PEMILIHAN STRUKTUR ORGANISASI SERTA ASAS PEMBAGIAN KERJA DAN HUBUNGANNYA DENGAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
Oleh:
Aprilia Rotua Lusiana – 165211039
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Tahun Ajaran 2017/2018
Email: aprilia.simorangkir@gmail.com
ABSTRAK
Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, organisasi akan menciptakan pembagian kerja agar orang-orang yang di dalamnya dapat melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan. Dalam hal ini, organisasi bisa menerapkannya dengan memilih struktur organisasi dan asas pembagian kerja yang tepat. Di sini, penulis mempelajari apakah pemilihan struktur organisasi dan asas pembagian kerja ada hubungannya dengan efektivitas organisasi. Metode yang digunakan dalam penulisan jurnal ini adalah studi literatur, yakni dengan mengambil referensi materi dari berbagai buku dan jurnal lain. Hasilnya, pemilihan struktur organisasi dan asas pembagian kerja (sentralisasi, desentralisasi, dan campuran) ada hubungannya dengan efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi adalah ketepatan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Dengan memilih struktur dan asas yang tepat, efektivitas dapat tercipta karena hal ini memudahkan orang-orang dalam organisasi untuk memahami tugas dan wewenang yang harus ia kerjakan. Penulis berharap, agar setiap organisasi dapat memilih struktur organisasi dan asas secara tepat dengan mempertimbangkan berbagai aspek sehingga tercipta efektivitas dari organisasi.
Kata kunci: organisasi, struktur organisasi, sentralisasi, desentralisasi, efektivitas
ABSTRACT
Each organization must have a goal to be achieved. To achieve that goal, the organization will create a division of labor so that people in it can perform the tasks in accordance with the provisions that have been made to achieve the planned goals. In this case, the organization can apply it by choosing the right organizational structure and the principle of division of labor. Here, the writer studied whether the choice of organizational structure and the principle of division of labor has to do with organizational effectiveness. The method used in the writing of this journal is the study of literature, namely by taking reference material from various books and other journals. As a result, the selection of organizational structures and the principle of division of labor (centralization, decentralization, and mixture) has to do with organizational effectiveness. Organizational effectiveness is the accuracy of an organization in achieving its objectives. By choosing the right structure and principle, effectiveness can be created because it makes it easier for the people in the organization to understand the task and authority that they must do. The writer hopes that every organization can choose the appropriate organizational structure and principles by consider ing various aspects so as to create the effectiveness of the organization.
PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan zaman dan globalisasi, tidak dapat dipungkiri bahwa kegiatan pada setiap perusahaan ataupun organisasi pun ikut berkembang. Hal ini juga berdampak pada kegiatan operasional organisasi atau perusahaan yang semakin kompleks untuk mendukung perkembangan tersebut. Maka secara langsung, keberhasilan sebuah organisasi dalam menjalankan suatu usaha tergantung pada kineja sumber daya manusianya. Orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi berperan penting untuk mencapai suatu kesuksesan. Kata
“organisasi” di sini menggambarkan suatu
hubungan kerja sama yang dilakukan oleh orang-orang di dalamnya untuk mencapai tujuan. Bila kerja sama dilakukan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ada, maka tingkat keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan pun akan besar pula.
Organisasi identik dengan kumpulan orang-orang yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan. Mereka saling berkoordinasi dan berkomunikasi untuk menciptakan hubungan yang baik agar tujuan organisasi dapat di capai. Dalam menyelesaikan pekerjaan, biasanya orang-orang yang ada dalam suatu perusahaan diatur posisi dan tugas atau
jobdescnya dalam sebuah struktur
organisasi. Struktur organisasi ini memiliki peran penting dalam organisasi. Struktur organisasi menggambarkan pembagian kerja, rentang kendali seorang pimpinan dalam membawahi bawahannya, dan hubungan pertanggungjawaban setiap divisi pada masing-masing pimpinannya. Pembuatan struktur organisasi pun tidak bisa dilakukan seenaknya, harus disertai beberapa pertimbangan apakah struktur organisasi tersebut sesuai dengan sistem kerja dalam perusahaan dan apakah kondisi sumber daya manusia pada organisasi tersebut memungkinkan untuk menggunakan struktur organisasi yang
telah dibuat. Hal itu dilakukan agar kegiatan kerja yang dilakukan oleh setiap pegawai berjalan efektif. Struktur organisasi yang salah atau tidak sesuai dapat membingungkan setiap orang yang ada dalam organisasi dalam menjalankan pekerjaan dan pertanggungjawaban pada atasannya.
Di samping itu, sebuah organisasi juga tidak lepas dari a as pembagian kerja. Asas pembagian kerja juga merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan struktur organisasi. Seperti kita ketahui, ada dua jenis asas pembagian kerja, yakni asas sentralisasi (pemusatan) dan asas desentralisasi (penyebaran). Asas-asas tersebut diterapkan di setiap organisasi. Organisasi dapat memilih salah satu asas atau menggunakan kedua asas tersebut. Pemilihan asas pembagian kerja juga tidak boleh dilakukan secara asal, harus disesuaikan dengan fungsi dan kegiatan organisasi.
