IJNS Indonesian Journal on Networking and Security - ISSN: (P) (O)

(1)

Pembangunan Sistem Informasi Data Kepegawaian

Pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan

Keyko Riskian Perdana, Bambang Eka Purnama, M.Kom Siska Iriani

[email protected]

DISKRIPSI: Perkembangan jaman juga menuntut efisiensi dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi

informasi pun juga merambah di dunia birokrasi, Indonesia. Untuk salah satunya adalah di Kantor Dinas

Koperasi Perindustrian dan Perdagangan (DISKOPERINDAG) Kabupaten Pacitan. Kantor pelayanan

publik dituntut akan kecepatannya dalam mengolah data. Sehingga sistem pengolahan data sangatlah

penting. Dinas koperasi Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Pacitan memiliki bidang, yaitu bidang

sekertariat, bidang bina usaha, bidang perdagangan, bidang industri, bidang kelembagaan. Berdasarkan

survei di DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan penulis menemukan beberapa proses kerja yang

dianggap sangat tidak efisien dari beberapa aspek seperti waktu, tenaga kerja, dan hasil kerja yang tidak

rapi. Disini juga ditemukan fakta, bahwa bentuk data kepegawaian di DISKOPERINDAG masih

menggunakan pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja. Semua itu akan berpengarung kesemua

bidang, sehingga akan menghambat kelancaran dalam mengelola data di semua bidang.

Tujuan dari penelitian ini adalah Untuk membuat Sistem Informasi Kepegawaian. Manfaatnya

adalah agar data kepegawain bisa terwujud dalam sistem yang terkomputerisasi dimana pengelolaan

dilakukan secara komputer.

Kata kunci : Sistem Informasi, “Pemrograman”

DESCRIPTION: The changing times also demand efficiency in work . Now the world of information

technology in the world was also penetrated the bureaucracy , Indonesia . For one of them is in the Office

of Industry and Trade Cooperative ( Diskoperindag ) Pacitan . Office of public services required for its

speed in processing the data . So the data processing system is very important . Department of Industry

and Trade cooperative Pacitan have fields , ie fields secretariat , cultivated fields of business , trade,

industrial, institutional areas . Based on the survey Diskoperindag Pacitan authors found some work

processes that are considered highly inefficient from several aspects such as time , labor , and the work is

not neat . Here also there is a fact , that the employment data in the form Diskoperindag still using

bookkeeping.

Thus slowing performance . All it would berpengarung all fields , so that will hamper the smooth in

managing data in all fields . The purpose of this research is to create a Human Resources Information

System . The benefit is that the data can be realized in kepegawain computerized system where the

management is done in the computer

Keywords : Information Systems , " Programming "

1.1. LATAR BELAKANG MASALAH

Perkembangan jaman juga menuntut efisiensi

dalam pekerjaan. Sekarang dunia teknologi

informasi pun juga merambah di dunia birokrasi,

Indonesia. Untuk salah satunya adalah di Kantor

Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan

(DISKOPERINDAG) Kabupaten Pacitan. Kantor

pelayanan publik dituntut akan kecepatannya

dalam mengolah data. Sehingga sistem

pengolahan data sangatlah penting.

Dinas koperasi Perindustrian dan Perdagangan

Kabupaten Pacitan memiliki bidang, yaitu bidang

sekertariat, bidang bina usaha, bidang

perdagangan, bidang industri, bidang

kelembagaan. Berdasarkan survei di

DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan penulis

menemukan beberapa proses kerja yang

dianggap sangat tidak efisien dari beberapa

aspek seperti waktu, tenaga kerja, dan hasil

kerja yang tidak rapi. Disini juga ditemukan fakta,

bahwa bentuk data kepegawaian di

DISKOPERINDAG masih menggunakan

pembukuan. Sehingga memperlambat kinerja.

Semua itu akan berpengarung kesemua bidang,

sehingga akan menghambat kelancaran dalam

mengelola data di semua bidang.

1.2 RUMUSAN

MASALAH

1. Belum adanya sistem informasi

kepegawaian di Dinas koperasi

perindustrian dan perdagangan kabupaten

Pacitan sehingga menyebabkan

kurangnya informasi kepada pegawai.

2. Data kepegawaian, data jabatan, data

pensiun, dan data gaji di simpan dalam file

yang berbeda sehingga untuk kurang

efisien saat membuat laporan data

pegawai.

(2)

1.3 BATASAN MASALAH

a)

Pembuatan sistem informasi data

kepegawaian pada Dinas Koperasi

Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten

Pacitan.

b) Sistem informasi kepegawaian pada

DISKOPERINDAG hanya berfokus pada

data kepegawaian, bukan penggajian.

c) Pada sistem informasi kepegawaian pada

DISKOPERINDAG hanya dikelola oleh

admin yang ditunjuk oleh kepala bagian.

d) Sistem informasi kepegawaian pada

DISKOPERINDAG berbasis Intranet

menggunakan media web offline.

1.4 TUJUAN

PENELITIAN

1. Menghasilkan sistem informasi

kepegawaian.

