PENENTUAN PRIORITAS MASALAH DAN PDSA DALAM PENGELOLAAN LOGISTIK FARMASI UTK MENUNJANG PATIENT SAFETY DI ERA JKN

(1)

PENENTUAN PRIORITAS MASALAH DAN PDSA DALAM PENGELOLAAN LOGISTIK FARMASI UTK MENUNJANG

PATIENT SAFETY DI ERA JKN

PENENTUAN PRIORITAS MASALAH

DAN PDSA DALAM PENGELOLAAN

LOGISTIK FARMASI UTK MENUNJANG

PATIENT SAFETY DI ERA JKN

Dr. dra. Agusdini Banun Saptaningsih Apt., MARS

(2)

TUJUAN

• Mahasiswa dapat menyebutkan tujuan mata ajar penentuan prioritas masalah dalam pengelolaan

logistik farmasi untuk menunjang patien safety di era JKN

• Mahasiswa dapat menguraikan topik- topik dan

jadwal mata ajar penentuan prioritas masalah dalam pengelolaan logistik farmasi untuk menunjang patien safety di era JKN

• Mahasiswa dapat menggambarkan sistem evaluasi pembelajaran dan buku wajib

(3)

ISSUE STRATEGIS

ERA JKN

LOGISTIK FARMASI

1. Era Jaminan Kesehatan Nasional, membuat diberlakukannya tarif INA

CBG’S yang terdiri dari paket-paket pelayanan

kesehatan.

2. Outcome/keluaran yang diharapkan

adalah pelayanan kesehatan yang tetap

bermutu dan patient safety

1. Ilmu manajemen logistik farmasi sangat

diperlukan dalam era JKN, dan harus dikuasai

oleh para Farmasis.

2 RS harus memilih barang farmasi yang cost effective dalam

paket-paket pelayanan kesehatan yang

terdapat dalam tarif Ina CBG’S serta

(4)

Latar Belakang

Peningkatan kebutuhan pelayanan kesehatan pada

era JKN Pelayanan farmasi yang berorientasi pelanggan Rumah sakit merupakan penyedia pelayanan kesehatan Instalasi farmasi merupakan bagian dari

unit rumah sakit yang berperan dalam penyediaan obat dan

alkes

Manajemen logistik Terjaminnya

(5)

DASAR HUKUM

DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Republik Indonesia

No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah

Sakit

(6)

DIAGRAM THE PROCESS

1 ₂ ₃

4 5 Selection & Procurement Storage Prescribing Ordering Transcribing Preparing & Diospensing administration Seleksi :formularium Perencanaan Pengadaan Pemesanan obat Tidak optimal Penyimpanan yang salah Penulisan

Obt dlm resep Tdk jelas Peracikan obat tdk sesuai dosis Salah obat Salah frekuensi Salah rute pemberian

The Massachusetts College of Pharmacy and Allied Health

Sciences menemukan bahwa 88 % medicine errors disebabkan oleh salah obat dan salah dosis.

(7)

(8)

Kegiatan Instalasi Farmasi

Kegiatan pada instalasi ini terdiri dari :

_Perencanaan _Pengadaan

_{Penyimpanan perbekalan farmasi}

_{Dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita}

rawat inap dan rawat jalan

_{pengendalian mutu, pengendalian distribusi}

pelayanan umum dan spesialis

pelayanan langsung pada pasien serta pelayanan klinis yang merupakan program rumah sakit

(9)

Fungsi Instalasi Farmasi

Fungsi Instalasi Farmasi

Fungsi Instalasi Farmasi Rumah Sakit

adalah sebagai tempat pengelolaan

perbekalan farmasi serta memberikan

pelayanan

kefarmasian

dalam

(10)

PATIENT SAFETY

Keselamatan pasien adalah suatu sistem

dimana Rumah sakit membuat asuhan pasien lebih aman. Sistem ini mencegah terjadinya Kejadian Tidak diharapkan (KTD) yaitu cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat

melaksanakan suatu tindakan atau tidak

(11)

Masalah yang menyangkut pemberian pengobatan(medication)

(American Society)

Masalah yang menyangkut pemberian pengobatan(medication)

(American Society)

1. Kekurangan pengobatan (Underuse of medication)

• _{- Indikasi yang tidak ditangani} • _{- Kekurangan dosis}

• _{2. Kelebihan pengobatan (Overuse of}

medications)