Struktur organisasi dan asas pembagian kerja merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dalam sebuah organisasi formal. Mulai dari organisasi kecil hingga organisasi yang besar dengan kegiatan yang cukup kompleks pasti mempunyai struktur organisasi. Maka dari itu, pemilihan struktur organisasi dan asas
pembagian kerja penting dalam
mewujudkan kinerja perusahaan/organisasi yang efektif.
RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah dalam
pembuatan jurnal ini adalah:
Apakah hubungan pemilihan struktur organisasi dan asas pembagian kerja dengan efektivitas sebuah organisasi?
TUJUAN
1. Mengetahui apa yang dimaksud dengan organisasi.
2. Mengetahui apa yang dimaksud dengan strukutur organisasi dan mengetahui jenis-jenis struktur organisasi.
3. Mengetahui jenis-jenis asas pembagian kerja yang diterapkan pada organisasi.
4. Mengetahui hubungan pemilihan struktur organisasi dan asas
pembagian kerja terhadap
efektivitas organisasi.
METODE
Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan jurnal ini adalah metode studi pustaka, yakni dengan mengutip materi dari berbagai sumber seperti buku dan
jurnal kemudian membahasnya
menggunakan bahasa dan pemahaman sendiri setelah mempelajari materi dari sumber-sumber yang telah didapat.
KAJIAN PUSTAKA
Organisasi
Kita semua mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah organisasi. Organisasi bisa didefinisikan sebagai sekumpulan orang yang bekerja untuk mencapai suatu tujuan. Menurut (Laksmi, Gani, & Budiantoro, 2015), ada beberapa definisi mengenai organisasi yakni:
1. Suatu sistem kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Suatu jaringan hubungan yang sifatnya interdependensi. Sifat interdependensi terfokus pada tiga hal, yaitu : strukur dasar yang merupakan penggerak dan mengarahkan hubungan-hubungan tersebut; orang atau pelaksananya yang saling bergantung satu sama lain; makna kontribusi hubungan-hubungan
tersebut dalam organisasi secara menyeluruh.
3. Merupakan rangkaian proses kegiatan
yang harus dilakukan untuk
meningkatkan kedayagunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen, terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamia organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Dapat dilihat dari penjelasan di atas, bahwa terdapat tiga unsur penting yang harus ada dalam sebuah organisasi, yakni adanya sekelompok orang pada organisasi tersebut, adanya kerja sama antara orang-orang dalam organisasi tersebut, dan adanya tujuan tertentu yang harus dicapai oleh organisasi tersebut.
Tidak jauh berbeda dengan penjelasan Laksmi, dkk, (Chaniago, 2013)
mendefinisikan organisasi sebagai “kerja
sama dari sekelompok orang yang membentuk suatu sistem untuk mencapai
tujuan”. Tujuan dari sebuah organisasi
dapat dicapai apabila orang-orang yang ada di dalamnya membentuk kerja sama atau koordinasi antara satu sama lain, yang akan mendatangkan keuntungan pada setiap orang untuk memudahkan mereka dalam menyelesaikan berbagai tugas dalam rangka mencapai tujuan yang sudah direncanakan. Organisasi juga bisa diartika sebagai wadah atau tempat, di mana orang-orang bertemu untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan masing-masing untuk mencapai suatu tujuan. Sehingga tidak dapat dihindari bahwa organisasi tidak akan lepas dari hubungan antara beberapa orang untuk menjalankan kerja sama. Kerja sama pada suatu organisasi merupakan hal yang sangat penting. Percuma saja apabila kita bekerja dalam organisasi dengan dikelilingi banyak orang namun kita hanya mengerjakan tugas kita
sendiri tanpa memikirkan dan
kerja sama dalam suatu organisasi harus dilandaskan dengan empat unsur, yakni:
1. Komunikasi. Seperti kita ketahui, bahwa komunikasi adalah hubungan antara dua orang atau lebih yang saling bertukar informasi. Dalam menjalin sebuah komunikasi antar rekan dalam organisasi, perlu adanya rasa saling terbuka dan saling percaya. Apabila kita terbuka dan percaya pada orang-orang di sekitar kita dalam organisasi, kita akan mudah menjalin kerja sama dengan mereka dan tidak merasa ragu atau takut saat akan bekerja sama. 2. Koordinasi. Tujuan organisasi dapat
dicapai dengan adanya koordinasi atau kontak hubungan dengan orang-orang
di dalamnya untuk membangun
keselarasan dalam setiap kehiatan organisasi.
3. Kepemimpinan. Hal ini berkaitan dengan bagaimana orang-orang dalam organisasi memberikan teladan pada sesama dan bagaimana para anggota organisasi menyelesaikan konflik yang ada pada organisasi.
4. Motivasi. Setiap anggota hendaknya dapat saling memberi dorongan pada setiap rekan-rekannya agar mereka lebih semangat dalam mengerjakan tugas guna mencapai tujuan organisasi yang telah dibuat sebelumnya.
