DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

(1)

DAFTAR PERTANYAAN

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : kepala Sekolah

NO PERTANYAAN KRITERIA BUKTI FISIK

1 Bisnis Proses (Kasek dan WMM) 4.1

- Sudahkah menetapkan bisnis proses Peta bisnis proses terdapat di pedoman mutu - Ada berapa kegiatan dalam bisnis proses dan

sudahkah dibuatkan prosedur

Prosedur dan instruksi kerja yang telah dibuat

2 Komitmen manajemen 5.1

- Sudahkan melakukan komitmen Komitmen yang telah ditanda tangani dan tanggung jawab wewenang yang telah ditandatangani

3 Fokus pada pelanggan 5.2

- Bagaimanakah cara memenuhi danmeningkatkan kepuasan pelangga

Telah dibuatkanprosedur pengukuran kepuasan

pelanggan internal dan eksternal, prosedur penanganan komplain.

4 Kebijakan mutu 5.3

- Sudahkah menetapkan kebijakan mutu Kebijakan mutu ada di pedaman mutu pada bab II

5 Sasaran Mutu 5.4

- Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya

6 Tanggung jawab dan wewenang 5.5

- Sudahkan menetapkan struktur organisasi dan tugas tanggung jawab serta wewenang

Sruktur organisasi , tugas tanggung jawab dan wewenang

(2)

NO PERTANYAAN KRITERIA BUKTI FISIK

- Sudahkah dikomunikasikan Tugas tanggung jawab dan wewenang telah ditanda

tangani, SK sesuai tugas

7 APAKAH MEMILIKI PROGRAM KERJA? (SEMUA SDM DAN_{UNIT KERJA)} 7.1 PROGRAM KERJA,BUKTI PELAKSANAAN

Jember ……… Auditor,

_________________________ NIP.

(3)

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : WMM

1 Ruang lingkup 1.2

- Adakah pasal pengecualian dari SMM ISO 9001:2008 yang tidak diterapkan.

di pedoman mutu bagian ruang lingkup Nomor 3

2 Bisnis Proses 4.1

3 Pengendalian Dokumen dan Rekaman 4.2

- Apakah memiliki prosedur Prosedur yang dimiliki

Semua prosedur

- Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar, daftar induk-induk dokumen, distribusi dokumen

- Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman

4 Komitmen manajemen 5.1

- Sudahkan melakukan komitmen Komitmen yang telah ditanda tangani dan tanggung jawab wewenang yang telah ditandatangani

(4)

5 Fokus pada pelanggan 5.2 - Bagaimanakah cara memenuhi dan

meningkatkan kepuasan pelangga

Telah dibuatkanprosedur pengukuran kepuasan pelanggan internal dan eksternal, prosedur penanganan komplain.

6 Kebijakan mutu 5.3

- Sudahkah menetapkan kebijakan mutu Kebijakan mutu ada di pedaman mutu pada bab II

7 Sasaran Mutu (semua unit kerja) 5.4

- Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu

- Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya 8.2.4 Pencapaian Sasaran mutu - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4

8.5

Analisis dan

tindak lanjut hasil analisis pengukuran sasaran mutu

8 Tnggung jawab dan wewenang 5.5

- Sudahkan menetapkan struktur organisasi beserta tugas tanggung jawab dan wewenang

5.5.1 Sruktur organisasi , tugas tanggung jawab dan wewenang - Sudahkah tugas wewenang WMM ditetapkan 5.5.2 Tugas tanggung jawab dan wewenang WMM

- Sudahkah setiap sdm dengan SK dan

dikominikasikan 5.5.3 Tugas tanggung jawab dan wewenang telah ditanda tanganidan didistribusikan, SK sesuai tugas

9 Rapat tinjauan manajemen 5.6

- Apakah memiliki prosedur rapat tinjauan manajmen

Prosedur

- Sudahkah dilakukan sudah

- Adakah bukti laporan pelaksanaan rapat tinjauan manajemen

Undangan, daftar hadir rapat, berita acara rapat, laporan rapat tinjauan manajmen

(5)

