BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi sangat berperan penting dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan dalam informasi akuntansi tersebut, sehingga dapat disajikan sesuai dengan kebutuhan dari pemakai sistem informasi akuntansi.
2.1.1 Pengertian Sistem
Sejauh ini kita telah memiliki sebuah definisi untuk sistem, akan tetapi definisi tersebut hanyalah merupakan gambaran atau struktur umum dari sistem-sistem yang ada kedalam bentuk yang lebih spesifik. Untuk itu diperlukan adanya kriteria-kriteria dasar yang mampu membedakan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya.
Pengertian sistem menurut Jerry Fitzgerald yang dikutip oleh Lilis Puspitawati dkk (2011:1) adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Menurut Jogiyanto (2005:2) adalah sebagai berikut:
“Sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Sedangkan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003:4) adalah sebagai berikut:
“ Sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedur-prosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktivitas perusahaan”.
Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari berbagai unsur atau bagian yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai tambah. Informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan perusahaan. Pengertian informasi menurut Tata Sutabri (2011:13) adalah sebagai berikut :
“Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
Suatu informasi yang berkualitas mempunyai ciri-ciri yaitu :
Relevansi
Relevansi berarti bahwa informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi yang disampaikan harus dapat bermanfaat bagi pemakainya.
Tepat Waktu
Informasi harus tersedia pada saat informasi tersebut diperlukan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi ada nilainya, apabila informasi terlambat datang sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan hal tersebut dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
Akurat
Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya, artinya informasi bebas dari kesalahan tidak bias ataupun menyesatkan, akurat dapat diartikan bahwa informasi itu dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
Ekonomis dan Efisien
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut.
Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.
2.1.3 Pengertian Akuntansi
Tujuan akuntansi yaitu menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan suatu perusahaan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan ekonomi serta menunjukan kinerja yang telah dilakukan manajemen (stewardship) atau pertanggung jawaban manajemen atas penggunaan sumber-sumber daya yang dipercayakan kepadanya.
Adapun pengertian akuntansi menurut Al. Haryono Jusup (2005:5) adalah sebagai berikut :
“Akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi”.
Sedangkan menurut SR. Soemarso (2009:3) yang dikutip dari American Accounting Association adalah sebagai berikut :
“Akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternative ekonomi.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi harus memberikan manfaat bagi perusahaan dan dapat menunjang kelancaran setiap aktivitas perusahaan dan menunjang kelancaraan tugas-tugas manajemen serta diharapkan dapat menekan seminimal mungkin permasalahan yang berulangkali terjadi di dalam perusahaan. Ada beberapa definisi mengenai Sistem Informasi akuntansi yang berbeda, namun sebenarnya memiliki maksud yang sama.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut George H. Bodnar dan Hopwood yang dikutip oleh Amir Abadi Yusuf (2006:6) adalah sebagai berikut :
“Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi, dimana informasi ini dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan”.
Menurut Barry E. Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2003:11) adalah sebagai berikut :
“Sistem Informasi Akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang berkewajiban untuk menyajikan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan”.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan proses mengumpulkan, menggolongkan, mengolah data transaksi, lalu menganalisis, dan dikomunikasikan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Sistem informasi akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi, (2001:299), sistem informasi akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Sedangkan pengertian sistem informasi akuntansi pembelian yang diungkapkan oleh James A. Hall (2001:56) ialah sebagai berikut:
“Sistem Informasi akuntansi Pembelian mengakui kebutuhan untuk membeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, bagian keuangan membentuk akun hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan”.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dapat diartikan pula sebagai sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan mengotomatisasikan atau mengkomputerisasikan keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.
Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan serangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan pemasok.
2.1.6 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan dibuatnya sebuah sistem informasi akuntansi adalah untuk menyajikan informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan, pengendalian,
dan perbaikan selanjutnya, untuk menyajikan informasi sebagai bahan pendukung kegiatan operasional sehari-hari, dan untuk menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan/struktur manajemen. Ada tiga fungsi dasar yang dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi, yaitu :
1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan organisasi bisnis secara efektif dan efisien.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya.