Jadi dapat dipastikan bahwa kerja sama yang baik dapat membawa organisasi ke arah yang baik pula.
Di sisi lain organisasi yang baik hendaknya memenuhi beberapa prinsip, antara lain:
1. Visi dan misi. Suatu organisasi hendaknya mempunyai visi dan misi yang dimengerti oleh semua orang dalam organisasi tersebut. Visi adalah tujuan dari sebuah organisasi dan misi adalah bagaimana organisasi tersebut mencapai visinya.
2. Tujuan yang jelas. Tujuan yang jelas
dan mudah dimengerti perlu
dirumuskan, tujuan ini diturunkan dari
visi dan misi yang dibuat
organisasi/perusahaan.
3. Skala hirarki. Skala hirarki adalah tingkatan kepemimpinan dalam sebuah organisasi.
4. Kesatuan perintah dan wewenang. Perintah dan wewenang berasal dari satu orang. Bawahan yang mendapat perintah dan wewenang dari beberapa orang yang berbeda akan menimbulkan kebingungan.
5. Pertanggungjawaban dari bawahan yang telah menyelesaikan tugasnya kepada atasan yang memberi tugas kepadanya.
6. Pembagian pekerjaan dan fungsional. Pekerjaan dalam sebuah organisasi dapat dibagi-bagi atas beberapa divisi atau unit sesuai fungsi yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
7. Keseimbangan pembagian pekerjaan pada organisasi dengan memperhatikan sumber daya yang ada pada masing-masing divisi atau unit.
8. Fleksibilitas, yakni kemampuan organisasi untuk menyesuaikan
pekerjaan seiring dengan
berkembangnya zaman.
9. Rentang kendali, yakni jumlah bawahan yang mampu dikendalikan dan diawasi oleh seorang pimpinan. Biasanya, untuk pekerjaan yang lebih banyak menggunakan pemikiran, seorang pimpinan dapat mengawasi 3-8 orang, sedangkan untuk pekeraan
yang cenderung menggunakan
kekuatan fisik, seorang pimpinan dapat mengawasi 15-30 orang.
10.Kepemimpinan dan keputusan, berkaitan dengan bagaimana seorang pimpinan memimpin dan memotivasi pekerja dan bagaimana ia mengambil keputusan dalam sebuah organisasi.
Struktur Organisasi
strukutur organisasi. Menurut (Chaniago, 2013) struktur organisasi dapat
didefinisikan sebagai kerangka “hubungan
kerja anta fungsi dan unit-unit organisasi, orang-orang (kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab) dalam suatu sistem kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan organisasi”. Struktur organisasi
merupakan penyelerasan dalam
menempatkan sumber daya manusia sebagai suatu bagian dari sebuah organisasi dalam hubungan yang relatif tetap, yang sangat menentukan pola koordinasi, interaksi, dan tingkah laku yang semuanya berorientasi pada tugas. Struktur organisasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu pola hubungan antara beberapa individu dalam suatu kelompok dalam melaksanakan pekerjaan atau tugasnya yang secara formal
dikoordinasikan, dibagi, dan
dikelompokkan sehingga menciptakan sebuah kesatuan yang harmonis yang dijalankan secara terus menerus untuk mencapai tujuan tertentu. Struktur organisasi juga bisa didefinisikan sebagai hubungan dari beberapa karakteristik, norma, dan pola hubungan yang terjadi dalam sebuah instansi.
Struktur organisasi membantu kita untuk mengetahui kemungkinan kegiatan-kegiatan apa yang dijalankan oleh organisasi tersebut, karena dalam suatu strukrut organisasi tergambar nama-nama departemen (bagian) yang ada dalam organisasi yang bersangkutan, nama dan posisi setiap pimpinan/manajer pada setiap departemen, dan hubungan antar departemen di mana terdapat garis penguhubung pada struktur organisasi yang menggambarkan siapa atau bagian apa yang bertanggungjawab kepada siapa atau bagian apa.
Pembuatan struktur organisasi merupakan hal penting dalam sebuah organisasi. Sebelumnya dijelaskan bahwa prinsip organisasi yang baik adalah adanya skala hirarki, kesatuan perintah dan wewenang, pertanggungjawaban, serta
pembagian kerja dan fungsional. Hal-hal tersebut dapat diwujudkan pada saat kita membentuk sebah struktur organisasi. Karena pada struktur organisasi terdapat pembagian departemen yang secara tidak langsung juga membagi pekerjaan dan fungsi pada sebuah organisasi. Dalam struktur organisasi juga terdapat skala hirarki yang digambarkan dengan urutan pimpinan mulai dari yang tertinggi hingga yang terendah. Dari struktur organisasi, kita bisa mengetahui siapa atau bagian apa bertanggungjawab pada siapa atau bagain apa, yang berarti strukutur organisasi telah
memperlihatkan prinsip
pertanggungjawaban. Kita juga bisa mengetahui pimpinan mana yang memberi kita tugas.
