BAB 3 DATA DAN ANALISIS

(1)

61 3.1 Riwayat Perusahaan

Pada bagian sub bab ini akan dibahas mengenai riwayat singkat perusahaan baik sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, hasil yang dicapai perusahaan tahun terakhir, struktur organisasi, proses bisnis perusahaan dan terutama kondisi SI dan TI yang ada di dalam perusahaan baik aplikasi yang sedang berjalan ataupun proyek yang ingin direalisasikan.

3.1.1 Sejarah PT Smart Naco Indonesia

PT. Smart Naco adalah sebuah perusahaan yang pada awal berdirinya berada di Malaysia pada tahun 2000. Pabrik susu Smart Naco terletak di Hokitika, New Zealand sebagai negara penghasil susu terbaik di dunia.

Setelah memperoleh pangsa pasar yang menjanjikan, perusahaan ini mengembangkan usahanya ke negara Indonesia dan didirikan pada tahun 2002 dan produk susu yang dijual masih tetap diimport dari negara New Zealand sampai sekarang. Smart Naco adalah Perseroan Terbatas yang didirikan berdasarkan hukum sebagaimana dimuat di dalam Akta Pendirian Perseroan Terbatas tertanggal 9 Juni 2003 sampai dengan Akta Perubahan terakhir tertanggal 12 December 2007 No. 14. PT Smart Naco Indonesia memiliki jenis usaha untuk melakukan Penjualan Berjenjang (“Multi Level Marketing”) dengan SIUPL. No.

(2)

41/PDN-2/SIUPL/PP/7/2007 yang diterbitkan oleh Departemen Perdagangan RI, Direktorat Jendral Perdagangan Dalam Negeri tertanggal 3 Juli 2007, berlaku sampai dengan 7 Juli 2012.

Smart Naco Indonesia secara resmi beroperasi sejak tanggal 3 Juli 2003 di Jakarta. Dan keberadaan Smart Naco disambut secara luar biasa oleh para distributor Indonesia.

Dengan VISI dan MISI nya Smart Naco Indonesia didukung oleh jajaran tim manajemen yang memiliki komitmen tinggi dan berpengalaman di bidangnya, memasarkan produk unggulan serta menjalankan konsep bisnis MLM yang benar dan tepat serta membawa perubahan kualitas hidup bagi mitra dan konsumennya kearah yang lebih baik.

Berbekal itulah, Smart Naco Indonesia menjadi perusahaan yang "berkualitas" dengan nilai-nilai budaya yang luhur, berkarakter, berintergritas, berkredibilitas tinggi dan menjadi teladan bagi para mitra bisnisnya di manapun berada.

Smart Naco selalu mengedepankan pelayanan yang prima dengan motto "Sabar, Senyum dan Peduli" serta menjalankan budaya pelayanan sepenuh hati "Do By Your Heart" dalam menjalankan bisnis dengan kerjasama team yang terlatih dan profesional.

Menjadikan Smart Naco sebagai solusi semua orang, dimana saja, kapan saja seperti tema bisnis "Your Solution is Our Solution". Kami

(3)

siap membantu Anda, para distributor - mitra bisnis Smart Naco untuk dapat hidup lebih SUKSES, SEHAT dan SEJAHTERA.

3.1.2 Alamat Perusahaan PT Smart Naco Indonesia

Komplek Rukan Mangga Dua Square Jalan Gunung Sahari No. 1 Blok D 29 Jakarta Utara 14430, Indonesia Phone : (021)-62313381

Website : www.Smartnaco.co.id

3.1.3 Visi Dan Misi Perusahaan Visi

Perusahaan MLM yang TERPERCAYA Misi

Membangun Kehidupan yang Lebih Berkualitas,Sehat dan Sejahtera dengan PELUANG USAHA yang TERPERCAYA dan dilakukan Dengan HATI

Budaya

- Care for people focus

- Open

(4)

- Grow

- Positive

Filosofi : “Lakukan dengan hati” Moto : “Sukses, Sehat, Sejahtera”

3.1.4 Pencapaian Perusahaan

Penjualan Bersih : Rp 647.000.000.000 Jumlah Karyawan : > 120 orang

Jumlah Import Susu : 600 Ton / Bulan Jumlah kantor Stokist : 63 Kantor Jumlah Distributor : > 300.000 orang

3.2 Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan Penelitian yang kami lakukan, ditemui sejumlah masalah yang berkaitan dengan Investasi TI di dalam PT. Smart Naco Indonesia diantaranya :

1. Perusahaan belum sepenuhnya mengetahui manfaat dari Investasi TI yang ada. 2. Perusahaan belum dapat menghasilkan keputusan atas investasi mana yang layak

dan sepenuhnya berguna dan sesuai dengan arahan strategi yang harus dikembangkan.

3. Perusahaan belum dapat mengaitkan seberapa baik penyelarasan antara kesuruhan Portfolio TI yang ada dengan arahan strategi perusahaan.

(5)

5. Perusahaan belum dapat meningkatkan kinerja sepenuhnya dari Investasi TI berjalan.

6. Perusahaan belum dapat menerapkan dampak Bottom-line atas Investasi IT yang telah dikeluarkan.

7. Perusahaan belum mengetahui Perencanaan TI yang tepat dengan arahan strategi bisnis yang ada.

8. Perusahaan belum dapat mengaitkan kesempatan bisnis yang ada dengan kinerja TI perusahaan.

9. Perusahaan belum mengetahui Prioritas dari Projek TI mana yang sepenuhnya sesuai dengan arahan strategi perusahaan dan memiliki dampak yang besar dan resiko yang seminimal mungkin.

3.3 Struktur Organisasi, Jabaran Tugas dan Wewenang masing-masing 3.3.1 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi merupakan hal yang penting di dalam sebuah perusahaan, agar peran dan tanggung jawab masing-masing karyawan jelas, sehingga pembagian tugas dan wewenang tiap karyawan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, struktur organisasi sangat berpengaruh dalam keberhasilan perusahaan.

(6)

Direktur Utama

General Manajer

Operasional dan Finance General Manajer Business _Developmnet Business Advisor

Marketing Support HRD Finance MIS Operasional Accounting

Bonus IT EDP Gudang Stokist Sales and Distribute Purchasing

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Smart Naco Indonesia

3.3.2 Jabaran Tugas dan Wewenang

Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang tertera pada struktur organisasi tersebut.

1. Direktur Utama

Merupakan pimpinan tertinggi dari perusahaan yang memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh aktivitas baik operasional maupun manajemen dan berusaha untuk memajukan bisnis ke arah pencapaian

(7)

tujuan perusahaan, selain itu bertanggung jawab dalam pembukaan kantor-kantor pusat di Negara lain.

Tugas dan Wewenang:

• Menetapkan peraturan dan kebijaksanaan yang harus dilaksanakan baik manajemen, administrasi dan operasional. • Mengangkat dan memberhentikan manajer setiap divisi dan

kepala bagian

2. Business Advisor

Merupakan pemberi nasehat dan kebijakan untuk membantu Direktur Utama dalam membuat kebijakan dan keputusan-keputusan manajerial.

Tugas dan wewenang :

• Memberikan nasehat, idea tau masukan lainnya kepada Direktur Utama baik Manajerial ataupun operasional.