• _{- Pasien minum obat yang tdk tepat dengan}

indikasi

• _{- Kelebihan dosis (overdosage)} • _{3. Pemberian obat yang tidak cocok}

• _{- Pasien minum obat salah atau minum obat}

yang bukan

• _{paling cocok yang dibutuhkan pasien.}

• _{4.Reaksi obat yang tidak diinginkan, terrmasuk}

interaksi

• _{antar obat}

• _{5. Tidak dapat obat yang dibutuhkan untuk}

(12)

Penerapan Patient Safety di

Instalasi Farmasi

Penerapan Patient Safety di

Instalasi Farmasi

Strategi untuk meningkatkan keselamatan pasien di Instalasi Farmasi:

• _{Menggunakan obat dan peralatan yang aman} • _{Melakukan praktek klinik yang aman dan dalam}

lingkungan yang aman

• _{Melaksanakan manajemen risiko, contoh : pengendalian}

infeksi

• _{Membuat dan meningkatkan sistem yang dapat}

menurunkan risiko yang berorientasi kepada pasien

• _{Meningkatkan keselamatan pasien dengan :}

- mencegah terjadinya kejadian tidak diharapkan (adverse event)

- membuat sistem identifkasi dan pelaporan adverse event

(13)

Salah baca resep

(Transcribing & Dispencing process)

Salah input obat Motilex --> Natrilex --> (wrong drug)

Salah baca: carmaryl drop --> gentamicin Eye drop (wrong drug) Salah input obat Fevrin --> Ferlin drop (wrong drug)

Salah kemas obat (input benar) : Topamax 25 mg dikemas 15 mg (Wrong label)

Salah baca : sanmol 3x2,5 diberikan 3 x 0,5 (wrong dose)

salah label obat : smecta isinya tp label Antibiotik, Acetosal isinya tp labelnya smecta (wrong label)

(14)

Salah tulis R/ TM  TT

Salah obat & salah rute : IM --IV

Salah tulis dosis - keracunana digitalis

Salah suntik Vitk K - CPZ

Salah dosis 1,5 mg  1,5 ml (10x dosis yg diberikan)

Salah route : kenacort IM diberi IA

Salah obat Evocef  epicef, strocain- stugeron

(15)

Pemilihan obat

Farmasi/Apotik di RS



Bersama Panitia Famasi & Terapi, Instalasi

Farmasi melakukan seleksi, membatasi jumlah

dan jenis obat yang digunakan di RS.



Menyusun Formularium

Apotik non RS

(16)

PENYIMPANAN

Perhatikan Nama Obat, Rupa dan Ucapan Mirip

(

Look-Alike, Sound-Alike Medication Names

).

-

NORUM membingungkan staf, adalah salah 1 sebab

paling sering kesalahan obat.

(17)

PERENCANAAN & PENGADAAN

 Perencanaan berdasarkan formularium dan memperhatikan

minimal dan maksimal stok.

Misal : Minimal stok 3 hari di apotik

(pemakaian 2 bln rata2)+ 20% +lead time x 3 hari – sisa stok 30 hari

 Pengadaan melalui pembelian ke distributor resmi untuk

(18)

PERENCANAAN & PENGADAAN

 Perencanaan berdasarkan formularium dan memperhatikan

minimal dan maksimal stok.

Misal : Minimal stok 3 hari di apotik

(pemakaian 2 bln rata2)+ 20% +lead time x 3 hari – sisa stok 30 hari

 Pengadaan melalui pembelian ke distributor resmi untuk

(19)

PENDISTRIBUSIAN

Pilih sistem distribusi yang safety dengan dasar 5 tepat :

 TEPAT PASIEN

Sebaiknya pada waktu penerimaan resep di cek juga : No medical record pasien

 TEPAT OBAT

Asisten Apoteker sebaiknya tahu diagnosa setiap pasien sehingga penyiapan obat dapat lebih baik.

TEPAT DOSIS

Pembacaan dan perhitungan dosis juga harus akurat

TEPAT RUTE

Cara pemakain obat juga harus tertulis jelas pada etiket.

TEPAT WAKTU

(20)

Penyiapan obat di apotik

Harus ada cek dan recek antara AA1 dan AA lainnya.

Bisa dengan cara HTKP :

Harga

Racik

Kemas

Penyerahan

HTKP benar- benar dijalankan dengan baik dan

dimonitoring serta dievaluasi

.

(21)

PEMBERIAN INFORMASI OBAT

Apoteker sebaiknya dapat memberikan informasi obat dan pemakaian obat dengan baik.

Perlu dibekali dengan buku IIMS edisi terbaru.