Struktur organisasi dibuat untuk menciptakan sinkronisasi kegiatan agar dapat mencapai suatu tujuan. Oleh karena itu (Nuraida, 2014) menerangkan bahwa dalam membuat struktur organisasi diperlukan pemahaman-pemahaman atas prinsip-prinsip keorganisasian dan menyusun jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut.
1. Apa tanggungjawab utama dari pelayanan administratif yang dikehendaki untuk mencapai sasaran? 2. Apa informasi yang dibutuhkan? 3. Bagaimana sistem prosedur yang
dibutuhkan?
4. Proses pengolahan data macam apa yang diinginkan?
5. Bagaimana posisi manajer dalam organisasi?
Dalam membuat serta menentukan struktur organisasi, kita perlu mempelajari indikator mengenai struktur organisasi yang meliputi:
1. Spesialisasi kerja
orang, lebih baik dipecah menjadi
sejumlah langkah yang dapat
dikerjakan oleh beberapa individu yang berbeda untuk meningkatkan efisiensi.
2. Departementalisasi
Yang dimaksud departementalisasi adalah pengelompokkan pekerjaan sehinnga tugas yang sejenis dapat dikoordinasikan dengan lebih baik. 3. Rantai komando
Rantai komando adalah garis tidak terputus dari wewenang, mulai dari tingkat paling atas hingga tingkat terbawah pada suatu organisasi. Intinya, rantai komando menerangkan siapa bertanggungjawab pada siapa. Dalam rantai komando terdapat dua unsur pelengkap, yakni:
a. Wewenang, yaitu kemampuan
untuk memberi perintah dan mengharapkan agar perintah tersebut dipatuhi oleh pegawai.
b. Kesatuan komando, yang
menyatakan bahwa seorang
pegawai seharusnya hanya
mempunyai satu pemimpin dan kepada pemimpin tersebut dia bertanggungjawab langsung. 4. Rentang kendali
Rentang kendali merujuk pada jumlah orang yang secara langsung dapat dikendalikan dan diawasi oleh seorang pimpinan. Rentang kendali ini penting karena sangat menentukan banyaknya tingkatan manajer yang harus dimiliki oleh sebuag organisasi.
5. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi adalah tingkat di mana pengambilan sebuah keputusan dilakukan secara terpusat oleh pimpinan atas sebuah organisasi. Sedangkan desentralisasi adalah tingkat di mana pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan tingkat bawah.
6. Formalisasi
Formalisasi mengacu pada tingkat di mana pekerjaan pada sebuah organisasi itu dilakukan. Formalisasi juga dapat
didefinisikan sebagai derajat di mana organisasi membuat standar perilaku melalui aturan, prosedur, pelatihan,
dan mekanisme lain yang
bersangkutan.
Ada beberapa jenis struktur organisasi, di antaranya:
1. Struktur Organisasi Sederhana
Biasanya, hampir seluruh
organisasi yang baru tumbuh dimulai dari struktur yang sederhana. Struktur organisasi sederhana (simple organization structure) adalah struktur organisasi yang menggambarkan seorang pemilik (pimpinan) disertai beberapa pegawai dengan pengaturan mengenai tanggungjawab, tugas, dan komunikasi yang bersifat informal yang dicapai melalui supervisi secara langsung. Maka dari itu struktur ini bersifat fleksibel. Semua keputusan strategis dan operasi dibuat oleh pemilik sebagai pimpinan tingkat atas, karena cakupan aktivitas organisasi yang menggunakan struktur jenis ini tidaklah besar, hanya terdapat sedikit kebutuhan untuk memformalkan peran, komunikasi, dan prosedur yang ada dalam organisasi.
Gambar 1 Struktur Organisasi Sederhana (Priansa & Garnida, 2013)
Struktur organisasi sederhana mendorong para pegawai untuk melakukan banyak tugas, dan struktur tersebut efektif dalam bisnis yang melayani produk/pasar lokal yang sederhana atau ceruk pasar yang sempit (Priansa & Garnida, 2013).
2. Struktur Organisasi Fungsional
adalah struktur di mana tugas, orang, dan teknologi yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dibagi menjadi grup-grup “functional” yang terpisah (seperti pemasaran, operasi dan keuangan) dengan prosedur yang
semakin formal guna
mengkoordinasikan dan
mengintegrasikan
aktivitas-aktivitasnya untuk menghasilkan produk dan jasa dari bisnis tersebut (Priansa & Garnida, 2013).
Gambar 2 Struktur Organisasi Fungsional (Priansa & Garnida, 2013)
Dalam struktur ini, pegawai atau orang-orang yang ada pada organisasi
dikelompokkan berdasarkan
pengetahuan khusus atau sumber daya lain yang bersangkutan. Struktur jenis ini memperlihatkan adanya spesialisasi
pekerjaan untuk meningkatkan
identitas pekerja dengan profesinya. Supervisi atau pengawasan secara langsung juga lebih mudah karena pimpinan yang ada pada masing-masing departemen memiliki latar belakang yang sama. Membagi tugas ke bagian-bagian dengan fungsi khusus
memungkinkan para anggota
organisasi untuk lebih berkonsentrasi pada satu aspek pekerjaan.