10 Pemantauan dan pengukuran 8.2 - Sudahkah melakukan pengukuran kepuasan

pelanggan

8.2.1 sudah

- Bagaimana hasil pengukurannya Quisioner, rekap hasil quisioner telah diisi

- Sudahkah hasilnya pengukurannya dianalisis 8.4 Analisis yang menunujukan man yang dianggap puas dan mana yang tidak puas,

tindak lanjut dari yang tidak puas

11 Apakah ada prosedur komplain 8.2.1 Pos komplain

- Adakah komplain yang telah diselesaikan ada

- Mana bukti pengaduannya dan penyelesaiannya Format komplain yang telah terisi, rekap kompalin, bukti penanganan penyelesaian kompali

12 Apakah memiliki prosedur audit internal 8.2.2 Pos audit internal

- Mana laporan hasil audit internal Surat tugas Auditor, rencana Audit Internal, Bukti daftar hadir, daftar pertanyaan, laporan Audit, laporan Finding (temuan), Log status 13 Pengendalian Produk tidak sesuai 8.3 Laporan temuan dan perencanaan tindakan koreksi

12 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu, kepuasan pelanggan

13 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Hasil Audit tentang finding dan koreksi

_________________________ NIP.

(6)

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : HUMAS

1 Bisnis Proses 4.1

- Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen , prosedur pengendalian rekaman

Prosedur pengendalian dokumen , prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk

dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar

3 Fokus pada pelanggan 5.2

- Bagaimanakah cara memenuhi danmeningkatkan kepuasan pelangga

Telah dibuatkanprosedur pengukuran kepuasan pelanggan internal dan eksternal, prosedur penanganan komplain.

4 Sasaran Mutu 5.4

- Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu

5 Program kerja Humas 7.1

- Sudahkan menyusun Program kerja humas Program kerja dan time schedule - Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program

(7)

6 Komunikasi dengan pelanggan 7.2

- Adakah prosedur promosi Prosedur promosi

- Sudahkah menyusun program promosi Program promosi

- Sudahkah promosi dilaksanakan Alat promosi, bukti pelaksanaan, hasil promosi

- Sudahkah hasil promosi dianalisis 8.4 Analisis hasil Promosi berhubungan dengan jumlah dan jenis promosi yang paling efektif dan efisien

7 Penyaluran lulusan 7.2 Data lulusan tiap tahun, lulusan yang bekerja, wiraswasta dan

melanjutkan ketrampilan khusus

8 Pengukuran kepuasan pelangga 8.2.1

- Adakah prosedur pengukuran kepuasan pelanhggan

POS pengukuran Kepuasan Pelangga

- Sudahkah kepuasan pelanggan terukur Quisioner yang telah terisi, rekap hasil quisioner - Sudahkah halilnya dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut

- Adakkkah komplain yang masuk 8.2.1 Data komplain

- Sudahkah komplain diselesaikan Rekap komplain, bukti penyelesaian komplain

10 Pemantauan dan pengukuran 8.2

- Sudahkah melakukan pengukuran kepuasan pelangga

8.2.1 Sudah

- Bagaimana hasil pengukurannya Quisioner, rekap hasil isian quisioner - Sudahkah halilnya dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut

Apakah ada prosedur komplain 8.2.1 Pos komplain

- Adakah komplain yang telah diselesaikan Ada

- Mana bukti pengaduannya dan penyelesaiannya Format komplain yang telah teriai, rekap kompalin, bukti penanganan penyelesaian kompali

(8)

11 Pemantauan dan pengkuran proses 8.2.3

- Adakah proses pembelajaran yang Outsourcing Prakerin - Bagaimana caranya memantau agar proses

sesuai/benar

Laporan pemantauan - Bagaimana cara menetapkan Du/Di yang

dipakai Prakerin

Kriteri du/di yang dipilih - Bukti pelaksanaan prakerin siswa Sertifikat dan nilai prakerin

12 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu, kepuasan pelanggan,

Promosi,

13 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Siswa Prakeri .