2.1.7 Unsur – Unsur Sistem Informasi Akuntansi
Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi ada beberapa unsur yang harus diperhatikan menurut Mulyadi (2001:3)
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan.
Contohnya : faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek. Dengan faktur penjualan misalkan, direkam data mengenai nama pembeli, alamat, jenis dan kuantitas barang yang dijual.
2. Catatan
Yaitu Buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber dari formulir.
a) Jurnal Umum (Buku Harian)
Merupakan catatan akuntansi pertama yang dipergunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah) transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contohnya jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum.
b) Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
c) Buku Pembantu
Jika data keuangan digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening-rekening tertentu dalam buku besar dan buku pembantu.
3. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk mempertanggungjawabkan hasil akhir dari suatu tugas, dapat disajikan dalam bentuk : neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan arus kas, laporan saldo ditahan, dan sebagainya.
2.2 Prosedur dan Pembelian 2.2.1 Pengertian Prosedur
Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi.
Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001:5) menyatakan bahwa: “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam pada transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Kegiatan klerikal itu sendiri terdiri dari : 1. Menulis 2. Menggandakan 3. Menghitung 4. Memberi kode 5. Mendaftar 6. Memilih (mensortasi) 7. Memindahkan 8. Membandingkan
2.2.2 Pengertian dan Tujuan Pembelian
Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya pembelian, perusahaan dapat secara mudah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi secara efisien dan efektif. Adapun pengertian pembelian menurut para ahli yaitu sebagai berikut :
Menurut Soemarso (2009:208) sebagai berikut:
“Pembelian (purchase) adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode”.
Sedangkan menurut Mulyadi (2001:316) sebagai berikut:
“Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran, dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali”.
Pembelian dapat diartikan pula sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Disini pembelian merupakan salah satu kegiatan utama untuk mendukung tersedianya kebutuhan material/jasa yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan melalui kegiatan pembelian barang di PT. INTI.
Tujuan utama proses pembelian menurut Nugroho Widjajanto (2011:353) adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal.
b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan. c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas.
d. Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) den sesuai dengan tujuan perusahaan.
e. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan Perusahaan.
f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan dan harus menerima semua barang yang dipesan.
g. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat untuk menghindar berbagai kemungkinan yang merugikan.
2.2.3 Fungsi – Fungsi Yang Terkait Dalam Pembelian
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian melibatkan fungsi yang bekerja sama dalam melakukan pembelian, walaupun fungsi-fungsi ini memiliki tanggung jawab yang berbeda tapi memiliki tujuan yang sama yaitu menjaga kelancaran pengadaan barang yang diperlukan perusahaan untuk diproses.
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:299) adalah :
a. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Dalam struktur organisasi pada suatu perusahaan, fungsi pembelian berada di tangan Bagian Pembelian.
c. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. Dalam struktur organisasi pada suatu perusahaan, fungsi penerimaan berada ditangan Bagian Penerimaan. d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi yang terkait diatas memiliki pemisahan tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam melakukan sistem akuntansi pembelian dan tidak ada transaksi yang dilakukan sendiri oleh satu fungsi saja.
2.2.4 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Dalam melakukan sistem informasi akuntansi pembelian perlu dilakukan prosedur yang merupakan tahap-tahap proses terjadinya transaksi pembelian.
Menurut Mulyadi (2001:301) Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem informasi akuntansi pembelian ialah sebagai berikut:
a. Prosedur Permintaan Pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur Order Pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang.
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatat Utang.
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Dari Prosedur yang telah diuraikan diatas diketahui bahwa prosedur pembelian tersebut dilakukan oleh fungsi-fungsi yang saling terkait. Hal ini untuk mencegah terjadinya penyimpangan wewenang, tanggung jawab serta menjaga kekayaan perusahaan, keakuratan, keandalan data transaksi.
2.2.5 Dokumen dan Catatan Yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Dokumen adalah bukti yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi yang dilakukan oleh perusahaan.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:303) adalah sebagai berikut :
a. Surat Permintaan Pembelian.
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk
setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tebusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga.
