BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit sebagai penyedia layanan kesehatan kepada masyarakat diwajibkan untuk menyediakan pelayanan yang baik sesuai standar yang telah ditentukan. Salah satu kewajiban dari rumah sakit adalah menyelenggarakan rekam medis. Pengertian rekam medis menurut Permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis adalah berkas berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Dengan diselenggarakannya rekam medis tentu akan ada pengelolaan rekam medis. Pengelolaan tersebut dilaksanakan sesuai organisasi dan tata kerja di rumah sakit. Unit rekam medis sebagai organisasi yang memperlancar pengelolaan rekam medis di suatu rumah sakit, namun beberapa rumah sakit memiliki nama organisasi yang berbeda seperti instalasi rekam medis, instalasi catatan medik, ataupun nama lain yang sebenarnya memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama.
Untuk dapat terselenggaranya rekam medis yang bermutu dan sesuai standar Permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis, dimulai dari tenaga kesehatan yang membuat serta tenaga kesehatan yang mengelolanya. Sebagai organisasi yang mengelola rekam medis, unit rekam medis dituntut untuk menyediakan pelayanan rekam medis yang maksimal dan sesuai standar Permenkes 269 tahun 2008. Untuk memenuhi tuntutan tersebut diperlukan sumber daya manusia yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang ditentukan. Dalam manajemen sumber daya manusia terdapat fungsi pengorganisasian yang bertujuan untuk membentuk suatu struktur dengan bagian-bagian yang saling terhubung melakukan pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Menurut Tando (2013), pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktut dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagian-bagian yang satu dengan lainnya dipengaruhi oleh keseluruhan struktur tersebut. Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi
kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pada unit kerja rekam medis juga diperlukan suatu pengorganisasian sumber daya manusia agar terwujud tujuan organisasi.
Keberhasilan organisasi mencapai tujuannya tergantung kepada kualitas kegiatan dan upaya bersama dari orang-orang yang terlibat didalamnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam organisasi tercermin pada job description (deskripsi jabatan) dari setiap jabatan yang ada dalam organisasi (Alwi, 2001). Analisis job description berkaitan dengan proses identifikasi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam organisasi. Selanjutnya analisis job description menjadi dasar dalam perencanaan sumber daya manusia.
Dalam sebuah wawancara dengan salah satu petugas rekam medis RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta pada 10 Januari 2017, diperoleh gambaran bahwa di rumah sakit tersebut memiliki 23 petugas rekam medis dengan rata-rata kunjungan pasien rawat jalan setiap hari sekitar 700 pasien. Terdapat double shift serta double job pada unit rekam medis, dimana petugas shift siang akan mendapat tambahan shift malam. Tanggung jawab pekerjaan tidak dipegang pada orang yang pasti karenanya setiap hari petugas bisa melakukan sub pekerjaan yang berbeda dan merangkap beberapa pekerjaan.
Jumlah SDM pada unit kerja rekam medis seharusnya didasarkan juga pada kebutuhan, tipe rumah sakit serta bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien. RSPAU dr. S. Hardjolukito sebagai rumah sakit pusat angkatan udara yang menjadi rujukan nasional dan pertumbuhan kunjungan pasien yang cukup pesat semestinya memiliki pelayanan rekam medis yang baik pula. Pelayanan tersebut dapat didukung dari ketersediaan serta kualitas SDM yang sesuai. Dengan gambaran yang diperoleh dari hasil wawancara dengan petugas sebelumnya, hal tersebut kurang tepat jika ada pada rumah sakit pusat dan di era pasien BPJS ini.
Tidak adanya penanggung jawab dalam tiap sub pekerjaan dapat membuat kesimpangsiuran bila terjadi suatu permasalahan dalam sub pekerjaan. Hal tersebut juga dapat menimbulkan sikap saling tuduh bahkan lepas tanggung
jawab. Tentu hal tersebut bukanlah yang diinginkan dalam sebuah organisasi unit kerja. Didalam sebuah pengorganisasian menguraikan tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang atau biasa disebut job description merupakan hal yang penting. Diharapkan agar tidak terjadi kesimpangsiuran, double job dan para petugas tahu batas-batas tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Selain job description untuk melakukan sebuah pengorganisasian juga diperlukan perencanaan sumber daya manusia, dimana akan ditetapkan berapa jumlah kebutuhan tenaga pada tiap sub pekerjaan. Dengan komposisi sumber daya manusia yang sesuai diharapkan melakukan pelayanannya sesuai tujuan dalam organisasi unit kerja tersebut
Dengan beberapa gambaran tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan analisis job description dan perhitungan sumber daya manusia dalam pengorganisasian unit kerja rekam medis di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka diperoleh rumusan masalah “Bagaimana analisis job description dan perhitungan sumber daya manusia dalam pengorganisasian unit kerja rekam medis di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta?”.