_________________________ NIP.

(9)

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : SARANA PRASARANA

2 Sasaran Mutu 5.4

3 Adakah daftar inventarisir 6.3 Buku induk inventaris, daftar inventaris ruangan, daftar stok bahan praktek, bukti serah terima barang, bukti peminjaman alat

4 Adakah program perawatan dan perbaikan peralatan 6.3 Program perawatan dan perbaikan peralatan, bukti pelaksanaan perawatan, bukti pelaksanaan perbaikan, usulan perbaikan peralatan, bukti penggunaan peralatan.

5 Lingkungan Kerja 6.4 Layout, keamanan dan keselamatan kerja, kebersihan ruangan

6 Program kerja Sarana Prasarana 7.1

- Sudahkan menyusun Program kerja sarana prasarana

Program kerja

- Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program

(10)

pemasok/suplayer, daftar barang specifikasi dan harganya, bila diperlukan ada sk laporan pembelian

Lihat : kepres 54 tahun 2010

8 Kalibrasi Alat 7.6 Tidak melakukan kalibrasi alat, pasal ini dipakai untuk dasar melakukan analisa soal sebagai alat ukur kompetensi siswa.

Daftar nama barang, spesifikasi dan harga barang.

9 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu

10 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Tindakan perbaikan dan pencegahan berhubungan sarana (penambahan lokal kelas, penambahan peralatan praktek, melakukan perawatan alat)

Jember ……… Auditor, _________________________ NIP.

DAFTAR PERTANYAAN

AUDIT INTERNAL

(11)

UNIT KERJA (LINGKUP) : KURIKULUM

Prosedur pengendalian dokumen , prosedur pengendalian rekaman

- Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar

2 Sasaran Mutu 5.4

3 Program kerja Kurikulum 7.1

- Sudahkan menyusun Program kerja Kurikulum Program kerja dan Bukti pelaksanaan program - Sudahkah program pelaksanaan pembelajaran

(jadwalmengajar)

Jadwal pelajaran

- Kalender pendidikan Kalender pendidikan

4 Persyaratan pelanggan 7.2

- Syarat siswa yang diterima di SMK perikanan dan kelautan

Persyaratan siswa yang diterima di SMK perikanan dan kelautan - Syarat siswa yang naik kelas Persyaratan siswa yang naik kelas

(12)

5 Desain dan pengembangan 7.3 - Apakah memiliki Kurikulum yang telah

ditetapkan

Kurikulum Semua Program Studi termasuk Normatif dan Adaptif yang telah disahkan

- Apakah ada Struktur kurikulum dan silabus Struktur Kurikulum dan silabus dicocokan kd dan jumlah jam harus sama. - Apakah pernah melakukan evaluasi kurikulum Bukti pelaksanaan evaluasi kurikulum meliputi : SK TIM yang melaksanakan

evaluasi, jadwal pelaksanaan evaluasi, undangan, daftar hadir, kurikulum lama,kurikulum baru yang telah disahkan, laporan perubahan

6 Produksi dan penyediaan jasa 7.5

- Perangkat mengajar Bukti cek lis : Perangkat mengajar setiap guru yang telah ditanda tangani - Control Bukti pelaksanaan Absensi, nilai dan jurnal kelas

Guru

- Apakah menyususn Perangkat mengajar Perangkat mengajar setiap guru yang telah ditanda tangani - Apakah ada bukti proses pelaksanaan mengajar Absensi, nilai dan jurnal kelas

- Apakah menganalisis nilai 8.4 Nilai dan analisis berapa yang tercapai kkm-nya, dan tidak tercapai - Bagaimana tindak lanjut yang tidak tercapai 8.5 Perbaikan pengayaan (Remedial)

7 Pemantauan dan pengukuran 8.2

- Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.3 POS Monitoring guru, jadwal monitoring, hasil monitoring Tindakan perbaikan dan pencegahan hasil monitoring 8.5 Tindak lanjut hasil monitoring

8 Pemantauan dan pengukuran Produk 8.2.4

- Kapan Pelaksanaan Evaluasi Program Pelaksanaan Evaluasi

- Kisi – kisi soal dan soal Kisi-kisi soal dan bank soal

(13)

- Apakah melaksanakan analisis soal 7.6 soal yang yangdinyatakan valid dari hasil analisis