(22)

SEMBILAN SOLUSI LIFE-SAVING KESELAMATAN PASIEN RUMAH SAKIT

 9 SOLUSI 

1. Perhatikan Nama Obat, Rupa dan Ucapan Mirip (Look-Alike, Sound-Alike Medication Names)

2. Pastikan Identifikasi Pasien

3. Komunikasi secara Benar saat Serah Terima/Pengoperan Pasien

4. Pastikan Tindakan yang benar pada Sisi Tubuh yang benar

5. Kendalikan Cairan Elektrolit Pekat (concentrated)

6. Pastikan Akurasi Pemberian Obat pada Pengalihan Pelayanan

7. Hindari Salah Kateter dan Salah Sambung Slang (Tube)

8. Gunakan Alat Injeksi Sekali Pakai

(23)

1. Perhatikan Nama Obat, Rupa dan Ucapan Mirip (Look-Alike, Sound-Alike Medication Names).

- NORUM membingungkan staf, adalah salah 1 sebab paling sering kesalahan obat

- Solusi NORUM ditekankan pada penggunaan protokol untuk kurangi risiko & pastikan terbacanya resep, label, atau penggunaan perintah yg dicetak lebih dulu, maupun pembuatan resep secara elektronik.

2. Pastikan Identifikasi Pasien.

- Gagal / salah identifikasi pasien sering mengarah ke salah obat, transfusi, pemeriksaan; pelaksanaan prosedur yg keliru orang ; penyerahan bayi kepada bukan keluarganya, dsb.

- Rekomendasi : pada metode utk verifikasi thd identitas pasien - Keterlibatan pasien dalam proses ini

(24)

5. Kendalikan Cairan Elektrolit Pekat (concentrated).

-_obat-obatan,_biologics_{, vaksin, media kontras memiliki profil risiko} -_{cairan elektrolit pekat untuk injeksi khususnya adalah berbahaya.} -_{Rekomendasi buat standardisasi dari dosis, unit ukuran dan istilah} -_{Cegahan kebingungan tttg cairan elektrolit pekat yg spesifik.}

6. Pastikan Akurasi Pemberian Obat pada Pengalihan Pelayanan.

-_{Kesalahan medikasi terjadi paling sering pada saat transisi / pengalihan.} -_{Rekonsiliasi (penuntasan perbedaan) medikasi = suatu proses yg didesain}

utk cegah salah obat (medication errors) pada titik-titik transisi pasien.

-_{Rekomendasi: ciptakan suatu daftar paling lengkap & akurat dari seluruh}

medikasi yang sedang diterima pasien (home medication list), dan

(25)

3. Komunikasi secara Benar saat Serah Terima / Pengoperan Pasien.

-_{Gap komunikasi saat serah-terima / pengoperan pasien} -_{Antar unit-unit, dalam / antar tim pelayanan}

-_{Terputusnya kesinambungan layanan, pengobatan tdk tepat, cedera pasien.} -_{Rekomendasi : perbaiki pola serah terima pasien, protokol untuk informasi yg}

bersifat kritis

4. Pastikan Tindakan yang benar pada Sisi Tubuh yang benar.

-_{Penyimpangan pada hal ini seharusnya} _{sepenuhnya dapat dicegah}

-_{Sebagian besar akibat dari miskomunikasi / tidak ada informasi /}

informasi-nya tidak benar.

-_{Tidak ada atau kurangnya proses pra-bedah yang distandardisasi}

-_{Rekomendasi : proses verifikasi prabedah, beri tanda pada sisi yang akan}

(26)

Metode Pengendalian Persediaan di Instalasi Farmasi Metode Pengendalian Persediaan di Instalasi Farmasi

1.Mengelompokkan persediaan perbekalan farmasi dengan menggunakan

a. Analisis ABC ( Always Better Control) /Pareto Principle -> Analisis yang digunakan untuk mengurutkan dan mengelompokkan jeni s barang dalam suatu upaya

pengendalian persediaan sejumlah barang kebutuhan ,

dapat dikelompokkan berdasar jumlah pemakaian dan nilai investasi

Membagi 3 kelompok persediaan :

- Kelompok A: 10% jumlah persediaan barang tapi

mencakup 70% biaya persediaan;

- Kelompok B: 20% item barang, mempunyai nilai

20% total nilai persediaan; dan - Kelompok C: 70% item barang memiliki nilai

(27)

Metode Pengendalian Persediaan di Instalasi Farmasi Metode Pengendalian Persediaan di Instalasi Farmasi

b. Analisis ABC Indeks kritis mencakup :

a. Karakteristik persediaan b. Biaya investasi

c. Nilai kritis thd pelayanan yg ditransformasikan menjadi nomor indeks.

Langkah : - mengelompokkan persediaan berdasar sifat barang atau sifatpemakaiannya, diperoleh melalui wawancara/kuesioner kepada user .