3. Struktur Organisasi Divisional
Struktur organisasi divisional adalah struktur yang mengelompokkan setiap unit atau divisi karena memiliki kesamaan tugas atau fungsi. Struktur
ini mempermudah kita dalam
mengambil keputusan karena
koordinasi antar fungsi lebih sederhana. Selain itu, manajer atau staf
dapat lebih mengembangkan
keterampilan secara umum dalam
divisi masing-masing. Sebagai contoh, struktur organisasi divisional ini dapat dibagi berdasarkan geografi, produksi (output), kesamaan konsumen, dan
sebagainya sesuai kebutuhan
organisasi.
Gambar 3 Struktur Divisonal Berdasarkan Geografi (Laksmi, Gani, & Budiantoro, 2015)
Gambar 4 Struktur Divisonal Bedasarkan Produksi (Output) (Laksmi, Gani, &
Budiantoro, 2015)
Gambar 5 Struktur Divisonal Berdasarkan Kesamaan Konsumen (Laksmi, Gani, &
Budiantoro, 2015)
4. Struktur Organisasi Matriks
Menurut (Priansa & Garnida, 2013), struktur organisasi matriks (matrix organizational structure) adalah struktur di mana personnel fungsional dan staf ditugaskan ke suatu bidang fungsional dasar maupun ke seorang manajer proyek atau
produk. Sedangkan menurut
(Chaniago, 2013) struktur organisasi matriks adalah strukur yang pada hakikatnya seorang bawahan memiliki lebih dari satu atasan, artinya meraka berada di bawah koordinasi beberapa pimpinan sesuai bidang pimpinan itu.
matrik pada matematika. Matriks merupakan sebuah susunan yang terdiri dari bagian vertikal dan bagian horizontal hingga menghasilkan perpotongan di mana perpotongan antara bagian vertikal dan horizontal ini disebut matriks. Jika dikelola dengan baik, struktur matriks ini dapat memperbaiki efisiensi komunikasi, fleksibilitas proyek, dan inovasi dari struktur fungsional ataupun divisional.
Gambar 6 Struktur Organisasi Matriks (Priansa & Garnida, 2013)
Namun, struktur ini memiliki kelemahan. Menurut (Priansa & Garnida, 2013) ada beberapa masalah yang kerap timbul saat menggunakan struktur matriks ini. Pertama, konflik lebih sering muncul pada struktur jenis ini. Seperti yang teleh dijelaskan sebelumnya, pekerja yang berada pada struktur matriks ini memiliki lebih dari
satu orang pimpinan, dengan
konsekuensi dan prioritas yang berbeda antara pimpinan yang satu dengan pimpinan yang lain. kedua, pada struktur matriks ini sering terjadi ketidakjelasan siapa yang seharusnya memberikan persetujuan terhadap beberapa keputusan. Sebagai hasil dari permasalahan tersebut, pekerja bisa mengalami stress dan manajer dapat merasa tidak nyaman dengan susunan pekerjaan mereka.
Maka dari itu, sebelum
menggunakan struktur organisasi matriks, perlu ada pertimbangan terlebih dahulu. Chaniago (2013) menjelaskan bahwa ada beberapa syarat yang perlu dipenuhi bila sebuah
organisasi akan menggunakan struktur matriks, di antaranya:
a. Apakah sumber daya manusia yang
dimiliki rata-rata cukup
berkualitas? Baik pendidikannya, keahlian yang dimiliki maupun pengalaman praktis.
b. Apakah orang-orang yang menjadi pimpinan (level bawah, menengah, dan atas) memiliki wawasan yang luas dan lebih berkualitas dari yang dipimpinnya?
c. Apakah sumber daya organisasi atau perusahaan telah terbiasa menyelesaikan pekerjaan dalam bentuk kerja tim?
d. Apakah sumber-sumber daya lain yang dimiliki (selain sumber daya manusia) memadai?
e. Apakah aktivitas organisasi atau perusahaan cukup kompleks dan variatif?
Bila kelima syarat tersebut telah terpenuhi, struktur organisasi matriks dapat diterapkan pada organisasi yang bersangkutan.
5. Struktur Organisasi Tim
Struktur organisasi ini berbeda dengan struktur organisasi yang lainya. Menurut (Priansa & Garnida, 2013) pada struktur tim ini terdapat
self-directed work teams (SDWTs) yang
meliputi pekerja yang satu sama lain saling berkaitan.
Gambar 7 Struktur Organisasi Tim
struktur jenis ini lebih cepat mengambil dan menginformasikan pengambilan keputusan.