3. General Manajer Operational and Finance (GM Operasional dan

Keuangan)

Merupakan General Manager dalam bagian Operasional dan keuangan, yang memberikan kebijakan-kebijakan dan keputusan-keputusan terkait dengan Operasional dan keuangan baik bersifat jangka panjang ataupun jangka pendek. GM ini membawahi 5 Departemen yaitu:

(8)

Tugas dan Wewenang :

o Mengurusi perekrutan, pengangkatan, pemecatan karyawan di setiap departemen.

o Mengorganisasi setiap kebutuhan karyawan yang dibutuhkan di setiap departemen.

o Menangani masalah yang berhubungan dengan karyawan seperti absensi, kesehatan, tunjangan, Jamsostek, seragam, dll.

o Menangani masalah keamanan dalam gedung.

o Mengatur penggajian dan pembagian THR serta bonus akhir tahun.

o Membuat laporan kepada GM Operasional dan Finance secara berkala.

b. Finance (Keuangan)

o Mengatur segala aktivitas keuangan yang terjadi di dalam perusahaan.

o Mengatur anggaran baik jangka panjang maupun jangka pendek.

o Mengatur arus kas di dalam perusahaan.

o Mengatur bonus yang akan diberikan kepada para karyawan, distributor maupun konsumen.

(9)

o Membuat laporan kepada GM Operasional dan Finance secara berkala.

c. Managemen Information System (MIS)

Terbagi menjadi 2 bagian yaitu :

• Information Technology (IT)

o Mengurusi segala kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan IT dalam perusahaan.

o Menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan setiap bagian.

o Membuat rencana-rencana jangka panjang terhadap kebutuhan IT dalam perusahaan.

o Mengatur masalah dalam pemakaian IT beserta dengan pemeliharaannya didalam perusahaan.

o Mengatur informasi dan data yang akan dipublikasikan melalui web.

o Mengurusi server domain.

o Membuat kebijaksanaan dan aturan-aturan mengenai infrastruktur baik Hardware, Software maupun Network dalam perusahaan.

o Membuat laporan kepada Manajer IT secara berkala yang diteruskan kepada GM Operasional dan Finance.

(10)

• Electronic Data Processing (EDP) Tugas dan Wewenang :

o Mengatur arus data dan informasi terkait dengan teknologi informasi dalam perusahaan.

o Melakukan entry data dan informasi yang dibutuhkan. o Mengorganisir data dan informasi yang terdapat di server

local dan server domain.

o Mengurus transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. o Membuat laporan kepada Manajer IT secara berkala yang

diteruskan kepada GM Operasional dan Finance. d. Operational (Operasional)

Merupakan Divisi yang mengurusi segala aktivitas operasional dalam perusahaan dan menetukan kebijaksanaan dan aturan-aturan dalam operasional, yang terbagi menjadi 3 bagian yaitu :

Warehouse (Gudang)

o Mengurusi arus barang yang terjadi di gudang perusahaan o Melakukan stock opname gudang secara berkala

o Melaporkan keganjilan seperti kelebihan dan kekurangan stok yang terjadi di gudang

o Membuat laporan kepada Kepala Operasional secara berkala

(11)

Stokist Division (Kantor Distributor) Tugas dan Wewenang :

o Mengurusi pembukaan kantor distributor baru di seluruh Indonesia

o Mengurusi pengiriman dan pelaporan barang ke kantor distributor

o Memberikan pelatihan kepada para user di Kantor distributor

o Mengurusi segala kebutuhan dan keluhan di setiap kantor distributor yang akan diteruskan ke setiap bagian terkait o Membuat laporan kepada Kepala Operasional secara

berkala

Sales and Distribution ( Penjualan dan Pendistribusian) Tugas dan Wewenang :

o Mengatur penjulaan produk ke konsumen dan distributor o Membuat rencana strategi pernjualan yang efektif

o Melaporkan hasil penjualan ke Kepala Operasional secara berkala

e. Accounting (Pembukuan)

o Melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi setiap hari o Membuat laporan keuangan

(12)

o Mengecek saldo hutang piutang perusahaan o Melakukan audit tax

o Membuat laporan kepada GM Operasional dan Finance secara berkala

o Mengepalai Bagian Purchasing (Pembelian) yang bertugas : ¾ Menentukan dan melakukan segala pembelian yang

dilakukan perusahaan dengan pemasok yang terpilih dengan mempertimbangankan pemenuhan persyaratan harga, spesifikasi, dan waktu.

¾ Membuat ramalan pembelian dalam memenuhi kebutuhan perusahaan

¾ Meberikan laporan kepada bagian Accounting

4. General Manager Business Development (GM Pengembangan Bisnis) Merupakan GM Pengembangan bisnis yang bertugas dalam mengatur dan mengorganisasi Manajemen di 7 area di Indonesia dan membuat rencana strategis jangka panjang perusahaan untuk setiap area, menerima laporan dari Manajemen 7 area dalam operasional dan manajerial untuk mengetahui kinerja dari setiap bagian.

(13)

3.4 Proses Bisnis Perusahaan

Proses Bisnis yang terjadi di Smart Naco adalah sebagai berikut :

Pembeli baik Distributor maupun Konsumen yang langsung datang ke Kantor Pusat mengisi NPP (Nota permohonan pembelian) 3 rangkap ( merah, putih, kuning ) diberikan kepada Staff Counter lalu Staff Counter memberikan NPP merah kepada Kasir kemudian Pembeli membayar jumlah pembayaran dari barang yang dibeli ke Kasir, lalu Staff Counter membuat Invoice berangkap 4 ( Putih, Merah, Hijau, Kuning ), yang isinya sesuai dengan NPP tersebut dengan menyimpan invoice rangkap merah, rangkap putih (Invoice dan NPP) diberikan ke bagian Finance untuk di cek yang kemudian di berikan kepada orang Accounting untuk dicatat lalu ke Bagian EDP untuk entry data, rangkap Hijau dan Kuning diserahkan kepada Pembeli, rangkap hijau digunakan untuk melakukan Claim Product kepada Staff Gudang yang berlokasi di seberang Counter untuk mengambil barang (mungkin saja pembeli yang membeli pada hari itu tidak mengambil barang tersebut karena alasan tertentu) dan kemudian Pembeli keluar membawa barang beserta dengan NPP kuning dan Invoice Kuning. Ketika barang di gudang telah habis, akan tampak di system, kemudian Manager Operasional akan memesan barang dari Pihak ke tiga untuk mengimport barang, setelah barang datang, akan diurus oleh bagian Gudang dan Gudang akan memberikan laporan kepada Manager Operasional.

(14)

Pembeli (Distributor / Konsumen)

Counter (4. Membuat Invoice)

(1. Mengisi NPP) (5. Invoice Kuning dan Hijau)

(6. Klaim produk)

Staff Gudang

$ VISIO CORPORATION

Finance (7. NPP Putih dan Invoice Putih)

Kasir (2. Menyerahkan NPP Merah) Accounting EDP (3. Membuat barang) Cek catat entry

Gambar 3.2 Proses Bisnis PT. Smart Naco Indonesia

Untuk Distributor atau Konsumen yang membeli di Kantor Stokist, proses bisnisnya seperti berikut ini:

Pembeli baik Distributor maupun Konsumen yang langsung datang ke stokist mengisi NPP (Nota permohonan pembelian) 3 rangkap ( Putih, Merah, Kuning) diberikan kepada Staff Counter, lalu Staff Counter memberikan NPP merah kepada Kasir kemudian Pembeli membayar jumlah pembayaran dari barang yang dibeli ke Kasir, Staff Counter membuat Invoice berangkap 3 ( Putih, Merah, Kuning ), yang isinya sesuai dengan NPP tersebut dengan menyimpan invoice rangkap merah lalu rangkap Merah NPP diserahkan kepada

(15)

Kasir beserta dengan uang pembayaran kemudian menyerahkan barang beserta dengan Invoice Kuning kepada Customer, rangkap putih (NPP dan Invoice) diserahkan kepada Kantor Pusat pada akhir periode bagian Finance diteruskan ke bagian Accounting untuk pembukuan lalu ke Bagian EDP untuk entry data, akhirnya Pembeli keluar membawa barang beserta dengan NPP kuning dan Invoice Kuning. Jika stock telah habis, maka Stockist dapat memesan melalui Portal Application. Pembeli (Distributor / Konsumen) Counter (4. Membuat Invoice) (1. Mengisi NPP) (5. Invoice Kuning dan Barang)

(6. Invoice Putih dan NPP Putih)

Kasir

(2. Menyerahkan NPP Merah) (3. Membayar barang)

Kantor Pusat

(16)

3.5 Kondisi SI dan TI

PT Smart Naco memiliki aplikasi Sistem Informasi, Infrastruktur, Service dan Manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya, diantaranya : 1. Aplikasi

PT. Smart Naco mempunyai beberapa Aplikasi Sistem yang dijalankan seperti Portal Application, Local System, SIA Accurate, yang dipakai oleh keseluruhan Divisi dalam PT Smart Naco.