- menghitung bobot per kelompok - menghitung nilai kritis

- menglompokkan kategori persediaan menurut range indeks kritis

KATEGORI RANGE NILAI INDEKS A : 12,0 - 9,5

B : 9,4 - 6,5 C : 6,4 - 4,0

(28)

kriteria pengelompokan :

* Pok X atau Vital : Barang yg tdk boleh diganti, harus selalu

tersedia;

* Pok Y atau Esensial : Barang yg dpt diganti walau tdk kekosongan kurang dari 48 jam, dpt ditoleransi;

* Pok Z atau Non Esensial : Barang yg dpt diganti & kekosongan lbh dr 48 jam masih dapat ditoleransi;

* Pok O : barang yang tdk dpt diklasifkasikan dlm X, Y & Z.

(29)

Kombinasi ABC dan INDEKS KRITIS (VEN)

V

E

N

A

AV

AE

AN

B

BV

BE

BN

(30)

2. Menghitung bufer stok persediaan

Berdasarkan kebijakan direksi,

ditetapkan pengelompokan

perbekalan farmasi dan perhitungan

bufer stok adalah:

(31)

Penetapan Prioritas Masalah

(32)

Rumusan Masalah

(33)

(34)

Analisis Masalah

Adanya kekosongan perbekalan farmasi yang berampak padapelayanan dan keuangan di Rumah Sakit

Belum ada sistem reminder

perbekalan

(35)

Analisis Pemecahan Masalah

(36)

Plan

• Meng-update perhitungan bufer stok perbekalan farmasi

• Monitoring antara surat pesanan, defecta dan proses penerimaan barang

• Mensosialisasi dan mengaplikasikan kebijakan dan pedoman pengelolaan perbekalan farmasi

• Memberlakukan Formularium obat (Formularium ObatBPJS dan Formularium obat Rumah Sakit)

• Meng-upgrade SIRS agar dapat men-support kegiatan perencanaan perbekalan farmasi

• Melakukan revisi kontrak kerjasama dengan principal dan distributor sehingga ada jaminan ketersediaan dan kualitas perbekalan farmasi.

(37)

Do

1. Update perhitungan bufer stok perbekalan farmasi

• Ambil Data history pemakaian perbekalan farmasi 3 bulan terakhir

• Ambil rata – rata pemakaian

• rata –rata pemakaian + bufer stok

• Rumus :

Kategori A ( fast mov) dan V(Vital)

( (rata2 penjualan triwulan)+20%+lead time 5 hari)-sisa stok gudang&Apt

12

Kategori B (middle mov) dan E (Essensial)

( (rata2 penjualan triwulan)+10%+lead time 5 hari)-sisa stok gudang & Apt

12

Kategori C (slow mov) dan N (Non essensial)

( (rata2 penjualan triwulan)+ 5%+lead time 5 hari)-sisa stok gudang & Apt

(38)

Do

 _{Direksi menunjuk petugas monitoring antara Surat Pesanan,Defecta dan}

Penerimaan barang

 _{Sosialisasi kebijakan dan pedoman pengelolaan perbekalan farmasi}

 _{Mengaplikasikan kebijakan dan pedoman dalam proses kegiatan}

pengadaan

(39)

Do

 _Meng-_upgrade_{SIRS agar dapat men-}_support_{kegiatan perencanaan}

perbekalan farmasi,antara lain:

a. Mengajukan aplikasi sistem perencanaan pembelian dengan metode abc

b. Mengisi kelompok perbekalan farmasi sesuai kelompok fast,midle, slow

mov) dalam master obat

c. Mengisi stok minimal per item perbekalan farmasi

(40)

DO

_{Melakukan revisi kontrak kerjasama dengan principal dan distributor}

sehingga ada jaminan ketersediaan dan kualitas perbekalan farmasi. a. Membuat standar format MOU dengan distributor/principal

perbekalan farmasi

b. Melampirkan persyaratan CPOB, MSDS dan COA dalam MOU

_{Mengajukan akses online}_e-catalog_{kepada LKPP}

(41)

Check

• _{Melakukan monitoring dan evaluasi}

terhadap kegiatan perbaikan setiap 1 minggu.

• _{Memeriksa data yang diperoleh selama}

proses perbaikan

• _{Melakukan audit terhadap dokumentasi}

(42)

Action

• _{Mengadakan pertemuan berkala dengan}

SPI, management, dan tim pengadaan.