C. Tujuan Tujuan umum
Menganalisis job description dan perhitungan sumber daya manusia dalam pengorganisasian unit kerja rekam medis di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
Tujuan khusus
1. Menganalisis job description pada unit rekam medis sesuai teori dan kebijakan yang berlaku di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
2. Melakukan perhitungan kebutuhan petugas rekam medis di RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
3. Memberi rekomendasi pengorganisasian unit kerja rekam medis RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta
D. Manfaat
1. Manfaat Praktis a) Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan dalam pengorganisasian unit kerja rekam medis
b) Bagi peneliti
Menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh selama masa perkuliahan serta menambah pengetahuan dan pengalaman sebelum terjun langsung di bidang rekam medis
2. Manfaat Teoritis
a) Bagi institusi pendidikan
Sebagai bahan referensi dalam pengembangan ilmu rekam medis b) Bagi peneliti lain
Sebagai bahan referensi tambahan untuk pengembangan penelitian selanjutnya
E. Keaslian
1. Pratiwi (2014), dengan judul “Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY (Pelaksanaan Job Description)”.
Dalam penelitian yang dilakukan Pratiwi (2014) menggunakan jenis penelitian deskiptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan penelitian fenomenologis. Analisis job description dan struktur organisasi berdasarkan teori yang sesuai dan kebijakan yang berlaku di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY masih belum sesuai dengan teori dan kebijakan yang berlaku. Perbaikan job description dan struktur organisasi di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Polda DIY perlu dilakukan.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Pratiwi (2014) adalah penelitian Pratiwi (2014) meneliti tentang pengorganisasian unit kerja rekam medis dengan berfokus pada pelaksanaan job description, sedangkan pada penelitian ini selain berfokus pada job description namun juga pada perhitungan sumber daya manusia di unit kerja rekam medis. Sedangkan persamaan penelitian ini dengan penelitian Pratiwi (2014)
adalah jenis penelitian sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif.
2. Puspita (2011), dengan judul “Analisis Kebutuhan Tenaga dengan Metode Workload Indicator of Staffing Need (WISN) di Unit Pelatihan dan Pengembangan Rumah Sakit Tebet Jakarta”.
Jenis penelitian Puspita (2011) adalah kualitatif dengan menggunakan data kuantitatif. Hasil penelitian tersebut berdasarkan rumus WISN didapatkan bahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan sessuai dengan beban kerja adalah sebanyak 2 orang. Jumlah tersebut sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada saat itu. Namun fungsi dari Unit Pelatihan dan Pengembangan dirasa kurang optimal. Karena belum adanya pembagian uraian tugas dan perencanaan pelatihan, sehingga kegiatan yang selama ini dilakukan belum berjalan teratur.
Perbedaan penelitian Puspita (2011) dengan penelitian ini adalah dimana penerapan WISN dilakukan pada Pelatihan dan Pengembangan, sedangkan pada penelitian ini perhitungan SDM pada unit kerja rekam medis. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Puspita (2011) adalah melakukan perhitungan sumber daya manusia yang menghasilkan jumlah kebutuhan tenaga ideal.
3. Mulyanti (2014), dengan judul “Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Nutrisionis dalam Pencapaian SPM di Rumah Sakit Krakatau Medika”.
Penelitian yang dilakukan Mulyanti (2014) menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan observasional dan menggunakan desain cross sectional. Subjek penelitian adalah nutrisionis yang bekerja di Rumah Sakit Krakatau Medika. Jumlah nutrisionis Rumah Sakit Krakatau Medika saat ini cukup (3 orang) dengan beban kerja yaitu 1700,23 bagi kepala unit gizi, 1961,28 bagi dietisien pengawas produksi dan distribusi makanan serta litbang dan 1909,07 bagi dietisien pelayanan gizi rawat inap dan rawat jalan. Volume kerja 1816 bagi kepala unit gizi, 2951 bagi dietisien pengawas produksi dan distribusi makanan serta litbang dan 2270 bagi dietisien pelayanan gizi rawat jalan dan rawat inap. Prestasi jabatan seluruh nutrisionis dalam kategori A yaitu sangat baik. Jumlah beban kerja unit adalah 5570,58 dengan prestasi jabatan unit A yaitu sangat baik. Capaian standar pelayanan minimal unit gizi sudah tercapai. Jumlah
Nutrisionis unit gizi di Rumah Sakit Krakatau Medika sudah cukup dan standar pelayanan minimal unit gizi sudah tercapai. Unit ini bekerja secara efektif dan efisien.
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian Mulyanti (2014) adalah penelitian Mulyanti (2014) tidak melakukan analisis terhadap job description, sedangkan pada penelitian ini adalah melalukan analisis job description serta perhitungan sumber daya manusia. Selain itu pada penelitian Mulyanti (2014) diterapkan pada profesi nutrisionis sedangkan penelitian ini diterapkan pada unit kerja rekam medis. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Mulyanti (2014) adalah adanya suatu perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan.
F. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara dr. S. Harjolukito Yogyakarta RSPAU dr. S. Hardjolukito merupakan salah satu rumah sakit di Daerah Istimewa Yogyakarta yang berdiri berawal dengan bentuknya TPS (Tempat Pengobatan Sementara) pada tahun 1945 berada di dalam area Lanud Adi Sutjipto. Dalam perjalanan waktu pada tanggal 9 April 1990 TPS dengan penambahan beberapa bangunan ruang pemeriksaan dan perawatan serta pendukung lainnya secara resmi diubah menjadi Rumah Sakit TNI Angkatan Udara “dr Suhardi Hardjolukito” yang bertepatan dengan hari ulang tahun TNI AU (Rumah Sakit Tingkat IV/Tipe D). Tepat pada tanggal 1 Maret 2004 status RSAU dr. S. Hardjolukito yang berlokasi didalam kompleks perkantoran Lanud Adi Sutjipto telah dinaikkan menjadi Rumah Sakit Tingkat III dengan Skep KASAU nomor : Kep/5/III/2004 tanggal 1 Maret 2004.
Tanggal 29 Mei 2006 secara bertahap kegiatan dukungan pelayanan kesehatan RSAU dr. S. Hardjolukito dipindahkan ke bangunan yang baru yang berlokasi di Jln. Raya Janti Blok “O” dan dilanjutkan peresmian penggunaanya pada tanggal 2 Agustus 2007 oleh Kepala Staf Angkatan Udara. Selanjutnya seirin dengan perjalanan waktu,tepatnya tanggal 22 Januari 2009 ditetapkan menjadi Rumah Sakit Tingkat II dengan dasar Perkasau no : 8/I/2009 tentang peningkatan Status RSAU dr. S. Harjolukito dari Tk. III ke Tk. II.
Tidak membutuhkan waktu yang lama RSAU dr. S. Hardjolukito ditingkatkan kembali menjadi Rumah Sakit Pusat TNI AU dengan keluarnya Perpres No 10 Tahun 2009 dengan Perkasau no : 93/X/212. Dimana tanggal 22 Oktober operasional RSPAU dr. S. Hardjolukito diresmikan oleh Kepala Staf Angkatan Udara dengan Ka RSPAU pertama adalah Marsekal Pertama TNI dr. Hari Haksono.Sp.THT- KL.,Sp.K.P (12 September 2012 s/d 29 Januari 2013). Rumah Sakit Pusat Angkatan Udara dr. S. Hardjolukito dan Rumah Sakit Tipe-B Kemenkes RI adalah salah satu Pelaksana Teknis Diskesau yang bertanggung jawab langsung kepada Diskesau.
2. Motto, Visi, dan Misi RSPAU dr. S. Hardjolukito Yogyakarta a. Motto
Melayani dengan profesional dan penuh kasih b. Visi
Menjadi Rumah Sakit rujukan TNI ANGKATAN UDARA yang mampu melaksanakan kegiatan dukungan operasi dan memberikan kualitas pelayanan kesehatan secara profesional di wilayah Indonesia khususnya Jawa Tengah dan DIY
c. Misi
1) Menjamin pelayanan Prima yang berkualitas dan paripurna bagi anggota TNI AU/TNI, PNS dan keluarga serta Masyarakat Umum
2) Mengembangkan SDM yang profesional dan kompeten dibidang pelayanan kesehatan dan keselamatan pasien serta kesehatan penerbangan pada khususnya secara berkesinambungan
3) Menyelenggarakan pengembangan pendidikan dan latihan, penelitian bidang kesehatan guna menunjang dukungan kesehatan dan pelayanan kesehatan yang optimal
4) Meningkatkan sarana prasarana dan pemeliharaan peralatan serta materiil penunjang lainnya, membangun kerjasama bidang kesehatan, pelayanan masyarakat dan Diklat litbangkes lainnya
a. Pelayanan Rawat Jalan 1) Poliklinik Gilut
2) Poliklinik Penyakit Dalam 3) Poliklinik Anak 4) Poliklinik Bedah 5) Poliklinik Obsgyn 6) Poliklinik Saraf 7) Poliklinik Mata 8) Poliklinik THT 9) Poliklinik Kulmin
10) Poliklinik Umum/ Air Crew 11) Poliklinik Urologi 12) Poliklinik Jantung 13) Poliklinik Orthopedi 14) Rehabmedik 15) Poliklinik Paru 16) Poliklinik Jiwa 17) Poliklinik Akupuntur 18) Poliklinik Bedah Mulut 19) Poliklinik Bedah Saraf 20) Onkologi dan Poliklinik VCT b. Pelayanan 24 Jam
1) Rawat Inap
2) Bangsal Kebidanan 3) Bangsal Penyakit Anak 4) Bangsal Bedah Kelas III 5) Bangsal Bedah Kelas 1 dan 2
6) Bangsal Penyakit Dalam Kelas 1 dan 2 7) Ruang ICU/ICCU/NICU/PICU
c. Penunjang Medik
1) Gedung dengan 3 lantai dengan pembagian latntai 1 sebagai ruang poliklinik:
a) Jantung b) Cath Lab
c) Lasik, BMD d) ESWL
e) Gama Camera f) Fluroskopi
2) Lantai 2 sebagi ruang perawatan bedah
3) Lantai 3 diperuntukkan untuk ruang perawatan penyakit dalam