Asas Pembagian Kerja : Sentralisasi, Desentralisasi, Campuran
Dalam menyelesaikan pekerjaan dalam sebuah organisasi, kita mungkin sering mendengar kata sentralisasi dan desentralisasi. Keduanya merupakan asas pembagian kerja atau pembagian wewenang yang biasa diterapkan pada organisasi. Menurut Chaniago (2013), Sentralisasi mempunyai konotasi pemusatan atau terpusat, di mana sebagian besar wewenang atau kekuasaan dipegang oleh seorang pimpinan dan sebagian kecil dari kekuasaan atau wewenang tersebut yang disebar ke pihak lain dalam organisasi. Setyaningsih (2017) juga menegaskan bahwa menurut ekonomi manajemen, sentralisasi adalah tindakan memusatkan seluruh kekuasaan atau wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau pimpinan yang berada di suatu puncak pada sebuah struktur organisasi. Menurut (Laksmi, Gani, & Budiantoro, 2015) ada beberapa faktor yang dapat menentukan apakah asas sentralisasi layak digunakan dalam organisasi, yakni:
a. Besarnya organisasi
Organisasi yang memiliki kegiatan dalam skala yang besar, seperti memiliki cabang di berbagai tempat dengan jumlah pekerja yang relatif
banyak lebih sesuai untuk
menggunakan asas sentralisasi dalam pengelolaan dokumen yang ada pada organisasi tersebut.
b. Ukuran dari sebuah organisasi
Ukuran organisasi yang semakin besar menimbulkan kebutuhan pengawasan terpusat yang semakin tinggi pula. Maka asas ini dapat diterapkan.
c. Sifat organisasi yang tunggal
Organisasi yang bersifat tunggal berdasarkan produk, proses, dan personel lebih cocok menggunakan sistem sentralisasi.
d. Kualitas sumber daya manusia
Banyak organisasi melihat perlu lebih banyak sumber daya manusia yang berkualitas jika kegiatan menggunakan asas desentralisasi.
e. Penyebaran informasi
Jika penyebaran informasi hanya mencakup daerah geografis yang tidak begitu luas, maka asas sentralisasi memungkinkan untuk digunakan.
Menurut (Nuraida, 2014) bila menganut asas sentralisasi, efisiensi lebih mudah dicapai karena semua pekerjaan kantor dan fungsi-fungsi operasional lainnya harus dikoordinasikan oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian dapat dikerjakan di kantor-kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasannya. Pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara sentralisasi dibebankan pada satu unit dalam organisasi yang bersangkutan. Unit ini melayani unit/bagian lain dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Sebagai contoh, kegiatan administrasi dan pelayanan kantor bisa saja dilakukan secara terpusat dengan membebankan tugas-tugas itu pada unit sekretariat.
Gambar 8 Pelayanan Terpusat (Sentralisasi) pada Unit Sekretariat (Chaniago, 2013)
Asas sentralisasi ini memiliki kelebihan serta kekurangan. Adapun kelebihan dari asas ini antara lain:
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan karena dilakukan secara terpusat. b. Prosedur dan metode kerja menjadi
c. Dapat menghemat penggunaan peralatan, perlengkapan, dan mesin serta sumber daya manusia karena pekerjaan dilakukan di satu unit. d. Meminimalisir terjadinya duplikasi
pekerjaan karena pekerjaan dilakukan di satu tempat/satu unit.
Namun, di samping memiliki kelebihan, terdapat pula kekurangan dalam asas sentralisasi ini. Kekurangan asas sentralisasi menurut Chaniago (2013) di antaranya:
a. Lambat dalam memberikan pelayanan karena banyaknya unit-unit kerja yang harus dilayani bila menggunakan asas ini.
b. Sulit menentukan prioritas kerja, karena adanya kecenderungan dari tiap unit yang meminta didahulukan untuk mendapat pelayanan.
c. Asas ini dapat meningkatkan ego orang-orang dari unit pusat karena merasa dibutuhkan oleh unit-unit lain.
Asas selanjutnya adalah asas desentralisasi (tersebar). Asas ini merupakan kebalikan dari asas sentralisasi, di mana dalam asas desentralisasi ini, wewenang atau kekuasaan dilimpakan juga pada pimpinan tingkat bawah. (Chaniago, 2013) juga menerangkan bahwa desentralisasi adalah keadaan di mana pemusatan terjadi pada level pimpinan bawah, yang artinya telah terjadi
pelimpahan wewenang dari top
management ke middle management yang
kemudian terus mengalir ke lower
management. Kegiatan pelayanan tidak
dipusatkan pada satu unit saja, tetapi masing-masing unit juga melakukan kegiatan pelayanan sendiri.
Asas desentralisasi ini juga memiliki kelebihan serta kekurangan. Kelebihan dari asas desentralisasi ini antara lain:
a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi organisasi yang
mempunyai beberapa unit yang tersebar di beberapa tempat.
b. Dapat melayani kebutuhan khusus dalam unit masing-masing.
c. Menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu dapat dihindarkan.
Kekurangan yang dimiliki asas
desentralisasi antara lain:
a. Memerlukan biaya yang cukup besar, karena dalam penggunaan asas ini diperlukan peralatan kantor yang sejenis dengan jumlah lebih dari satu untuk masing-masing unit. Misalnya, kegiatan pelayanan tersebar pada 4 unit, maka organisasi atau perusahaan harus menyediakan mesin fotokopi untuk masing-masing unit.
b. Memerlukan tenaga dan sumber daya manusia yang lebih banyak dari asas sentralisasi untuk mengoperasikan peralatan kantor.
c. Biaya dan tenaga yang dikeluarkan
untuk pengawasan pekerjaan
organisasi menjadi lebih besar.
d. Ada potensi terjadinya duplikasi arsip karena masing-masing unit mengelola dokumennya masing-masing.
e. Tidak ada harmonisasi atau
keseragaman prosedur/metode dalam organisasi.