2. Infrastruktur TI

Perangkat Lunak : Windows XP PRO, Windows XP Home, Windows Server 2003, Microsoft Office, Microsoft SQL Server, ASP.net, Visual Basic, Bit Defender Antivirus, Mikrotik.

Perangkat Keras : Terdiri dari 60 buah PC (Dell, HP, Acer) dan 60 buah Monitor LCD (Dell, HP, Acer), NoteBook Acer 15 buah, Printer (EPSON,HP) 20 buah, UPS 5 buah, Scanner HP 2 buah, Fax HP.

Perangkat Jaringan : Hub, Switch, Kabel Network, Web Server, Database Server, Server Firewall, Domain Server.

3. Service (Layanan)

Local System Maintainance yaitu pemeliharaan dari System yang ada di

PT. Smart Naco sekarang ini dengan menyewa Programmer yang bersangkutan untuk mencatat setiap keluhan dari pemakaian system dan memperbaharui sistem tersebut sesuai dengan keinginan User.

(17)

Infrastructure Maintainance yaitu pemeliharaan dari infrastuktur yang digunakan sekarang, baik pengecekan berkala, reparasi, dll.

Service Hardware

Service Server

Training User

Product Knowledgement

Marketing Plan Programme

4. Manajemen

Pelatihan Karyawan divisi IT dari pihak ke 3 (Consultant) untuk pengembangan dan penerapan aplikasi maupun implementasi infrastruktur baru.

PT. Smart Naco juga memiliki beberapa aplikasi Project yang akan dikembangkan, yaitu:

VPN (Virtual Private Network) merupakan suatu bentuk private internet yang melalui public network (internet), dengan menekankan pada keamanan data dan akses global melalui internet.

e-CRM adalah suatu jenis layanan berupa aplikasi berbasis online yang secara khusus menangani hubungan antara perusahaan dengan para customer dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya atau sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah

(18)

organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Help Desk Application yaitu sistem yang dikembangkan untuk user agar jika terjadi masalah mereka dapat langsung secara online berkomunikasi memecahkan masalah yang dihadapi atau jika terjadi masalah, help desk application ini dapat membantu mereka secara mandiri menyelesaikan masalahnya.

3.6 Arahan Strategi Bisnis

Berikut adalah arahan strategi dari PT Smart Naco Indonesia berdasarkan hasil wawancara kami :

• Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia

• Fokus pada pengembangan produk

• Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member

• Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya

(19)

3.7 Lights On

Lights On adalah kegiatan yang berhubungan dengan TI baik manajerial maupun Operasional yang sedang berjalan saat ini.

3.7.1 Local System

Tujuan awal : Pemakaian Aplikasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga menghemat biaya dan juga mudah dalam pemeliharaan dan untuk upgrade system. Local System digunakan oleh beberapa departemen didalam perusahaan.

Manfaat :

• Efisiensi dan Efektivitas pada setiap bagian • Integritas data

• Mempermudah user untuk mengoperasikannya

Fungsi :

• Menginput data dan menyimpan data dengan ekstensi data yang sama • Membuat laporan

User : Divisi Finance, Divisi Warehouse, Divisi Accounting Biaya Investasi Finance : Rp. 25.000.000

Biaya Investasi Accounting : Rp. 35.000.000 Biaya Investasi Warehouse : Rp. 30.000.000

(20)

3.7.2 Accurate

Aplikasi Accurate adalah Aplikasi yang digunakan Bagian Accounting dalam melakukan pembukuan atas transaksi yang terjadi setiap harinya, dan pada akhirnya menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan untuk melihat kinerja perusahaan.

Tujuan awal : Untuk memudahkan dalam melakukan pencatatan transaksi dan penciptaan laporan keuangan menjadi lebih cepat dan jelas.

Manfaat :

• Mempermudah pencatatan transaksi.

• Memudahkan user dalam pencarian transaksi yang terjadi pada tanggal tertentu.

• Memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan. • Data keuangan yang terintegrasi.

Fungsi :

• Menginput atau mencatat transaksi yang terjadi • Mengetahui saldo Aktiva dan Pasiva

• Membuat dan mencetak laporan keuangan • Menampilkan data dan laporan keuangan User : Divisi Accounting

(21)

3.7.3 Portal Application

Portal Application adalah tampilan web terintegrasi yang memudahkan para user dan distributor untuk mengakses aplikasi dan informasi yang dibutuhkan.

Tujuan awal : Portal Application menghubungkan seluruh user dari setiap Divisi dan juga seluruh kantor stokist secara online baik untuk memesan barang, melihat harga, dll.

Manfaat : Mempermudah para user untuk berkomunikasi satu sama lain secara online dan melihat update.

Fungsi :

• Menampilkan data dan informasi terbaru yang dibutuhkan • Melakukan komunikasi online

• Membantu kantor stokist dalam memesan barang • Mempermudah proses bisnis yang ada

Biaya investasi: Rp. 288.000.000

3.7.4 Hardware

Hardware adalah Infrastruktur yang digunakan yang terdiri dari Monitor LCD, CPU, Notebook, printer, scanner, UPS, dll.

Tujuan awal : Hardware digunakan untuk mendukung keseluruhan proses administrasi perusahaan dan mendukung kinerja system dalam perusahaan.

(22)

Manfaat : Mendukung keseluruhan proses operasional yang dilakukan secara elektronik

Fungsi :

• Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnisnya. • Penghubung antar user dan aplikasi.

Divisi yang menangani : Divisi IT User : semua bagian

Biaya investasi:

Tabel 3.1 Biaya Investasi Hardware

No. Keterangan Biaya

1. PC 60 buah * Rp. 5.200.000 Rp.

312.000.000.-2. Monitor LCD 60 buah * Rp. 1.600.000 Rp.

96.000.000.-3. Acer Notebook 15 buah * Rp . 7.600.000 Rp.

114.000.000.-4. Printer

Epson 10 buah * Rp. 1.520.000 HP 10 buah * Rp. 2.100.000

Rp.

36.200.000.-5. Scanner HP 2 buah * Rp. 1.380.000 Rp.

2.760.000.-6. UPS ICA 5 buah * Rp. 3.220.000 Rp.

16.100.000.-7. Networking devices / tools Rp.

38.200.000.-Total Biaya Rp.

595.260.000.-3.7.5 Software License

License yang digunakan dalam PT Smart Naco diantaranya adalah Windows OS XP PRO, Windows OS XP Home, Windows Server 2003, Microtik, Microsoft Office, Microsoft SQL Server, ASP.net, Visual Basic, Antivirus Bit Defender, dll.

