bisnis usulan dilakukan dengan cara melakukan brainstorming atau diskusi dengan pihak manajemen dan karyawan. Perancangan tersebut berdasarkan pada konsep Business Process Improvement yaitu dengan menghilangkan, menyederhanakan, menyatukan atau melakukan otomatisasi pada proses. Proses bisnis ini masih mengakomodasi untuk menambahkan proses apabila proses awal masih kurang efektif dan dibutuhkan penambahan proses. Pemetaan proses bisnis baru kemudian dibuat dengan functional flowchart, seperti halnya pemetaan proses bisnis awal.
Tabel 4.5 Rincian Kegiatan Merancang Proses Bisnis Usulan Identifikasi Deskripsi
Tujuan Untuk memberikan rancangan usulan perbaikan proses bisnis perusahaan.
Tools Brainstorming
Metode Diskusi dengan karyawan dan pihak manajemen Perusahaan
Aktivitas Melakukan perancangan proses bisnis usulan yang kemudian dipetakan menggunakan functional flowchart
Sumber : Data perancangan proses bisnis yang diolah (2015)
5. Merencanakan Implementasi Proses Bisnis (Implement New Process)
Merencanakan Implementasi dilakukan berdasarkan To Be Process Model dan proses perbaikan dilakukan dengan melakukanm pendekatan BPI. Pada langkah ini diterapkan hasil penetapan perbaikan berupa dokumen rencana implementasi (Implementation Plan) yang memuat parameter-parameter proses beserta penyederhanaan prosesnya. Hal ini dibuat untuk
mengendalikan proses yang ada di setiap titik operasional, sehingga terjadinya kesalahan proses dapat diantisipasi sedini mungkin. Pada dokumen ini di setiap titik proses telah diidentifikasi langkah-langkah pengendalian proses. 6. Fase ini adalah fase Asses New Process and Method menggunakan metode
Streamlining Process (penyederhanaan) untuk mengidentifikasi kategori pemborosan pada proses bisnis awal dan dibandingkan dengan proses bisnis baru. Penggunaan pendekatan Streamlining adalah analisis sistematik yang dapat memprioritaskan langkah perbaikan yang akan dilakukan untuk meningkatkan efisiensi proses yang dijalankan.
7. Memberikan peninjauan kembali (Review new process) untuk implementasi proses baru melalui tahapan-tahapan dari tindakan perbaikan (action plan). Pada penelitian ini, penulis menjelaskan dalam bentuk matriks yang disebut Process ImprovementMatrix (PIM). PIM tersebut digunakan sebagai sebuah peta jalan atas rencana-rencana peningkatan proses terhadap kondisi aktual yang berjalan.