Gambar 9 Pelayanan Tersebar (Desentralisasi) pada Masing-masing Bagian (Chaniago, 2013)
yang sifatnya memerlukan pengawasan secara berkelanjutan dan mengandung kerawanan, organisasi dapat menerapkan asas sentralisasi, sedangkan pekerjaan yang sifatnya umum dapat dilakukan dengan menerapkan asas desentralisasi.
Gambar 10 Penerapan Asas Desentralisasi, di mana masing-masing unit mengerjakan administrasi masing-masing, namun tetap ada pengawasan dan campur tangan unit administrasi pusat untuk beberapa pekerjaan (Chaniago, 2013)
Contoh kegiatan kantor/organisasi yang dilakukan dengan asas campuran adalah kegiatan pengelolaan arsip. Arsip aktif dikelola oleh masing-masing unit yang bersangkutan, sedangkan arsip in-aktif dikelola secara terpusat di unit kearsipan pusat yang ada pada perusahaan/organisasi.
Menurut (Chaniago, 2013), ada beberapa keuntungan dalam penerapan asas campuran, di antaranya:
1. Adanya asas pembagian tugas yang jelas.
2. Adanya penanganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya.
3. Adanya penyesuaian dan perpaduan dalam melaksanakan pekerjaan.
4. Terdapat kesesuaian antara kebijakan dan program pekerjaan.
Efektivitas Organisasi
Agak sulit memang untuk menilai bagaimana tingkat efektivitas yang sifanya abstrak dan relatif. Menurut (Mustika, 2014), kata efektivitas mengandung beberapa arti, antara lain: 1) Bentuk
kesesuaian dengan persyaratan, 2) Kecocokan dalam pemakaian, 3) Adanya perbaikan yang bersifat kontinyu, 4) Tidak ada kerusakan, 5) Terpenuhinya kebutuhan pelanggan setiap waktu, 6) Melakukan segala sesuatu secara benar sesuai prosedur yang dapat membuat pelanggan senang. Namun bila dilihat dari sudut pandang organisasi, efektivitas memiliki makna khusus. Menurut (Gammahendra, Hamid, & Riza, 2014) efektivitas organisasi adalah ketepatan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah
direncanakan sebelumnya dengan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia dalam organisasi tersebut. Mempelajari efektivitas organisasi berarti memadukan beberapa faktor organisasi, seperti struktur dan teknologi, dengan faktor individual seperti prestasi dan motivasi kerja
.
PEMILIHAN STRUKTUR
ORGANISASI DAN HUBUNGANNYA
DENGAN EFEKTIVITAS
ORGANISASI
Telah kita pelajari bersama bahwa salah satu prinsip dari sebuah organisasi adalah adanya tujuan yang jelas. Di samping itu, kita juga telah mengetahui bahwa dalam mempelajari efektivitas organisasi, kita bisa memadukan beberapa faktor organisasi, di antaranya adalah struktur organisasi. Struktur organisasi menggambarkan tugas, jabatan, dan alur kegiatan pada sebuah organisasi. Ada beberapa jenis struktur organisasi yang bisa kita terapkan pada perusahaan atau organisasi. Menurut Chaniago (2013) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk menilai apakah struktur organisasi tersebut cocok untuk digunakan, di antaranya:
1. Kejelasan
3. Arah pandangan, ditujukan kepada hasil dari sebuah organisasi, bukan pada cara atau proses melakukannya. 4. Pemahaman individu tentang tugas dan
tujuan dari organisasi itu sendiri. 5. Pengambilan keputusan operatif
dilaksanakan oleh manajemen
serendah mungkin.
6. Langgeng dan selalu memperbaharui diri.
Untuk membuat organisasi berjalan secara efektif, hendaknya kita tidak asal dalam memilih struktur organisasi. Kita harus memilih struktur organisasi yang sesuai dengan keadaan organisasi kita. Sebagai contoh, sebuah organisasi dengan kegiatan yang tidak kompleks dengan sumber daya manusia yang rata-rata tidak cukup berkualitas, tidak bisa menggunakan struktur organisasi matriks. Struktur matriks merupakan struktur organisasi yang terbilang cukup rumit karena untuk menggunakannya, diperlukan sumber daya yang berkualitas. Bila hal itu tidak dipertimbangkan, maka bisa saja orang-orang yang ada dalam sebuah organisasi akan kebingungan dalam menjalankan tugasnya. Hal ini tentu dapat menghambat organisasi untuk mencapai tujuannya. Padahal, efektivitas dapat diukur ketika sebuah organisasi mampu mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.
Maka dari itu, pemilihan struktur organisasi yang tepat dapat membuat organisasi berjalan efektif, karena orang-orang yang ada dalam organisasi akan lebih mudah memahami arus kerja, pembagian tugas dan jabatan sehingga tujuan organisasi akan mudah dicapai.