(23)

Manfaat : mendukung kelancaran dalam penggunaan software aplikasi tersebut.

Fungsi : standarisasi penggunaan software dalam perusahaan. Divisi yang menangani : Divisi IT.

Biaya investasi :

Tabel 3.2 Biaya Investasi Software

1. Windows OS

PRO 48 keping * Rp. 1.380.000 Home 12 keping * Rp 1.000.000

Rp. 78.240.000

2. Microsoft Office Standard 2007, 60 * Rp

3.680.000 Rp. 220.080.000 3. BitDefender Antivirus, 60 * Rp. 460.000 Rp. 27.600.000 4. Windows Server 2003 6 * $ 1065 Rp. 58.828.000 5. Mikrotik Rp. 45.800.000 6. Visual Basic Rp. 52.450.000 7. SQL Server 6 * $ 6000 Rp. 331.200.000 8. ASP.net Rp. 82.000.000 Total biaya Rp. 896.198.000 3.7.6 Server

Server terdiri dari Domain Server, Web Server, Database server, Server Firewall, Database Server.

Tujuan awal : Server digunakan untuk menyimpan dan menampung semua data yang ada dari semua aktivitas user dan kemudahan dalam mengakses data.

(24)

Fungsi : menyimpan data dan mengbackup data secara otomatis pada jadwal tertentu

Biaya Investasi awal :

Tabel 3.3 Biaya Investasi Server

1. Domain Server Rp. 220.080.000 2. Web Server 6 * $ 9000 Rp. 496.840.000 3. Database Server Rp. 147.000.000 4. Server Firewall Rp. 9.200.000 Total biaya Rp. 873.120.000 3.7.7 Networking

Tujuan awal : untuk menghubungkan para user dengan Portal

Application berbasis ASP.net yang digunakan oleh seluruh user baik

kantor pusat, kantor cabang maupun kantor stokist. Manfaat :

• Memudahkan komunikasi antar User • Pengiriman data yang cepat dan tepat

Fungsi : mengirim dan mengakses data dan sarana komunikasi dengan para Stackholders

Biaya Investasi :

Tabel 3.4 Biaya Investasi Networking

1. Pemasangan Internet Rp. 34.000.000

2. Domain SmatNaco.co.id Rp. 110.000

3. Hosting Rp. 12.250.000

(25)

3.7.8 Maintainance and Service

Tujuan awal : untuk memelihara dan melakukan perbaikan secara dinamis pada Aplikasi dan juga infrastruktur yang ada.

Manfaat :

• Penggunaan Infrastruktur yang lebih lama (awet) • Memelihara atau mengupgrade system

Fungsi :

• Memelihara Aplikasi dan Infrastruktur secara berkala • Mengevaluasi kinerja aplikasi system

• Menangulangi keluhan dari user mengenai aplikasi dan hardware yang digunakan

Biaya Investasi :

Tabel 3.5 Biaya Investasi Maintainance and Service

1. Service Hardware Rp. 130.000.000

2. Service Server Rp. 35.000.000

3. Pemeliharaan Local System Rp. 21.000.000 4. Pemeliharaan Portal Application Rp. 59.600.000 Total biaya Rp. 245.600.000

3.7.9 Training User

Untuk pembukaan Kantor Stokist baru ataupun penerimaan Karyawan baru, Divisi IT memberikan pelatihan dalam penggunaan Local System

(26)

mengalami perubahan, maka Divisi IT juga harus mentraining kembali seluruh karyawan.

Tujuan awal : Agar User baru terbiasa dengan lingkungan dan tata cara pengguanaan sistem.

Manfaat :

• Menambah ketrampilan karyawan

• Mengurangi kesalahan dalam penggunaan System Fungsi : Melatih user dalam menggunakan System. Biaya : Rp. 28.450.000

3.7.10 Product Knowledgement

Adalah program pelatihan yang dilakukan kepada para member baru untuk mengetahui mengenai khasiat-khasiat mengenai produk susu tersebut. Tujuan awal : Agar para member ataupun pemakai produk dapat mengerti mengenai kandungan yang terdapat dalam produk dan apa manfaatnya bagi tubuh.

Manfaat : menambah pengetahuan mengenai produk. Fungsi : Melatih member dalam pemakaian produk. Biaya : Rp. 18.000.000

(27)

3.7.11 Marketing Plan Programme

Adalah program pelatihan yang diberikan kepada para member ataupun staff bagaimana memasarkan produk, berhubung PT Smart Naco adalah perusahaan yang bergerak di bidang MLM, maka pemasaran produk dan pengembangan member merupakan hal utama yang harus didahulukan. Oleh karena itu diadakan pelatihan bagaimana dalam memasarkan produk kepada masyarakat dan bagaimana untuk merekrut member baru sebagai cabang perluasan dari jalur pemasaran yang ada.

Tujuan awal : agar para member dapat memasarkan dan merekrut member dengan mudah.

Manfaat : memberikan pengalaman mengenai cara menghadapi masyarakat.

Fungsi : Melatih member dalam memasarkan dan merekrut member. Biaya : Rp. 56.000.000

3.7.12 Consulting IT

Pelatihan yang dilakukan oleh Pihak ke 3 (consultant) kepada divisi IT. Berupa pengembangan dari core system yang ada dan juga pelatihan-pelatihan secara berkala.

Tujuan awal : Agar karyawan divisi IT dapat mengetahui perkembangan dari core system dan juga mengembangkan potensi diri.

(28)

• Menambah ketrampilan karyawan.

• Mengurangi kesalahan dalam penggunaan sistem. • Mengetahui system mengarah ke mana.

Fungsi : Melatih karyawan dalam mengembangkan dan memakai sistem. Biaya : Rp. 34.000.000

3.8 Arahan Strategi

Berdasarkan hasil analisa dari wawancara kami maka dapat disimpulkan bahwa arahan strategi bisnis dari perusahaan PT. Smart Naco Indonesia ini adalah sebagai berikut :

(29)

Tabel 3.6 Arahan Strategi PT. Smart Naco Indonesia Nama Arahan

Strategi

Tujuan Strategi Kunci Matrix Strategi Bobot Memperluas pangsa

pasar dengan

melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia

- Meningkatkan penjualan lokal dan internasional - Meningkatkan

pembangunan kantor Pusat di negara lain dan kantor distributor

- Jumlah penjualan - Jumlah investasi terhadap Perusahaan - Riset pasar 20 % 20% Fokus pada pengembangan produk - Melakukan strategi diferensiasi produk - Meningkatkan penjualan selain produk susu dengan harga terjangkau dan berkualitas

- Riset dan

pengembangan yang dilakukan

- Biaya produksi produk baru

10 %

10% Fokus pada

peningkatan layanan kepada para member untuk meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member - Meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member - Meningkatkan penjualan dan loyalitas member

- Jumlah keluhan yang diterima

- Jumlah Pelatihan yang diadakan

- Jumlah member yang menghadiri pelatihan

10%

Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya - Meningkatkan loyalitas member - Menambah jumlah

member dan kantor distributor - Meyakinkan masyarakat terhadap bisnis MLM - Laporan Kinerja karyawan

- Jumlah keluhan yang diterima - Jumlah kantor distributor dan member 10% 5% 5%

(30)

3.9 Analisa Portfolio Lights on

Portfolio lights on terdiri dari 4 area utama yaitu portofolio aplikasi, infrastruktur, service dan manajemen.

3.9.1 Portfolio Aplikasi

Portfolio Aplikasi menggambarkan aplikasi-aplikasi yang ada sekarang ini diselaraskan dengan arahan strategi perusahaan Smart Naco yang meliputi Portal Application, Local System, dan Program Accounting Accurate.