2. Untuk memperoleh gambaran yang jelas

mengenai peranan sistem informasi

pengolahan data kepegawaian di

DISKOPERINDAG Kabupaten Pacitan.

Manfaat diadakannya penelitian ini adalah :

1. Membantu meningkatkan mekanisme kerja

bagi pelaksana sistem informasi di bagian

sekertariat DISKOPERINDAG Kabupaten

Pacitan

2. Dapat meminimalisasi adanya kesalahan

dalam penginputan data yang dilakukan

secara konvensional dan mengoptimalkan

keamanan data.

2.1. Pengertian Sistem Informasi

Berdasarkan pengertian sistem dan informasi,

maka suatu sistem informasi adalah suatu

sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan-kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

Sistem informasi didefinisikan menjadi

“Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi penerimanya.

Jogiyanto(1999:8)

2.2. Basis

Data

Mekanisme yang digunakan untuk

menyimpan informasi atau data ”.Informasi

adalah suatu yang kita gunakan sehari-hari

untuk berbagai 2 alsan. Dengan basisdata,

pengguna dapat menyimpan data secara

terorganisir. Cara data disimpan dalam

basisdata menentukan seberapa mudah mencari

informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun

harus mudah di tambahkan ke dalam basisdata,

dimodifikasi, dan dihapus. Stephens dan Plew

(2000) “

2.3. Pengertian

Database

Database adalah kumplan data yang

saling berkaitan, berhubungan yang disimpan

secara bersama-sama sedemikian rupa tanpa

pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi

berbagai kebutuhan. Data-data ini harus

mengandung semua informasi untuk mendukung

semua kebutuhan sistem. Proses dasar yang

dimiliki oleh database ada 4, yaitu:

1. Pembuatan data-data baru (create

database)

2. Penambahan data (insert)

3. Mengubah data (update)

4. Menghapus data (delete).

2.4. PHP

PHP adalah singkatan dari "PHP Hypertext

Preprocessor", yang merupakan sebuah bahasa

scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian

besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan

Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang

spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini

adalah untuk memungkinkan perancang web

menulis halaman web dinamik dengan cepat

3.1. Analisis Kelemahan Sistem

Sistem kepegawaian yang diterapkan di instansi

Dinas Koperasi Perindustrian dan Perdagangan

Kabupaten Pacitan masih bersifat konvensional

yaitu penerapan sistem kepegawaian masih

dilakukan menggunakan

selembaran-selembaran kertas untuk mengimplementasikan

sistemnya, penulis menemukan beberapa

kekurangan dan kendala dari sistem saat ini

yaitu:

1. Belum adanya sistem informasi

kepegawaian pada DISKOPERINDAG

sehingga menyebabkan kurangnya

informasi kepada pegawai.

2. Data kepegawaian, data jabatan, data

pensiun, dan data gaji di simpan dalam file

yang berbeda sehingga untuk kurang

efisien saat membuat laporan data pegawai

3. Penghitungan tanggal pensiun setiap

pegawai masih di lakukan secara

konvensional sehingga kurang efisien

4. Belum adanya buku mutasi.

5. Buku induk belum lengkap.

(3)

Dengan adanya permasalahan tersebut penulis

akan membuat sistem informasi data

kepegawaian pada Dinas Koperasi Perindustrian

dan Perdagangan Kabupaten Pacitan, dan di

harapkan bisa mengatasi permasalahan yang

ada di Dinas Koperasi Perindustrian dan

Perdagangan Kabupaten Pacitan.

Adapun buku induk kepegawaian dan

buku jabatan yang dimiliki saat ini dapat dilihat

pada gambar berikut :

Gambar 3.1. Buku Induk Kepegawaian

Gambar 3.2. Isi Buku Induk Kepegawaian

Gambar 3.3. Buku Jabatan

3.2. Data Flow Diagram

3.2.1. Data Flow Diagram (DFD) Diagram

Konteks

Diagram konteks (context diagram) adalah

bagian dari data flow diagram yang berfungsi

memetakan model lingkungan, yang

dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang

mewakili keseluruhan sistem. Yakub (2012 :156)

Gambar 3.4. Diagram Konteks Sistem Informasi

Kepegawaian

3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

DFD Levl 1 merupakan suatu pengambaran

sistem informasi yang lebih sempit dibandingkan

dengan Diagram konteks.

Gambar 3.5. DFD Level 1 Istem Informasi

Kepegawian

3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Proses 1

Data Flow Diagram Level 1 Proses 1 merupakan

suatu pengambaran sistem informasi yang lebih

sempit dibandingkan dengan Data Flow Diagram

Level 1.

(4)

Gambar 3.6. DFD Level 1 Proses 1 SIstem

Informasi Kepegawian

3.2.4. Data Flow Diagram (DFD) Level 2

Proses 1

Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 merupakan

suatu pengambaran sistem informasi yang lebih

sempit dibandingkan dengan Data Flow Diagram

Level 1 Proses 1.