10 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Remedial , penanganan siswa yang tidak naik kelas, siswa yang tidak lulus Jember ………

Auditor,

_________________________ NIP.

(14)

DAFTAR PERTANYAAN

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : KESISWAAN

2 Sasaran Mutu 5.4

3 Program kerja Kesiswaan 7.1

- Sudahkan menyusun Program kerja Kesiswaan Program kerja

- Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program

4 Prosedur PSB 7.2.1

- Prosedur PSB POS PSB

- Persyaratan siswa pedaftar dan siswa yang diterima

Penetapan Persyaratan siswa pedaftar dan criteria siswa yang diterima - Bukti pelaksanaan PSB Blangko pendaftaran, data pendaftar, data daftar ulang, SK penetapan yang

(15)

diterima, SK panitIa,

alat evaluasi, hasil evaluasi

5 MOS 7.5.1

- Bukti pelaksanaan MOS Nama peserta mos, jadwal mos, materi mos, Sk Panitya/pembimbing/instruktur mos, daftar hadir mos

6 Bagaiman cara Penangan siswa bermasalah 7.5.1 Data siswa yang bermasalah, rekap jumlah siswa yang bermasalah, bukti penanganan siswa, rekap masalah.

7 Prestasi Siswa 7.5.1

7.5.4

Nama siswa yang berprestasi, jenis prestasi bukti prestasi (Piala, Sertifikat, Piagam)

8 Beasiswa 7.2 Jenis beaiswa dan Persyaratan beasiswa, Bukti pemenuhan persyaratan, bukti

serah terima beasiswa

9 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Bukti penanganan Siswa yang bermasalah

_________________________ NIP.

(16)

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : TU dan SDM

2 Sasaran Mutu TU dan SDM 5.4

3 Menghitung kebutuhan sdm 6.1 Kebutuhan SDM

4 Matrik kompetensi guru 6.2.1 Kualifikasi, Matrik kompetensi, rekap matrik kompetensi, gap kompetensi 5 Bila ada gap kompetensi bagaimana cara

pemenuhannya. Diklat SDM

6.2.2 Diklat, rekruitmen, outsourcing,

Program Diklat, jadwal Diklat, Bukti daftar hadir nama2 peserta pelaksanaan Diklat, materi dan Evaluasi Diklat

6 File pegawai 6.2.1 File pegawai (ada kesesuaian daftar riwayat hidup dan bukti fisik)

7 Program kerja TU dan SDM 7.1

- Sudahkan menyusun Program kerja TU dan SDM

Program kerja

(17)

8 Barang milik Pelanggan 7.5.4 Buku induk siswa, raport, fotocopy ijazah, bukti serah terima Ijazah, bukti serah terima raport, SKHU, Update data siswa setiap bulan.

9 Pengukuran kepuasan pelangga 8.2.1

- Adakkkah komplain yang masuk 8.2.1 Data komplain

- Sudahkah komplain diselesaikan Rekap komplain, bukti penyelesaian komplain

10 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu,Kompetensi( Gap kompetensi )

11 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Diklat SDM, Rekruitmen pegawai.

_________________________ NIP.

(18)

DAFTAR PERTANYAAN

AUDIT INTERNAL

UNIT KERJA (LINGKUP) : TU dan SDM

2 Sasaran Mutu TU dan SDM 5.4

3 Menghitung kebutuhan sdm 6.1 Kebutuhan SDM

4 Matrik kompetensi guru 6.2.1 Kualifikasi, Matrik kompetensi, rekap matrik kompetensi, gap kompetensi 5 Bila ada gap kompetensi bagaimana cara

pemenuhannya. Diklat SDM

6.2.2 Diklat, rekruitmen, outsourcing,

Program Diklat, jadwal Diklat, Bukti daftar hadir nama2 peserta pelaksanaan Diklat, materi dan Evaluasi Diklat

6 File pegawai 6.2.1 File pegawai (ada kesesuaian daftar riwayat hidup dan bukti fisik)

7 Program kerja TU dan SDM 7.1

- Sudahkan menyusun Program kerja TU dan SDM

(19)