Tabel 3.7 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Portal Application

40 20 20 20

Business Value Scorecard Portal Application

Memperluas pangsa

pasar dengan melakukan

ekspansi ke seluruh _{Indonesia dan juga ke}

seluruh dunia Fokus pada

pengembangan produk _{Fokus pada peningkatan} layanan kepada para

member untuk

meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO _{dan penghargaan lainnya}

User 1 IT 4 4 5 5 User 2 IT 4 5 5 4 User 3 IT 4 3 4 4 User 4 IT 4 4 4 4 User 5 Finance 4 3 2 4 User 6 Finance 4 4 4 4 User 7 Finance 4 3 4 4 User 8 Finance 2 3 3 2 User 9 SnD 2 3 4 5 User 10 SnD 4 5 5 4 User 11 SnD 4 5 5 4 User 12 SnD 5 4 4 3 Total 45 46 49 46 Average 3.75 3.83 4.08 3.83 Score 150 76.6 81.6 76.6 384.8

(31)

• Skor Portfolio Portal Application a. Kualitas terbagi atas :

• Fungsionalitas = 5 • Keakuratan = 5

Skor Kualitas adalah 5 + 5 bagi 2 = 5 b. Layanan terbagi atas :

• Ketersediaan = 4

• Kecepatan merespon = 4

Skor tingkat layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :

• Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 d. Penyelarasan Strategi : 384.8 / 100 = 3,848

• Fokus perluasan pangsa pasar : 3.75 • Fokus pengembangan produk : 3.83

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.08 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.83 Skor Penyelarasan Strategi : (3.75 + 3.83 + 4.08+ 3.83) / 4 = 3.87

(32)

Tabel 3.8 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Accurate

40 20 20 20

Business Value Scorecard Accurate

Memperluas pangsa pasar

dengan melakukan ekspansi ke seluruh

Indonesia dan juga ke

member untuk

meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan kualitas _{produk dan layanan untuk} mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya

User 1 Accounting 2 2 2 2 User 2 Accounting 1 1 1 1 User 3 Accounting 2 2 2 2 User 4 Accounting 2 2 3 2 User 5 Accounting 2 2 3 3 Total 9 9 11 10 Average 1.8 1.8 2.2 2 Score 72 36 44 40 192

• Skor Portfolio Aplikasi Accurate a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 3 • Keakuratan = 4

Skor Kualitas adalah 3 +4 bagi 2 = 3,5 b. Layanan terbagi atas :

Skor tingkat layanan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3,5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :

(33)

• Ketergantungan pada aplikasi = 2 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3

Skor intensitas penggunaan adalah 2 + 3 bagi 2 = 2.5 d. Penyelarasan Strategi : 192 / 100 = 1,92

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.2 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 2 Skor Penyelarasan Strategi : (1.8 + 1.8 + 2.2 + 2) / 4 = 1.95 Tabel 3.9 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Local System Finance

40 20 20 20

Business Value Scorecard Local System Finance

Memperluas pangsa pasar

dengan melakukan _{ekspansi ke seluruh}

seluruh dunia

Fokus pada pengembangan

produk

Fokus pada peningkatan layanan kepada para

member untuk

meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan kualitas _{produk dan layanan untuk} mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya

User 1 Finance 2 3 3 3 User 2 Finance 1 1 1 1 User 3 Finance 4 4 3 3 User 4 Finance 4 3 3 4 User 5 Finance 5 4 5 4 User 6 Finance 3 3 3 2 User 7 Finance 4 4 5 3 Total 23 22 23 20 Average 3.3 3.1 3.3 2.8 Score 132 62 66 56 316

(34)

• Skor Portfolio Aplikasi Local system Finance a. Kualitas terbagi atas :

Skor Kualitas adalah 4 +3 bagi 2 = 3,5 b. Layanan terbagi atas :

Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 d. Penyelarasan Strategi : 316 / 100 = 3.16

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 3.3 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 2.8 Skor Penyelarasan Strategi : (3.3 + 3.1 + 3.3 + 2.8) / 4 = 3.125

(35)

Tabel 3.10 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Local System Accounting

• Skor Portfolio Aplikasi Local system Accounting a. Kualitas terbagi atas :

Skor Kualitas adalah 4 +4 bagi 2 = 4 b. Layanan terbagi atas :

Skor tingkat layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4

40 20 20 20

Business Value Scorecard Local System Accounting

Memperluas pangsa

ekspansi ke seluruh

member untuk

User 1 Accounting 2 3 3 3 User 2 Accounting 3 3 3 3 User 3 Accounting 3 3 3 3 User 4 Accounting 3 3 3 4 User 5 Accounting 3 3 3 3 User 6 Accounting 3 3 3 2 User 7 Accounting 3 3 2 3 Total 20 19 20 21 Average 2.8 3 2.8 3 Score 114 60 56 60 290

(36)

c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3

Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 d. Penyelarasan Strategi : 290 / 100 = 2.9

• Fokus perluasan pangsa pasar : 2.8 • Fokus pengembangan produk : 3

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.8 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3 Skor Penyelarasan Strategi : (2.8 + 3 + 2.8 + 3) / 4 = 2.9

Tabel 3.11 Business Value Scorecard untuk Aplikasi Local System Warehouse

40 20 20 20

Business Value Scorecard Local System Warehouse

Memperluas pangsa

member untuk

meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member Meningkatkan kualitas

produk dan layanan

untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya

User 1 Warehouse 2 3 3 3 User 2 Warehouse 3 3 2 2 User 3 Warehouse 4 3 3 3 User 4 Warehouse 3 3 3 3 User 5 Warehouse 3 3 4 4 User 6 Warehouse 3 3 3 2 User 7 Warehouse 4 4 3 4 Total 22 22 21 21 Average 3.1 3.1 3 3 Score 125 62 60 60 307

(37)

• Skor Portfolio Aplikasi Local system Warehouse a. Kualitas terbagi atas :

Skor Kualitas adalah 4 +4 bagi 2 = 4 b. Layanan terbagi atas :

Skor tingkat layanan adalah 3 + 4 bagi 2 = 3.5 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 3 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3 Skor Penyelarasan Strategi : (3.1 + 3.1 + 3 + 3) / 4 = 3.05

(38)

Tabel 3.12 Portfolio Aplikasi Portfolio Aplikasi

Aplikasi _{Unit Kerja}

Biaya (Ju ta rupiah) Nilai peny elarasan Tingkat Layanan Kualiatas Ketergan tun g an Breadth

Portal Application Keseluruhan

Organisasi

288 3.84 4 5 4 5

Local System Finance Finance 25 3.16 4 3,5 4 3

Local System Accounting Accounting 35 2.9 4 4 4 3 Local System Warehouse Warehouse 30 3.07 3.5 4 3 3 Accurate Accounting 18 1.92 3,5 3,5 2 3 3.9.2 Portfolio Infrastruktur

Tabel 3.13 Business Value Scorecard untuk Hardware

40 20 20 20

Business Value Scorecard Hardware

Memperluas pangsa

member untuk

User 1 IT 5 4 3 4 User 2 IT 3 4 4 5 User 3 Finance 4 3 4 4 User 4 Accounting 4 4 3 4 User 5 Accounting 4 3 4 4 Total 20 18 18 21 Average 4 3.6 3.6 4.2 Score 160 72 72 84 388

(39)

• Skor Portfolio Infrastruktur Hardware a. Kualitas terbagi atas :

o Fungsionalitas = 3 o Keakuratan = 3

o Ketersediaan = 3

o Kecepatan merespon = 4

o Ketergantungan pada aplikasi = 4 o Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5

Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 d. Penyelarasan Strategi : 388/100 = 3.88

• Fokus perluasan pangsa pasar : 4 • Fokus pengembangan produk : 3.6

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 3.6 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 4.2 Skor Penyelarasan Strategi : (4 + 3.6 + 3.6 + 4.2) / 4 = 3.85 e. Biaya Operasional :

(40)

Tabel 3.14 Biaya Operasional Hardware No. Kegiatan Operasional Biaya Pertahun 1. Biaya pemakaian tinta Rp. 25.000.000 2. Biaya pemakaian kertas Rp. 6.200.000

Total Rp. 31.200.000

Tabel 3.15 Business Value Scorecard untuk Software

• Skor Portfolio Infrastruktur Software a. Kualitas terbagi atas :

40 20 20 20

Business Value Scorecard Software

Memperluas pangsa

ekspansi ke seluruh

member untuk

User 1 IT 4 4 3 4 User 2 IT 5 4 4 4 User 3 Finance 3 3 5 3 User 4 Accounting 4 4 4 4 User 5 Accounting 4 3 4 3 Total 20 18 20 18 Average 4 3.6 4 3.6 Score 160 72 80 72 384

(41)

Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 d. Penyelarasan Strategi : 384 / 100 =3.84

• Fokus perluasan pangsa pasar : 4 • Fokus pengembangan produk : 3.6

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 4 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.6 Skor Penyelarasan Strategi : (4 + 3.6 + 4 + 3.6) / 4 = 3.8

(42)

Tabel 3.16 Business Value Scorecard untuk Server

• Skor Portfolio Infrastruktur Server a. Kualitas terbagi atas :

40 20 20 20

Business Value Scorecard Server

Memperluas pangsa

ekspansi ke seluruh

member untuk

User 1 IT 4 3 3 3 User 2 IT 4 2 3 3 User 3 Finance 4 3 3 3 User 4 Accounting 3 3 2 3 User 5 Accounting 4 3 3 3 Total 19 14 14 15 Average 3.8 2.8 2.8 3 Score 152 56 56 60 324

(43)

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.8 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3 Skor Penyelarasan Strategi : (3.8 + 2.8 + 2.8 + 3) / 4 = 3.1

Tabel 3.17 Business Value Scorecard untuk Networking

40 20 20 20

Business Value Scorecard Networking

Memperluas pangsa

member untuk

produk dan layanan

User 1 IT 4 3 3 4 User 2 IT 5 2 4 2 User 3 Finance 4 4 5 4 User 4 Accounting 4 3 4 3 User 5 Accounting 4 3 4 3 Total 21 15 20 16 Average 4.2 3 4 3.2 Score 168 60 80 64 372

(44)

• Skor Portfolio Infrastruktur Networking a. Kualitas terbagi atas :

• Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 d. Penyelarasan Strategi : 372 / 100 =3.72

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 4 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.2 Skor Penyelarasan Strategi : (4.2 + 3 + 4 + 3.2) / 4 = 3.6 e. Biaya Operasional : Rp. 180.000.000

(45)

Tabel 3.18 Portfolio Infrastruktur Portfolio Infrastruktur

Biaya (Ju ta rupiah ) Nilai peny elarasan Tingkat Layanan Kualiatas Ketergan tun g an Breadth

Hardware Keseluruhan Organisasi 595.260 3.88 3.5 3 4 5

Software Keseluruhan Organisasi 896.198 3.84 3 3 4 5

Server Keseluruhan Organisasi 873.120 3.24 4 4 4 3

Networking Keseluruhan Organisasi 46.36 3.72 3.5 4 4 4

3.9.3 Portfolio Service

Tabel 3.19 Business Value Scorecard untuk Maintainance and Service

40 20 20 20

Business Value Scorecard Maintainance and Service

Memperluas pangsa

member untuk

produk dan layanan

User 1 IT 4 3 3 3 User 2 IT 4 2 2 4 User 3 Finance 3 3 3 4 User 4 Accounting 3 3 3 3 User 5 Accounting 3 2 2 3 Total 17 13 13 17 Average 3.4 2.6 2.6 3.4 Score 136 52 52 68 308

(46)

• Skor Portfolio Service (Maintainance and Service) a. Layanan terbagi atas :

Skor Layanan adalah 4 + 5 bagi 2 = 4.5 b. Kualitas terbagi atas :

Skor tingkat Kualitas adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 c. Intensitas penggunaan terbagi atas :

• Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 4 d. Penyelarasan Strategi : 308 / 100 = 3.08

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 2.6 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.4 Skor Penyelarasan Strategi : (3.4 + 2.6 + 2.6 + 3.4) / 4 = 3

(47)

Tabel 3.20 Business Value Scorecard untuk Training User

• Skor Portfolio Service (Training User) a. Layanan terbagi atas :

Skor Layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 b. Kualitas terbagi atas :

40 20 20 20

Business Value Scorecard Training User

Memperluas pangsa

ekspansi ke seluruh

member untuk

User 1 IT 4 3 5 5 User 2 IT 4 3 5 4 User 3 Finance 4 2 4 4 User 4 Accounting 3 3 5 3 User 5 Accounting 4 3 4 4 Total 19 14 23 20 Average 3.8 2.8 4.6 4 Score 152 56 92 80 380

(48)

• Ketergantungan pada aplikasi = 4 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 d. Penyelarasan Strategi : 380 / 100 = 3.8

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.6 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 4 Skor Penyelarasan Strategi : (3.8 + 2.8 + 4.6 + 4) / 4 = 3.8

Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Product Knowledgement

40 20 20 20

Business Value Scorecard Product Knowledgement

Memperluas pangsa

member untuk

produk dan layanan

User 1 IT 4 4 5 4 User 2 IT 3 5 4 5 User 3 Finance 4 4 4 3 User 4 Accounting 4 3 5 4 User 5 Accounting 4 4 4 4 Total 19 20 22 20 Average 3.8 4 4.4 4 Score 152 80 88 80 400

(49)

• Skor Portfolio Service (Product Knowledgement) a. Layanan terbagi atas :

Skor Layanan adalah 4 + 3 bagi 2 = 3.5 b. Kualitas terbagi atas :

• Ketergantungan pada aplikasi = 3 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 d. Penyelarasan Strategi : 400 / 100 = 4

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.4 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 4 Skor Penyelarasan Strategi : (3.8 + 4 + 4.4 + 4) / 4 = 4.05

(50)

Tabel 3.22 Business Value Scorecard untuk Marketing Plan Programme

• Skor Portfolio Service (Marketing Plan Programme) a. Layanan terbagi atas :

Skor Layanan adalah 4 + 4 bagi 2 = 4 b. Kualitas terbagi atas :

40 20 20 20

Business Value Scorecard Marketing Plan Programme

Memperluas pangsa

ekspansi ke seluruh

member untuk

User 1 IT 5 4 5 5 User 2 IT 4 3 4 4 User 3 Finance 5 4 4 4 User 4 Accounting 5 4 5 4 User 5 Accounting 5 4 5 4 Total 24 19 23 19 Average 4.8 3.8 4.6 3.8 Score 192 76 92 76 436

(51)

• Ketergantungan pada aplikasi = 5 • Pengguna aplikasi pada perusahaan = 5 d. Penyelarasan Strategi : 436 / 100 =4.36

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 4.6 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.8 Skor Penyelarasan Strategi : (4.8 + 3.8 + 4.6 + 3.8) / 4 = 4.25

Tabel 3.23 Portfolio Service Portfolio Service

Biaya (Ju ta rupiah ) Nilai peny elarasan Tingkat Layanan Kualiatas Ketergan tun g an Breadth Maintainance and Service Divisi IT 245.6 (/tahun) 3.08 4.5 4 4 4