Gambar 3.7. DFD Level 2 Proses 1 SIstem

Informasi Kepegawian

3.2.5. Entity Relationship Diagram

Gambar 3.8. Entity Relationship Diagram

3.2.6. Relasi Antar Tabel

Gambar 3.9. Relasi Antar Tabel

3.3. Perancangan Sistem

3.3.1. Design Halaman Login

Gambar 3.10. Design Halaman Login

3.3.2. Desain Halaman Pegawai

Gambar 3.11. Design Halaman pegawai

3.3.3. Design Tambah Pegawai

(5)

4.1. Tampilan Antar Muka

4.1.1. Tampilan Halaman Login

Gambar 4.1. Tampilan Halaman Login

4.1.2. Tampilan Halaman Registrasi

Gambar 4.2. Tampilan Halaman Registrasi

Pegawai

4.1.3. Tampilan Halaman Bagian

Gambar 4.3.Tabel Tampilan Halaman Bagian

4.1.4. Tampilan Halaman Golongan

Tabel 4.4. Tampilan Halaman Golongan

4.1.5. Tampilan Halaman Jabatan

Gambar 4.5. Tampilan Halaman Jabatan

4.1.6. Tampilan Halaman Kenaikan Jabatan

Gambar 4.6. Tampilan Halaman Kenaikan

Jabatan

4.1.7. Tampilan Halaman Presensi

Gambar 4.7. Tampilan Halaman Presensi

4.1.8. Tampilan Halaman Laporan Pelatihan

Gambar 4.8. Tampilan Halaman Laporan

Pelatihan

4.1.9. Tampilan Halaman Detail Pegawai

Gambar 4.9. Tampilan Halaman Detail Pegawai

5.1 KESIMPULAN

1. Dengan adanya sistem informasi data

kepegawaian, maka admin akan lebih

cepat dalam mengolah data kepegawaian

di Dinas Koperasi Perindustrian dan

Perdagangan Kabupaten Pacitan.

2. Dengan implementasi sistem informasi

data kepegawaian dapat membantu

permasalahan yang selama ini terjadi

pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan

Perdagangan Kabupaten Pacitan.

(6)

5.2 SARAN

Pembuatan sistem hanya sampai uji coba

secara lokal saja, belum dilakukan secara online,

untuk tahap pengembangan sistem, sistem

informasi data kepegawaian ini bisa dijalankan

secara online, agar mudah untuk diakses secara

multi user dan multi komputer.

PUSTAKA

[1]

Aspri Aurina Haryono (2013),

Pengembangan Sistem Informasi

Pengolahan Data Pegawai Sekolah

Menengah Pertama Negeri (SMPN) 4

Pacitan, Speed Journal - Indonesian

Jurnal on Computer Science - Vol 10 No

3 – Agustus 2013 , ISSN 1979 – 9330,

speed.unsa.ac.id

[2]

Pratiwi, Pembangunan sistem informasi

pengolahan data kepegawaian Pada

kementerian agama kabupaten pati

berbasis intranet, IJCSS) 15 -

Indonesian Jurnal on Computer Science

Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 –

Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN

1979 – 9330

[3]

Anung Gestriawan (2013), Rancang

Bangun Sistem Pengolahan Data Guru

Dan Siswa Pada Madrasah Ibtidaiyah

Muhammadiyah (MIM) Glinggangan,

Speed Journal - Indonesian Jurnal on

Computer Science - Vol 10 No 3 –

Agustus 2013 , ISSN 1979 – 9330,

speed.unsa.ac.id

[4]

Sunandar, Gesang Kristianto Nugroho

(2013), Sistem Informasi Pengarsipan

Pada MTS Negeri Gembong Kab. Pati

Berbasis Multiuser, Speed Journal -

Indonesian Jurnal on Computer Science

- Vol 10 No 3 – Agustus 2013 , ISSN

1979 – 9330, speed.unsa.ac.id

[5]

Yonatan Liliek Prihartanto (2013),

Sistem Informasi Manajemen Agenda

Pada Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu Kabupaten Karanganyar,

Indonesian Jurnal on Computer Science

- Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No

1 – Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id,

ISSN 1979 – 9330

[6]

Eka Choliviana, Lies Yulianto

(2013),

Pembuatan Sistem

Pendaftaran Anggota Secara Online

Pada Organisasi Himpunan

Mahasiswa Islam (HMI) Kabupaten

Pacitan,

Speed Journal - Indonesian

Jurnal on Computer Science - Vol 10 No

2 – Mei 2013 , ISSN 1979 – 9330,

speed.unsa.ac.id

[7]

Muh. Nur Luthfi Azis (2013),

Komputerisasi Pendataan

Pernikahan Dan Perceraian Pada

Kantor Urusan Agama Kecamatan

Kebonagung,

Journal - Indonesian

Jurnal on Computer Science - Vol 10 No

2 – Mei 2013 , ISSN 1979 – 9330,

speed.unsa.ac.id

[8] Titin

Purnamasari

(2013),

Pembangunan Sistem Informasi

Pengolahan Data Pegawai Dan

Penggajian Pada Unit Pelaksana Teknis

Taman Kanak-Kanak Dan Sekolah

Dasar Kecamatan Pringkuku, Speed

Journal - Indonesian Jurnal on Computer

Science - Vol 10 No 2 – Mei 2013 , ISSN

1979 – 9330, speed.unsa.ac.id