• _Melakukan_{follow up}_{kepada distributor jika}

terjadi kekosongan

• _{Koordinasi dengan pihak kedua selaku}

penanggung jawab SIRS jika terjadi permasalahan dengan SIRS

• _{Membuat laporan terkait kekosongan}

(43)

Prioritas Pemecahan Masalah

Dari masalah yang ada, setelah diprioritaskan maka langkah berikut adalah menentukan dan memprioritaskan alternative masalah.Penentuan prioritas pemecahan masalah dilakukan dengan cara skoring dengan metode Reinke. Metode ini menggunakan nilai skor 1-5 dengan empat kriteria yaitu :

1) besarnya masalah ( Magnitude/M) 2) kegawatan masalah ( Importancy /I)

(44)

Penilaian Prioritas Penyelesaian

Masalah

Penilaian Prioritas Penyelesaian

Masalah

efisiensi nilai

MxVxI C

Meng-update perhitungan buffer stok

perbekalan farmasi 5 4 5 2 50

Meng-upgrade SIRS agar dapat men-support kegiatan perencanaan perbekalan

farmasi,antara lain: 5 4 4 2 40

Melakukan kontrak kerjasama dengan principal dan distributor sehingga ada jaminan ketersediaan dan kualitas perbekalan farmasi.

5 5 4 3 33.33

Mengajukan akses online e-catalog kepada

LKPP 4 4 4 2 32

Memperbaiki sistem dan kebijakan di unit

pengadaan 5 4 5 3 33.33

C

Daftar Alternatif Pemecahan Masalah

efektivitas

(45)

Langkah Pelaksanaan

Tahapan Aktivitas/Tindakan Penanggung Jawab

Update perhitungan buffer stok perbekalan farmas i

mengambil data histori pemakaian perbekalan farmas i 3 bulan

terakhir,mengambil rata– rata pemakaian, menghitung rata–rata pemakaian + buffer stok

Ka. Instalas i Farmas i

Meng-upgrade SIRS agar dapat

men-support kegiatan perencanaan perbekalan farmas i

Mengajukan aplikas i s is tem perencanaan pembelian dengan metode abc, mengisi kelompok perbekalan farmas i s es uai kelompok fas t,midle, slow mov) dalam master obat, mengis i s tok minimal per item perbekalan farmas i, mengajukan sis tem reminder untuk perbekalan farmas i yang s udah mencapai s tok minimal

NCI

Melakukan kontrak kerjas ama dengan principal dan dis tributor s ehingga ada jaminan keters ediaan dan kualitas perbekalan farmas i.

Membuat standar format MOU dengan distributor/principal perbekalan farmas i, meminta

dokumen MSDS dan COA perbekalan farmas i

Mengajukan akses online e-catalog kepada LKPP

Membuat surat pengajuan pemes anan dengan e-catalog ke LKPP/LPS, follow up ke surat pengajuan

Memperbaiki sistem dan kebijakan di unit pengadaan

Membuat kebijakan tentang batasan pembelian perbekalan farmas i,

membuat kebijakan pengadaan jika terjadi kekos ongan di distributor yang terlibat kontrak, membuat

pedoman pengadaan unit pengadaan, membuat SOP terkait pemesanan dan pengadaan perbekalan farmasi

(46)

Jadwal Kegiatan

I II III IV I II III IV I II III IV

Update perhitungan buffer stok perbekalan farmasi

√ √

Meng-upgrade SIRS agar dapat

men-support kegiatan perencanaan

perbekalan farmasi √ √ Melakukan kontrak kerjasama dengan

principal dan distributor sehingga ada jaminan ketersediaan dan kualitas

perbekalan farmasi. √ Mengajukan akses online e-catalog

kepada LKPP √ √

Memperbaiki sistem dan kebijakan

di unit pengadaan √ √ √ √

(47)

Kesimpulan dan Saran

 _{Kegiatan pelayanan kefarmasian di Instalasi}

Farmasi sudah berjalan dengan cukup baik.

 _{Pengelolaan perbekalan farmasi masih perlu}

perbaikan.

 _{Perlu perhatian dalam penanganan masalah}

(48)

DAFTAR PUSTAKA

1. Journal American Medicine Association (JAMA) 1995 Juli 5274(1)29-34.

2. National Coordinating Council for Medication Error

Reporting and Prevents (NCC MERP) : About Medication Errors, Upcoming Meetings February 5, 2008.

3. US Food and Drug Administration Consumer magazine, May-June 2003.

Bahan Workshop Reduce Medication Error, Hotel Acacia Jakarta, 22-23 Juni 2007.

4. Kumpulan makalah Workshop Keselamatan Pasien dan Manajemen Resiko Klinis, RSKD Jakarta, 21-23 September 2006.

(49)

TERIMA

KASIH