Training User Divisi IT ,

Divisi Stockist 28.45 (/bulan) 3.8 4 4 4 3 Product Knowledgement Divisi SnD 18 (/bulan) 4 3.5 3 3 3 Marketing Plan Programme Divisi SnD 56 (/bulan) 4.36 4 4 5 5

(52)

3.9.4 Portfolio Manajemen

Tabel 3.24 Business Value Scorecard untuk Consulting IT

• Skor Portfolio Manajemen a. Kualitas terbagi atas : • Fungsionalitas = 3 • Keakuratan = 3

Skor tingkat layanan adalah 3 + 3 bagi 2 = 3 c. Intensitas penggunaan terbagi atas : • Ketergantungan pada aplikasi = 3

40 20 20 20

Business Value Scorecard Consulting IT

Memperluas pangsa

member untuk

produk dan layanan

Hendra IT Manager 3 2 4 4 Kelly IT Supervisor 3 2 3 3 Shendra IT DBA 3 2 3 3 Jumaedi IT WP 3 2 2 3 Total 12 8 12 13 Average 3 2 3 3.2 Score 120 40 60 64 284

(53)

• Pengguna aplikasi pada perusahaan = 3 d. Penyelarasan Strategi : 284 / 100 = 2.84 • Fokus perluasan pangsa pasar : 3 • Fokus pengembangan produk : 2

• Fokus peningkatan layanan kepada member : 3 • Fokus peningkatan kualitas untuk mendapat ISO : 3.2 Skor Penyelarasan Strategi : (3 + 2 + 3 + 3.2) / 4 = 2.8

Tabel 3.25 Portfolio Manajemen Portfolio Manajemen Aplikasi Unit Kerja Biaya (Ju ta rupiah ) Nilai peny elarasan Tingkat Layanan Kualiatas Ketergan tun g an Breadth Consulting IT Divisi IT 34 2.84 3 3 3 3

3.10 Analisis Kebutuhan/Pasokan Strategis (Demand/Supply Strategic)

Demand/Supply Planning merupakan kebutuhan dari strategi TI. Kebutuhan strategi TI akan menciptakan “demand” strategi bisnis untuk TI dan perencanaan strategi TI tersebut seharusnya dapat memberikan solusi teknologi sebagai “supply” strategi. Strategi dan perencanaan TI dengan bisnis tersebut dihubungkan menjadi arahan strategi.

(54)

Tabel 3.26 Memperluas pangsa pasar

Demand Supply Konteks Strategi Bisnis Strategic Agenda Strategic IT Plan

Arahan Strategi

Memperluas pangsa pasar dengan melakukan ekspansi ke seluruh Indonesia dan juga ke seluruh dunia

Setiap Kantor Stokist dan Distributor yang tersebar ke seluruh pelosok Indonesia dan Negara lainnya dapat mengakses informasi secara cepat dan aman

Menyediakan Infrastruktur yang terkait dan melakukan pengembangan pada Portal Application

Tujuan Strategi

- Meningkatkan penjualan local dan internasional - Meningkatkan

pembangunan kantor Pusat di Negara lain dan kantor distributor

- Mengumpulkan dan memelihara informasi lengkap mengenai interaksi pelanggan dan produk yang dipasarkan - Melakukan riset terhadap daerah yang akan dibangun kantor cabang - Merencanakan pembangunan jaringan secara bertahap agar komunikasi dapat berjalan dengan lancar Inisiatif Strategi

- Strategi pemasaran yang efektif untuk mencapai target penjualan

- Penyediaan Infrastruktur bagi kantor-kantor baru

Membangun sebuah layanan untuk mendukung organisasi dalam berkomunikasi Mengimplementasikan VPN

(55)

Tabel 3.27 Fokus pada pengembangan produk

Fokus pada pengembangan produk

Melakukan riset produk dan riset akan kebutuhan pasar terhadap produk kesehatan Menyediakan aplikasi IT yang dapat mengolah data-data menjadi satu keputusan untuk mendukung pengembangan produk Tujuan Strategi - Melakukan strategi diferensiasi produk dan Meningkatkan penjualan selain produk susu dengan harga terjangkau dan berkualitas - Mengumpulkan dan mempelajari kembali informasi mengenai produk -produk kesehatan yang disukai masyarakat saat ini Membangun sarana IT yang dapat mendukung dalam pengumpulan informasi-informasi riset dan Mengetahui historical dari produk yg sudah ada Inisiatif Strategi

Mengumpulkan data dan informasi mengenai produk kesehatan yang ada pada saat ini

Menyediakan Forum mengenai feedback dari produk yang ada dan juga saran-saran dari para customer untuk kemudian diolah kembali data-datanya di Smart Labs Menerapkan Business Intelegence untuk pengembangan produk yang ada dan menciptakan produk baru yang kompetitif

(56)

Tabel 3.28 Fokus pada peningkatan layanan kepada para member

Fokus pada peningkatan layanan kepada para member untuk

meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member

Menyediakan System terpadu untuk

menanggulangi dan membantu menangani segala keluhan dari member ataupun dari distributor terhadap suatu keadaan

Menyediakan aplikasi yang dapat melayani seluruh kebutuhan member dan

mempermudah member untuk tetap terhubung dengan perusahaan serta pengembangan terhadap modul pada Portal Application untuk menambah fungsionalitas dari aplikasi tersebut Tujuan Strategi - Meningkatkan kepuasan dan kesuksesan member - Meningkatkan penjualan dan loyalitas member - Member dapat mengakses informasi dimana saja dan mempermudah administrasi secara online - Mengetahui apa saja keluhan/ kebutuhan member dan melakukan tindakan yang tepat atas keluhan tersebut - Memberikan training kepada member mengenai cara-cara dalam memasarkan suatu produk dan bagaimana untuk merekrut anggota baru

Perusahaan dengan para member ataupun

distributor dapat berinteraksi satu sama lain dengan baik mengenai kinerja member sendiri ataupun layanan layanan yang diberikan serta produk yang tersedia melalui Portal application

Inisiatif Strategi

Memberikan pelayanan yang terbaik kepada para member seperti reward atas pencapaian target penjualan

Menyediakan system aplikasi yang dapat menangani keluhan / kebutuhan member Membangun aplikasi CRM sales force automation, complain handling FAQ,Forum untuk mencari, mendapatkan dan melayani seluruh pelanggan, mulai dari pemasaran, penjualan sampai pada layanan customer

(57)

Tabel 3.29 Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya

Demand Supply Konteks Strategi Bisnis Strategic Agenda Strategic IT Plan

Meningkatkan kualitas produk dan layanan kepada karyawan dan member untuk

mendapatkan ISO dan penghargaan lainnya

Produk dan layanan yang diberikan mendapat feedback yang baik dari para customer dan Mendapatkan sertifikat mutu produk Menyediakan system CRM yang terjamin untuk dapat mendukung

kebutuhan-kebutuhan dari para member dan distributor Tujuan Strategi - Meningkatkan loyalitas member dan karyawan - Menambah jumlah

member dan kantor distributor

- Menstandarisasi prosedur

operasional

- Memberikan layanan yang baik untuk menjaga hubungan dengan para member dan karyawan seperti training secara berkala - Mengadakan distribusi

dan promosi produk baru

- Mengumpulkan dan memelihara informasi mengenai keluhan para member dan keluhan mengenai produk yang ada agar dapat dilakukan perubahan Mengembangkan Portal Application agar dapat dikolaborasikan dengan CRM dan Helpdesk untuk Mengetahui kebutuhan dan masalah yang dihadapi para member dan distributor sehingga dapat memberikan solusi bagi mereka

Inisiatif Strategi

Membuat Manajemen Quality Control terhadap produk dan layanan yang diberikan

Melaksanakan TQM dan Meyediakan system aplikasi yang dapat mencatat semua keluhan, mengolah dan kemudian menyimpan sebagai sebuah informasi atau pengetahuan dan disebarkan kepada pihak yang membutuhkan.