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak reperentif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian.
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri berbagai tebusan dengan fungsi sebagai berikut: 1. Surat Order Pembelian.
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Tebusan Pengakuan oleh Pemasok.
Tebusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengirimkan barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
3. Tebusan bagi Unit Peminta Barang.
Tebusan ini dikirmkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4. Arsip Tanggal Penerimaan.
Tebusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
5. Arsip Pemasok.
Tebusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
6. Tebusan Fungsi Penerimaan.
Tebusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
7. Tebusan Fungsi Akuntansi.
Tebusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
d. Laporan Penerimaan Barang.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk mengajukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat Perubahan Order.
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnyatelah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi), atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti Kas Keluar.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebgai remittance advice)
Dengan demikian dokumen-dokumen atau formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian yaitu surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, surat perubahan order pembelian, bukti kas keluar, formulir persetujuan faktur, memo debit tau kredit.
Menurut Mulyadi (2001:308) Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut:
a. Registrasi Bukti Kas Keluar (voucher register).
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
b. Jurnal Pembelian.
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
c. Kartu Utang.
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu Persediaan.
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2.3 Sistem Pengendalian Intern
Disebuah perusahaan yang sedang berkembang di era globalisasi saat ini, para manajer yang ada dituntut untuk menggunakan kemampuan yang dimilikinya dalam mengalokasikan sumber daya yang dimiliki baik sumber daya manusia yang ada atau sumber daya lain yang dimiliki perusahaan dengan sebaik-baiknya. Oleh karenanya untuk menunjang agar para manajer yang ada dapat melakukan tugas dengan sebaik-baiknya maka dibuatlah suatu sistem pengendalian yang menunjang hal tersebut. Pengendalian atau sistem pengendalian ini haruslah saling menghubungkan antara fungsi satu dengan yang lainnya dalam perusahaan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai sebagaimana mestinya.
2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern harus dilakukan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari suatu kesalahan, kecurangan dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan secara kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai. Berikut beberapa definisi tentang pengendalian intern sebagai berikut:
Menurut Mulyadi (2001:163) sebagai berikut:
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Menurut Krismiaji (2005:218) yaitu:
“Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metoda yang dipergunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer.
2.3.2 Fungsi dan Tujuan Pengendalian Internal
Salah satu tujuan sistem informasi akuntansi adalah membantu manajemen dalam mengendalikan sebuah organisasi bisnis. Akuntan dapat membantu mencapai tujuan ini dengan merancang sistem pengendalian yang
efektif dan dengan cara pengkajian sistem pengendalian yang sekarang dipakai untuk menjamin bahwa sistem tersebut beroperasi secara efektif.
Menurut Mulyadi (2001:163) tujuan sistem pengendalian internal adalah: a. Menjaga kekayaan organisasi,
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, c. Mendorong efisiensi dan,
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Krismiaji (2005:220), Pengendalian intern dikelompokkan menjadi:
1. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control)
Untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi. 2. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control)
dibutuhkan untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi. Contoh pengendalian detektif adalah melakukan pengecekan ulang, membuat rekonsiliasi bank, dan membuat neraca saldo bulanan.
3. Pengendalian korektif (corrective control)
Untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Kegiatan pengendalian korektif ini mencakup tiga langkah, yatiu (1) mengidentifikasi penyebabmunculnya sebuah masalah, (2) membetulkan berbagai kesalahan yang terjadi, dan (3) memodifikasi sistem sehingga masalah yang sama di masa mendatang dapat diminimumkan atau dieliminasi.
2.3.3 Unsur Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi (2001:164) Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Komponen pengendalian intern menurut Krismiaji (2005: 219-146) adalah sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu.
2. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko merupakan mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola risiko yang mempunyai tujuan perusahaan.Tahap paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakn kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.Aktivitas ini bisa berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi.
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.
5. Pemantauan
Pemantauan melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
2.3.4 Pengendalian Intern Sistem Informasi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:312), unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem informasi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern berikut ini:
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi gudang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabar yang lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
f. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang sehat
a. Surat pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing
dari berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
