Fase Definisi Sistem Informasi Akademik
1. Informasi yang harus diproses
DALAM sistem informasi akademik informasi yang harus diproses ada sebagai berikut :
- Data Badan Hukum dan Perguruan Tinggi - Data [Fakultas – Departemen - Program studi] - Data Dosen
- Data Mahasiswa - Data Alumni - Data Mata Kuliah
- Data Dosen Pengajar Mata Kuliah - Data Komponen Nilai Mata Kuliah - Data Nilai Mahasiswa
- Transkrip Nilai
- Konversi Nilai Mata Kuliah - Keuangan Mahasiswa - Bahan Kuliah
- Data Referensi DIKTI
- Migrasi Data ke Laporan EPSBED(Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) SK-034 DIKTI
- Back up Data
2. Fungsi dan kinerja yang digunakan
SISTEM INFORMASI AKADEMIK dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan sistem akademik pada Perguruan Tinggi seperti sistem pengambilan mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan data mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi dan lain-lain.
SISTEM INFORMASI AKADEMIK dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasiskan Evaluasi Diri) sk-034 dari DIKTI. Sehingga laporan ke DIKTI setiap semester dapat dibuat dengan cepat karena diambil dari ‘transaksi’ kegiatan harian yang berlangsung.
SISTEM INFORMASI AKADEMIK mampu menekan biaya operasional pengelolaan data akademik terutama dalam hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat tulis kantor (ATK).
3. Perilaku sistem
1. Subsistem Data Civitas Akademika (SUBSISTEM DCA) Registrasi
Registrasi ini berguna untuk melakukan proses registrasi baik untuk mahasiswa baru maupun mahasiswa lama (pendaftaran ulang). Subsistem ini digunakan pada saat proses registrasi mahasiswa oleh petugas yang melayani proses registrasi. Aplikasi ini berfungsi mengumpulkan informasi registrasi dan mengintegrasikan ke dalam sistem database.
Kartu Tanda Mahasiswa
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dapat dicetak setelah pendaftaran mahasiswa selesai dilakukan. Data KTM dapat di-export ke Excel untuk diproses lebih lanjut, misalnya dicetak pada kartu plastik, magentik, ATM, dan sebagainya.
Biodata
Subsistem ini digunakan untuk mencari biodata lengkap seorang mahasiswa, meliputi data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, dan sebagainya.
1) Biodata Personal
Berisi biodata personal mahasiswa, meliputi NIM, Nama, Kelahiran, Alamat, Jenis kelamin, Golongan Darah, Agama, serta Asal akademik mahasiswa.
2) Biodata Personal Tambahan
Berisi biodata keluarga mahasiswa, meliputi Nama, Alamat, Penghasilan dan Pekerjaan Orang Tua, serta data Saudara.
3) Biodata Riwayat Pendidikan
Meliputi Jalur Diterima (Nomor Tes), Asal Sekolah, Nilai Ijazah, Tahun Lulus, serta Asal Perguruan Tinggi untuk siswa pindahan.
4) Biodata Pelanggaran
Berisi Jenis, Tanggal dan Keterangan pelanggaran yang pernah dilakukan. Biodata Dosen Wali dan Data Akademik per Semester
Menampilkan data dosen wali yang ditunjuk, asal akademik serta pencarian dosen berdasarkan NIP.
2. Subsistem Data Nilai Akademik (SUBSISTEM DNA) Biodata Akademik
Berisi Status Akademik, IP Kumulatif dan per Semester, dan Beasiswa yang pernah diperoleh, lama dapat kerja dari tamat, lama siswa mengerjakan TA, lama kuliah, dll.
Biodata Kegiatan
Subsistem biodata kegiatan menampilkan kegiatan yang diprogram sebagai mata kuliah dan kegiatan yang bukan merupakan mata kuliah terprogram.
Grafik Prestasi
Menampilkan pergerakan Indeks Prestasi dan jumlah SKS yang ditempuh setiap semester.
Kurikulum
dari beberapa paket matakuliah yang berbeda-beda. Ini diperlukan jika suatu saat terjadi perubahan kurikulum.
Kartu Rencana Studi
Subsistem ini berguna untuk mengatur data Kartu Rencana Studi (KRS) setiap mahasiswa, yaitu database jadwal kuliah mana saja pada suatu semester yang diambil oleh seorang mahasiswa yang sudah terdaftar. KRS seorang mahasiswa dapat ditambahkan dan dikurangkan secara fleksibel dari daftar matakuliah sesuai kurikulum.
Kartu Hasil Studi
Subsistem ini berguna untuk mengisi Nilai Ujian mahasiswa per Matakuliah, baik untuk semester ini maupun semester sebelumnya.
Transkrip Akademik
Subsistem ini berfungsi untuk merekap Setiap semester, Judul Skripsi dan Informasi Akedemik mulai dari semester pertama sampai selesai, IP per semester dan IP Kumulatif. Termasuk di dalamnya adalah pencetakan transkrip nilai. Analisa Biodata
Menampilkan grafik analisa non-akademik mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Biodata Personal Mahasiswa.
Analisa Akademik
Menampilkan grafik analisa akademik mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Akademik Mahasiswa.
Aplikasi Migrasi Data
Aplikasi ini digunakan memindahkan data-data akademik dari sistem lama ke dalam sistem yang baru, sehingga data lama masih dapat dibaca oleh sistem yang baru. Karena perbedaan kelengkapan struktur data, tidak semua informasi dalam sistem baru dapat terisi oleh data lama.
Aplikasi Akunting
Sistem dapat diintegrasikan dengan subsistem tambahan Akunting yaitu Subsistem KA (Keuangan Akademik) untuk mengotomatisasi proses-proses yang berkaitan keuangan dan pembuatan laporan-laporan keuangan.
4. Antar muka yang dibuat
1. Desain antar muka antara tiap subsistem dalam software. 2. Desain antar muka antara software dengan entity eksternal. 3. Desain antar muka antara user (manusia) dengan software.
yang berkaitan dengan berkaitan dengan proses transformasi tersebut. Desain antar muka juga dilakukan secara eksternal, yang dimulai dengan melakukan evaluasi terhadap tiap entity eksternal yang terdapat pada DFD. Spesifikasi data dan kontrol yang diperlukan untuk tiap entity eksternal akan dianalisa dan dibuat desain antar mukanya. Desain antar muka eksternal ini akan bertugas melindungi software dari kesalahan pemasukan data dan kesalahan kontrol terhadap data. Oleh sebab itu, desain antar muka ini harus mempertimbangkan proses validasi data dan algoritma penanganan error antar tiap subsistem. Dengan demikian, software akan memiliki ketahanan yang lebih terhadap kesalahan pemasukan data yang mungkin terjadi karena kesalahan pengoperasian oleh user.