Membuat aplikasi SCM dan Helpdesk yang terpadu untuk meningkatkan layanan baik internal maupun eksternal agar sesuai dengan standar ISO.

(58)

3.11 Project

Project adalah proyek aplikasi yang akan dikembangkan oleh perusahaan yaitu

VPN (Virtual Private Network), eCRM, Helpdesk Online Application.

3.11.1 Virtual Private Network

Virtual Private Network merupakan suatu bentuk private internet yang melalui public network (internet), dengan menekankan pada keamanan data dan akses global melalui internet.

Tujuan awal : Mendukung strategi untuk membangun kantor-kantor pusat di negara lain.

Manfaat :

- Keamanan dalam mengakses data dan informasi ke kantor pusat. - Mempercepat hubungan diantara dua belah pihak.

Fungsi :

- Memperluas jaringan local perusahaan sehingga dapat mengembangka bisnisnya ke daerah lain.

- Mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk saling berhubungan juga menjadi lebih cepat karena proses instalasi infrastruktur jaringan dilakukan ari perusahaan / kantor cabang baru dengan ISP terdekat di daerahnya.

- Mereduksi biaya operasional seperti biaya telepon, biaya implementasi, dan biaya lainnya.

(59)

- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

- Meningkatkan skalabilitas untuk penempatan beberapa kantor cabang baru.

- Member kemudahan akses dimana saja kapan saja karena VPN terhubung dengan internet, dan dapat diakses melalui mobile.

- Memberikan peluang kembalinya investasi lebih cepat.

User : Divisi TI dan juga unit bisnis yang menggunakan sistem tersebut terutama Dirut dan para manajer BD.

Biaya Investasi awal = Rp. 535.000.000

Tabel 3.30 Biaya Investasi VPN

1. Biaya Pembuatan VPN Rp. 385.000.000

2. Biaya Gaji karyawan Rp. 88.000.000

3. Biaya Maintainance and Support Rp. 62.000.000

Dampak apabila proyek tertunda : strategi perluasan pangsa pasar akan tertunda sehingga mempengaruhi aspek-aspek yang terkait.

Divisi yang berhubungan ; - Divisi IT

(60)

3.11.2 Electronic Customer Relationship Management (e-CRM)

e-CRM adalah suatu jenis layanan berupa aplikasi berbasis online yang secara khusus menangani hubungan antara perusahaan dengan para customer dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya atau sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Tujuan Awal : Meningkatkan hubungan antara perusahaan dengan para member dan mengatasi semua keluhan yang dialami oleh member

Manfaat : Mempermudah para member untuk menghubungi perusahaan ataupun stokist terdekat untuk mengetahui informasi-informasi terbaru yang ada.

Fungsi :

- Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan. - Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan. - Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna.

- Menangani keluhan/complain pelanggan.

(61)

- Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan.

User : Member dan kantor stokist. Biaya Investasi awal : Rp. 147.000.000

Tabel 3.31 Biaya Investasi e-CRM

1. Biaya Pembelian e-CRM Rp. 87.000.000

3. Biaya Maintainance Rp. 24.000.000

Dampak apabila proyek tertunda : menghambar komunikasi antara para member dengan perusahaan dan member akan kesusahan untuk membantu perusahaan mencapai target penjualan tahunan.

Divisi yang berhubungan : Divisi IT

3.11.3 Help Desk Online Application

Help Desk Online Application adalah jenis layanan berbasis online yang secara khusus digunakan untuk membantu usernya dalam menjalankan aplikasi dan juga mendukung operasional PT. Smart Naco Indonesia beserta para member dan kantor stockist.

Tujuan awal : membantu para Stockist dan kantor distributor untuk menjalankan aplikasi dan menangani kesulitan dalam operasional.

(62)

Manfaat :

- Efektifitas dan efisiensi penanganan keluhan - Penanganan keluhan lebih cepat

- Meningkatkan kemampuan SDM

- Mengajarkan user mengenai troubleshooting Fungsi :

- Menyediakan petunjuk perbaikan kesalahan atau keluhan tentang sistem.

- Memberikan bimbingan kepada user untuk mengatasi permasalahan. - Memberikan pelayanan kepada member tentang kebutuhan yang

diperlukan.

User : Departemen TI, unit bisnis yang menggunakan sistem dan

karyawan, member dan Kantor stockiest. Biaya investasi awal = Rp. 68.000.000

Tabel 3.32 Biaya Investasi Helpdesk Online Application

1. Biaya Pembelian Help Desk Online Application Rp. 46.000.000

(63)

Dampak apabila proyek tertunda : penanganan permasalahan user atau kebutuhan pelanggan menjadi lama sehingga mempengaruhi proses kerja karyawan.

Divisi yang berhubungan : Divisi IT

3.12 Annual Project Plan

Dalam sub bab ini, akan dibahas mengenai apa saja perencanaan terhadap proyek yang akan dilakukan oleh perusahaan.

3.12.1 Analisis Prioritization

Menggambarkan analisa prioritas berdasarkan nilai penyelarasan bisnis. Tabel 3.33 Business Value Scorecard Virtual Private Network (VPN)

40 20 20 20

Business Value Scorecard Virtual Private Network Memperluas pangsa

ekspansi ke seluruh _{Indonesia dan juga ke} seluruh dunia Fokus pada

member untuk

produk dan layanan

Hendra Manajer IT 5 4 5 4

Kelly Supervisor 5 3 4 5

Shendra Staff DBA 4 2 4 3

Jumaedi Staff Web

Publisher 5 5 4 4

Total 19 14 17 16

Average 4.75 3.5 4.25 4

(64)

Tabel 3.34 Business Value Scorecard Electronic Customer Relationship Management

40 20 20 20

Business Value Scorecard e-CRM

Memperluas pangsa

member untuk

Jumaedi Staff Web

Publisher 5 3 4 4

Total 18 11 17 18

Average 4.5 2.75 4.25 4.5

Score 180 55 85 90 410

Tabel 3.35 Business Value Scorecard Helpdesk Online Application

40 20 20 20

Business Value Scorecard Helpdesk Online

Application

Memperluas pangsa

member untuk

Jumaedi Staff Web

Publisher 3 4 3 4

Total 14 15 13 17

Average 3.5 3.75 3.25 4.25

(65)

3.12.2 Portfolio Proyek

Menggambarkan Portfolio projek dengan menganalisa dampak dan nilai resiko.

Skor Portfolio proyek Virtual Private Network a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 425 b. Nilai resiko terdiri atas :

o Resiko proyek atau organisasi = 7.25 o Ketidakpastian pendefinisian = 7 o Ketidakpastian teknis = 7.75 o Resiko infrastruktur SI = 7 o Resiko teknis = 5.75 o Resiko investasi = 6

o Resiko manajemen Proyek = 7.75 o Ketergantungan = 8

Jumlah Nilai resiko = 7.25+7+7.75+7+5.75+6+7.75 = 48.5 c. Biaya investasi = Rp. 535.000.000

Skor Portfolio proyek e-CRM

a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan = 410 b. Nilai resiko terdiri atas :

o Resiko proyek atau organisasi = 8.25 o Ketidakpastian pendefinisian = 7.75 o Ketidakpastian teknis = 7.75