PEMILIHAN ASAS PEMBAGIAN
KERJA DAN HUBUNGANNYA
DENGAN EFEKTIVITAS
ORGANISASI
Pemilihan asas pembagian kerja (sentralisasi, desentralisasi, dan campuran) juga perlu dipertimbangkan. Ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan asas mana yang akan digunakan menurut (Chaniago, 2013), di antaranya:
1. Besar kecilnya organisasi
2. Luasnya ruang lingkup pekerjaan dalam organisasi tersebut
3. Tinggi rendahnya struktur (level) organisasi
4. Visi dan misi organisasi 5. Gaya kepemimpinan
Nuraida (2014) juga mengatakan bahwa untuk menentukan asas pembagian kerja tersebut, akan lebih baik jika mempertimbangkan semua subfungsi organisasi atas dasar tujuan organisas, luas lingkup kegiatan, tahap perkembangan,
serta kebutuhan dan kemampuan
operasional organisasi pada saat itu. Hal itu tidak lain agar terciptanya efektivitas pada organisasi tersebut.
Bila asas dipilih secara asal, bisa jadi kegiatan dalam organisasi tidak berjalan efektif. Misalnya, bila dilihat dari struktur, sebuah organisasi memiliki lebih dari satu tingkat manajemen, lalu pegawainya pun terhitung banyak dan kegiatannya pun kompleks. Organisasi tersebut bisa saja menggunakan asas sentralisasi, namun itu akan menghambat kerja organisasi. Penerapan sentralisas pada kegiatan yang
kompleks bisa menimbulkan
penumpukkan pekerjaan. Di samping itu, tingkat (level) manajemen yang tinggi akan memakan waktu lama dalam pengambilan keputusan bila hal itu dilakukan secara terpusat (sentralisasi).
KESIMPULAN
Organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja dan saling berkomunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi juga dapat dikatakan sebagai wadah di mana orang-orang bertemu untuk menyelesaikan tugasnya guna mencapai tujuan bersama. Dalam menjalankan organisasi, terdapat beberapa jenis struktur organisasi yang dapat menggambarkan pembagian kerja, jabatan, dan arus kerja. Struktur organisasi tersebut antara lain; 1) struktur organisasi sederhana; 2) struktur organisasi fungsional; 3) struktur organisasi divisional; 4) struktur organisasi matriks; dan 5) struktur organisasi tim. Selain struktur organisasi, terdapat juga asas pembagian kerja dalam organisasi. Asas pembagian kerja tersebut adalah sentralisas (terpusat), desentralisasi (tersebar), dan campuran (menggabungkan kedua asas untuk meminimalisir kelemahan dari kedua asas tersebut.
Dalam memilih struktur dan asas pembagian kerja yang akan diterapkan pada organisasi, hendaknya kita mempertimbangkan beberapa aspek, seperti besar kecilnya organisasi, luas lingkup kerja organisasi, tujuan organisasi, dan kemampuan sumber daya yang ada pada organisasi tersebut. Efektivitas organisasi adalah ketapatan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah
direncanakan sebelumnya dengan
memanfaatkan sumber daya yang tersedia dalam organisasi tersebut. Efektivitas organisasi dapat dipelajari dengan memadukan beberapa faktor dalam organisasi, salah satunya adalah struktur organisasi dan asas pembagian kerja pada organisasi. Struktur dan asas yang sesuai dengan kondisi organisasi akan membuat orang-orang dalam organisasi lebih mudah memahami tugasnya sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Tujuan yang
berhasil dicapai menggambarkan
efektivitas pada organisasi tersebut.
REFERENSI
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor
Kontemporer. Bandung: CV
AKBAR LIMAS PERKASA.
Gammahendra, F., Hamid, D., & Riza, M. F. (2014). Pengaruh Struktur Organisas terhadap Efektivitas Organisasi (Studi Pada Persepsi Pegawai Tetap Kantor Perwakilan Bank Indonesia Kediri). Jurnal Administrasi Bisnis Vol. 7, 1-10.
Hevi, H. J. (n.d.). PENGARUH
STRUKTUR ORGANISASI DAN
SISTEM INFORMASI
MODERN. Jakarta: PT
RAJAGRAFINDO PERSADA.
Mustika, B. B. (2014). Pengaruh Struktur Organisasi Dan Kepemimpinan Terhadap Kemampuan Sumber Daya Manusia dan Dampaknya Terhadap Efektivitas Pelayanan Pendidikan Dasar Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bangkalan, Provinsi Jawa Timur. Jurnal Ekonomi dan Manajemen Vol. 1 No. 2, 159-174.
Nuraida, I. (2014). Manajemen
Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi). Yogyakarta: PT Kansius.
Nurhayati, T., & Darwansyah, A. (2013).
PERAN STRUKTUR
ORGANISASI DAN SISTEM
REMUNERASI DALAM
MENINGKATKAN KINERJA.
Priansa, D. J., & Garnida, A. (2013).
MANAJEMEN PERKANTORAN
(Efektif, Efisien, dan Profesional).
Bandung: ALFABETA.
